LAPORAN INOVASI INOVASI PENGAJARAN & PEMBELAJARAN INTERNAL PRACTICAL SYSTEM (INPRASYS) bagi kursus DPK3023 OFFICE ADMINISTRATION 2

NOR IZWANA MOHD JOHARI PENSYARAH JABATAN PERDAGANGAN POLITEKNIK SULTAN HAJI AHMAD SHAH

LAPORAN INOVASI PENGAJARAN DAN PEMBELAJARAN 1.0

Tajuk ‘INPRASYS’

2.0

Latarbelakang/Tujuan

Perkembangan teknologi maklumat telah membawa implikasi yang besar kepada semua termasuklah dalam bidang pendidikan yang mana dapat membantu

pensyarah

dan

pelajar

dalam

proses

pengajaran

dan

pembelajaran agar menjadi menarik dan interaktif. Perubahan teknologi yang pantas pada masa kini meyebabkan kaedah tugasan dan penilaian markah menggunakan rubrik yang dicetak di atas kertas adalah kurang relevan. Inovasi

ini

diperkenalkan

bagi

membantu

proses

pengajaran

dan

pembelajaran (PdP) bagi kursus Office Administration 2 DPK3023, salah satu kursus wajib yang perlu diambil oleh pelajar-pelajar semester 3 Program Diploma Sains Kesetiausahaan di setiap politeknik.

Sehubungan itu, satu sistem pengurusan maklumat mengenai pengurusan latihan dalaman telah dibangunkan dan dikenali sebagai Internal Practical System atau INPRASYS. INPRASYS adalah sebuah sistem yang menjadikan pertukaran sesebuah informasi menjadi lebih cepat dan mudah. Pengurusan dan penilaian latihan dalaman menjadi lebih efektif. Pensyarah dan penyelia dapat menilai dan merekod markah dengan menggunakan desktop dengan lebih cepat dan sistematik. Malah ia terbukti dapat menjimatkan masa, kos dan ciri utamanya adalah dapat memberikan maklumbalas dan mendapatkan maklumat secara ‘online’.

Melalui inovasi ini, pelajar akan dapat mengisi segala maklumat tugasan harian sepanjang tempoh Latihan Praktikal Dalaman di unit-unit di Politeknik Sultan Haji Ahmad Shah. Secara keseluruhannya, dengan INPRASYS dapat menjimatkan masa, penjimatan penggunaan kertas dan tenaga.

3.0

Rasional Membangunkan Inovasi

Inovasi ini tercetus hasil daripada beberapa masalah yang telah dikenalpasti:

i.

Inovasi ini direalisasikan bagi membantu meningkatkan kecekapan dalam mengisi, menyimpan dan menghantar maklumat dengan lebih cepat dan mudah bagi pelajar, pensyarah dan penyelia.

ii.

Temubual bersama pensyarah yang mengajar kursus ini juga mendapati kesukaran dalam mengumpul dan menyemak borang tugasan dan penilaian dari pelajar dan penyelia.

iii.

Penggunaan kertas yang banyak untuk mengisi jadual tugasan harian dari pelajar dan borang penilaian markah pelajar oleh penyelia.

Gambarajah 1: Pengunaan kertas untuk pelajar mengisi maklumat tugasan harian Latihan Praktikal Dalaman dan borang markah yang perlu diisi oleh penyelia

4.0

Kaedah Perlaksanaan Inovasi

Bagi permulaan penggunaan inovasi ini, pelajar dari DSK3B bagi sesi Disember 2019 telah dipilih untuk menggunakan inovasi ini. penggunaan inovasi ini adalah seperti berikut:

Kaedah

Pelajar i.

Pelajar perlu mendaftar dan masuk ke laman INPRASYS

ii.

Pelajar perlu masukkan nombor pendaftaran pelajar dan kata laluan yang telah ditetapkan

iii.

Pelajar dapat mengisi tugasan harian di ruangan log harian mengikut jam, tarikh dan tugasan yang dilakukan

iv.

Klik pada butang simpan setelah selesai mengemaskini tugasan

Peyelia i.

Penyelia perlu mendaftar masuk ke laman INPRASYS dengan memasukkan emel dan kata laluan

ii.

Klik pada butang penyelia dan seterusnya penyelia boleh melihat paparan log harian pelajar dan mengisi borang markah pelajar di bawah seliaan masing-masing mengikut kriteria yang telah diberi

iii.

Klik pada butang ‘submit’ setelah siap menilai prestasi pelajar. Markah akan terus dijana melalui sistem

Pensyarah i.

Pensyarah atau administrator perlu mendaftar dan masuk ke laman INPRASYS dengan mengisi emel dan kata laluan

ii.

Pensyarah dapat melihat semua paparan borang markah penilaian pelajar yang telah lengkap diisi oleh penyelia dan maklumat harian tugasan pelajar yang telah diisi

5.0

Perbezaan antara perkara/proses yang sebelum dengan sekarang Terdapat beberapa perbezaan sebelum dan selepas penggunaan INPRASYS antaranya:

Perkara

Kaedah mengisi maklumat

Sebelum inovasi

Selepas inovasi

Menulis di kertas jadual yang telah disediakan oleh pensyarah

Mengisi maklumat dalam sistem INPRASYS yang telah dibangunkan (log harian)

Penyimpanan maklumat

Disimpan dalam fail kertas (rujuk gambar rajah 2)

Semua maklumat telah lengkap diisi dan disimpan di dalam satu ‘database’(paperless)

Pemprosesan markah

Markah perlu diisi dan dikira secara manual di atas kertas

Pengiraan markah dijana terus dari sistem

Penghantaran maklumat

Pelajar perlu menyusun dan menghantar borang tugasan dan borang markah dalam fail kertas kepada pensyarah

Tidak perlu hantar fail kertas kepada pensyarah kerana segala maklumat dapat dilihat terus dari sistem

Item/Produk

Sebelum inovasi

Selepas inovasi

Gambar rajah 2: Pengunan fail untuk menyimpan borang tugasan harian dan borang markah sebelum dihantar kepada pensyarah.

6.0

Peranan calon dalam penyediaan inovasi

a)

Calon merupakan pencetus idea bagi inovasi Internal Practical System atau INPRASYS

b)

Calon bertanggungjawab menyediakan bahan-bahan INPRASYS untuk digunakan dalam inovasi ini

c)

Calon bertanggungajawab meyediakan bahan soal selidik bagi mendapatkan maklumbalas pelajar berkenaan penggunaan INPRASYS

d)

Calon bertanggungjawab menyediakan prosedur penggunaan INPRASYS (user manual)

e)

Calon juga membentangkan inovasi ini di dalam penyelidikan bertajuk Penerimaan Penggunaan ‘INPRASYS’ Internal Practical System Dalam Kalangan Pelajar Bagi Kursus Office Administration 2 Berasaskan Model Penerimaan Teknologi (TAM), anjuran Universiti Kebangsaan Malaysia (UKM), bagi International Conference on Global Eductation, ICGE VIII pada 23-24 November 2020.

f)

Calon juga bertanggungjawab membentangkan inovasi ini di International Competition for Educational Inovation and Research EDUINNOVVATION 2020, anjuran Universiti Kebangsaan Malaysia pada 25 November 2020 dan mendapat Anugerah Gangsa.

7.0

Impak/keberkesanan elemen kriteria kecemerlangan Inovasi ini telah dapat memberikan impak ke atas:

a)

Pelajar i.

Proses mengisi maklumat dan penghantaran maklumat dengan lebih cepat, tersusun dan bersistematik kerana pelajar tidak lagi perlu mengisi borang secara manual di atas kertas dan menghantarnya kepada pensyarah.

ii.

Membantu

pelajar

menguasai

penggunaan

teknologi

dalam

kaedah

pembelajaran dan juga penilaian pelajar. iii.

Hasil dari soal selidik mengenai persepsi pelajar terhadap penggunaan sistem ini adalah baik.

b)

Pensyarah i.

Kaedah penyampaian pengajaran dan pembelajaran di dalam kelas adalah lebih dinamik dan efisyen.

ii.

Penilaian menggunakan ‘database’ ini lebih mudah dan maklumbalas yang terkini dapat dihasilkan dengan cepat dan efektif.

iii.

Memudahkan pensyarah menyediakan sistem yang selaras dan mudah diakses oleh semua pihak terlibat.

iv.

Menjimatkan masa, tenaga dan kos (paperless) kerana boleh di akses menggunakan desktop.

c)

Penyelia i.

Sistem penilaian markah adalah lebih mudah.

ii.

Markah dapat dikira secara tepat dan cepat kerana markah dijana terus melalui sistem.

iii.

Penyelia tidak lagi perlu hantar borang markah secara bersemuka dengan pelajar mahupon pensyarah (penjjimatan masa dan tenaga).

d)

Jabatan/Politeknik Data-data adalah lebih tersusun, selamat dan mudah diakses. Data dapat disimpan secara atas talian, boleh disimpan dalam tempoh yang lebih lama dan di dalam kuantiti yang besar.

8.0

Cadangan penambahbaikan

Projek inovasi ini amat sesuai digunakan sebagai alat bantu mengajar pensyarah di Politeknik Malaysia khusunya bagi penilaian Latihan Praktikal Dalaman. Buat masa ini, inovasi ini hanya digunakan di Jabatan Perdagangan Politeknik Sultan Haji Ahmad Shah sahaja. Calon berhasrat untuk mengaplikasikan inovasi ini pada setiap politeknik bagi program Diploma Sains Kesetiausahaan (DSK) mulai semester akan datang.

Lampiran

SOAL SELIDIK PENGGUNAAN INTERNAL PRACTICAL SYSTEM ‘INPRASYS’ DALAM KALANGAN PELAJAR DIPLOMA SAINS KESETIAUSAHAAN BAGI SESI DISEMBER 2019, POLISAS BAGI KURSUS OFFICE ADMINISTRATION 2

Soal selidik ini terdiri daripada dua (2) bahagian. Sila jawab semua soalan. Pada skala 1 hingga 5, nyatakan tahap persetujuan anda dengan melengkapkan jawapan pada pernyataan berikut. Skala penilaian: 1

2

Sangat Tidak Setuju

Tidak Setuju

3 Kurang Setuju

4

5

Setuju

Sangat Setuju

BAHAGIAN A: Latar Belakang Responden Tandakan (√) jawapan yang sesuai untuk setiap soalan di bawah.

1. Jantina

2. Umur

Perempuan

Lelaki

18 – 20 tahun

21 – 23 tahun

27- 30 tahun

30 tahun ke atas

24 – 26 tahun

Bahagian B: Tinjauan Persepsi Terhadap Penerimaan Penggunaan ‘Inprasys’ KEBOLEHGUNAAN 1.

Menggunakan ‘INPRASYS’ membantu saya menyelesaikan tugas dengan cepat

1

2

3

4

5

2.

Menggunakan ‘INPRASYS’ menaikkan prestasi kerja saya

1

2

3

4

5

3.

Menggunakan ‘INPRASYS’ meningkatkan produktiviti saya

1

2

3

4

5

4.

Menggunakan ‘INPRASYS’ menambahbaik keberkesanan kerja saya

1

2

3

4

5

5.

Menggunakan ‘INPRASYS’ memudahkan kerja saya

1

2

3

4

5

6.

Saya dapati ‘INPRASYS’ sangat berguna dalam kerja saya

1

2

3

4

5

KEMUDAHGUNAAN 7.

Kaedah untuk menggunakan system ini adalah mudah bagi saya

1

2

3

4

5

8.

Saya berpendapat dengan ‘INPRASYS’ saya dapat lakukan apa yang saya mahu lakukan

1

2

3

4

5

9.

Beriknteraksi dengan INPRASYS’ lebih jelas dan mudah difahami

1

2

3

4

5

10.

Saya dapati ‘INPRASYS’ adalah jelas dan mudah difahami

1

2

3

4

5

11.

Menggunakan ‘INPRASYS’ membantu saya menjadi lebih mahir

1

2

3

4

5

12.

Saya merasakan bahawa ‘INPRASYS’ sangat mudah digunakan

1

2

3

4

5

KECENDERUNGAN PENGGUNAAN

13.

Saya berpendapat bahawa menggunakan ‘INPRASYS’ adalah idea yang baik.

1

2

3

4

5

14.

Saya berpendapat bahawa menggunakan ‘INPRASYS’ adalah bermanfaat bagi saya.

1

2

3

4

5

15.

Saya mempunyai persepsi positif mengenai penggunaan ‘INPRASYS’

1

2

3

4

5

HASIL DAPATAN SOAL SELIDIK

PROSEDUR PENGGUNAAN INPRASYS USER MANUAL

Rajah 1: Laman Utama

Rajah 2: Pendaftaran Pelajar

Rajah 3: Menu Daftar Masuk PENYELIA, PELAJAR & ADMIN

Rajah 4: Daftar Masuk Penyelia

Rajah 5: Menu Dashboard Penyelia

Rajah 6: Penilaian Pelajar

Rajah 7: Senarai Pelajar di bawah seliaan Penyelia

Rajah 8: Daftar Masuk Pelajar

Rajah 9: Menu Dashboard Pelajar

Rajah 10: Paparan Log/Tugasan Harian Pelajar

Rajah 11: Daftar Masuk Admin

Rajah 12: Menu Dashboard Admin

Rajah 13: Menu Pelajar (Daftar pelajar & view maklumat pelajar)

Rajah 14: Paparan Maklumat semua pelajar yang telah didaftarkan

Rajah 15: Menu Penyelia (Daftar penyelia & view maklumat penyelia)

Rajah 16: Pendaftaran Penyelia

Rajah 17: Paparan maklumat penyelia yang telah didaftarkan

Rajah 18: Menu Markah penilaian pelajar

Rajah 19: Paparan markah penilaian pelajar