Modul Manajemen Aset F4 Flipbook PDF

Modul Manajemen Aset F4

---

107 Views
66 Downloads
FLIP PDF 449.31KB

DOWNLOAD FLIP

REPORT DMCA

DAFTAR ISI

1

Modul 1 PENGANTAR MANAJEMEN ASET PENGERTIAN, MANFAAT DAN PENTINGNYA MANAJEMEN ASET

Pengertian. Aset adalah istilah yang diartikan menjadi beberapa definisi tergantung dari sudut pandang. Definisi pertama datang dari Kamus Besar Bahasa Indonesia yang menyatakan bahwa aset merupakan kekayaan berupa uang atau wujud benda lainnya yang nyata. Dalam istilah keuangan adalah aktiva. ASET diartikan sebagai sesuatu yang mempunyai nilai potensial untuk organisasi. Nilai bisa berwujud nilai keuangan, manfaat dan lain sebagainya. Realisasi nilai terjadi ketika aset berfungsi secara penuh. Aset akan sangat bernilai bagiperusahaan, apabila asset berfungsi optimal, dan sebaliknay apabila asset tidak mampu berfungsi secara optimal akan kurang bermilai, bahkan bisa merugikan perisahaam. Sebenarnya “Asset Management” – bukan sesuatu yang baru. Aset sudah kita miliki sejak dulu, denganuntuk berbagai macam tujuan, dari berbagai sumber pembiayaan. Setelah kita memeiliki asset dan tombul kesadaran bahwa asset harus bernilai optimal, timbul kebutuhan untuk mengelola asset. Pengertian asset, tergantung dari berbagai sudut pandang (akuntan, ahli mesin, manajer, dlsbnya) Sistem manajemen asset adalah suatu system manajemen dimana sesuatu yang mempunyai nilai bagi organisasi, diadakan, dimanfaatkan, dipelihara dan dihapuskan. Aset, dapat terdiri dari “tangible assets” dan “intangible asset”, seperti hak kekayaan intelektual, paten, reputasi, nama baik dlsbnya. Pengertian Berdasarkan Akyantansi/Keuangan. Dalam akuntansi, ASET adalah sumber daya atau kekayaan yang dimiliki oleh suatu entitas, baik yang berwujud seperti tanah, bangunan, perlengkapan, maupun yang tak berwujud seperti saham, hak cipta, dan merek. Aset merupakan bagian terpenting bagi PDAM, mengelola PDAM, pada hakekatnya mengelola asset, yang terdiri dati asset fisik, asset keuangan, asset informasi, asset SDM dan intangible asset, guna pelayanan yang berkelanjutan Berdasaejan konverbilitasnya, asset dikategorikan sebagai ; Aset Tidak Lancar. Aset tidak lancar atau aktiva tidak lancar merupakan aset yang sulit dikonversi atau diubah ke dalam bentuk lain. Contohnya antara lain merk dagang, hak paten, tanah, alat, mesin, dan bagunan saja. Aset Lancar. Sedangkan aset lancar merupakan aset yang tak sulit untuk dikonversikan menjadi bentuk lain. Aset lancar ini memiliki banyak sebutan, antara lain juga disebut sebagai aset likuid dan current assets. Contoh dari aset lancar antara lain deposito, surat berharga, saham, kas, piutang dagang, dan barang dagangan Jenis Aset. Aset ada karena adanya tujuan bisnis perusahaan/organisasi untuk menghasilkan produk (barang/jasa). Maka tujuan utma dalam pengelolaan asset harus selaras fengan tujuan perusahaan. Jenis-jenis asset sebagai berikut; 1) Aset Fisik Hal-hal penting dari jenis asset ini aalah; berwujud, nilai asset dapat disajikan dalam neraca; terdaftar secara resmi; nilainya terdepresiasi sepanjang waktu, kinerjanya imenurun sepanjang waktu dan pemakaian; berperan dan berfungsi dalam proses perubahan input menjadi produk (batang/jasa, 2) Aset Keuangan

2

Hal-hal penting dari jenis asset ini aalah; siklus hidup biaya, modal, kriteria investasi, biaya operasi, nilai dan kinerja asset. 3) Aset Sumbar Daya Manusia Hal-hal penting pada jenis asset ini adalah; motivasi, komunikasi, peran dan tanggung jawab, pengetahuan, pengalaman, kepemimpinan, Kerjasama kelompok/yim. 4) Aset Informasi Hal-hal penting pada jenis asset ini adalah; kondisi, kinerja, aktivitas. biaya dan peluang 5) Aset Tak Berwujud (Intangible Asset) Hal-hal penting pada jenis asset ini adalah; reputasi, citra perusahaan, moral, tanggung jawab dan dampak sosial. Pentingnya Manajemen Aset. Mengapa aset manajemen penting ? Beberapa manfaat bagi BUMD Air Minum/PDAM, tentu sangat besar. Beberapa manfaat salah sebagai berikut; 1) Pada dewasa ini peningkatan pembangunan sesuai dengan RPJMN, mengakibatkan Permintaan akan inftasturtur penyediaan air minum meningkat dati tahun ketahun. Bahkan sesuai dengan RPJMN pada tahun 2030 ditargetkan akses layak 100% (perpipaan dan bukan perpipaan) 2) Dilain pihak usia infrastruktur air minum, yang sudah ada sejaka jaman Belanda dan era pembangunan pada tahun 1970 sampai saat ini, sudah semakin tua. 3) Kinerja imfrastruktur SPAM semakin menurun dan efisiensi semakin rendah. 4) Kondisi ini ini semakin menjadi sulim karena sumber daya keuangan yang terbatas. 5) Bisa dikatakan bahwa target cakupan pelayanan RPJMN tidak pernah tercapai. 6) Investasi infrasteuktur SPAM, sebagian besar dibebankan melalui tarif pelanggan. Namun tarif tidak mungkin kita naikan terus menrus. Akan terjadi penolakan terhadap kenaikan tarif air minum. 7) Kebutuhan supaya setiap rupiah bermanfaat optimal 8) Kebutuhan supaya prasarana yang ada lebih efisien

Manfaat Manajemen Aser. Manfaat manajemn asset; 1. Meningkatkan efisiensi kegiatan pemeliharaan yang direncanakan dan mengurangi yang tidak direncanakan. Kegiatan pemeliharaan yangtidak direncanakan biayanya dapat lebih tinggi dari pemeliharaan yang direncanakan. 2. Menjaga nilai, kondisi dan kinerja aset (produktivitas tinggi). Realisasi nilai asset terjadi apabila kinerja asset optimal. 3. Mengurangi kegagalan fungsi aset. Salah satu kegiatan yang penting dalam manajemen asset adalah menilai risiko asset, sehingga bisa diketahui asset-asset mana yang kinerjanya sudah menurun menuju kegagalan fungsional, sehingga kegagalan bisa dicegah. 4. Mengurangi pemborosan dalam investasi aset baru (termasuk pembelian berlebih). Manajemen asset mengupayakan supaya asset berumur teknis secara optimal, sehingga tidak diperlukan satau menunda investasi baru. 5. Mengurangi biaya operasional, khususnya untuk pengeluaran yang tidak terduga. Melalui manajemen asset dan monitoring biaya operasional asset, bisa dioptimalkan. 6. Mempermudah penyusunan anggaran. Secara tradisonal, erkiraan biaya operasi dan pemeliharaan tahunan umumnya dengan mempertimbangkan riwayat biaya yang ada (tahun lalu) ditambah dengan inflasi tahun ini. Kebutuhan operasi dan pemliharaan dalam manajemen asset bukan hanya riwayat keuangan/ekonomi saja, juga kebutuhan OM secara teknis. 7. Menciptakan manajemen resiko. Manajamen asset menciptkan kesadaran atau pengerahuan tentang asset yang diperkirakan gagal berfungsi, dan dampaknya bagi perusahaan. 8. Meningkatkan kualitas pelayanan kepada pelanggan, pada akhirnya manajemen asset akan mampu meningkatkan kualitas pelayanan kepada pelanggan secara berkelanjutan.

3

Siklus Manajemen Aset Siklus manajemen asset dimulai dari ; 1. Perencanaan kebutuhan asset. Pada tahap ini kebutuhan asset dirumuskan dari kebutuhan fisik, missal kebutuhan air minum, kebutuhan infrastruktur dan lain sebagainya. 2. Pengadaan asset. Ketika ase sudah dirumuskan kebutuhannya, maka asset diadakan sesuai dengan proses dan prosedur yang berlaku. 3. Inventarisasi asset, pada tahap ini asset yang sudah diadakan dan siap berfungsi dicatat dan diinventarisasikan menurut sistematika tertentu. 4. Aspek legal/status asset, asset perlu diketahui ststus kepemilikannya. Suatu organisasi bisa saja mengoperasikan asset, dimana status tanah bukan miliknya, merupakan tanaha sewa. 5. Penilaian asset, terdapat 2 macam penilaian asset, yang pertama penilaian kinerja asset, dan yan kedua adalah penilian asset secara ekonomi atau keuangan. Kedua-duanya dipengaruhi oleh umur asset. Apabila asset kinerjanya sudahtidak sesuai lagi dengan kinerja standar, maka asset bisa diganti atau dihapuskan 6. Pengoperasian asset, tahapan ini adalah ketika asset diperasikan untuk menghasilkan suatu produk, baik langsung maupun tidak langsung, maka timbul biaya operasi. 7. Pemeliharaan asset, tahapan ini adalah ketika asset dilakukan pemeliharaan supaya asset berfungsi secara memuasakan, maka timbul biaya pemeliharaan. 8. Penambahan asset, berikutnya apabila diperlukan dilakukan penambahan asset, tahapan ini dilakukan apabila ternyata asset yang ada masih kekurangan karena berbagai macam hal, contohnya terdapat tuntutan penambahan kebutuahan air minum. 9. Penghapusan asset, apabila asse kinerjanya sudah sangat rendah, maka asset harus dihapuskan dengan 2 alternatif dibawah ini. 10. Pemusnahan asset, penghapusan asset bisa dimusnahkan, asset lama dipindahkan diganti dengan asset yang baru. 11. Pengalihan asset, penghapusan asset bisa dialihkan, yaitu pengalihan kepemilikan asset, dengan dua alternatif, djual, atau dihibahkan. Apabila dijuala akan tmbul nilai sisa atau nilai residu.

KONSEP MANANAJEMEN ASET DAN PERKEMBANGAN

10 Langkah Manajemen Aset EPA 2003. Pada tahun 2003, US-EPA (United State Environmental Protection Agency menerbitkan semacam manual manajemen asset untuk pelayanan air minum dan air limbah. Penerapan manajemen asset terdiri dari 10 Langkah sebagai berikut; 1. Catatan asset, kegiatan awal adalah melakukan inventarisasi asset, meliputi jenis asset, lokasi (koordinat), kepemilikan asset. 2. Kondisi dan jenis kegagalan, kemudian dilakukan penilaian terhadap kondisi atau kinerja asset, serta pola kegagalan asset. 3. Sisa umur asset, berdasarkan kondisi atau kinerja asset, diperkirkan sisa umur asset, sehingga bisa diperkirakan kapan penggantian asset bisa dilakukan. 4. Siklus dan biaya perawatan, berdasarkan Riwayat perawtan, maka diperkirkan siklus bisya asset, sepanjang umurnya, yang meliputi biaya investasi (capex) dan biaya operasionala (opex). 5. Sasaran tingkat pelayanan, asset SPAM ada karena untuk melayani pelanggan. Maka harus diketahui kebutuhan pelayanan, standar pelayanan minimum dan persyaratan lainnya, seperti lingkungan, jam operas, kualitas pelayanan dan lain sebagainya 6. Analisis risiko, analisis ini adalah untuk memperkirakan risiko kegagalan asset, system asset, dan system manajemen asset pada perusahaan. 7. Optimalisasi opex, berdasarkan riwatar perawatan dan biaya operas, maka bisa dilakukan optimalisasi biaya operasi.

4

8. Optimalisasi capex, investasi untuk penggantian atau asset baru harus dilakukan pengkajian berdasarkan biaya paling efektif dan layak. 9. Strategi pendanaan, setelah semua biaya capex dan opex diperkirakan, maka perlu diputuskan sumber pendanaan yang paling tepat. 10. Rencana Manajemen Aset, semua langkah diatas harus diwujudkan dalam sebuah dokumen yang disebut sebagai Rencana Manajemen Aset. Semua Langkah tersebut harus dimulai dari komtmen, baik dari puncak manajemen maupun staf. Langlah-Langkah tersebut secara garis besar menjawab pertanyaan sebagai berikut; I. Bagaimana kondisi aset kita (langkah 1 sd 4) II. Berapa banyak air yang harus disediakan (langah 5) III. Seberapa besar risiko kegagalan aset (langkah 6) IV. bagaimana mengoptimalkan capex dan opex (langkah 7 dan 8) V. Bagaimana strategi pelaksanaan manajemen aset (langkah 9 dan 10)

Asset Management Syatem Publicly Available Asset (PAS) – 55 Pertama kali dikembangkan oleh Institute for Asset Management (IAM) dari Inggris. Diterbitkan oleh British Standard Institute sebagai Publically Available Specification - 55 (PAS - 55) , IAM mengenalkan konsep “asset management” secara komprehensip, antara lain; • • • •

Menyelaraskan dengan tujuan organisasi, “Asset Management” berbasis risiko, Tetap menerapkan; Plan – Do – Check – Act (PDCA), sesuai dengan prinsip system manajemen yang diterapkan pada seluruh system manajemen yang diterbitkan oleh ISO. Fokus pada aset fisik

Walaupun bukan “standard nasional’, namun secara defacto menjadi standar yang diterapkan sukses pada beberapa industry besar, khusunya di Inggris. Tujuan utama PAS 55 : 2008 adalah untuk meningkatkan kinerja aset fisik, dengan Proses Kunci yang dipersyaratkan antara lain: 1. Membangun Kebijakan, membangun kebijakan dan strategi manajemen asset yang selaras dengan tujuan bisnis perusahaan 2. Membangun Strategi 3. Perencanaan Manajemen Aset, merencanakan kebutuhan asset (capital expenditure/capex) berarti kebutuhan biaya modal/investasi. Merencanakan kebutuhan operasi dan pemaliharaan, termasuk biaya-biaya yang diperlukan (operational expenditure/opex). 4. Implementasi Rencana Manajemen Aset, melaksanakan rencana manajemen asset, dengan tahapan pengadaan, pemanfaatan, pemeliharaan dan penghapusan. 5. Membangun Kapabilitas Manajemen Aset, membangun unsur-unsur manajemen yang terdiri dari SDM yang kompeten, system manajemen, perelatan dan perlengkapan yang memadai. 6. Manajemen Risiko dan Peningkatan Kinerja, pelaksanaan manajemen asset berbasis risiko, untuk mengantisipasi dampak negaitif, khusunya terhadap kinerja perusahaan.

5

7. Manajemen Pengetahuan Aset (Asset Knowledge Mabagement), adalah sebuah koordinasi sitematis dalam sebuah organisasi yang mengatur sumber daya manusia, teknologi, proses dan struktur organisasi dalam rangka meningkatkan value melalui penggunaan ulang dan inovasi. Koordinasi ini bisa dicapai melalui menciptakan, membagi dan mengaplikasikan pengetahuan dengan menggunakan pengalaman dan tindakan yang telah diambil perusahaan demi kelangsungan pembelajaran organisasi. Guna memperoleh manajamen pengetahuan yang baik, penerapan teknologi infotmasi dan komunikasi dapat berguna. Inti pengelolaan asset berdasarkan PAS – 55, terdiri dari 4 tingkat, sesuai dengan gmabr berikut ini, diuraikan sebagai berikut.

1. Mengelola Aset. Melakukan optimalisasi siklus hidp asset (asset life cycles). Pada yingkat ini lebih difokuskan mengelola asset fisik, dengan kegiatan-kegiatan pengadaan asset, pemanfaatan asset, pemeliharaan asset dan penghapusan asset. Bisa dikatakan bahwa pada tingkat ini hanya mengelola asset secara tunggal/individu. 2. Mengelola Sistem Aset, guna kinerja asset yang berkelanjutan dengan cara mengoptimalisasikan biaya operasi dan pemeliharaan. Apabila kinerja asset baik dan berkelanjutan berarti adalah pelayanan kepada pelanggan secara berkelanjutan. Pada tingkat ini yang dikelola adalah sekumpulan asset yang berkaitan satu sama lain, sehingga secara opetimal menghasilkan suatu produk (air minum dan pelayanan). 3. Mengelola Aset Portofolio, merealisasikan optimalisasi invesi melelui preencanaan/pengadaan asset yang berkelanjutan, adalah investasi kumpulan aset investasi berupa saham, baik yang dimiliki perorangan atau perusahaan. Ada lagi yang disebut manajemen portofolio, yakni cara mengelola kumpulan aset untuk mencapai tujuan investasi. 4. Mengelola Organisasi, mengelola asset sesua dengan strategi dan tujuan perusahaan. Ruang lingkup PAS-55 hanyalah sampai mengelola asset portofolio, dan focus kepada asset fisik. Karena kesuksesan PAS – 55 dalam penerapannya, maka bisa dikatakan bahwa PAS -55 merupakan cikal bakal dikembangkannya ISO 55000, Sistem Manajemen Aset.

Sistem Manajemen Aset ISO 9001 – 2014 APA ITU ISO 55000 ? 1. Metpakan International Standard untuk pengembangan Sistem Management Aset, dipicu dari kesuksesan PAS – 55, sehingga untuk menghormati PAS – 55,maka diberi kode ISO – 55000. Pada tahun 2012 ISO membentuk Technical Commite untuk mempersiapkan ISO 55000, baru pada tahun 2014 terbitlah ISO 55000. 2. ISO 55000 bukan Sistem IT. Jumlah asset yang dikleola bisa berjumlah sangat banyak, sehingga untuk mengelolanya sering digunakan teknologi informasi melalui aplikasi khusus manajemen asset. Sehingga diklangan global banyak ditawarkan aplikasi system manajamen asset. Berarti adalah Sistem Manajemen dan BUKAN hanya aplikasi IT

6

Prinsip Umum: 1. Aset-aset ada untuk meningkatkan nilai kepada organisasi. Nilai bisa berwujud seperti nilai eknomi, keandalan system, maupun tidak berwujud, seperti; citra perusahaan yang baik, reputasi, dan lain sebagainya. 2. Manajemen memperkuat tujuan strategis PDAM ke keputusan dan tindakan pengelolaan aset untuk mewujudkan nilai-nilai PDAM, sesuai dengan visi, misi dan tujuan perusahaan. 3. Kepemimpinan yang kuat dan melibatkan “team work” adalah kunci sukses dalam manajemen asset. Kepemiimpinan manajemen dalam melaksanakan manajemen diperlukan. Untuk itu harus terdapat tim dengan SDM yang kompeten dan niat yang kuat dalam melaksanakan manajemen asset. 4. Manajemen aset PDAM mensyaratkan focus pada keberlanjutan pelayanan. Tujuan utama dari manajemen asset PDAM adalah mewujudkan pelayanan prima dengan prinsip K3 yang berkelanjutan. Pada bulan Januari 2014, International Organization for Standardization (ISO) menerbitkan ISO 55001, standar manajemen aset internasional yang baru. Standar baru ini adalah hasil kolaborasi lebih dari 30 negara peserta, termasuk Amerika Serikat, yang dipimpin oleh Komite Proyek ISO 251 (ISO / PC251) yang dirumuskan selama tiga tahun. Standar ISO 55001 dikembangkan untuk memenuhi kebutuhan standar manajemen aset yang menyediakan pemahaman manajemen aset umum dan sejenisnya, standar ini dapat diimplementasikan secara global dan merubah persepsi bahwa manajemen aset hanya berlaku untuk perusahaan yang memiliki infrastruktur dan aset fisik dalam skala besar. Standar ini dirancang untuk memberikan pemahaman umum untuk berkomunikasi dengan para pemangku kepentingan bidang keuangan, seperti lembaga obligasi, investor, lembaga kredit dan asuransi. Hal ini dikarenakan ada persyaratan khusus dalam ISO 55001 untuk mengidentifikasi kebutuhan pelaporan keuangan, mempertimbangkan implikasi keuangan dari rencana dan termasuk kinerja keuangan saat melaporkan kinerja. Tujuan mendasar dari standar ini adalah untuk membimbing dan mempengaruhi rancangan kegiatan pengelolaan aset organisasi. Hal ini dicapai dengan melekatkan sejumlah konsep kunci dan prinsip-prinsip dalam kerangka manajemen aset, seperti berikut: 1. 2. 3. 4.

Fokus pada nilai aset yang diberikan kepada organisasi dan pemangku kepentingan; Penyelarasan tujuan organisasi ke dalam keputusan teknis dan keuangan; Pentingnya kepemimpinan dan budaya; Jaminan bahwa aset memenuhi fungsi yang dibutuhkan.

Meskipun ISO 55001 adalah standar baru, standar tersebut diadopsi dari Publicly Available Specification (PAS) 55 yang dikembangkan oleh Institut Manajemen Aset (IAM) di Inggris. PAS 55 memiliki metodologi yang terbukti sukses dalam industri air, listrik dan gas di Inggris, Australia, Uni Emirat Arab (UEA) danAmerika Serikat. Secara keseluruhan, ISO menghasilkan tiga standar internasional yang berkaitan dengan manajemen aset. Berikut dengan masing-masing penjelasan singkatnya: • ISO 55000: Menyediakan gambaran dari prinsip-prinsip manajemen aset, konsep, istilah dan definisi, serta deskripsi manfaat manajemen aset. Di bawah ISO 55000, manajemen aset didefinisikan sebagai “kegiatan terkoordinasi dari suatu organisasi untuk menyadari nilai dari aset”. Standar ini mendefinisikan aset sebagai “sesuatu yang memiliki nilai potensial atau aktual untuk sebuah organisasi”. • ISO 55001: Menyediakan persyaratan khusus untuk sistem manajemen pengelolaan aset. • ISO 55002: Menyediakan pedoman untuk penerapan persyaratan yang ditentukan dalam ISO 55001. Standar ini mengarahkan pemahaman manajemen aset ke arah yang lebih strategis dan financial serta cenderung untuk menambah nilai terutama dalam hal meningkatkan pemahaman tentang manajemen aset untuk khalayak yang lebih luas.

7

Bagi yang berminat, silahkan menyaksikan penerapan ISO 55000 di PJB, pada tautan berikut; https://youtu.be/IvLUy-YFPZ0

Pertanyaan dan Diskusi - 1 Diskusikan materi-materi dibawah ini dengan rekan anda, atau coba anda jawab sendiri 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10.

Sebutkan tahapan/proses dalam manajeman asset secara berurutan. Ada beberapa jenis asset yang anda ketahui, sebutkan ! Sebutkan beberapa asset yang ada pada system penyediaan air minum ! Mengapa manajemen asset penting ? Sebutkan 10 Langkah Aset Manajemen dari EPA 2003. Jelaskan apa itu PAS-55, dan apa pronsip dasarnya ? Apa perbedaan PRINSIP antara Aset Manajemen EPA 2003 dan PAS 55 ? Jelasakan apa itu ISO 55001 – 2014. Jelaskan pebedaan prinsip antara PAS 55 dan ISO 55001 – 2014 ? Jelaskan dengan kata-kata anda sendiri apa maksud KONTEKS ORGANISASI pada kalusul 4, ISO 55001 – 2014.

8

Modul 2 INVENTARISASI ASET MELKSANAKAN PERSIAPAN DATA DAN INFORMASI DASAR

Terdapat 5 pertanyaan pentong dalam manajemen asset, yitu; 1) Apa yang kita punya ? 2) Dimana saja ? 3) Bagaimana kondisinya ? 4) Bagaimana sisa umur aset kita ? 5) Bagaimana sisa nilai ekonominya Inventarisasi asset, menhawab pertanyaan; apa yang kita punya dan dimana saja. Apakah anfa mempunyai bayanagan apa saja asset perusahaan dimana anda bekerja ? Inventarisasi aset merupakan inventarisasi yang sistematis untuk seluruh asset fisik yang dimiliki dan/atau menjadi tanggung jawab perusahaan. Karena jumlah asset yang dikelola snagat banyak, maka setiap asset harus diberi kode yang unuk dan spesifisk, dengan menggunakan Nomor Identifikasi Aset (NIA) yang bisa dihubungkan dengan informasi lain (GIS, akuntansi, dll). Menyiapkan Peta Dasar dan Peta Skematik SPAM. Langkah-langkah dalam menyiapkan peta dasar, kemudian mengubahnya menjadi peta skemayis SPAM adalah sebagai berikut; Louis Rd Tank

1) Menentukan terlebih dahulu lingkup cakupan manajemen asset dan daerah yang akan dipetakan atau dicari informasi peta dasarnya. 2) Menyiapkan/membuat peta dasar (base map), yaitu peta yang belum diberi symbol (infrastruktur SPAM). 3) Menyusun peta skematik SPAM 4) Mencari dan mengklasifikasikan data dan informasi infrasturktur fisik SPAM 5) Melakukan validasi data di lapangan, untuk memastikan informasi yang ada sesuai dengan lapangan.

Paper Mil RdTank High Land Rd Tank City Circle Tank City Circle WT P Rose Hill Tank

South Waterfield WT P Alpha Park Tank

South River Water Intake

Peta skematik yang sudah selesai, perlu dilengkapi dengan informasi tentang asset yang lebih rinci. Sumber data untuk melengkapi data asset antara laian; 1) As-built drawings, atau gambar buta laksana. Dikumen ini biasanya disiapkan oleh kontraktor, ketika semua yang dibangun oleh kontraktor selesai, maka digambar ulang. Karena apa yuang terdapat pada gambar perencanaan tidak seluruhnya sesuai dengan lapangan. 2) Gambar perencanaan, apabila As-bulit drawing, maka digunakan gambar perencanaan. 3) Manual dari fabrikan. Aset dengan jenis mesin atau peralatan listrik, umumnya dilengkapi dengan manual dan spesifikasi Teknik dari pabrik pembuatnya. Informasi ini sangat berguna dalama inventarisasi asset. 4) Dokumen pengadaan. Apabila tidak ada data lain yang disebutkan diatas, dikumen pengadaan, sepeti persyaratan umum, persyaratan khusus dan spesifikasi teknis, bisa digunakan untuk melengkapi data asset.

9

5) Bill of quantities. Bill of quantities dan Rencana Anggaran Biaya bisa digubakan untk melengkapi data asset. 6) Wawancara dengan operator. Sumber data yang disebutkan dari 1) sd 5), diatas merupakan data tertulis. Seringkali dijumpai bahwa data terulis tidak tersedia, misalkan karena asset yang dikelola sudah sejak lama ada, tetapi tidak ada data terulis yang tersedia. Slah satu cara adalah melakukan wawancara dengan para operator atau teknis yang mengethaui informasi tentang assetaset lama terebut. 7) Foto dan video. Jenis sumber data ini merupakan salah satu pelengkap dari informasi asset yang akan diinventarisasi.

MENYUSUN HIRARKI DAN KODIFIKASI ASET Metode inventarisasi asset mengikuti sistematika tertentu sebagai berikut; 1. Keseluruhan asset fisik, meliputi keseluruhan asset fisik, jenis asset yang lain tidak perlu dicatat. 2. Sesuai Hirarki Aset (bapak – anak), asset mengnal hirarki,dalam penyediaan air minum mengikuti hirarki dari system penyediaan air minum, seperti air baku, pengo;ahan, distribusi dan pelayanan pelanggan. 3. Peta koordinat yang didasarkan GPS, lokas dimana asset terebut berada sangat penting. Pada saat ini sebaiknya lokasi dnyatakan dengan koordinat, sehingga asset tidak tertukar dengan jenis asset yang sama, namun lokasinya berbeda. • Berdasarkan kategori, • Berdasarkan system • Diagram Proses, umumnya untuk pengolahan dimana terjadi proses kimia dan fisika. • Tanggung jawab unit bisnis, misalkan terdapat system penyediaan air minum dan sisten perpipaan air limbah. • Wilayah pelayanan, apabila pelayanan PDAM memiliki banyak cabang, contohnya SPAM Cab. A, SPAM Cab. B, dlsbnya.

Standar Format Data Aset Aset harus dicatat dala suatu format yang disepakati, sehingga memudahkan untuk pengelolaan data asset. Pada umumnya format data asset, meliputi hal-hal sebgai berikut; 1) Foto atau video asset, perlu terdapat foto atau video dari asset yang dicatat, apabila asset terletak diatas tanah. 2) Penamaan / sebutan asset yang disepakati. Belum ada standar yang disepakati untuk peralatan atau asset di Indonesia. Sebagai contoh istilah “air release valve” (Bahasa Inggris), pada suatu PDAM disevut sebagau katup Pelepas udara, di PDAM yang lain disebut katup udara, atau katup hawa. Bahkan ada yang menggunakan Bahasa Belanda; “luch ventil”. 3) Outline Invebntarisasi. Struktur catatan inventaris asset. 4) Susunan database. Terkait dengan struktur data yang digunakan dalam computer. 5) Protokol/SOP pengumpulan data. Tata cara pengmpulan data, siapa yang mengumpukan data, kapan, dan bagaimana caranya.

Hirarki Aset. Pencatatan atau inventarisasi asset perlu memberikan kode yang spesifik pada setiap asset. Kodefikasi adalah pemberian pengkodean asset pada setiap asset inventaris milik perusahaan yang menyatakan kode lokasi dan kode barang. Tujuan pemberian kodefikasi adalah untuk mengamankan dan memberikan kejelasan status kepemilikan dan status penggunaan barang pada masing-masing pengguna.

10

Aset dicatat berdasarkan hirarki yang sistematis, sesuai dengan gambar berikut’

Sebagai contoh; suatu system penyediaan air minum terdiri dari 3 system penyediaan air minum, katakanlah; 1. Wilayah 1 → kode 01, 2. Wilayah 2 → kode 02, 3. Wilayah 3 → kode 03, Misalkan wilayah 1 memliki system dengan komponen sebagai berikut; 1. 2. 3. 4.

Unit air baku → kode 01.01 Unit IPA → kode 01.O2 Unit Distribusi 1 → kode 01.03. Unit Distribusi 2 → kode 01.04

Misalkan pada unit IPA terdapat komponen bangunan-bangunan sebagagi berikut; 1. 2. 3. 4. 5.

Bangunan Kantor → kode 01.02.01 Bangunan IPA → Kode 01.02.02 Bangunan Rumah Pompa → kode 01.02.03 Bangunan …… Dstnya

Misalkan pada rumah pompa terdiri dari ruang pompa (seklompok asset) dan ruang panel. Ruang pompa, kode 01.02.03.01 ….. dstnya

Sampai mana kita mencatat asset ? Aset dicatat sampai bagian terkecil, yang bisa diuraikan, sperti “spare part”. Namun komponen-komponen yang paling kecil yang tidak merupakan bagian fungsional, disarankan yidak perlu dicatat, karena akan terlalu banyak jumlahnya. Bagian terkecikl asset tersebut biasanya disebut “ maintenance managed item”, dimana; • •

Maintenance managed item adalah titik (item) pada tingkat terendah – pembagian terkecil – pada hirarki aset yang bisa dibuat Pada garis besarnya, inilah tingkat dimana aset dipelihara (contohnya; spare part/suku cadang) dimana keputusan dibuat untuk diperbaiki, direhabilitasi, atau diganti.

Klasifikasi Jenis Aset. Jenis asset umumnya diklasifikakan berdasarkan beberapa kriteria tertentu. Dari sudut akuntansi mempunyai klasifikasi yang sudah stabdar/baku. Aset (aktiva tetap) biasanya digolongkan menjadi empat kelompok, yaitu: 1. Tanah, seperti tanah yang digunakan sebagai tempat berdirinya gedung-gedung perusahaan. 11

2. Sarana Prasarana , seperti jalan-jalan diseputar lokasi perusahaan yang dibangun oleh perusahaan, tempat parkir, dan pagar. 3. Gedung, seperti kantor, unit produksi dan distribusi, dan Gudang, dlsbnya. 4. Peralatan, seperti peralatan kantor, peralatan produksi dan distribusi, mesin-mesin, kendaraan, dan mebel. Selaian klasifikasi berdasarkan akuntansi diatas, terdapat cara klasifikasi aset, berdasarkan hubungan langsusng sebagai penghasil produk (barang/jasa) atau sebagai asset non produktif atau pebdukung saja. Berikut ini klasifikasi asset berdasarkan kriteria ini; 1) Aset/Aktiva Produktif adalah investasi penghasil pendapatan yang memberi keuntungan yang dimiliki oleh perusahaan. 2) Aset/Aktiva Non Produktif, Kebalikan dari Aset/aktiva produktif. Aktiva non produktif adalah investasi yang tidak menghasilkan pendapatan atau memberi keuntungan yang dimiliki oleh perusahaan Hampir sama dengan penggolongan asset Produktuf/ Non Produktuif, terdapat pula penggolongan berdasarkan asset SPAM dan asset Non SPAM, dengan uraian sebagai berikut; 1) Aset/Aktiva SPAM (Sistem Penyediaan Air Minum). Aktiva SPAM adalah investasi (CAPEX) untuk menghasilkan (produksi) dan menghantarkan (distribusi) air minum sampai ke pelanggan. 2) Aset/Aktiva Non SPAM (Sistem Penyediaan Air Minum) Aktiva atau investasi (CAPEX) diluar SPAM. Kodifikasi Aset.

Apa yang dimaksud dengan Kodefikasi ? Kodefikasi adalah pemberian kode pada aset dalam rangka pengelolaan asset perusahaan. Tujuan dari penyusunan Kodefikasi Aset adalah : 1) Terciptanya kesamaan persepsi di lingkungan perusahaan mengenai pentingnya pengelolaan aset perusahaan yang sesuai dengan mekanisme yang ditentukan berdasarkan peraturan perusahaan; 2) Adanya kejelasan mengenai penggolongan dan kodefikasi asset perusaahaan yang menjadi acuan baku bagi pengelola asset perusahaan, yang seragam dan terpadu guna mewujudkan tertib administrasi dan mendukung pengelolaan asset perusahaan. Penatausahaan merupakan pentahapan dalam siklus Inventarisasi aset perusahaan pada umumnya berdasarkan penggolongan dan kodefikasi agar tertibn administrasi penatausahaan asset perusahaan. Kodefikasi adalah pemberian nama atau kode barang pada setiap asset yang dikelola perusahaan yang dinyatakan dalam bentuk angka (numeric) sebagai suatu entitas dengan tujuan adalah untuk mengamankan dan memberikan kejelasan status kepemilikan dan status penggunaan asset pada masing-masing pengguna. Seperti yang telah dijelaskan didepan, maka kode asset (Nomor Identofokasi Aset/NIA) berdasarkan hirarki asset. Berikut ini adalah contoh kode aset

12

Kode/NIA bisa diubah menjadi “bar code” atau “QR code”, sehingga apabila operator melakukan inspeksi tinggal memindai bar code dan QR code, untuk melihat semua data asset.

ISU – ISU Tentang Kodefikasi Aset. Kodefikasi asset ditujukan untuk mendapatkan kode yang unit dan spesifik, sehingga mudah dikelola untuk membedakan dengan asset yang lain. Sebaiknya kode asset ditetapkan oleh tim Manajemen Aset dan mendpatkan kespakatan dengan pihak laian dalam perusahaan, terutama dangan bagian akuntansi. Walaupun kodefikasi asset sudah diusahakan sangat sistematis, namun selalu saja terjadu kerancuandalam penerapannya. Pada umumnya masalah yang timbul adalah; 1) Aset linier (pipa) vs. vertikal (bangunan). Referensi geografis atau koordunat UTM (Unvversal Transnverse Mecator) sediki gunanya untuk asset spserti bangunanan atau gedung, tetapi sangat bergua untuk asset seperti perpipaan melalui peta. Demikian pula peta juga terdapat perbedaaan penerpanan antara CAD dan GIS. 2) Aktif vs pasif. Apakah asset yang bergerak seperti mobil, hanya dicatat saja atau tidak perlu dimasukkan dalam hirarki. Kode asset yang bergerak tentu sulit untuk ditetpkan lokasi asset itu dicatat.

MENYUSUN FORMAT DAFTAR INVENTARIS ASET Komponen Data Aset Secara garis besar, sebaiknya data asset asset harus meliputi; 1) Atribut fisik. Sebutan atas istilah asset yang disepakati. 2) Spesifikasi. Spesifikasi teknis aser tidak selalu ada, namun asset seperti pompa, mesin, genset dan lain sebagainya umumnya memiliki spesiifikasi teknis. 3) Geo-reference, atai koordinat lokasi asset, dengan adaanya koordinat, maka lokasi asset bisa diketahui dengan cepat. 4) Klasifikasi/jenis asset, berguna untuk bagian keuangan, seperti depresiasi, dan nilai perolehan asset. 5) Pedoman O&M, diperlukan oleh operator pemeliharaan dan perbaikan. 13

6) Gambar dan/atau foto 7) Life cycle costs, sebaiknya ada. Terdapat dua pendekatan untuk menghasilkan data inventarisasi; 1) Apa yang sudah kita miliki (retrospektif) a. Dahulukan asset yang kritis b. Gunakan kru/operator yang ada (sesuai work order) c. Bisa menggunakan mahasiswa teknik, pekerja magang dlsbnya 2) Apa yang akan kita miliki (prospektif) a. Dikaitkan dengan proses commissioning atau serah terima b. Gunakan retensi kontrak untuk memastikan pengendalian mutu

PESAN PENTING 1. Kita harus mengetahui apa yang kita miliki sebelum kita dapat mengelola dengan tepat sisa umur aset yang ada. 2. Semua yang ada di Manajemen Aset dimulai dengan Pencatatan atau Inventarisasi Asset. 3. "Standar data" adalah perangkat utama untuk pencatatan/inventarisasi aset AM.

PERTANYAAN DAN DISKUSI Diskusikan materi-materi dibawah ini dengan rekan anda, atau coba anda jawab sendiri. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10.

Apa yang dimaksud dengan inventarisasi/catatan aset Sebutkan sumber data dari catatan/inventarisasi asset Mengapa asset perlu kodifikasi asset ? Apakah ditempat anda bekerja terdapat standar inventarisasi/catatan asset ? Bagaimana metode pencatatan asset dilakukan ? Jelaskan ! Apa yang dimaksud dengan hirarki asset, berikan contohnya ? Mengapa asset harus dikodifikasikan berdasarkan hirarki asset ? Jelaskan ! Mengapa kita perlu mencatat asset sampai komponen/bagian asset ? Jelaskan ! Sebutkan 4 item data asset ? Seberapa penting menuurut anda catatan/inventarisasi asset ?

14