Data Loading...
Manual Pembukaan dan Penutupan Fail Flipbook PDF
Manual Pembukaan dan Penutupan Fail
353 Views
513 Downloads
FLIP PDF 946.9KB
LEMBAGA KENAF DAN TEMBAKAU NEGARA
TUAN NOOR FAHIRAH LKTN, 2019
MANUAL PEMBUKAAN DAN PENUTUPAN FAIL 1. FAIL
Fail dapat didefinisikan sebagai satu folder yang mengandungi surat atau lampiran. Fail rasmi atau fail awam dapat didefinisasikan sebagai, “satu folder yang didaftar dalam mana surat-surat (lampiran) disusun dengan cermat dan sistematik” Fail sebenarnya bukanlah perkataan yang berasal daripada Bahasa Inggeris “File”, tetapi berasal dari Bahasa Latihan “Fillum” bermakna sejenis benang di mana kertas-kertas disusun. 2. KEPERLUAN FAIL
2.1 Alat perhubungan/komunikasi yang penting 2.2 Menguruskan maklumat Jabatan/Agensi Kerajaan 2.3 Membantu membuat keputusan/mengambil tindakan 2.4 Mengekalkan ingatan/bahan rujukan utama 2.5 Bahan bukti (hitam putih) 2.6 Bahan penyelidikan 2.6.1
Sejarah
2.6.2
Ekonomi
2.6.3
Kebudayaan
2.6.4
Perundangan
3. PEMBUKAAN FAIL
3.1 Sebelum sesuatu fail dibuka, adalah menjadi tanggungjawab utama bagi kerani registry untuk menyemak dan memastikan fail berkenaan sudah dibuka ataupun belum dibuka. Kecuaian kerani yang membuka fail kadang-kadang akan menyebabkan perkara-perkara berikut; 3.1.1
Pewujudan dua fail dengan tajuk dan nombor yang sama
3.1.2
Pewujudan dua fail dengan tajuk yang sama tetapi nombor yang berlainan
3.1.3
Pewujudan dua fail dengan tajuk berlainan tetapi nombor yang sama
1
3.2 Untuk mengelakkan keadaan seperti di atas adalah menjadi tanggungjawab utama kerani registry untuk mengikuti langkah-langkah seperti yang berikut: 3.2.1
Semak setiap surat/memo yang diterima mempunyai nombor rujukan fail
3.2.2
Baca isi kandungan surat dengan cermat dan semak perkara utama dalam surat
3.2.3
Semak panduan-panduan yang sedia ada seperti, doket abjad, senarai fail, buku daftar fail, computer dan lain-lain panduan. Dengan mengikuti langkah-langkah
seperti di atas
seseorang kerani registri dapat
memastikan fail sudah atau belum dibuka. Sekiranya fail belum dibuka barulah fail baru perlu dibuka. 3.3 Kulit Fail Terdapat beberapa jenis kulit fail yang digunakan oleh Kerajaan Malaysia dan kulit-kuli fail ini adalah seperti yang berikut: 1. Perkara terbuka – kulit bewarna putih (Am 435 pin 1/80) 2. Perkara terhad – kulit fail bewarna putih dengan cop terhad 3. Perkara sulit – kulit fail bewarna hijau (Am 436) 4. Perkara rahsia – kulit fail bewarna merah jambu berpalang merah (Am 437) 5. Perkara rahsia besar – kulit fail bewarna kuning muda, berpalang meah (Am 438) 3.4 Tajuk Fail Isi kandungan surat akan menentukan tajuk fail haruslah jelas, ringkas dan padat. Singkatan tidak boleh digunakan sebagai tajuk fail kerana ia tidak dapat memberi gambaran yang jelas mengenai isi kandungan sesuatu fail dan kadangkadang ia dapat memberi makna yang lain, contohnya; BPR – Badan Pencegah Rasuah BPR – Bengkel Pengurusan Rekod ANM – Arkib Negara Malaysia ANM – Akauntan Negara Malaysia
2
Perkataan –pekataan dengan ejaan sama tetapi mempunyai makna yang berlainan juga perlu dielakkan (homographs) Contohnya; Kabinet – Rak penyimpanan fail Kabinet – Parlimen Bahagian Kebinet – Suatu bahagian di Jabatan Perdana Menteri Tajuk-tajuk fail yang digunakan juga akan ditentukan oleh fungsi sesuatu jabatan. Contohnya, Jabatan-jabatan yang sentiasa terlibat di dalam kursus perlu membuka fail-fail yang mengandungi tajuk-tajuk kursus secara khusus, manakala Jabatan yang jarang sekali terlibat dalam kursus tidak perlu membuka fail-fail dengan tajuk-tajuk khusus. Satu fail am ‟kursus‟ adalah memadai. 3.5 Nombor Rujukan Fail Nombor rujukan fail yang dibuka perlulah mengikuti system klasifikasi fail yang sedia digunakan oleh Jabatan berkenaan 3.6 Kertas-Kertas yang Berhubung Catatan „kertas-kertas yang berhubung‟ di atas kulit fail sebenarnya bermaksud fail-fail yang berkaitan. Sekirannya sesuatu Jabatan Kerajaan/agensi Kerajaan tukar kepada system klasifikasi yang baru, maka nombor fail lama perlulah dicatatkan di dalam ruang ini sebagai rujukan (cross reference). 3.7 Tarikh Kandungan Pertama/Akhir PERTAMA: Tarikh/lampiran pertama yang dimasukkan dalam
fail perlu
dicatitkan. Tarikh ini bukanlah tarikh terima surat ataupun tarikh surat dimasukkan dalam kulit fail. AKHIR: Tarikh lampiran/surat terakhir perlu dicatitkan di dalam ruang ini. Tarikh ini hanya perlu dicatitkan apabila fail berkenaan ditutup. Tarikh ini bukanlah arikh terima surat, tarikh surat dimasukkan dalam fail ataupun tarikh tutup fail.
3
3.8 Edaran Fail (Dihantar kepada/Tarikh Dihantar) Dihantar kepada – ringkasan nama/jawatan pegawai yang akan menerima fail untuk tindakan. Tarikh dihantar adalah hari, bulan dan tahun. 3.9 Kandungan Surat Dalam Fail Surat-surat/lampiran-lampiran perlu dimasukkan di sebelah kanan sesuatu fail dan kertas minit di sebelah kiri fail. Selepa surat dimasukkan perlu dicatitkan bilangan kandungan fail di sudut kanan atas surat (bulatan).
4
3.10
Kad Keluar Fail
Kad ini digunakan untuk mengawal pergerakan fail. Kad ini perlu disimpan di sebelah kiri dalam fail bersama-sama kertas minit. Apabila seseorang pegawai meminjam fail berkenaan, kad ini perlu dikeluarkan dan nama peminjam perlu direkodkan dalam kad ini.
5
3.11
Kertas Minit
3.11.1 Merekodkan surat keluar dan masuk Surat masuk perlu ditulis dengan pen bewarna merah 1. Surat bth. ________ drp. ________ dikdgn. pd.________ 2. Surat bth. ________ drp. ________ d/m pd. _________ 3. Bil. _________ drp. _________ bth. ________cd/m pd. _________ Surat keluar perlu ditulis dengan pen bewarna biru atau hitam 1. Surat bth. _________ d/h kpd. _________ pd. _________ 2. Bil. _________ kpd. _________ bth. ________ d/h pd. __________ 3.11.2 Menulis arahan/perhubungan bertulis di antara pegawai bawahan atau ke pegawai atau bahagian ke bahagian.
6
3.12
Cara-cara Menulis Minit
3.12.1 Semua perenggan dalam sesuatu minit itu, melainkan yang pertama hendaklah diberi nombor. 3.12.2 Minit dalam tulisan tangan hendaklah ditulis dengan jelas. 3.12.3 Minit yang panjang hendaklah ditaip dan yang lebih daripada satu muka surat hendaklah dimasukkan sebagai satu kandungan dalam fail (di sebelah kanan fail) 3.12.4 Pegawai perlu menulis ringkasan jawapan dan tandatangan penuh 4. PENUTUPAN FAIL
4.1 Fail Aktif Fail-fail aktif yang boleh ditutup adalah seperti yang berikut: 1. tebal 1 inci 2. mengandungi 100 lampiran (yang mana lebih awal) Contoh: Fail aktif yang ditutup
7
4.2 Fail Tidak Aktif Fail-fail yang dikelaskan sebagai tidak aktif apabila fail itu tidak digunakan selama 5 tahun. Fail-fail ini boleh ditutup. Contoh: Fail tidak aktif yang ditutup
5. FAIL HILANG/TIDAK DAPAT DIKESAN 5.1 Apabila surat yang diterima memerlukan tindakan dan perlu dimasukkan dalam fail dan fail asal tidak dapat dikesan, sampul kecil hendaklah digunakan sebagai langkah sementara. Apabila fail utama dijumpai maka sampul kecil dan kandungannya hendaklah dimasukkan ke dalam fail itu. 5.2 Sampul kceil juga boleh digunakan apabila sesuatu surat perlu diambil tindakan oleh lebih daripada dua orang pegawai pada masa yang sama. Surat perlulah dixerox dan satu surat dimasukkan dalam fail utama dan yang lain-lain dimasukkan dalam sampul-sampul kecil. Contoh: Sampul Kecil 8
9
10
5.3 Sekiranya fail utama tidak dapat dikesan di dalam satu jangka masa yang tertentu, satu fail baru hendaklah dibuka dan sampul kecil perlu dimasuki dalam fail baru itu. Ada ketika fail baru telah dibuka dan fail lama juga tela dijumpai, di dalam keadaan ini fail lama boleh ditutupkan dan fail baru boleh dijadikan sebagai jilid 2. 6. KULIT FAIL ROSAK Kulit fail yang rosak boleh digantikan. Sekiranya terdapat catitan yang penting di atas kulit fail yang rosak, kulit fail berkenaan hendaklah digunting dan dimasukkan di dalam fail. Sekiranya tidak ada apa-apa catitan yang pentin kecuali nombor dan tajuk fail sahaja, kulit fail berkenaan boleh dimusnahkan dengan cara-cara yang selamat.
11