Data Loading...
คอมพิวเตอร์และสารสนเทศเพือ่ งานอาชีพ
การใช้โปรแกรมประมวลผลคาเพือ่ จัดทาเอกสารในงานอาชีพ
จดหมายเวียน อ.สุกญั ญา ใจเลือ่ ม
2.1 ขั้นตอนการสร้ างจดหมายเวียน ขัน้ ตอนที่ 1 สร้างเนือ้ ความในจดหมายที่ใช้รวว มััน จัดทาข้อความจดหมายที่ใช้รวว มัันซึง่ จะเหมือนัันในแตวละฉบับ เรียัววา เอัสารหลัั (main document) โดยเว้นที่วาว งสาหรับใสวขอ้ มูลผูร้ บั จดหมายที่แตัตวางััน
สววนที่เว้นไว้
ขัน้ ตอนที่ 2 สร้างแหลวงเั็บข้อมูลของผูร้ บั จดหมาย 1. คลิัที่ File->New (สร้าง) เพื่อสร้างเอัสารเปลวา
3.1 ใสวขอ้ มูลของหัวข้อ
2. คลิัที่ Insert->Table (แทรั->ตาราง) เพื่อสร้างตาราง
3.2 ใสวช่ือที่อยูขว องผูร้ บั จดหมาย
4. คลิัที่ File->Save (บันทึั) เพื่อบันทึัเอัสาร
ขัน้ ตอนที่ 3 เชื่อมตวอเอัสารหลัััับแหลวงข้อมูล 1. ที่แท็บ Mailing (ัารสวงจดหมาย) ให้คลิั Start Mail Merge (เริม่ จดหมายเวียน) และเลือัคาสั่ง Step by Step Mail Merge Wizard… (ตัว สร้างจดหมายเวียนทีละขัน้ ตอน) 3. คลิัเมาส์เลือัใช้เอัสาร ที่เปิ ดอยูว 2. คลิัเลือัชนิดเอัสารหลัั แล้วคลิัเมาส์ไปยังขัน้ ตอนถัดไป
4. คลิัเมาส์เพื่อไปยังขัน้ ตอนสร้าง หรือเลือัตารางข้อมูล
Use the current document (ใช้เอัสารปั จจุบนั ) Start from a template (เริม่ จาัแมวแบบ) Start from existing (เริม่ จาัเอัสารที่มีอยูว)
5. คลิัเลือั Use an existing list เพื่อเลือัไฟล์ตารางที่อยูขว องผูร้ บั Use an existing list (ใช้รายัารที่มีอยูว) Select from Outlook contacts (เลือัจาัที่ติดตวอ Out-look) Type a new list (พิมพ์รายัารใหมว)
7. เลือัไฟล์รายชื่อผูร้ บั 6. คลิัเลือั Select a different list…
8. คลิัที่ Open
9. แสดงรายชื่อที่อยูขว องผูร้ บั จาันัน้ คลิัที่
แสดงชื่อไฟล์ขอ้ มูล หาัต้องัาร แั้ไขให้คลิัที่ Edit…
ัารจัดัารัับรายชื่อ เชวน ัารจัดเรียง ัรองข้อมูล ตรวจสอบที่อยูว เป็ นต้น
เพื่อเลือัหรือไมวเลือัั็ได้ แล้วคลิัที่ OK
ขัน้ ตอนที่ 4 ัาหนดตาแหนวงที่จะใสวขอ้ มูลในจดหมาย ต้องัาหนดฟิ ลด์ขอ้ มูลในตารางที่ตอ้ งัารนามาแทรัลงในจดหมาย เชวน ในสววนของคาขึน้ ต้น จะนาเฉพาะชื่อมาแทรั เป็ นต้น ในที่นีจ้ ะเลือัเฉพาะหัวข้อ First Name เพื่อให้เป็ นชื่อ ของผูท้ ่ีเราสวงจดหมายถึงที่จะปราัฏตรงตาแหนวงที่เลือั
คลิัเพื่อเลือัใหมว คลิัเพื่อแั้ไข
1. คลิัเมาส์เข้าสูัว ารแทรัข้อมูลในจดหมาย
2. คลิัเมาส์ท่ี Address block
4. คลิัเลือัหัวข้อที่ตอ้ งัารให้แสดง จาันัน้ คลิัที่ OK
3. คลิัเลือัรูปแบบัารวาง จาันัน้ คลิัที่ Match Fields…
AddressBlock ที่ถัู ัาหนดในจดหมายเวียน
ขัน้ ตอนที่ 5 ทดสอบผลลัพธ์ัารสร้างจดหมายเวียน
2. แสดงข้อมูลในสววน First Name ของรายัารแรั
1. คลิัเมาส์ ทดสอบัารทางานของจดหมายเวียน
ขัน้ ตอนที่ 6 ใสวขอ้ มูลของผูร้ บั ลงในจดหมาย Print : ให้ส่งั พิมพ์ผลลัพธ์ออัทางเครือ่ งพิมพ์ทนั ที Edit individual letters : ให้เั็บผลลัพธ์จาั ัารผนวัข้อมูลผูร้ บั ัับเอัสารหลััเป็ นเอัสารฉบับใหมว
2. คลิัเลือัเพื่อผนวั ข้อมูลลงจดหมาย และ สร้างเป็ นเอัสารฉบับใหมว
คลิัเลื่อนไปดูรายชื่ออื่นๆ
1. คลิัเมาส์เพื่อผนวั ข้อมูลในจดหมาย
คลิัเลือัเพื่อสั่งพิมพ์
เลือัจานวนชื่อที่จะพิมพ์ จาันัน้ คลิั OK All ให้ดงึ ข้อมูลจาัตาราง ฐานข้อมูลมาทัง้ หมด Current record ให้ดงึ ข้อมูล จาัเรคคอร์ดปั จจุบนั From :-To: ัาหนดชววงของัาร ดึงข้อมูล โดยให้ระบุลาดับของผูร้ บั คนแรัในชวอง From: และลาดับ ของผูร้ บั คนสุดท้าย TO:
แสดงจดหมายที่ถัู สร้างเป็ นเอัสารใหมว ตามจานวนรายชื่อทัง้ หมดที่มีอยูใว นไฟล์ขอ้ มูล