Data Loading...
Birim_Faaliyet_Raporu_2019 Flipbook PDF
Birim_Faaliyet_Raporu_2019
99 Views
28 Downloads
FLIP PDF 755.99KB
İZMİR BAKIRÇAY ÜNİVERSİTESİ BİRİM FAALİYET RAPORU 2019 (ÖĞRENCİ İŞLERİ DAİRE BAŞKANLIĞI)
1
İÇİNDEKİLER
I. GENEL BİLGİLER .............................................................................................................................. 2 A. MİSYON VE VİZYON ........................................................................................................................... 2 B. YETK İ, GÖREV VE SORUMLULUKLAR ................................................................................................. 2 C. BİRİME İLİŞKİN BİLGİLER ................................................................................................................... 2 1. Fiziksel Yapı ................................................................................................................................... 2 2 .Teşkilat Yapısı ................................................................................................................................ 3 3. Bilgi ve Teknoloji Kaynakları ......................................................................................................... 3 4. İnsan Kaynakları ............................................................................................................................ 4 5. Sunulan Hizmetler .......................................................................................................................... 5 II. FAALİYETLERE İLİŞKİN BİLGİ VE DEĞERLENDİRMELER .................................................. 9 III. KURUMSAL KABİLİYET VE KAPASİTENİN DEĞERLENDİRİLMESİ..................................... 9 A. ÜSTÜNLÜKLER............................................................................................................................... 9 B. ZAYIFLIKLAR ................................................................................................................................. 9 C. DEĞERLENDİRMELER ................................................................................................................. 10 IV. ÖNERİ VE TEDBİRLER................................................................................................................. 10
1
I. GENEL BİLGİLER A. Misyon ve Vizyon Misyon Teknolojik gelişmelerin yakından takip edildiği, süreçlerin iyileştirilmesi adına ARGE çalışmalarına önem veren, iç ve dış paydaşlarımıza hızlı, güncel, güvenilir ve doğru verilerin sunulduğu, daima daha iyiyi hedefleyen bir birim olmaktır Vizyon Kurumsallığı ilke edinmiş, teknolojinin tüm imkanlarını kullanarak bürokrasiyi ortadan kaldırmayı ve sunulan hizmetlerde uluslararası standartları yakalamayı hedeflemiş bir birim olmaktır. B. Yetki, Görev ve Sorumluluklar Yetkilerimiz 2547 sayılı Yükseköğretim Kanunu’nun 51. maddesinin (a) bendi uyarınca çıkarılan 124 sayılı Yükseköğretim Üst Kuruluşları ile Yükseköğretim Kurumlarının İdari Teşkilatı Hakkında Kanun Hükmünde Kararnamenin Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı başlıklı 31. maddesinde sayılan yetkilerimiz bulunmaktadır. Görevlerimiz ❖ Öğrencilerin yeni kayıt, kabul ve ders durumları ile ilgili gerekli işleri yapmak, ❖ Mezuniyet, kimlik, burs, mezunların izlenmesi işlemlerini yürütmek, ❖ Verilecek diğer benzeri görevleri yerine getirmek. Sorumluluklarımız Birimimiz, görevlerini zamanında ve doğru bir şekilde yerine getirmede, üst yönetime karşı sorumludur. Ayrıca iç ve dış paydaşlarımızdan istenilen bilgi ve belgelerin zamanında ve doğru bir şekilde iletilmesinden sorumludur. C. Birime İlişkin Bilgiler 1. Fiziksel Yapı Tablo 1.03.3.1: Taşınmazlar
Cinsi
İdari Amaçlı (Adet)
Eğitim Amaçlı (Adet)
Araştırma Amaçlı (Adet)
8 1 1 1 1 1
-
-
Masaüstü bilgisayar Taşınabilir bilgisayar Projeksiyon Fotokopi makinesi Televizyonlar Yazıcılar 1.04. Hizmet Alanları Tablo 1.04.1.1: Hizmet Alanları Hizmet Alanları
Ofis Sayısı
Alan (m²)
Kullanan Kişi Sayısı
Akademik Personel Hizmet Alanları
0
0
0
İdari Personel Hizmet Alanları
4
100
4
TOPLAM
4
100
4
2
2 . Teşkilat Yapısı Başkanlığımız, bünyesindeki çalışanları arasında iş bölümü ve koordinasyonu sağlamakla görevlidir. Başkanlığımız örgütsel yapılanmayla ilgili yasal bir düzenleme olmamakla birlikte, öğrencilere sunulan hizmetin sağlıklı, güvenilir ve daha fonksiyonel yapılabilmesi amacıyla hizmet vermektedir.
3. Bilgi ve Teknoloji Kaynakları 3.1. Teknolojik Kaynaklar 2018-2019 eğitim – öğretim yılında ilk aldığı öğrenciler ile akademik hayatına başlayan üniversitemiz ile birimimizde özel bir yazılım şirketinin ürünü olan Öğrenci İşleri Otomasyonu kullanılmaya başlanmıştır. Öğrencilerimize kayıt esnasında verilen kullanıcı adı ve şifre ile Öğrenci Bilgi Sistemine girişleri sağlanarak tüm akademik faaliyetlerini buradan takip etmeleri sağlanmıştır. Öğretim elemanlarımız, kullanılan otomasyon sayesinde not girişleri, duyurular, ödevler gibi işlemlerini hızlı ve güvenli bir şekilde yapmaktadırlar. 4. İnsan Kaynakları 4.7. İdari Personel İdari Personelin Kadroların Doluluk Oranına Göre Dağılımı Genel İdari Hizmetler Sınıfı Sağlık Hizmetleri Sınıfı Teknik Hizmetler Sınıfı Eğitim ve Öğretim Hizmetleri Sınıfı Avukatlık Hizmetleri Sınıfı Din Hizmetleri Sınıfı Yardımcı Hizmetler Sınıfı Toplam
Dolu 4 0 0 0 0 0 0 4
Boş 18 0 0 0 0 0 0 18
Toplam 22 0 0 0 0 0 0 22
3
4.8. Engelli İdari Personel Hizmet Sınıflarına Göre Dağılımı Engelli Personel Sayısı Hizmet Sınıfı K E Toplam
Toplam Personele Oranı (%)
0
0
0
0
Sağlık Hizmetleri Sınıfı
0
0
0
0
Teknik Hizmetler Sınıfı
0
0
0
0
Eğitim ve Öğretim Hizmetleri Sınıfı
0
0
0
0
Avukatlık Hizmetleri Sınıfı
0
0
0
0
Din Hizmetleri Sınıfı
0
0
0
0
Yardımcı Hizmetler Sınıfı Toplam
0
0
0
0
0
0
0
0
Genel İdari Hizmetler Sınıfı
4.9. İdari Personelin Eğitim Durumu İdari Personelin Eğitim Durumu İlköğretim
Lise
0
0
Kişi Sayısı Yüzde
Ön Lisans 1 25
Lisans 3 75
Y.L. ve Dokt. 0 0
4.10. İdari Personelin Hizmet Süreleri İdari Personelin Hizmet Süresi Kişi Sayısı Yüzde
1 – 3 Yıl 1 25
4 – 6 Yıl 0 0
7 – 10 Yıl 0 0
11 – 15 Yıl 3 75
16 – 20 Yıl 0 0
21 - Üzeri 0 0
4.11. İdari Personelin Yaş İtibariyle Dağılımı İdari Personelin Yaş İtibariyle Dağılımı Kişi Sayısı Yüzde
21-25 Yaş 0 0
26-30 Yaş 1 25
31-35 Yaş 2 50
36-40 Yaş 1 25
41-50 Yaş 0 0
51- Üzeri 0 0
4
5. Sunulan Hizmetler 5.01. Eğitim Hizmetleri 5.01.01. Ön Lisans ve Lisans Programları Öğrenci Sayıları Tablo 5.01.01.1: 2016- 2019 Eğitim - Öğretim Yılı Öğrenci Sayıları Birim 1.Öğretim 2.Öğretim Fakülte / Y.O. / M.Y.O T K E T K Fen-Edebiyat Fakültesi 381 252 129 İktisadi ve İdari 353 165 188 Bilimler Fakültesi Mühendislik ve 468 183 285 Mimarlık Fakültesi Sağlık Bilimleri 452 341 111 Fakültesi Tıp Fakültesi 58 32 26 Hukuk Fakültesi 123 74 49 Adalet Meslek 135 87 48 Yüksekokulu TOPLAM 1970 1134 836 0 0
E
0
TOPLAM T K E 381 252 129 353
165
188
468
183
285
452
341
111
58 123
32 74
26 49
135
87
48
1970
1134
836
5.01.02: Yabancı Dil Hazırlık Sınıfı Öğrenci Sayıları Yabancı Dil Eğitimi Gören Hazırlık Sınıfı Öğrenci Sayıları ve Toplam Öğrenci Sayısına Oranı Birimin Adı
Fakülteler Yüksekokullar
I. Öğretim
II. Öğretim
Kadın
Erkek
Toplam
Kadın
Erkek
Toplam
34
43
77
0
0
0
5.01.03: Eğitim Birimlerinin Program Listesi Tablo 5.01.03.1: Eğitim Birimlerinin Program Listesi Birim Adı Bölüm Adı Hukuk Fakültesi İktisadi ve İdari Bilimler Fakültesi İktisadi ve İdari Bilimler Fakültesi İktisadi ve İdari Bilimler Fakültesi Fen-Edebiyat Fakültesi Fen-Edebiyat Fakültesi Fen-Edebiyat Fakültesi Sağlık Bilimleri Fakültesi
I. ve II.Öğretim Toplamı(a) Sayı
Yüzde*
77
3,9
Program Adı
Hukuk
Hukuk
İşletme
İşletme
İşletme
İşletme
Yönetim Bilişim Sistemleri
Yönetim Bilişim Sistemleri
Coğrafya
Coğrafya
Sosyoloji
Sosyoloji
Psikoloji
Psikoloji
Hemşirelik
Hemşirelik
5
Sağlık Bilimleri Fakültesi Sağlık Bilimleri Fakültesi Sağlık Bilimleri Fakültesi Mühendislik ve Mimarlık Fakültesi Mühendislik ve Mimarlık Fakültesi Mühendislik ve Mimarlık Fakültesi Mühendislik ve Mimarlık Fakültesi Tıp Fakültesi
Fizyoterapi ve Rehabilitasyon
Fizyoterapi ve Rehabilitasyon
Dil ve Konuşma Terapisi
Dil ve Konuşma Terapisi
Sağlık Yönetimi
Sağlık Yönetimi
Elektrik-Elektronik Mühendisliği
Elektrik-Elektronik Mühendisliği
Bilgisayar Mühendisliği
Bilgisayar Mühendisliği
Biyomedikal Mühendisliği
Biyomedikal Mühendisliği
Endüstri Mühendisliği
Endüstri Mühendisliği
Tıp
Tıp
5.01.04. Öğrenci Kontenjanları ve Doluluk Oranları Tablo 5.01.04.1: Öğrenci Kontenjanları ve Doluluk Oranları Birimin Adı
Kontenjan
Kayıt Yaptıran
Ek Boş Kalan Kontenjan Toplam Doluluk Kontenjan Kayıt Kayıt Oranı(%) Yaptıran
Fen Edebiyat Fakültesi İktisadi ve İdari Bilimler Fakültesi Mühendislik ve Mimarlık Fakültesi Sağlık Bilimleri Fakültesi Tıp Fakültesi
216
209
7
7
216
%100
186
179
7
5
184
%100
278
273
4
2
277
%100
277
275
2
2
277
%100
31
31
-
31
%100
Adalet Meslek Yüksekokulu Hukuk Fakültesi
72
67
5
5
72
%100
123
123
0
0
123
%100
TOPLAM
1183
1157
25
21
1180
100%
6
5.01.06. Yatay ve Dikey Geçişle Gelen Öğrenci Sayıları Tablo 5.01.06.1: Yatay ve Dikey Geçişle Gelen Öğrenci Sayıları Birimin Adı
K
E
T
Fen-Edebiyat Fakültesi
3
1
4
İktisadi ve İdari Bilimler Fakültesi
3
3
6
Mühendislik ve Mimarlık Fakültesi
2
5
7
Sağlık Bilimleri Fakültesi
2
2
4
Tıp Fakültesi
0
0
0
Adalet Meslek Yüksekokulu
2
1
3
Hukuk Fakültesi
0
TOPLAM
12
12
24
5.01.07. Yabancı Uyruklu Öğrenci Sayıları Yabancı Uyruklu Öğrencilerin Sayısı ve Bölümleri
Fakülteler Yüksekokullar Enstitüler Meslek Yüksekokulları TOPLAM
Kadın 0 0 0 0 0
Bölümü Erkek 0 0 0 0 0
Toplam 0 0 0 0 0
7
5.03. İdari Hizmetler Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı bünyesinde aşağıda belirtilen iş ve işlemler yapılmaktadır. Akademik takvimimizde bulunan iş ve işlemler için Yükseköğretim Kurulu Başkanlığı ve diğer paydaşlarımızla gerekli yazışmaların yapılması, Üniversitemiz öğrencilerinin ve öğretim elemanlarının kullandıkları öğrenci bilgi sisteminin takibi ve teknik destek sağlanması, Akademik Birimlerimiz bünyesindeki programların ders planlarının incelenmesi ve otomasyona veri girişinin sağlanması, bilgi paketi sayfasına yansıtılması, Öğrencilere öğrenci belgesi, transkript gibi talep edilen belgelerin düzenlenmesi, Öğrencilerin askerlik erteleme taleplerinin yapılması, Öğretim elemanlarının sınav sonuçlarının zamanında girilmesi için gerekli kontrollerin yapılması, Akademik birimlerden gelen maddi hata bulunan notların değiştirilmesi işlemleri, Öğrencilerin kayıt yenileme işlemlerine ilişkin işlemlerinin takip ve kontrolü, Yatay geçiş başvuru ve kayıt işlemleri ile ilgili gerekli hazırlıkların yapılarak sürecin yönetiminin sağlanması, Arşiv hizmetlerinin yerine getirilmesi, ÖSYM tarafından yapılan Öğrenci Seçme ve Yerleştirme Sınavı sonucunda Üniversitemiz fakülte / yüksekokul ve meslek yüksekokulların bölüm ve programlarına yerleştirilen öğrenciler ile ek kontenjan sonucu yerleşen öğrencilerin kayıtlarının yapılması ile ilgili işlemlerin takip edilmesi, Genel akademik takvim taslağı ile ilgili çalışmaların yapılarak, kesinleşen akademik takvimlerin dağıtımı, yayımlanması çalışmalarının yürütülmesi, Yıllık eğitim-öğretim planları ile, ders görevlendirme, danışman atama, ders şubelendirme işlemlerinin yürütülmesi, koordinasyonu ile yazışmaların yapılması, Öğrencilerin, öğrenci katkı payı/öğrenim gideri ödeme, ilgili birim, banka işlemlerinin yürütülmesi, Öğrencilerin muafiyet işlemlerinin yürütülmesi Değişim programları kapsamında gelen giden öğrencilerin kayıt işlemlerinin yürütülmesi, Fakülte/yüksekokul/meslek yüksekokullar ile Rektörlük ve ilgili kurumlar arasındaki işlemleri yürütmek, yazışmalarını yapılması, Diğer kurum içi ve dışı yazışmaların yapılması ve takibinin yapılması, İstatistik çalışmaların yapılması ve ilgili makamlara sunulması, duyurulması. Başkanlığımızın taşınır kayıt ve kontrol ile ilgili işlemlerin yapılması, Başkanlığımıza ait web sayfası yönetimi.
8
II. FAALİYETLERE İLİŞKİN BİLGİ ve DEĞERLENDİRMELER A. Mali Bilgileri A.1.Bütçe Uygulama Sonuçları 2019 mali yılında birimimiz denetime tabi tutulmamış olup, Sayıştay sorgusu gelmemiştir. Dairemiz tarafından yapılan bütün harcamalar Üniversitemizin Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı’na gönderilmekte ve gerekli incelemeler Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı tarafından yapılmaktadır. B. Performans Bilgileri B.1. Faaliyet ve Proje Bilgileri Birimimizde 2019 yılında gerçekleştirilmiş bilimsel sosyal ve kültürel etkinlik faaliyeti bulunmamaktadır. B.1.1 Faaliyet Bilgileri
FAALİYET TÜRÜ Sempozyum ve Kongre Konferans Panel Seminer Açık Oturum Söyleşi Tiyatro Konser Sergi Turnuva Teknik Gezi Eğitim Semineri
SAYISI 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
9
III. KURUMSAL KABİLİYET ve KAPASİTENİN DEĞERLENDİRİLMESİ A-ÜSTÜNLÜKLER Üniversite üst yönetiminin desteği. Bilgisayar ve bilgi teknolojisinin üst düzeyde kullanılması. Hizmet alanının sınırlı ve belirgin olması. Çalışanların paylaşımcı ve özverili olması. Birimde yenilikçilik ve yaratıcılığın ön planda olması. Çalışan personelin genç, değişim ve gelişime açık olması. B-ZAYIFLIKLAR Kanun ve yönetmeliklerin sık değişmesinden dolayı iş akış süreçlerinin değişime uğraması. Henüz Akademik ve idari yapılanma çalışmalarının devam ediyor olmasından dolayı, personelin akademik süreçler ile kullanılan yazılımlar hakkında tecrübe eksikliğinin bulunması. Daha önce iş akış süreçlerinin belirlendiği ancak ilk kez uygulamaya alınacak olan süreçlerin fazla olmasından dolayı test işlemlerinin uzun zaman alması. Sınav notlarının belirlenen ilan sürelerinde girilmemesi. AR-GE faaliyetlerini yürütecek bilişim alanında yetişmiş personel eksikliği
C-DEĞERLENDİRMELER Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı mevcut imkanlarını maksimum seviyede kullanmanın gayretinde çalışmalarına devam etmektedir. Öğrenci işleri Daire Başkanlığı olarak, üstün ve zayıf yönlerimizi yapılan titiz çalışmalar ile tespit edip, güçlü yönlerimiz ile çalışmalarımıza hız kesmeden devam edilecektir. Bununla birlikte zayıf yönlerimizin ise farkında olup, doğabilecek risk faktörlerini önceden belirleyip hem birimimizin hem Üniversitemizin kurumsal kimliğini zedeleyecek oluşumlara karşı tedbirlerimizi almaya devam etmekteyiz.
IV - ÖNERİ VE TEDBİRLER Kanun ve yönetmeliklerde yapılan değişikliklerde iş akış süreçlerimizin sürekli güncellenmesine bağlı olarak idari personelimizin hizmet içi eğitimine önem verilmektedir. Ayrıca mevzuatlarda yapılan değişiklikleri uygulamada aksaklıklar yaşanmaması için akademik birimlere ve öğrencilere birçok kanaldan (Üniversitemiz web sayfası, SMS, UBS, resmi yazı gibi) duyuru yapılmaktadır.
10