Data Loading...
portfolio GB 2021 Flipbook PDF
portfolio GB 2021
225 Views
75 Downloads
FLIP PDF 939.39KB
myPortfolio GURU KANAN MATAPELAJARAN BAHASA ARAB
BAHAGIAN
:
MAAHAD JOHOR
ALAMAT
:
JALAN GERTAK MERAH 80000 JOHOR BAHRU
NO. TELEFON
:
07-2232710
NO. FAKS.
:
07-2248914
LAMAN SESAWANG
:
http://www.maahadjohor.com.my
1
MAKLUMAT PEGAWAI
Nama
:
NORJIHAN BIN SHAHADAN
Gelaran Jawatan
:
GURU KANAN MATAPELAJARAN BAHASA ARAB
Gred Hakiki Jawatan
:
DG44
Tarikh Penempatan
:
16 FEB 2014
DILULUSKAN OLEH
Nama
:
MD RADHI BIN RUSLAN
Gelaran Jawatan
:
PENGETUA
Gred Jawatan
:
DG48
Tarikh
:
1 OKTOBER 2019
2
BIL.
TARIKH JADUAL PENGEMASKINIAN TAJUK
1.
25 Januari 2019
2.
01 Oktober 2019
Pewujudan baru MyPortfolio
Kemaskini MyPortfolio
TANDATANGAN PENYELIA
Md Radhi Bin Roslan
Md Radhi Bin Roslan
Catatan : Ketua Jabatan hendaklah memastikan bahawa MyPortfolio dikaji semula dan dikemaskini apabila berlaku sebarang perubahan
3
KANDUNGAN
PERKARA
MUKA SURAT
Carta Organisasi
5
Carta Fungsi
6
Aktiviti-aktiviti bagi Fungsi
7
Deskripsi Tugas
8 - 10
Proses Kerja, Carta Alir dan Senarai Semak
11 - 43
Senarai Undang-undang, Peraturan dan Punca Kuasa
44
Senarai Borang
44
Senarai Jawatankuasa yang Dianggotai
45
4
CARTA ORGANISASI
1.1
CARTA ORGANISASI MAAHAD JOHOR
1.2 CARTA ORGANISASI PENTADBIRAN MAAHAD JOHOR
PENGETUA
PENOLONG KANAN PENTADBIRAN
PENOLONG KANAN KOKURIKULUM
PENOLONG KANAN HEM
5
PENYELARAS TINGKATAN 6
1.2 CARTA ORGANISASI PENTADBIRAN : MAAHAD JOHOR
PENGETUA
GPK KURIKULUM
GPK HEM
GPK KO KURIKULUM
GKMP
GKMP
GKMP
GKMP
GKMP
BAHASA ARAB
SYARIAH
USULUDIN
SAINS SOSIAL
TAHFIZ
KETUA
KETUA
KETUA
KETUA
KETUA
PANITIA
PANITIA
PANITIA
PANITIA
PANITIA
GAB
GAB
GAB
GAB
GAB
6
CARTA FUNGSI GURU KANAN MATA PELAJARAN (GKMP) •
•
•
Bertanggungjawab untuk memastikan semua jenis mata pelajaran di bawah kawalan dilaksanakan mengikut ketetapan seperti dalam surat pekeliling ikhtisas. Memastikan matlamat dan objektif Dasar Pendidikan Kebangsaan dan dasar pendidikan Islam Johor dicapai melalui KSSM dan kurikulum Al Azhari/ Bertanggungjawab mempertingkatkan prestasi pengajaran guru dan pembelajaran murid serta menyediakan khidmat bantu bagi mewujudkan iklim dan budaya pengajaran dan pemelajaran di dalam sistem pendidikan sekolah berjalan lancar.
PENGURUSAN
PENGOPERASIAN
▪ Menyelaras pelaksanaan kurikulum semua mata pelajaran di bawah bidang supaya menepati dasar kurikulum kebangsaan. ▪ Menyelaras pencerapan secara berkala terhadap guru-guru di bawah bidang bagi memastikan proses pengajaran dan pembelajaran berkualiti. ▪ Menyelaras pengurusan pentaksiran supaya semua murid dapat ditaksir mengikut jadual secara cekap dan berkesan. ▪ Melaksanakan pembangunan profesionalisme berterusan (CPD) bagi meningkatkan kemahiran guruguru di bawah bidang.
7
▪
Program Kurikulum
▪
Pencerapan Guru Mata Pelajaran
▪
Pemeriksaan Hasil Kerja Murid
▪
Pengurusan Penilaian dan Pentaksiran
▪
Pengurusan Latihan
▪
Pengurusan Kewangan
▪
Pengurusan Aset
AKTIVITI-AKTIVITI BAGI FUNGSI
GURU KANAN MATA PELAJARAN (GKMP) 1. Memimpin guru-guru menentukan dan merancang Rancangan Tahunan dan Harian dan lain-lain yang berkaitan dengan bidangnya. 2. Memimpin
perjalanan
panitia-panitia
mata
pelajaran
di
bawah
kawalannya. 3. Menjalankan penyeliaan ke atas aktiviti pengajaran dan pemelajaran. 4. Menentukan bahan sumber pendidikan digunakan dan diselenggarakan dengan berkesan. 5. Membantu serta membimbing guru pelatih dalam latihan mengajar, guruguru yang baru dan guru-guru sandaran dalam menjalankan tugas-tugas mereka. 6. Mengkaji segala jenis laporan yang berkaitan dengan bidangnya serta mengambil tindakan sewajarnya. 7. Menyelaraskan pengurusan dan perjalanan aktiviti-aktiviti bimbingan, pemulihan dan pengayaan. 8. Membantu dalam perancangan program dan penyelarasan kegiatan kurikulum yang dijalankan oleh sekolah, Pejabat Pendidikan Daerah / Bahagian Jabatan Pendidikan Negeri / Bahagian Pendidikan Agama Johor dan Kementerian Pendidikan Malaysia. 9. Membantu menjalankan kursus, taklimat, penerangan dan perjumpaan di sekolah dalam konteks perkembangan staf. 10. Mendapat dan menyebarkan maklumat-maklumat terbaru mengenai pengkaedahan dan pendekatan pengajaran dan pembelajaran yang berkesan kepada guru-guru. 11. Menjalankan usaha mempertingkatkan dan memperluaskan amalan menggunakan Bahasa Arab sebagai bahasa ilmu yang merentas kurikulum. 12. Menyediakan anggaran belanjawan tahunan sekolah dan mengawal perbelanjaan. 13. Membantu menyelaras penyediaan Penyata Kewangan untuk urusan audit tahunan.
14. Menjaga dan menyemak stok dan inventori segala peralatan barang atau bahan yang berkaitan dengan bidangnya.
8
DESKRIPSI TUGAS MAKLUMAT UMUM GELARAN JAWATAN RINGKASAN GELARAN JAWATAN GRED JAWATAN
Guru Kanan Mata Pelajaran
GRED JD
DG44
STATUS JAWATAN
Tetap
HIRARKI 1 (BAHAGIAN)
Bahagian Pendidikan Islam, JAINJ
DISEMAK OLEH
Khamsah binti Mohajir GPK Pentadbir MJ
HIRARKI 2 (CAWANGAN/ SEKTOR/UNIT)
Maahad Johor
DILULUSKAN OLEH
Haji Md. Radhi bin Ruslan Pengetua MJ
SKIM PERKHIDMATAN
Pegawai Perkhidmatan Pendidikan
TARIKH DOKUMEN
20 Julai 2020
GKMP DG44
KETUA PERKHIDMATAN KEDUDUKAN DI WARAN PERJAWATAN BIDANG UTAMA
Setiausaha Kerajaan Negeri Johor
SUB-BIDANG DISEDIAKAN OLEH
Bahasa
SKP Bil.N84/2017 B.21 1.2.6.1 ( 108 ) Pendidikan
Norjihan binti Shahadan
TUJUAN PEWUJUDAN JAWATAN Membantu pengurusan semua mata pelajaran di bawah bidang secara cekap dan berkesan bagi memastikan peningkatan kualiti sekolah serta pencapaian akademik murid selari dengan akta pendidikan 1996 (Akta 550 ) ,Falsafah Pendidikan Kebangsaan, Falsafah Pendidikan Agama Johor.
9
AKAUNTABILITI 1.
Melaksanakan proses pengajaran dan pembelajaran mengikut jadual waktu yang telah ditetapkan
Membantu menyelaras pelaksanaan kurikulum semua mata pelajaran di bawah bidang supaya menepati dasar kurikulum kebangsaan dan negeri. 3. Membantu menyelaras pencerapan secara berkala terhadap guru-guru di bawah bidang bagi memastikan proses pengajaran dan pembelajaran berkualiti 2.
4.
Membantu menyelaras pengurusan pentaksiran supaya semua murid dapat ditaksir mengikut jadual secara cekap dan berkesan
TUGAS UTAMA
1. 2. 3. 4.
Membuat perancangan PdP Melaksanakan PdP Melaksanakan pentaksiran bilik darjah Melaksanakan penambahbaikan PdP
1. Membantu menyelaras penataran kurikulum 2. Membantu menyelaras verifikasi semakan hasil kerja murid
1. Membantu menyelaras pelaksanaan pencerapan 2. Menyelaras pelaksanaan penambahbaikan
1. Membantu menyelaras perancangan pentaksiran berasaskan sekolah 2. Menyelaras penyediaan kertas ujian 3. Membantu menyelaras pelaporan pentaksiran 4. Membantu menyelaras penambahbaikan Menyelaras ‘training needs analysis’ Menyelaras perancangan latihan Menyelaras pelaksanaan latihan Menyelaras penilaian keberkesanan latihan
Melaksanakan pembangunan profesionalisme berterusan (CPD) bagi meningkatkan kemahiran guru-guru di bawah bidang 6. Membantu pelaksanaan pengurusan kewangan bagi memastikan peruntukan kewangan mencukupi untuk pelaksanaan aktiviti semua mata pelajaran di bawah bidang.
1. 2. 3. 4.
7. Membantu pengurusan aset; harta modal dan inventori secara teratur dan mematuhi peraturan perbendaharaan
1. Membantu pelaksanaan pendaftaran aset 2. Membantu pelaksanaan semakan asset
5.
1. Membantu menyediakan perancangan kewangan 2. Membantu mengawal prestasi perbelanjaan
10
● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ●
DIMENSI Kategori Sekolah: Berasrama Penuh Gred Sekolah: A Keluasan Sekolah: 13 Ekar Bilangan Kurikulum: 3 (KPM, Azhari & Tahfiz) Bilangan Sesi Persekolahan: 1 Bilangan Penolong Kanan: 3 Bilangan Guru : 46 Bilangan AKP: 8 Bilangan Murid: 600 (L: 300, P: 300) Bilangan Kelas Pembelajaran: 24 Bilangan Subjek : 2 ( Bahasa Melayu dan Bahasa Inggeris) Bilangan Majlis Peringkat Sekolah : 20 Bilangan Mesyuarat Peringkat Sekolah : 30 , Daerah : 4, Negeri : 4 Bilangan Masa Mengajar : Sekurang-kurangnya 18 masa seminggu
KELAYAKAN AKADEMIK/IKHTISAS ● Ijazah Sarjana Muda Kepujian yang diiktiraf oleh Kerajaan Malaysia daripada institusi pengajian tinggi tempatan atau kelayakan yang diiktiraf setaraf dengannya; dan ● Sijil Perguruan / Diploma Pendidikan ATAU ● Ijazah Sarjana Muda Pendidikan yang diiktiraf oleh Kerajaan Malaysia daripada institusi pengajian tinggi tempatan atau kelayakan yang diiktiraf setaraf dengannya; KOMPETENSI ● ● ● ●
Kemahiran kepimpinan Kemahiran merancang dan menganalisis Kemahiran membuat keputusan Kemahiran menyelia
PENGALAMAN ● Berkhidmat dalam pendidikan sekurang-kurangnya 20 tahun ● Berada dalam gred 41 sekurang-kurangnya 13 tahun ● Berada dalam gred 44 sekurang-kurangnya 7 tahun
11
Proses Kerja Aktiviti 1 : Melaksanakan proses pengajaran dan pembelajaran mengikut jadual waktu yang telah ditetapkan
BIL.
TANGGUNG JAWAB
PEGAWAI LAIN YANG ADA HUBUNGAN/ DIRUJUK
PROSES KERJA
Sebelum PdP
1. GAB
2.
3.
Menyediakan dokumen-dokumen yang perlu serta disahkan oleh Pentadbir Sekolah
P
GAB
Menyediakan Rancangan PdP atau Fail Rekod Persediaan Mengajar iaitu: a) Sukatan Pelajaran dan b) Huraian Sukatan Pelajaran c) Rancangan Pelajaran Tahunan d) Jadual Waktu Peribadi dan e) Jadual Waktu Kelas bagi Guru Kelas. f) Senarai Nama Murid g) ‘Headcount’
GPK / GKMP
GAB
Menyediakan Rancangan Pelajaran Harian (KSSR) mengikut format penulisan berdasarkan sekurangkurangnya: (Rujuk Panitia Mata Pelajaran) a) Tema/Tajuk b) Standard Kandungan c) Standard Pembelajaran d) Objektif e) Aktiviti f) BBM g) Refleksi/Impak
GPK / GKMP
Semasa PdP
4.
GAB
5.
GAB
Mencatat Buku Laporan Kehadiran dan Disiplin Murid.
GPK
GAB
Melaksanakan PdP dan membimbing murid seperti yang telah dirancang dalam Buku Persediaan Mengajar (kecuali jika terdapat perkara yang tidak dapat dielakkan)
GPK
6.
Memastikan suasana bilik darjah dalam keadaan kondusif.
12
GPK
UNDANG-UNDANG, PERATURAN DAN PUNCA KUASA
7.
8.
GAB
Di dalam Bilik Makmal/Bilik Khas/PJPK: a) Merekodkan pengambilan peralatan dan bahan yang diperlukan untuk PdP sebelum kelas bermula (jika berkaitan) b) Merekodkan penggunaan PdP di bilik-bilk khas (jika berkaitan) c) Merekod pemulangan peralatan yang telah digunakan selepas tamat PdP
GPK
GAB
Pemeriksaan Latihan dan Tugasan Murid: a) Memeriksa hasil kerja murid. b) Memulangkan tugas murid yang telah diperiksa. c) Memastikan murid membuat pembetulan. d) Menganalisis hasil pembelajaran e) Membuat refleksi dan penambahbaikan.
GPK
13
CARTA ALIR Aktiviti 1 : Melaksanakan proses pengajaran dan pembelajaran mengikut jadual waktu
yang telah ditetapkan
TANGGUNGJAWAB
Mula
PROSES KERJA
TEMPOH
GAB
Menyediakan dokumen-dokumen yang perlu serta disahkan oleh Pentadbir Sekolah
150 MINIT
GAB
Menyediakan Rancangan Mengajar atau Fail Rekod Persediaan Mengajar
15 MINIT
GAB
Menyediakan Rancangan Pelajaran Harian (KSSR ) mengikut format penulisan
15 MINIT
GAB
Memastikan suasana bilik darjah dalam keadaan kondusif
3 MINIT
GAB
Merekodkan pengambilan dan pemulangan peralatan dan bahan yang diperlukan
3 MINIT
Melaksanakan PdP dan bimbingan
GAB
Pemeriksaan Latihan dan Tugasan Murid
GAB
Tamat
14
3 MINIT
SENARAI SEMAK Aktiviti 1 : Melaksanakan proses pengajaran dan pembelajaran mengikut jadual waktu yang telah ditetapkan BIL.
TINDAKAN
1.
Menyediakan dokumen-dokumen yang perlu serta disahkan oleh Pentadbir Sekolah
2.
Menyediakan Rancangan PdP atau Fail Rekod Persediaan Mengajar iaitu: a) Sukatan Pelajaran dan Huraian Sukatan Pelajaran a) Rancangan Pelajaran Tahunan b) Jadual Waktu Peribadi dan c) Jadual Waktu Kelas bagi Guru Kelas. d) Senarai Nama Murid e) ‘Headcount’
3.
Menyediakan Rancangan Pelajaran Harian (KSSR) mengikut format penulisan berdasarkan sekurang-kurangnya: (Rujuk Panitia Mata Pelajaran) a) Tema/Tajuk b) Standard Kandungan c) Standard Pembelajaran d) Objektif e) Aktiviti f) BBM g) Refleksi/Impak
4.
Memastikan suasana bilik darjah dalam keadaan kondusif.
5.
Mencatat Buku Laporan Kehadiran dan Disiplin Murid.
6
Melaksanakan PdP dan membimbing murid seperti yang telah dirancang dalam Buku Persediaan Mengajar (kecuali jika terdapat perkara yang tidak dapat dielakkan)
7
Di dalam Bilik Makmal/Bilik Khas/PJPK: a) Merekodkan pengambilan peralatan dan bahan yang diperlukan untuk PdP sebelum kelas bermula (jika berkaitan) b) Merekodkan penggunaan PdP di bilik-bilk khas (jika berkaitan) c) Merekod pemulangan peralatan yang telah digunakan selepas tamat PdP
8
Pemeriksaan Latihan dan Tugasan Murid: a) Memeriksa hasil kerja murid. b) Memulangkan tugas murid yang telah diperiksa. c) Memastikan murid membuat pembetulan. d) Menganalisis hasil pembelajaran e) Membuat refleksi dan penambahbaikan.
15
TANDA ( / )
CATATAN
PROSES KERJA Aktiviti 2 : Membantu menyelaras pelaksanaan kurikulum semua mata pelajaran di bawah bidang supaya menepati dasar kurikulum kebangsaan dan negeri.
BIL .
TANGGUNG JAWAB
1
P
2
PK/KP
3
P
4
GKMP/KP
5
GKMP/KP
6
AJK
7
KPT/PT
8
PEGAWAI LAIN YANG ADA HUBUNGAN/ DIRUJUK
PROSES KERJA
Melantik AJK Kurikulum dan Ketua Panitia bagi semua mata pelajaran. Memastikan KP menerima salinan Surat Pekeliling berkaitan
PK/KP
KP
Mengendalikan Mesyuarat JKKS dan Panitia sekurangkurangnya 4 kali setahun Menjalankan mesyuarat Jawatankuasa panitia mata pelajaran sekurang-kurangnya 4 kali setahun. Memastikan dokumen berikut disediakan. a) Sukatan Pelajaran dan HSP/DS b) Rancangan Pelajaran Tahunan c) Anggaran perbelanjaan tahunan
PK/KP
KP
. KP
Menjalankan aktiviti/program yang diputuskan di dalam mesyuarat dan menyediakan laporan pelaksanaan program.
KP
Menerima, menyemak perolehan, merekod dalam buku stok atau inventori dengan kemaskini dari masa ke semasa.
KP
KP
Memastikan kategori dan Kandungan fail panitia berdasarkan dipatuhi
PK
9
KP
Pemantauan dan pelaporan
PK
10
KP
Rekod dan Dokumentasi.
PK
16
UNDANG-UNDANG, PERATURAN DAN PUNCA KUASA
CARTA ALIR Aktiviti 2 : Membantu menyelaras pelaksanaan kurikulum semua mata pelajaran di
bawah bidang supaya menepati dasar kurikulum kebangsaan dan negeri.
TANGGUNGJAWAB
CARTA ALIR
PROSES KERJA
TEMPOH
MULA Melantik AJK Kurikulum dan Ketua Panitia bagi semua mata pelajaran.
P
Memastikan KP menerima salinan Surat Pekeliling berkaitan
PK/KP
60 MINIT
60 MINIT
2730 MINIT Mengendalikan Mesyuarat JKKS dan Panitia sekurang-kurangnya 4 kali setahun
P
GKMP/KP GKMP/KP
AJK
Menjalankan mesyuarat Jawatankuasa panitia mata pelajaran
2730 MINIT
Memastikan dokumen berikut disediakan.
120 MINIT
Menjalankan aktiviti/program yang diputuskan di dalam mesyuarat dan menyediakan laporan pelaksanaan program.
1950 MINIT
Menerima, menyemak perolehan, merekod dalam buku stok atau inventori dengan kemaskini dari masa ke semasa.
KPT/PT
390 MINIT
KP
Memastikan kategori dan Kandungan fail panitia berdasarkan dipatuhi
60 MINIT
KP
Pemantauan dan pelaporan
280 MINIT
KP
Rekod dan Dokumentasi.
60 MINIT
TAMAT
17
SENARAI SEMAK Aktiviti 2 : Membantu menyelaras pelaksanaan kurikulum semua mata pelajaran di
bawah bidang supaya menepati dasar kurikulum kebangsaan dan negeri. BIL.
TINDAKAN
TANDA (/ )
1.
Melantik AJK Kurikulum dan Ketua Panitia bagi semua mata pelajaran.
2.
Memastikan KP menerima salinan Surat Pekeliling berkaitan
3.
Mengendalikan Mesyuarat JKKS dan Panitia sekurang-kurangnya 4 kali setahun
4.
Menjalankan mesyuarat Jawatankuasa panitia mata pelajaran sekurang-kurangnya 4 kali setahun.
5.
Memastikan dokumen berikut disediakan. a) Sukatan Pelajaran dan HSP/DS b) Rancangan Pelajaran Tahunan c) Anggaran perbelanjaan tahunan
6.
Menjalankan aktiviti/program yang diputuskan di dalam mesyuarat dan menyediakan laporan pelaksanaan program.
7.
Menerima, menyemak perolehan, merekod dalam buku stok atau inventori dengan kemaskini dari masa ke semasa.
8
Memastikan kategori dan Kandungan fail panitia berdasarkan dipatuhi
9
Pemantauan dan pelaporan
10
Rekod dan Dokumentasi.
18
CATATAN
PROSES KERJA Aktiviti 3 : Membantu menyelaras pencerapan secara berkala terhadap guru-guru di
bawah bidang bagi memastikan proses pengajaran dan pembelajaran berkualiti
BIL.
TANGG UNG JAWAB
1.
P
2.
P
3.
P
4.
PK(P)
5.
PK(P)
6.
PK / GKMP
7.
PK / GKMP
8.
PK(P)
9.
PK(P)
PEGAWAI LAIN YANG ADA HUBUNGAN/ DIRUJUK
PROSES KERJA
UNDANGUNDANG, PERATURAN DAN PUNCA KUASA
Memaklumkan kepada semua guru tentang pencerapan dalam mesyuarat kurikulum Melantik jawatankuasa pencerapan Penurunan kuasa pencerapan kepada Guru Penolong Kanan,Guru Kanan Mata Pelajaran, Ketua Panitia dan Guru Cemerlang Memberi taklimat/bimbingan kepada semua guru tentang instrumen pencerapan. (Rubrik Penskoran SKPMg2 Standard 4 ) Menyediakan jadual pencerapan guru dan mengagihkan tugas pencerapan di antara Pengetua/Guru Besar, GuruGuru Penolong Kanan, Guru Kanan Mata Pelajaran,Guru Cemerlang. Menjalankan proses pencerapan. Membincangkan kekuatan dan kelemahan PdP dengan guru yang dicerap. Pencerapan susulan (jika perlu). Menyediakan analisis dan laporan pencerapan Memfailkan dokumen dan rekod pencerapan
19
.
SPI Bil 6/1985, SPI Bil 3/1987, SPI Bil 9/2000, SPI Bil 5 dan 9/2003, SPI Bil 3/1999, SPI Bil 8/2016, SPI Bil 9/2016
CARTA ALIR Aktiviti 3: Membantu menyelaras pencerapan secara berkala terhadap guru-guru di
bawah bidang bagi memastikan proses pengajaran dan pembelajaran berkualiti TANGGUNGJAWAB
CARTA ALIR
PROSES KERJA
TEMPOH
Memaklumkan kepada semua guru tentang pencerapan dalam mesyuarat kurikulum
45 MINIT
PGB
PGB
Melantik jawatankuasa pencerapan
PCB
Penurunan kuasa pencerapan kepada Guru Penolong Kanan, Guru Kanan Mata Pelajaran, Ketua Panitia dan Guru Cemerlang
PGB
Memberi taklimat/bimbingan kepada semua guru tentang instrumen pencerapan. (Rubrik Penskoran SKPMg2 Standard 4 )
60 MINIT
Menyediakan jadual pencerapan guru dan mengagihkan tugas pencerapan di antara Pengetua/Guru Besar, Guru Penolong Kanan, Guru Kanan Mata Pelajaran,Guru Cemerlang.
PGB/GPK/GKMP/KP/ GC
120 MINIT
390 MINIT
390 MINIT
Menjalankan proses pencerapan.
120 MINIT
Membincangkan kekuatan dan kelemahan PdP dengan guru yang dicerap.
120 MINIT
Dapatan perbincangan pencerapan
60 MINIT
PGB/GPK/GKMP/KP/ GC
Menyediakan analisis dan laporan pencerapan
240 MINIT
PGB/GPK/GKMP/KP/ GC
Memfailkan dokumen dan rekod pencerapan
240 MINIT
PGB/GPK/GKMP/KP /GC
PGB/GPK/GKMP/KP/ GC
Tindakan Susulan
Baik
TAMAT
20
SENARAI SEMAK Aktiviti 3 : Membantu menyelaras pencerapan secara berkala terhadap guru-guru di
bawah bidang bagi memastikan proses pengajaran dan pembelajaran berkualiti BIL 1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8
9
TINDAKAN
TANDA (/ )
Memaklumkan kepada semua guru tentang pencerapan dalam mesyuarat kurikulum Melantik jawatankuasa pencerapan
Penurunan kuasa pencerapan kepada Guru Penolong Kanan, Guru Kanan Mata Pelajaran, Ketua Panitia dan Guru Cemerlang Memberi taklimat/bimbingan kepada semua guru tentang instrumen pencerapan. (Rubrik Penskoran SKPMg2 Standard 4 ) Menyediakan jadual pencerapan guru dan mengagihkan tugas pencerapan di antara Pengetua/Guru Besar, Guru Penolong Kanan, Guru Kanan Mata Pelajaran,Guru Cemerlang. Menjalankan proses pencerapan.
Membincangkan kekuatan dan kelemahan PdP dengan guru yang dicerap. Pencerapan susulan (jika perlu). Menyediakan analisis dan laporan pencerapan Memfailkan dokumen dan rekod pencerapan
21
CATATAN
PROSES KERJA
Aktiviti 4 : Membantu menyelaras pengurusan pentaksiran supaya semua murid
dapat ditaksir mengikut jadual secara cekap dan berkesan
TANGGUNG JAWAB
BIL
PEGAWAI LAIN YANG ADA HUBUNGAN/ DIRUJUK
PROSES KERJA
1.
P
Mengeluarkan arahan pelaksanaan semakan hasil kerja murid kepada semua guru
2.
GAB
Melaksanakan semakan terhadap hasil kerja murid
GPK/GK/GP/GAB
3.
GAB
Memberikan ulasan yang membina terhadap hasil kerja murid yang disemak
GPK/GK/GP/GAB
4.
GAB
Mengarahkan murid membuat pembetulan bagi latihan bertulis yang salah
GPK/GK/GP/GAB
5.
GAB
Menyenaraikan hasil markah murid mengikut kategori pencapaian
GPK/GK/GP/GAB
6.
GAB
Menyerahkan senarai hasil markah semakan kerja murid kepada pentadbir
GPK
7.
PK/GKMP
Menerima dan mengesahkan senarai hasil markah semakan kerja murid
8.
PK(P)/GKMP
Menganalisis rekod
PK(P)/GKMP
Mengenalpasti dan membentangkan kekuatan dan kelemahan semakan Hasil Kerja Murid
10.
GAB
Melaksanakan tindakan penambahbaikan hasil dapatan
11.
PK(P)
Menyediakan laporan penuh
12.
P
Mengesahkan laporan
13.
PT
Merekod dan mendokumentasi
9.
GPK/GK/GP/GAB
GPK/GK
GK
GAB
GPK/GK GK GPK P/GPK/GK
22
UNDANG-UNDANG, PERATURAN DAN PUNCA KUASA
CARTA ALIR Aktiviti 4 : Membantu menyelaras pengurusan pentaksiran supaya semua murid dapat
ditaksir mengikut jadual secara cekap dan berkesan TANGGUNGJAWAB
PROSES KERJA
Mengeluarkan arahan pelaksanaan semakan hasil kerja murid kepada semua guru
MULA
PGB/GPK
Melaksanakan semakan terhadap hasil kerja murid
PGB/GPK/GK/GP/GAB
PGB/GPK/GK/GP/GAB
Memberikan ulasan yang membina terhadap hasil kerja murid yang disemak
PGB/GPK/GK/GP/GAB
Mengarahkan murid membuat pembetulan bagi latihan bertulis yang salah
PGB/GPK/GK/GP/GAB
Menyenaraikan hasil markah murid mengikut kategori pencapaian
PGB/GPK/GK/GP/GAB
Menyerahkan senarai hasil markah semakan kerja murid kepada pentadbir Menerima dan mengesahkan senarai hasil markah semakan kerja murid
GPK
GPK/GK Menganalisis rekod GPK/GK/GAB
T Mengenalpasti dan membentangkan kekuatan dan kelemahan semakan Hasil Kerja Murid
GPKM
Melaksanakan tindakan penambahbaikan hasil dapatan
GPKM
GPKM Menyediakan laporan penuh PGB Mengesahkan laporan
PT Merekod dan mendokumentasi
23
TEMPOH
SENARAI SEMAK Aktiviti 4 : Membantu menyelaras pengurusan pentaksiran supaya semua murid dapat
ditaksir mengikut jadual secara cekap dan berkesan BIL.
TINDAKAN
TANDA ( / )
1.
Mengeluarkan arahan pelaksanaan semakan hasil kerja murid kepada semua guru
2.
Melaksanakan semakan terhadap hasil kerja murid
3.
Memberikan ulasan yang membina terhadap hasil kerja murid yang disemak
4.
Mengarahkan murid membuat pembetulan bagi latihan bertulis yang salah
5.
Menyenaraikan hasil markah murid mengikut kategori pencapaian
6.
Menyerahkan senarai hasil markah semakan kerja murid kepada pentadbir
7.
Menerima dan mengesahkan senarai hasil markah semakan kerja murid
8.
Menganalisis rekod
9.
Mengenalpasti dan membentangkan kekuatan dan kelemahan semakan Hasil Kerja Murid
10.
Melaksanakan tindakan penambahbaikan hasil dapatan
11.
Menyediakan laporan penuh
12.
Mengesahkan laporan
13.
Merekod dan mendokumentasi
24
CATATAN
PROSES KERJA
Aktiviti 5 : Pengurusan Mesyuarat
BIL.
TANGGUNG JAWAB
PROSES KERJA
Menentu dan mengeluarkan surat panggilan mesyuarat kepada ahli mesyuarat.
PEGAWAI LAIN YANG ADA HUBUNGAN/ DIRUJUK
1.
GKMP
2.
GKMP
3.
GAB
Mencatat minit mesyuarat.
P
4.
GAB
Menyediakan minit mesyuarat.
P
Pelaksanaan mesyuarat berdasarkan agenda yang ditetapkan
Mengedarkan minit mesyuarat dan borang maklum balas dalam tempoh 7 hari bekerja.
5.
GAB
6.
GKMP
7.
GAB
Mengumpul dan menyatukan dapatan maklum balas.
8.
GAB
Rekod dan dokumentasi
Mengambil tindakan hasil keputusan mesyuarat yang telah dipersetujui.
GAB
GAB
GAB
GAB GPK/ PK Petang/ P
25
UNDANGUNDANG, PERATURAN DAN PUNCA KUASA
● PEKELILING TRANSFORMASI PENTADBIRAN AWAM BIL. 2 TAHUN 2018 MyMESYUARAT - EKOSISTEM PENGURUSAN MESYUARAT ERA DIGITAL ● AKTA ARKIB NEGARA
Carta Alir Aktiviti 5 : Pengurusan Mesyuarat TANGGUNGJAW AB
CARTA ALIR
PROSES KERJA
TEMPOH
Edar surat panggilan
240 minit
Laksana mesyuarat
360 minit
MULA
GKMP
GKMP
Catatan minit mesyuarat. 360 minit
GAB
GAB
GKMP
Sedia minit mesyuarat.
780 minit
Edaran minit dan maklum balas mesyuarat
120 minit
Kumpul dan satukan maklum balas
GAB
Mengemaskini Rekod dan Fail.
GAB
TAMAT
26
390 minit
60 minit
SENARAI SEMAK Aktiviti 5 : Pengurusan Mesyuarat BIL.
1.
2.
3.
TINDAKAN
TANDA (/ )
Pengedaran Surat panggilan mesyuarat kepada ahli mesyuarat. ● Agenda, tarikh, masa dan tempat mesyuarat ● Menentukan kertas kerja/ isu/ program/ laporan (sekiranya ada) Pelaksanaan mesyuarat berdasarkan agenda yang ditetapkan ● Rekod kehadiran ● Perkara-perkara yang dibincangkan ● Keputusan-keputusan yang dibuat ● Tindakan-tindakan susulan yang perlu diambil Mencatat minit mesyuarat. ● Catatan minit ● Keputusan mesyuarat
4.
Menyediakan minit mesyuarat. ● Draf ● Semakan
5.
Mengedarkan minit mesyuarat dan Borang Maklum balas dalam tempoh 7 hari bekerja. ● Rekod penghantaran
6.
Mengambil tindakan hasil keputusan mesyuarat yang telah dipersetujui. ● Rekod tindakan
7.
Mengumpul dan menyatukan dapatan maklum balas.
8.
Mengemaskini Rekod dan Fail.
27
CATATAN
PROSES KERJA Aktiviti 6 : Pengurusan Peperiksaan BIL.
TANGGUNG JAWAB
PROSES KERJA
PEGAWAI LAIN YANG ADA HUBUNGAN/ DIRUJUK
1.
P
Mengadakan Mesyuarat Jawatankuasa Peperiksaan pada awal tahun bagi merancang penilaian dan peperiksaan.
GPK
2.
PK(P)
Menyedia dan mengedarkan takwim peperiksaan
P/ GAB
3.
PK(P)
A. PENYEDIAAN SOALAN Menentukan penyedia/ penggubal soalan dan skema jawapan
GAB
4.
GAB
Menyediakan draf soalan a) Jadual Spesifikasi Ujian (JSU) b) Analisis Item/Soalan c) Skema Jawapan
GKMP
5.
GKMP
Menyemak dan meluluskan JSU, draf soalan dan skema jawapan serta mengadakan perbincangan dengan guru mata pelajaran
GAB
6.
PK(P)
Menerima soalan untuk disahkan
GKMP
7.
PAP
Mencetak soalan yang telah disahkan
GPK/KP/Pg
8.
GKMP
Membuat agihan mengikut bilangan murid bagi kelas berkaitan
GAB
9
PK(P)
Menerima dan menyimpan kertas-kertas soalan di tempat selamat .
GKMP
10
PK(P)
B. PENGENDALIAN PEPERIKSAAN Menyediakan Jadual Pengawasan Peperiksaan dan mendapat pengesahan P
P
11
PK(P)
Memastikan susun dan atur meja murid dalam kelas/dewan peperiksaan mengikut susunan dan jarak yang sesuai.
12
PK(P)
Mengedarkan kertas soalan diedar kepada murid pada hari peperiksaan dijalankan
13
GAB
Mengawasi perjalanan peperiksaan
14
PK(P)
C. PENYEMAKAN KERTAS JAWAPAN
GAB
GAB
28
UNDANGUNDANG, PERATURAN DAN PUNCA KUASA
Skrip jawapan murid diserahkan kepada guru mata pelajaran setelah peperiksaan selesai untuk diperiksa mengikut skema. 15
GAB
Memeriksa skrip jawapan murid, merekod markah dan menyerahkan kepada guru kelas.
16
GAB
D. LAPORAN MARKAH PEPERIKSAAN Masukkan markah dalam Sistem Analisa Peperiksaan Sekolah (SAPS) dan mencetak analisis laporan.
PK(P)
PK(P)
17
Guru Kelas
Merekod markah dan analisis ke dalam Buku/Kad/Slip Pelaporan murid dan menyerahkan kepada Pengetua/Guru Besar/GPK untuk ditandatangani.
PK(P)
18
Guru Kelas
Menyerahkan Buku/Kad/Slip Pelaporan murid kepada ibu bapa/penjaga untuk disemak dan ditandangani serta dikembalikan untuk disimpan
PK(P)
19
GKMP
E. TINDAKAN SUSULAN Membentangkan analisis peperiksaan dalam mesyuarat panitia/ jawatankuasa kurikulum
P/ PK(P)
20
GAB
Mengenalpasti kekuatan dan kelemahan murid untuk pengayaan /pemulihan
PK(P) / GKMP
21
GAB
Merekod dan mendokumentasi
PK(P) / GKMP
29
CARTA ALIR Aktiviti 6 : Pengurusan Peperiksaan TANGGUNG JAWAB
PROSES KERJA
TEMPOH
Mula P
Mengadakan mesyuarat jawatankuasa peperiksaan
30 minit
PK(P)
Menyedia dan mengedarkan takwim peperiksaan
30 minit
PK(P)
Menentukan penggubal soalan dan skema jawapan
15 minit
GAB
Menyediakan draf soalan
240 minit
GKMP
Menyemak dan meluluskan draf soalan
60 minit
PAP
Mencetak soalan
180 minit
GKMP
Membuat agihan mengikut bilangan murid/ kelas
25 minit
PK(P)
Menerima dan menyimpan kertas soalan
15 minit
PK(P)
Menyediakan jadual pengawasan peperiksaan
15 minit
PK(P)
Penyediaan tempat peperiksaan
25 minit
PK(P)
Mengedarkan kertas peperiksaan
15 minit
GAB
Mengawasi peperiksaan
60 minit
PK(P)
Menyerah jawapan murid kepada guru untuk diperiksa
10 minit
GAB
Memeriksa skrip jawapan
360 minit
GAB
Masukkan markah
30 minit
30
Guru Kelas
Merekod markah dan analisis
30 minit
Guru Kelas
Menyerah laporan kepada ibu bapa/ penjaga
25 minit
GKMP
Membentang analisis peperiksaan
15 minit
GAB
Pemulihan / pengayaan
35 minit
Merekod dan mendokumentasi
15 minit
GAB
TAMAT
31
SENARAI SEMAK Aktiviti 6 : Pengurusan Peperiksaan BIL.
1.
2.
3
TINDAKAN
TANDA ( / )
Mengadakan Mesyuarat Jawatankuasa Peperiksaan pada awal tahun bagi merancang penilaian dan peperiksaan. Menyedia dan mengedarkan takwim peperiksaan A. PENYEDIAAN SOALAN Menentukan penyedia/ penggubal soalan dan skema jawapan
4.
Menyediakan draf soalan a) Jadual Spesifikasi Ujian (JSU) b) Analisis Item/Soalan c) Skema Jawapan
5.
Menyemak dan meluluskan JSU, draf soalan dan skema jawapan serta mengadakan perbincangan dengan guru mata pelajaran Menerima soalan untuk disahkan
6.
7.
Mencetak soalan yang telah disahkan
8.
Membuat agihan mengikut bilangan murid bagi kelas berkaitan
9
Menerima dan menyimpan kertas-kertas soalan di tempat selamat .
10.
B. PENGENDALIAN PEPERIKSAAN Menyediakan Jadual Pengawasan Peperiksaan dan mendapat pengesahan P
11.
Memastikan susun dan atur meja murid dalam kelas/dewan peperiksaan mengikut susunan dan jarak yang sesuai.
12.
Mengedarkan kertas soalan diedar kepada murid pada hari peperiksaan dijalankan
13.
14.
Mengawasi perjalanan peperiksaan C. PENYEMAKAN KERTAS JAWAPAN Skrip jawapan murid diserahkan kepada guru mata pelajaran setelah peperiksaan selesai untuk diperiksa mengikut skema.
32
CATATAN
15
Memeriksa skrip jawapan murid, merekod markah dan menyerahkan kepada guru kelas.
16
D. LAPORAN MARKAH PEPERIKSAAN Masukkan markah dalam Sistem Analisa Peperiksaan Sekolah (SAPS) dan mencetak analisis laporan.
17
Merekod markah dan analisis ke dalam Buku/Kad/Slip Pelaporan murid dan menyerahkan kepada Pengetua/Guru Besar/GPK untuk ditandatangani.
18
19
20 21
Menyerahkan Buku/Kad/Slip Pelaporan murid kepada ibu bapa/penjaga untuk disemak dan ditandangani serta dikembalikan untuk disimpan E. TINDAKAN SUSULAN Membentangkan analisis peperiksaan dalam mesyuarat panitia/ jawatankuasa kurikulum Mengenalpasti kekuatan dan kelemahan murid untuk pengayaan /pemulihan Merekod dan mendokumentasi
33
PROSES KERJA
Aktiviti 7 : Pengurusan Panitia PEGAWAI LAIN YANG ADA HUBUNGAN/ DIRUJUK
BIL.
TANGGUNG JAWAB
1
P
Melantik AJK Kurikulum dan Ketua Panitia bagi semua mata pelajaran.
PK/KP
2
PK/KP
Memastikan KP menerima salinan Surat Pekeliling berkaitan
KP
3
P
Mengendalikan Mesyuarat JKKS dan Panitia sekurang-kurangnya 4 kali setahun
PK/KP
4
GKMP/KP
5
GKMP/KP
6
AJK
7
KPT/PT
8
PROSES KERJA
Menjalankan mesyuarat Jawatankuasa panitia mata pelajaran sekurang-kurangnya 4 kali setahun. Memastikan dokumen berikut disediakan. a) Sukatan Pelajaran dan HSP/DS b) Rancangan Pelajaran Tahunan c) Anggaran perbelanjaan tahunan
KP
. KP
Menjalankan aktiviti/program yang diputuskan di dalam mesyuarat dan menyediakan laporan pelaksanaan program.
KP
Menerima, menyemak perolehan, merekod dalam buku stok atau inventori dengan kemaskini dari masa ke semasa.
KP
KP
Memastikan kategori dan Kandungan fail panitia berdasarkan dipatuhi
PK
9
KP
Pemantauan dan pelaporan
PK
10
KP
Rekod dan Dokumentasi.
PK
34
UNDANGUNDANG, PERATURAN DAN PUNCA KUASA
CARTA ALIR Aktiviti 7 : Pengurusan Panitia TANGGUNGJAWAB
CARTA ALIR
PROSES KERJA
TEMPOH
Melantik AJK Kurikulum dan Ketua Panitia bagi semua mata pelajaran.
60 MINIT
MULA
P
Memastikan KP menerima salinan Surat Pekeliling berkaitan
PK/KP
Mengendalikan Mesyuarat JKKS dan Panitia sekurang-kurangnya 4 kali setahun
P
GKMP/KP
GKMP/KP
AJK
KPTPT
KP KP
KP
TAMAT
35
60 MINIT
2730 MINIT
Menjalankan mesyuarat Jawatankuasa panitia mata pelajaran
2730 MINIT
Memastikan dokumen berikut disediakan.
120 MINIT
Menjalankan aktiviti/program yang diputuskan di dalam mesyuarat dan menyediakan laporan pelaksanaan program.
1950 MINIT
Menerima, menyemak perolehan, merekod dalam buku stok atau inventori dengan kemaskini dari masa ke semasa. Memastikan kategori dan Kandungan fail panitia berdasarkan dipatuhi
390 MINIT
Pemantauan dan pelaporan
280 MINIT
Rekod dan Dokumentasi.
60 MINIT
60 MINIT
SENARAI SEMAK Aktiviti 7: Pengurusan Panitia BIL.
TINDAKAN
1.
Melantik AJK Kurikulum dan Ketua Panitia bagi semua mata pelajaran.
2.
Memastikan KP menerima salinan Surat Pekeliling berkaitan
3.
Mengendalikan Mesyuarat JKKS dan Panitia sekurang-kurangnya 4 kali setahun
4.
5.
6.
7.
TANDA (/ )
Menjalankan mesyuarat Jawatankuasa panitia mata pelajaran sekurangkurangnya 4 kali setahun. Memastikan dokumen berikut disediakan. a) Sukatan Pelajaran dan HSP/DS b) Rancangan Pelajaran Tahunan c) Anggaran perbelanjaan tahunan Menjalankan aktiviti/program yang diputuskan di dalam mesyuarat dan menyediakan laporan pelaksanaan program. Menerima, menyemak perolehan, merekod dalam buku stok atau inventori dengan kemaskini dari masa ke semasa.
8
Memastikan kategori dan Kandungan fail panitia berdasarkan dipatuhi
9
Pemantauan dan pelaporan
10
Rekod dan Dokumentasi.
36
CATATAN
PROSES KERJA Aktiviti 8: Mengurus Kewangan Sekolah
BIL
TANGGUNG JAWAB
PROSES KERJA
PEGAWAI LAIN YANG ADA HUBUNGAN / DIRUJUK
1.
P
Melantik Jawatankuasa Pengurusan Kewangan dan Akaun (JPKA)
PPD
2.
PK(P)
3.
PK
4.
P
Mengesahkan anggaran perbelanjaan tahunan
PPD
5.
P
Melaksanakan Mesyuarat JPKA sekurang-kurang 4 kali setahun
PPD
6.
P
Pengagihan peruntukan
PPD
7.
PK, GKMP, KP
Menerima peruntukan dan membuat perancangan perbelanjaan melalui mesyuarat
P
8.
PK, GKMP, KP
Membuat pembelian berdasarkan keputusan mesyuarat
P
Mengawal dan menyemak rekod akaun, laporan penyata kewangan dan punca-punca kewangan
P
Menyedia agihan tugas dan tugas JK dan carta organisasi.
P
Menentukan anggaran perbelanjaan tahunan
P
9.
PK
10.
PK, GKMP, KP
Menyedia dan membentang laporan prestasi kewangan dalam mesyuarat JPKA
P
11.
GPK, GKMP, KP
Tindakan susulan jika perlu
P
12.
AKP
Merekod dokumen ke dalam fail
P
37
UNDANG-UNDANG, PERATURAN DAN PUNCA KUASA
A. Perintah Am B. Akta Acara Kewangan C. Arahan Perbendaharaan D. Surat-surat Pekeliling berkaitan
CARTA ALIR Aktiviti 8 : Mengurus Kewangan Sekolah TANGGUNGJAWAB
CARTA ALIR
PROSES KERJA
TEMPOH MASA
MULA 60 minit Melantik JPKA P PKP
Agihan tugas
PK
Tentukan perbelanjaan
P
Mengesahkan perbelanjaan
P
Laksana Mesyuarat JPKA
P
Agih tugas
PK, GKMP, KP
perancangan
PK, GKMP, KP
Buat pembelian
390 minit
180 minit 60 minit
Kawal dan semak kewangan
PK
Bentang prestasi kewangan
PK, GKMP ,KP TIDAK
Tindakan susulan jika perlu
PK, GKMP ,KP PT
60 minit
YA
Buat susulan
TAMAT
38
Merekod dokumen ke dalam fail
180 minit
SENARAI SEMAK Aktiviti 8: Mengurus Kewangan Sekolah BIL.
TINDAKAN
TANDA ( / )
1
Melantik JPKA
2
Menyedia agihan tugas dan tugas JK dan carta organisasi.
3
Menentukan anggaran perbelanjaan tahunan
4
Mengesahkan anggaran perbelanjaan tahunan
5
Melaksanakan Mesyuarat JPKA sekurang-kurang 4 kali setahun
6
Pengagihan peruntukan
7
Membuat perancangan perbelanjaan melalui mesyuarat
8
Membuat pembelian berdasarkan keputusan mesyuarat
9
Mengawal dan menyemak pembelian rekod akaun, laporan penyata kewangan dan punca-punca kewangan
10
Menyedia dan membentang laporan prestasi kewangan dalam mesyuarat JPKA
11
Tindakan susulan jika perlu
12
Merekod dokumen ke dalam fail
39
CATATAN
PROSES KERJA Aktiviti 9: Pengurusan Program / Aktiviti
BIL.
1.
TANGGUNG JAWAB
P
PROSES KERJA
Arahan pelaksanaan program
PEGAWAI LAIN YANG ADA HUBUNGAN/ DIRUJUK PK(P)
A. PERANCANGAN 2.
PK(P)
GKMP Menyediakan kertas kerja/ pelan tindakan yang mempunyai keperluan minimum seperti berikut :
a) b) c) d) e)
3.
PK(P)
4.
P
5.
PK(P)
Tajuk, Tarikh, Masa, Tempat Kumpulan Sasaran Objektif KPI (Indikator Output dan Outcome) f) Implikasi Kewangan (Bajet) g) Jawatankuasa Program h) Strategi Pelaksanaan / Jadual / Pengisian Program Menentukan kaedah pemantauan berdasarkan salah satu dari kaedah berikut : a) Pelaporan Jawatan kuasa Instrumen b) Pengumpulan Data c) Soal selidik d) Temu bual e) Semakan dokumen Mendapatkan kelulusan daripada P Melaksanakan mesyuarat / perbincangan jawatan kuasa
GKMP
PK(P) GAB / AKP
B. PELAKSANAAN 6.
GAB
Melaksanakan program seperti yang telah dirancang C. PEMANTAUAN DAN PENGUKURAN
40
GKMP / GAB / AKP
UNDANGUNDANG, PERATURAN DAN PUNCA KUASA
7.
8.
PK (P)
GKMP / GAB
Melaksanakan pemantauan dan pengukuran a) Pelaksanaan program b) Pencapaian KPI Menyediakan laporan program setelah program selesai.
GKMP / GAB / AKP PK(P)
D. KEBERKESANAN 9.
P
PK(P) / GKMP / GAB
Kajian semula; Menjalankan mesyuarat post mortem untuk mengenalpasti kekuatan dan kelemahan pelaksanaan program. 10.
PK (P)
Membuat tindakan susulan berdasarkan keputusan mesyuarat post mortem.
11.
GAB
Penilaian prestasi;
GAB
PK (P)/ GKMP Melaksanakan penilaian prestasi ke atas kumpulan sasar untuk melihat keberkesanan pelaksanaan program. 12.
PK(P)
Membentangkan laporan penilaian prestasi dalam mesyuarat.
GKMP / GAB
13.
GKMP / GAB
Membuat penambahbaikan berdasarkan keputusan mesyuarat.
PK (P)
14.
GKMP/ GAB
Merekod dan mendokumentasi.
P/GPK
41
CARTA ALIR Aktiviti 9 : Pengurusan Program / Aktiviti Tanggungjawab
Carta Alir
Proses Kerja
Tempoh Masa
Mul a PK
Menyediakan kertas kerja
PK
Mendapatkan kelulusan
60 minit
GAB
Melaksanakan program
1170 minit
PK
Melaksanakan pemantauan pelaksanaan program
Tidak lulus
P
Penambahbaikan
Lulu s
60 minit
Ada isu
Tindakan pembetula n Tiada isu Kajian semula
PK
Tindakan susulan
GKMP
Menyedia dan membentang laporan dalam mesyuarat
GKMP
Melaksanakan tindakan penambahbaikan
GKMP
Merekod dan mendokumentasi
Tama t
42
60 minit
1440 minit
1440 minit 20 minit
SENARAI SEMAK Aktiviti 9 : Pengurusan Program / Aktiviti
BIL.
TINDAKAN
1.
Menyediakan kertas kerja
2.
Mendapatkan kelulusan
3
Melaksanakan program
4.
Melaksanakan pemantauan pelaksanaan program
5.
Kajian semula
6.
Tindakan Susulan
7.
Membentang laporan dalam mesyuarat
7.
Melaksanakan tindakan penambahbaikan
8.
Merekod dan mendokumentasi
TANDA ( / )
43
CATATAN
PROSES KERJA Aktiviti 10 : Mengurus Pentadbiran Pejabat – Aset
BIL.
TANGGUNG JAWAB
PROSES KERJA
PEGAWAI LAIN YANG ADA HUBUNGAN / DIRUJUK
P
Mengurus pelantikan Pegawai Aset, Pegawai Pemeriksa Aset dan Lembaga Pemeriksa Pelupusan.
PPD
GAB/ GKMP
Pegawai Penerima Aset menerima aset bersama dokumen lain dan menyemak butiran dalam dokumen.
PT
3.
Memeriksa, mengira, menimbang, mengukur dan menguji aset seperti dalam senarai bagi memastikan aset menepati spesifikasi. (Pemeriksaan teknikal oleh pegawai bertauliah jika perlu).
P
4.
GAB/ GKMP
Menyediakan laporan penerimaan jika terdapat perkara yang tidak memenuhi spesifikasi.
P
5.
GAB/ GKMP
Daftar aset dalam tempoh 2 minggu dari tarikh penerimaan.
GAB
6.
GAB
Menyediakan senarai daftar aset (Harta Modal / Aset Alih Bernilai Rendah).
PT
PT
Menanda pengenalan aset (melabel/ mengecat/ mencetak timbul) dengan “Hak Kerajaan Malaysia”
GAB
8
GAB
Menempatkan Aset / Mengemaskini penempatan aset.
PT
9
PT
Merekod dan mengawal pergerakan aset.
GAB
1.
2.
GAB/ GKMP
7
44
UNDANGUNDANG, PERATURAN DAN PUNCA KUASA
1PEKELILING PERBENDAHARA AN (1PP): Pengurusan Aset
10
GAB
Mengemaskini senarai aset.
PT
11
GAB
Memeriksa kerosakan aset (jika ada).
PT
P
Pemeriksaan aset sekurangkurangnya sekali dalam setahun dan mengemukakan Laporan Pemeriksaan Aset kepada Ketua Jabatan.
GAB
P
Mengadakan Mesyuarat JK Pengurusan Aset Alih Kerajaan (JKPAK) sekurangkurangnya 4 kali setahun atau sekali dalam tempoh tiga (3) bulan.
GAB
P
Mengemukakan KEW. PA-10 dan KEW. PA-11 bersamasama Sijil Tahunan Pemeriksaan Harta Modal Dan Aset Alih Bernilai Rendah KEW. PA-12 kepada Pegawai Pengawal.
GAB
12
13
14
45
CARTA ALIR Aktiviti 10 : Mengurus Pentadbiran Pejabat - Aset Tanggungjawab
Proses Kerja
Tempoh Masa
Mula P
Urus lantikan Pegawai Aset, Pegawai Pemeriksa Aset Lembaga Pemeriksa Pelupusan
120 minit
Penerimaan aset
60 minit
Semak spesifikasi aset
240 minit
Laporan penerimaan
120 minit
Daftar aset
120 minit
Sediakan Daftar Aset
1920 minit
Tanda pengenalan
180 minit
Penempatan aset
60 minit
Rekod dan kawal pergerakan aset
120 minit
Kemaskini senarai aset
30 minit
Periksa kerosakan aset (jika ada)
30 minit
Pemeriksaan aset
80 minit
Mesyuarat JKPAK
120 minit
Kemuka laporan
30 minit
Perekodan dan pendokumentasian
40 minit
GAB/GKMP
GAB/GKMP Sediakan laporan
Tidak penuhi sepesifikasi
Laporan
GAB/GKMP
GAB/GKMP
GAB
PT
GAB
PT
GAB
Kemaskini laporan
Tidak lengkap
Lengkap
GAB
P
P
Tamat
P
46 GAB
SENARAI SEMAK Aktiviti 10 : Mengurus Pentadbiran Pejabat - Aset BIL.
1.
2.
3
4.
5.
6.
TINDAKAN
TANDA ( / )
Mengurus pelantikan Pegawai Aset, Pegawai Pemeriksa Aset dan Lembaga Pemeriksa Pelupusan. ● Permohonan Pelantikan ● Surat Lantikan Pegawai Penerima Aset menerima aset bersama dokumen lain dan menyemak butiran dalam dokumen. ● Dokumen berkaitan ● Borang Penerimaan Aset Alih ● Borang Penolakan Aset Alih Memeriksa, mengira, menimbang, mengukur dan menguji aset seperti dalam senarai bagi memastikan aset menepati spesifikasi. (Pemeriksaan teknikal oleh pegawai bertauliah jika perlu). ● Lantikan pegawai penerima ● Dokumen pemeriksaan penerimaan ● Surat lantikan teknikal (jika perlu) Menyediakan laporan penerimaan jika terdapat perkara yang tidak memenuhi spesifikasi. Daftar aset dalam tempoh 2 minggu dari tarikh penerimaan. ● Dokumen pendaftaran ● Nombor siri pendaftaran aset Menyediakan senarai daftar aset (Harta Modal / Aset Alih Bernilai Rendah). ● Rekod daftar aset Menanda pengenalan aset dengan “Hak Kerajaan Malaysia”
7.
8.
●
Tanda pengenalan aset; - melabel, atau - mengecat - cetak timbul Menempatkan Aset / Mengemaskini penempatan aset. ● ● ●
Dokumen penempatan aset di lokasi Pamerkan Kemaskini 47
CATATAN
9.
Merekod dan mengawal pergerakan aset. ●
10.
Mengemaskini senarai aset. ●
11.
Dokumen pergerakan aset
Laporan
Memeriksa kerosakan aset (jika ada). ● Borang aduan kerosakan Pemeriksaan aset sekurang-kurangnya sekali dalam setahun dan mengemukakan Laporan Pemeriksaan Aset kepada Ketua Jabatan.
12.
● ●
Dokumen Laporan Pemeriksan Laporan Tindakan hasil penemuan pemeriksaan ● Sijil Tahunan Pemeriksaan ● Buku Daftar Pemeriksaan Mengejut Mengadakan Mesyuarat JK Pengurusan Aset Alih Kerajaan (JKPAK) sekurangkurangnya 4 kali setahun atau sekali dalam tempoh tiga (3) bulan. 13.
14.
● Senarai Jawatankuasa ● Surat panggilan ● Senarai kehadiran ● Minit mesyuarat ● Maklum balas mesyuarat Mengemukakan KEW. PA-10 dan KEW. PA-11 bersama-sama Sijil Tahunan Pemeriksaan Harta Modal Dan Aset Alih Bernilai Rendah KEW. PA-12 kepada Pegawai Pengawal.
48
SENARAI UNDANG-UNDANG, PERATURAN DAN PUNCA KUASA
1. Akta Pendidikan 1996 (Akta 550) 2. Falsafah Pendidikan Kebangsaan 3. Arahan Pegawai Pengawal 2018 4. Pekeliling Ikhtisas bil 6/2003 5. Pekeliling Bahagian Pendidikan bil 8/2005
49
SENARAI BORANG BIL 1.
BORANG
KOD BORANG
Borang Kebenaran Keluar Pejabat Waktu Kerja
2.
Borang Pertukaran Pelajar
3.
Borang Aduan Kerosakan
4.
Borang Nota Minta
5.
Borang Semakan Portfolio
6.
Borang
Pencerapan
Pengajaran
dan
Pembelejaran 7.
Borang Senarai Semak Inventori Dan Stok
8.
Borang Penyeliaan On-Job Training ( OJT)
9.
Borang Kebenaran Penggunaan Kenderaan Kerajaan
10.
Borang Maklumat Diri
HRMIS
11.
Borang Permohonan Cuti Tanpa Rekod
HRMIS
12.
Borang Permohonan Cuti Rehat Khas
HRMIS
13.
Borang Permohonan Cuti Tanpa Gaji / HRMIS Separuh Gaji / Belajar Sepenuh Masa
14.
Borang Permohonan Cuti Haji
HRMIS
15.
Borang Permohonan Bersara Pilihan / Wajib
HRMIS
16.
Borang Pengistiharan Harta
HRMIS
17.
Borang Tuntutan Perjalanan
18.
Borang LP/Am
19.
Borang Akta Rahsia 1972
20.
Borang IKH
21.
50
SENARAI JAWATANKUASA YANG DIANGGOTAI
BIL 1
JAWATANKUASA
2
Jawatankuasa Majlis Tindakan dan Kecemerlangan
3
Jawatankuasa Takwim Sekolah dan Guru Bertugas
4
Jawatankuasa Waktu dan Guru Ganti
5
Setiausaha Peperiksaan Awam ( PT3/SPM/STAM/MUET)
6
Jawatankuasa Majlis Kurikulum Sekolah
7
Jawatankuasa Unit Peperiksaan dan Penilaian
8
Jawatankuasa Pentaksiran Berasaskan Sekolah
9
Jawatankuasa Majlis Perwakilan Pelajar
10
Jawatankuasa Warden
11
Jawatankuasa Ihtifal Ilmi
Jawatankuasa Pentadbiran. Pengurusan dan Kewangan
51
52