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6.1 Uso de MS PowerPoint Flipbook PDF
6.1 Uso de MS PowerPoint
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Presentaciones
6.1 USO DE MS POWER POINT 6.1.1.1
Abrir y cerrar una aplicación de presentaciones. Abrir y cerrar presentaciones.
6.1.1.2
Crear una nueva presentación con la plantilla por defecto.
6.1.1.3
Guardar la presentación en una ubicación de una unidad de almacenamiento. Guardarla con un nombre distinto.
6.1.1.4
Guardar una presentación en formatos distintos al original: RTF, HTML, plantilla, show, imagen, y extensión específica para un determinado tipo de software o versión.
6.1.1.5
Alternar entre presentaciones abiertas.
6.1.2.1
Establecer las preferencias de usuario en la aplicación: nombre de usuario y carpeta predeterminada para abrir y guardar archivos.
6.1.2.2
Utilizar las funciones de Ayuda disponibles.
6.1.2.3
Utilizar las opciones de zoom.
6.1.2.4
Mostrar y ocultar las barras de herramientas. Restablecer y minimizar la cinta de opciones.
1. PRIMEROS PASOS CON LA PRESENTACIÓN En la actualidad, las presentaciones se han transformado en una parte esencial de reuniones, conferencias y clases. De hecho, ahora es casi imposible hablar sin la ayuda de un computador o proyector de video. Algún día, seguramente necesitará preparar una presentación para usarla durante una reunión de oficina para centrarse en los puntos principales y objetivos del proyecto en el cual está trabajando; o podría crear una presentación que reúna las fotografías en un álbum fotográfico personal. Las presentaciones multimedia se crean haciendo diapositivas que, luego, se muestran en secuencia. Las diapositivas pueden contener fotografías, texto, animaciones, sonido y mucho más. 2. USO DE MS POWER POINT En esta lección, comenzaremos viendo cómo abrir y cerrar una presentación, crear nuevas presentaciones y guardarlas en nuestro computador. Luego, explicaremos cómo configurar el programa según nuestras necesidades y, finalmente, veremos las principales herramientas que ofrece el programa y cómo utilizarlas. Al final, ¡usted podrá crear una presentación realmente interesante! 3. ABRIR UNA O MÁS PRESENTACIONES 6.1.1.1
PowerPoint es un programa de Microsoft para crear, administrar y modificar presentaciones. Como todos los programas del paquete Office, PowerPoint nos permite trabajar en varios
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archivos al mismo tiempo. ¡Veamos cómo! 6.1.1.5
Una vez abierto el programa, podemos abrir una presentación guardada en nuestro computador simplemente haciendo clic en el botón Archivo y seleccionando Abrir. En este momento, si desea abrir más presentaciones, seleccionamos los archivos que nos interesan. Una vez abiertos varios documentos, podemos pasar de uno a otro simplemente haciendo clic en el ícono para abrir archivos de la barra de tareas, abajo. 4. CREAR UNA NUEVA PRESENTACIÓN
6.1.1.2
PowerPoint tiene otra función muy útil, que es la posibilidad de utilizar plantillas predeterminadas que nos permiten trabajar sin tener que crear o personalizar cada una de las diapositivas individuales de una presentación. Veamos cómo funciona. Después de iniciar el programa, al seleccionar Nuevo en el menú del botón Archivo, encontrará una lista de plantillas para utilizar en la sección Plantillas y temas disponibles. Supongamos, por ejemplo, que necesita crear un álbum de fotografías: en este caso, siguiendo los procedimientos que acabamos de ver, sólo debemos seleccionar Plantillas de ejemplo y luego, por ejemplo, Álbum de fotos clásico de la lista de plantillas y trabajar directamente desde la plantilla seleccionada. 5. GUARDAR UNA PRESENTACIÓN EN EL DISCO
6.1.1.3
Es muy importante recordar guardar la información correctamente cuando termine de trabajar. Si deseamos guardar el archivo en el cual estamos trabajando, simplemente presionamos el botón Guardar identificado con el disquete de la Barra de Acceso Rápido. El mismo comando está disponible también en el menú del botón Archivo. Si guardamos una presentación por primera vez, se abrirá la ventana Guardar Como y podremos seleccionar dónde deseamos guardar el archivo. Observe que el programa también sugiere un nombre para el archivo: sin embargo, es un nombre temporal el cual usted puede decidir mantener o cambiar reemplazándolo por uno que crea que será mejor para distinguir la presentación del resto de los archivos guardados en su computador. Para confirmar la operación de guardar, simplemente presione el botón Guardar y ¡la presentación se guardará en su PC! Cuando edite el documento, simplemente presione el botón Guardar de la Barra de Acceso Rápido para guardar rápidamente los cambios realizados. 6. GUARDAR UNA PRESENTACIÓN EN UN FORMATO DIFERENTE
6.1.1.4
Habrá casos en los que necesite guardar su presentación en un formato diferente del que está utilizando. Para hacer esto, comience desde la ventana Guardar Como y seleccione el formato que se ajuste mejor a sus necesidades del menú desplegable, ya sea formato de texto enriquecido, plantilla, formato de archivo de imagen u otros.
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7. CERRAR UNA PRESENTACIÓN 6.1.1.1
Al terminar de trabajar y guardar la información, puede cerrar la presentación haciendo clic en el botón Archivo y seleccionando el comando Cerrar, o haciendo clic en X en el extremo derecho superior de la barra de títulos. ¡Pero tenga cuidado! ¡El botón de la barra de títulos también cierra la aplicación!
8. USO DE LA HERRAMIENTA ZOOM 6.1.2.3
Ahora que hemos visto cómo abrir una presentación, guardar la información y cerrar el documento, veamos cómo podemos personalizar presentaciones para adaptarlas a nuestras necesidades. Por ejemplo, mientras está trabajando en una presentación, quizá deba ampliar la visualización de una diapositiva para añadir texto o revisar algunos detalles de formato. En este caso, sólo seleccione el botón Zoom situado en la ficha Vista de la Cinta de opciones y seleccione el porcentaje de amplificación que necesita aplicar a la diapositiva. O simplemente puede utilizar el comando Zoom situado en la parte inferior derecha de la ventana del programa.
9. LA CINTA DE OPCIONES Además de la función de zoom, el programa ofrece una amplia gama de herramientas y comandos que nos permiten adaptar presentaciones añadiendo animaciones, estilos especiales y diseños, así como también imágenes, gráficos, formas o fotografías. Todos estos comandos son de fácil acceso ya que están agrupados en la Cinta de opciones en varias fichas temáticas. 6.1.2.4
Haga clic en la ficha que desea para ver las herramientas pertinentes y ocultar las que no necesita. La Cinta de opciones también se puede personalizar cambiando el modo de visualización. Por ejemplo, si desea reducir toda la barra y minimizarla como un ícono, haga clic con el botón derecho del mouse sobre la Cinta de opciones y seleccione Minimizar la cinta de opciones o haga clic en el botón Minimiza la cinta de opciones que se encuentra en la esquina superior derecha de la ventana del programa. Para visualizarla nuevamente, abra el mismo menú y desactive ese ítem. 10. MODIFICAR OPCIONES BÁSICAS
6.1.2.1
Por otro lado, si desea cambiar la configuración básica del programa de modo que pueda personalizarla y adaptarla a sus necesidades, simplemente utilice la ventana de opciones. Para abrirla, haga clic en el botón Archivo y seleccione Opciones. Como puede ver, la ventana Opciones de PowerPoint tiene una lista de configuraciones a la izquierda. Por ejemplo, si abrimos la ficha General, podemos cambiar el nombre de usuario. De esta manera, cada vez que se visualiza el autor de un documento – por ejemplo abriendo la ventana Propiedades de un documento o insertando comentarios y revisiones – aparecerá
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el nombre que insertamos en esta ventana. Si en lugar abrimos la ficha Guardar, podemos cambiar las carpetas de destino predefinidas para los documentos que se crearán. Cada vez que vamos a guardar una presentación, la carpeta que aparecerá por defecto será la que especificamos aquí en la sección Ubicación de archivo predeterminada. ¡Siempre recuerde guardar los cambios haciendo clic en Aceptar! 11. FUNCIONES DE AYUDA 6.1.2.2
Bien, hemos visto también cómo cambiar y personalizar las herramientas que ofrece el programa. Y, ¿qué ocurriría si, mientras trabajamos, tenemos problemas o preguntas sobre cómo funciona el programa y no podemos encontrar una solución? ¡No hay por qué preocuparse! Puede utilizar la función de Ayuda del programa en cualquier momento. La función de Ayuda de PowerPoint está identificada con un signo de interrogación en la parte superior derecha de la barra. Si hace clic en él, se abrirá una ventana: ofrece una lista de temas existentes a partir de los cuales puede comenzar a buscar la información que necesita. También puede ingresar palabras clave en el campo de búsqueda para buscar todos los temas relacionados con su problema específico. Entonces, ¡PowerPoint revelará todos sus secretos!
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