Data Loading...
E-MODUL UAS (MANAJEMEN PENGETAHUAN) Flipbook PDF
E-MODUL UAS (MANAJEMEN PENGETAHUAN)
114 Views
33 Downloads
FLIP PDF 1.56MB
MANAJEMEN PENGETAHUAN MODUL UAS MANAJEMEN PENGETAHUAN
Dosen Mata Kuliah: Drs. Arief Syah Safrianto, SE., MM Disusun Oleh: Nicholas Alfredo N (1934021209) Ruang : 206 Reguler Pagi FAKULTAS EKONOMI PROGRAM STUDI MANAJEMEN UNIVERSITAS KRISNADWIPAYANA
I
KATA PENGANTAR Puji syukur senantiasa kami ucapkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa, karena atas rahmat dan izin-Nya kami diberikan kemudahan dan kelancaran sehingga dapat menyelesaikan modul dari mata kuliah Manajemen Pengetahuan yang berjudul “Modul UTS Manajemen Pengetahuan”.
Terima kasih juga kami ucapkan kepada teman-teman, terutama kepada dosen mata kuliah Manajemen Pengetahuan Drs. Arief Syah Safrianto, SE., MM, yang telah memberikan pengarahan kepada kami dalam mengerjakan modul ini.
Semoga makalah ini dapat bermanfaat kepada para pembacanya. Namun demikian, kami sangat menyadari bahwa dalam penyajian makalah ini masih banyak kekurangan. Oleh karena itu, kami menerima setiap kritik dan saran dari pembaca dengan tangan terbuka.
Terima kasih.
Bekasi, 10 Desember 2021.
Penyusun,
II
DAFTAR ISI
DAFTAR ISI.......................................................................................................... III BAB I ASAL USUL MANAJEMEN PENGETAHUAN ........................................7 1.1 PENDAHULUAN. ...........................................................................................7 1.2 RUMUSAN MASALAH. .................................................................................9 1.3 TUJUAN & MANFAAT. .............................................................................. 10 1.3.1 Tujuan. .....................................................................................................10 1.3.2 Manfaat. ................................................................................................... 10 1.4 Pengertian Pengetahuan. ................................................................................. 10 BAB II KNOWLEDGE MANAGEMENT SOLUTIONS ................................... 11 2.1 Hubungan Faktor Kontingensi dan Knowledge Management Solutions. .......... 12 2.2 Hubungan Knowledge Management Solutions dan Tingkat Perkembangan Knowledge Management Technology. .................................................................. 13 2.3 Proses Knowledge Management. .................................................................. 13 2.3.1 Menemukan (Discovery) Pengetahuan. ..................................................... 13 2.3.2 Menangkap (Capture) Pengetahuan........................................................... 13 2.3.3 Membagi (Sharing) Pengetahuan. ............................................................. 14 2.3.4 Menerapkan (Application) Pengetahuan. .................................................. 14 2.4 Rekomendasi terkait mengelola Solusi Knowledge Management. ................... 15 BAB III KNOWLEDGE MANAGEMENT STRATEGY ................................... 15 3.1 Komponen Knowledge Management Strategy. ................................................ 16 3.2 Pengembangan Knowledge Management Strategy. ......................................... 16 3.3 Praktik Terbaik Strategi Manajemen Pengetahuan. .......................................... 17 3.4 Alasan Strategi Manajemen Pengetahuan Berguna. ......................................... 17 3.5 Bagaimana Mengembangkan Strategi KM. ..................................................... 18 3.6 Manfaat dari Strategi yang Ditetapkan. ........................................................... 20 BAB IV KNOWLEDGE MANAGEMENT IMPACT BUSINESS ..................... 20 4.1 DAMPAK PADA PEMBELAJARAN KARYAWAN ....................................23 4.2 DAMPAK PADA ADAPTABILITAS KARYAWAN ....................................23 4.3 DAMPAK PADA PROSES ............................................................................ 23 4.4 DAMPAK PADA EFEKTIFITAS PROSES ................................................... 24
III
4.5 DAMPAK PADA EFISIENSI PROSES.......................................................... 24 4.6 DAMPAK PADA INOVASI PROSES ........................................................... 24 4.7 DAMPAK PADA PRODUK........................................................................... 25 4.8 DAMPAK PADA KINERJA PERUSAHAAN ............................................... 25 BAB V KNOWLEDGE MANAGEMENT FACTORS ........................................ 26 5.1 Struktur Organisasi ......................................................................................... 27 5.2 Infrastruktur Teknologi Informasi ................................................................... 28 5.3 Faktor yang penting dalam pelaksanaan KM adalah : .....................................28 5.4 3 faktor yang mempengaruhi knowledge management : .................................. 29 5.5 Faktor Pendorong Diperlukannya Knowledge Management ............................ 30 BAB VI STUDI KASUS MANAJEMEN PENGETAHUAN ............................... 34 6.1 METODE PENELITIAN. ............................................................................... 35 6.2 HASIL DAN PEMBAHASAN ...................................................................... 36 6.3 Analisis Faktor Kontigensi. ......................................................................... 36 6.7 KESIMPULAN ............................................................................................... 44 Kisi-Kisi Ujian Tengah Semester ........................................................................... 46 PERTANYAAN. .................................................................................................. 46 JAWABAN. ......................................................................................................... 47 BAB VII KNOWLEDGE MANAGEMENT ASSESSMENT .............................. 52 7.1 Apa itu Knowledge Management Assessment? ............................................... 53 7.2 Manfaat dan Keuntungan KM Assessment. ................................................ 54 7.2.1 MANFAAT. ............................................................................................. 54 7.2.2 KEUNTUNGAN. ..................................................................................... 55 7.3 Pendekatan yang telah terbukti didasarkan pada: ............................................. 55 7.4 Kegiatan khas meliputi: ................................................................................... 56 7.5 Hasil Kerja. .....................................................................................................56 7.6 Alat penilaian manajemen pengetahuan. .......................................................... 56 7.7 Assessment Knowledge Management dibutuhkan saat: ................................... 57 7.8 Assessment of Knowledge. ............................................................................. 58 7.9 Pendekatan pada Assessment Knowledge Management ................................... 59 BAB VIII KNOWLEDGE MANAGEMENT AS MEDIUM OF KNOWLEDGE59 8.1 Manajemen Pengetahuan sebagai media pengetahuan. ....................................59 8.2 Sumber Keunggulan Kompetitif ...................................................................... 60 8.3 Proses Transformasi Data, Informasi Dan Pengetahuan ............................ 61 8.3.1 Tersusun Secara Sistematis Dan Teratur ................................................... 62 8.3.2 Obyektif dan Rasional Sehingga dapat Dipelajari .....................................62 8.3.3 Menggunakan Metode Ilmiah ................................................................... 63
IV
8.3.4 Memiliki Prinsip-prinsip tertentu .............................................................. 64 8.3.5 Dapat dijadikan sebagai Teori ................................................................... 64 8.4 Manajemen Sebagai Seni ................................................................................ 64 8.5 Manajemen Informasi Dan Manajemen Pengetahuan ...................................... 65 BAB IX KNOWLEDGE DISCOVERY................................................................ 66 9.1 Penemuan Pengetahuan ................................................................................... 66 9.2 Knowledge Discovery Process ........................................................................ 67 BAB X Artifisial Intelligent dalam Knowledge Management Discovery ............ 70 10.1 Sistem manajemen pengetahuan keseluruhan perusahaan .............................. 70 10.2 Pekerja pengetahuan...................................................................................... 71 10.3 Kecerdasan buatan dan teknologi basis data .................................................. 71 10.4 Teknologi-teknologi yang menunjang Knowledge Management .................... 72 10.5 Mengetahui Pengetahuan : Sistem Ahli ..................................................... 73 10.5.1 Bagaimana Sistem Ahli Bekerja .............................................................. 73 10.5.2 Contoh Sistem Ahli yang Berhasil .......................................................... 74 10.6 Kecerdasan Organisasional : Penalaran Berbasis Kasus .......................... 74 10.6.1 Sistem Logika Fuzzy .............................................................................. 74 10.6.2 Jaringan Syaraf Tiruan ............................................................................ 75 10.6.3 Algoritma Genetika ................................................................................ 75 10.6.4 Sistem AI Hybrid .................................................................................... 76 10.6.5 Agen Intelejen ........................................................................................ 76 BAB XI STUDI KASUS : KNOWLEDGE MANAGEMENT AS MEDIUM OF KNOWLEDGE.......................................................................................................79 PENDAHULUAN ................................................................................................ 79 11.1 Latar Belakang Masalah ................................................................................ 79 11.2 Rumusan Masalah ......................................................................................... 81 11.3 Tujuan Penelitian .......................................................................................... 81 12.1 Metode Penelitian ......................................................................................... 82 12.2 Lokasi dan Waktu Pelaksanaan Penelitian ..................................................... 82 12.3 Proses Penelitian ......................................................................................... 83 12.3.1 Penentuan Informan ................................................................................ 83 Tabel 12.1 : Daftar Karakteristik Informan ........................................................ 83 12.4 Jenis dan Sumber Data .................................................................................. 84 12.5 Teknik Pengumpulan Data ............................................................................ 84 12.6 Instrumen Penelitian...................................................................................... 85 12.7 Analisis Data................................................................................................. 85 12.8 Keabsahan Data ............................................................................................ 87
V
HASIL DAN PEMBAHASAN............................................................................ 88 13.1 Karakteristik Informan .............................................................................. 88 Tabel 13.1 Karakteristik Informan .....................................................................88 13.2 Kategori .......................................................................................................89 13.2.1 Sumber Daya Manusia ............................................................................ 90 13.2.2 Proses Pengelolaan Pengetahuan ............................................................. 92 13.2.3 Media Penyimpanan dan Penyebaran Pengetahuan ................................. 98 13.3 Rangkuman Hasil Penelitian .................................................................... 100 Tabel 13.2 Rangkuman Hasil Penelitian .......................................................... 100 KESIMPULAN DAN SARAN.......................................................................... 102 14.1 Kesimpulan ................................................................................................. 102 14.2 Saran........................................................................................................... 103 Kisi-Kisi Ujian Akhir Semester ........................................................................... 104 PERTANYAAN. ................................................................................................ 104 JAWABAN. ....................................................................................................... 105 DAFTAR PUSTAKA ........................................................................................... 117
VI
BAB I ASAL USUL MANAJEMEN PENGETAHUAN 1.1 PENDAHULUAN. Karena saat ini pengetahuan dianggap sebagai salah satu sumber daya utama produksi, sumber berkelanjutan keunggulan kompetitif, penciptaan nilai dan kekayaan untuk organisasi, para sarjana percaya bahwa itu harus efisien dikelola. Enkhbaigali (2004) mendefinisikan manajemen pengetahuan sebagai "kegiatan yang disengaja diambil untuk menangani organisasi" sumber daya secara lebih efisien untuk meningkatkan kinerjanya.” Manajemen pengetahuan membantu perusahaan untuk merangsang inovasi, meningkatkan layanan pelanggan, dan mencapai keunggulan bisnis melalui akumulasi, peningkatan ketersediaan dan aksesibilitas, dan penggunaan pengetahuan yang efektif. Manajemen pengetahuan khususnya penting bagi institusi pendidikan tinggi di masa-masa sulit ini, ketika tekanan dan harapan pemangku kepentingan seperti pemerintah, pengusaha asing atau lokal, dan mahasiswa semakin meningkat. Jika “lembaga pendidikan tinggi berada dalam bisnis pengetahuan karena mereka terlibat dalam penciptaan pengetahuan, diseminasi dan pembelajaran” seperti yang dinyatakan Rowley (2000), mereka harus penuh dengan contoh sukses dan praktik terbaik dari memajukan pembelajaran dan pengajaran, penelitian dan layanan konsultasi mereka dengan penciptaan dan penerapan pengetahuan. Namun, pada kenyataannya, ada gambaran yang berbeda, dan institusi pendidikan tinggi dibakar untuk orang miskin hasil dan kualitas pendidikan dari masyarakat. Kami percaya bahwa ini menunjukkan bahwa institusi pendidikan tinggi bekerja lebih rajin pada pengetahuan di tingkat individu, tetapi tidak begitu rajin dalam hal tingkat organisasi. Karena manajemen pengetahuan organisasi baru saja muncul disiplin, beberapa peneliti pendidikan berpendapat bahwa menerapkannya dalam pendidikan adalah konsep dan praktik baru daripada disiplin rutin. Oleh karena itu, terbatas studi dan diskusi tentang bagaimana menggunakan manajemen pengetahuan secara strategis di lembaga pendidikan dan universitas untuk meningkatkan praktik
7
organisasi, implementasi kurikulum dan proses belajar mengajar (Fullan, 2001). Situasinya sama di sektor pendidikan Mongolia. Institusi pendidikan tinggi selalu harus melakukan bisnis mereka dengan sumber daya keuangan dan keuangan yang terbatas guru yang berpengetahuan dan berpengalaman. Peneliti berkeyakinan bahwa dalam kendala internal dan eksternal tersebut salah satu cara terbaik untuk menyediakan "klien" atau siswa dengan biaya terendah, tetapi kualitas layanan pendidikan terbaik dan terus meningkatkan pelatihan dan metode penelitian meningkatkan manajemen pengetahuan organisasi. Untuk meningkatkan manajemen pengetahuan, pertama-tama, universitas harus memahami apa yang dimaksud dengan pengetahuan dengan kata lain apa yang harus mereka kelola. Maka mereka harus mengevaluasi situasi pengetahuan saat ini manajemen dan harus dianggap sebagai titik awal. Seperti yang dinyatakan oleh Kulkarni & St. Louis (2003) “Penilaian adalah langkah pertama menuju perbaikan; seseorang tidak dapat meningkatkan apa yang tidak dapat diukur – secara formal atau informal”. Sejak awal tahun 90-an para pakar seperti Alvin Toffler (1990), Robert Reich (1991), James Brian Quinn (1992), dan Peter Drucker (1993) menekankan tentang pentingnya pengetahuan (knowledge) dalam masyarakat dan perekonomian (society and economy) di akhir abad ke-20 dan pada abad ke-21. Menurut Drucker, di era ‘knowledge society’, pengetahuan bukan semata sebagai salah satu sumberdaya (a resource) bersama faktor-faktor produksi tradisional lain seperti buruh, tanah, dan modal, melainkan satu-satunya sumber daya (the only resource). Menurut Garner Group (Koina, 2004), manajemen pengetahuan adalah suatu disiplin yang mempromosikan suatu pendekatan terintegrasi terhadap pengidentifikasian, pengelolaan dan pendistribusian semua asset informasi suatu organisasi. Selanjutnya disebutkan bahwa informasi yang dimaksud meliputi database, dokumen, kebijakan, dan prosedur dan juga keahlian dan pengalaman yang sebelumnya tidak terartikulasi yang terdapat pada pekerja perorangan. Dalam buku yang ditulis oleh Von Krough, Ichiyo, serta Nonaka (2000), dan Chun Wei Choo, (1998), disampaikan ringkasan gagasan yang mendasari pengertian pengetahuan adalah sebagai berikut: 1) Knowledge merupakan kepercayaan yang dapat dipertanggungjawabkan (justified true believe);
8
2) Pengetahuan merupakan sesuatu yang eksplisit sekaligus terpikirkan (tacit); 3) Penciptaan inovasi secara efektif bergantung pada konteks yang memungkinkan terjadinya penciptaan tersebut; Bersamaan dengan hal itu beberapa konsep knowledge management dapat mendasari suatu institusi pendidikan menerapkan suatu perpustakaan berbasis knowledge management, antara lain: 1) Knowledge management merupakan proses yang terus-menerus harus dilakukan sehingga proses tersebut akan menjadi satu budaya dari perusahaan tersebut, dan akhirnya perusahaan akan membentuk perusahaan yang berbasis kepada pengetahuan. 2) Knowledge management membantu organisasi untuk mengelola kemampuan tiap individu untuk sharing knowledge. 3) Organisasi harus mampu mengintegrasi, me-manage knowledge dan informasi terhadap lingkungan secara efektif. Knowladge dapat dibagi 2 yang sebaiknya dimiliki oleh perpustakaan yakni berupa : 1) Tacit knowledge adalah pengetahuan yang berbentuk know-how, pengalaman, skill, pemahaman, maupun rules of thumb. 2) Explicit knowledge adalah pengetahuan yang tertulis, terarsip, tersebar (cetak maupun elektronik) dan bisa sebagai bahan pembelajaran (reference) untuk orang lain. Diharapkan setelah kita membaca informasi diatas, kita bisa minimal mengerti apa yang dimaksud dengan KM. Ini sangat perlu karena supaya tidak terjadi kerancuan dari pengertian KM. Dan semoga kedepan KM bisa diimplementasikan di institusi kita masing-masing. 1.2 RUMUSAN MASALAH. Berdasarkan latar belakang masalah yang ada diatas, maka rumusan masalah pada paper ini adalah bagaiman asal-usul manajemen pengetahuan?.
9
1.3 TUJUAN & MANFAAT. 1.3.1 Tujuan. Berdasarkan rumusan masalah yang ada diatas, maka tujuan dari paper ini adalah untuk mendeskripsikan tentang asal-usul manajemen pengetahuan. 1.3.2 Manfaat. Berdasarkan tujuan yang ada diatas, maka manfaat dari pembuatan paper ini adalah: 1) Bagi organisasi manajemen pengetahuan dapat digunakan untuk mencapai suatu hasil tertentu seperti pengetahuan bersama, peningkatan kinerja, keunggulan kompetitif, atau tingkat inovasi yang lebih tinggi. 2) Dalam bisnis Manajemen pengetahuan juga dapat meningkatkan kemampuan organisasi untuk belajar dari lingkungan dan untuk memasukkan pengetahuan ke dalam proses bisnis dan pengambilan keputusan. 1.4 Pengertian Pengetahuan. Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia pengetahuan adalah: pengetahuan berarti segala sesuatu yg diketahui; kepandaian: atau segala sesuatu yg diketahui berkenaan dengan hal (mata pelajaran). Sedangkan menurut Pudjawidjana mengartikan bahwa pengetahuan adalah reaksi dari manusia atas rangsangannya oleh alam sekitar melalui persentuhan melalui objek dengan indera dan pengetahuan merupakan hasil yang terjadi setelah orang melakukan penginderaan sebuah objek tertentu. Dan sedangkan Menurut Ngatimin mengartikan sebuah pengetahuan cukup berbeda, menurut Ngatimin pengetahuan adalah sebagai ingatan atas bahan-bahan yang telah dipelajari dan mungkin ini menyangkut tentang mengikat kembali sekumpulan bahan yang luas dari hal-hal yang terperinci oleh teori, tetapi apa yang diberikan menggunakan ingatan akan keterangan yang sesuai. Lalu Notoatmodjo mengartikan pengetahuan adalah yang dapat diperoleh dari pengalaman yang telah kita jalani, seperti, pengetahuan adalah merupakan hasil dari tahu dan ini setelah orang melakukan penginderaan terhadap obyek tertentu.
10
Penginderaan terjadi melalui panca indera manusia, yakni indera penglihatan, pendengaran, penciuman, rasa dan raba. Sebagaian besar pengetahuan manusia diperoleh melalui mata dan telingan.
BAB II KNOWLEDGE MANAGEMENT SOLUTIONS
Knowledge Management adalah Kumpulan perangkat, teknik, dan strategi untuk mempertahankan, menganalisis, mengorganisasi, meningkatkan, dan membagikan pengertian dan pengalaman. Pengertian dan pengalaman semacam itu terbangun atas pengetahuan, baik yang terwujudkan dalam seorang individu atau yang melekat di dalam proses dan aplikasi nyata suatu organisasi. Knowledge Management Solutions adalah rancangan knowledge management system yang dapat digunakan sebagai dasar atau pedoman dan strategi untuk menerapkan knowledge management system di masa mendatang. Knowledge Management solutions merupakan cara yang dilakukanagar aspek-aspek dari KM (menemukan, menangkap, berbagi, dan menerapkan pengetahuan) dapat tercapai KM solutions mencakup KM processes dan KM systems.
Tahapan pada metodologi untuk mendapatkan rancangan Knowledge Management Solutions berdasarkan Fernandez adalah: 1) Menganalisa faktor kontingensi Pada tahapan ini faktor kontingensi yang mempengaruhi perusahaan akan dianalisa. Faktor-faktor kontingensi yang mempengaruhi proses KM telah dibahas pada sub bab sebelumnya.
11
2) Selanjutnya proses KM yang mendukung faktor kontingensi akan dipilih pada tahapan ini. 3) Memprioritaskan proses KM Pada tahapan ini akan dilakukan scoring untuk setiap KM proses faktor kontingensi. Nilai 1.0 akan diberikan jika proses KM mendukung faktor kontingensi dan 0.0 jika tidak. Nilai 0.5 akan diberikan jika proses KM mendukung setiap faktor kontingensi. 4) Mengidentifikasi proses KM yang telah diterapkan sebelumnya Pada tahapan ini akan dilakukan identifikasi terhadap proses KM yang ada diperusahaan. 5) Mengidentifikasi proses KM tambahan Setelah mendapatkan hasil dari tahap 3 dan 4 maka akan dibandingkan proses KM yang didapatkan pada tahap 4 dengan tahap 3, jika terdapat perbedaan maka akan diidentifikasi apakah perlu ditambahkan atau tidak proses KM tersebut. 6) Menganalisa infrastruktur KM dan mengidentifikasi urutan proses KM Kultur organisasi, struktur organisasi dan kondisi lingkungan akan dinilai untuk mengetahui infrastruktur KM. 7) Mengembangkan sistem KM yang dibutuhkan. Pada tahapan terakhir ini, sistem KM akan dikembangkan sesuai dengan hasil yang didapatkan dari tahapan 1 sampai dengan 6.
2.1 Hubungan Faktor Kontingensi dan Knowledge Management Solutions. Becerra-Fernandez dan Sabherwal (2010) melalui Gambar di atas menyatakan KM processes yang tepat bagi organisasi ditentukan oleh faktor kontingensi. Setelah KM processes yang tepat diidentifikasi, KM systems yang mendukung KM processes juga dapat diidentifikasi Faktor kontingensi secara tidak langsung memengaruhi KM systems serta mekanisme dan teknologi yang memungkinkan KM systems berlangsung. Hal ini menunjukkan faktor kontingensi secara tidak langsung memengaruhi KM systems. KM processes dan KM systems merupakan bagian dari KM solutions. Dengan demikian dapat dikatakan bahwa faktor kontingensi memengaruhi KM solutions yang tepat bagi organisasi.
12
2.2 Hubungan Knowledge Management Solutions dan Tingkat Perkembangan Knowledge Management Technology. Becerra-Fernandez dan Sabherwal (2010) melalui Gambar di atas menyatakan bahwa KM infrastructure mendukung KM mechanisms dan KM technologies. KM mechanisms dan KM technologies mendukung KM systems. KM systems memungkinkan terjadinya KM processes. Hal ini menunjukkan KM technologies secara tidak langsung mendukung KM processes. KM processes dan KM systems merupakan bagian dari KM solutions. Dengan demikian dapat dikatakan KM technologies mendukung KM solutions. KM technology yang mendukung KM solutions dan telah diimplementasi oleh firma akan dibandingkan dengan model tingkat KM technology yang digunakan oleh Gottschalk (2002b).
2.3 Proses Knowledge Management. Definisi knowledge management melakukan aktivitas-aktivitas terkait menemukan, menangkap, membagi dan menerapkan pengetahuan dalam organisasi untuk memperoleh keunggulan kompetitif. KM bergantung pada 4 proses utama yaitu : 2.3.1 Menemukan (Discovery) Pengetahuan. Definisi : Pengembangan pengetahuan tacit atau eksplisit baru yang berasal dari data dan informasi atau dari sintesis pengetahuan sebelumnya. Menemukan pengetahuan baru dari pengetahuan eksplisit bergantung pada proses Kombinasi. Menemukan pengetahuan baru dari pengetahuan tacit bergantung pada proses Sosialisasi. 2.3.2 Menangkap (Capture) Pengetahuan. Definisi : Proses Menangkap (Capture) pengetahuan eksplisit atau tacit yang terletak di dalam orang, artifak atau entitas organisasi.
13
Pengetahuan yang ditangkap mungkin saja berada di luar organisasi seperti konsultan, kompetitor, pelanggan, supplier dan karyawan sebelum karyawan baru suatu organsasi. 2.3.3 Membagi (Sharing) Pengetahuan. Definisi : Proses dimana pengetahuan eksplisit atau tacit dikomunikasikan ke yang lain. 3 hal penting yang terkait dengan proses ini yaitu : Membagi pengetahuan berarti efektif-transfer yaitu penerima pengetahuan paham pengetahuan tsb dan dapat menerapkannya. Apa yang dibagi adalah pengetahuan, bukan rekomendasi berdasarkan pengetahuan. Membagi pengetahuan dapat terjadi antar individu, antar kelompok,departemen atau organisasi. (Alavi dan Leidner, 2001). Contoh : Pada tahapan sharing, face-to-face meeting (salah satu proses sosialisasi) berbentuk bertanya dan menjawab antara pemberi dan penerima pengetahuan, sedangkan pada tahapan discovery, face-to-face meeting mungkin berbentuk debat atau pemecahan masalah bersama. 2.3.4 Menerapkan (Application) Pengetahuan. Definisi : Proses dimana individu yang memiliki pengetahuan mengarahkan aksi yang lain tanpa mentransfer pengetahuan tersebut. Melibatkan transfer instruksi atau keputusan, dan bukan transfer pengetahuan yang diperlukan untuk membuat keputusan tersebut. Contoh : Proses direction digunakan karyawan produksi ketika dia bertanya kepada seorang expert bagaimana memecahkan permasalahan terkait mesin dan menyelesaikannya dengan instruksi yang diberikan expert.
14
Menurut beberapa ahli 4 proses knowledge management ini bergantung pada 7 subproses yaitu : Sosialisasi, Eksternalisasi, Internalisasi dan Kombinasi (Nonaka, 1994) Exchange, Direction dan Routines (Grant,1996) dan (Nahapiet & Ghoshal, 1998).
2.4 Rekomendasi terkait mengelola Solusi Knowledge Management. Organisasi sebaiknya menggunakan kombinasi dari 4 jenis proses dan sistem knowledge management, Hal yang harus diperhatikan terkait 4 proses KM : 1) Menerapkan pengetahuan dapat memunculkan efisiensi. 2) Menangkap pengetahuan dapat membuat konversi pengetahuan tacit ke explicit atau explicit ke tacit. 3) Membagi pengetahuan dapat memunculkan efisiensi dengan mengurangi redundansi. 4) Menemukan pengetahuan dapat memunculkan inovasi. a) Tiap-tiap proses KM dapat memberikan keunggulan dengan menggunakan Subproses berbeda. b) Tiap 7 subproses dari proses KM bergantung pada mekanisme dan teknologi KM. c) Proses dan sistem KM sebaiknya dipandang sebagai sesuatu yang saling melengkapi.
BAB III KNOWLEDGE MANAGEMENT STRATEGY
Knowledge Management Strategy sangat dibutuhkan saat ini, disebabkan tingginya persaingan pada perusahaan telekomunikasi membuat perusahaan harus meningkatkan aset perusahaan salah satunya adalah sumber daya manusia. Strategi knowledge management dibutuhkan karena Menyediakan landasan dasar yang digunakan untuk mencapai pembelajaran organisasi dan perbaikan terus-menerus
15
sehingga tidak membuang waktu untuk mengulangi kesalahan dan setiap orang cepat menyadari hal baru serta lebih baik dalam berpikir dan bertindak, tidak hanya selama pembangunan knowledge management, tetapi juga saat knowledge management telah diterapkan. Hal ini dikarenakan perkembangan teknologi saat ini berkembang sangat pesat dan signifikan. 3.1 Komponen Knowledge Management Strategy. 1) Strategi Artikulasi dan Tujuan Bisnis : Pernyataan visi atau misi. 2) Deskripsi permasalahan bisnis berbasis pengetahuan : Perlu untuk kolaborasi. 3) Inventarisasi sumber daya pengetahuan yg tersedia : Knowledge capital, social capital, infrastructure capital. 4) Analisis pengetahuan yang direkomendasikan menjadi daya ungkit, yang menggambarkan apa yang dapat dilakukan dgn pengetahuan yg teridentifikasi : Best practice database, lesson learned database.
3.2 Pengembangan Knowledge Management Strategy. Terdapat tiga pengembangan strategi KM, yaitu : 1) Knowledge Audit (“as is” and “to be”). 2) Gap Analysis (the differences). 3) KM road map (how to achieve). Dengan berinvestasi dalam strategi manajemen pengetahuan di seluruh organisasi, bisnis dapat memberdayakan tim mereka untuk memanfaatkan pengetahuan bersama dan membuat keputusan berdasarkan informasi yang memengaruhi pendapatan, retensi, dan inovasi. Manfaat dari strategi manajemen pengetahuan yang sukses meliputi: a)
Meningkatkan produktivitas karena karyawan menghabiskan lebih sedikit waktu untuk mencari informasi dan lebih banyak waktu untuk menerapkannya.
b) Penurunan pekerjaan dan kesalahan yang digandakan. c)
Pengambilan keputusan yang lebih cepat dan lebih baik.
d) Orientasi karyawan yang dipercepat (dan pengalaman orientasi yang lebih baik). e)
Peningkatan layanan pelanggan karena karyawan garis depan memiliki akses cepat ke pengetahuan yang mereka butuhkan
16
f)
Meningkatkan kemandirian dan kepercayaan diri karyawan
g) Kolaborasi yang lebih baik dan kolaborasi lintas fungsi pada ide dan informasi baru. 3.3 Praktik Terbaik Strategi Manajemen Pengetahuan. Ketika berangkat untuk membentuk strategi manajemen pengetahuan yang komprehensif, setiap organisasi adalah unik. Namun, ada praktik umum yang menjangkau organisasi dan industri, termasuk: 1) Meningkatkan kesadaran dan pemahaman tentang semua jenis pengetahuan (eksplisit, implisit, dan tacit) yang ada di seluruh organisasi. 2) Melakukan audit pengetahuan untuk menentukan di mana aset pengetahuan saat ini berada, bagaimana mereka digunakan, dan kesenjangan apa yang ada. 3) Mengidentifikasi kebutuhan pengetahuan dan mendefinisikan tujuan dan sasaran dari strategi manajemen pengetahuan. 4) Membangun kasus bisnis dan menarik sumber daya untuk implementasi. 5) Memberikan rencana yang dapat dikomunikasikan tentang di mana organisasi Anda sekarang, di mana Anda ingin berada, bagaimana manajemen pengetahuan akan membawa Anda ke sana, dan bagaimana Anda akan mengukurnya. 6) Bekerja dengan juara manajemen pengetahuan di berbagai departemen dan mempromosikan budaya keterlibatan pengetahuan di seluruh organisasi. 3.4 Alasan Strategi Manajemen Pengetahuan Berguna. Strategi manajemen pengetahuan berguna karena memberikan upaya KM Anda tujuan dan target konkret untuk dikerjakan. Banyak organisasi menetapkan tujuan KM yang bermaksud baik tetapi sulit dipahami seperti untuk membangun budaya yang lebih kolaboratif. Ini adalah niat yang baik, tetapi mereka terlalu samar untuk membuat inisiatif yang berarti—lagi pula, apa artinya memiliki budaya kolaboratif, dan bagaimana Anda tahu kapan Anda memilikinya? Strategi KM membuat Anda mendokumentasikan tindakan langkah demi langkah yang akan membantu organisasi mencapai visi KM yang luas, bersama dengan masukan yang diperlukan dan ukuran yang akan menunjukkan keberhasilan.
17
Mengingat volatilitas yang kami alami saat ini, Anda mungkin tergoda untuk putus asa dengan rencana dan target. Apa gunanya, ketika semuanya akan berubah lagi? Namun ironisnya, strategi KM yang terdefinisi dengan baik lebih penting dari sebelumnya. Jika Anda mengartikulasikan apa yang ingin Anda capai dengan KM, kecil kemungkinan Anda akan terlempar keluar jalur oleh setiap badai. Anda cukup menyesuaikan alat dan taktik Anda sesuai dengan kenyataan saat ini sambil mengurangi tujuan yang Anda tetapkan. Misalnya, jika komunitas praktik Anda harus beralih ke semua operasi virtual, misi menyeluruh mereka tidak berubah—mereka hanya menggunakan cara yang berbeda untuk mencapai tujuan yang sama. Dan bahkan jika komunitas perlu memikul tugas baru, dengan menyusun strategi akan mempermudah perpindahan gigi tanpa kehilangan fokus. 3.5 Bagaimana Mengembangkan Strategi KM. Sebelum Anda duduk untuk mendokumentasikan strategi KM Anda, Anda perlu melakukan beberapa pekerjaan awal. 1) Nilai keadaan Anda saat ini, termasuk kesenjangan pengetahuan kritis dan upaya KM formal atau informal yang sedang berlangsung. 2) Cari tahu siapa yang perlu dilibatkan, termasuk tim KM, sponsor kepemimpinan, pakar yang akan menjadi sumber pengetahuan, dan perwakilan TI untuk memberi nasihat tentang teknologi. 3) Tentukan metodologi dan garis waktu untuk pengembangan strategi (Anda dapat menggunakan APQC atau proses perencanaan strategis apa pun yang sesuai dengan organisasi Anda).
Setelah Anda menguraikan siapa dan bagaimana prosesnya, Anda dapat mulai menyusun strategi Anda. APQC merekomendasikan proses 7 langkah, yang dijabarkan lebih rinci dalam kertas putih Perencanaan Strategis untuk Manajemen Pengetahuan. Langkah 1: Menetapkan tujuan organisasi dan tujuan strategis untuk KM. Di sinilah Anda mengartikulasikan masalah atau peluang bisnis yang dirancang untuk ditangani oleh upaya KM Anda. Misalnya, apakah Anda ingin mengirimkan proyek klien lebih cepat dan lebih murah, atau Anda ingin mengembangkan produk dan layanan baru?
18
Tujuan strategis ini memberi Anda gambaran seperti apa kesuksesan KM dari sudut pandang bisnis. Langkah 2: Identifikasi strategi. Langkah selanjutnya adalah menghubungkan tujuan strategis Anda dengan alat dan pendekatan KM yang tepat. Jika tujuan Anda adalah untuk mempercepat pengiriman proyek, Anda dapat membangun repositori yang dapat dicari dari aset pengetahuan yang dapat digunakan kembali. Jika Anda ingin memacu inovasi, Anda dapat membentuk komunitas praktik lintas fungsi untuk menghasilkan dan menyempurnakan ide-ide baru. (Pendekatan APQC untuk Mengatasi Kebutuhan Manajemen Pengetahuan Klasik dapat membantu Anda menyaring pilihan). Langkah 3: Identifikasi prioritas. Di sini, Anda mulai memecah setiap strategi menjadi sebuah proyek dengan menguraikan tindakan yang diperlukan untuk mewujudkannya. Untuk repositori yang dapat ditelusuri, Anda dapat mulai mengidentifikasi sumber yang ada untuk dikurasi dan orang-orang yang dapat menyumbangkan konten yang dapat digunakan kembali. Untuk komunitas yang berfokus pada inovasi, Anda mungkin mencari anggota target dan mengembangkan piagam. Meskipun detailnya dapat dan akan berubah di sepanjang jalan, Anda perlu mengartikulasikan rencana untuk menerapkan strategi tersebut. Langkah 4: Konfirmasikan cakupan untuk setiap strategi. Misalnya, apakah Anda akan fokus pada satu departemen atau unit bisnis, atau apakah upaya Anda akan mencakup seluruh perusahaan? Apakah Anda akan menggunakan teknologi yang ada, atau apakah Anda perlu membangun atau membeli sesuatu yang baru? BagaimanaKM masuk ke dalam proses yang ada, dan apakah partisipasi akan menjadi wajib atau hanya didorong? Langkah 5: Tentukan peran dan keterampilan yang dibutuhkan. Langkah selanjutnya adalah menentukan sumber daya orang yang Anda butuhkan, termasuk jam kerja dan keterampilan khusus apa pun. Pastikan untuk fokus pada peran—bukan individu—dan pertimbangkan mereka yang memimpin atau mengelola strategi dan mereka yang akan berbagi dan mengonsumsi pengetahuan. Langkah 6: Tentukan ukuran dan harapan. Di sinilah Anda memaparkan hasil yang Anda harapkan dan seperti apa kesuksesan itu nantinya. Tekankan indikator konkret, apakah itu ukuran numerik (jumlah X inovasi, pendapatan Y dolar) atau lebih banyak tanda kualitatif (setidaknya 2 kisah sukses inovasi dari komunitas kami). Pikirkan tentang garis waktu pencapaian sehingga Anda dapat mengelola harapan. 19
Langkah 7: Akses faktor penentu keberhasilan, kesenjangan, dan potensi risiko. Ini adalah elemen yang masuk ke peta jalan implementasi, yang membantu Anda mengeksekusi strategi Anda. 3.6 Manfaat dari Strategi yang Ditetapkan. Analisis data dari Alat Penilaian Kemampuan KM APQC menunjukkan bahwa organisasi dengan strategi dan peta jalan KM yang terdokumentasi mencapai beberapa manfaat penting.
Pertama, mereka 7 kali lebih mungkin untuk menyelaraskan inisiatif KM mereka dengan visi, misi, dan strategi perusahaan yang lebih luas.
Lebih penting lagi, mereka 3 kali lebih mungkin untuk memanfaatkan aset pengetahuan mereka untuk keunggulan kompetitif.
Hubungan antara KM dan strategi perusahaan sangat penting untuk memastikan KM terfokus pada hal yang benar dan berkembang sejalan dengan bisnis. Tapi bagi saya, korelasi show-stopper adalah korelasi antara mendokumentasikan strategi KM Anda dan memanfaatkan pengetahuan untuk keunggulan kompetitif. Hampir setiap organisasi ingin bersaing dalam hal pengetahuan—dan di lingkungan yang serba cepat saat ini, kemampuan ini lebih dari sekadar “menyenangkan untuk dimiliki.” Kapasitas tim untuk memanfaatkan pengetahuan kolektifnya untuk mencapai pasar lebih cepat, meningkatkan produk dan layanannya, dan mendapatkan loyalitas pelanggan dapat mengeja perbedaan antara kesuksesan dan kegagalan di new normal.
BAB IV KNOWLEDGE MANAGEMENT IMPACT BUSINESS
Knowledge Management (KM) di perusahaan. Wajar saja, karena knowledge management dari umurnya masih dikategorikan sebagai bidang keilmuan ‘relatif’ baru dalam 2 dekade terakhir ini. Namun, menariknya meskipun tergolong ‘newbie’ keberadaannya mulai diperhitungkan oleh kalangan akademis dan praktisi minimal diperbincangkan dalam pelbagai forum bisnis dan manajemen.
20
Untuk level perusahaan saat ini cukup banyak yang mulai menerapkan dengan menambahkan divisi baru untuk knowledge management dengan sebutan pejabatnya sebagai Chief of Knowledge Office (CKO). Knowledge Management dipercaya dapat mempercepat pembelajaran bersama dalam pengembangan sumber daya manusia sehingga memiliki daya saing dan merespons perubahan pasar bisnis secara proaktif. Knowledge Management merupakan kegiatan mengelola pengetahuan sebagai aset, dimana dalam berbagai prakteknya terjadi diseminasi valuable knowledge kepada orang yang tepat dan dalam waktu yang cepat, sehingga dapat mengambil keputusan yang lebih efektif dibandingkan dengan sebelumnya dengan cara saling beinteraksi, berbagi dan mengaplikasikannya dalam aktivitas sehari-hari. Pengertian knowledge management harus disepakati terlebih dahulu karena mendefinisikan knowledge dari beberapa pakar ternyata berbeda-beda. Mendefinisikan knoledge menjadi sulit karena menggabungkan banyak intangibles seperti pengalaman (experience), intuisi (intution), pertimbangan (judgement), leahlian (skill), dan pelajaran uanh dipelajari (lessons learned) uang tujuannya agar pengambilan keputusan dapat lebih tepat dan efektif. Sedangkan definisi knowledge management oleh beberapa pakar menyebutkan sebagai berikut : 1) Knowledge Management merupakan proses menangkap keahlian kolektif perusahaan onal, dimanapun pengentahuan tersebut berada, baik didalam database, pada paper-paper, atau dikepala orang, dan kemudian mendistribusikan pengetahuan tersebut kemanapun agar dapat menghasilkan perncapaian yang terbesar (dimtia & oder). 2) Knowledge Management adalah bangunan sistematis, ekplisit dan disengaja, pembaharuan, dan aplikasi pengetahuan untuk memaksimalkan efektivitas yang berkenan dengan pengetahuan perusaan dan pengembalian kembali aset pengetahuan perusahaan (Wiig). 3) Knowledge Management adalah seperangkat proses menciptakan dan berbagai pengetahuan ke seleuruh perusahaan untuk mengoptimalkan pencapaian misi dan tujuan perusahaan. Jadi knowledge management adalah mengenai meningkatkan pengunaan pengetahuan perusahaan onal melalui praktik-praktik manahemen informasi dan pembelajaran perusahaan untuk mencapai keunggulan kompetetitif dalam pengambilan keputusan (Townley).
21
Sedangkan fungsi knowledge management dalam perusahaan dapat dirumuskan menjadi 5 yaitu (Frappaplo & Tomas) : 1) Intermediation: yaitu Knowledge Management berfungsi sebagai perantara antara produser knowledge dengan pencari pengetahuan. Peran tersebut untuk mencocokkan (matching) kebutuhan pencari pengetahuan dengan sumber pengetahuan secara optimal. 2) Externalization: yaitu Knowledge Management berfungsi sebagai media transfer pengetahuan dari pikiran pemiliknya ke tempat penyimpanan (repository) eksternal, dengan cara seefisien mungkin. 3) Internalization: adalah Knowledge Management berfungsi sebagai “pengambilan” (extraction) pengetahuan dari tempat penyimpanan eksternal, dan menyaring pengetahuan tersebut untuk disediakan bagi pencari yang relevan. 4) Cognition: adalah Knowledge Management berfungsi sebagai sistem untuk membuat keputusan yang didasarkan atas ketersediaan pengetahuan. 5) Measurement: yaitu Knowledge Management berfungsi alat untuk mengukur, memetakan dan mengkuantifisir pengetahuan korporat dan performance dari solusi knowledge management .
Dalam setiap kasus, niat berbagi pengetahuan itu baik, meskipun definisi manajemen pengetahuan dan definisi pengetahuan itu sendiri berbeda-beda dari satu tempat ke tempat lain. Definisi dari manajemen pengetahuan yang saya gunakan menyatakan bahwa knowledge management melibatkan disiplin penyebaran pengetahuan individu dan kelompok di seluruh organisasi dengan cara yang secara langsung berdampak pada kinerja. Dampak pada kinerja ini dapat mengambil banyak bentuk dan bentuk. Dampaknya dapat terkait dengan promosi kegiatan bisnis yang “sehat” atau cerdas, keterlibatan penatalayan pengetahuan dalam kehidupan sehari-hari aktivitas pembatasan risiko yang terkait dengan orang yang meninggalkan organisasi, memahami kebutuhan karyawan akan pengetahuan, dan membuat pengetahuan, informasi, dan data tersebut tersedia bagi mereka. Knowledge Management dapat berdampak pada bisnis dan kinerja bisnis pada beberapa level yaitu :
Orang (People)
Proses (Process) 22
Produk (Product)
Perusahaan secara keseluruhan.
Proses knowledge management akan berdampak pada 4 dimensi ini dalam 2 cara : 1) Proses knowledge management membantu menciptakan pengetahuan, yang dapat berkontribusi untuk meningkatkan kinerja perusahaan dalam 4 dimensi. 2) Proses knowledge management secara langsung dapat meningkatkan kinerja perusahaan dalam 4 dimensi. 4.1 DAMPAK PADA PEMBELAJARAN KARYAWAN Knowledge Management dapat meningkatkan pembelajaran karyawan dan memperbaharui pengetahuan mereka sesuai bidang masing-masing dengan proses eksternalisasi, internalisasi, sosialisasi dan komunitas praktik. Proses eksternalisasi dan internalisasi secara bersama-sama membantu individu dalam belajar. Sosialisasi juga membantu individu dalam memperoleh pengetahuan dengan aktivitas bersama seperti meeting, diskusi informal dll. Salah satu bentuk sosialisasi yaitu komunitas praktik yaitu kelompok orang-orang yang dibentuk sendiri atau dibentuk oleh suatu perusahaan, yang tersebar atau berada dalam perusahaan itu sendiri, berkomunikasi secara rutin untuk mendiskusikan masalah bersama. 4.2 DAMPAK PADA ADAPTABILITAS KARYAWAN Ketika proses manajemen pengetahuan dalam perusahaan mendorong karyawan-karyawannya untuk selalu saling belajar, karyawan memiliki informasi dan pengetahuan yang diperlukan untuk beradaptasi atas keadaan perusahaan yang terus berubah. Kesadaran untuk memunculkan ide-ide baru dan terlibat dalam diskusi diskusi informal tidak hanya menyiapkan karyawan untuk selalu respon pada perubahan tetapi juga membuat mereka menerima perubahan. Sehingga knowledge management menimbulkan adaptibilitas yang besar antar karyawan. 4.3 DAMPAK PADA PROSES Knowledge Management dapat mendorong peningkatkan di dalam proses perusahaan seperti marketing, manufacturing, accounting, engineering, public relation
23
dan sebagainya. Dampak knowledge management terhadap proses dapat dilihat dalam 3 dimensi berikut : Efektifas : menjalankan proses yang paling sesuai dan membuat keputusan terbaik. Efisiensi : menjalankan proses secara cepat dan low-cost. Inovasi : menjalankan proses-proses dengan cara yang baru dan kreatif serta dapat meningkatkan efektifitas dan efisiensi (atau setidaknya marketability). 4.4 DAMPAK PADA EFEKTIFITAS PROSES Knowledge Management mendorong organisasi untuk lebih efektif dengan membantunya memilih dan menjalankan proses-proses yang paling tepat. Knowledge Management yang efektif mendorong anggota-anggota organisasi untuk mengumpulkan informasi yang diperlukan untuk memonitor kejadian-kejadian eksternal. Sehingga pimpinan organisasi tidak perlu selalu mengubah perencanaan organisasi.Selain itu juga, Knowledge Management yang efektif dapat mengatasi permasalahan terkait turnover (berpindah) karyawan ke perusahaan lain atau karyawan baru. 4.5 DAMPAK PADA EFISIENSI PROSES Mengelola pengetahuan secara efektif dapat mendorong organisasi untuk lebih produktif dan efisien. Contoh : pada perusahaan Toyota Motor Corporation yang efektif menciptakan dan mengelola proses knowledge sharing network-level, dikarenakan 3 metode berikut:Memotivasi karyawan untuk berpartisipasi dan hanya berbagi pengetahuan yang berharga (valuable).Mencegah free rider (individu yang belajar dari yang lain tanpa mau berbagi).Mengurangi biaya berkenaan menemukan dan mengakses berbagai pengetahuan berharga (valuable). 4.6 DAMPAK PADA INOVASI PROSES Bisnis dapat bergantung pada knowledge sharing antar individu untuk menghasilkan solusi inovatif terkait suatu permasalahan dan dalam mengembangkan proses organisasi yang lebih inovatif. Knowledge management dapat mendorong brainstorming untuk meningkatkan inovasi proses.
24
4.7 DAMPAK PADA PRODUK Knowledge Management berdampak pada produk perusahaan yaitu : produk value-added dan produk knowledge-based. Dampak pada produk value-added Proses knowledge management dapat membantu perisahaan membuat produk baru atau meningkatkan kualitas produk dengan menambahkan value yang signifikan dibandingkan produk sebelumnya. Dan juga produk value-added diperoleh dari knowledge management sebagai dampak inovasi proses perusahaan. 4.8 DAMPAK PADA KINERJA PERUSAHAAN Dampak langsung knowledge management pada kinerja perusahaan muncul ketika pengetahuan digunakan untuk menciptakan produk inovatif yang dapat menghasilkan pendapatan dan keuntungan atau ketika strategi knowledge management selaras dengan strategi bisnis. Sehingga dampak langsung berkaitan dengan pendapatan dan/atau biaya dan secara eksplisit berkaitan dengan visi atau strategi organisasi. Dapat diukur dengan ROI (return on investment). Contoh : Direktur British Telecom menyatakan bahwa tim salesnya menghasilkan US$ 1,5 juta pada bisnis baru dengan adanya briefing dari sistem knowledge management. Output perusahaan memperlihatkan economy of scale jika rata-rata biaya produksi per unit berkurang seiring bertambahnya output. Output perusahaan memperlihatkan economy of scope ketika total biaya perusahaan (yang sama) menghasilkan dua atau lebih produk yang berbeda kurang dari jumlah biaya yang dikeluarkan jika masing-masing produk diproduksi secara terpisah oleh perusahaan berbeda. Knowledge Management dapat mempengaruhi economy of scale dan scope dengan meningkatkan kemampuan organisasi untuk menciptakan dan memperluas pengetahuan berkenaan dengan produk, customer dan sumber daya manajerial sepanjang proses bisnis. Perancangan produk, komponen, proses manufaktur dan expertise (kepakaran) dapat dibagi sepanjang proses bisnis sehingga mengurangi biaya pengembangan dan manufaktur, mempercepat pengembangan produk baru dan mendukung respon yang cepat terhadap peluang pasar baru (new market). Dampak tidak langsung berikutnya yaitu untuk mencapai keunggulan
25
kompetitif karena dengan adanya knowledge management, membuat perusahaan dapat mengembangkan dan menggunakan sumber daya tangible dan intangible lebih baik daripada kompetitor, walaupun mungkin sumberdaya itu sendiri tidak unik. contoh : pengetahuan tacit spesifik konteks cenderung unik dan sulit diimitasi, untuk memperoleh pengetahuan yang sama, kompetitor harus memiliki pengalaman yang sama. Menciptakan pengambilan keputusan yang lebih tepat Setiap keputusan akan lahir dengan pemikiran yang sangat matang. Karena diputuskan berdasarkan berbagai pertimbangan penting berdasarkan pengalaman dan informasi yang ditinjau dari beragam aspek penting. Sebagai contoh knowledge sharing yang senantiasa mempelajari dinamika pasar dan sekaligus tuntutan yang dibutuhkan konsumen. Dengan begitu menjadikan perusahaan selalu fokus hanya menjual sesuatu yang memang digemari dan diperlukan oleh konsumen atau target pasar. Jadi dapat disimpulkan, untuk dapat melihat apakah knowledge management membawa dampak kepada perusahaan minimal yang menjadi ukuran keberhasilan dari penerapan knowledge management adalah keempat aspek tersebut. Tentu saja harus menjadi lebih baik dibandingkan sebelum dan sesudah diterapkannya knowledge management di perusahaan.
BAB V KNOWLEDGE MANAGEMENT FACTORS
Pada saat ini, semakin banyak perusahaan yang sudah menyadari akan pentingnya pengetahuan yang dimiliki anggotanya. Salah satu caranya adalah dengan mengubah pengetahuan yang dimiliki dalam pikiran anggotanya menjadi sebuah tulisan (Darkir, 2005). Hal ini akan mempermudah anggota lain untuk mengetahui pengetahuan yang sama dan juga jika anggotanya tidak ada lagi pengetahuannya tetap masih ada. Jika pengetahuan sudah menjadi pengetahuan organisasi, maka semua anggota organisasi bisa menerapkan, manambahkan dan memodifikasi pengetahuan tersebut.
26
Penelitian yang berkaitan tentang manajemen pengetahuan sudah banyak dilakukan diantaranya (Jalalden & Sahriza, 2011). Dalam penelitian tersebut kepercayaan di antara anggota organisasi dan kolaborasi di antara anggota, strategi organisasi, memberikan penghargaan diduga mempengaruhi penerapan manajemen pengetahuan. Selain itu, ketersediaan infrastruktur Teknologi Informasi Komunikasi (TIK) dan penggunaan TIK juga mempengaruhi anggota organisasi terhadap penerapan manajeman pengetahuan. Penerimaan individu ekspektasi kinerja dan ekspektasi usaha mempengaruhi manajemen pengetahuan. Namun hasil penelitian terssebut ternyata hanya variabel reward yang tidak mempengaruhi penerapan manajemen pengetahuan karena nilai rata-ratanya hanya mencapai 2,8221 kurang dari 4. Masih banyak lagi penelitian yang berkaitan tentang faktor-faktor yang mendukung manajemen pengetahuan diantaranya (Yang, Marlow, & Luc, 2009), dan (Lee & Choi, 2003). faktor-faktor yang diduga mempengaruhi proses manajemen pengetahuan adalah faktor kepercayaan, kolaborasi, pembelajaran, strategi organisasi, penghargaan, sentralisasi, formalisasi, IT support, T-shape skill, effort expectancy dan performance expectancy. Proses manajemen pengetahuan diukur dengan menggunakan pendekatan Socialization, Externalization, Combination, dan Internalization. 5.1 Struktur Organisasi Pada stuktur organisasi terdapat banyak faktor, yaitu:
Reward
Penghargaan mempengaruhi penerapan manajemen pengetahuan karena dengan adanya budaya memberikan penghargaan kepada staf yang melakukan manajemen pengetahuan maka akan membuat meningkatnya staf yang menerapkan manajemen pengetahuan (Jalalden & Sahriza, 2011).
Formalization
Dengan adanya prosedur formal untuk setiap tindakan maka akan membatasi kebebasan anggota untuk bertindak dan akan memberikan pengaruh pada proses manajemen pengetahuan (Lee & Choi, 2003).
Centralization
Sebuah organisasi dikatakan sangat tersentralisasi apabila keputusan-keputusan penting yang diambil menajemen puncak sangat sedikit mendapatkan masukan dari aras manajerial bawahnya. Ketika Otoritas pengambilan keputusan sangat terpusat,
27
maka spontanitas, eksperimentasi, dan kebebasan berekspresi dari anggota akan berkurang. Selain itu, struktur yang sangat terpusat akan menghalangi antar departemen dalam komunikasi, dan berbagi ide-ide baru. Tanpa aliran komunikasi dan ide yang berkesinambungan, penciptaan pengetahuan tidak akan terjadi (Suharti & iHartanto, 2008). 5.2 Infrastruktur Teknologi Informasi Faktor infrastuktur teknologi informasi berfungsi untuk melihat sejauh mana tingkat inisialisasi manajemen pengetahuan didukung oleh penggunaan instrumen teknologi informasi yang kuat. TI begitu mempengaruhi proses penciptaan pengetahuan, memfasilitasi pengumpulan, penyimpanan, dan pertukaran data dengan cepat dalam skala yang tidak praktis di masa lalu, sehingga membantu mempercepat penciptaan pengetahuan dan proses pembagiannya (Lee & Choi, 2003). Faktor yang mempengaruhi proses manajemen pengetahuan adalah faktor penghargaan. Manajemen perlu menambahkan penghargaan untuk meningkatkan proses manajemen pengetahuan. Penghargaan yang bisa diberikan diantaranya adalah posisi atau jabatan untuk karyawan yang aktif dalam proses manajemen pengetahuan. Selain itu, perusahaan juga bisa memberikan penghargaan berupa bonus tambahan baik penghargaan finansial ataupun nonfinansial. Contoh bonus nonfinansial adalah memberikan cuti dan memberikan bonus jalan-jalan untuk karyawan yang aktif dalam proses manajemen pengetahuan. Jaminan kesehatan yang lebih baik adalah salah satu contoh penghargaan nonfinansial juga. Dengan adanya penghargaan maka akan semakin memotivasi karyawan untuk melakukan proses manajemen pengetahuan. 5.3 Faktor yang penting dalam pelaksanaan KM adalah : 1) Baik berupa tacit knowledge ataupun explicit knowledge. yang mampu disharing/transfer dalam institusi atau organisasi. Pengelolaan untuk tacit knowledge lebih sulit karena masih tersimpan dalam pikiran beberapa orang, sedangkan pengelolaan dari explicit knowledge ini lebih mudah karena sudah tercetak dalam bentuk buku, blog ataupun dokumentasi yang tersimpan didalam perusahaan).
28
2) Keberhasilan KM didukung peran pemimpin dalam membangun visi yang kuat dengan menggalang dan mengarahkan partisipasi semua anggota organisasi dalam mewujudkan visinya. 3) Dukungan infrastruktur yang kuat dalam penyebaran informasi pada orang yang tepat dan waktu yang tepat pula. 4) Aspek pengaturan yang jelas dalam hal ini termasuk reward yang berpartisipasi dalam penyebaran informasi. 5) Kemauan belajar untuk setiap individu sehingga muncul ide-ide, inovasi dan knowledge baru, yang menjadi komoditas utama dalam KM. 5.4 3 faktor yang mempengaruhi knowledge management : 1.
Faktor penting dalam penerapan knowledge management. a) Manusia b) Leadership c) Teknologi d) Organisasi e) Learning Sedangkan faktor penting dalam penerapan knowledge management menurut
DR. G C Mohanta yaitu : a) Manajerial Influences. i.
Coordination the management of knowledge.
ii.
Controlling the management of knowledge.
iii. Measuring the management of knowledge. iv. Exhibiting leadership in management of knowledge. b) Resources Influences. i.
Sumber Daya Keuangan.
ii.
Sumber Daya Manusia.
iii. Sumber Daya Pengtehuan. c) Environmental Influences.
2.
i.
Lingkungan Internal.
ii.
Lingkungan Eksternal.
Faktor yang mempengaruhi penciptaan pengetahuan. a) Akses pada Informasi.
29
b) Refleksi atas tindakan masa lalu. c) Kemampuan menyerap. d) Kemampuan belajar. e) Presepsi bahwa kegiatan pertukaran dan kombinasi pengetahuan adalah berharga. 3.
Faktor penentu kesuksesan penerapan knowledge management. a) Kultur. b) Organisasi Knowledge Management. c) Proses yang efektif dan sistematis. d) Strategi, Sistem, dan Infrastruktur.
5.5 Faktor Pendorong Diperlukannya Knowledge Management Knowledge Management adalah proses bagaimana menjadikan dua bentuk pengetahuan, yaitu pengetahuan tacit dan pengetahuan eksplisit secara dinamis berinteraksi sehingga terjadi transfer pengetahuan terhadap penyatuan individu, kelompok dan konteks secara siklik. Tacit knowledge merupakan suatu pengetahuan yang sulit untuk disampaikan kepada orang lain baik melalui kata-kata maupun teori karena hanya pemilik pengetahuan yang memahaminya. Jadi biasanya pengetahuan ini disampaikan dengan melakukannya secara langsung. Contoh: saat belajar piano, sang guru tidak cukup hanya menyampaikan teori saja kepada muridnya melainkan langsung mengajarkan bagaimana bermain piano dan letak-letak nada yang ada pada tuts piano. Sedangkan kebalikan dari tacit knowledge, explicit knowledge merupakan suatu pengetahuan yang mudah untuk disampaikan ke orang lain karena informasinya didapat dengan cara mengumpulkan, menghubungkan, dan mengelola informasi yang didapat baik dari buku, dari referensi dan petunjuk lainnya. Contoh: misalnya saat kita membeli suatu software biasanya akan ada sebuah dokumen yang dinamakan user manual menjadi panduan user atau pengguna bagaimana cara menggunkan software tersebut.
Dalam KM, kekuatan pendorong adalah keharusan untuk bertahan hidup di sektor bisnis dalam menghadapi persaingan sengit dengan perusahaan-perusahaan
30
saingan atau kompetitor lain. Tujuannya adalah untuk memanfaatkan sepenuhnya pengetahuan yang ada dalam perusahaan untuk meningkatkan produktivitas dan / atau efisiensi operasional sehingga untuk membangun keunggulan dalam kompetisi. Banyak faktor yang menjadi penyebab pendorong diperlukannya KM. Bagi mereka yang terlibat dalam KM, pendorong diperlukannya KM bukan merupakan alternatif, tetapi merupakan suatu keharusan yang didorong oleh kekuatan kompetisi, tuntutan pasar, operasi baru dan praktek manajemen, dan ketersediaan pendekatan KM dan teknologi informasi. Adapun faktor-faktor penyebab pendorong diperlukannya KM, yaitu: 1) Faktor Eksternal (External Driving Forces) a) Globalisasi bisnis dan kompetisi internasional; Perdagangan internasional (global) semakin meningkat. Produk satu perusahaan dibuat di berbagai belahan bumi. Kompetisi semakin meningkat dan global, hanya mereka yang paling efektif yang akan “survive” yaitu mereka yang efektif dalam bekerja (operasi), pemasaran dan penciptaan barang dan jasa. b) Kostumer yang semakin canggih; Segala sesuatu akan menjadi harus sesuai kebutuhan pelanggan (on demand). Pelanggan semakin pintar. Mereka memerlukan produk dan jasa yang bersifat “customized”. Hanya perusahaan yang mampu memahami kebutuhan dan kemampuan pelanggan yang akan “survive”. c) Saingan atau competitor yang semakin canggih; Kompetitor, siapapun itu, senantiasa membuat inovasi-inovasi serta terobosan-terobosan baru dalam barang dan jasa serta praktek mereka. Konsekuensinya, agar “survive”, perusahaan harus terus belajar agar dapat terus kompetitif dengan kompetitor lain. d) Supplier yang semakin canggih; Supplier senantiasa juga terus meningkatkan kemampuannya dan dapat berpartisipasi dalam menciptakan dan mendukung inovasi-inovasi untuk menghasilkan produk canggih. Karenanya, perusahaan harus memahami kemampuan supplier dan memahami bagaimana cara mengintegrasikan kemampuan mereka dengan kemampuan internal perusahaan. 2) Faktor Internal (Internal Driving Forces) a) Hambatan pada keefektifan di perusahaan; Dalam era informasi saat ini, efektifitas perusahaan tersumbat oleh alur kerja, alur informasi dan lain-lain. 31
Hambatan ini diatasi dengan berbagai cara, seperti investasi teknologi, penyederhanaan alur kerja, penngkatan informasi untuk pengambilan keputusan, dll. Bottlenecks telah bergeser dari sesuatu yang terlihat dan terukur ke lingkup kerja intensif berbasis pengetahuan yang mengedepankan pemahaman dan keahlian. b) Kemampuan teknologi yang meningkat; Dalam era informasi saat ini, teknologi informasi dan manajemen informasi serta inteligensi buatan semakin pesat dan canggih, seperti sistem pendukung kinerja, sistem pengelolaan informasi, search engine, dll. Dengan demikian pendekatan Knowledge Management akan sangat terbantu oleh adanya kemajuan teknologi ini. c) Pemahaman tentang manfaat dari kemampuan kognitif manusia; Penelitian dewasa ini menunjukkan penemuan-penemuan tentang bagaimana fungsi otak bekerja. Pada akhirnya menunjukkan bagaimana fungsi kognitif manusia mempengaruhi cara belajar dan bekerja . Oleh karena itu, perusahaan sangat penting memahami aspek kgontif, seperti bagaimana pengetahuan, pola mental, dan asosiasi mempengaruhi pengambilan keputusan dan cara kerja manusia. 3) Perkembangan KM yang Sedang Berlangsung (Ongoing Developments) Beberapa perkembangan yang sedang terjadi yang mempengaruhi KM adalah: a) Nilai ekonomi dari ide-ide; fakta menunjukkan bahwa perubahan yang signifikan dalam masyarakat disebabkan bukan oleh jumlah orang, besarnya modal uang, luasnya tanah dan lain-lain, tapi oleh ide (knowledge-driven). b) Teknologi dan Manajemen Informasi; kemampuan dan praktek yang memanfaatkan informasi (information related practice) telah dan akan merubah bagaimana bisnis dilakukan. c) Ilmu kognitif; pemahaman tentang bagaimana fungsi kognitif memberikan arahan/petunjuk bagaimana kita mengelola pengetahuan. d) Pergeseran dalam Bottlenecks; memahami keberhasilan dan pengalaman orang lain, untuk memberikan informasi yang benar tentang garis besar pelaksanaan kegiatan e) Adanya penyesuaian kondisi karena semakin cerdasnya kostumer; peluang besar terbuka lebar jika dapat memuaskan tuntutan unik pelanggan.
32
f)
Kompetitor Cerdas; peluang, tantangan dan ancaman membutuhkan perilaku cerdas dan belajar cepat untuk mempertahankan kelangsungan hidup
g) Globalisasi; perubahan bisnis international memberikan peluang dan tantangan bisnis yang harus dipahami untuk dikelola (managed) dengan sebaik-baiknya.
Dengan mempelajari pendorong diperlukannya KM, merupakan sumber keunggulan untuk mengetahui hal-hal yang baru. Misalnya dari sektor transformasi, dahulu bis malam, kereta api dan pesawat terbang dianggap sebagai sektor yang terpisah satu sama lain. Namun kini mereka saling bersaing. Ketidakmampuan memahami perkembangan ini membuat mereka tersisih dari persaingan. Sedangkan dari sektor retail, awalnya Pasar Rakyat dan Toko, kemudian muncul supermarket (Matahari), grosir (Makro), Hypermarket (Carrefour), Franchise dari Minimarket (Indomart). Oleh karena itu, beberapa pertimbangan pendorong diperlukannyan KM meliputi : a)
Membuat konten pengetahuan yang tersedia meningkat dalam pengembangan dan penyediaan produk dan jasa.
b) Mencapai siklus pengembangan produk baru yang lebih pendek. c)
Memfasilitasi dan mengelola inovasi organisasi dan belajar.
d) Memanfaatkan keahlian orang di seluruh organisasi. e)
Meningkatkan konektivitas jaringan antara karyawan dan kelompok-kelompok eksternal dengan tujuan meningkatkan arus informasi.
f)
Mengelola proliferasi data dan informasi dalam lingkungan bisnis yang kompleks dan memungkinkan karyawan untuk mengakses sumber informasi yang tepat.
g) Mengelola modal intelektual dan aset intelektual di tenaga kerja (seperti keahlian dan pengetahuan yang dimiliki oleh individu kunci) sebagai individu pensiun dan pekerja baru dipekerjakan.
33
BAB VI STUDI KASUS MANAJEMEN PENGETAHUAN
Seiring dengan perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi, banyak perusahaan atau organisasi baik yang berorientasi profit maupun tidak, terdorong untuk melakukan suatu inovasi dalam produk maupun jasanya. Ini semua ditujukan untuk menghadapi persaingan yang semakin bertambah seiring waktu. Telah disadari pula peran sumber daya sangat besar dalam mewujudkan inovasi tersebut yang berupa manusia (men), mesin (machine), metode (methods), dan uang (money). Namun seiring perkembangan waktu, pengetahuan (knowledge) muncul sebagai sumber daya yang berpengaruh pula dalam suatu perusahaan atau organisasi. Untuk memelihara pengetahuan yang ada diperusahaan atau organisasi tersebut diperlukan manajemen pengetahuan (Knowledge Management). Secara mudah, manajemen pengetahuan (knowledge management) dapat didefinisikan sebagai suatu cara atau metode penggalian pengetahuan dari suatu sumber. Sumber yang dimaksud adalah individu maupun organisasi. manajemen pengetahuan (knowledge management) juga dipandang sebagai sebagai suatu disiplin ilmu yang dapat meningkatkan proses penciptaan, berbagi, serta pemanfaatan pengetahuan yang terdapat pada suatu organisasi. PT. XYZ merupakan perusahaan logistik yang sedang berkembang mengetahui pentingnya suatu pengetahuan serta betapa besar kerugian yang dapat ditimbulkan akibat hilangnya suatu pengetahuan terutama pada sisi operasional. Hal ini dikarenakan PT. XYZ merupakan perusahaan logistik yang banyak menangani proyek-proyek logistik skala besar. Sehingga data, informasi serta pengetahuan akan proyek-proyek yang telah dijalani perusahaan menjadi sangat penting. Sebagai perusahaan yang sedang berkembang, pergantian personel dalam tubuh perusahaan bukan menjadi sesuatu yang aneh. Namun yang terpenting dari hal itu adalah bagaimana perusahaan mampu mempertahankan pengetahuan atau pengalaman para personel agar tidak hilang, walaupun terjadi pergantian personel.
34
Untuk itu dibutuhkan manajemen pengetahuan yang optimal yang dikelola dalam suatu Sistem Manajemen Pengetahuan. Dengan adanya sistem tersebut diharapkan pengetahuan yang bersifat individual dapat tersebar secara merata, sehingga inovasi-inovasi yang dapat meningkatkan kinerja organisasi dapat tumbuh dalam organisasi dan memberikan suatu keunggulan kompetitif. Apabila keunggulan tersebut dapat diwujudkan, maka keunggulan tersebut dapat dikaitkan dengan peningkatan pelayanan yaitu meminimalisasikan kesalahankesalahan operasional dan nonoperasional. Sehingga penelitian ini diharapkan dapat memberikan suatu solusi model Sistem Manajemen Pengetahuan yang cocok dengan PT. XYZ terutama pada sisi operasionalnya. 6.1 METODE PENELITIAN. Penelitian ini merupakan sebuah studi kasus, dimana metodologi penelitian yang digunakan adalah exploratory research yang bersifat deskriptif kualitatif sehingga penelitian ini tidak menggunakan data statistik dan hasil dari penelitian ini tidak dapat digeneralisasi untuk organisasi sejenis lainnya. Hasil dari penelitian ini berlaku hanya pada saat penelitian ini dilakukan, dengan kata lain penelitian ini bersifat cross sectional study atau one shot study. Tahapan-tahapan yang dilakukan penulis dalam membuat model dan prototipe Sistem Manajemen Pengetahuan mengikuti pola pikir: Analisis Aktifitas Perusahaan; Analisis Pengetahuan, Data, dan Informasi Saat Ini; Analisis Infrastruktur Saat Ini; Analisis Faktor Kontigensi; Perancangan Model Sistem Manajemen Pengetahuan; Perancangan Prototipe Sistem Manajemen Pengetahuan. Penulis membuat model dan prototipe Sistem Manajemen Pengetahuan mengikuti pola pikir seperti Gambar 1. Data yang digunakan dalam penelitian ini adalah data primer dan data sekunder. Data primer didapatkan secara langsung dari narasumber dengan cara wawancara, observasi, atau kuisioner. Sedangkan, data sekunder diperoleh dari dokumen-dokumen melalui studi literatur. Data ini diperoleh dari internal perusahaan yang berupa gambaran mengenai perusahaan, strategi perusahaan, teknologi informasi yang digunakan. Selain data yang didapatkan dari internal perusahaan, penulis juga mendapatkan data eksternal yang berupa hasil studi literatur, jurnal, dan buku.
35
Gambar 1. Pola Pikir Penelitian
6.2 HASIL DAN PEMBAHASAN 6.3 Analisis Faktor Kontigensi. 6.3.1 Analisis Karakteristik Tugas Analisis yang penulis bahas adalah karakteristik dari tugas rutin, kegiatankegiatan yang tidak pasti serta ketergantungan kegiatan dengan departemen/divisi lain. 6.3.2 Tugas Rutin (Routine Task) Dari hasil observasi dan wawancara yang penulis lakukan, hampir setiap tugas yang ada pada PT. XYZ telah memiliki prosedur manual dalam pelaksanaannya. Dimana setiap proses yang menjadi rutinitas telah terdapat panduannya. Adapun tugastugas rutin yang ada di PT. XYZ berhubungan dengan proses pengiriman barang regular dan proyek.
36
6.3.3 Ketidaktentuan Tugas (Task Uncertainty) Pada shipment yang bersifat reguler, ketidaktentuan tugas sangat rendah, karena semua proses telah terpapar dalam prosedur manual dari pengiriman (shipment) jenis tersebut. Namun pada project shipment, ketidaktentuan tugas menjadi terlihat sangat tinggi, ini dikarenakan dalam pengerjaannya dibutuhkan arahan yang terkadang tidak menentu. Selain itu proses pembuatan dan persetujuan terhadap operating plan yang dibuat terkadang memakan waktu yang lama. Namun jika dilihat dari frekuensi dilakukannya project shipment yang lebih sedikit dari pada regular shipment, maka tingkat ketidaktentuan tugas pada PT. XYZ dapat dikatakan rendah (Task Uncertainty=Low). Ketergantungan Tugas(Task Independency) Berdasarkan hasil wawancara yang dilakukan, penulis menyimpulkan setiap tugas pada PT. CKB memiliki ketergantungan yang kuat terhadap pihak-pihak lain. Ini dapat dilihat dari tugas-tugas rutin yang membutuhkan kerja sama antara pihak commercial dan operation dalam pembuatan pick up order list. Selain itu, dalam melakukan distribusi atau handling terhadap pengiriman (shipment) terkadang membutuhkan vendor dalam pengerjaannya. Penggunaan vendor dalam penangan terhadap shipment membutuhkan suatu order kerja dimana vendor yang digunakan harus terdaftar dan disetujui pihak procurement. Sehingga dapat disimpulkan bahwa ketergantungan tugas pada PT. XYZ dapat dikatakan tinggi (Task Independency = Low). 6.4 Analisis Karakteristik Pengetahuan Dalam melakukan analisis pengetahuan pada PT. XYZ, pengetahuan yang ada dikelompokkan berdasarkan jenis pengetahuannya yaitu Tasit, Eksplisit, procedural, dan declarative pengetahuan. Hasil analisis ini berupa pengetahuan yang sering digunakan oleh karyawan PT. XYZ. 6.4.1 Eksplisit Pengetahuan. Pengetahuan yang bersifat Eksplisit pada PT. XYZ berupa data dan informasi yang hampir secara keseluruhan disimpan dalam bentuk elektronik.
37
Namun ada beberapa pengetahuan yang masih terdapat dalam bentuk fisik seperti buku, hasil isian form-form, invoice dan sejenisnya. 6.4.2 Tasit Pengetahuan. Pengetahuan yang bersifat Tasit pada PT. XYZ lebih banyak berbentuk ide, inovasi, dan pengalaman dari karyawan yang terbentuk dari rutinitas pekerjaan yang dilakukannya. 6.4.3 Declarative Pengetahuan. Pengetahuan declarative yang ada pada PT. XYZ tertuang dalam bentuk instruksi kerja yang disimpan dalam bentuk elektronik sehingga dapat diakses dengan mudah.
6.4.4 Procedural Pengetahuan. Pengetahuan prosedural pada PT. XYZ tertuang ke dalam bentuk dokumen prosedur kerja yang disimpan dalam bentuk elektronik. Prosedur yang disimpan dikelompokkan berdasarkan unit kerja terkait sehingga memudahkan karyawan dalam mencari prosedur kerja yang ada.
Berdasarkan hasil kuisioner, para pegawai di PT. XYZ pengetahuan yang cenderung digunakan adalah pengetahuan Eksplisit, dimana karyawan dalam melakukan aktivitas yang ada cenderung mengacu kepada instruksi kerja dan prosedur kerja yang ada. Namun pada kondisi tertentu karyawan juga mengandalkan pengetahuan Tasit yang berupa pengalaman yang terbentuk akibat rutinitas yang dilakukannya. Namun pengetahuan tersebut sebagian besar terdapat dalam instruksi kerja dan prosedur kerja yang ada. Penggunaan pengetahuan prosedur pada PT. XYZ lebih banyak digunakan dibandingkan pengetahuan declarative yang ada. Ini dikarenakan pengetahuan procedural yang ada berisikan tahap-tahap pengerjaan dari tugas yang ada.
38
6.5 Analisa Karakteristik Organisasi dan Lingkungan. Analisa ini terbagi atas analisis ukuran orgnanisasi, strategi bisnis, dan ketidakpastian lingkungan. 6.5.1 Ukuran Organisasi (Organizational Size) Menurut (Gupta, 2010) besarnya suatu organisasi diukur dari jumlah pegawai, luasnya area opearsional, serta cakupan pasar yang didapat. Apa bila dilihat banyaknya pegawai, perusahaan dengan karyawan lebih dari 500 orang pegawai dapat dikatakan sebagai perusahaan besar. Saat ini jumlah pegawai pada PT. XYZ berkisar 500 pegawai yang tersebar di 19 cabang diseluruh indonseia. Ini menunjukan bahwa PT.XYZ termasuk perusahaan besar jika dilihat dari jumlah pegawainya. Bukan hanya jumlah pegawai, apa bila dilihat dari area operasional dan cakupan pasarnya, PT. XYZ memiliki sejumlah cabang yang tersebar diseluruh indonesia serta segmen B2B (Business to Business) yang dipakai dan spesialisasi terhadap solusi logistik alat berat menciptakan share pasar tersendiri. 6.5.2 Strategi Bisnis. PT. XYZ merupakan organisasi profit yang mengedepankan inovasi dan pelayanan yang prima kepada pelanggannya. Sehingga strategi bisnis yang digunakan adalah strategi diferensiasi (differentiation strategy). 6.5.3 Ketidakpastian Lingkungan (Enviromental Uncertainty) Ketidakpastian lingkungan pada PT. XYZ dapat dikatakan sangat rendah, ini terlihat dari keputusan maupun kebijakan yang dikeluarkan oleh perusahaan bersifat konsisten dan jarang berubah-ubah. 6.6 Hasil Analisis Faktor Kontigensi. Dengan menggunakan tabel faktor kontingensi dibawah ini, hasil analisis yg sudah dilakukan dipetakan dan dihitung hasilnya.
39
Tabel 1. Tabel Faktor Kontigensi (Fernandez, 2004) Eksplisit(E) Procedural (P) Organization
KM
Task
Task
Busines
Enviromenta
Process
Uncer
Independ
or Tasit(T)
or
s
l
tainty
e
Pengetahua
Declarative(D)
strategy
Uncertainty
nce
n
Pengetahuan
Low
High
E
P/D
Small/Large
D
High
High
High
T
P/D
Small
D
High
High
High
T
P/D
Small
LC/D
Low
Exchange
Low
High
E
P/D
L
LC/D
Low
Externaliz
Low
Low
T
P/D
Small/Large
LC/D
Low
High
Low
E
P/D
Small/Large
LC/D
Low
Direction
Low
High/Low
T/E
P
Small
LC
High
Routines
Low
High/Low
T/E
P
Large
LC
High
Combinat
al Size
ion Socializat ion For Pengetahu an Discovery Socializat ion For Pengetahu an Sharing
ation Internaliz ation
40
KM
Task
Task
Tabel 2. Hasil analisis faktor kontigensi Eksplisit(E) Procedural (P) Organization
Process
Uncer
Independ
or Tasit(T)
or
tainty
e
Pengetahua
Declarative(D)
nce
n
Pengetahuan
Yes
Yes
Yes
Ok
Ok
Yes
No
No
Yes
No
Ok
No
Yes
No
No
Yes
No
Ok
No
Ok
Yes
Exchange
Yes
Yes
Yes
Ok
Yes
Ok
Yes
Externaliz
Yes
No
No
Ok
Ok
Ok
Yes
No
No
Yes
Ok
Ok
Ok
Yes
Direction
No
Ok
Ok
Yes
No
No
No
Routines
Yes
Ok
Ok
Yes
Yes
No
No
Combinat
al Size
Busines
Enviromenta
s
l
strategy
Uncertainty
ion Socializat ion For Pengetahu an Discovery Socializat ion For Pengetahu an Sharing
ation Internaliz ation
41
Tabel 3. Perhitungan hasil analisis faktor kontigensi Ok Yes No
KM Process
Total
Combination
4
2
1
5
Socialization For Pengetahuan
2
4
1
4
Socialization For Pengetahuan Sharing
2
2
3
3
Exchange
5
2
0
6
Externalization
2
3
2
3.5
Internalization
3
3
1
4.5
Direction
1
2
4
2
Routines
3
2
2
4
Discovery
Gambar 2. Hasil Pemetaan
Tabel 2, nilai pada setiap kolom dirubah kedalam bentuk numerik yang setelah itu dijumlahkan setiap barisnya. Dari hasil penjumlahan tersebut diambil dua proses manajemen pengetahuan dengan nilai kontigensi tertinggi untuk dijadikan fokus pengembangan model sistem manajemen pengetahuan pada PT. XYZ. Pada Tabel 3 terdapat 2 faktor kontingensi yaitu combination dan exchange. Kedua faktor tersebut kemudian dipetakan kembali ke model SECI (Nonaka, 2007) untuk mengetahui jenis-jenis kegiatan manajemen pengetahuan yang ada pada PT. XYZ. Hasil pemetaan kegiatan dapat dilihat pada Gambar 2.
42
Gambar 3. model Sistem Manajemen Pengetahuan
Hasil pemetaan kegiatan pada Gambar 2 diubah menjadi modul-modul dalam Sistem Manajemen Pengetahuan, antara lain: 1) Modul tampilan: modul ini mengedepankan interaksi pengguna terhadap sistem serta bagaimana sistem menampilkan pengetahuan. 2) Modul publikasi dan kelola pengetahuan: modul ini berfungsi untuk mengelola publikasi dan pengetahuan seperti pengiriman dokumen, peraturan, ide, pengalaman, dan sejenisnya. 3) Modul diskusi elektronik: modul ini berfungsi sebagai media berdiskusi. Seperti halnya diskusi pada umunya, pada modul ini terdapat moderasi pada setiap isinya. 4) Modul pesan elektronik: berfungsi untuk mengolah pesan elektronik menjadi pengetahuan, serta media pengiriman pengiriman pengetahuan. 5) Modul pencarian: berfungsi untuk mencari pengetahuan yang ada. Modul-modul dalam Sistem Manajemen Pengetahuan kemudian dipetakan dengan model SECI yang ada, antara lain: 1.
Proses Sosialisasi(Tasit ke Tasit): a) Rapat : Dilakukan secara langsung. b) Email : Menggunakan aplikasi yang ada, modul pesan elektronik. c) Diskusi Elektronik: Modul diskusi elektronik.
2.
Proses Eksternalisasi(Tasit ke Eksplisit): a) Dokumentasi Rapat: Modul publikasi dan kelola pengetahuan. b) Diskusi Elektronik: Modul diskusi elektronik. c) Hasil Diskusi Elektronik: Modul publikasi dan kelola pengetahuan. d) Penulisan Ide, Pengalaman Baru: Modul publikasi dan kelola pengetahuan.
43
3.
Proses Kombinasi(Eksplisit ke Eksplisit): a) Modul Peraturan Elektronik: Modul tampilan. b) Sharing Dokumen: Modul tampilan, modul publikasi dan kelola pengetahuan.
4.
Proses Internalisasi(Eksplisit Ke Tasit): a) Pencarian data, informasi, dan pengetahuan: Modul pencarian, Modul Tampilan. b) Elearning: Menggunakan aplikasi elearning perusahaan. Dari hasil pemetaan tersebut maka didapatkan suatu model Sistem Manajemen
pengetahuan yang sesuai dengan kebutuhan PT. XYZ (Gambar 3). 6.7 KESIMPULAN Berdasarkan hasil analisis dan perancangan model Sistem Manajemen Pengetahuan pada PT. XYZ. Model pengetahuan management yang ideal atau sesuai dengan tujuan penelitian ini yaitu sistem yang dapat mendukung tercapainya suatu pelayanan yang prima kepada pelanggan mencakup: Proses pengetahuan management yang digunakan dalam pengembangan Sistem Manajemen Pengetahuan pada PT. XYZ adalah proses Combination dan Exchange. Dimana kedua proses tersebut cocok untuk perusahaan dengan pengetahuan Eksplisit yang lebih banyak dibandingkan pengetahuan Tasit-nya. Pendekatan kodifikasi dan personalisasi digunakan dalam mengembangkan Sistem Manajemen Penge-tahuan pada PT. XYZ, namun dengan porsi yang berbeda. Porsi pendekatan kodefikasi lebih besar dari pada porsi pendekatan personalisasi karena pengetahuan Eksplisit perusahaan lebih banyak dibanding pengetahuan Tasitnya. Penggunaan mekanisme pull dan push sebagai mekanisme pengetahuan delivery technology dipilih karena mekanisme pull akan digunakan oleh pengguna pada saat mencari pengetahuan yang ada. sedangkan teknologi push digunakan saat pengguna menerima pengetahuan baru yang dikirim oleh sistem berdasarkan preferensi pengetahuan yang ditentukan oleh pengguna atau pengetahuan yang diterima adalah pengetahuan yang bersifat wajib. Skenario Sistem Manajemen Pengetahuan yang digunakan dalam mengembangkan model Sistem Manajemen Pengetahuan pada PT. XYZ mengacu kepada model SECI dari (Nonaka, 2007): Sosialisasi (proses sosialisasi dapat dilakukan melalui rapat, e-mail, diskusi
44
elektronik). Eksternalisasi (dilakukan dengan cara berbagi dokumen hasil rapat/diskusi, penulisan pengalaman, ide, dan informasi). Kombinasi (dilakukan dengan cara berbagi dokumen, peraturanperaturan). Internalisasi (dilakukan dengan cara melakukan pencarian terhadap dikumen maupun pengetahuan).
45
Kisi-Kisi Ujian Tengah Semester
PERTANYAAN. 1.
Jelaskan arti dari pengetahuan menurut Ngintimin!
2.
Sebutkan salah satu manfaat dari manajemen pengetahuan!
3.
Apa yang dimaksud manajemen pengetahuan?
4.
Knowladge dapat dibagi 2 yang sebaiknya dimiliki oleh perpustakaan berupa :
5.
Apa yang ditekankan oleh generasi kedua manajemen pengetahuan?
6.
Jelaskan apa yang dimaksud dengan Knowledge Management Solutions.
7.
Sebutkan salah satu tahapan metodologi untuk mendapatkan rancangan Knowledge Management Solution berdasarkan Fernandez..
8.
Jelaskan definisi dari Menerapkan Pengetahuan, dan berikan contohnya.
9.
Sebutkan 4 proses Knowledge Management.
10. Jelaskan contoh dari Membagi Pengetahuan. 11. Mengapa Knowledge Management Strategy sangat penting. 12. Sebutkan manfaat Knowledge Management Strategy. 13. Bagaimana cara mengembangkan Knowledge Management Strategy. 14. Sebutkan komponen Knowledge Management Strategy. 15. Sebutkan salah satu praktik terbaik dari Knowledge Management Strategy. 16. Jelaskan dampak knowledge management pada produk. 17. Sebutkan 3 dimensi knowledge management impact pada produk. 18. Sebutkan 4 level pada knowledge management impact. 19. Sebutkan 5 fungsi knowledge management dalam perusahaan yang dirumuskan oleh Frappaplo & Tomas. 20. Jelaskan dampak knowledge management pada pembelajaran karyawan. 21. Jelaskan fungsi Faktor infrastuktur teknologi informasi. 22. Jelaskan 3 faktor yang mempengaruhi manaemen pengetahuan. 23. Sebutkan salah satu faktor penting dalam pelaksanaan knowledge management 24. Sebutkan faktor-faktor yang diduga mempengaruhi proses manajemen pengetahuan .
46
25. Sebutkan faktor-faktor penyebab pendorong diperlukannya knowledge management. 26. Ada 2 Analisis Faktor Kontigensi sebutkan. 27. Sebutkan Data yang digunakan dalam penelitian PT. XYZ. 28. Hasil dari penelitian PT. XYZ Bersifat? 29. Jelaskan Kesimpulan dari penelitian PT. XYZ. 30. Jelaskan proses Eksternalisasi(Tasit ke Eksplisit) pada PT. XYZ. JAWABAN. 1.
pengetahuan adalah sebagai ingatan atas bahan-bahan yang telah dipelajari dan mungkin ini menyangkut tentang mengikat kembali sekumpulan bahan yang luas dari hal-hal yang terperinci oleh teori, tetapi apa yang diberikan menggunakan ingatan akan keterangan yang sesuai.
2.
Manfaat manajemen pengetahuan bagi organisasi dapat digunakan untuk mencapai suatu hasil tertentu seperti pengetahuan bersama, peningkatan kinerja, keunggulan kompetitif, atau tingkat inovasi yang lebih tinggi.
3.
Manajemen Pengetahuan adalah kumpulan perangkat, teknik, dan strategi untuk mempertahankan,menganalisis, mengorganisasi, meningkatkan, dan membagikan pengertian dan pengalaman.
4.
Knowladge dapat dibagi 2 yang sebaiknya dimiliki oleh perpustakaan berupa :
Tacit knowledge adalah pengetahuan yang berbentuk know-how, pengalaman, skill, pemahaman, maupun rules of thumb.
Explicit knowledge adalah pengetahuan yang tertulis, terarsip, tersebar (cetak maupun elektronik) dan bisa sebagai bahan pembelajaran (reference) untuk orang lain.
5.
Generasi
kedua
manajemen
pengetahuan
menekankan
pada
perubahan
perusahaan secara sistematis dimana praktik manajemen, sistem pengukuran , insentif, alat-alat dan kebutuhan isi manajemen dikembangkan bersama. 6.
Knowledge Management Solution adalah rancangan knowledge management system yang dapat digunakan sebagai dasar atau pedoman dan strategi untuk menerapkan knowledge management system di masa mendatang.
47
7.
Menganalisa infrastruktur KM dan mengidentifikasi urutan proses KM Kultur organisasi, struktur organisasi dan kondisi lingkungan akan dinilai untuk mengetahui infrastruktur KM.
8.
Definisi Menerapkan Pengetahuan adalah Proses dimana individu yang memiliki pengetahuan mengarahkan aksi yang lain tanpa mentransfer pengetahuan tersebut. Dan Melibatkan transfer instruksi atau keputusan, dan bukan transfer pengetahuan yang diperlukan untuk membuat keputusan tersebut. Contohnya Ketika karyawan produksi bertanya kepada seorang expert bagaimana memecahkan permasalahan terkait mesin dan menyelesaikannya dengan instruksi yang diberikan expert.
9.
Menemukan (Discovery). Menangkap (Capture). Membagi (Sharing). Menerapkan (Application).
10. Contohnya adalah ketika kita sendag melakukan face-to-face meeting berbentuk bertanya dan menjawab antara pemberi dan penerima pengetahuan. 11. Strategi knowledge management dibutuhkan karena Menyediakan landasan dasar yang digunakan untuk mencapai pembelajaran organisasi dan perbaikan terusmenerus sehingga tidak membuang waktu untuk mengulangi kesalahan dan setiap orang cepat menyadari hal baru serta lebih baik dalam berpikir dan bertindak. 12. Manfaat dari Knowledge Management Strategy ada 2 yaitu: 14. Mereka 7 kali lebih mungkin untuk menyelaraskan inisiatif KM mereka dengan visi, misi, dan strategi perusahaan yang lebih luas. 15. Mereka 3 kali lebih mungkin untuk memanfaatkan aset pengetahuan mereka untuk keunggulan kompetitif. 13. Cara untuk mengembangkan Knowledge Management ada 3 yaitu: 1) Nilai keadaan Anda saat ini, termasuk kesenjangan pengetahuan kritis dan upaya KM formal atau informal yang sedang berlangsung. 2) Cari tahu siapa yang perlu dilibatkan, termasuk tim KM, sponsor kepemimpinan, pakar yang akan menjadi sumber pengetahuan, dan perwakilan TI untuk memberi nasihat tentang teknologi.
48
3) Tentukan metodologi dan garis waktu untuk pengembangan strategi (Anda dapat menggunakan APQC atau proses perencanaan strategis apa pun yang sesuai dengan organisasi Anda). 14. Komponen Knowledge Management Strategy ada 4 yaitu: 1) Strategi Artikulasi dan Tujuan Bisnis : Pernyataan visi atau misi. 2) Deskripsi permasalahan bisnis berbasis pengetahuan : Perlu untuk kolaborasi. 3) Inventarisasi sumber daya pengetahuan yg tersedia : Knowledge capital, social capital, infrastructure capital. 4) Analisis pengetahuan yang direkomendasikan menjadi daya ungkit, yang menggambarkan apa yang dapat dilakukan dgn pengetahuan yg teridentifikasi : Best practice database, lesson learned database. 15. Salah satu praktik terbaik dari Knowledge Management Strategy adalah Memberikan rencana yang dapat dikomunikasikan tentang di mana organisasi Anda sekarang, di mana Anda ingin berada, bagaimana manajemen pengetahuan akan membawa Anda ke sana, dan bagaimana Anda akan mengukurnya. 16. Dampak knowledge management pada produk adalah Knowledge Management dapat mendorong peningkatkan di dalam proses perusahaan seperti marketing, manufacturing, accounting, engineering, public relation dan sebagainya. 17. 3 dimensi knowledge management impact pada produk yaitu : a) Efektifas : menjalankan proses yang paling sesuai dan membuat keputusan terbaik. b) Efisiensi : menjalankan proses secara cepat dan low-cost. c) Inovasi : menjalankan proses-proses dengan cara yang baru dan kreatif serta dapat meningkatkan efektifitas dan efisiensi (atau setidaknya marketability). 18. 4 level pada knowledge management impact yaitu :
Orang (People).
Proses (Process).
Produk (Product).
Perusahaan secara keseluruhan.
19. 5 fungsi knowledge management dalam perusahaan yang dirumuskan oleh Frappaplo & Tomas yaitu :
Intermediation.
Externalization.
Internalization. 49
Cognition.
Measurement.
20. Dampak Knowledge Management
pada pembelajaran karyawan adalah
Knowledge Management dapat meningkatkan pembelajaran karyawan dan memperbaharui pengetahuan mereka sesuai bidang masing-masing dengan proses eksternalisasi, internalisasi, sosialisasi dan komunitas praktik. 21. Faktor infrastuktur teknologi informasi berfungsi untuk melihat sejauh mana tingkat inisialisasi manajemen pengetahuan didukung oleh penggunaan instrumen teknologi informasi yang kuat. 22. A. Faktor penting dalam penerapan knowledge management. B. Faktor yang mempengaruhi penciptaan pengetahuan. C. Faktor penentu kesuksesan penerapan knowledge management. 23. salah satu faktor penting dalam pelaksanaan knowledge management adalah Dukungan infrastruktur yang kuat dalam penyebaran informasi pada orang yang tepat dan waktu yang tepat pula. 24. A. faktor kepercayaan. B. Kolaborasi. C. Pembelajaran. D. strategi organisasi. E. Penghargaan. F. Sentralisasi. G. Formalisasi. H. IT support. I. T-shape skill. J. effort expectancy. K. performance expectancy. 25. 1). Faktor Eksternal (External Driving Forces). 2). Faktor Internal (Internal Driving Forces). 3). Perkembangan KM yang Sedang Berlangsung (Ongoing Developments). 26. 1. Analisis Karakteristik Tugas. 2. Analisis Karakteristik Pengetahuan 27. Data Primer dan Data Sekunder. 28. Penelitian pada PT. XYZ bersifat Cross Sectional Study atau One Shot Study.
50
29. Sistem Manajemen Pengetahuan yang digunakan dalam mengembangkan model Sistem Manajemen Pengetahuan pada PT. XYZ mengacu kepada model SECI dari (Nonaka, 2007): Sosialisasi (proses sosialisasi dapat dilakukan melalui rapat, e-mail, diskusi elektronik). Eksternalisasi (dilakukan dengan cara berbagi dokumen hasil rapat/diskusi, penulisan pengalaman, ide, dan informasi). Kombinasi (dilakukan dengan cara berbagi dokumen, peraturanperaturan). Internalisasi (dilakukan dengan cara melakukan pencarian terhadap dikumen maupun pengetahuan) 30. Proses Eksternalisasi(Tasit ke Eksplisit): a) Dokumentasi Rapat: Modul publikasi dan kelola pengetahuan. b) Diskusi Elektronik: Modul diskusi elektronik. c) Hasil Diskusi Elektronik: Modul publikasi dan kelola pengetahuan. d) Penulisan Ide, Pengalaman Baru: Modul publikasi dan kelola pengetahuan.
51
BAB VII KNOWLEDGE MANAGEMENT ASSESSMENT
Manajemen pengetahuan adalah proses perubahan, dan langkah pertama dalam perubahan adalah menentukan status saat ini – untuk melihat apa yang sudah dilakukan, apa yang berjalan dengan baik, di mana hambatan dan kesenjangannya, dan di mana kekuatannya. Layanan Penilaian Manajemen Pengetahuan dan Pembandingan yang dijelaskan di sini adalah pendekatan sistematis untuk memahami status Anda saat ini, dan menetapkan garis dasar. Saat mengembangkan program KM baru, kami sangat menyarankan untuk memulai proses dengan penilaian manajemen pengetahuan. Penilaian KM dirancang untuk mengambil stok lingkungan seperti sekarang ini dari perspektif manajemen pengetahuan. Melalui proses penemuan, Anda mendapatkan gambaran lengkap tentang kondisi terkini dari praktik KM, teknologi, alat, tata kelola di dalam organisasi Anda apa yang berhasil, apa yang tidak, dan apa akar penyebab sebenarnya dari tantangan saat ini. Penilaian Manajemen Pengetahuan ini adalah alat survei pengetahuan berbasis web sederhana untuk menilai orientasi pengetahuan suatu organisasi dan memberikan indikator seberapa maju suatu organisasi dalam memahami dan menerapkan manajemen pengetahuan.
52
Sesuai gambar di atas, ada tiga tahap berbeda dalam perjalanan manajemen pengetahuan suatu organisasi.
7.1 Apa itu Knowledge Management Assessment? Penilaian Manajemen Pengetahuan adalah analisis sistematis dari kemampuan manajemen pengetahuan organisasi Anda saat ini. Ini menilai kinerja Anda saat ini terhadap praktik kelas dunia dan mengidentifikasi area kritis untuk menerapkan manajemen pengetahuan. Penilaian Manajemen Pengetahuan (KM) adalah proses menangkap keadaan KM saat ini dalam suatu organisasi atau departemen. Knowledge management Assessment juga dapat menilai penampilan perusahaan pada saat ini dalam melawan praktek dunia luar dan juga dapat mengidentifikasikan area atau daerah yang kritis dimana area tersebut harus ditanamkan dan disuplai dengan Knowledge management. Proses penilaian harus dirancang untuk meminta masukan dari kelompok perwakilan staf dan pemangku kepentingan utama lainnya untuk mengidentifikasi:
Apa yang berhasil dan apa yang tidak.
Tentukan di mana kemacetan aliran pengetahuan terjadi.
Praktik yang baik untuk menangkap pengetahuan dan berbagi pengetahuan yang dapat dikembangkan.
Potensi pengadopsi awal atau juara untuk KM.
Bagaimana teknologi digunakan untuk memungkinkan berbagi pengetahuan -atau bagaimana teknologi menghambat berbagi pengetahuan.
Elemen budaya dan struktur organisasi yang menghadirkan hambatan bagi manajemen pengetahuan yang efektif.
Temuan dari penilaian KM seringkali mengejutkan, apa yang dianggap sebagai masalah teknologi sering dikaitkan dengan budaya organisasi, praktik sehari-hari, atau bagaimana tim lintas fungsi bekerja sama.
Menjalani penilaian KM bisa sangat bermanfaat dalam membantu kelompok mengembangkan pemahaman bersama dan kosakata umum untuk menggambarkan apa yang berhasil dan apa yang tidak.
53
Penilaian KM bertindak sebagai batu loncatan di mana upaya masa depan dibangun, sehingga bermanfaat untuk menarik kembali dan melakukan analisis mendalam tentang lingkungan saat ini sebelum mencoba membayangkan seperti apa masa depan. Karena kami ingin memastikan bahwa strategi KM baru mengatasi masalah yang tepat, penting untuk memiliki dasar yang kuat untuk memulai. Penilaian Manajemen Pengetahuan memberikan diagnosis praktik Anda saat ini dan tolok ukur untuk perbaikan. Situasi khas di mana telah terbukti bermanfaat adalah:
Pada awal inisiatif pengetahuan, mis. mengikuti pembentukan tim pengetahuan atau tim.
Mengikuti restrukturisasi perusahaan atau tinjauan strategis.
Setelah fase awal kegiatan manajemen pengetahuan di mana manfaat yang diantisipasi belum terwujud.
Selama fase integrasi merger atau usaha patungan, di mana gambaran umum tentang kemampuan yang relevan diperlukan.
Untuk tinjauan independen tahunan dari program pengetahuan yang ada.
7.2 Manfaat dan Keuntungan KM Assessment. Sebagai hasil dari Penilaian Manajemen Pengetahuan, Biasanya akan mencapai manfaat dan Keuntungan yang akan didapat dari Knowledge management Assessment adalah : 7.2.1 MANFAAT.
Pemahaman yang lebih baik tentang ruang lingkup inisiatif pengetahuan yang sukses.
Wawasan tentang praktik manajemen pengetahuan kelas dunia.
Identifikasi aktivitas Anda yang ada yang merupakan contoh praktik KM yang baik.
Evaluasi independen atas kemampuan dan kualitas aktivitas KM Anda yang ada.
Identifikasi peluang untuk mengeksploitasi pengetahuan organisasi.
Indikasi yang jelas tentang area yang membutuhkan perhatian manajemen.
54
Untuk melihat kemungkinan bagian mana saja yang diperlukan untuk peningkatan.
Membantu membangun dan menetapkan dasar untuk implementasi solusi KM .
Untuk membantu memahami apakah biaya dari upaya KM tidak dapat dibenarkan
Membantu Menemukan jarak (gap) pada upaya KM.
Membantu membantu kasus-kasus untuk keperluan penambahan investasi pada KM.
7.2.2 KEUNTUNGAN.
Pengertian yang lebih baik dari ruang lingkup inisiasi knowledge yang sukses.
Dapat mendalami praktek Knowledge management yang baik.
Dapat mengidentifikasikan kegiatan yang sudah ada sekarang apakah sudah dapat menjadi contoh yang baik dalam praktek Knowledge management.
Adanya evaluasi yang mandiri mengenai kemampuan dan kualitas dari kegiatan Knowledge management yang sudah ada dan yang sudah berjalan saat ini di perusahaan.
Dapat mengidentifikasikan kegiatan-kegiatan untuk memanfaatkan knowledge dari perusahaan.
Adanya indikasi yang jelas dimana area-area mana yang membutuhkan perhatian ekstra dari manajemen.
7.3 Pendekatan yang telah terbukti didasarkan pada:
Pemahaman mendalam kami tentang inisiatif pengetahuan terbaik di seluruh dunia.
Pendekatan terpadu yang mempertimbangkan strategi bisnis, teknologi, manusia, dan faktor organisasi.
Gunakan metode, alat dan teknik yang tepat.
Akses ke jaringan spesialis pengetahuan di seluruh dunia.
Keterampilan analisis dan komunikasi yang sangat baik.
Pengalaman yang terbukti dalam mengembangkan strategi KM.
55
Penilaian Manajemen Pengetahuan sering dilakukan bersamaan dengan Inventarisasi Pengetahuan atau sebagai bagian dari Pengembangan Strategi Pengetahuan yang lebih luas. Seringkali Lokakarya Manajemen Pengetahuan dalam Praktik menyediakan cara yang efektif untuk mengumpulkan informasi dan memastikan perspektif.
7.4 Kegiatan khas meliputi:
Wawancara dengan staf lintas bagian.
Kuesioner diagnostik dan analisis.
Observasi kegiatan dan pertemuan.
Pertemuan dengan anggota tim manajemen pengetahuan.
Tinjauan intranet dan Internet.
Tinjauan dan analisis dokumen.
7.5 Hasil Kerja. Hasil kerja disesuaikan dengan kebutuhan klien tetapi biasanya mencakup halhal berikut: 1) Kuesioner Penilaian yang Disesuaikan (versi yang lebih luas dari alat penilaian Tahu-Semua). 2) Catatan pengarahan dan Pedoman tentang praktik Manajemen Pengetahuan inti. 3) 'Bagan radar' Penilaian, dengan sub-set yang dibagi berdasarkan fungsi, bisnis, geografi, dll. sesuai kebutuhan. 4) Analisis dan Laporan, termasuk ringkasan eksekutif. 5) Presentasi Eksekutif dari hasil.
7.6 Alat penilaian manajemen pengetahuan. Manajemen Pengetahuan tetap menjadi investasi penting bagi setiap organisasi. Memahami nilai kekayaan intelektual, memelihara inovasi, menangkap keahlian khusus organisasi, dan memanfaatkan data tentang pelanggan untuk penjualan,
56
pemasaran, dan pengembangan produk, semuanya memerlukan apresiasi atas pengetahuan. Apresiasi terhadap pengetahuan, bagaimanapun, tidak cukup. Penatalayan pengetahuan yang baik berinvestasi dalam praktik dan infrastruktur untuk mendukung retensi, peningkatan, berbagi, pengukuran, dan integrasi pengetahuan di seluruh organisasi. Hal yang termasuk dalam Penilaian Knowledge Management sebagai berikut:
Melakukan interview dengan para staff yang berada di luar departemen atau antar departemen atau divisi.
Melakukan diagnosa melalui kuesioner dan rapat yang membahas mengenai kegiatan yang ada di perusahaan.
Melakukan observasi dengan segala kegiatan dan rapat yang sedang berlangsung.
Rapat dengan para anggota Knowledge management.
Melakukan review terhadap pemasangan intranet dan internetnya.
Adanya dokumen yang jelas dan lengkap untuk adanya review dan hasil analisa.
Sebuah organisasi tidak perlu "memeriksa semua kotak" untuk menyatakan kesiapannya untuk memulai manajemen pengetahuan. Sebagian besar organisasi memasukkan elemen manajemen pengetahuan tanpa mengevaluasi kesiapan mereka secara reflektif. Latihan kesiapan untuk semua kecuali perusahaan rintisan terbaru, lebih merupakan penilaian untuk mencari celah daripada yang ditujukan untuk pengembangan strategi atau rencana baru. Mengingat bahwa banyak organisasi tidak mempertimbangkan pengetahuan secara strategis, penilaian dapat menghasilkan elemen baru dalam rencana strategis yang ditekankan, dan dapat menghasilkan tindakan taktis untuk fungsi dan departemen.
7.7 Assessment Knowledge Management dibutuhkan saat: Knowledge management Assessment menyediakan diagnosa dari praktek perusahaan dan juga menyediakan tolok ukur atau semacam patokan untuk melakukan pengembangan dari perusahaan. Situasi perusahaan sudah terbukti ampuh dalam menanamkan Knowledge management Assessment ini pada situasi sebagai berikut: 1) Pada permulaan inisiatif knowledge , contohnya mengikuti kreasi dari knowledge yang berasal dari tim –tim kerja.
57
2) Pada saat mengikuti restrukturisasi perusahaan atau pada saat review terhadap strategi perusahaan. 3) Pada saat setelah melakukan tahap inisiasi atau perkenalan dari kegiatan Knowledge management dimana keuntungan masih belum dapat dimaksimalkan. 4) Pada saat selama tahap integrasi dari merger atau JV, dimana pada tahap ini kemampuan yang relevan sangat dibutuhkan. 5) Sebagai review tahunan dari program knowledge yang sudah ada sebelumnya.
Penilaian Kualitatif dan Kuantitatif KM. a.
Penilaian (Assesment) KM secara kualitatif bertujuan untuk mengembangkan pemahaman dasar apakah upaya KM sedang berjalan.
b.
Penilaian (Assesment) KM secara kuantitatif menghasilkan angka numerik yang mengindikasikan seberapa baik suatu organisasi, sub unit suatu organisasi, atau kinerja individu sehubungan dengan KM.
Qualitative and Quantitative Assessments of KM.
High.
Qualitative Measures.
Qualitative and Quantitative.
Level of Use of.
Measures.
Quantitative Measures.
Low.
Low.
High.
Level of Experience with Knowledge Management.
7.8 Assessment of Knowledge. 1) Identifikasi area yang relevan dari suatu pengetahuan. 2) Evaluasi sejauh mana tingkatan pengetahuan di masing-masing bidang / departemen / unit tersedia. 3) Nilai setiap bidang pengetahuan berkontribusi terhadap organisasi.
58
Assessment of Impacts. KM solutions and knowledge dapat memberi dampak terhadap kinerja organisasi dan oleh sebab itu penting untuk mengukur dampaknya : a)
Dampak terhadap Karyawan.
b) Dampak terhadap Proses. c)
Dampak terhadap Produk.
d) Dampak terhadap Kinerja.
7.9 Pendekatan pada Assessment Knowledge Management 1) Benchmarking. 2) Balanced Scorecard method. 3) Intangible assets monitor framework. 4) Skandia Method. 5) Real options approach. Dosen menjelaskan masing-masing metode assessment.
BAB VIII KNOWLEDGE MANAGEMENT AS MEDIUM OF KNOWLEDGE
8.1 Manajemen Pengetahuan sebagai media pengetahuan. Pengertian manajemen sebagai ilmu dikarenakan manajemen merupakan sebuah pengetahuan yang telah disusun secara teratur dan mencoba memecahkan kendala yang berhubungan dengan sebab-akibat sehingga menjadi tabiat ilmu.
59
Manajemen berhubungan erat dengan ilmu-ilmu lainnya seperti pemasaran, keuangan, matematika, dan lain-lain. Ilmu-ilmu tersebut digunakan guna mengatasi sebuah kendala di dalam manajemen. Ilmu merupakan sesuatu yang terus berkembang sesuai dengan perkembangan jaman. Begitu pula dengan manajemen sebagai ilmu yang dalam sejarah muncul dikarenakan adanya masalah-masalah dalam operasional organisasi atau perusahaan atau industri. Permasalahan tersebut seperti pemborosan tenaga kerja, Produktivitas, waktu, materi dan biaya. Oleh karena itu munculah teori pengertian manajemen sebagai ilmu yang berasal dari praktik yang terjadi di lapang.
8.2 Sumber Keunggulan Kompetitif Meskipun sedikit yang berpendapat bahwa pengetahuan itu tidak penting, masalah utama adalah bahwa hanya sedikit manajer dan profesional informasi yang memahami bagaimana mengelola pengetahuan dalam organisasi yang menciptakan pengetahuan. Kecenderungannya adalah fokus pada pengetahuan "Hard" atau yang dapat diukur, dan KM sering dipandang sebagai semacam mesin pengolah informasi. Munculnya manajemen pengetahuan pada awalnya disambut dengan tingkat kecaman yang adil, dengan banyak orang merasa ini adalah kata kunci lain yang dengan cepat masuk ke dalam sejarah. Sebagai gantinya, KM menetapkan dirinya secara kredibel baik sebagai disiplin studi akademis dan bidang praktik profesional, dan satu alasan keberhasilannya adalah pekerjaan yang dilakukan pada model teoritis atau konseptual manajemen pengetahuan. Di awal pengembangan KM, Pendekatan yang lebih holistik terhadap KM telah menjadi penting karena sifat pengetahuan yang subyektif dan dinamis telah menjadi masalah yang lebih mendesak. Pengaruh budaya dan kontekstual semakin meningkatkan kompleksitas yang terlibat dalam KM, dan faktor-faktor ini juga harus diperhitungkan dalam model atau kerangka kerja yang dapat menempatkan dan menjelaskan konsep dan proses KM kunci. Akhirnya, pengukuran diperlukan untuk dapat memantau kemajuan menuju dan pencapaian manfaat KM yang diharapkan.
60
Pendekatan holistik ini mencakup semua jenis konten yang akan dikelola, mulai dari data hingga informasi hingga pengetahuan, tetapi juga dari konversi diam-diam ke eksplisit dan kembali ke konversi tipepengetahuan-diam. Semua model KM yang disajikan dalam bab ini berupaya menangani manajemen pengetahuan dari perspektif holistik dan komprehensif.
8.3 Proses Transformasi Data, Informasi Dan Pengetahuan
Gambar. Proses data, informasi dan pengetahuan
Menurut Teskey, data merupakan hasil pengamatan langsung terhadap suatu kejadian atau suatu keadaan; ia merupakan entitas yang dilengkapi dengan nilai tertentu. Informasi merupakan kumpulan data yang terstruktur untuk memperlihatkan adanya hubungan antarentitas. Pengetahuan merupakan model yang digunakan manusia untuk memahami dunia, dan yang dapat diubah-ubah oleh informasi yang diterima pikiran manusia. Davenport dan Prusak (1998, hal. 2) memberikan perbedaan berikut antara data, informasi, dan pengetahuan, yang juga berfungsi untuk merangkum kembali: Data: Sebuah set fakta diskrit, obyektif tentang peristiwa. Informasi: Pesan, biasanya dalam bentuk dokumen atau komunikasi yang dapat didengar atau terlihat. Pengetahuan: Gabungan cairan dari pengalaman yang dibingkai, nilai-nilai, informasi kontekstual, dan wawasan ahli yang menyediakan kerangka kerja untuk mengevaluasi dan menggabungkan pengalaman dan informasi baru. Itu berasal dan diterapkan dalam pikiran orang yang tahu. Dalam organisasi, sering kali menjadi tertanam tidak hanya dalam dokumen atau repositori tetapi juga dalam rutinitas organisasi, proses, praktik, dan norma.
61
Polanyi berpendapat bahwa semua pengetahuan adalah diam-diam atau berakar pada pengetahuan diam-diam. Di satu sisi, pengetahuan Tacit tidak mudah diekspresikan dengan cara formal, dan spesifik konteks, pribadi, dan sulit untuk dikomunikasikan. Di sisi lain, pengetahuan eksplisit adalah yang dikodifikasikan, diekspresikan dengan cara formal dan linguistik, mudah ditransmisikan dan disimpan, dan diekspresikan dalam kata-kata dan algoritma, tetapi itu hanya mewakili puncak gunung es dari seluruh tubuh pengetahuan. Definisi konsep tacit / eksplisit ini menekankan pentingnya mempertimbangkan dimensi tacit secara memadai.
Pada era modern, manajemen sebagai ilmu dapat didefinisikan pula sebagai pengetahuan yang dijadikan bekal ketika kita menduduki suatu posisi atau jabatan baik di suatu organisasi ataupun perusahaan. Pendidikan mengenai manajemen sekiranya perlu ditempuh sebelum seseorang masuk pada tingkatan manajemen manapun. Ilmu pengetahuan dalam manajemen tentunya memiliki syarat-syarat tertentu yang harus dipenuhi. Adapun syarat manajemen sebagai ilmu adalah sebagai berikut : 8.3.1 Tersusun Secara Sistematis Dan Teratur Manajemen sebagai ilmu harus terbentuk dengan sistematik dan memiliki keteraturan.Manajemen mempunyai suatu rangkaian proses aktivitas yang berhubungan satu dengan lainnya. Kegiatan tersebut dimulai dari menetapkan tujuan hingga tercapainya tujuan yang telah ditetapkan. Beberapa ahli mengklasifikasikan ilmu manajemen menjadi beberapa kegiatan yaitu perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengawasan atau pengendalian. 8.3.2 Obyektif dan Rasional Sehingga dapat Dipelajari Manajemen sebagai ilmu harus bersifat obyektif dan rasional dalam memandang suatu hal ataupun permasalahan. Bersifat obyektif berarti manajemen memiliki parameter/standard penilaian terhadap suatu hal sehingga dapat terukur. Parameter atau standar penilaian ini digunakan supaya tidak ada keberpihakan
62
dalam penilaian. Adapun obyek atau sasaran dari penyelidikan manajemen secara umum adalah manusia itu sendiri. Akan tetapi manusia disini adalah sekelompok orang yang bekerjasama dalam suatu organisasi untuk mewujudkan tujuan bersama. Pencapaian tujuan tersebut dilaksanakan dengan perhitungan yang rasional dan dapat diterima secara logis. Salah satu meraih tujuan tersebut adalah dengan membagi tugas pada tiap kelompok orang supaya tujuannya lebih mudah tercapai. 8.3.3 Menggunakan Metode Ilmiah Pengelolaan suatu organisasi dengan segala permasalah di dalamnya harus dilakukan secara ilmiah. Manajemen sebagai ilmu mengajarkan bahwa sebelum memberikan solusi hendaknya perlu identifikasi permasalahan yang disimpulkan berdasarkan data empirik yang benar-benar terjadi di lapang. Setelah itu dibuat hipotesis terhadap penyebab permasalah tersebut serta bagaimana cara penyelesainnya. Ketika penyebab sudah diktahui maka dipilihlah alternatif solusi yang disesuaikan antara teori manajemen yang dijadikan pedoman dan kondisi yang sesuai di lapang. Setelah dipilih berbagai alternatif solusi maka dapat diuji dan sipilih solusi yang paling tepat untuk diaplikasikan. Secara umum langkah-langkah tersebut dilakukan secara sistematis untuk pengelolaan suatu organisasi. Terdapat dua pendekatan penggunaan metode ilmiah dalam pandangan ini yaitu metode deduksi dan induksi. Metode deduksi merupakan metode yang bersifat rasional atau bersumber dari akal pikiran. Pada awalnya penyelesaian permasalahan manajemen brawal dari pengetahuan umum sebelum masuk kepada pengetahuan khusus. Pengetahuan umum dapat berbentuk konsep atau teori yang berkaitan dengan perencanaan dan motivasi. Melalui teori umum tersebut manajemen mengacu pada melaksanakan aktivitas yang sistematik dari teori khusus (pengorganisasian, pengarahan, dan pengawasan) yang dilakukan secara Efektif dan Efisien. Sedangkan pada metode induktif lebih bersifat empirik. Metode induktif pada manajemen sebagai ilmu bersumber dari pengalaman konkrit dengan melakukan penyidikan yang berawal dari
63
pengetahuan khusus hingga pengetahuan umum. Pada praktiknya pengalaman dalam pengorganisasian, pengarahan dan pengawasan menjadi input yang sangat penting dalam pembuatan perencanaan yang bersifat umum. 8.3.4 Memiliki Prinsip-prinsip tertentu Henry Fayol menjelaskan terdapat 14 prinsip organisasi yang menjadi prinsip dalam manajemen. 14 prinsip ini menjadi kontribusi yang sangat berguna dalam mengawali manajemen sebagai ilmu pengetahuan. 8.3.5 Dapat dijadikan sebagai Teori Manajemen pada awalnya berawal dari praktik dalam pengelolaan suatu organisasi atau perusahaan (industri). Pengalaman itu kemudian menjadi teori yang dapat dipelajari dan dikembangkan lewat lembaga pendidikan dan training. Di era Globalisasi ini bahkan terdapat berbagai macam ilmu manajemen di berbagai bidang seperti manajemen agribisnis, manajemen pendidikan, manajemen industri dan lain-lain. Manajemen sebagai ilmu merupakan ilmu sosial apabila dikaitkan dengan klasifikasi ilmu. Definisi manajemen sebagai ilmu juga berkaitan dengan ilmu-ilmu lainnya meski manajemen adalah bagian dari ilmu administrasi. Secara umum manajemen merupakan ilmu terapan dikarenakan manfaat dari manajemen baru akan dirasakan apabila diterapkan untuk meningkatkan kualitas hidup manusia.
8.4 Manajemen Sebagai Seni Manajemen sebagai seni merupakan cara pada mengatasi kewajiban ataupun tugas bersama dengan kerjasama tim. Penjabaran manajemen sebagai seni memiliki sudut pandang bahwa pada pencapaian tujuan organisasi atau kelompok maka diperlukan kerja sama dengan orang lain.
Letak seni dalam hal ini adalah bagaimana cara memerintah orang lain supaya mau bekerja sama untuk meraih tujuan bersama. Sehingga manajemen
64
dianggap sebagai seni oleh Mary Parker Follet karena pada kegiatan peraihan tujuan dilakukan melalui cara-cara mengatur orang lain dalam menjalankan tugasnya. Seni dalam manajemen mencakup kemampuan dalam menyatukan visi atau tujuan dan berbagai aspek seperti perencanaan, kepemimpinan, komunikasi, dan pengambilan keputusan behrubungan dengan unsur manusia tentang cara pendekatan manajemen seni. Manajer yang handal pada ilmu manajemen dan memiliki seni dalam mengelola adalah artis yang handal dalam ilmu pengetahuan. Dia harus mengatur organisasi dengan berbagai macam orang berdasarkan teori yang dia miliki dan harus memberi inspirasi dan motivasi kepada semua orang dengan memuji dan mengajarkan tanpa membedakan latar belakang. Hal yang demikian dilakukan untuk mencapai tujuan bersama yang diharapkan. Perpaduan ilmu pengetahuan yang menggunakan rumus dan teori yang bersifat kaku akan lebih optimal apabila dicairkan dengan perbuatan dan komunikasi yang manusiawi. Kegiatan tersebut dapat dikatakan sebagai contoh manajemen sebagai proses pencapaian tujuan bersama.
8.5 Manajemen Informasi Dan Manajemen Pengetahuan Manajemen Informasi adalah teknik pengaturan atau organisasi agar informasi mudah dicari dan digunakan kembali oleh pemakai. Yang termasuk dalam proses manajemen informasi, antara lain, pengumpulan informasi, pengolahan informasi, kemas ulang informasi, dan temu kembali informasi. Manajemen Pengetahuan adalah teknik membangun suatu lingkungan pembelajaran (learning environment), sehingga orang-orang di dalamnya terus termotivasi untuk terus belajar, memanfaatkan informasi yang ada, serta pada akhirnya mau berbagi pengetahuan baru yang didapat. Yang termasuk dalam proses manajemen pengetahuan, antara lain, pembelajaran (individu, organisasi, kolaborasi), dan berbagi pengetahuan. Menurut eddy nurmanto, Knowledge Management merupakan suatu paradigma pengelolaan informasi yang berasal dari pemikiran bahwa pengetahuan yang murni sebenarnya tertanam dalam benak dan pikiran setiap manusia. Maka
65
dari itu perlu dibangun suatu mekanisme penyebaran informasi dan pengalaman dari sumber daya manuisa yang ada agar terjadi peningkatan pengetahuan dari masing-masing pelaku kegiatan di dalam suatu organisasi
BAB IX KNOWLEDGE DISCOVERY
KNOWLEDGE DISCOVERY Penemuan pengetahuan dapat didefinisikan sebagai pengembangan pengetahuan tacit atau eksplisit baru dari data dan informasi atau dari sintesis pengetahuan sebelumnya. Penemuan pengetahuan eksplisit baru paling bergantung langsung pada kombinasi, sedangkan penemuan pengetahuan tacit baru paling bergantung langsung pada sosialisasi.
9.1 Penemuan Pengetahuan Penemuan pengetahuan mengacu pada penggalian pengetahuan eksplisit atau tacit baru dari sintesis pengetahuan yang telah diidentifikasi sebelumnya (BecerraFernandez & Sabherwal, 2011). Pengetahuan dapat ditemukan melalui proses kognitif individu serta proses sosial dan kolaboratif kemudian dibagikan, dibenarkan, diintensifkan dan diperbesar dalam pengaturan organisasi. Untuk menemukan pengetahuan eksplisit, teknik kombinasi digunakan, di mana data dan informasi eksplisit umumnya dikonfigurasi ulang, dikategorikan ulang, dan dikonsep ulang untuk mengekstraksi pengetahuan baru. Teknik sosialisasi, di sisi lain digunakan untuk menemukan pengetahuan tacit dengan mengumpulkan pengetahuan tacit dari individu, biasanya dari kegiatan bergabung (Nonaka, 1994). Penemuan pengetahuan memberikan beberapa contoh yang baik untuk menemukan pengetahuan eksplisit dan tacit dari kombinasi dan sosialisasi masing-
66
masing. The Peacock Production menemukan pengetahuan eksplisit dan tacit dengan mencari cerita baru dari syuting di lokasi baru, mewawancarai orang yang berbeda, mengembangkan cerita baru dari cerita yang ada, dan mengembangkan bakat baru dengan mensosialisasikan karyawan lepas dengan karyawan yang berpengalaman.
9.2 Knowledge Discovery Process Ada dua kelompok algoritma penemuan pengetahuan: penemuan kuantitatif yang menempatkan hubungan di antara nilai-nilai numerik dan penemuan kualitatif yang menemukan hubungan logis di antara nilai-nilai. Dalam banyak domain, termasuk biologi dan medis, pendekatan kualitatif harus memasukkan nilai atribut simbolik (seperti teks lengkap, nilai logika, nilai taksonomi atau simbol) serta atribut visual dari gambar diam (seperti bentuk, warna, atau morfometri objek yang diidentifikasi. ). Proses penemuan melibatkan dua langkah utama: identifikasi dan deskripsi pola. Secara umum, beberapa langkah tambahan yang terlibat: dari memilih, pra-pemrosesan, dan mengubah kumpulan data, melalui penggunaan beragam algoritma penambangan data, hingga memvisualisasikan pola. Penangkapan atau Pengambilan Pengetahuan Ini adalah proses mengambil baik pengetahuan eksplisit dan tacit yang diartikulasikan dalam pikiran bawah sadar orang atau di dalam makalah dan artikel yang didokumentasikan yang sebelumnya tidak diketahui atau dibagikan oleh siapa pun. Nonaka (1994) mengidentifikasi dua sub-proses yaitu 'Eksternalisasi' dan 'Internalisasi' yang membantu untuk mengambil pengetahuan eksplisit dan tacit dari orang-orang di dalam atau di luar organisasi (Becerra-Fernandez & Sabherwal, 2011). Eksternalisasi adalah cara mengubah pengetahuan tacit menjadi eksplisit, sedangkan internalisasi bekerja sebaliknya. Dalam studi kasus NBC Universal, Bill Endow mengklaim bahwa adopsi wiki membantu perusahaannya menangkap pengetahuan secara real time dari berbagai ide baru dari para karyawan. Ini adalah proses eksternalisasi karena karyawan secara instan mengubah pengetahuan tacit menjadi eksplisit dengan mencatat ide-ide ke dalam sistem wiki. Di sisi lain, internalisasi sering diartikan sebagai pembelajaran dari berbagai sumber informasi.
67
Pengetahuan eksplisit baru ditemukan melalui kombinasi, di mana beberapa badan pengetahuan eksplisit (data dan/atau informasi) disintesis untuk menciptakan kumpulan pengetahuan eksplisit baru yang lebih kompleks (Nonaka 1994, seperti dikutip dalam Becerra-Fernandez dan Sabherwal, 2010). Ini terjadi melalui komunikasi, integrasi, dan sistematisasi berbagai aliran pengetahuan eksplisit. Pengetahuan eksplisit yang ada, data dan informasi dikonfigurasi ulang, dikategorikan ulang, dan dikontekstualisasikan untuk menghasilkan pengetahuan eksplisit baru.
Contoh: Teknik data mining dapat digunakan untuk mengungkap hubungan baru di antara data eksplisit yang mungkin mengarah pada pembuatan model prediktif atau kategorisasi yang menciptakan pengetahuan baru Dalam kasus tacit knowledge, integrasi berbagai aliran untuk penciptaan
pengetahuan baru terjadi melalui mekanisme sosialisasi (Nonaka 1994, seperti dikutip dalam Becerra-Fernandez dan Sabherwal, 2010). Sosialisasi adalah sintesis pengetahuan tacit antar individu, biasanya melalui kegiatan bersama daripada instruksi tertulis atau lisan.
Contoh: Dengan mentransfer ide dan gambar, magang membantu pendatang baru untuk melihat bagaimana orang lain berpikir. Proses menemukan pola yang berguna dalam data telah disebut sebagai
penambangan data, ekstraksi pengetahuan, penemuan informasi, pengumpulan informasi, arkeologi data, dan pemprosesan pola data. Penemuan pengetahuan frase diciptakan pada Penemuan Pengetahuan pertama dalam lokakarya Database pada tahun 1989. Meskipun memiliki tujuan yang sama dengan data mining, penemuan pengetahuan menekankan produk akhir dari proses, yaitu pengetahuan. Dengan demikian, polanya harus baru dan dalam bentuk yang dapat dipahami dan digunakan oleh pengguna manusia. Knowledge Discovery (KD) biasanya menggunakan metode analisis data statistik tetapi juga metode dalam pengenalan pola dan Artificial Intelligence (AI). Database management systems (DB) memastikan bahwa prosesnya dapat diskalakan.
68
Pengetahuan yang ditemukan memiliki tiga aspek penting: bentuk, representasi, dan tingkat kepastian. Pola adalah pernyataan yang menggambarkan hubungan di antara subset fakta dengan tingkat kepastian tertentu. Pola tersebut termasuk cluster, urutan atau aturan asosiasi. Agar berpotensi berguna, polanya harus lebih sederhana daripada enumerasi semua fakta dalam subset yang dipertimbangkan. Selain itu, karena pola yang ditemukan biasanya tidak benar di semua data, faktor kepastian diperlukan untuk menentukan keyakinan yang dimasukkan ke dalam suatu penemuan. Kepastian melibatkan integritas data, ukuran sampel di mana penemuan dilakukan dan tingkat dukungan dari pengetahuan domain yang tersedia. Hanya pola yang menarik yang dianggap sebagai pengetahuan. Pola yang menarik tidak mudah dihitung, baru, dan berguna.
Penggunaan utama dari pengetahuan yang ditemukan adalah untuk perumusan dan verifikasi hipotesis, membangun model untuk peramalan, perencanaan dan prediksi, penemuan aturan keputusan, pembersihan informasi, mengidentifikasi outlier, organisasi informasi dan penentuan struktur. Namun, saat kita beralih dari domain manufaktur dan pemasaran ke sains, kita perlu menerapkan algoritme penambangan tidak hanya pada data, tetapi juga pada pengetahuan. Akibatnya, kami tidak hanya bertujuan untuk menemukan pola, kami bertujuan untuk mendukung manajemen pengetahuan dan evolusi. Selain itu, pengetahuan yang ditemukan dapat digunakan untuk optimalisasi sistem informasi.
Knowledge discovery dapat didefinisikan sebagai pengembangan tacit knowledge atau eksplisit baru dari data dan informasi atau dari sintesis pengetahuan sebelumnya
69
Combination
Socialization
BAB X Artifisial Intelligent dalam Knowledge Management Discovery
Manajemen pengetahuan (knowledge management) ialah suatu rangkaian kegiatan yang digunakan oleh organisasi atau perusahaan untuk mengidentifikasi, menciptakan, menjelaskan, dan mendistribusikan pengetahuan untuk digunakan kembali, diketahui, dan dipelajari di dalam organisasi. Kegiatan ini biasanya terkait dengan objektif organisasi dan ditujukan untuk mencapai suatu hasil tertentu seperti pengetahuan bersama, peningkatan kinerja, keunggulan kompetitif, atau tingkat inovasi yang lebih tinggi.
Pada dasarnya terdapat tiga jenis sistem manajemen pengetahuan utama yaitu sistem manajemen pengetahuan perusahaan, sistem kerja pengetahuan, dan teknik cerdas.
10.1 Sistem manajemen pengetahuan keseluruhan perusahaan Sistem manajemen pengetahuan keseluruhan perusahaan (enterprise-wide knowledge management systems) merupakan upaya keseluruhan perusahaan yang bertujuan umum untuk mengumpulkan, menyimpan, mendistribusikan, serta menerapkan isi dan pengetahuan digital. Sistem-sistem ini meliputi kapabilitas untuk mencari informasi, menyimpan data yang terstruktur dan yang tidak terstruktur, serta menempatkan keahlian dari karyawan di dalam perusahaan.
70
10.2 Pekerja pengetahuan Pekerja pengetahuan, meliputi peneliti, perancang, arsitek, ilmuwan, dan insinyur yang bertugas menciptakan pengetahuan dan informasi bagi organisasi. Pekerja pengetahuan biasanya memiliki tingkat pendidikan yang tinggi, memiliki keanggotaan di organisasi profesional, dan kerap diminta untuk melakukan penilaian sebagai aspek rutin dari pekerjaan mereka. Pekerja pengetahuan juga memerlukan sistem kerja pengetahuan yang sangat spesifik dengan grafis, alat bantu analisis, dan kemampuan komunikasi dan manajemen dokumen yang canggih.
10.3 Kecerdasan buatan dan teknologi basis data Kecerdasan buatan dan teknologi basis data memberikan sejumlah teknik cerdas yang dapat digunakan organisasi untuk menangkap pengetahuan individu dan kolektif serta untuk memperluas basis pengetahuan mereka. Sistem pakar, penalaran berbasis kasus, dan logika fuzzy digunakan untuk menangkap pengetahuan tersembunyi. Jaringan syaraf tiruan dan data mining digunakan untuk penemuan pengetahuan. Teknik cerdas lainnya didasarkan pada teknologi kecerdasan buatan (artificial intelligence / AI), yang terdiri dari sistem berbasis komputer (perangkat keras dan perangkat lunak) yang mencoba meniru perilaku manusia.
Kecerdasan buatan tidak memiliki fleksibilitas, keluasan, dan keumuman dari kecerdasan manusia, tapi dapat digunakan untuk menangkap, megodekan, dan memperluas pengetahuan perusahaan. Perusahaan dapat menggunakan kecerdasan buatan untuk: 1) Membantunya menangkap dan menyimpan pengetahuan tersirat 2) Menemukan pengetahuan 3) Menghasilkan solusi bagi masalah tertentu yang terlalu besar dan kompleks untuk dianalisa oleh manusia 4) Membantu perusahaan mencari dan menyaring informasi.
71
10.4 Teknologi-teknologi yang menunjang Knowledge Management Beberapa teknologi telah memberikan sumbangan yang besar bagi perkembangan aplikasi-aplikasi Knowledge Management. Artificial intelligence (AI), intelligen agents, knowledge discovery in database (KDD), eXtensible Markup Language (XML), dan web 2.0 adalah berbagai macam contoh teknologi yang canggih yang digunakan dalam Knowledge Management System modern dan memberikan dasar bagi inovasi di masa mendatang dalam bidang Knowledge Management. Berikut adalah deskripsi singkat bagaimana teknologi-teknologi tersebut digunakan dalam Knowledge Management System.
Artificial Intelligence (AI). Di dalam definisi Knowledge Management, AI jarang disebut. Namun, dalam praktiknya, berbagai macam metode dan aplikasi AI dilekatkan dalam banyak Knowledge Management System, baik oleh para vendor maupun oleh para pengembang sistemnya. Berbagai metode AI bisa membantu dalam mengidentifikasi keahlian, memunculkan knowledge secara otomatis dan semi otomatis, menyediakan antarmuka melalui pemrosesan bahasa alami (natural language processing), dan sangat cerdas dalam mencari knowledge melalui intelligent agents. Berbagai metode AI terutama expert systems (sistem pakar), neural networks (jaringan syaraf tiruan), fuzzy logic (logika samar), dan intelligent agents digunakan dalam Knowledge Management System untuk melakukan hal-hal sebagai berikut: 1) Membantu proses pencarian knowledge (intelligent agents dalam pencarian web) 2) Membantu membuat profil knowledge individu maupun group 3) Membantu menentukan kaliber knowledge ketika dimasukkan ke dan diakses dari knowledge repository 4) Men-scan email, dokumen, dan database untuk menemukan knowledge, menentukan keterkaitan yang bermanfaat, memungut knowledge, atau menarik kesimpulan dari berbagai macam rules di expert systems 5) Mengidentifikasi pattern dalam data (biasanya melalui neural networks) 6) Memprediksi berbagai macam hasil di masa mendatang dengan menggunakan knowledge yang ada saat ini 7) Memberikan saran secara langsung dari knowledge melalui neural networks atau expert systems 8) Memberikan user interface KMS melalui bahasa alami atau perintah suara.
72
10.5 Mengetahui Pengetahuan : Sistem Ahli Sistem pakar adalah teknik cerdas untuk menangkap pengetahuan tersembunyi dalam domain keahlian manusia yang sangat spesifik dan terbatas. Sistem ini menangkap pengetahuan karyawan yang terampil dalam bentuk seperangkat aturan dalam sistem perangkat lunak yang dapat digunakan oleh orang lain dalam organisasi. Kumpulan aturan dalam sistem pakar menambah ingatan, atau pembelajaran tersimpan dari perusahaan. Pengetahuan manusia harus dimodelkan atau diwakili sedemikian rupa sehingga komputer bisa memprosesnya. Sistem pakar memodelkan pengetahuan manusia sebagai seperangkat aturan yang secara kolektif disebut basis pengetahuan. Strategi yang digunakan untuk mencari melalui basis pengetahuan disebut inferensi engine. Dua strategi yang umum digunakan: forward chaining dan backward chaining.
Dalam forward chaining, mesin inferensi dimulai dengan informasi yang dimasukkan oleh pengguna dan mencari basis aturan untuk sampai pada sebuah kesimpulan. Strateginya adalah menembak, atau melakukan tindakan aturan saat kondisi benar. Dalam strategi backward chaining, strategi untuk mencari basis aturan dimulai dengan sebuah hipotesis dan dilanjutkan dengan mengajukan pertanyaan kepada pengguna tentang fakta-fakta yang dipilih sampai hipotesis tersebut dikonfirmasi atau dibantah.
10.5.1 Bagaimana Sistem Ahli Bekerja Pengetahuan manusia dapat dibuat model atau direpresentasikan dalam suatu cara yang dapat diproses oleh komputer. Sistem ahli model pengetahuan manusia merupakan suatu rangkaian aturan yang secara kolektif disebut dengan basis pengetahuan (knowledge base). Sistem ahli yang memiliki 200 hingga ribuan aturan tersebut, akan bergantung pada kerumitan dari permasalahan. Aturan-aturan tersebut lebih jauh saling berkaitan dan bersarang daripada dalam suatu program perangkat lunak yang biasanya.
73
10.5.2 Contoh Sistem Ahli yang Berhasil Sistem ahli memberikan banyak keuntungan bagi perusahaan, termasuk diantaranya pengambilan keputusan yang lebih baik, pengurangan kesalahan, pengurangan biaya, pengurangan waktu pelatihan, dan tingkat kualitas serta layanan yang lebih baik. Berikut adalah beberapa contohnya: Countrywide Funding Corporation di Pasadena, California, menggunakan system ahli untuk meningkatkan kualitas keputusan yang dibuat mengenai pemberian pinjaman. Perusahaan pemberi pinjaman ini mempekerjakan sekitar 400 penanggung pinjaman di 150 kantor yang tersebar di AS. Perusahaan tersebut mengembangkan sistem ahli berbasis PC di tahun 1992 untuk membuat keputusan kelayakan pemberi pinjaman tahap awal. Perusahaan ini mengalami pertumbuhan yang amat pesat, terus berkembang dan ingin agar sistemnya dapat menjamin konsistensi dalam menghasilkan keputusan mengenai pemberi pinjaman dengan kualitas yang baik.
10.6 Kecerdasan Organisasional : Penalaran Berbasis Kasus Pengetahuan organisasional ini dapat ditangkap dan disimpan dengan menggunakan penalaran berbasis kasus. Dalam penalaran berbasis kasus (case-based reasoning-CBR), deskripsi dari pengalaman masa lalu seorang spesialis yang direpresentasikan sebagai contoh kasus disimpan dalam database untuk digunakan kembali di suatu waktu pada saat seorang pengguna berhadapan dengan kasus baru dengan parameter yang serupa. Sistem ini mencari dalam database kasus yang memiliki karakteristik masalah yang serupa dengan kasus baru, menemukan kasus yang paling tepat, dan menerapkan solusi kasus lama pada kasus baru. Solusi yang sukses diberi tanda untuk digunakan kembali pada kasus baru, dan keduanya disimpan bersama dengan kasus-kasus lainnya dalam basis pengetahuan.
10.6.1 Sistem Logika Fuzzy Kebanyakan orang tidak berpikir dalam hal aturan tradisional jika-kemudian atau angka yang tepat. Manusia cenderung mengkategorikan hal-hal yang tidak tepat
74
dengan menggunakan peraturan untuk membuat keputusan yang mungkin memiliki banyak nuansa makna. Misalnya, pria atau wanita bisa kuat atau cerdas. Sebuah perusahaan bisa berukuran besar, menengah, atau kecil. Suhu bisa panas, dingin, sejuk, atau hangat. Kategori ini mewakili berbagai nilai. Logika fuzzy adalah teknologi berbasis aturan yang dapat mewakili ketidaktepatan seperti itu dengan membuat aturan yang menggunakan nilai perkiraan atau subyektif. Ini bisa menggambarkan fenomena atau proses tertentu secara linguistik dan kemudian mewakili deskripsi itu dalam sejumlah kecil peraturan fleksibel. Organisasi dapat menggunakan logika fuzzy untuk menciptakan sistem perangkat lunak yang menangkap pengetahuan tersembunyi dimana terdapat ambiguitas linguistik.
10.6.2 Jaringan Syaraf Tiruan Jaringan syaraf digunakan untuk memecahkan masalah kompleks dan kurang dipahami dimana sejumlah besar data dikumpulkan. Mereka menemukan pola dan hubungan dalam jumlah besar data yang akan terlalu rumit dan sulit bagi manusia untuk dianalisis. Jaringan saraf menemukan pengetahuan ini dengan menggunakan perangkat keras dan perangkat lunak yang paralel dengan pola pengolahan otak biologis atau otak manusia. Sesi Interaktif pada Organisasi menggambarkan aplikasi perdagangan saham terkomputerisasi berdasarkan teknologi AI terkait yang disebut pembelajaran mesin. Pembelajaran mesin berfokus pada algoritma dan metode statistik yang memungkinkan komputer “belajar” dengan mengekstraksi aturan dan pola dari kumpulan data masif dan membuat prediksi tentang masa depan.
10.6.3 Algoritma Genetika Algoritma genetika (genetic algoritms) bermanfaat untuk menemukan pemecahan yang optimal atas suatu permasalahan tertentu dengan memeriksa sejumlah besar kemungkinan pemecahan atas permasalahan tersebut. Mereka
75
didasarkan pada teknik-teknik yang diinspirasikan dengan biologi yang evolusioner seperti misalnya turunan, mutasi, seleksi, dan persilangan (digabungkan kembali).
10.6.4 Sistem AI Hybrid Algoritme genetika, logika fuzzy, jaringan neural, dan sistem ahli dapat diintegrasikan ke dalam aplikasi tunggal untuk memperoleh keunggulan dari fitur teknologi yang terbaik. Sistem-sistem seperti itu disebut dengan sistem AI hibrida (hybrid Al systems).
10.6.5 Agen Intelejen Intelligent agents adalah software yang mempelajari tentang bagaimana manusia melakukan tugas-tugasnya dan kemudian software tersebut memberikan bantuan pada tugas-tugas tersebut. Ada banyak jenis intelligent agents. Teknologi agen inteligen akan membantu pebisnis untuk membuat navigasi melalui sejumlah besar data untuk menempatkan dan bertindak atas informasi yang dianggap penting. Agen inteligen (intelligent agents) merupakan program perangkat lunak yang bekerja tanpa intervensi secara langsung dari manusia untuk melaksanakan tugas tertentu bagi seorang pengguna individual, proses bisnis, atau aplikasi perangkat lunak. Agen menggunakan basis pengetahuan yang dipelajari atau dibangun untuk menyelesaikan tugas-tugas atau mengambil keputusan dalam kepentingan pengguna, seperti menghapus e-mail sampah, menjadwalkan janji pertemuan, atau bepergian dengan menggunakan jaringan yang saling terhubung. Di dalam Knowledge Management System, intelligent agents bisa membantu dalam berbagai bentuk. Pada umumnya, digunakan untuk memperoleh dan mengidentifikasi knowledge. Contohnya antara lain:
IMB (ibm.com) menawarkan intelligent data-mining family, termasuk Intelligent Decision Server (IDS), untuk menemukan dan menganalisa jumlah besar data enterprise.
76
Gentia (Planning Sciences International, gentia.com) menggunakan intelligent agents untuk memudahkan data mining melalui web dan fasilitas untuk data warehouse.
Dengan menggabungkan intelligent agents dengan enterprise knowledge portals akan menjadi suatu teknik yang dahsyat dalam memberikan pengguna secara tepat apa yang mereka perlukan dalam melaksanakan pekerjaan-pekerjaannya (bagaimana pengguna melihat dan mengorganisasi knowledge). Intelligent agents akan mempelajari apa saja yang dilakukan pengguna kemudian intelligent agents akan mengambil informasi itu dan menyediakannya di desktop, persis seperti yang dilakukan oleh seorang assistant yang pintar. Knowledge Discovery in Databases. Knowledge Discovery in Databases (KDD) adalah proses yang digunakan untuk mencari dan mengekstrak informasi dari sejumlah besar dokumen dan data. Hal tersebut meliputi knowledge extraction (ekstraksi knowledge), data archaeology (arkeologi data), data exploration (eksplorasi data), data pattern processing (mencari pola data), data dredging (pengerukan data), dan information harvesting (memanen data). Semua aktivitas tersebut dilakukan secara otomatis dengan temuan-temuan yang cepat, bahkan tanpa programmer. Penggalian data dan dokumen (data document mining) sangat ideal untuk mendapatkan knowledge dari database, dokumen, email, dsb. Seringkali data terkubur sangat dalam di dalam database yang sangat besar, data warehouse, dokumen-dokumen teks, atau knowledge repositories, semua yang berisi data, information, dan knowledge yang dikumpulkan selama bertahuntahun.Berbagai metode AI adalah tool data-mining yang bermanfaat dalam proses pengambilan knowledge secara otomatis dari berbagai macam sumber. Intelligent data mining bisa menemukan berbagai informasi di dalam database, data warehouse, dan knowledge repositories yang tidak bisa ditemukan dengan efektif oleh query-query dan berbagai macam jenis laporan. Berbagai tool data-mining bisa menemukan pola dalam data dan mungkin bahkan (secara otomatis) menarik kesimpulan atau kaidah-kaidah (aturan) dari pola data tersebut. Berbagai macam pola dan kaidah bisa digunakan sebagai pedoman dalam membuat keputusan dan memprediksi akibat dari keputusan tersebut. KDD juga bisa digunakan untuk mengidentifikasi data atau teks dengan memanfaatkan
77
berbagai tool Knowledge Management yang menscan dokumen dan email untuk membuat suatu profil keahlian para karyawan dalam suatu perusahaan. Data mining bisa mempercepat analisa dengan memberikan knowledge yang diperlukan.Untuk memperluas teknik-teknik dalam data mining dan knowledge discovery untuk knowledge externalization, Bolloju, mengusulkan suatu framework untuk mengintegrasikan Knowledge Management ke dalam lingkungan enterprise bagi DSS generasi berikutnya. Frameworknya meliputi model marts dan model warehouse dimana model marts adalah analog dengan data marts sedangkan model warehouse analog dengan data warehouse. Keduanya berfungsi sebagai tempat penyimpanan knowledge yang diciptakan dengan berbagai teknik knowledge-discovery di masa lalu yang disimpan dalam data marts dan data warehouses. Model marts dan model warehouses mengambil model-model decision operasional di masa lalu, mirip dengan data di data marts dan data warehouses. Contoh, suatu model mart bisa menyimpan kaidah-kaidah keputusan yang berkaitan dengan knowledge untuk memecahkan masalah dari para pengambil keputusan yang berbeda-beda dalam domain tertentu, seperti persetujuan kredit dalam dunia perbankan. Framework yang terintegrasi ini mengakomodasi berbagai macam jenis transformasi knowledge yang berbeda-beda. System yang dibangun berdasarkan framework ini diharapkan mampu meningkatkan kualitas dukungan terhadap para pembuat keputusan, dukungan terhadap fungsi (department) KM seperti acquisition (mendapatkan atau transfer knowledge), creation (penciptaan knowledge), exploitasi (memanfaatkan knowledge), dan accumulation (mengumpulkan knowledge), memudahkan penemuan trend dan pola-pola di dalam knowledge yang terakumulasi, dan memberikan jalan untuk membangun tempat penyimpanan knowledge organisasi.
78
BAB XI STUDI KASUS : KNOWLEDGE MANAGEMENT AS MEDIUM OF KNOWLEDGE
PENDAHULUAN 11.1 Latar Belakang Masalah Lingkungan perpustakaan saat ini bukan lagi era informasi namun sudah beralih keera pengetahuan. Pengetahuan sebagai asset, dimana dalam berbagai strateginya terdapat penyaluran pengetahuan yang tepat kepada orang yang tepat dan dalam waktu yang cepat. Pergeseran paradigma telah melahirkan knowledge management yang dipandang lebih powerfull sebagai sumber daya penting yang menjadi syarat terciptanya keunggulan bersaing bagi individu, unit, departemen dan organisasi (Afandi, 2015). Melalui konsep knowledge management tersebut dapat membantu perpustakaan untuk tidak mengeluarkan hal yang lebih dalam menghadapi penciptaan suatu inovasi untuk produk dan jasa yang dimiliki perpustakaan. Teknologi informasi memiliki peranan penting dalam knowledge management sebagai media atau perantara proses yang bertujuan untuk menciptakan, menyimpan, memelihara dan mendiseminasikan pengetahuan. Kemajuan teknologi sangat mempengaruhi berbagai aspek dalam manajemen, struktur dan aktivitas tugas perpustakaan sehingga mudah berbagi pengetahuan. Rockart (2005) menyatakan bahwa teknologi Informasi merupakan senjata strategik penyaluran dan berbagi pengetahun. Knowledge management yang efektif memerlukan perspektif multidimensi yaitu gabungan dari manusia, teknologi, dan proses. Perpustakaan menjadikan pengetahuan sebagai produk utama untuk mengolah pengetahuan yang terdapat pada sumber daya manusia dan sebagai alat 79
penting perpustakaan karena merupakan pelaku dari proses knowledge management. Evaluasi kinerja (performance evaluation) yang dikenal juga dengan istilah penilaian kerja (performance appraisal) pada dasarnya merupakan proses yang digunakan perpustakaan untuk mengevaluasi job performance (Rivai, 2005) sehingga perpustakaan memiliki sumber daya manusia yang berkualitas, inovasi, dan berpengetahuan baru untuk menghadapi kemajuan informasi. Knowledge management merupakan alat untuk meningkatkan kinerja pegawai pada perpustakaan. Perpustakaan UNIKA merupakan salah satu perpustakaan perguruan tinggi swasta yang melayani civitas akdemika. Manajemen perpustakaan UNIKA menyadari bahwa persaingan yang semakin ketat dibidang penyedia jasa layanan informasi dengan adanya fenomena tersebut maka perpustakaan UNIKA Santo Thomas Medan melakukan suatu gerakan dengan menerapkan konsep knowledge management untuk meningkatkan kinerja pada pegawainya. Menurut Kosasih (2007) “Job procedure adalah tanggung jawab atau tugas yang bersifat formal atau perintah resmi atau cara melakukan hal-hal”. SOP merupakan bentuk konkret dari explicit knowledge. Pada SOP tersebut telah dijelaskan uraian tugas tiap-tiap bagian berdasarkan kompetensi pegawai perpustakaan UNIKA. Observasi awal, ditinjau dari aspek people yang didukung dengan kompetensi yang dimiliki. Sumber daya manusia yang terdiri dari 4 pustakawan dan 4 non pustakawan. Dipimpin oleh seorang kepala dengan jenjang pendidikan S2 bidang perpustakaan memiliki tugas pokok menyusun program kerja, rencana anggaran, membuat laporan tahunan serta memberi petunjuk dan menilai pelaksanaan kegiatan pegawai. Profesi pustakawan dengan pendidikan S1 berjumlah 3 orang yaitu pada bagian pengadaan dan pengolahan dengan tugas pokok yaitu menanggungjawabi dalam pelaksanaan, pengerjaan, dan penyelesaian tugas pengadaan, pengolahan dengan tepat waktu, efesien, dan tertib. Profesi non pustakawan dengan jumlah 3 orang yaitu dua orang staf TI, seorang bagian ADM dan seorang bagian sirkulasi. Adapun tugas pokok yaitu menanggungjawabi pelaksanaan pekerjaan dan penyelesaian seluruh tugas pelayanan pemustaka. Berdasarkan uraian kerja sesuai bidangnya, penulis menemukan beberapa masalah antara lain ditinjau dari segi tacit knowledge pegawai masih sulit untuk membagikan pengetahuannya karena masih tersimpan dalam pikiran sehingga 80
penyaluran ide-ide menjadi terhambat, karena keterbatasan pegawai terjadi rangkap tugas sehingga sulit melakukan penilaian terhadap kerja sesuai kompetensi, ditinjau dari aspek tools belum terdapat penyaluran knowledge dalam format digital seperti forum diskusi online. Berdasarkan masalah yang dihadapi perpustakaan tersebut, salah satu cara mengatasi masalah agar terciptanya berbagi pengetahuan yaitu dengan menerapkan aspek process knowledge management dengan menerapkan model SECI (Socialization, externalization, combination, internalization). Sosialisasi dilakukan melalui pertemuan tatap muka (rapat, diskusi, dan pertemuan bulanan). Eksternalisasi dilakukan dengan mendokumentasikan notulen rapat. Kombinasidilakukan melalui intranet (forum diskusi). Internalisasi dapat diperoleh dari sumber-sumber explicit knowledge melalui media internet (database organisasi). Berdasarkan latar belakang di atas, maka peneliti tertarik untuk meneliti pada perpustakaan UNIKA Santo Thomas Medan dengan judul penelitian “Penerapan Knowledge Management dalam Meningkatkan Kinerja Pegawai Perpustakaan : Studi Kasus pada Perpustakaan UNIKA Santo Thomas Medan”.
11.2 Rumusan Masalah Berdasarkan latar belakang yang dikemukakan di atas, maka yang menjadi rumusan masalah yaitu bagaimana penerapan knowledge management dalam meningkatkan kinerja pegawai perpustakaan?
11.3 Tujuan Penelitian Mengacu pada rumusan masalah penelitian dan pertanyaan penelitian maka tujuan penelitian ini adalah untuk mengetahui penerapan knowledge management dalam meningkatkan kinerja pegawai perpustakaan.
1.4 Manfaat Penelitian Hasil penelitian ini diharapkan bermanfaat :
81
1) Bagi Perpustakaan Unika Hasil penelitian ini diharapkan dapat memberikan kontribusi yang bermanfaat berkaitan dengan penerapan knowledge management dalam meningkatkan kinerja pegawai perpustakaan. 2) Bagi pihak akademisi Membantu proses pembelajaran serta pengaplikasian ilmu pengetahuan, terutama yang berhubungan dengan penerapan knowledge management dalam meningkatkan kinerja pegawai perpustakaan. 3) Bagi pihak lain dan peneliti lanjutan Dapat mamberi masukan bagi praktisi manajemen dan pelaku bisnis, menambah literatur serta memberikan landasan bagi penelitian selanjutnya di bidang yang sama. 12.1 Metode Penelitian Metode penelitian merupakan suatu cara atau prosedur yang digunakan untuk penelitian sehingga mampu menjawab rumusan masalah dan tujuan penelitian. Menurut Sugiyono (2010, 6) “metode penelitian adalah cara-cara ilmiah untuk mendapatkan data yang valid, dengan tujuan dapat ditemukan, dikembangkan, dan dibuktikan”. Jenis penelitian yang dilakukan adalah jenis penelitian kualitatif dengan metode penelitian deskriptif. Menurut Erlina (2011, 14) Jenis penelitian kualitatif adalah: Penelitian yang menekankan pada pemahaman mengenai masalah-masalah dalam kehidupan sosial berdasarkan kondisi realistis atau natural setting yang holistis, komplek dan rinci serta menggunakan pendekatan induksi yang mempunyai tujuan penyusunan kontruksi teori melalui pengungkapan fakta.
Pendekatan kualitatif merupakan prosedur penelitian yang menghasilkan data deskriptif berupa kata-kata tertulis atau lisan dari orang-orang dan perilaku yang diamati sehingga menghasilkan uraian yang mendalam.
12.2 Lokasi dan Waktu Pelaksanaan Penelitian Penelitian ini dilakukan di Perpustakaan UNIKA Santo Thomas Medan yang terletak di jalan Setia Budi No. 479-F Tanjung Sari-Medan.
82
12.3 Proses Penelitian Proses pada penelitian adalah mengkaji tentang penerapan knowledge management dalam meningkatkan kinerja pegawai perpustakaan UNIKA Santo Thomas Medan.
12.3.1 Penentuan Informan Informan pada penelitian ini adalah Kepala perpustakaan dan pegawai Perpustakaan UNIKA Santo Thomas Medan. Menurut Bungin (2007, 111) “Informan adalah orang yang diwawancarai, diminta informasi oleh pewawancara, orang yang diperkirakan menguasai dan memahami data, informasi, ataupun fakta dari suatu objek penelitian”.
Sebelum melakukan penelitian terlebih dahulu melakukan pemilihan informan. Teknik yang digunakan untuk menentukan informan dilakukan secara purposive. Menurut Bungin (2007, 107), “Prosedur purposif yaitu menentukan kelompok peserta yang menjadi informan sesuai dengan kriteria terpilih yang relevan dengan masalah penelitian tertentu”. Dalam penelitian ini informan berjumlah 8 orang yang terdiri dari kepala perpustakaan dan pegawai Perpustakaan UNIKA Santo Thomas Medan, sehingga penelitian ini menggunakan teknik purposive sampling, hal ini dikarenakan populasi penelitian ini berjumlah sedikit.
Tabel 12.1 : Daftar Karakteristik Informan
Kode
Pendidikan Informan
Bagian Tugas
S2 Manajemen Informansi dan
Kepala Perpustakaan
Informan I1
Perpustakaan I2
S1 Ilmu Perpustakaan
Bagian Pengadaan
I3
S1 Ilmu Perpustakaan
Bagian Pengolahan
I4
S1 Ilmu Perpustakaan
Bagian Pengolahan
83
I5
Sarjana Teknik
Bagian Jaringan dan Web
I6
Sekolah Menengah Atas
Bagian Sirkulasi
I7
S1 Ilmu Komputer
Bagian ETD (Elektronik, Thesis, dan Disertasi
I8
D3 Akuntansi
Bagian Administrasi Umum
12.4 Jenis dan Sumber Data Jenis dan sumber data yang digunakan pada penelitian ini adalah :
Data Primer Data primer yaitu data yang berasal langsung dari sumber yang dikumpulkan secara khusus dan berhubungan langsung dengan permasalahan yang diteliti. Jenis data ini diperoleh langsung dari hasil wawancara dan pengamatan peneliti, seperti sikap dan pemahaman yang diteliti sebagai dasar utama melakukan interpretasi data.
Data Sekunder Merupakan jenis data yang ada kaitannya dengan masalah yang diteliti. Data ini diperoleh melalui penelitian terdahulu yang dapat mendukung penelitian. Dalam penelitian ini data sekunder diperoleh melalui studi kepustakaan seperti : buku cetak, e-book, jurnal elektronik, organogram perpustakaan UNIKA, Job deskripsi dan dokumen lain yang berhubungan dengan penelitian.
12.5 Teknik Pengumpulan Data Teknik pengumpulan data pada penelitian ini adalah dengan menggunakan: 1) Wawancara Mendalam Wawancara adalah pengumpulan data dengan mengajukan pertanyaan secara langsung oleh pewawancara (pengumpul data) kepada responden dan jawaban-jawaban responden dicatat atau direkam dengan alat perekam (tape recorder). Hasil rekaman wawancara yang telah dilakukan selanjutnya dibuat dalam bentuk tertulis atau transkip secara verbal dan diteliti ulang untuk mendapatkan data yang benar. 84
Wawancara mendalam dilakukan secara langsung dengan kepala dan staf Perpustakaan UNIKA Santo Thomas Medan. 2) Obervasi Observasi dalam arti luas, Observasi berarti bahwa peneliti secara terus menerus melakukan pengamatan atas perilaku seseorang, mencatat ekspresi – ekspresi tertentu dari responden dalam suatu wawancara atau menanggapi komentar sebagai suatu sisi dalam konteks wawancara (Balck and Champion 2001, 285). Kegiatan observasi dilakukan pada Perpustakaan UNIKA dalam rangka memperoleh data yang diinginkan. 3) Studi dokumentasi Menurut Adimihardja (2004, 70) bahwa “studi dokumentasi merupakan teknik pengumpulan data yang tidak langsung ditujukan kepada subjek penelitian”. Untuk menunjang kelengkapan data peneliti menggunakan buku, atikel jurnal online, dan situs website. 12.6 Instrumen Penelitian Instrumen penelitian yang digunakan oleh peneliti yaitu dengan menggunakan : 1) Pedoman wawancara Pedoman wawancara adalah panduan dalam melakukan kegiatan wawancara yang terstruktur dan telah ditetapkan oleh pewawancara dalam mengumpulkan data-data penelitian. Pedoman wawancara berisi hal-hal pokok yang akan dinyatakan kepada informan. Pedoman bersifat fleksibel dan tidak mengikat. 2) Perekam suara Perekam suara digunakan untuk merekam hasil wawancara dengan peneliti, karena catatan atau ingatan masih terbatas sehingga perlu adanya perekam suara 12.7 Analisis Data Analisis data adalah upaya atau cara untuk mengolah data menjadi informasi sehingga karakteristik data tersebut dapat dipahami dan bermanfaat untuk solusi permasalahan penelitian. Langkah yang harus ditempuh setelah pengumpulan data yaitu analisis data. Analisis data digunakan untuk memecahkan masalah penelitian.
85
Secara garis besar, menurut Afrizal (2016, 178) membagi analisis data ke dalam tiga tahap yaitu : 1) Tahap kodifikasi data Merupakan tahap pengkodingan terhadap data, yang dimaksud pengkodingan data adalah peneliti memberikan nama atau penamaan terhadap hasil penelitian. Hasil kegiatan tahap pertama adalah diperolehnya tema-tema atau klasifikasi dari hasil penelitian. Cara melakukannya yaitu peneliti menulis ulang catatan-catatan lapangan. Apabila wawancara direkam tahap awalnya mentranskip hasil rekaman. Setelah itu peneliti memilah informasi yang penting dan tidak penting dengan cara memberikan tanda-tanda. Peneliti mengintrepretasikan apa yang disampaikan dalam penggalan bahan tertulis yang penting. Peneliti memberikan kode intrepretasinya, hal ini yang dimaksud dengan kode adalah kategori-kategori atau penamaan. Penamaan atau kategori dapat dibuat dengan singkatan-singkatan. Setelah peneliti mengintrepretasikan isinya kemudian mencari kaitan antara kode dan memasukkan ke dalam suatu kategori atau tema. Kategori atau tema terbagi tiga yaitu : tema, sebab/penjelasan, dan hubungan antar orang. 2) Tahap penyajian data Merupakan suatu tahapan lanjutan analisis dimana peneliti menyajikan temuan berupa kategori atau pengelompokan. 3) Tahap penarikan kesimpulan atau verifikasi Merupakan suatu tahapan lanjutan dimana pada tahap ini peneliti menarik kesimpulan dari temuan data. Setelah kesimpulan diambil peneliti mengecek ulang proses koding dan penyajian data dan memastikan tidak ada kesalahan dilakukan.
Dari penjelasan ketiga tahap di atas dapat dinyatakan bahwa analisis data dalam penelitian kualitatif adalah proses kategorisasi data atau proses menemukan pola atau tema dan mencari hubungan antar kategori yang telah ditemukan dari hasil pengumpulan data.
86
12.8 Keabsahan Data Untuk menjaga keabsahan data pada penelitian ini maka peneliti menggunaka beberapa metode triangulasi, yakni teknik yang dilakukan dengan meminta penjelasan lebih lanjut. Data diperoleh dengan mencari informasi lebih dari satu orang. Adapun teknik tringulasi yang digunakan dengan penelitian ini adalah : a)
Triangulasi dengan sumber data Dilakukan dengan membandingkan dengan mengecek baik derajat kepercayaan suatu informasi yang diperoleh melalui waktu dan cara yang berbeda dalam metode kualitatif yang dilakukan dengan (Bungin,2007) : 1) membandingkan hasil pengamatan dengan hasil wawancara. 2) membandingkan apa yang dikatakan orang di depan umum dengan apa yang dikatakan secara pribadi. 3) membandingkan apa yang dikatakan orang-orang tentang situasi penelitian dengan apa yang dikatakan sepanjang waktu. 4) membandingkan keadaan dan perspektif seseorang dengan berbagai pendapat dan pandangan orang lain. 5) membandingkan hasil wawancara dengan isi suatu dokumen yang berkaitan.
b) Tringulasi dengan metode Mengacu pendapat Patton yang disitir oleh Bungin (2007, 265) dengan menggunakan strategi. 1) pengecekan derajat kepercayaan penemuan hasil penelitian beberapa teknik pengumpulan data. 2) pengecekan beberapa sumber data dengan metode yang sama. Metode yang digunakan yaitu metode wawancara dan observasi. Dalam penelitian ini peneliti melakukan metode wawancara yang ditunjang dengan metode observasi. c)
Triangulasi dengan Teori Dilakukan dengan menguraikan pola, hubungan dan penyertaan penjelasan yang muncul dari analisis untuk mencari tema dan alasan pembanding.Penggunaan teori yang berbeda untuk memastikan bahwa data yang dikumpulkan sudah memenuhi syarat. Pada penelitian ini, berbagai teori telah dijelaskan pada bab II untuk dipergunakan dan menguji data.
87
HASIL DAN PEMBAHASAN
13.1 Karakteristik Informan Informan dalam penelitian adalah kepala perpustakaan dan pegawai Perpustakaan UNIKA Santo Thomas Medan. Dari hasil wawancara dengan informan kunci (I1) dan informan lain sebanyak 7 orang (I2, I3, I4, I5, I6, I7, I8). Peneliti meneruskan penggalian data kepada informan lain agar mendapatkan data baru. Berikut adalah daftar karakteristik informan :
Tabel 13.1 Karakteristik Informan
Kode
Pendidikan Informan
Bagian Tugas
S2 Manajemen Informansi dan
Kepala Perpustakaan
Informan I1
Perpustakaan I2
S1 Ilmu Perpustakaan
Bagian Pengadaan
I3
S1 Ilmu Perpustakaan
Bagian Pengolahan
I4
S1 Ilmu Perpustakaan
Bagian Pengolahan
I5
Sarjana Teknik
Bagian Jaringan dan Web
I6
Sekolah Menengah Atas
Bagian Sirkulasi
I7
S1 Ilmu Komputer
Bagian ETD (Elektronik, Thesis, dan Disertasi
I8
D3 Akuntansi
Bagian Administrasi Umum
Informan I (Kepala Perpustakaan UNIKA Santo Thomas Medan) adalah informan pertama yang peneliti temui dan wawancarai melalui pendekatan perkenalan begitu juga dengan informan I2, I3, I4, I5, I6, I7, I8 (Pegawai perpustakaan) kemudian diminta waktu untuk bersedia diwawancarai dengan menjelaskan terlebih dahulu maksud dan tujuan dilakukan wawancara tersebut. Semua informan diwawancarai di Perpustakaan UNIKA Santo Thomas Medan. 88
Proses bertemunya peneliti dengan I1 yaitu dimulai pada tahap pengamatan dan observasi awal di Perpustakaan UNIKA Santo Thomas Medan terlebih dahulu pada bulan Februari 2017, dengan meminta izin untuk melakukan observasi awal tentang knowledge management di perpustakaan tersebut sehingga sampai kepada tahap wawancara mendalam pada hari senin, 5 Juni 2017 dengan I1 lalu mencocokkan jadwal wawancara dikarenakan Informan memiliki jam kerja dan aktivitas lainnya. Penulis masuk ke ruangan kepala perpustakaan selaku I 1 untuk melakukan proses wawancara pada jam kerja pegawai perpustakaan. Penulis menjelaskan secara rinci maksud dan tujuan topik wawancara. Untuk informan lainnya penulis melakukan wawancara setelah selesai memperoleh informasi dari kepala perpustakaan. Wawancara berlangsung secara formal dan informal dilakukan dengan menggunakan pedoman wawancara. Wawancara dilakukan secara mendalam (depth interview) terhadap informan sehingga penulis sering menggunakan bahasa tidak baku agar informan dapat menjelaskan jawaban dengan rinci dan mendalam. Percakapan berlangsung sesuai jawaban yang diberikan peneliti kepada informan.
13.2 Kategori Berdasarkan hasil wawancara dan pedoman wawancara, penulis menyusun sebuah kerangka awal analisis sebagai acuan. Dengan pedoman tersebut peneliti kemudian kembali membaca transkip wawancara dan melakukan coding, yaitu melakukan pemilihan data yang relevan dengan pokok pembicaraan dan menghubungkan antar bagian-bagian yang diteliti sehingga menghasilkan beberapa kategori yang berkaitan dengan penerapan knowledge management dalam meningkatkan kinerja pegawai perpustakaan UNIKA Santo Thomas Medan. Setelah dilakukan reduksi data maka diperoleh kategori yaitu : 1) Sumber Daya Manusia. 2) Proses Pengelolaan Pengetahuan. 3) Media Penyimpanan dan Penyebaran Pengetahuan
89
13.2.1 Sumber Daya Manusia Penerapan knowledge management berhasil jika didukung dengan tersedianya resource individu yang memiliki pengetahuan (knowledge), gagasan (idea), keahlian (skill) serta pengalaman (experience) untuk dapat membentuk SDM yang superior yang menjadi aset penting bagi perpustakaan. Sehingga dapat dikatakan bahwa inti dari knowledge management adalah peningkatakan informasi dan pengetahuan organisasi secara sistematis meningkatkan efektivitas perpustakaan. Dengan didukung oleh SDM yang berkualitas dan teknologi yang tepat guna, maka peningkatakan produktivitas dan kemampuan akan tercapai sehingga tercipta perpustakaan yang baik. Perpustakaan UNIKA terdiri dari beberapa bagian. Pengelolaan SDM dalam hal ini pegawai perpustakaan dilakukan dengan beberapa kegiatan yang dilaksanakan oleh perpustakaan tersebut tentang perpustakaan dan informasi baik yang diselenggarakan oleh pihak internal maupun eksternal perpustakaan. Pertanyaan pertama penulis ajukan pada informan utama yaitu kepala Perpustakaan UNIKA, berikut kutipan wawancara penulis dengan I 1 : I1 :
“Mengikutsertakan pegawai dalam kegiatan seperti seminarseminar dalam konteks perpustakaan tentunya. Pegawai juga mengikuti pelatihan-pelatihan yang berhubungan dengan bagian tugas tiaptiap pegawai sehingga para pegawai yang ditunjuk untuk mengikuti kegiatan tersebut dapat membagikan pengetahuan yang didapat dari pelatihan kepada pegawai lainnya.”
Pengelolaan sumber daya manusia dilakukan dengan mendorong pegawai perpustakaan untuk mengikuti seminar dan pelatihan guna memperoleh pengetahuan pegawai dengan adanya pengalaman dan keahlian dari kegiatan tersebut dapat meningkatkan kualitas pengetahuan tiap-tiap pegawai. Kepala perpustakaan juga memaparkan manfaat dan peran pegawai dalam penerapan knowledge management, yaitu : I1 :
“Banyak sekali manfaatnya dengan adanya seminar dan pelatihan yaitu pengetahuan pegawai semakin bertambah, mereka dapat mempelajari dengan cepat sehingga saya dapat mengambil keputusan ketika melakukan evaluasi kerja pegawai.”
90
I1 :
“Perannya cukup besar. Sumber daya manusia merupakan pokok inti berjalannya proses di Perpustakaan. Keterampilan yang dimiliki dapat dikembangkan dengan kegiatan-kegiatan lalu dibagi dengan cara diskusi.”
I1 :
“Pengaruhnya cukup baik. Pekerjaan-pekerjaan menjadi efektif dan efesien, sehingga meningkatkan kemampuan pegawai dalam berinovasi.”
Berdasarkan kutipan wawancara penulis dengan informan utama menyatakan bahwa manfaat dari adanya penerapan knowledge management dapat meningkatkan kemampuan untuk terus berinovasi, keahlian, cara berpikir, gagasan setiap pegawai menajdi lebih baik. Kegiatan yang telah dijelaskan para informan tersebut merupakan kegiatan penciptaan pengetahuan baru bagi pegawai Perpustakaan UNIKA.
Informan berikutnya juga memaparkan hal-hal yang berkaitan dengan kegiatan untuk memperoleh dan menambah pengetahuan, yaitu :
I 2:
“Saya menghadiri seminar-seminar tentang perpustakaan yang lebih sering saya lakukan yaitu diskusi dengan kepala perpustakaan karena yang menetapkan keputusan yaitu kepala perpustakaan. Saya juga berbagi pengetahuan dengan pegawai lainnya.”
I 3:
“Saya pernah melakukan pelatihan antara tahun 1996-1997 tentang pengolahan, pengklasifikasian dan penentuan subjek yang diadakan di Yogyakarta, untuk memperoleh pengetahuan lainnya melalui seminar-seminar kemudian melalui pendidikan formal yaitu d3 perpustakaan USU tahun 1989 dan S1 perpustakaan di UI, dengan kegiatan tersebut dapat membantu pekerjaan saya menjadi professional.”
I 4:
“Kegiatan yang saya ikuti yaitu mengikuti seminar tentang perpustakaan dan pelatihan-pelatihan.”
I 5:
“Pertama saya mengikuti pelatihan, kemudian mengikuti seminar sehingga tidak ditentukan kapan saja jadwal dilakukan kegiatan
91
tersebut. Terdapat pula pelatihan yang dilakukan JPA (Jaringan perpustakaan Aptik) rutin setahun sekali.” I 6:
“Untuk memperoleh pengetahuan, saya mengikuti pelatihan, seminar, dan mengikuti arahan tugas dari kepala perpustakaan.”
I 7:
“Saya masih baru disini, jadi saya belum ada mengikuti seminarseminar. Saya hanya mendapat instruksi dari pimpinan.”
I 8:
“Sama seperti pegawai lainnya kami mengikuti seminar, diskusi dan juga pelatihan, saya fokus kepada pekerjaan entri data atau ETD.”
Berdasarkan petikan wawancara di atas dapat dinyatakan bahwa pengelolaan sumber daya manusia pada Perpustakaan UNIKA diterapkan dengan melakukan beberapa kegiatan hal tersebut dilihat dari pernyataan setiap informan bahwa pegawai perpustakaan diikutsertakan untuk mengikuti seminar dan pelatihan baik yang diselenggarakan oleh pihak perpustakaan maupun pihak eksternal perpustakaan guna meningkatkan keahlian dan pengalaman dibidang tugas masing-masing pegawai.
13.2.2 Proses Pengelolaan Pengetahuan Knowledge management ketika diterapkan di perpustakaan sangat berkaitan dengan pengelolaan pengetahuan terekam. Maka sumber daya yang yang dimaksud yaitu pengetahuan yang telah diekplisitkan (explicit knowledge) dan pengetahuan yang terbatinkan (tacit knowledge) tersimpan dalam benak setiap pegawai Perpustakaan UNIKA.
Pengelolaan pengetahuan dilkukan dengan dua cara yaitu : 1) Strategi kodifikasi Pengetahuan dikodifikasi, didokumentasi dengan baik dan disimpan ke dalam database sehingga dapat diakses dan digunakan berulang-ulang oleh siapa pun pada perpustakaan tersebut. 2) Strategi personalia Pengetahuan disebarkan melalui kontak individu ke individu. Fungsi utama komputer hanyalah untuk membantu dalam berkomunikasi seperti melalui email, chatting, video konferensi maupun rapat.
92
Pengelolaan sumber daya pengetahuan tersebut dilakukan oleh Perpustakaan UNIKA, berikut kutipan wawancara penulis dengan informan : I1 :
“Tentu. Setiap bulan kami rutin mengadakan rapat maupun diskusi tatap muka, nah dengan adanya rapat dan diskusi tadi setiap pegawai wajib membuat laporannya. Laporan mingguan juga kami buat hal ini untuk mengetahui kerja apa-apa saja yang telah terlaksana atau belum.”
Berdasarkan pernyataan kepala perpustakaan pengelolaan sumber daya pengetahuan yaitu dengan diterjemahkan pengetahuan yang terbatinkan dalam bentuk dokumen salah satunya yaitu laporan mingguan. Pernyataan lain menurut I 3 I5 I8 juga memaparkan cara mereka mengelola sumber daya pengetahuan yaitu sebagai berikut : I 3:
“Pengetahuan yang saya miliki seperti kegiatan kerja selama seminggu akan saya buat dalam bentuk laporan dan ini wajib kami lakukan. Setiap pegawai yang mengikuti seminar dan pelatihan juga membuat laporan nya agar nanti dapat dipelajari oleh pegawai lainnya.”
I 5:
“Pengetahuan yang saya dapatkan dari pelatihan akan saya simpan dalam bentuk elektronik seperti artikel dan saya bagikan ketika berdiskusi dalam forum online agar mempermudah pegawai lainnya.”
I 8:
“Sesuai bidang saya, yaa saya akan menyimpannya dalam bentuk CD Rom, kalau pengetahuan yang masih dalam pikiran akan saya bagikan nanti dalam forum diskusi. Bagian tugas ETD sangat erat hubungannya dengan bagian jaringan jadi kami lebih sering berkomunikasi lewat komunikasi online.”
Pengelolaan sumber daya pengetahuan yang terbatinkan dalam pikiran pegawai perpustakaan UNIKA dapat dibagikan dari satu pegawai ke pegawai lainnya, sedangkan pengelolaan pengetahuan berikutnya yaitu dengan menerjemahkan ke dalam bentu suatu media yaitu dengan membuat laporan mingguan baik itu yang didapat dari pekerjaan rutin kerja di dalam perpustakaan maupun laporan hasil seminar dan pelatihan- pelatihan. Pernyataan informan juga menyatakan bahwa pengetahuan dapat diubah kedalam CD Rom, artikel, laporan penelitian. Penerapan knowledge di Perpustakaan 93
UNIKA. Proses penciptaan pengetahuan di perpustakaan menggunakan empat langkah yang dikenal dengan model SECI yaitu socialization, externalization, combination, dan internalization. Berikut kutipan wawancara penulis dengan kepala perpustakaan (I1): I 1:
“Keempat model SECI sudah diterapkan di perpustakaan UNIKA. Seperti diskusi antar pegawai, seminar-seminar, rapat bulanan, memberikan arahan kepada pegawai maupun komunikasi informal. Jadi model yang paling dominan kami lakukan yaitu internalisasi.”
Pengelolaan pengetahuan dimulai dengan keempat langkah penciptaan pengetahuan. Pengetahuan akan ditransformasikan sebagai suatu bentuk shared knowledge yang dapat digunakan bersama-sama oleh anggota perpustakaan. Proses penciptaan pengetahuan tacit dan exsplicit menghasilkan pengetahuan baru. Proses penciptaan pengetahuan berdasakan pernyataan informan utama dengan menerapkan model SECI yaitu : 1. Socialization Sosialisasi meliputi kegiatan berbagi pengetahuan tacit antar individu. Sosialisasi digunakan karena pengetahuan tacit disebarkan melalui kegiatan bersama seperti tinggal bersama, meluangkan waktu bersama bukan melaui tulisan. Berikut kutipan wawancara penulis dengan informan utama yaitu : I 1:
“Tentu ada. Diskusi formal maupun informal sering kami lakukan. Antara kepala perpustakaan dan pegawai seperti tugas baru, saya selaku kepala perpustakaan akan memberikan instuksi kepada pegawai tersebut.”
Pegawai Perpustakaan UNIKA melakukan transfer pengetahuan maupun pengalaman dilakukan dengan diskusi formal maupun informal. Pernyataan lainnya juga dikemukakan oleh informan I2 I3 I4 I5 I6 I7 yaitu : I 2:
“Pengetahuan yang dimiliki harus dishare seperti hasil seminar, pelatihan, ataupun berbagi cerita dari buku-buku yang sudah dibaca tentang tugas tiap-tiap pegawai.”
I 3:
“Apabila masing-masing pegawai memiliki ide-ide dapat disampaikan melalui diskusi dalam satu tim tersebut contohnya tim bagian pengolahan ini. Hasil pelatihan dan seminar akan 94
didiskusikan dalam satu tim. Diskusi juga kami lakukan melalui forum diskusi online salah satunya media sosial.” I 4:
“Kalau dilihat secara terperinci dan khusus pengetahuan yang saya miliki tidak terlalu terpengaruh dengan yang lainnya akan tetapi akan saya diskusikan terlebih dahulu dengan pegawai yang telah lama bekerja pada bagian pengolahan ini kemudian pegawai lainnya dapat mengambil tindakan selanjutnya apakah ide tersebut digunakan atau tidak.”
I 5:
“Membagikan pengetahuan, kami lakukan dengan berdiskusi dan sharing pengetahuan mengenai jaringan biasanya melalui tatap muka.”
I 6:
“Saya akan mendiskusikan ide-ide yang saya miliki kepada pimpinan maupun pegawai lainnya sehingga pengetahuan saya dapat dikembangkan ataupun dipakai untuk kebutuhan bagian sirkulasi.”
I 7:
“Hal pertama yang saya lakukan yaitu membicarakan ide-ide tersebut kepada kepala perpustakaan. Diterima atau tidaknya semua tergantung kepala perpustakaan atau pun dengan pegawai lainnya pada saat mendiskusikannya.”
Berdasarkan kutipan wawancara di atas dapat dinyatakan bahwa proses penciptaan pengetahuan melalui tatap muka dapat dilakukan dengan diskusi. Pengetahuan yang terbatinkan dapat disampaikan melalui pertemuan langsung. Pegawai Perpustakaan UNIKA melakukan berbagi pengetahuan mulai dari kepala perpustakaan maupun antar pegawai lainnya. Berbagi pengetahuan lebih banyak dilakukan secara langsung.
2.
Externalization Eksternalisasi membutuhkan penyajian pengetahuan tacit ke dalam bentuk yang lebih umum sehingga dapat dipahami oleh orang lain. Pada tahap eksternalisasi individu memiliki komitmen terhadap sebuah kelompok dan menjadi satu dengan kelompok tersebut. Berikut kutipan wawancara penulis dengan informan utama yaitu : I1 :
“Tentu. Setiap bulan kami rutin mengadakan rapat maupun diskusi tatap muka, nah dengan adanya rapat dan diskusi tadi setiap pegawai wajib membuat laporannya. Laporan mingguan juga kami 95
buat hal ini untuk mengetahui kerja apa-apa saja yang telah terlaksana atau belum.” Berdasarkan petikan wawancara di atas dapat dinyatakan bahwa pengelolaan sumber daya pengetahuan yaitu dengan diterjemahkan pengetahuan yang terbatinkan dalam bentuk dokumen salah satunya yaitu laporan mingguan. Informan lainnya juga memaparkan cara mereka mengelola sumber daya pengetahuan yaitu sebagai berikut :
I 3:
“Pengetahuan yang saya miliki seperti kegiatan kerja selama seminggu akan saya buat dalam bentuk laporan dan ini wajib kami lakukan. Setiap pegawai yang mengikuti seminar dan pelatihan juga membuat laporan nya agar nanti dapat dipelajari oleh pegawai lainnya.”
I 5:
“Pengetahuan yang saya dapatkan dari pelatihan akan saya simpan dalam bentuk elektronik seperti artikel dan saya bagikan ketika berdiskusi dalam forum online agar mempermudah pegawai lainnya.”
I 8:
“Sesuai bidang saya, yaa saya akan menyimpannya dalam bentuk CD Rom, kalau pengetahuan yang masih dalam pikiran akan saya bagikan nanti dalam forum diskusi. Bagian tugas ETD sangat erat hubungannya dengan bagian jaringan jadi kami lebih sering berkomunikasi lewat komunikasi online.”
Pengelolaan sumber daya pengetahuan yang terbatinkan dalam pikiran pegawai perpustakaan UNIKA dapat dibagikan dari satu pegawai ke pegawai lainnya, sedangkan pengelolaan pengetahuan berikutnya yaitu dengan menerjemahkan ke dalam bentuk suatu media yaitu dengan membuat laporan mingguan yang didapat dari pekerjaan rutin kerja di dalam perpustakaan maupun laporan hasil seminar dan pelatihan- pelatihan. Pernyataan lainnya juga disampaikan oleh I 3 dan I8 yaitu : I 3:
“Missal terdapat perubahan untuk pengklasifikasin memakai DDC 21 ke DDC 22 bagi pegawai yang mengikuti pelatihan kemudian dishare dengan pegawai lainnya sehingga saya dan pegawai lainnya dapat mempelajarinya dan menyesuaikan diri.”
I 8:
“Tidak ada target. Pekerjaan akan berjalan apabila ada data kemudian dilakukan pemeriksaan dan setelah itu diapload. Proses kerja berdasarkan SOP.”
96
Berdasarkan kutipan wawancara di atas dapat dinyatakan bahwa pengetahuan didokumentasikan dalam bentuk DDC dan SOP untuk mempermudah pegawai lainnya menyelesaikan tugas. Pernyataan informan sebelumnya juga menyatakan bahwa pengetahuan dapat diubah kedalam CD Rom, artikel, laporan penelitian. Penerapan knowledge di Perpustakaan UNIKA sudah berjalan dengan cukup baik.
3.
Combination Kombinasi meliputi konversi pengetahuan eksplisit ke dalam bentuk
himpunan pengetahuan eksplisit yang lebih kompleks. Berikut kutipan wawancara penulis dengan informan yaitu : I 5:
“Pengetahuan yang relevan berdasarkan pengalaman saja dan kebutuhan di perpustakaan misalnya apabila ingin menambahkan modul pada aplikasi lalu dicoba.”
I 7:
Menyelesaikan semua tugas-tugas yang telah saya jelaskan pada pertanyaan diawal yaitu melakukan entri data keanggotaan, mengeluarkan surat bebas pustaka, membuat surat denda keterlambatan, mengurus surat keluar dan masuk. Target saya yaitu fokus pada pekerjaan terutama pada hal mengentrian keanggotaan, surat menyurat, inventarisasi, ATK (alat tulis kantor).
I 8:
“Pengetahuan yang saya dapatkan hanya entri data skripsi disertasi maupun karya ilmiah dan juga proses memasukkan data. Tidak ada target. Pekerjaan akan berjalan apabila ada data kemudian dilakukan pemeriksaan dan setelah itu diapload. Proses kerja berdasarkan SOP.”
Berdasarkan kutipan wawancara di atas dapat dinyatakan bahwa pengetahuan yang telah dikombinasikan akan mengahsilkan pengetahuan yang lebih bermakna tampak pada kegiatan di Perpustakaan UNIKA yaitu pegawai melakukan entri data ke dalam database dengan cara entri karya tulis, laporan, hasil presentase sehingga pegawai maupun pengguna yang membutuhkan informasi dapat menemukan dengan cepat pengetahuan tersebut. Sedangkan pernyataan informan lainnya sama.
4.
Internalization Internalisasi pengetahuan baru merupakan konversi dari pengetahuan ekplisit
ke dalam pengetahuan tacit perpustakaan. Individu harus mengidentifikasi 97
pengetahuan yang relevan dengan kebutuhannya di dalam organizational knowledge tersebut. Berikut kutipan wawancara penulis dengan informan yang memiliki jawaban berbeda sedangkan I1 I2 I3 I7 memiliki jawaban sama yaitu : I 4:
“Saya mengidentifikasi pengetahuan yang relevan melalui pegawai lainnya yang didapatkan melalui pelatihan-pelatihan kemudian saya pelajari. Contohnya bimbingan dari kepala perpustakaan itu sendiri dan dari bimbingan pegawai satu tim pengolahan. Jika terjadi perubahan dibagian pengatalogan tentu saya tidak dapat mengambil kesimpulan sebelah pihak, saya masih membutuhkan bimbingan dan arahan mengenai perubahan yang akan diputuskan oleh kepala perpustakaan dan juga bimbingan oleh pegawai lainnya untuk beradaptasi dengan perubahan tersebut.”
I 5:
Menyesuaikan diri dengan cara belajar kembali dan beradaptasi. I 6: “Untuk memperoleh pengetahuan, saya mengikuti pelatihan, seminar, dan mengikuti arahan tugas dari kepala perpustakaan.”
I 8:
“Saya mempelajari cara-cara yang benar melalui pendidikan dan perintah atasan untuk melakukan pemeriksaan CD, entri data, dan mengapload.”
Berdasarkan kutipan wawancara di atas dapat dinyatakan bahwa proses penciptaan pengetahuan di Perpustakaan UNIKA sudah cukup baik hal tersebut dapat dilihat dari kegiatan seperti pelatihan-pelatihan yang dilaksanakan perpustakaan untuk pegawainya, pelatihan diselenggarakan dari dalam maupun luar perpustakaan yang berhubungan dengan bagian tugas masing-masing. Penerapan pengetahuan eksplisit dengan tindakan dan praktek langsung. Penguasaan pengetahuan yang berikutnya melalui simulasi, eksperimen atau belajar sambil bekerja seperti yang dinyatakan oleh informan delapan.
13.2.3 Media Penyimpanan dan Penyebaran Pengetahuan Tools dibutuhkan untuk membangun dan merancang penerapan knowledge management dan juga berfungsi sebagai alat penyaluran pengetahuan diantaranya dengan mengcapture, menyimpan, dan mempermudah dalam penggunaan informasi. Pengelolaan pengetahuan di Perpustakaan UNIKA dengan menggunakan sarana
98
teknologi seperti komputer dan laptop digunakan semaksimal mungkin melalui sarana intranet dan database perpustakaan. Kebijakan awal yang dilakukan di Perpustakaan UNIKA untuk melakukan proses penerapan knowledge management dapat dilihat dari kutipan wawancara berikut : I1 :
“Kebijakan tahap awal Perpustakaan UNIKA yaitu membuat sistem, agar pekerjaan yang rutinitas ini menjadi seefisien mungkin dilakukan. Melakukan entri data ulang benar-benar kami mulai dari nol.”
Kepala perpustakaan membuat suatu kebijakan dengan membuat sistem untuk mempermudah proses penerapan konwledeg management pada perpustakaan tersebut. Teknologi dapat membantu dengan cepat penyimpanan dan peneybaran pengetahuan. Pernyataan lain dapat dilihat dari wawancara peneliti dengan informan lainnya sedangkan pernyataan I2 I3 I6 memiliki jawaban yang sama yaitu : I 4:
“Tentu saja. Terdapat beberapa hasil rapat maupun laporan mingguan harus disimpan ke dalam database. Kemudian bagiankerja saya juga entri buku ke dalam slims dan membantu bagian surat menyurat pada bagian administrasi. Slims itulah teknologi yang dipakai.”
I 5:
“Pengetahuan yang saya dapatkan banyak. Seperti penambahan modul-modul untuk aplikasi, pemanfaatan RFID di perpustakaan serta pengetahuan tentang database.”
I 7:
“Saya contohkan ketika akan menulis surat, saya membutuhkan cara-cara agar dapat membuat surat sesuai kebutuhan setelah saya mendapat perintah dari kepala perpustakaan berupa rekomendasi untuk mendesain surat tersebut. Kemudian mendapat bimbingan dari bagian IT cara mengentri data keanggotaan ke dalam database (slims).”
I 8:
“Saya melakukan share baik secara tatap muka maupun diskusi melalui server karena terhubung ke LAN.”
Berdasarkan petikan wawancara di atas dapat dinyatakan bahwa database digunakan sebagai alat menyimpan pengetahuan dan juga sebagai alat untuk mempermudah menemukan kembali pengetahuan sehingga proses menyimpan dan temu kembali informasi semakin efektif dan efisien. Kebijakan yang diambil oleh 99
kepala perpustakaan merupakan keputusan awal sehingga membantu mempermudah pengelolaan pengetahuan di perpustakaan.
13.3 Rangkuman Hasil Penelitian Berdasarkan hasil wawancara dengan kedelapan informan yaitu kepala perpustakaan (I1) dan pegawai lainnya I2, I3, I4, I5, I6, I7, I8 data yang diperoleh dari data wawancara serta melalui proses triangulasi data, analisis data, dan reduksi data maka dapat diperoleh kategori yaitu : 1) Sumber Daya Manusia. 2) Proses Pengelolaan Pengetahuan. 3) Media Penyimpanan dan Penyebaran Pengetahuan.
Tabel 13.2 Rangkuman Hasil Penelitian No
Kategori
Hasil Penelitian
1
Sumber Daya
Pengelolaan sumber daya manusia dilakukan dengan cara
Manusia
mendorong pegawai perpustakaan untuk mengikuti seminar, pelatihan serta simulasi guna menambah pengetahuan dengan adanya pengalaman dan keahlian dari kegiatan tersebut dapat meningkatkan kualitas pengetahuan tiap-tiap pegawai. Pengelolaan pengetahuan yang ada pada tiap pegawai perpustakaan memberikan manfaat yaitu meningkatnya pengetahuan untuk terus berinovasi, keahlian, dan gagasan menjadi lebih baik sehingga terciptalah pengetahuan yang baru di lingkungan Perpustakaan UNIKA.
2
Proses Pengolaan
aPengelolaan sember daya pengetahuan dengan
Pengetahuan
menerjemahkan pengetahuan tacit ke dalam bentuk dokumen yaitu laporan mingguan. Sumber daya pengetahuan yang terdapat pada pegawai ditransfer dengan cara sharing. Pengelolaan dilakukan dengan emapt langkah
100
yaitu socialization, bahwa pegawai Perpustakaan UNIKA melakukan diskusi formal dan informal melalui tatap muka baik dengan kepala perpustakaan maupun antar pegawai. Kedua yaitu externalization, bahwa pengetahuan pegawai diubah ke dalam bentuk laporan mingguan baik yang didapat dari pekerjaan rutin maupun hasilrapat, seminar dan pelatihan hasil dari dokumentasi pengetahuan tersebut dapat mempermudan pegawai untuk menyelesaikan tugas. Ketiga yaitu combination, bahwa pengetahuan yang telah dikombinasikan akan menghasilkan pengetahuan yang bermakna tampak pada kegiatan di Perpustakaan UNIKA yaitu pegawai melakukan entri data ke dalam database dengan cara apload karya tulis, laporan, hasil-hasil persentase sehingga pegawai maupun pengguna dapat melakukan pencarian dengan cepat. Keempat yaitu internalization, bahwa proses penciptaan pengetahuan di Perpustakaan UNIKA sudah cukup baik dilihat dari kegiatan seperti pelatihan yang diselenggarakan untuk pegawai dengan tindakan dan praktek langsung. 3
Media
aMedia penyimpanan dibutuhkan untuk membangun dan
Penyimpanan dan merancang penerapan knowledge management dan juga Penyebaran
berfungsi sebagai alat penyaluran pengetahuan diantaranya
Pengetahuan
dengan mengcapture, menyimpan, dan mempermudah dalam penggunaan informasi. Database digunakan sebagai alat menyimpan pengetahuan dan juga sebagai alat untuk mempermudah menemukan kembali pengetahuan sehingga proses menyimpan dan temu kembali informasi semakin efektif dan efisien. Kebijakan kepala perpustakaan dengan membuat sistem merupakan keputusan yang baik untuk membantu mengelola pengetahuan.
101
KESIMPULAN DAN SARAN
14.1 Kesimpulan Penelitian berjudul “Penerapan Knowledge Management dalam Meningkatkan Kinerja Pegawai Perpustakaan : Studi Kasus pada Perpustakaan UNIKA Santo Thomas Medan” menghasilkan kesimpulan atas temuan penelitian dapat dilihat dalam bentuk flowchart yaitu :
Mulai
Penerapan Knowledge Management
Sumber Daya Manusia Seminar Pelatian Simulasi
Pengelolaan Pengetahuan Model SECI (Sosialisasi, Ekstenalisasi, Kombinasi, Internalisasi)
-
Teknologi Forum Diskusi Online
-
Database
Selesai 102
14.2 Saran Berdasarkan kesimpulan di atas, maka saran yang diberikan oleh peneliti pada penelitian ini antara lain :
1.
Diharapkan seluruh pegawai Perpustakaan UNIKA diikutsertakan pada kegiatan seminar-seiminar, pelatihan dan kegiatan lainnya yang berhubungan dengan perpustakaan.
2.
Perpustakaan UNIKA hendaknya membuat kebijakan seperti berbagi pengetahuan seminggu sekali agar penerapan knowledge management di perpustakaan tetap berjalan dengan baik.
Perpustakaan UNIKA diharapkan lebih memperbanyak lagi media untuk penyaluran pengetahuan di dalam perpustakaan.
103
Kisi-Kisi Ujian Akhir Semester
PERTANYAAN. 1.
Sebutkan Keuntungan dari Knowledge Management Assessment!
2.
Proses penilaian harus dirancang untuk meminta masukan dari kelompok. perwakilan staf, dan pemangku kepentingan utama lainnya untuk mengidentifikasi adalah?
3.
Apa yang dimaksud dengan Knowledge Management Assessment?
4.
Sebutkan hal yang termasuk dalam Knowledge Management Assessment!
5.
Sebutkan Qualitative and Quantitative Assessments of Knowledge Management!
6.
Jelaskan apa yang dimaksud dengan manajemen informasi dan manajemen pengetahuan !
7.
Sebutkan dan jelaskan syarat manajemen sebagai ilmu !
8.
Jelaskan mengapa pengertian manajemen sebagai ilmu !
9.
Sebutkan dan jelaskan perbedaan antara data, informasi, dan pengetahuan menurut Davenport dan Prusak !
10. Jelaskan pengertian pengetahuan menurut Polanyi ! 11. Jelaskan bagaiman pengetahuan dapat ditemukan. 12. Sebutkan dua kelompok algoritma penemuan pengetahuan. 13. Penemuan pengetahuan frase diciptakan pada Penemuan Pengetahuan pertama dalam? 14. Pengetahuan eksplisit baru ditemukan melalui cara? 15. Penggunaan utama dari pengetahuan yang ditemukan adalah? 16. Jelaskan apa yang dimaksud dengan Sistem manajemen pengetahuan keseluruhan perusahaan. 17. Kecerdasan buatan dan teknologi basis data digunakan organisasi untuk? 18. Jelaskan tugas yang dilakukan oleh Pekerja pengetahuan. 19. Intelligent agents adalah? 20. Intelligent agents digunakan dalam Knowledge Management untuk? 21. ebutkan Rumusan Masalah dari Penelitian, Tujuan Penelitian, dan Manfaat Penelitian.
104
22. Jelaskan apa yang dimaksud dengan metode penelitian. 23. Sebutkan dan jelaskan Teknik pengumpulan data pada penelitian. 24. Sebutkan dan jelaskan Membagi analisis data ke tiga tahap menurut Afrizal (2016, 178). 25. Jelaskan Rangkuman dari Hasil Penelitian tersebut. JAWABAN. 1.
Keuntungan dari Knowledge Management Assessment adalah: a) Pengertian yang lebih baik dari ruang lingkup inisiasi knowledge yang sukses. b) Dapat mendalami praktek Knowledge management yang baik. c) Dapat mengidentifikasikan kegiatan yang sudah ada sekarang apakah sudah dapat menjadi contoh yang baik dalam praktek Knowledge management. d) Adanya evaluasi yang mandiri mengenai kemampuan dan kualitas dari kegiatan Knowledge management yang sudah ada dan yang sudah berjalan saat ini di perusahaan. e) Dapat mengidentifikasikan kegiatan-kegiatan untuk memanfaatkan knowledge dari perusahaan. f)
Adanya indikasi yang jelas dimana area-area mana yang membutuhkan perhatian ekstra dari manajemen.
2.
Kepentingan utama lainnya untuk mengidentifikasi Proses penilaian harus dirancang untuk meminta masukan dari kelompok. perwakilan staf, dan pemangku adalah: a) Apa yang berhasil dan apa yang tidak. b) Tentukan di mana kemacetan aliran pengetahuan terjadi. c) Praktik yang baik untuk menangkap pengetahuan dan berbagi pengetahuan yang dapat dikembangkan. d) Potensi pengadopsi awal atau juara untuk KM. e) Bagaimana teknologi digunakan untuk memungkinkan berbagi pengetahuan - atau bagaimana teknologi menghambat berbagi pengetahuan. f)
Elemen budaya dan struktur organisasi yang menghadirkan hambatan bagi manajemen pengetahuan yang efektif.
105
g) Temuan dari penilaian KM seringkali mengejutkan, apa yang dianggap sebagai masalah teknologi sering dikaitkan dengan budaya organisasi, praktik sehari-hari, atau bagaimana tim lintas fungsi bekerja sama. h) Menjalani penilaian KM bisa sangat bermanfaat dalam membantu kelompok mengembangkan pemahaman bersama dan kosakata umum untuk menggambarkan apa yang berhasil dan apa yang tidak. 3.
Knowledge Management Assessment adalah Analisis sistematis dari kemampuan manajemen pengetahuan organisasi Anda saat ini. Ini menilai kinerja Anda saat ini terhadap praktik kelas dunia dan mengidentifikasi area kritis untuk menerapkan manajemen pengetahuan. Ada juga pakar lain yang menyebutkan bahwa Knowldege Management Assessment adalah proses menangkap keadaan KM saat ini dalam suatu organisasi atau departemen. Knowledge management Assessment juga dapat menilai penampilan perusahaan pada saat ini dalam melawan praktek dunia luar dan juga dapat mengidentifikasikan area atau daerah yang kritis dimana area tersebut harus ditanamkan dan disuplai dengan Knowledge management.
4.
hal yang termasuk dalam Knowledge Management Assessment adalah a) Melakukan interview dengan para staff yang berada di luar departemen atau antar departemen atau divisi. b) Melakukan diagnosa melalui kuesioner dan rapat yang membahas mengenai kegiatan yang ada di perusahaan. c) Melakukan observasi dengan segala kegiatan dan rapat yang sedang berlangsung. d) Rapat dengan para anggota Knowledge management. e) Melakukan review terhadap pemasangan intranet dan internetnya. f)
Adanya dokumen yang jelas dan lengkap untuk adanya review dan hasil analisa.
5.
Qualitative and Quantitative Assessments of Knowledge Management a) High. b) Qualitative Measures. c) Qualitative and Quantitative. d) Level of Use of. e) Measures. f)
Quantitative Measures. 106
g) Low. h) Low.
6.
i)
High.
j)
Level of Experience with Knowledge Management.
- Manajemen Informasi adalah teknik pengaturan atau organisasi agar informasi mudah dicari dan digunakan kembali oleh pemakai. Yang termasuk dalam proses manajemen informasi, antara lain, pengumpulan informasi, pengolahan informasi, kemas ulang informasi, dan temu kembali informasi. - Manajemen Pengetahuan adalah teknik membangun suatu lingkungan pembelajaran (learning environment), sehingga orang-orang di dalamnya terus termotivasi untuk terus belajar, memanfaatkan informasi yang ada, serta pada akhirnya mau berbagi pengetahuan baru yang didapat. Yang termasuk dalam proses manajemen pengetahuan, antara lain, pembelajaran (individu, organisasi, kolaborasi), dan berbagi pengetahuan.
7.
- Tersusun Secara Sistematis Dan Teratur Manajemen sebagai ilmu harus terbentuk dengan sistematik dan memiliki keteraturan.Manajemen mempunyai suatu rangkaian proses aktivitas yang berhubungan satu dengan lainnya. Kegiatan tersebut dimulai dari menetapkan tujuan hingga tercapainya tujuan yang telah ditetapkan. Beberapa ahli mengklasifikasikan ilmu manajemen menjadi beberapa kegiatan yaitu perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengawasan atau pengendalian. - Obyektif dan Rasional Sehingga dapat Dipelajari Manajemen sebagai ilmu harus bersifat obyektif dan rasional dalam memandang suatu hal ataupun permasalahan. Bersifat obyektif berarti manajemen memiliki parameter/standard penilaian terhadap suatu hal sehingga dapat terukur. Parameter atau standar penilaian ini digunakan supaya tidak ada keberpihakan dalam penilaian. Adapun obyek atau sasaran dari penyelidikan manajemen secara umum adalah manusia itu sendiri. Akan tetapi manusia disini adalah sekelompok orang yang bekerjasama dalam suatu organisasi untuk mewujudkan tujuan bersama. Pencapaian tujuan tersebut dilaksanakan dengan perhitungan yang rasional dan dapat diterima secara logis. 107
Salah satu meraih tujuan tersebut adalah dengan membagi tugas pada tiap kelompok orang supaya tujuannya lebih mudah tercapai. - Menggunakan Metode Ilmiah Pengelolaan suatu organisasi dengan segala permasalah di dalamnya harus dilakukan secara ilmiah. Manajemen sebagai ilmu mengajarkan bahwa sebelum memberikan solusi hendaknya perlu identifikasi permasalahan yang disimpulkan berdasarkan data empirik yang benar-benar terjadi di lapang. Setelah itu dibuat hipotesis terhadap penyebab permasalah tersebut serta bagaimana cara penyelesainnya. Ketika penyebab sudah diktahui maka dipilihlah alternatif solusi yang disesuaikan antara teori manajemen yang dijadikan pedoman dan kondisi yang sesuai di lapang. Setelah dipilih berbagai alternatif solusi maka dapat diuji dan sipilih solusi yang paling tepat untuk diaplikasikan. Secara umum langkah-langkah tersebut dilakukan secara sistematis untuk pengelolaan suatu organisasi. Terdapat dua pendekatan penggunaan metode ilmiah dalam pandangan ini yaitu metode deduksi dan induksi. Metode deduksi merupakan metode yang bersifat rasional atau bersumber dari akal pikiran. Pada awalnya penyelesaian permasalahan manajemen brawal dari pengetahuan umum sebelum masuk kepada pengetahuan khusus. - Memiliki Prinsip-prinsip tertentu Henry Fayol menjelaskan terdapat 14 prinsip organisasi yang menjadi prinsip dalam manajemen. 14 prinsip ini menjadi kontribusi yang sangat berguna dalam mengawali manajemen sebagai ilmu pengetahuan. - Dapat dijadikan sebagai Teori Manajemen pada awalnya berawal dari praktik dalam pengelolaan suatu organisasi atau perusahaan (industri). Pengalaman itu kemudian menjadi teori yang dapat dipelajari dan dikembangkan lewat lembaga pendidikan dan training. Di era Globalisasi ini bahkan terdapat berbagai macam ilmu manajemen di berbagai bidang seperti manajemen agribisnis, manajemen pendidikan, manajemen industri dan lain-lain. Manajemen sebagai ilmu merupakan ilmu sosial apabila dikaitkan dengan klasifikasi ilmu. Definisi manajemen sebagai ilmu juga berkaitan dengan ilmu-ilmu lainnya meski manajemen adalah bagian dari ilmu administrasi. Secara umum
108
manajemen merupakan ilmu terapan dikarenakan manfaat dari manajemen baru akan dirasakan apabila diterapkan untuk meningkatkan kualitas hidup manusia.
8.
Pengertian manajemen sebagai ilmu dikarenakan manajemen merupakan sebuah pengetahuan yang telah disusun secara teratur dan mencoba memecahkan kendala yang berhubungan dengan sebab-akibat sehingga menjadi tabiat ilmu. Manajemen berhubungan erat dengan ilmu-ilmu lainnya seperti pemasaran, keuangan, matematika, dan lain-lain. Ilmu-ilmu tersebut digunakan guna mengatasi sebuah kendala di dalam manajemen. Ilmu merupakan sesuatu yang terus berkembang sesuai dengan perkembangan jaman. Begitu pula dengan manajemen sebagai ilmu yang dalam sejarah muncul dikarenakan adanya masalah-masalah dalam operasional organisasi atau perusahaan atau industri. Permasalahan tersebut seperti pemborosan tenaga kerja, Produktivitas, waktu, materi dan biaya. Oleh karena itu munculah teori pengertian manajemen sebagai ilmu yang berasal dari praktik yang terjadi di lapang.
9.
Davenport dan Prusak (1998, hal. 2) memberikan perbedaan berikut antara data, informasi, dan pengetahuan, yang juga berfungsi untuk merangkum kembali: Data: Sebuah set fakta diskrit, obyektif tentang peristiwa. Informasi:Pesan, biasanya dalam bentuk dokumen atau komunikasi yang dapat didengar atau terlihat. Pengetahuan: Gabungan cairan dari pengalaman yang dibingkai, nilainilai, informasi kontekstual, dan wawasan ahli yang menyediakan kerangka kerja untuk mengevaluasi dan menggabungkan pengalaman dan informasi baru. Itu berasal dan diterapkan dalam pikiran orang yang tahu. Dalam organisasi, sering kali menjadi tertanam tidak hanya dalam dokumen atau repositori tetapi juga dalam rutinitas organisasi, proses, praktik, dan norma. Menurut Teskey, data merupakan hasil pengamatan langsung terhadap suatu kejadian atau suatu keadaan; ia merupakan entitas yang dilengkapi dengan nilai tertentu. Informasi merupakan kumpulan data yang terstruktur untuk memperlihatkan adanya hubungan antarentitas. Pengetahuan merupakan model
109
yang digunakan manusia untuk memahami dunia, dan yang dapat diubah-ubah oleh informasi yang diterima pikiran manusia.
10. Pengertian pengetahuan menurut Polanyi adalah bahwa semua pengetahuan adalah diam-diam atau berakar pada pengetahuan diam-diam. Di satu sisi, pengetahuan Tacit tidak mudah diekspresikan dengan cara formal, dan spesifik konteks, pribadi, dan sulit untuk dikomunikasikan. Di sisi lain, pengetahuan eksplisit adalah yang dikodifikasikan, diekspresikan dengan cara formal dan linguistik, mudah ditransmisikan dan disimpan, dan diekspresikan dalam katakata dan algoritma, tetapi itu hanya mewakili puncak gunung es dari seluruh tubuh pengetahuan. Definisi konsep tacit / eksplisit ini menekankan pentingnya mempertimbangkan dimensi tacit secara memadai. Pada era modern, manajemen sebagai ilmu dapat didefinisikan pula sebagai pengetahuan yang dijadikan bekal ketika kita menduduki suatu posisi atau jabatan baik di suatu organisasi ataupun perusahaan. Pendidikan mengenai manajemen sekiranya perlu ditempuh sebelum seseorang masuk pada tingkatan manajemen manapun. 11. Pengetahuan dapat ditemukan melalui proses kognitif individu serta proses sosial dan kolaboratif kemudian dibagikan, dibenarkan, diintensifkan dan diperbesar dalam pengaturan organisasi. Untuk menemukan pengetahuan eksplisit, teknik kombinasi digunakan, di mana data dan informasi eksplisit umumnya dikonfigurasi ulang, dikategorikan ulang, dan dikonsep ulang untuk mengekstraksi pengetahuan baru. Teknik sosialisasi, di sisi lain digunakan untuk menemukan pengetahuan tacit dengan mengumpulkan pengetahuan tacit dari individu, biasanya dari kegiatan bergabung 12. Dua kelompok algoritma - penemuan kuantitatif yang menempatkan hubungan di antara nilai-nilai numerik - penemuan kualitatif yang menemukan hubungan logis di antara nilai-nilai. Dalam banyak domain, termasuk biologi dan medis, pendekatan kualitatif harus memasukkan nilai atribut simbolik (seperti teks lengkap, nilai logika, nilai taksonomi atau simbol) serta atribut visual dari gambar diam (seperti bentuk, warna, atau morfometri objek yang diidentifikasi. ). Proses penemuan melibatkan dua langkah utama: identifikasi dan deskripsi pola. Secara umum, beberapa langkah tambahan yang terlibat: dari memilih, pra-pemrosesan, dan mengubah 110
kumpulan data, melalui penggunaan beragam algoritma penambangan data, hingga memvisualisasikan pola. 13. Penemuan Pengetahuan pertama dalam lokakarya Database pada tahun 1989. Meskipun memiliki tujuan yang sama dengan data mining, penemuan pengetahuan menekankan produk akhir dari proses, yaitu pengetahuan. Dengan demikian, polanya harus baru dan dalam bentuk yang dapat dipahami dan digunakan oleh pengguna manusia. Knowledge Discovery (KD) biasanya menggunakan metode analisis data statistik tetapi juga metode dalam pengenalan pola dan Artificial Intelligence (AI). Database management systems (DB) memastikan bahwa prosesnya dapat diskalakan. 14. Pengetahuan eksplisit baru ditemukan melalui kombinasi, di mana beberapa badan pengetahuan eksplisit (data dan/atau informasi) disintesis untuk menciptakan kumpulan pengetahuan eksplisit baru yang lebih kompleks (Nonaka 1994, seperti dikutip dalam Becerra-Fernandez dan Sabherwal, 2010). Ini terjadi melalui komunikasi, integrasi, dan sistematisasi berbagai aliran pengetahuan eksplisit. Pengetahuan eksplisit yang ada, data dan informasi dikonfigurasi ulang, dikategorikan ulang, dan dikontekstualisasikan untuk menghasilkan pengetahuan eksplisit baru. 15. Penggunaan utama dari pengetahuan yang ditemukan untuk perumusan dan verifikasi hipotesis, membangun model untuk peramalan, perencanaan dan prediksi, penemuan aturan keputusan, pembersihan informasi, mengidentifikasi outlier, organisasi informasi dan penentuan struktur. Namun, saat kita beralih dari domain manufaktur dan pemasaran ke sains, kita perlu menerapkan algoritme penambangan tidak hanya pada data, tetapi juga pada pengetahuan. Akibatnya, kami tidak hanya bertujuan untuk menemukan pola, kami bertujuan untuk mendukung manajemen pengetahuan dan evolusi. Selain itu, pengetahuan yang ditemukan dapat digunakan untuk optimalisasi sistem informasi. 16. Sistem manajemen pengetahuan keseluruhan perusahaan (enterprise-wide knowledge management systems) merupakan upaya keseluruhan perusahaan yang bertujuan umum untuk mengumpulkan, menyimpan, mendistribusikan, serta menerapkan isi dan pengetahuan digital. Sistem-sistem ini meliputi kapabilitas untuk mencari informasi, menyimpan data yang terstruktur dan yang tidak terstruktur, serta menempatkan keahlian dari karyawan di dalam perusahaan.
111
17. Kecerdasan buatan dan teknologi basis data memberikan sejumlah teknik cerdas yang dapat digunakan organisasi untuk menangkap pengetahuan individu dan kolektif serta untuk memperluas basis pengetahuan mereka. Sistem pakar, penalaran berbasis kasus, dan logika fuzzy digunakan untuk menangkap pengetahuan tersembunyi. Jaringan syaraf tiruan dan data mining digunakan untuk penemuan pengetahuan. Teknik cerdas lainnya didasarkan pada teknologi kecerdasan buatan (artificial intelligence / AI), yang terdiri dari sistem berbasis komputer (perangkat keras dan perangkat lunak) yang mencoba meniru perilaku manusia. Kecerdasan buatan tidak memiliki fleksibilitas, keluasan, dan keumuman dari kecerdasan manusia, tapi dapat digunakan untuk menangkap, megodekan, dan memperluas pengetahuan perusahaan. Perusahaan dapat menggunakan kecerdasan buatan untuk:
Membantunya menangkap dan menyimpan pengetahuan tersirat.
Menemukan pengetahuan.
Menghasilkan solusi bagi masalah tertentu yang terlalu besar dan kompleks untuk dianalisa oleh manusia.
Membantu perusahaan mencari dan menyaring informasi.
18. Pekerja pengetahuan bertugas menciptakan pengetahuan dan informasi bagi organisasi. Pekerja pengetahuan biasanya memiliki tingkat pendidikan yang tinggi, memiliki keanggotaan di organisasi profesional, dan kerap diminta untuk melakukan penilaian sebagai aspek rutin dari pekerjaan mereka. Pekerja pengetahuan juga memerlukan sistem kerja pengetahuan yang sangat spesifik dengan grafis, alat bantu analisis, dan kemampuan komunikasi dan manajemen dokumen yang canggih. Biasanya dilakukan oleh: peneliti, perancang, arsitek, ilmuwan, dan insinyur. 19. Intelligent agents adalah software yang mempelajari tentang bagaimana manusia melakukan tugas-tugasnya dan kemudian software tersebut memberikan bantuan pada tugas-tugas tersebut. Ada banyak jenis intelligent agents. Teknologi agen inteligen akan membantu pebisnis untuk membuat navigasi melalui sejumlah besar data untuk menempatkan dan bertindak atas informasi yang dianggap penting. Agen inteligen (intelligent agents) merupakan program perangkat lunak yang bekerja tanpa intervensi secara langsung dari
112
manusia untuk melaksanakan tugas tertentu bagi seorang pengguna individual, proses bisnis, atau aplikasi perangkat lunak. Agen menggunakan basis pengetahuan yang dipelajari atau dibangun untuk menyelesaikan tugas-tugas atau mengambil keputusan dalam kepentingan pengguna, seperti menghapus e-mail sampah, menjadwalkan janji pertemuan, atau bepergian dengan menggunakan jaringan yang saling terhubung. Di dalam Knowledge Management System, intelligent agents bisa membantu dalam berbagai bentuk. Pada umumnya, digunakan untuk memperoleh dan mengidentifikasi knowledge. Contohnya antara lain: IMB (ibm.com) menawarkan intelligent data-mining family, termasuk Intelligent Decision Server (IDS), untuk menemukan dan menganalisa jumlah besar data enterprise. Gentia (Planning Sciences International, gentia.com) menggunakan intelligent agents untuk memudahkan data mining melalui web dan fasilitas untuk data warehouse. 20. Intelligent agents digunakan dalam Knowledge Management System untuk melakukan hal-hal sebagai berikut: a) Membantu proses pencarian knowledge (intelligent agents dalam pencarian web) b) Membantu membuat profil knowledge individu maupun group c) Membantu menentukan kaliber knowledge ketika dimasukkan ke dan diakses dari knowledge repository d) Men-scan email, dokumen, dan database untuk menemukan knowledge, menentukan keterkaitan yang bermanfaat, memungut knowledge, atau menarik kesimpulan dari berbagai macam rules di expert systems e) Mengidentifikasi pattern dalam data (biasanya melalui neural networks) f)
Memprediksi berbagai macam hasil di masa mendatang dengan menggunakan knowledge yang ada saat ini
g) Memberikan saran secara langsung dari knowledge melalui neural networks atau expert systems h) Memberikan user interface KMS melalui bahasa alami atau perintah suara 21.
Rumusan Masalah
113
Berdasarkan latar belakang yang dikemukakan di atas, maka yang menjadi rumusan masalah yaitu bagaimana penerapan knowledge management dalam meningkatkan kinerja pegawai perpustakaan? Tujuan Penelitian Mengacu pada rumusan masalah penelitian dan pertanyaan penelitian maka tujuan penelitian ini adalah untuk mengetahui penerapan knowledge management dalam meningkatkan kinerja pegawai perpustakaan. Manfaat Penelitian Hasil penelitian ini diharapkan bermanfaat : 1) Bagi Perpustakaan Unika Hasil penelitian ini diharapkan dapat memberikan kontribusi yang bermanfaat berkaitan dengan penerapan knowledge management dalam meningkatkan kinerja pegawai perpustakaan. 2) Bagi pihak akademisi Membantu proses pembelajaran serta pengaplikasian ilmu pengetahuan, terutama yang berhubungan dengan penerapan knowledge management dalam meningkatkan kinerja pegawai perpustakaan. Bagi pihak lain dan peneliti lanjutan Dapat mamberi masukan bagi praktisi manajemen dan pelaku bisnis, menambah literatur serta memberikan landasan bagi penelitian selanjutnya di bidang yang sama. 22. Metode penelitian merupakan suatu cara atau prosedur yang digunakan untuk penelitian sehingga mampu menjawab rumusan masalah dan tujuan penelitian. Menurut Sugiyono (2010, 6) “metode penelitian adalah cara-cara ilmiah untuk mendapatkan data yang valid, dengan tujuan dapat ditemukan, dikembangkan, dan dibuktikan”. Jenis penelitian yang dilakukan adalah jenis penelitian kualitatif dengan metode penelitian deskriptif. Menurut Erlina (2011, 14) Jenis penelitian kualitatif adalah: Penelitian yang menekankan pada pemahaman mengenai masalah-masalah dalam kehidupan sosial berdasarkan kondisi realistis atau natural setting yang holistis, komplek dan rinci serta menggunakan pendekatan induksi yang mempunyai tujuan penyusunan kontruksi teori melalui pengungkapan fakta. Pendekatan kualitatif merupakan prosedur penelitian yang menghasilkan data deskriptif berupa kata-kata tertulis atau lisan dari orang-orang dan perilaku yang diamati sehingga menghasilkan uraian yang mendalam. 114
23. Teknik pengumpulan data pada penelitian ini adalah dengan menggunakan: 1)
Wawancara Mendalam Wawancara adalah pengumpulan data dengan mengajukan pertanyaan secara langsung oleh pewawancara (pengumpul data) kepada responden dan jawaban-jawaban responden dicatat atau direkam dengan alat perekam (tape recorder). Hasil rekaman wawancara yang telah dilakukan selanjutnya dibuat dalam bentuk tertulis atau transkip secara verbal dan diteliti ulang untuk mendapatkan data yang benar. Wawancara mendalam dilakukan secara langsung dengan kepala dan staf Perpustakaan UNIKA Santo Thomas Medan.
2)
Obervasi Observasi dalam arti luas, Observasi berarti bahwa peneliti secara terus menerus melakukan pengamatan atas perilaku seseorang, mencatat ekspresi – ekspresi tertentu dari responden dalam suatu wawancara atau menanggapi komentar sebagai suatu sisi dalam konteks wawancara (Balck and Champion 2001, 285). Kegiatan observasi dilakukan pada Perpustakaan UNIKA dalam rangka memperoleh data yang diinginkan.
3)
Studi dokumentasi Menurut Adimihardja (2004, 70) bahwa “studi dokumentasi merupakan teknik pengumpulan data yang tidak langsung ditujukan kepada subjek penelitian”. Untuk menunjang kelengkapan data peneliti menggunakan buku, atikel jurnal online, dan situs website.
24. Membagi analisis data ke tiga tahap menurut Afrizal (2016, 178). 1) Tahap kodifikasi data Merupakan tahap pengkodingan terhadap data, yang dimaksud pengkodingan data adalah peneliti memberikan nama atau penamaan terhadap hasil penelitian. Hasil kegiatan tahap pertama adalah diperolehnya tema-tema atau klasifikasi dari hasil penelitian. Cara melakukannya yaitu peneliti menulis ulang catatan-catatan lapangan. Apabila wawancara direkam tahap awalnya mentranskip hasil rekaman. Setelah itu peneliti memilah informasi yang penting dan tidak penting dengan cara memberikan tanda-tanda. Peneliti mengintrepretasikan apa yang disampaikan dalam penggalan bahan tertulis 115
yang penting. Peneliti memberikan kode intrepretasinya, hal ini yang dimaksud dengan kode adalah kategori-kategori atau penamaan. Penamaan atau kategori dapat dibuat dengan singkatan-singkatan. Setelah peneliti mengintrepretasikan isinya kemudian mencari kaitan antara kode dan memasukkan ke dalam suatu kategori atau tema. Kategori atau tema terbagi tiga yaitu : tema, sebab/penjelasan, dan hubungan antar orang. 2)
Tahap penyajian data Merupakan suatu tahapan lanjutan analisis dimana peneliti menyajikan temuan berupa kategori atau pengelompokan.
3) Tahap penarikan kesimpulan atau verifikasi Merupakan suatu tahapan lanjutan dimana pada tahap ini peneliti menarik kesimpulan dari temuan data. Setelah kesimpulan diambil peneliti mengecek ulang proses koding dan penyajian data dan memastikan tidak ada kesalahan dilakukan.
Dari penjelasan ketiga tahap di atas dapat dinyatakan bahwa analisis data dalam penelitian kualitatif adalah proses kategorisasi data atau proses menemukan pola atau tema dan mencari hubungan antar kategori yang telah ditemukan dari hasil pengumpulan data.
25. Rangkuman dari hasil Penelitian tersebut adalah Berdasarkan hasil wawancara dengan kedelapan informan yaitu kepala perpustakaan (I 1) dan pegawai lainnya I2, I3, I4, I5, I6, I7, I8 data yang diperoleh dari data wawancara serta melalui proses triangulasi data, analisis data, dan reduksi data maka dapat diperoleh kategori yaitu : 1) Sumber Daya Manusia. 2) Proses Pengelolaan Pengetahuan. 3) Media Penyimpanan dan Penyebaran Pengetahuan
116
DAFTAR PUSTAKA
https://id.wikipedia.org/wiki/Manajemen_pengetahuan http://antarberita.blogspot.com/2014/01/pengertian-ilmu-pengetahuan-menurutkbbi.html https://accurate.id/marketing-manajemen/knowledge-management-adalah/. http://ainurrofi12.blogspot.com/2015/10/sejarah-knowledge-management.html. https://slideplayer.info/slide/2994966/ https://ejournal.bsi.ac.id/ejurnal/index.php/paradigma/article/viewFile/5285/pdf https://adoc.pub/analisis-knowledge-management-solutions-dan-implementasikno.html https://media.neliti.com/media/publications/93297-ID-knowledge-managementsolution-untuk-divi.pdf https://www.apqc.org/blog/why-knowledge-management-strategy-useful https://bloomfire.com/blog/knowledge-management-strategy/ https://www.kombinasi.net/strategi-manajemen-pengetahuan-di-organisasi/ https://repository.unikom.ac.id/47549/1/9.%20Strategi%20dan%20Pengukuran%20K M.pdf https://tdan.com/business-impact-of-knowledge-management/4943 https://slideplayer.info/slide/3257048/ https://jsofian.wordpress.com/2012/07/22/mengapa-menggunakan-knowledgemanagement-di-perusahan/ https://www.researchgate.net/publication/334308948_The_impact_of_knowledge_ma nagement_process_and_business_intelligence_on_organizational_performance https://onlinelibrary.wiley.com/doi/10.1002/kpm.1562 https://fadlibae.wordpress.com/2011/03/25/%E2%80%9Cthe-driver-of-knowledgemanagement%E2%80%9D-pendorong-diperlukannya-manajemen-pengetahuan/ http://jurnal.radenfatah.ac.id/index.php/jusifo/article/view/4108 https://bppk.kemenkeu.go.id/content/berita/balai-diklat-keuangan-balikpapanmengenal-knowledge-management-2019-11-05-cc2b39fd/ https://www.slideshare.net/rednoNS/knowledge-management-85304234 http://lib.ui.ac.id/file?file=pdf/abstrak/id_abstrak-20365424.pdf
117
https://media.neliti.com/media/publications/178754-ID-pemodelan-sistemmanajemen-pengetahuan-s.pdf https://www.knoco.id/services/km-assessment/ http://www.knowledge-management-online.com/Knowledge-ManagementAssessment.html https://www.skyrme.com/services/kmassess.htm https://www.seriousinsights.net/is-my-organization-ready-for-knowledgemanagement/ https://stevanustanly.wordpress.com/2010/05/30/knowledge-management-assessment/ https://slideplayer.info/slide/15424627/ https://repository.azkahafidzmaulana.org/media/344857-model-manajemenpengetahuan-ea211343.pdf https://medium.com/@stevanihalim/manajemen-pengetahuan-d69851468a23 https://www.researchgate.net/publication/262107372_Knowledge_Management_in_S mall_and_Medium_Enterprises https://ekonomi.bunghatta.ac.id/index.php/id/artikel/568-pengertian-manajemensebagai-ilmu-seni-dan-profesi https://www.emerald.com/insight/content/doi/10.1108/13673270010372297/full/html https://www.sciencedirect.com/science/article/pii/S1877042813015085 https://www.tlu.ee/~sirvir/Information%20and%20Knowledge%20Management/Fram ework%20for%20IKM/knowledge_management_processes_knowledge_discovery.ht ml https://www.researchgate.net/figure/Knowledge-Management-Process-311Knowledge-Discovery-Knowledge-discovery-refers-as_fig1_318947821 https://asistdl.onlinelibrary.wiley.com/doi/full/10.1002/bult.183 https://simplicable.com/new/knowledge-discovery https://www.sas.com/id_id/insights/analytics/what-is-artificial-intelligence.html https://www.researchgate.net/publication/346444990_TUGAS_SISTEM_INFORMA SI_MANAJEMEN_MENGELOLA_PENGETAHUAN http://larasindo.or.id/teknologi-informasi-dalam-knowledge-management-safrinheruwanto/ https://www.researchgate.net/signup.SignUp.html file:///C:/Users/nicho/Downloads/Tesis_Cosmas%20Eko%20S.pdf
118
https://repositori.usu.ac.id/bitstream/handle/123456789/4104/130709034.pdf?sequenc e=1&isAllowed=y
119