Data Loading...
Modul Klasifikasi dan Indeks Arsip Flipbook PDF
Modul Klasifikasi dan Indeks Arsip
112 Views
80 Downloads
FLIP PDF 346.49KB
PENYUSUN: ARIEF WICAKSONO, S. Pd. AHMAD YAZID BUHURI, SE
SMK MOTIVASI INSANI Jalan Al-Nur, Kelurahan Pabuaran
A. KOMPETENSI DASAR 3.6
Menerapkan klasifikasi dan indeks arsip
4.6
Melaksanakan klasifikasi dan indeks arsip
B. INDIKATOR PENCAPAIAN KOMPETENSI 3.6.1
Menjelaskan pengertian mengindeks dan mengkode
3.6.2
Mengemukakan peraturan mengindeks
3.6.3
Mengidentifikasi daftar klasifikasi atau daftar indeks
4.6.1
Menyiapkan alat dan bahan terkait penyusunan klasifikasi arsip
4.6.2
Melakukan klasifikasi arsip berdasarkan dokumen-dokumen arsip
4.6.3
Menyiapkan alat dan bahan indeks arsip sesuai dokumen yang tersedia
4.6.4
Melakukan indeks arsip berdasarkan dokumen yang tersedia
C. MATERI PEMBELAJARAN Mengindeks adalah proses menentukan/menetapkan indeks/kata tangkap sebuah nama. Indeks atau kata tangkap diperoleh dengan cara memisah-misahkan nama lengkap menjadi bagian-bagian nama (unit). Unit pertama dari sebuah nama ditetapkan sebagai indeksnya. Suatu nama yang sudah ditetapkan indeksnya sebagai tanda pengenal disebut caption. Cara menuliskan caption adalah dengan menuliskan unit pertama, nama diberi tanda koma atau diberi garis bawah atau ditulis dengan huruf besar semua, baru diikuti dengan unit kedua, ketiga dan seterusnya. Cara penulisan indeks ini hendaknya dipilih salah satu dan digunakan secara konsisten.
2
Mengkode adalah menetapkan abjad dari indeks yang digunakan sebagai tanda pengenal dari nama orang atau badan. Pada prinsipnya, kode diambil dari abjad/huruf pertama indeks. Namun pada praktiknya bisa diambil dari gabungan huruf pertama dengan huruf-huruf yang lain, misalnya huruf pertama dan kedua, huruf pertama dan ketiga. 1. Peraturan Mengindeks Nama Orang Pada
prinsipnya
mengindeks
nama
orang
adalah
menetapkan
nama
keluarga/marga/clan/suku sebagai indeks/ kata tangkap. Dan bila nama orang tersebut tidak memiliki nama keluarga/marga/clan/suku, maka bagian nama terakhir diambil sebagai indeks/kata tangkap.Untuk lebih jelasnya peraturan mengindeks nama orang adalah sebagai berikut: a. Nama orang Eropa dan sejenisnya Nama keluarga bagi orang Eropa biasanya terletak pada bagian paling belakang. Dan bila menggunakan kata sandang seperti van, van der, van den, de, da, dan de la, maka posisi nama keluarga adalah di belakang kata sandang tersebut. Contoh; Bill Clinton
--- Clinton, Bill
= Cl
Andre Agassi
--- Agassi, Andre
= Ag
Robert de Niro
--- Niro, Robert de
= Ni
John van den Bosch
--- Van den Bosch, John
= Va
Charles M. de Lacy
--- De Lacy, Charles M.
= De
Mac Arthur
--- Mac Arthur
= Ma
Untuk nama orang Eropa yang menggunakan tanda penghubung diindeks sebagai kesatuan kata. Contoh: Maria Tatia-Lopes
--- Tatia-Lopes, Maria
= Ta
3
b. Nama orang Arab, Persia dan sejenisnya Nama keluarga untuk orang Arab, Persi dan sejenisnya biasanya dibelakang kata bin untuk orang laki-laki dan binti untuk perempuan. Cara mengideksnya adalah menempatkan nama keluarga sebagai kata tangkapnya. Contoh: Umar bin Khathab
--- Khathab, Umar bin
= Kh
Fatimah binti Muhammad
--- Muhammad, Fatimah binti
= Mu
Amin bin Mustofa Bisri
--- Bisri, Amin bin Mustofa
= Bi
c. Nama orang Cina, Korea, Vietnam dan sejenisnya Nama orang Cina, Korea, Vietnam dan sejenisnya biasanya dilengkapi dengan nama keluarga/clan yang ditulis pada bagian paling depan. Maka dengan sendirinya nama itu sudah terindeks. Contoh: Liem Swi King
--- Liem, Swi King
= Li
Goh Chok Tong
--- Goh, Chok Tong
= Go
Chun Dho Hwan
--- Chun, Dho Hwan
= Ch
Untuk nama Cina, Korea dan sejenisnya yang digabungkan dengan nama Eropa, maka indeks diambil dari nama keluarga (Cina dan Korea). Contoh: Michael Chang
--- Chang, Michael
= Ch
Robert Lie
--- Lie, Robert
= Li
d. Nama orang Jepang, India, Thailand dan sejenisnya Orang Jepang, India, Thailand dan sejenisnya diindeks dengan mengambil bagian nama terakhir sebagai kata tangkapnya. Contoh: Toichi Miyazawa
--- Miyazawa, Toichi
= Mi 4
Hema Malini
--- Malini, Hema
= Ma
Charoon Ratnatsin
--- Ratnatsin, Charoon
= Ra
e. Nama orang Indonesia Orang Indonesia yang menggunakan nama keluarga/marga/suku, diindeks dari nama keluarga/marga/sukunya. Namun, bila tidak memiliki nama keluarga/marga/suku, indeks diambil dari nama bagian belakang. Demikian pula untuk nama wanita yang menggunakan nama suami, maka nama suami sebagai indeksnya. Contoh: Fadhila Puspita Fajri
--- Fajri, Fadhila Puspita
= Fa
Ade Irma Suryani Nasution
--- Nasution, Ade Irma Suryani = Na
Ade Manuhutu
--- Manuhutu, Ade
= Ma
Ny. Kartini Mohammad
--- Mohammad, Kartini (Ny.)
= Mo
Ny. Aminah Abdul Haris
--- Haris, Aminah Abdul (Ny.)
= Ha
f. Nama orang Suci Nama orang suci, seperti Haji, Saint, nama baptis dan sebagainya dianggap sebagai bagian dari nama. Cara mengindeksnya sama seperti mengindeks nama pada umumnya. Contoh: Haji Abu Bakar
--- Bakar, Haji Abu
= Ba
Florentina Sri Sudarmini
--- Sudarmini, Florentina Sri
= Su
g. Nama dengan menggunakan Gelar 1) Gelar kebangsawanan, seperti RA, GPH, Andi, Datuk, Teuku, Lord, Sir dan sebagainya dianggap sebagai bagian dari nama. Sehingga cara mengindeksnya sama seperti mengindeks nama orang pada umumnya. Contoh: Teuku Umar
--- Umar, Teuku
= Um
Andi Meriem Mattalata
--- Mattalata, Andi Meriem
= Ma 5
2) Gelar Kesarjanaan Bila nama orang menggunakan gelar kesarjanaan, maka gelar tersebut dituliskan di dalam kurung. Karena gelar kesarjanaan bukan merupakan bagian dari nama. Termasuk dalam konteks ini adalah tata cara menuliskan sebutan Nyonya (Ny.) pada wanita yang bersuami. Bila gelar lebih dari satu,maka penulisan di dalam kurungnya diurutkan berdasarkan urutan abjad. Contoh: Prof. Dr. Eka Rahmat, M.Pd --- Rahmat, Eka (Dr., M.Pd., Prof.)
= Ra
Ny. Dewi Kuncoro, S.H.
= Ku
--- Kuncoro, Dewi (Ny., S.H.)
3) Pangkat dan jabatan Pangkat dan jabatan diindeks dengan dituliskan di dalam kurung. Contoh: Jenderal AH. Nasution
--- Nasution, Abdul Haris (Jenderal)
= Na
Kyai Haji Samanhudi
--- Samanhudi, Haji (Kyai)
= Sa
h. Nama yang menggunakan Singkatan Untuk nama orang yang menggunakan singkatan hendaknya diusahakan untuk mengetahui kepanjangannya. Apalagi bila singkatan itu ada dibagian belakang. Contoh: Ny. Emmy S.
--- Simanjuntak, Emmy (Ny.)
= Si
A.H. Nasution
--- Nasution, Abdul Haris
= Na
2. Peraturan mengindeks nama badan/organisasi/lembaga a. Nama badan yang menggunakan nama orang Badan yang menggunakan nama orang diindeks dari nama orang tersebut.
6
Contoh: Yayasan Jend. Soedirman
--- Soedirman, Yayasan (Jend.) = So
Rumah Sakit Hasan Sadikin
--- Hasan Sadikin, Rumah Sakit = Ha
b. Nama badan dengan bukan nama orang Nama badan yang diikuti bukan nama orang diindeks dengan tanda pengenal utama diikuti dengan jenis badan/organisasi. Contoh: Toko Sepatu Purnama
--- Purnama, Toko Sepatu
= Pu
Rumah Makan Padang
--- Padang, Rumah Makan
= Pa
Hotel Ambara
--- Ambara, Hotel
= Am
Apotek Medica Farma
--- Medica Farma, Apotek
= Me
PT Gemala Kempa Daya
--- Gemala Kempa Daya, PT
= Ge
Toko 28
--- Dua Delapan, Toko
= Du
Koperasi Maju Bersama
--- Maju Bersama, Koperasi
= Ma
Untuk nama badan yang menggunakan bahasa Inggris, diindeks sesuai dengan nama aslinya. Contoh: Hyatt Hotel
--- Hyatt, Hotel
= Hy
Srivishnu Taylor
--- Srivishnu, Taylor
= Sr
Untuk nama badan yang lebih terkenal dengan akronimnya, maka dapat diindeks dengan akronim tersebut selanjutnya diberi tanda tunjuk silang. Contoh: BCA
--- BCA
atau BCA
--- Central Asia, Bank lihat BCA
atau BCA
--- Central Asia, Bank X BCA
= Bc
7
c. Nama Badan/Instansi Pemerintah dan Lembaga Negara Mengindeks nama instansi pemerintah dan lembaga negara sama dengan mengindeks nama badan lainnya, yaitu diambil dari tanda pengenal utama diikuti badan jenis instansi/lembaga. Bila akronim nama badan tersebut lebih terkenal dapat digunakan tunjuk silang. Contoh: Depnaker
--- Depnaker
= De
atau Depnaker X Tenaga kerja, Departemen Kabupaten Boyolali
--- Boyolali, Kabupaten
= Bo
MPR
--- MPR
= Mp
atau MPR X Permusyawaratan Rakyat, Majelis
3. Membuat Daftar Klasifikasi/Daftar Indeks Daftar klasifikasi sistem abjad dibuat setelah langkah mengindeks selesai dilaksanakan. Contoh: Membuat daftar klasifikasi nama-nama berikut: a. Prof. Dr. Rosseno b. Hj. Luthfiah Sungkar c. PT Mita Selawati d. Dr. Mohammad Maksum e. Yayasan Yatim Piatu Muslimin Nama-nama tersebut selanjutnya dibuatkan indeks, abjad dan kodenya. a. Rosseno (Dr. Prof.)
= Ro
b. Sungkar, Hajjah Luthfiah
= Su
c. Mita Selawati, PT
= Mi atau M-2 8
d. Maksum, Mohammad (Dr.)
= Ma atau M-1
e. Muslimin, Yayasan Yatim Piatu
= Mu atau M-3
Daftar klasifikasi dari hasil pengkodean di atas : Kode
Caption
M
MAKSUM Ma
Maksum, Mohammad (Dr.)
Mi
Mita Selawati, PT
Mu
Muslimin, Yayasan Yatim Piatu
R
Ro
Rosseno (Dr. Prof.)
S
Su
Sungkar, Hajjah Luthfiah
9