BUKU PANDUAN PENGGUNAAN APLIKASI HRMIS - RUJUKAN UMUM
Unit Pengurusan Sumber Manusia Jabatan Ketua Menteri Tingkat 10 & 11,Wisma Bapa Malaysia, Petra Jaya, 93052 Kuching, Sarawak, Malaysia. Tel: 082-445329 Fax : 082-445618 http://www.hrm.sarawak.gov.my
Kandungan Bil. 1 2 3 4 5 6
7 8
Kandungan Muka Surat Latarbelakang 3 Objektif 3 Pengenalan kepada penggunaan HRMIS 4 Langkah-langkah untuk memasuki laman web 5-6 HRMIS Menu utama HRMIS 7 Penggunaan modul-modul dalam HRMIS a) Modul Pengurusan Rekod Peribadi 8 - 14 b) Modul Pentadbiran Sistem Helpdesk HRMIS Glosari
15 16-17
2
1. Latarbelakang
Electronic Government
EG
• HRMIS Human Resource Management Information System • PMS Project Monitoring System • EPS Electronic Procurement and Related Vehicle Service and Utility • EDS Licensing Payment • GOE • ELX
SS TeleHealth MPC R&D BMC WWM
Smart School TeleHealth National Multipurpose Card R & D Clusters Borderless Marketing Centre Worldwide Manufacturing Web
Generic Office Environment Electronic Labour Exchange
2. Objektif Perancangan tenaga kerja dan penentuan saiz perkhidmatan awam yang berkesan Automasi proses pengurusan sumber manusia Membangun sistem maklumat bersepadu dan kemaskini Memudahkan komunikasi dan integrasi melalui konsep single window Menyumbang kepada persekitaran paperless Maklumat yang memenuhi keperluan pelbagai peringkat pengurusan
3
3. Pengenalan kepada penggunaan HRMIS Sistem HRMIS hanya dapat diakses menggunakan Internet Explorer. Penggunaan HRMIS adalah terhad di dalam Rangkaian SarawakNet sahaja. Laman Web HRMIS ialah :- https://hrmis.eghrmis.gov.my/ Muka depan laman web HRMIS adalah seperti di bawah.
Laman Web HRMIS terdapat dalam dua (2) bahasa di mana anda boleh pilih antara Bahasa Malaysia dan Bahasa Inggeris.
4
4. Langkah-langkah untuk memasuki laman web HRMIS a) Buka tetingkap Internet Explorer. b) Taip alamat berikut: - https://hrmis.eghrmis.gov.my/ c) Anda diminta untuk memasuki ID dan kata laluan seperti berikut.
d) Taip nombor IC anda ke dalam petak ID Pengguna dan taip kata laluan anda di dalam petak Kata Laluan. Sebagai peringatan, nombor IC yang ditaip tidak boleh mengandungi “-“. Cth: - 740912135454. Untuk kata laluan, sekiranya anda baru menggunakan sistem ini untuk kali pertama, anda boleh taip nombor IC sebagai kata laluan.
e) Setelah selesai, klik pada butang “HANTAR” untuk memasuki sistem. f) Butang “SET SEMULA” akan memadam segala ID dan Kata laluan yang telah anda taip. g) Butang “KELUAR” pula akan menutup tetingkap sistem HRMIS. h) Sekiranya anda berjaya, anda akan dapat melihat “menu utama” seperti di bawah.
i) Sekiranya anda menghadapi masalah seperti “Kata laluan telah tidak sah. Sila tukar Kata Laluan sekarang!” anda dikehendaki untuk menukar kata laluan anda. 5
Taip kata laluan lama di sini atau taip “123456” ATAU “234567” Taip kata laluan baru (tidak boleh melebihi 10)
j) Untuk keluar dari sistem, anda DIWAJIBKAN untuk klik pada butang yang terdapat pada bahagian bawah skrin menu utama.
Klik untuk keluar atau “log-off” dari sistem HRMIS
* Amaran: - Sekiranya anda klik pada icon “tutup” , ada kebarangkalian yang anda tidak dapat memasuki sistem HRMIS selepas itu. Sila hubungi Jawatankuasa HRMIS untuk bantuan.
6
5. Menu Utama HRMIS
Anda boleh memeriksa e-mail atau borang melalui peti simpanan HRMIS
Modul-modul di dalam HRMIS
Klik keluar untuk keluar dari sistem
Modul-Modul HRMIS 1. Formulasi & Penilaian Strategi 2. Perolehan Sumber Manusia 3. Pembangunan 4. Pengurusan Kerjaya 5. Pengurusan Saraan Faedah & Ganjaran 6. Pengurusan Komunikasi & Tatatertib Pekerja 7. Pengurusan Prestasi 8. Data Perjawatan 9. Penilaian Kompetensi 10. Pengurusan Rekod Pribadi 11. Penamatan Perkhidmatan 12. Perkhidmatan Maklumat 13. Pentadbiran Sistem Peti Simpanan Kegunaan Peti Simpanan adalah untuk memeriksa e-mail atau borang yang memerlukan pengesahan atau telah disahkan (UNTUK KEGUNAAN PENGESAH DATA ATAU „VERIFIER‟ SAHAJA).
7
6(A). MODUL PENGURUSAN REKOD PERIBADI Salah satu modul utama yang digunakan di Jabatan Ketua Menteri Negeri Sarawak (JKMNS) ialah modul Pengurusan Rekod Peribadi. Modul ini adalah antara modul terpenting yang mengandungi maklumat peribadi pegawai kerajaan.
Skrin Modul Pengurusan Rekod Peribadi Sub-sub modul dalam Modul Pengurusan Rekod Peribadi adalah seperti berikut: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.
Papar rekod peribadi Kemaskini rekod peribadi Status penghantaran rekod Laporan-profil pemilik kompetensi Pengesahan rekod peribadi Carian pemilik kompetensi untuk kemaskini Perisytiharaan harta Bantuan
6(A.1) - Sub Modul Papar Rekod Peribadi Fungsi Papar Rekod Peribadi membolehkan anda melihat maklumat peribadi Pemilik Kompetensi seperti Data Peribadi, Persatuan, Keluarga, Bahasa, Lesen, Kecacatan, Pasport, Pendidikan, Pengalaman Bekerja, Anugerah, Akaun, Sejarah Perubatan, Permit Kerja dan Profil Perkhidmatan. 6(A.2) - SUB MODUL KEMASKINI REKOD PERIBADI Fungsi ini membolehkan anda mengemaskini maklumat-maklumat yang terdapat dalam rekod peribadi seseorang Pemilik Kompetensi seperti seperti Data Peribadi,
Persatuan, Keluarga, Bahasa, Lesen, Kecacatan, Pasport, Pendidikan,
8
Pengalaman Bekerja, Anugerah, Akaun, Sejarah Perubatan, Permit Kerja dan Profil Perkhidmatan. 6(A.3) - SUB MODUL STATUS PENGHANTARAN REKOD Fungsi Status Penghantaran Rekod membolehkan pengguna melihat status maklumat-maklumat peribadi Pemilik Kompetensi seperti Data Peribadi, Pendidikan dan sebagainya, yang telah ditambah atau dikemaskini dan dihantar untuk pengesahan. Pengguna juga boleh menghapuskan maklumat yang telah dihantar untuk pengesahan dan membatalkan penghantaran rekod berkenaan. 6(A.4) - SUB MODUL LAPORAN PROFIL PEMILIK KOMPETENSI Fungsi Laporan Profil Pemilik Kompetensi membolehkan pengguna melihat rekod dan maklumat berkaitan dengan profil peribadi seseorang Pemilik Kompetensi yang berkhidmat dalam perkhidmatan Kerajaan. Melalui fungsi ini pengguna boleh melihat paparan bagi maklumat berikut: Biodata Alamat Pasport Lesen Permit Kerja Profil Perkhidmatan Akademik Bahasa Keluarga Waris Maklumat dihubungi ketika kecemasan Sejarah Perubatan Kecacatan Senarai Penyertaan Pertubuhan atau Persatuan Senarai Anugerah yang pernah diterima Pengalaman Bekerja Senarai Nama-nama Akaun 6(A.5) - SUB MODUL PENGESAHAN REKOD PERIBADI Operasi ini membolehkan membolehkan pengguna melihat, menimbangkan dan membuat keputusan sama ada perlu mengesahkan ataupun tidak semua maklumat peribadi yang telah ditambah atau dikemaskini oleh seseorang pemilik kompetensi.
9
Pengguna: Pentadbir Rekod/Verifier 6(A.6) - SUB MODUL CARIAN PEMILIK KOMPETENSI UNTUK KEMASKINI Fungsi Carian Pemilik Kompetensi Untuk Kemaskini membolehkan pengguna membuat carian rekod peribadi seseorang Pemilik Kompetensi untuk dikemaskini. Pengguna: Pentadbir Rekod Pengesah Rekod Peribadi Pengurus Fungsi Sumber Manusia Pentadbir Sumber Manusia Pengurus-pengurus yang dibenarkan 6(A.7) - SUB MODUL PERISYTIHARAN HARTA Fungsi ini adalah salah satu kemudahan yang disediakan di dalam modul Pengurusan Rekod Peribadi. Ia membolehkan pengguna melaksanakan fungsi-fungsi berikut: Maklumat Harta Maklumat Pendapatan Bulanan Maklumat Ansuran Bulanan Hantar Perisytiharan Harta Perisytiharan Syarikat / Perniagaan Persendirian Permohonan Bagi Mendapatkan Kebenaran Untuk Memohon dan Memiliki Tanah Kerajaan Permohonan Bagi Mendapatkan Kebenaran Untuk Memohon dan Memiliki Saham Pengesahan Perisytiharan Harta atau Syarikat/Perniagaan Persendirian Mengambil Maklum Perisytiharan Harta atau Syarikat/Perniagaan Persendirian Papar Status Perisytiharan Harta atau Syarikat/Perniagaan Persendirian Laporan Perisytiharan Harta Laporan Keseluruhan Perisytiharan Harta Carian CO Untuk Perisytiharan Harta Menyokong Permohonan bagi Mendapatkan Kebenaran Untuk Memohon dan Memiliki Tanah Kerajaan/Saham
10
Meluluskan Permohonan bagi Mendapatkan Kebenaran Untuk Memohon dan Memiliki Tanah Kerajaan/Saham Papar Status Permohonan bagi Mendapatkan Kebenaran Untuk Memohon dan Memiliki Tanah Kerajaan/Saham Laporan Pengguna: Pemilik Kompetensi Urusetia Harta Pelulus Harta Urusetia Harta Pusat Pentadbir Harta
6(A.8) - SUB MODUL BANTUAN Fungsi Bantuan ialah membolehkan pengguna membuat carian bantuan berkenaan rujukan, penggunaan dan penyelesaian kepada penggunaan Aplikasi HRMIS.
11
LALUAN PROSES PENGEMASKINIAN DATA/ MAKLUMAT PERIBADI
MULA
i) Taip https://hrmis.eghrmis.gov.my di ruang alamat Internet Explorer
Klik butang „Hantar‟
Klik pada „Pengurusan Rekod Peribadi‟
i) Taip ID Pengguna (Nombor Kad Pengenalan Baru Tanpa tanda „-„ ) ii) Masukkan kata laluan
Klik pada „Kemaskini Rekod Peribadi‟
Klik butang „Hantar‟
Klik pada „Data Peribadi‟ atau sub-modul lain dalam „Kemaskini Rekod Peribadi‟
Klik „Yes‟
Klik „Ok‟
Kemaskini dan lengkapkan borang
TAMAT Paparan Makluman akan dipapar. Ambil perhatian, nama penerima iaitu pengesah („Nama Sasaran‟) untuk data yang memerlukan pengesahan. Pastikan dokumen berkaitan dengan pengesahan data yang telah dikemaskinikan, dihantar kepada Pengesah Data dan Seksyen Penyelidikan Sumber Manusia & Pengurusan Sistem Maklumat di Unit Pengurusan Sumber Manusia, Jabatan Ketua Menteri Sarawak.
Klik butang „Keluar‟
12
6(B). MODUL PENTADBIRAN SISTEM
Skrin Modul Pentadbiran Sistem 6(B.1) - SUB MODUL SEKURITI Fungsi Sub Modul Sekuriti bertujuan untuk melihat peranan pengguna, menukar kata laluan, maklumbalas dan bantuan. 6(B.1.1) - SUB MODUL SEKURITI –> PAPAR PROFIL PENGGUNA Klik pada Papar Profil Pengguna untuk melihat peranan anda.
Skrin Papar Profil Pengguna
13
6(B.1.2) - SUB MODUL SEKURITI –> TUKAR KATA LALUAN Klik pada Tukar Kata Laluan untuk menukar kata laluan anda.
Taip kata laluan asal Skrin Tukar kata Laluan
Klik Simpan untuk menukar kata laluan anda
Taip kata laluan baru & pengesahan
Anda boleh klik pada Bantuan untuk mendapatkan penerangan yang lebih lanjut berkenaan sistem HRMIS.
14
7. Helpdesk HRMIS Pengarah Projek
:
En. Awang Johari b Awang Mustapha (492741 / 447551)
Pengurus Teknikal
:
Mohamad Jamal b Sahari (449304) Denny Lim (449834) Najuaa bt Masrol (449237)
Pengurus Projek
:
Baduyah bt. Bujang (449035) Abdul Wahab b. Murni ( 492258 ) Siti Azzila(441628) Hasmidah bt. Anggas (492208) Azri b Brahim(492237) Rosdi b Zaidi (492208) Hong Bee Lan (441628) Naliyah Saiman (441628)
No. Faks
:
082-449490
E-mail
:
[email protected]
Laman Web
:
http://www.hrm.sarawak.gov.my
Borang Maklumbalas
: http://www.hrm.sarawak.gov.my/maklumbalas.htm
15
8. Glosari 1. Hantar - Fungsi Hantar membolehkan pengguna menghantar maklumat untuk tindakan serta beralih ke proses seterusnya atau paparan selanjutnya. 2. Set Semula - Fungsi Set Semula digunakan untuk: Mengosongkan semula ruang yang telah diisi Memasukkan ruang dengan data asal (iaitu data sebelum sebarang perubahan dilakukan) 3. Batal - Fungsi Batal membolehkan pengguna membatalkan sesuatu operasi yang sedang dilakukan dan keluar dari skrin yang sedang dilihat. 4. Tambah - Fungsi Tambah ini membolehkan pengguna menambah maklumat yang berkaitan dengan pemilik kompetensi. 5. Kemaskini - Fungsi Kemaskini membolehkan pengguna mengemaskini maklumat yang berkaitan. 6. Muat Naik - Fungsi ini membolehkan pengguna untuk memuat naik dokumen sokongan yang berkaitan untuk dimasukkan ke dalam rekod peribadi seseorang pemilik kompetensi. 7. Hapus - Operasi ini membolehkan pengguna untuk menghapus rekod atau dokumen yang tidak diperlukan. 8. Keluar - Terdapat 2 fungsi yang membolehkan pengguna keluar dari skrin: Menggunakan butang Keluar Menggunakan butang Batal (Cancel) i) Menggunakan Butang Keluar Fungsi Keluar membolehkan pengguna keluar dari skrin yang sedang dilihat. Butang Keluar biasanya terdapat di ruang kandungan skrin. ii) Menggunakan Butang Batal Fungsi Batal membolehkan pengguna membatalkan sesuatu operasi yang sedang dilakukan dan keluar dari skrin yang sedang dilihat.
16
9. Tamat Sesi - Terdapat 2 cara yang membolehkan pengguna menamatkan sesi Modul Pengurusan Rekod Peribadi: Tutup Tetingkap Laman Penggunaan Fungsi Laman Utama i) Tutup Tetingkap Laman Langkah-langkah yang diterangkan berikut menggunakan skrin contoh Status Penghantaran Rekod yang terdapat dalam fungsi Status Penghantaran Rekod bagi modul ini. ii) Fungsi Laman Utama Fungsi Laman Utama terdapat di ruang navigasi dan boleh digunakan dari mana-mana skrin yang terdapat dalam modul ini. Langkah-langkah berikut menerangkan cara-cara menamatkan sesi menggunakan skrin contoh Kemaskini-Data Peribadi yang terdapat dalam fungsi Kemaskini Rekod Peribadi bagi modul ini.
17