KATA PENGANTAR

Dengan memanjatkan puji syukur kepada Tuhan Yang Maha Esa, bahwasannya kami selaku pengampu materi mata kuliah Komunikasi Efektif, program studi Diploma 3 Rekam Medis dan Informatika Kesehatan pada Sekolah Tinggi Ilmu Kesehatan (Stikes) Yayasan Rumah Sakit dr. Soetomo Surabaya telah dapat menyusun Modul I Komunikasi Efektif

bagi mahasiswa Semester 6 selaku peserta magang profesi.

Sebagaimana diketahui, bahwa saat ini proses belajar mengajar pada semua jenjang pendidikan dilakukan dengan sistim Daring sebagai langkah kebijakan Pemerintah dengan adanya wabah virus covid-19. Oleh karenanya kegiatan magang profesi bagi mahasiswa dilaksanakan dengan model leaner centre. Modul ini berisi panduan bagi mahasiswa, pembimbing akademik dan pembimbing lapangan dalam mempersiapkan dan melaksanakan magang profesi sehingga diperoleh capaian hasil pembelajaran seperti yang terurai dalam Bab I sampai dengan Bab VI. Secara esensial bahwa modul yang digunakan dalam kegiatan magang profesi ini, berisi panduan untuk memberikan seperangkat pengetahuan agar dipahami oleh setiap individu mahasiswa dari setiap pokok bahasan serta memadu padankan dengan kegiatan nyata di lapangan yang diarahkan oleh

pembimbing lapangan

sekaligus berperan sebagai fasilitator dan bertugas untuk mengarahkan, membimbing dan memastikan, agar setiap mahasiswa dapat memiliki kompetensi sebagaimana tujuan dari modul ini. Mudah-mudahan modul yang sederhana dan implementatif ini, akan dapat membantu bagai para mahasiswa dalam melaksanakan magang profesi dan untuk pengembangan pengetahuan di masa yang akan datang. Surabaya,

Penyusun

1

Januari 2021

DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR ................................................................................................... 1 DAFTAR ISI ................................................................................................................. 2 BAB I

PENDAHULUAN ........................................................................................... 5 A. Manfaat Modul .................................................................................. 6 B. Isi Modul........................................................................................... 6 C. Alur isi pembelajaran ........................................................................ 7 D. Penggunaan Modul ............................................................................ 8 E. Pengguna Modul ............................................................................... 8 F. Metodologi Pembelajaran .................................................................. 8 G. Instruktur dan narasumber ................................................................. 10 H. Komitmen Tindak Lanjut .................................................................. 11

BAB II PERSIAPAN................................................................................................... 12 A. Menyiapkan peserta kelas virtual ....................................................... 13 B. Pelaksanaan Kelas Virtual ................................................................. 13 C. Paska Pelaksanaan Kelas Virtual ....................................................... 14 D. Kriteria Peserta Magang Profesi ........................................................ 14 E. Pembagian Peran ............................................................................... 15 F. Membuat Daftar Periksa (Checklist) sederhana .................................. 15 G. Alat dan Bahan Pelatihan ......................................................................... 16 BAB III KOMUNIKASI DENGAN PENGGUNA JASA PELAYANAN KESEHATAN ............................................................................................... 17 A. Pendahuluan………………………………………………………….. 18 B. Menggali data dan informasi dari berbagai sumber………………….. 18 C. Menyajikan data dan informasi melalui berbagai media untuk penyampaian data dan informasi terkait pelayanan RMIK...................19 D. Mengembangkan dan melaksanakan berbagai pendekatan untuk pembentukan kerja sama yang efektif dengan semua pihak terkait dalam pengelolaan dan pelayanan RMIK ........................................... 20

2

E. Memberikan edukasi kepada pengguna jasa pelayanan RMIK untuk meningkatkan kesadaran semua pihak yang berkepentingan dengan data dan informasi kesehatan ............................................................. 20 F. Latihan dan Asessmen Mandiri……………………………………… 21 G. Penutup………………………………………………………………. 23 BAB IV KOMUNIKASI DENGAN MITRA KERJA ................................................ 24 A. Pendahuluan ...................................................................................... 25 B. Melakukan konsultasi dan koordinasi antar PMIK untuk pemberian pelayanan yang terkoordinasi ............................................................ 25 C. Melakukan kolaborasi dengan tenaga kesehatan yang lain untuk pelayanan RMIK secara terintegrasi .................................................. 29 D. Membangun jejaring komunikasi dengan tenaga kesehatan yang lain dengan lingkup lokal, nasional, regional, dan internasional ......... 31 E. Latihan dan Asessmen Mandiri .......................................................... 32 F. Penutup ............................................................................................. 33 BAB V KOMUNIKASI DENGAN MASYARAKAT………………………………. 35 A. Pendahuluan ...................................................................................... 36 B. Menyusun perangkat edukasi dan pemberdayaan masyarakat dalam peningkatan kesadaran dan kepedulian terhadap kesehatan ................ 36 C. Merancang dan melakukan advokasi kepada pemangku kepentingan untuk pengembangan sistem informasi kesehatan .......... 37 D. Latihan dan Asessmen Mandiri.......................................................... 37 E. Penutup ............................................................................................. 39 BAB VI PENGGUNAAN BAHASA YANG EFEKTIF…………………………….. 40 A. Pendahuluan ...................................................................................... 41 B. Mengembangkan dan membangun komunikasi efektif dengan penggunaan bahasa yang benar santun, dan mudah dipahami dengan seluruh pihak terkait .............................................................. 41 C. Mengembangkan komunikasi yang konstruktif dan efektif dalam pelayanan RMIK……………………………………………………. 42 D. Latihan dan Asessmen Mandiri .......................................................... 43 E. Penutup ............................................................................................. 44

3

BAB VII PENUTUP .................................................................................................... 45 DAFTAR RUJUKAN.................................................................................................... 46

4

BAB 1

PENDAHULUAN Bab Ini Berisi Tentang 1. Manfaat Modul 2. Isi Modul 3. Alur isi Pembelajaran

Tujuan

4. Penggunaan Modul 5. Pengguna Modul

Setelah selesai membaca bab ini mahasiswa

6. Metodologi Pembelajaran

akan mendapatkan informasi tentang apa,

7. Instruktur dan nara Sumber

mengapa, bagaimana, dan untuk siapa modul

8. Komitmen Tindak Lanjut

ini disusun

5

BAB I PENDAHULUAN

A. Manfaat Modul Modul ini dirancang untuk mahasiswa peserta magang profesi, pembimbing akademik dan pembimbing lapangan. Dalam modul ini pembimbingan dilakukan dengan berbasis kompetensi dengan model learner centre. Dalam hal ini pembimbing

lapangan berperan sebagai

fasilitator

yang

bertugas

untuk

mengarahkan, membimbing dan memastikan: 1. Tercapainya capaian pembelajaran : Mampu menggali dan mengumpulkan informasi dari pemangku kepentingan, untuk digunakan sebagai bahan pengambilan keputusan dalam pelayanan RMIK. 2. Mahasiswa mampu berkomunikasi dengan pengguna jasa pelayanan kesehatan 3. Mahasiswa mampu berkomunikasi dengan mitra kerja 4. Mahasiswa mampu berkomunikasi dengan masyarakat 5. Mahasiswa mampu menggunakan bahasa yang efektif B. Isi Modul Modul ini berisi panduan untuk mahasiswa, pembimbing akademik dan pembimbing lapangan dalam mempersiapkan dan melaksanakan magang profesi secara daring sehingga dapat tercapai capaian pembelajaran seperti yang tersebut pada bagian A. Untuk mencapai kompetensi tersebut maka pokok bahasan pada modul ini adalah sebagai berikut : 1. Penggunaan bahasa yang baik, benar dan mudah dimengerti : a.

Prinsip komunikasi dalam pelayanan kesehatan.

b.

Metode komunikasi oral dan tertulis yang efektif.

c.

Metode untuk memberikan situasi yang nyaman dan kondusif dalam berkomunikasi efektif.

d.

Komunikasi dalam bahasa inggris secara pasif maupun aktif

2. Berbagai elemen komunikasi efektif : a.

Komunikasi intrapersonal, interpersonal dan komunikasi massa.

b.

Gaya dalam berkomunikasi.

6

c.

Bahasa tubuh, kontak mata, cara berbicara, tempo berbicara, tone suara, kata-kata yang digunakan atau dihindari.

d.

Keterampilan untuk mendengarkan aktif.

e.

Teknik fasilitasi pada situasi yang sulit, misalnya pasien marah, sedih, takut, atau kondisi khusus/tertentu.

f.

Teknik negosiasi, persuasi dan motivasi.

3. Komunikasi lintas budaya dan keberagaman 4. Perilaku yang tidak merendahkan atau menyalahkan klien, bersikap sabar dan sensitif terhadap budaya. 5. Kaidah penulisan dan laporan ilmiah. 6. Komunikasi dalam komunikasi publik (public speaking) 7. Psikologi komunikasi. C. Alur isi Pembelajaran Modul ini merupakan panduan kepada mahasiswa untuk belajar mandiri di rumah, dan belajar dalam grup saat di kelas virtual, serta saat pelaksanaan magang profesi secara daring. Pembimbing lapangan akan membantu mahasiswa untuk mendapatkan

kebenaran

pemahaman

dan

memandu

mahasiswa

dalam

memecahkan masalah yang dihadapi pada saat kelas virtual. Untuk mencapai kompetensi komunikasi efektif yaitu mampu menggali dan mengumpulkan informasi dari pemangku kepentingan, untuk digunakan sebagai bahan pengambilan keputusan dalam pelayanan RMIK maka pembimbing lapangan akan menyiapkan studi kasus dan penugasan. Mahasiswa membaca dan memahami materi

Pembimbing lapangan memaparkan implementasi di lapangan

Pembimbing lapangan memberikan studi kasus dan penugasan

Gambar 1.1 Alur Isi pembelajaran

7

Diskusi dan umpan balik

D. Penggunaan Modul Untuk mempermudah pemahaman materi, maka modul ini dilengkapi dengan elemen sebagai berikut : 1. Modul ini dilengkapi dengan catatan untuk mahasiswa yang berupa tiga simbol yang bertujuan untuk memberikan petunjuk kepada mahasiswa saat membaca sehingga dapat memahami modul ini secara mandiri.

Instruksi kepada mahasiswa untuk ekstra membaca tentang materi tersebut Instruksi kepada mahasiswa bahwa ini adalah poin penting yang perlu diingat

Instruksi kepada mahasiswa untuk mencermati penugasan apa yang harus dikerjakan 2. Pada tiap bab disertai dengan latihan dan asesmen mandiri yang akan diberikan pada kelas virtual. E. Pengguna Modul Modul ini digunakan sebagai panduan bagi mahasiswa, pembimbing akademik dan pembimbing lapangan. Harapan kami modul 1 magang profesi secara daring ini dapat diterapkan oleh pembimbing lapangan baik di rumah sakit tipe A, B dan C. F. Metodologi Pembelajaran Demi tercapainya capaian pembelajaran pada kompetensi ini, maka metode pembelajaran magang profesi secara daring ini, mencakup dua tahap yaitu : 1. Pra kegiatan magang profesi secara daring (digambarkan dengan kotak oranye) 2. Saat pelaksanaan kegiatan secara daring (digambarkan dengan kotak hijau) Adapun panduan tentang metode pembelajaran yang harus dilakukan oleh mahasiswa, pembimbing akademik dan pembimbing lapangan adalah sebagai berikut :

1. Alur proses pembelajaran magang profesi untuk mahasiswa

8

Membaca aktif, dan mereview teori

Mampu mengerjakan penugasan dari PL secara mandiri

Mengikuti instruksi simbol di modul saat belajar

Mengerjakan latihan secara mandiri

Gambar 1.2 Alur proses pembelajaran magang profesi untuk mahasiswa 2. Panduan menggunakan modul ini untuk pembimbing akademik Memotivasi mahasiswa untuk membaca aktif dan mereview materi pada modul

Membimbing draf laporan

Membantu mahasiswa apabila kesulitan dengan materi pada modul

Membantu mahasiswa dalam menemukan dan mempersiapkan kajian fokus pembahasan laporan magang

Gambar 1.3 Alur proses pembelajaran magang profesi untuk pembimbing akademik 3. Panduan menggunakan modul ini untuk pembimbing lapangan

9

Berkomunikasi aktif dengan prodi D3 RMIK STIKES yayasan RS dr soetomo untuk persiapan magang profesi secara daring

Memaparkan, membimbing, mengarahkan, membantu mahasiswa dalam memecahkan masalah di kelas virtual

Menyiapkan alat dan bahan yang diperlukan, pretest dan post test (jika diperlukan)

Menyiapkan chek list kelengkapan untuk pertemuan virtual

Gambar 1.4 Alur proses pembelajaran magang profesi untuk pembimbing lapangan G. Instruktur dan nara Sumber Kemampuan pembimbing lapangan dalam mengelola proses pembelajaran sangat menentukan keberhasilan program pelatihan secara keseluruhan. Beberapa catatan penting berkaitan dengan kriteria pembimbing lapangan yang disarankan adalah sebagai berikut: 1. Pembimbing lapangan minimal berlatar belakang pendidikan Diploma 3 Rekam

Medis dan Informasi Kesehatan dengan pengalaman kerja minimal 3 tahun. 2. Mampu bekerjasama dengan pembimbing akademik dalam menyusun rencana

proses fasilitasi dan mengevaluasi pelatihan. 3. Memiliki pengetahuan dan pengalaman yang cukup dalam menyampaikan

materi pembelajaran magang profesi secara daring Disamping pembimbing lapangan, kehadiran narasumber sangat diperlukan dalam beberapa sesi pelatihan. Adanya narasumber berkaitan dengan pembahasan isu-isu khusus (spesifik) pendampingan pembangunan. Narasumber dapat dihadirkan karena keahliannya yaitu memiliki kompetensi sesuai dengan isu yang dibahas. Narasumber dapat berasal dari Intitusi Pendidikan Rekam Medis dan Informasi Kesehatan atau dari Organisasai Profesi (PORMIKI). Perannya memberikan penjelasan mengenai isu secara lebih rinci dengan fakta, data dan kasus spesifik pada bidang rekam medis dan informasi kesehatan. 10

H. Komitmen Tindak Lanjut Setelah melaksanakan magang profesi secara daring ini, maka berikut komitmen tindak lanjut kegiatan magang profesi secara daring, yaitu : 1. Mahasiswa wajib menyusun laporan magang profesi secara individu. 2. Pembimbing lapangan dan pembimbing akademik bertanggung jawab dalam proses finalisasi laporan magang mahasiswa dan memberikan nilai akhir. 3. Pembimbing lapangan dan pembimbing akademik memberikan evaluasi secara menyeluruh terhadap kegiatan magang profesi daring melalui instrumen online yang akan dibagikan oleh Program Studi D3 Rekam Medis dan Informasi Kesehatan 4. Program Studi D3 Rekam Medis dan Informasi Kesehatan mengirim via email laporan harian versi resmi yang merupakan hasil rekapitulasi dari file dokumen sharing kepada pembimbing lapangan yang berisi nama mahasiswa, tanggal pertemuan, materi pertemuan, nama dosen pembimbing akademik untuk ditanda tangani oleh pembimbing lapangan secara digital atau tanda tangan basah.

11

BAB 2

PERSIAPAN DAN PELAKSANAAN KELAS VIRTUAL Bab Ini Berisi Tentang 1.

Menyiapkan peserta kelas virtual

2.

Pelaksanaan kelas virtual

3. 4.

Paska pelaksanaan kelas virtual Kriteria peserta magang profesi

Tujuan

5.

Pembagian peran

6.

Membuat check list sederhana

7.

Alat dan bahan pembelajaran

Setelah selesai membaca bab ini mahasiswa akan mendapatkan informasi tentang apa yang harus dilakukan pada tahap persiapan, pelaksanaan dan paska pelaksanaan pertemuan di kelas virtual

12

BAB II PERSIAPAN DAN PELAKSANAAN KELAS VIRTUAL

A. Menyiapkan peserta kelas virtual (15 menit sebelum acara dimulai) 1. Mahasiswa berpakaian bebas rapi dengan menggunakan jas almamater, bagi mahasiswa yang menggunakan yang berkerudung dihimbau untuk memakai kerudung warna putih. 2. Sebelum video konferensi meeting dibuka, pembimbing akademik masingmasing kelompok mengabsen anggota kelompok dibantu oleh ketua kelompok. 3. Pengelola video konferensi Program Studi D3 Rekam Medis dan Informasi Kesehatan menjadikan 3-4 mahasiswa menjadi co-host 4. Pengelola video konferensi prodi D3 Rekam Medis dan Informasi Kesehatan menjadikan dosen pembimbing akademik sebagai co-host. 5. Pembimbing akademik yang bertugas menjadi moderator pada kelas virtual menginstruksikan mahasiswa untuk membuka video konferensi (camera on). B. Pelaksanaan kelas virtual (100 menit) 1. Pembimbing akademik yang bertugas menjadi moderator membuka jalannya kelas virtual 2. Sebelum memulai presentasi, pembimbing lapangan memastikan suara terdengar dengan jelas, tidak putus-putus. 3. Koordinator mahasiswa yang bertugas pada kelompok rumah sakit, membantu pembimbing lapangan untuk share screen, kecuali pembimbing lapangan berkendak untuk mengendalikan screen sendiri. 4. Saat screen sudah ditayangkan, koordinator mahasiswa yang bertugas merekam dengan mode ‘record to this computer’ 5. Selama pembimbing lapangan memaparkan materi, audio peserta dimatikan (posisi Mute). 6. Semua peserta dilarang untuk melakukan annotation selama pembimbing lapangan memaparkan materi. 7. Mahasiswa diijinkan bertanya saat sesi tanya jawab. 8. Pembimbing akademik yang bertugas menjadi moderator mengatur jalannya tanya jawab.

13

9. Mahasiswa dalam mengajukan pertanyaan harus menggunakan bahasa yang sopan dan efektif selama kelas virtual berlangsung 10. Pembimbing lapangan menjawab pertanyaan dan bertanya kembali kepada mahasiswa (jika diperlukan), dan menggali pendapat mahasiswa untuk membangun suasana belajar di kelas virtual. 11. Saat sesi tanya jawab sudah selesai, maka pembimbing akademik yang bertugas selaku moderator serta merangkum proses hasil pembelajaran di kelas virtual, bentuk penugasan yang diberikan pembimbing lapangan dan tenggat waktu penugasan yang diberikan kepada mahasiswa. 12. Pembimbing akademik yang bertugas menjadi moderator menutup kelas virtual. C. Paska Pelaksanaan Kelas Virtual 1. Program Studi D3 Rekam Medis dan Informasi Kesehatan memberikan link kepada mahasiswa untuk mengisi laporan harian secara virtual kepada mahasiswa. 2. Mahasiswa mengisi laporan harian secara individu 3. Program Studi D3 Rekam Medis dan Informasi Kesehatan memberikan link kepada pembimbing lapangan untuk mengisi jurnal pengajaran magang profesi pada hari itu. 4. Program Studi D3 Rekam Medis dan Informasi Kesehatan memberikan link kepada pembimbing akademik untuk mengisi absensi kehadiran. 5. Koordinator mahasiswa yang bertugas wajib mengunggah video rekaman ke cloud prodi. 6. Video rekaman kelas virtual yang sudah diunggah pada folder sharing dilarang untuk dihapus oleh mahasiswa tanpa sepengetahuan Program Studi D3 Rekam Medis dan Informasi Kesehatan. D. Kriteria peserta magang profesi Mahasiswa yang daapat mengikuti program magang profesi ini wajib memiliki kriteria sebagai berikut: 1. Mahasiswa Program Studi D3 Rekam Medis dan Informasi Kesehatan yang menempuh program magang profesi di semester akhir.

14

2. Mahasiswa Program Studi D3 Rekam Medis dan Informasi Kesehatan yang sudah melaksanakan PKL 3. 3. Mahasiswa bersedia mematuhi tata tertib selama magang profesi secara daring. 4. Mahasiswa memahami hak dan kewajiban magang profesi secara daring. 5. Mahasiswa hadir saat pembekalan magang profesi secara daring. 6. Mempunyai komitmen untuk menyelesaikan tugas yang telah disiapkan oleh pembimbing lapangan, dan membuat laporan magang profesi. 7. Mempersiapkan diri untuk berada di lingkungan kondusif selama mengikuti kelas virtual. E. Pembagian peran Dalam kondisi pemateri atau narasumber di dalam kelas virtual lebih dari satu maka untuk memudahkan pembagian tugas siapa berperan dan sebagai apa, maka diperlukan kejelasan pembagian peran dan diinformasikan di awal pertemuan dengan semua peserta di kelas virtual. F. Membuat daftar periksa (checklist) sederhana Untuk memudahkan persiapan untuk pelaksanaan magang profesi Program Studi D3 Rekam Medis dan Informasi Kesehatan, maka masing-masing pihak baik mahasiswa Program Studi D3 Rekam Medis dan Informasi Kesehatan dan pembimbing lapangan dapat membuat membuat daftar periksa sederhana (check list) untuk dapat membantu persiapan menjadi lebih matang. Adapun daftar periksa sederhana (check list) yang dapat kami sarankan adalah sebagai berikut: 1. Mahasiswa : a.

Menyiapkan catatan atau notepad di computer masing-masing untuk mencatat dan menyimpulkan hal-hal yang dianggap penting.

b.

Membuat daftar pertanyaan untuk ditanyakan kepada pembimbing lapangan saat kelas virtual.

2. Program Studi D3 Rekam Medis dan Informasi Kesehatan : a.

Menyiapkan dan mengelola jumlah video konferensi untuk kecukupan pelaksanaan magang profesi secara daring

b.

Menunjuk mahasiswa sebagai co-host

15

c.

Menyiapkan laporan harian yaitu berupa form untuk mahasiswa dan berupa file dokumen sharing untuk dosen pembimbing dan pembimbing lapangan untuk memantau perkembangan pembelajaran magang profesi secara daring.

d.

Menyiapkan jurnal pengajaran untuk pembimbing lapangan.

e.

Menyiapkan absensi untuk pembimbing akademik.

f.

Menyiapkan form nilai baik untuk pembimbing akademik maupun pembimbing lapangan.

g.

Menyiapkan cloud untuk folder sharing unggahan video rekaman pertemuan magang profesi.

3. Pembimbing lapangan a. Membuat jadwal pertemuan magang profesi secara daring sebelum pelaksanaan magang profesi secara daring dimulai. b. Menyiapkan dan membuat bahan presentasi untuk dibagikan maksimal 1 jam sebelum pertemuan dimulai. c. Menyiapkan penugasan. d. Membuat catatan pribadi untuk mengevaluasi pertemuan magang profesi secara daring. G. Alat dan bahan pembelajaran 1. Laptop. 2. Buku catatan. 3. Alat Tulis.

16

KOMUNIKASI DENGAN PENGGUNA JASA PELAYANAN KESEHATAN

BAB 3

Bab Ini Berisi Tentang 1. Menggali data dan informasi dari berbagai sumber

2. Menyajikan data dan informasi melalui

berbagai media untuk penyampaian data

Tujuan

dan informasi terkait pelayanan RMIK

3. Mengembangkan dan melaksanakan berbagai pendekatan untuk pembentukan

Setelah selesai membaca bab ini mahasiswa diharapkan mampu melakukan komunikasi

kerja sama yang efektif dengan semua

dengan pengguna jasa pelayanan kesehatan.

pihak terkait dalam pengelolaan dan pelayanan RMIK

4. Memberikan edukasi kepada pengguna

jasa pelayanan RMIK untuk meningkatkan kesadaran semua pihak yang

berkepentingan dengan data dan informasi kesehatan.

17

BAB III KOMUNIKASI DENGAN PENGGUNA JASA PELAYANAN KESEHATAN

A. Pendahuluan Pada bab ini menjelaskan pengetahuan dan keterampilan yang diperlukan mengenai komunikasi dengan pengguna jasa pelayanan kesehatan. Dalam berinteraksi sosial, manusia membutuhkan kemampuan berkomunikasi agar apa yang ingin disampaikan dapat diterima oleh orang lain. Tenaga kesehatan dapat berkolaborasi dengan klien atau dengan tenaga kesehatan yang lain untuk membantu klien dalam mengambil keputusan terhadap masalah yang dihadapi klien. Kelemahan dalam berkomunikasi merupakan masalah yang serius baik bagi tenaga kesehatan maupun bagi klien. Tenaga kesehatan yang tidak bersedia berkomunikasi dengan menunjukkan raut wajah yang tegang dan marah akan mempengaruhi klien. Klien akan merasa tidak nyaman bahkan terancam dengan sikap tersebut yang akan berpengaruh pada kesembuhan klien. Komunikasi yang efektif merupakan kunci sukses tenaga kesehatan dalam membantu mengatasi masalah klien. Tenaga kesehatan tidak dapat lepas dari proses komunikasi karena dalam menjalankan perannya perlu berkomunikasi dengan klien dan dengan sesama tenaga kesehatan lainnya. Bab ini berisi tentang menggali data dan informasi dari berbagai sumber, menyajikan data dan informasi melalui berbagai media untuk penyampaian data dan informasi terkait pelayanan RMIK, mengembangkan dan melaksanakan berbagai pendekatan untuk pembentukan kerja sama yang efektif dengan semua pihak terkait dalam pengelolaan dan pelayanan RMIK, memberikan edukasi kepada pengguna jasa pelayanan RMIK untuk meningkatkan kesadaran semua pihak yang berkepentingan dengan data dan informasi kesehatan. B. Menggali data dan informasi dari berbagai sumber Agar tenaga kesehatan dapat menggali data dan informasi dari berbagai sumber, maka perlu terlebih dahulu mengetahui prinsip komunikasi dalam pelayanan kesehatan yaitu: 1. Komunikasi yang bersifat saling menerima, saling percaya, dan saling menghargai (Respect atau menghargai).

18

2. Menciptakan suasana yang nyaman sehingga menimbulkan rasa saling percaya. 3. Mampu memotivasi pasien untuk mengubah dirinya baik sikap ataupun tingkah laku, sehingga tumbuh semakin matang dan mampu memecahkan masalahnya sendiri (supportiveness atau sikap mendukung). 4. Memahami betul arti empathy yang berarti mampu menempatkan diri pada situasi atau kondisi yang dihadapi oleh orang lain atau merasakan perasaan orang lain. 5. Kejujuran dan keterbukaan (openess) sebagai dasar komunikasi efektif , keterbukaan antara kedua belah pihak yang berkomunikasi, membuka diri bagi orang lain, bereaksi pada orang lain secara spontan dengan didasari ketulusan. 6. Sikap positif (positiveness), tenaga kesehatan harus memiliki sikap positif atau kebesaran jiwa baik pada pasien, diri sendiri maupun lingkungan. 7. Rendah hati dengan tidak memandang pasien kaya maupun miskin, berpendidikan maupun non pendidikan, semua harus dilayani dengan rendah hati dan kasih sayang. C. Menyajikan

data

dan

informasi

melalui

berbagai

media

untuk

penyampaian data dan informasi terkait pelayanan RMIK Dalam menyajikan data dan informasi dapat melalui media komunikasi oral maupun tertulis. Metode komunikasi oral dan tertulis yang efektif yaitu: 1. Jelas dan Ringkas (clarity and brevity) Sederhana, pendek dan langsung. Bila kata-kata yang digunakan sedikit, maka terjadinya kerancuan juga sedikit. Pengucapan dengan sedikit lambat dan jelas akan membuat pesan yang disampaikan mudah di mengerti. 2. Perbendaharaan kata (vocabulary) Menggunakan kata yang mudah dipahami akan membuat komunikasi akan berhasil. 3. Arti konotatif dan denotative (kemaknaan kata, bahasa yang digunakan) 4. Intonasi (nada suara) Intonasi akan berpengaruh pada arti pesan seperti intonasi saat emosi. 5. Kecepatan berbicara (pacing) Jika berbicara lambat dan ada pengalihan topic pembicaraan menunjukkan terdapat sesuatu yang disembunyikan.

19

6. Timing and relevance (waktu dan kesesuaian) Penyampaian pesan penting dengan cara yang baik dengan emosi yang terkendali, namun bila tidak dilakukan pada waktu yang tepat, maka dapat dipastikan pesan yang disampaikan tersebut tidak akan dapat diterima oleh pasien/komunikan dengan baik. D. Mengembangkan dan melaksanakan berbagai pendekatan untuk pembentukan kerja sama yang efektif dengan semua pihak terkait dalam pengelolaan dan pelayanan RMIK Komunikasi dalam Bahasa Inggris secara Pasif maupun Aktif Bahasa merupakan hal utama yang diperlukan dalam mengembangkan dan melaksanakan berbagai pendekatan untuk pembentukan kerjasama yang efektif dengan semua pihak terkait. Bahasa antar Negara yang sering digunakan adalah Bahasa Inggris. Tenaga kesehatan diharuskan untuk bisa menggunakan Bahasa Inggris baik pasif maupun aktif. Dalam modul ini, pada pokok bahasan komunikasi dengan pengguna jasa layanan kesehatan dengan menggunakan Bahasa Inggris memang naratifnya tidak diuraikan meskipun secara pasif maupun aktif, karena komunikasi yang dimaksudkan dalam modul ini, adalah komunikasi dengan menggunakan Bahasa Indonesia antara pemberi layanan dengan penerima layanan kesehatan, sehingga upaya dalam mencapai tujuan yaitu meningkatkan derajat kesehatan masyarakat dapat tercapai. Namun apabila terdapat pasien yang menggunakan layanan kesehatan pada Rumah Sakit berkewarganegaraan Asing dan komunikasinya hanya bisa menggunakan Inggris, maka layanan kesehatannya terutama layanan kegawat daruratan tetap diberikan, dengan catatan untuk penanganan lanjutan, agar pasien tersebut dirujuk ke Rumah Sakit bertaraf internasional yang memiliki tenaga kesehatan asing dan aktif berbahasa Inggris. E. Memberikan edukasi kepada pengguna jasa pelayanan RMIK untuk meningkatkan kesadaran semua pihak yang berkepentingan dengan data dan informasi kesehatan Langkah pertama yang harus dilakukan oleh tenaga kesehatan pada saat berkomunikasi dengan pasien adalah menciptakan lingkungan yang membuat nyaman pasien untuk menjalin suatu hubungan yang profesional. Ada beberapa

20

metode untuk memberikan situasi yang nyaman dan kondusif dalam berkomunikasi efektif agar edukasi yang disampaikan dapat diterima oleh pengguna jasa pelayanan yaitu: 1.

Rasa empati yang dimiliki tenaga kesehatan menimbulkan respect sehingga membangun kepercayaan yang merupakan unsur utama dalam mnciptakan suasana kondusif didalam komunikasi.

2.

Efek ruangan yang dinamis dan welcome, menggunakan permainan warna yang lembut, serta dekorasi yang indah dengan tetap mengedepankan konsep bersih. Pasien akan merasa lebih nyaman berada di lingkungan yang hangat, sehingga akan lebih dapat membuka diri untuk mengungkapkan permasalahan yang dihadapinya. Pasien tidak akan dapat berkomunikasi dengan baik jika ruangan gaduh, kotor atau privacy tidak terjamin.

3.

Situasi yang ramah, nyaman, namun terganggu oleh suara gaduh tidak mendukung

keberhasilan

komunikasi.

Tenaga

kesehatan

berwenang

mengendalikan suasana pada waktu pasien berkumpul di suatu ruangan untuk menunggu giliran pelayanan kesehatan. Ia harus bersikap tenang dan berbicara dengan jelas ketika menyampaikan informasi kepada pasien atau keluarganya, sehingga perlu penataan suasana agar komunikasi dapat berlangsung efektif. F. Latihan dan Asessmen Mandiri 1.

Alat dan bahan a. Buku Catatan b. Alat Tulis c. Kamera Perekam d. Alat dan bahan lain yang diperlukan saat pelayanan pasien di Rawat Inap, Rawat Jalan, IGD

2.

Panduan Pengerjaan Latihan dan Asessmen Mandiri a.

Bagi mahasiswa menjadi beberapa kelompok.

b.

Membuat video roleplay tentang komunikasi dengan pengguna jasa pelayanan kesehatan di Rumah Sakit dengan topik : 1) Komunikasi pelayanan pasien di Rawat Inap Rumah Sakit. 2) Komunikasi pelayanan pasien baru di Rawat Jalan Rumah Sakit. 3) Komunikasi pelayanan pasien lama di Rawat Jalan Rumah Sakit. 21

4) Komunikasi pelayanan pasien di IGD Rumah Sakit. c.

Masing-masing kelompok membuat kasus yang berbeda-beda (salah satu contoh kasus yaitu role play komunikasi dengan pasien pada saat pendaftaran pasien baru yang akan rawat jalan)

Contoh dialog: Petugas : Assalamualaikum wr.wb. selamat pagi/siang/sore/malam (sambil senyum dan menciptakan suasana yang ramah dan nyaman) Pasien : Waalaikum salam wr.wb. selamat pagi/siang/sore/malam Petugas : Perkenalkan saya hanum petugas pendaftaran. Apakah ada yang bisa saya bantu? Pasien : Saya mau periksa bu Petugas : Baik. Apakah sebelumnya bapak sudah pernah periksa di RS kami? Pasien : Belum pernah Petugas : Baik. Bisa saya lihat kartu identitas bapak, bisa KTP/paspor? Pasien : ini bu (pengunjung menyerahkan E-KTP) Petugas : Boleh saya tau jenis pembiayaan apa yang akan bapak gunakan? RS kami melayani pasien BPJS N-PBI, BPJS PBI, Asuransi dan pribadi Pasien : BPJS PBI Petugas : Bisa saya lihat kartu BPJS nya? Pasien : ini (pengunjung menyerahkan kartu BPJS) Petugas : Apa yang bapak rasakan saat ini?serta poliklinik mana yang akan bapak tuju? Pasien : Sudah 3 hari saya demam. Saya mau ke poli umum Petugas : Baik, silahkan bapak mengisi formulir ini, serta tanda tangan dan nama terang disebelah sini (sambil menunjukkan poin-poin yang perlu diisi) Pasien : (Menulis formulir yang diberi oleh petugas), sudah bu. Petugas : Saya bacakan ulang ya pak. Nama bapak ahmad, tanggal lahir 10 November 1977, poliklinik yang dituju poliklinik umum. Pasien : iya betul Petugas : Kami informasikan bahwa dokter untuk poliklinik umum di RS kami adalah dokter Gema, polikliniknya dimulai pukul 10.00 siang. Poliklinik umum ada dilantai 1. Silahkan bapak ahmad menunggu

22

diruang tunggu poli yang sudah kami sediakan sampai nanti nama bapak dipanggil oleh perawat poliklinik. Pasien : Baik, terima kasih Petugas: Sama-sama bapak (sambil tersenyum) d.

Durasi video Role play masing-masing 5 menit.

G. Penutup Dari penjelasan diatas, maka dapat disimpulkan bahwa beberapa prinsip komunikasi

dalam

pelayanan kesehatan

yaitu,

Respect

atau

menghargai,

supportiveness atau sikap mendukung, empathy, keterbukaan (openess), sikap positif (positiveness), rendah hati. Metode komunikasi oral dan tertulis yang efektif terdiri dari jelas, singkat, perbendaharaan kata yang baik, memiliki arti konotatif dan denotative, intonasi yang baik, kecepatan berbicara, waktu dan kesesuaian. Apabila terdapat pasien yang menggunakan layanan kesehatan pada Rumah Sakit berkewarganegaraan Asing dan komunikasinya hanya bisa menggunakan Inggris, maka layanan kesehatannya terutama layanan kegawat daruratan tetap diberikan, dengan catatan untuk penanganan lanjutan, agar pasien tersebut dirujuk ke Rumah Sakit bertaraf internasional yang memiliki tenaga kesehatan asing dan aktif berbahasa Inggris. Metode untuk memberikan situasi yang nyaman dan kondusif dalam berkomunikasi efektif terdiri dari tenaga kesehatan yang memiliki sikap empati terhadap klien. ruangan yang dinamis, suasana yang ramah dan nyaman, tidak gaduh.

23

KOMUNIKASI DENGAN MITRA KERJA

BAB 4

Bab Ini Berisi Tentang 1. Melakukan konsultasi dan koordinasi antar PMIK untuk pemberian pelayanan yang terkoordinasi

2.

Melakukan kolaborasi dengan tenaga

kesehatan yang lain untuk pelayanan RMIK secara terintegrasi

3. Membangun jejaring komunikasi dengan

tenaga kesehatan yang lain dengan lingkup lokal, nasional, regional, dan internasional

24

Tujuan Setelah selesai membaca bab ini mahasiswa diharapkan mampu melakukan komunikasi degan mitra kerja

BAB IV KOMUNIKASI DENGAN MITRA KERJA

A. Pendahuluan Pada bab ini menjelaskan pengetahuan dan keterampilan yang diperlukan mengenai komunikasi dengan mitra kerja. Komunikasi dalam suatu organisasi yang terstruktur pasti terjadi dalam menjalankan aktifitasnya baik antar individu dalam unit yang sama, maupun antara individu dalam satu unit dengan individu di unit yang lain. Hal ini menunjukkan bahwa komunikasi itu sangat diperlukan oleh masing-masing individu dalam jalinan kemitraan kerja guna mencapai tujuan yang diinginkannya. Gambaran dasarnya, bahwa komunikasi dengan mitra kerja hakekatnya merupakan model komunikasi transaksional. Dimana komunikasi ini antara pengiriman pesan dan penerimaannya berlangsung secara terus-menerus dalam waktu tertentu dan atau berkelanjutan. Sedangkan sifat dari komunikasi transaksional ini adalah proses komunikasinya sangat kooperatif, dimana pengirim dan penerima pesan sama-sama bertanggungjawab terhadap dampak dan efektivitas komunikasi yang terjadi. Dengan kata lain, makna kooperatif dapat diartikan bahwa peserta komunikasi (komunikator) melakukan proses negosiasi makna, yaitu dapat berupa tulisan dan atau komunikasi yang bersifat verbal serta non-verbal. Bab ini berisi tentang melakukan konsultasi dan koordinasi antar PMIK untuk pemberian pelayanan yang terkoordinasi, melakukan kolaborasi dengan tenaga kesehatan yang lain untuk pelayanan RMIK secara terintegrasi, membangun jejaring komunikasi dengan tenaga kesehatan yang lain dengan lingkup lokal, nasional, regional, dan internasional. B. Melakukan konsultasi dan koordinasi antar PMIK untuk pemberian pelayanan yang terkoordinasi 1. Bahasa tubuh, kontak mata, cara berbicara, tempo berbicara, nada suara, katakata yang digunakan atau dihindari saat konsultasi dan koordinasi antar PMIK untuk pemberian pelayanan yang terkoordinasi yaitu: a.

Gerakan Tubuh (Kinestetik). Gerakan tubuh biasanya digunakan untuk menggantikan

suatu kata atau frasa. Beberapa bentuk dari kinestetik

yaitu:

25

1) Emblem, yaitu gerakan tubuh yang secara langsung dapat diterjemahkan kedalam pesan verbal tertentu. Biasanya berfungsi untuk menggantikan sesuatu. Misalnya, mengajukan tangan menunjukkan ada pertanyaan. 2) Ilustrator, yaitu gerakan tubuh yang menyertai pesan verbal untuk menggambarkan pesan sekaligus melengkapi serta memperkuat pesan. Biasanya dilakukan secara sengaja. 3) Affect displays, yaitu gerakan tubuh yang menunjukkan ekspresi marah, dll. 4) Regulator, yaitu mengatur pembicaraan orang lain. Misalnya, ketika kita mendengar orang berbicara, kita menganggukkan kepala, mengkerutkan bibir, dan fokus mata. 5) Adaptor, yaitu gerakan tubuh yang digunakan untuk memuaskan kebutuhan fisik dan mengendalikan emosi. Dilakukan bila seseorang sedang sendirian dan tanpa disengaja contohnya menggaruk tangan saat khawatir. b.

Gerakan mata (gaze) Gaze berhubungan dengan kontak mata saat berkomunikasi.. Fungsi gaze diantaranya mencari umpan balik antara pembicara dan pendengar, menginformasikan pihak lain untuk berbicara, mengisyarakatkan sifat hubungan (hubungan positif bila pandangan terfokus dan penuh perhatian, hubungan negatif bila terjadi penghindaran kontak mata), dan berfungsi pengindraan.

c.

Vokalik atau paralanguage Unsur nonverbal dalam sebuah ucapan, yaitu cara berbicara. Misalnya adalah nada bicara, nada suara, keras atau lemahnya suara, kecepatan berbicara, kualitas suara, intonasi.

d.

Nada suara Keras lembut dan tinggi rendahnya nada suara dari tenaga kesehatan yang dapat menunjukkan gaya dan ekspresi yang digunakan dalam berbicara. Selain itu nada suara juga dapat mempengaruhi arti kata. Pengaruh dari bicara dengan suara yang keras akan berbeda dengan suara yang lembut atau

26

lemah. Suara yang keras akan menunjukkan seorang yang berbicara sedang terburu-buru, tidak sabar, sindiran tajam atau marah. 2. Selain keterampilan bahasa tubuh, kontak mata, cara berbicara, tempo berbicara, nada suara, kata-kata yang digunakan atau dihindari, diperlukan juga keterampilan untuk mendengarkan aktif. Pendengar aktif adalah mendengar agar dapat mengerti apa yang dikatakan dibalik pesan yang disampaikan. Mendengar aktif adalah mendengar dengan penuh perhatian dan bertujuan untuk mengetahui perasaan orang lain. Mendengar aktif merupakan respon empati dimana menghasilkan umpan balik dari isi ucapan dan perasaan seseorang dan juga terdapat tanggapan non verbal. Beberapa hal yang perlu diperhatikan untuk mendengar secara aktif, yaitu: a.

Mendengar dengan menangkap ungkapan non verbal sebaik isyarat verbal. Penerima pesan mampu menyampaikan kembali (feedback) pesan yang disampaikan oleh pemberi pesan.

b.

Penerima pesan mengecek kembali (cross chek) pesan apa yang terkandung dalam pesan yang dia terima.

c.

Gambaran perilaku (behavior descriptions) ini merupakan gambaran individu yang sangat spesifik dimana kegiatan pengamatan kepada orang lain tanpa membuat keputusan atau merealisasikan tentang apa latar belakang dan sifat-sifat dari pesan tersebut. Brownell

menyatakan

bahwa efektivitas mendengarkan dapat

dimengerti melalui indikator perilaku dimana seseorang dikatakan mendengar efektif jika memiliki beberpa unsur yaitu: HURIER Model (Hearing, Understanding, Remembering, Interpreting, Evaluating, and Responding). 3. Teknik fasilitasi pada situasi yang sulit, misalnya pasien marah, sedih, takut, atau kondisi khusus a.

Teknik fasilitasi pada situasi yang sulit menggunakan SPIKES 1) Setting, Listening Skills a)

Perhatikan privasi pasien.

b) Tawarkan untuk melibatkan orang lain/keluarga. c)

Lakukan dengan duduk. Duduk membuat kita lebih relaks.

27

d) Koneksi yang baik dengan pasien (eye contact,sentuh pasien jika membuat pasien lebih nyaman). e)

Berikan waktu yang cukup dan jangan ada yang mengganggu /menginterupsi (Matikan gadget yang mungkin mengganggu atau menginterupsi).

2) Patient’s Perception Sebelum memulai diskusi, misalnya tentang penemuan medis gunakan pertanyaan terbuka (open-ended question) untuk mengeksplor persepsi pasien dalam mempersepsi situasi medis. Contoh : - “Apakah ibu mengetahui penyebab dari kondisi ibu saat ini? 3) Invite Patient to Share Information a)

Tidak semua pasien menyenangi jika dijelaskan secara lengkap tentang diagnosis, prognosis dan detail penyakitnya.

b) Jangan memaksakan penjelasan kepada pasien yang tidak berkenan (hargai autonomy pasien sesuai prinsip etik). c)

Contoh : “Apakah ibu bersedia jika saya menyampaikan hasil pemeriksaan ini?

4) Knowledge Transmission a) Sampaikan kepada pasien tentang situasi yang sulit

yang

menyangkut dirinya dengan didahului warning shot. Contoh : “Maaf ibu, saya harus mengatakan bahwa hasil rontgen ibu ini tidak begitu baik (diam sejenak, lihat reaksi pasien)..……..kami menemukan ada tumor”. b) Berikan penjelasan tentang hasil pemeriksaan tanpa menggunakan bahasa medis seperti biopsy, metastase jauh etc. c) Kalau prognosis buruk jangan tunjukkan kalimat yang menunjukkan pesimisme tapi berikan harapan yang realistis. Contoh : “Kami menyerah....kami sudah tidak bisa berbuat apa apa lagi”. 5) Explore Emotion and Empahytize F = FEELINGS related to the illness, especially fears Saya mengerti bahwa berita ini akan membuat ibu sedih. Bagaimana perasaan ibu sekarang ?

28

Apa ada yang dikhawatirkan ? Apa yang paling membuat khawatir ? F = FUNCTIONING, the illness’ impact on daily life Apakah ibu khawatir penyakit ini mempengaruhi hidup ibu ? Apakah ibu khawatir penyakit ini mempengaruhi orang-orang penting di sekitar anda? E = EXPECTATIONS of the doctor & the illness Apa harapan ibu terhadap saya dan tim disini ? 6) Summarize and Strategies a)

Pasien yang mengetahui rencana penanganan yang jelas lebih kecil kemungkinan mengalami kecemasan

b) Sebelum diskusi tentang rencana lebih lanjut, mintalah ijin kembali apakah pasien bersedia membicarakannya saat itu juga c)

Jika siap, jelaskan rencana tindak lanjut. Merujuk kepada yang lebih ahli jika merasa sudah di luar kewenangannya.

C. Melakukan kolaborasi dengan tenaga kesehatan yang lain untuk pelayanan RMIK secara terintegrasi 1. Elemen praktik kolaboratif meliputi tanggung jawab, akuntabilitas, koordinasi, komunikasi, kerjasama, ketegasan, otonomi, saling percaya dan menghormati yaitu: a.

Pastikan semua anggota tim dapat bertemu secara berkala untuk mendiskusikan agenda kedepan

b.

Pastikan semua tim kesehatan terlibat dalam setiap rencana.

c.

Saling mengenal antar anggota tim agar dapat berkontribusi dengan baik.

d.

Komunikasi harus terjalin dengan baik dan rutin dilakukan.

e.

Saling percaya, mendukung, dan menghormati.

f.

Melakukan evaluasi secara berkala untuk memperbaiki keadaan dimasa yang akan datang.

g. 2.

Saling menghargai mengenai pendapat antar anggota tim

Teknik negosiasi, persuasi dan motivasi a.

Negosiasi atau perundingan adalah proses mencapai kepuasan bersama melalui diskusi dan tawar menawar. Teknik negosiasi

29

1) Perkenalan Bersikaplah ramah terhadap pihak lain dan ciptakan suasana yang santai dan tidak tegang. 2) Peninjauan umum Menjelaskan tujuan kedua belah pihak yang ingin dicapai. Sebutkan setiap perbedaan yang ada atau harapan yang ada di masing-masing kedua belah pihak/posisi masing-masing. 3) Latar Belakang Meninjau kembali catatan kegiatan yang ada jika ada perbedaan persoalan yang akan dibahas maka perlu meluruskan terlebih dahulu permasalahan tersebut. 4)

Penjabaran Pokok-pokok Persoalan Menguraikan secara rinci pokok persoalan yang akan dibahas.

5)

Rundingkan Persoalan Dimulai dengan mengajukan apa yang diinginkan, karena kedua belah pihak ingin mendapatkan sebanyak mungkin informasi agar menemukan solusi atau pemecahan masalah dengan baik.

6)

Kompromi Agar kita mendapatkan sesuatu, tentu kita harus memberikan pula sesuatu kepada pihak lain sebagai imbalannya. Jika kompromi sulit tercapai, maka perlu seseorang untuk menjembatani persoalan tersebut.

7)

Penyelesaian Jika tercapai kesepakatan kedua belah pihak maka dibuat dokumentasi dimana terdapat nota persetujuan yang ditanda tangani bersama.

b.

Komunikasi persuasif, yaitu komunikasi yang berfungsi mempengaruhi komunikan. Teknik komunikasi persuasif : 1) Komunikator

harus

mempunyai

kredibilitas

yang

tinggi

yaitu

komunikator yang mempunyai pengetahuan, terutama tentang apa yang disampaikannya. 2) Pesan-pesan yang disampaikan oleh komunikator harus sederhana dan mudah dimengerti.

30

3) Media

atau

saluran

yang

digunakan

harus

tepat

dengan

mempertimbangkan karakteristik kelompok sasaran, baik budaya, bahasa, kebiasaan, maupun tingkat pendidikan 4) Memperhatikan sasaran komunikan, bagaimana karakteristik kelompok sasaran, baik budaya, bahasa, kebiasaan, maupun tingkat pendidikan. c.

Komunikasi Motivasi adalah komunikasi yang bertujuan untuk membantu klien dalam mengambil keputusan jika klien memiliki sikap mendua. Teknik komunikasi motivasi menggunakan beberapa pendekatan, yaitu : 1) Berpusat pada pasien Memiliki anggapan bahwa klien dapat mengatasi masalahnya sehingga tugas tenaga kesehatan hanya memberikan motivasi bukan mengambil keputusan

2) Mengarahkan Percakapan dalam komunikasi motivasi bersifat mengarahkan, dimana percakapan antara petugas kesehatan dengan pasien bukan sekedar “ngobrol”,

namun

petugas

kesehatan

akan

menggunakan

keterampilannya untuk mengarahkan percakapan ke arah tujuan perilaku yang diinginkan. 3) Membantu klien dalam mengambil keputusan jika klien memiliki sikap mendua. D. Membangun jejaring komunikasi dengan tenaga kesehatan yang lain dengan lingkup lokal, nasional, regional, dan internasional 1. Komunikasi Intrapersonal, Interpersonal dan Komunikasi Masa a. Komunikasi interpersonal atau komunikasi antar pribadi Komunikasi antara dua orang melalui kontak langsung dalam bentuk percakapan atau bisa disebut dengan komunikasi dialog atau komunikasi dua arah. Dalam menyampaikan pesan dari satu orang keorang lain bisa dalam bentuk verbal maupun non verbal, contohnya komunikasi tenaga kesehatan dengan pasien. Komunikasi interpersonal bisa berhasil jika ada rasa empati dan komunikasi verbal maupun non verbal. Komunikasi interpersonal ada 2 yaitu: 1) Komunikasi diadik. Komunikasi interpersonal dalam bentuk tatap muka , contohnya dialog 31

atau wawancara. 2) Komunikasi triadic Komunikasi yang lebih dari dua orang, seperti satu komunikator dan dua komunikan. b. Komunikasi intrapersonal Komunikasi yang terjadi dalam diri individu yang berfungsi untuk menjaga kesadaran akan kejadian di sekitarnya.

Tenaga kesehatan dalam

pengambilan keputusan biasanya dihadapkan pada jawaban ya atau tidak, maka diperlukan komunikasi intrapersonal untuk mendapatkan jawaban. c. Komunikasi massa Pesan

yang

disampaikan

ditujukan

pada

khalayak/semua

orang

menggunakan media TV, internet dll. 2. Gaya dalam berkomunikasi a. Komunikasi langsung Komunikasi secara face to face (tatap muka). Selain itu juga, komunikasi langsung dapat dilakukan dengan cara melakukan melalui telepon. b. Komunikasi tidak langsung Komunikasi yang dilakukan melalui perantara, biasanya pengirim pesan menyampaikan pesannya melalui surat, internet atau faximile/gmail. E. Latihan dan Asessmen Mandiri 1. Alat dan bahan a. Buku Catatan b. Alat Tulis c. Kamera Perekam d. Alat dan bahan lain yang diperlukan sesuai dengan topic dan kasus yang akan dibahas 2. Panduan Pengerjaan Latihan dan Asessmen Mandiri a. Bagi mahasiswa menjadi beberapa kelompok. b. Membuat video roleplay tentang komunikasi dengan mitra kerja dengan topik: 1)

Komunikasi dengan Dokter

2)

Komunikasi dengan Tenaga Kesehatan yang lain (Perawat) 32

3)

Komunikasi dengan sesama Staf Rekam Medis RS

4)

Komunikasi dengan Staf Administrasi RS

c. Masing-masing kelompok membuat kasus yang berbeda-beda (salah satu contoh kasus yaitu role play komunikasi dengan dokter dalam menyampaikan berkas rekam medis yang belum terisi lengkap) Contoh dialog PMIK : (mengetuk pintu) Permisi dok! (sambil tersenyum) Dokter : Silahkan masuk PMIK : Maaf mengganggu dok, saya ingin menyampaikan bahwa terdapat berkas rekam medis pasien atas nama Ny. N

yang belum terisi

lengkap Dokter : Di bagian mana? PMIK : Tanda tangan pemeriksa belum terisi dok (sambil menyerahkan berkas rekam medis Ny. N) Dokter : Ow iya…kemudian dokter melengkapi berkas rekam medis Ny. N PMIK : Terima kasih dokter (sambil tersenyum) Dokter :Sama-sama d.

Durasi video Role play masing-masing topik 5 menit.

F. Penutup Dari penjelasan diatas, maka dapat disimpulkan bahwa Gerakan (bahasa) tubuh biasanya digunakan untuk menggantikan suatu kata atau frasa. Gaze adalah berhubungan dengan kontak mata saat berkomunikasi. Vokalik adalah unsur nonverbal dalam sebuah ucapan, yaitu cara berbicara. Keras lembut dan tinggi rendahnya nada suara dari tenaga kesehatan yang dapat menunjukkan gaya dan ekspresi yang digunakan dalam berbicara. Mendengar aktif merupakan respon empati dimana menghasilkan umpan balik dari isi ucapan dan perasaan seseorang dan juga terdapat tanggapan non verbal Teknik fasilitasi pada situasi yang sulit, misalnya pasien marah, sedih, takut, atau kondisi khusus dapat menggunakan SPIKES. Teknik negosiasi terdiri dari perkenalan, peninjauan umum, latar belakang, penjabaran pokok-pokok persoalan, rundingkan persoalan, kompromi, penyelesaian. Teknik komunikasi

33

persuasif terdiri dari komunikator harus mempunyai kredibilitas yang tinggi, pesan mudah dimengerti, media harus tepat, memperhatikan sasaran komunikan. Teknik komunikasi motivasi terdiri dari berpusat pada pasien, mengarahkan, Membantu klien dalam mengambil keputusan jika klien memiliki sikap mendua. Komunikasi interpersonal atau komunikasi antar pribadi yaitu komunikasi antara dua orang melalui kontak langsung dalam bentuk percakapan atau bisa disebut dengan komunikasi dialog atau komunikasi dua arah. Komunikasi intrapersonal adalah komunikasi yang terjadi dalam diri individu yang berfungsi untuk menjaga kesadaran akan kejadian di sekitarnya. Komunikasi

massa

adalah

Pesan

yang

disampaikan

ditujukan

pada

khalayak/semua orang. Gaya dalam berkomunikasi ada 2 yaitu komunikasi langsung dan komunikasi tidak langsung.

34

KOMUNIKASI DENGAN MASYARAKAT

BAB 5

Bab Ini Berisi Tentang 1. Menyusun perangkat edukasi dan pemberdayaan masyarakat dalam

peningkatan kesadaran dan kepedulian

Tujuan

terhadap kesehatan

Setelah selesai membaca bab ini mahasiswa diharapkan mampu melakukan komunikasi

2. Merancang dan melakukan advokasi kepada pemangku kepentingan untuk

pengembangan sistem informasi kesehatan

35

dengan masyarakat

BAB V KOMUNIKASI DENGAN MASYARAKAT

A. Pendahuluan Pada bab ini menjelaskan pengetahuan dan keterampilan yang diperlukan mengenai

komunikasi

dengan

masyarakat .

Komunikasi

masyarakat,

erat

hubungannya dengan komunikasi lintas budaya yang merupakan proses mengirim dan menerima pesan antar individu yg berbeda budaya. Salah satu hambatan dalam berkomunikasi yaitu adanya keanekaragaman budaya. Meskipun demikian, berkomunikasi dengan seseorang yg berbeda budaya tidak mungkin dihindari, apalagi dalam era globalisasi sekarang ini. Cara seseorang berkomunikasi sebagian besar dipengaruhi oleh budaya masing-masing orang. Artinya, budaya dan komunikasi tidak dapat dipisahkan karena tidak hanya memutuskan siapa, tentang apa dan bagaimana komunikasi berlangsung, tetapi juga mempengaruhi seseorang untuk mengirim, memperhatikan, dan menafsirkan pesan. Tenaga kesehatan dengan pasien perlu menaruh perhatian khusus untuk menjaga jangan sampai perbedaan budaya akan mempengaruhi terciptanya komunikasi yang efektif. Jika ingin berkomunikasi secara efektif, maka perlu memahami dan menghargai perbedaan yang ada. Bab ini berisi tentang menyusun perangkat edukasi dan pemberdayaan masyarakat dalam peningkatan kesadaran dan kepedulian terhadap kesehatan, merancang dan melakukan advokasi kepada pemangku kepentingan untuk pengembangan sistem informasi kesehatan. B. Menyusun perangkat edukasi dan pemberdayaan masyarakat dalam peningkatan kesadaran dan kepedulian terhadap kesehatan Agar dapat melakukan edukasi dan pemberdayaan masyarakat dalam meningkatkan kesadaran dan kepedulian terhadap kesehatan maka diperlukan perilaku yang tidak merendahkan klien meskipun berbeda budaya: 1.

Tetap memperhatikan Senyum, Salam, Sapa, Sopan, Santun dan kontak mata.

2.

Mengurangi kata-kata yang dapat menyinggung klien seperti’ kan sudah saya bilang’

3.

Menggunakan kata-kata yang positif seperti “permisi”

36

Saat klien memiliki perasaan negatif, maka tenaga kesehatan tidak bisa menghindarinya bahkan harus tetap berinteraksi dengan klien dan berkomunikasi dengan cara yang tepat dan ikhlas, bukan dengan cara menyalahkan atau merendahkan klien. Untuk menjadi tenaga kesehatan yang lebih percaya diri tentang perasaan dan nilai-nilai yang dimiliki, maka membutuhkan pengembangan diri yang dapat dilakukan setiap hari. Sehingga saat tenaga kesehatan menyatakan akan memberikan tindakan untuk membantu memulihkan kondisi pasien maka komunikasikan dengan cara yang tidak mengancam, supaya tercapai hubungan yang saling menguntungkan dan saling percaya yang akan meningkat secara bermakna. C. Merancang dan melakukan advokasi kepada pemangku kepentingan untuk pengembangan sistem informasi kesehatan Di dunia ini terdapat beraneka ragam budaya khususnya Indonesia juga mempunyai beraneka ragam budaya, maka diperlukan komunikasi lintas budaya dan keberagaman yang efektif. Prinsip dalam komunikasi lintas budaya dan keberagaman: 1.

Mengakui dan mengakomodasi perbedaan budaya tanpa mengharapkan orang dari budaya yang berbeda meninggalkan identitas dirinya yang asli.

2.

Komunikasi lintas budaya yang efektif bergantung pada pemahaman terhadap perbedaan budaya dimana dapat mempermudah hubungan dengan masyarakat yang beraneka ragam suku dan budaya. Komunikator harus menyesuaikan isi pesan yang disampaikan dengan khalayak

sasarannya/masyarakat. Informasi yang diberikan harus disesuaikan dengan kebudayaan masyarakat, terutama dari segi bahasa. Jika masyarakat dengan tingkat pendidikan rendah maka bahasa yang digunakan juga berbeda dengan masyarakat yang berpendidikan tinggi, seperti jangan menggunaka kata transparan. Gunakan bahasa yang sederhana. Setiap suku mempunyai arti kata yang berbeda-beda, Seperti contoh : kata “jangan” dalam bahasa Indonesia artinya tidak boleh, tetapi orang suku jawa mengartikan kata tersebut suatu jenis makanan yaitu sayur. D. Latihan dan Asessmen Mandiri 1.

Alat dan bahan a. Buku Catatan b. Alat Tulis 37

c. Kamera Perekam a. Alat dan bahan lain yang diperlukan sesuai dengan topic dan kasus yang akan dibahas 2. Panduan Pengerjaan Latihan dan Asessmen Mandiri a. Bagi mahasiswa menjadi beberpa kelompok. b. Membuat video roleplay tentang komunikasi dengan masyarakat dengan topik: 1) Komunikasi dengan keluarga pasien dengan durasi 5 menit 2) Komunikasi saat memberikan edukasi dan pemberdayaan masyarakat tentang kesehatan dengan durasi 10 menit 3) Komunikasi tentang advokasi kesehatan dengan pemangku kepentingan, stake holder atau tokoh masyarakat dengan durasi 5 menit c. Masing-masing kelompok membuat kasus yang berbeda-beda (salah satu contoh kasus yaitu role play saat memberikan edukasi dan pemberdayaan masyarakat di Rawat Inap Rumah Sakit tentang pentingnya PHBS) Contoh dialog Petugas : Assalamualaikum wr.wb. selamat pagi/siang/sore/malam (sambil senyum dan menciptakan suasana yang ramah dan nyaman) Semua pasien menjawab : Waalaikum salam wr.wb. selamat pagi/siang/sore/malam Petugas : Perkenalkan saya Rika. Saya disini akan menyampaikan tentang pentingnya PHBS. Apakah ada yang mengetahui PHBS itu apa? Pasien 1 : PHBS itu Perilaku Hidup Bersih dan Sehat Petugas : Benar sekali bapak/ibu jawaban dari ibu Enik. Jadi PHBS itu Perilaku Hidup Bersih dan Sehat supaya tercipta lingkungan yang sehat. (Kemudian petugas memberikan pertanyaan lagi), apakah ada yang bisa menyebutkan salah satu contoh PHBS? Pasien 2 : Cuci tangan Petugas : Apakah ada lagi bapak/ibu yang akan menjawab? Pasien 3 : Ndamel jamban resik Pasien 4 : Mboten angsal ngerokok Petugas

: iya benar jawaban dari ibu supi, bapak tedjo, ibu nur yaitu cuci tangan dengan sabun dan air bersih, menggunakan jamban bersih, tidak

38

merokok didalam rumah. Ada lagi yaitu menggunakan air bersih, memberantas jentik nyamuk konsumsi buah dan sayur, aktivitas fisik setiap hari. Baik, karena keterbatasan waktu jadi untuk hari ini sedikit saja yang saya sampaikan tentang PHBS. Saya tutup pertemuan hari ini ya bapak/ibu. Assalamualaikum wr.wb. selamat pagi/siang/sore/malam Semua pasien : Waalaikum salam wr.wb. selamat pagi/siang/sore/malam E. Penutup Dari penjelasan diatas, maka dapat disimpulkan bahwa perilaku yang tidak merendahkan klien meskipun berbeda budaya seperti tetap memperhatikan senyum, salam, sapa, sopan, santun dan kontak mata, mengurangi kata-kata yang dapat menyinggung klien, menggunakan kata-kata yang positif. Dalam komunikasi lintas budaya dan keberagaman harus mengakui dan mengakomodasi perbedaan budaya tanpa mengharapkan orang dari budaya yang berbeda meninggalkan identitas dirinya yang asli.

39

PENGGUNAAN BAHASA YANG EFEKTIF

BAB 6

Bab Ini Berisi Tentang 1.

Mengembangkan dan membangun komunikasi efektif dengan penggunaan bahasa yang

Tujuan

dengan seluruh pihak terkait

Setelah selesai membaca bab ini mahasiswa

benar, santun, dan mudah dipahami

2.

Mengembangkan komunikasi yang

konstruktif dan efektif dalam pelayanan RMIK

40

diharapkan mampu menggunakan bahasa yang efektif

BAB VI Penggunaan Bahasa yang Efektif

A. Pendahuluan Pada bab ini menjelaskan pengetahuan dan keterampilan yang diperlukan mengenai penggunaan bahasa yang efektif. Kalimat efektif adalah kalimat yang lugas, komunikatif, dan memiliki kemampuan untuk menimbulkan kembali gagasan-gagasan pada pikiran penulis atau pembaca seperti apa yang ada dalam pikiran pembicara atau penulis. Kalimat efektif di perlukan dalam berkomunikasi. Secara keilmuan, public speaking merupakan bagian dari ilmu komunikasi. Jika melihat dari sejarah komunikasi, maka awal proses komunikasi berlangsung sangat sederhana, yaitu dimulai dari sejumlah ide yang abstrak/pikiran dalam otak seseorang untuk mencari data/menyampaikan informasi, kemudian dikemas menjadi sebuah pesan. Pesan tersebut kemudian dapat disampaikan baik secara langsung maupun tidak langsung. Semakin baik komunikasi seseorang, maka semakin tinggi kecerdasan emosi dan spiritualnya. Sebaliknya, semakin buruk komunikasi seseorang, maka semakin rendah tingkat kecerdasan emosi dan spiritualnya. Hal ini menunjukkan bahwa psikologi mempengaruhi komunikasi seseorang. Bab ini berisi tentang mengembangkan dan membangun komunikasi efektif dengan penggunaan bahasa yang benar, santun, dan mudah dipahami dengan seluruh pihak terkait, mengembangkan komunikasi yang konstruktif dan efektif dalam pelayanan RMIK. B. Mengembangkan dan membangun komunikasi efektif dengan penggunaan bahasa yang benar, santun, dan mudah dipahami dengan seluruh pihak terkait 1. Kaidah penulisan dan laporan ilmiah a.

Menggunakan Ejaan Bahasa Indonesia Yang Disempurnakan (EYD). Menulis laporan ilmiah harus menggunakan bahasa baku, tidak bisa menggunakan bahasa sehari-hari, bahkan penulisan bahasa asing pun harus digaris miring.

41

b.

Menggunakan kalimat efektif. Kalimat dikatakan efektif apabila berhasil menyampaikan pesan, gagasan, perasaan, maupun pemberitahuan sesuai dengan maksud si pembicara atau penulis.

c.

Menggunakan kalimat yang logis. Kalimat dikatakan logis jika gagasan yang disampaikan masuk akal baik gagasan pokok maupun gagasan penjelasnya.

d.

Menggunakan kalimat efisien atau hemat yaitu kalimat yang padat isi bukan padat kata. Artinya, kalimat itu hanya menggunakan kata sesedikit mungkin, tetapi dapat menyampaikan informasi secara tepat dan jelas. Pengungkapan informasi dengan menggunakan banyak kata merupakan pemborosan. Penggunaan kata yang berlebihan menjadikan kalimat menjadi berbelit-belit dan sulit dipahami.

2. Komunikasi dalam komunikasi publik (public speaking) Komunikasi publik adalah komunikasi antara seorang pembicara dengan khalayak, yang tidak dikenali satu persatu. Komunikasi demikian sering juga disebut pidato, ceramah, penyuluhan,dan kuliah (umum). Teknik umum public speaking: a. Persiapan terdiri dari 5W + 1 H b. Persiapan bahan presentasi. Bahan presentasi sebaiknya singkat, padat dan jelas. c. Pemetaan ide presentasi terdiri dari generate-evaluate-eliminate-allocate d. Struktur presentasi terdiri dari pembukaan, isi, penutup e. Penampilan yang baik dan rapi. f. Berlatih berbicara dengan intonasi, gaya bahasa dan susunan kata yang baik. g. Siapkan mental positif. Tanamkanlah sikap percaya diri dan berpikiran positif, meyakinkan diri sendiri bahwa mempunyai kemampuan yang baik untuk dapat berbicara di depan umum. h. Komponen pendukung terdiri dari Non verbal-Vocal-Visual. C. Mengembangkan komunikasi yang konstruktif dan efektif dalam pelayanan RMIK Psikologi komunikasi

42

Psikologi komunikasi terdiri dari peristiwa mental dan behavioral dalam komunikasi. Peristiwa mental adalah proses yang menimbulkan stimuli dan respon (internal mediation of stimuli) sebagai akibat berlangsungnya komunikasi (Fisher). Sementara peristiwa behavioral adalah sesuatu hal yang terlihat ketika orang berkomunikasi. Ketika seseorang memahami dan mengerti psikologi komunikasi, saat komunikasi berlangsung antara komunikator dan komunikan, orang mampu melihat dan menganalisis gerak dan tingkah kedua komponen tersebut, yang berbicara dan yang mendengar. Untuk mendapatkan komunikasi konstruktif dan efektif, dilakukan melaui prinsip sebagai berikut: 1.

Pemberi pesan secara lisan memberikan pesan

2.

Penerima pesan menuliskan secara lengkap isi pesan tersebut

3.

Isi pesan dibacakan kembali (Read Back) secara lengkap oleh penerima pesan.

4.

Pemberi pesan memverifikas isi pesan kepada pemberi penerima pesan.

5.

Penerima pesan mengklarifikasi ulang bila ada perbedaan pesan dengan hasil verifikasi

D. Latihan dan Asessmen Mandiri 1. Alat dan bahan a. Buku Catatan b. Alat Tulis c. Kamera Perekam d. Alat dan bahan lain yang diperlukan sesuai dengan topic dan kasus yang akan dibahas 2. Panduan Pengerjaan Latihan dan Asessmen Mandiri a. Bagi mahasiswa menjadi beberpa kelompok. b. Membuat video roleplay tentang penggunaan bahasa yang efektif saat pelayanan RMIK 1)

Dengan Pasien

2)

Dengan dokter

3)

Dengan sesama staf rekam medis

4)

Dengan tenaga kesehatan yang lain (perawat)

43

5)

Dengan keluarga pasien

6)

Dengan masyarakat

c. Masing-masing kelompok membuat kasus yang berbeda-beda (salah satu contoh kasus yaitu role play penggunaan bahasa yang efektif saat komunikasi dengan dokter untuk pengodean diagnosa rekam medis) Contoh dialog: PMIK : Permisi dok! (sambil tersenyum) Dokter : Iya. PMIK

: Maaf mengganggu dok, saya ingin konsultasi untuk pengodean diagnosa pasien dengan kasus malignant neoplasm of colon, apa benar kodenya C18.9?

Dokter : Sebentar saya lihat di ICD 10 dulu (Membuka ICD 10) PMIK : Baik dokter Dokter : Iya benar untuk kasus malignant neoplasm of colon, kodenya C18.9 PMIK : Terima kasih dokter (sambil tersenyum) Dokter : Sama-sama d. Durasi video Role play masing-masing topik 5 menit

E. Penutup Dari penjelasan diatas, maka dapat disimpulkan bahwa kaidah penulisan dan laporan ilmiah terdiri dari menggunakan Ejaan Bahasa Indonesia Yang Disempurnakan (EYD), menggunakan kalimat efektif, menggunakan kalimat yang logis, menggunakan kalimat efisien atau hemat. Teknik umum public speaking yaitu persiapan terdiri dari 5W + 1 H, persiapan bahan presentasi, pemetaan ide presentasi terdiri dari generate-evaluate-eliminate-allocate, struktur presentasi terdiri dari pembukaan, isi, penutup, penampilan yang baik dan rapi, berlatih berbicara dengan intonasi, gaya bahasa dan susunan kata yang baik, siapkan mental positif, komponen pendukung terdiri dari Non verbal-Vocal-Visual.

44

BAB VII PENUTUP

Dengan mengucap syukur Alkhamdulillah kepada Allah SWT, bahwa modul Komunikasi Efektif, program studi Diploma 3 Rekam Medis dan Informatika Kesehatan pada Sekolah Tinggi Ilmu Kesehatan (Stikes) Yayasan Rumah Sakit dr. Soetomo Surabaya untuk dijadikan bahan ajar pada kegiatan magang profesi. Secara naratif bahwa Modul ini berisi panduan bagi mahasiswa, pembimbing akademik dan pembimbing lapangan dalam mempersiapkan dan melaksanakan magang profesi sehingga diperoleh capaian hasil pembelajaran seperti yang terurai dalam Bab I sampai dengan Bab VI. Secara esensial bahwa modul yang digunakan dalam kegiatan magang profesi ini, berisi panduan untuk memberikan seperangkat pengetahuan agar dipahami oleh setiap individu mahasiswa dari setiap pokok bahasan serta memadu padankan dengan kegiatan nyata di lapangan yang diarahkan oleh

pembimbing lapangan

sekaligus berperan sebagai fasilitator dan bertugas untuk mengarahkan, membimbing dan memastikan, agar setiap mahasiswa dapat memiliki kompetensi sebagaimana tujuan dari modul ini, yang meliputi : a. Komunikasi dengan pengguna jasa pelayanan kesehatan; b. Komunikasi dengan mitra kerja; c. Komunikasi dengan masyarakat, dan d. Komunikasi dengan menggunakan bahasa yang effektif. Mudah-mudahan modul yang sederhana dan implementatif ini, akan dapat membantu bagai para mahasiswa dalam melaksanakan magang profesi dan untuk pengembangan pengetahuan di masa yang akan datang.

Surabaya, Penyusun.

45

Januari 2021

DAFTAR RUJUKAN Alamsyah, Arif.2019. Modul Komunikasi Kebidanan. Fakultas Kedokteran: Universitas Brawijaya Malang. Handajani, Sih Rini. 2016. Modul Bahan Ajar Cetak Kebidanan, Komunikasi Dalam Praktik Kebidanan. Jakarta: Kemenkes RI. Kemenkes RI. 2016. Modul Pelatihan Komunikasi Motivasi dalam Program Pengendalian Tuberkulosis Bagi Petugas Kesehatan di Fasilitas Kesehatan. Jakarta: Direktorat Jenderal Pengendalian dan Pencegahan Penyakit. Kurniati, Desak Putu Yuli. 2016. Modul Komunikasi Verbal dan Non Verbal (Komunikasi Kesehatan). Universitas Udayana. Mundakir. 2016. Buku Ajar Komunikasi Pelayanan Kesehatan. Yogyakarta: Indomedia Pustaka. Salisah, Nikmah Hadiati. 2015. Psikologi Komunikasi. IAIN Sunan Ampel Surabaya Yusuf, Ah. 2017. Konsep Komunikasi Efektif dalam Keperawatan. Suarabaya. Ikatan Perawat Kesehatan Jiwa (IKPKJ).

46

1

MODUL 2 KETERANGAN MANAJEMEN DATA DAN INFORMASI KESEHATAN

Kode Modul 002

Disusun oleh: Amir Ali Bambang Nudji

Program Studi D3 Rekam Medis dan Informasi Kesehatan STIKES Yayasan RS Dr. Soetomo 2021

2

DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR .................................................................................................................................. 8 A.

Mengapa Panduan ini dibutuhkan ? .................................................................................................. 9

B.

Apakah isi dari Modul ini ?............................................................................................................... 9

C.

Alur Isi Pembelajaran...................................................................................................................... 10

D.

Bagaimana Menggunakan Modul Ini ? ........................................................................................... 11

E.

Untuk Siapakah Modul ini ? ........................................................................................................... 12

F.

Metodologi Pembelajaran ............................................................................................................... 12

G.

Pembimbing Lapangan dan Nara Sumber....................................................................................... 14

H.

Komitmen Tindak Lanjut ................................................................................................................ 14

BAB II......................................................................................................................................................... 16 PERSIAPAN DAN PELAKSANAAN KELAS VIRTUAL ...................................................................... 16 A.

Menyiapkan Peserta Kelas Virtual (15 menit sebelum acara dimulai) ........................................... 16

B.

Pelaksanaan Kelas Virtual (100 menit) ........................................................................................... 16

C.

Paska Pelaksanaan Kelas Virtual .................................................................................................... 17

D.

Kriteria Peserta Magang Profesi ..................................................................................................... 17

E.

Pembagian Peran ............................................................................................................................. 18

F.

Membuat Daftar Periksa (Checklist) Sederhana ............................................................................. 18

G.

Alat dan Bahan Pembelajaran ......................................................................................................... 19

BAB III ....................................................................................................................................................... 20 MERANCANG STANDAR DATA KESEHATAN .................................................................................. 20 A.

PENDAHULUAN .......................................................................................................................... 20

B.

MERANCANG STANDAR DATA KESEHATAN ...................................................................... 21

D. MEMANFAATKAN DATA DAN INFORMASI UNTUK MENUNJANG PELAYANAN KESEHATAN......................................................................................................................................... 29 E. MENGGUNAKAN SISTEM INFORMASI KESEHATAN DALAM PENGELOLAAN DATA KESEHATAN......................................................................................................................................... 29 F.

LATIHAN DAN ASSESMEN MANDIRI ..................................................................................... 29

G.

PENUTUP....................................................................................................................................... 29 3

BAB IV ....................................................................................................................................................... 30 MENGELOLA DATA DAN INFORMASI KESEHATAN ...................................................................... 30 A.

PENDAHULUAN .......................................................................................................................... 30

B.

MERANCANG DAN PENERAPAN KEAMANAN DATA KESEHATAN ............................... 31

C.

MENYUSUN PELAPORAN PELAYANAN DAN PROGRAM KESEHATAN ......................... 32

D.

PEMANFAATAN SIMRS. ............................................................................................................ 33

E.

LATIHAN DAN ASSESMEN MANDIRI ..................................................................................... 56

................................................................................................................................................................ 56 F.

PENUTUP....................................................................................................................................... 56

BAB V .................................................................................................................................................... 57 MEMANFAATKAN DATA DAN INFORMASI UNTUK MENUNJANG PELAYANAN KESEHATAN......................................................................................................................................... 57 A.

PENDAHULUAN .......................................................................................................................... 57

B.

PEMANFAATAN INDIKATOR PELAYANAN KESEHATAN ................................................. 58

C.

KINERJA PELAYANAN KESEHATAN (GDR, NDR, MMR, IMR, FDR, CFR) ....................... 64

D.

LATIHAN DAN ASSESMEN ....................................................................................................... 66

E.

PENUTUP....................................................................................................................................... 67

BAB VI ....................................................................................................................................................... 68 MENGGUNAKAN SISTEM INFORMASI KESEHATAN DALAM PENGELOLAAN DATA KESEHATAN............................................................................................................................................. 68 A.

PENDAHULUAN .......................................................................................................................... 68

B.

MEMANFAATKAN SISTEM DAN APLIKASI PENGOLAHAN DATA. ................................. 69

C.

MEMANFAATKAN SISTEM INFORMASI KESEHATAN ....................................................... 71

D.

MEMANFAATKAN SISTEM INFORMASI RUMAH SAKIT. .................................................. 72

E.

MEMAHAMI PERANCANGAN SISTEM INFORMASI ............................................................ 88

F.

LATIHAN DAN ASSESMEN MANDIRI ..................................................................................... 89

G.

PENUTUP....................................................................................................................................... 90

BAB VII......................................................................................................................................................... 91 PENUTUP ..................................................................................................................................................... 91 A.

KESIMPULAN ............................................................................................................................... 91

B.

SARAN ........................................................................................................................................... 92

DAFTAR PUSTAKA ................................................................................................................................ 94

4

DAFTAR GAMBAR

Gambar 1. 1 Alur Isi Pembelajaran ............................................................................................................. 11 Gambar 1. 2 Alur Proses Pembelajaran Magang Profesi Mahasiswa ........................................................ 12 Gambar 1. 3 Alur Proses Pembelajaran Magang Profesi Pembimbing Akademik .................................... 13 Gambar 1. 4 Alur Proses Pembelajaran Magang Profesi Pembimbing Lapangan ..................................... 13

Gambar 4. 1 Halaman Login Aplikasi SIMRS ........................................................................................... 35 Gambar 4. 2 Form Pengisian Identitas Pasien ........................................................................................... 36 Gambar 4. 3 Form pencarian data pasien lama ........................................................................................... 36 Gambar 4. 4 Form monitoring List Data Pasien ........................................................................................ 37 Gambar 4. 5 Form List Kunjungan Pasien ................................................................................................. 37 Gambar 4. 6 Form Laporan Rekap Pendaftaran Pasien Rawat Jalan ........................................................ 38 Gambar 4. 7 Menu Pencarian Pasien dengan kriteria nama....................................................................... 39 Gambar 4. 8 Menu Pencarian Pasien dengan kriteria tanggal ................................................................... 39 Gambar 4. 9 Monitoring daftar Pasien rawat Jalan .................................................................................... 39 Gambar 4. 10 Form Status Pasien Selanjutnya dari Rawat Jalan .............................................................. 40 Gambar 4. 11 Modul Admission Monitoring Pasien Rawat Inap .............................................................. 40 Gambar 4. 12 Menu Tampilan Aplikasi Kunjungan Pasien Rawat Inap .................................................. 42 Gambar 4. 13 Menu Proses Pencatatan Pasien Rawat Inap untuk Perjalanan Penyakit ............................ 42 Gambar 4. 14 Menu Proses Pencatatan Pasien Rawat Inap untuk Resume Medis .................................... 43 Gambar 4. 15 Menu Proses Pencatatan Pasien Rawat Inap untuk Resume Pulang ................................... 43 Gambar 4. 16 Menu untuk Informasi data kamar ..................................................................................... 44 Gambar 4. 17 Sensus Harian Pasien Rawat Inap ....................................................................................... 44 Gambar 4. 18 Modul Laboratorium ........................................................................................................... 45 Gambar 4. 19 Tambah Pemeriksaan Pada Modul Laboratorium ............................................................... 46 Gambar 4. 20 Hasil Pemeriksaan Pasien di Modul Laboratorium ............................................................. 46 Gambar 4. 21 Modul Apotek Untuk List Obat Pasien Rawat Jalan ........................................................... 47 Gambar 4. 22 Modul Apotek Untuk List Obat Pasien Rawat Inap ........................................................... 47 Gambar 4. 23 Rekapitulasi Resep Bulan ................................................................................................... 48 Gambar 4. 24 Laporan Pemantauan Penulisan Resep Obat Generik Rawat Jalan ...................................... 48 Gambar 4. 25 Tampilan Form Obat Racikan ............................................................................................. 49 Gambar 4. 26 Tampilan Form Obat Non Racikan .................................................................................... 49 Gambar 4. 27 Tampilan Awal Modul Pembayaran .................................................................................. 51 Gambar 4. 28 Modul Pembayaran .............................................................................................................. 52 Gambar 4. 29 Menu Tagihan Rawat Jalan ................................................................................................. 52 Gambar 4. 30 Menu Cara Pembayaran Tagihan Farmasi Rawat Jalan ....................................................... 53 Gambar 4. 31 Form Tampilan Tagihan Rawat Inap ................................................................................... 53 Gambar 4. 32 Form Tampilan Report Tagihan Rawat Inap....................................................................... 54 Gambar 4. 33 Form Menu Gizi Rawat Jalan .............................................................................................. 54 Gambar 4. 34 Modul Eksekutif Untuk Pimpinan Rumah Sakit .................................................................. 55 5

Gambar 5. 1

Pemanfaatan Grafik BARBER-JOHNSON Rumah Sakit Sehat Surabaya ....................... 64

Gambar 6. 1 Aplikasi Pengolah Data ........................................................................................................ 71 Gambar 6. 2 Formulir RL 1.1 ................................................................................................................... 73 Gambar 6. 3 Formulir RL 1.2 ................................................................................................................... 74 Gambar 6. 4 Formulir RL 1.3 ................................................................................................................... 75 Gambar 6. 5 Formulir RL 2 ...................................................................................................................... 75 Gambar 6. 6 Formulir RL 3.1 ................................................................................................................... 76 Gambar 6. 7 Formulir RL 3.2 ................................................................................................................... 77 Gambar 6. 8 Formulir RL 3.3 ................................................................................................................... 77 Gambar 6. 9 Formulir RL 3.4 ................................................................................................................... 78 Gambar 6. 10 Formulir RL 3.5 ................................................................................................................. 78 Gambar 6. 11 Formulir RL 3.6 ................................................................................................................. 79 Gambar 6. 12 Formulir RL 3.7 ................................................................................................................. 80 Gambar 6. 13 Formulir RL 3.8 ................................................................................................................. 80 Gambar 6. 14 Formulir RL 3.9 ................................................................................................................. 81 Gambar 6. 15 Formulir RL 3.10 ............................................................................................................... 81 Gambar 6. 16 Formulir RL 3.11 ............................................................................................................... 82 Gambar 6. 17 Formulir RL 3.12 ................................................................................................................ 83 Gambar 6. 18 Formulir RL 3.13 ............................................................................................................... 83 Gambar 6. 19 Formulir RL 3.14 ............................................................................................................... 84 Gambar 6. 20 Formulir RL 3.15 ............................................................................................................... 84 Gambar 6. 21 Formulir RL 4a................................................................................................................... 85 Gambar 6. 22 Formulir RL 4b .................................................................................................................. 86 Gambar 6. 23 Formulir RL 5.1 ................................................................................................................. 86 Gambar 6. 24 Formulir RL 5.2 ................................................................................................................. 87 Gambar 6. 25 Formulir RL 5.3 ................................................................................................................. 87 Gambar 6. 26 Formulir RL 5.4 ................................................................................................................. 88

6

DAFTAR TABEL

Tabel 5. 1 Perbandingan Indikator efisiensi tempat tidur menurut Depkes dan Barber ........................... 63 Tabel 5. 2 Data Indikator Triwulan I-IV 2019 Rumah Sakit Sehat Surabaya Triwulan I- ....................... 63

Tabel 6. 1

Pengguna SIM berbasis Computer........................................................................................ 69

7

KATA PENGANTAR Dengan rahmat dan puji syukur kepada Tuhan Yang Maha Esa, atas bantuan-Nya kita dapat menyelesaiakan Buku Modul Perancangan dan mengelola struktur, format, dan isi data kesehatan, termasuk memahami sistem klasifikasi, dan perancangan sistem pembayaran pelayanan kesehatan, secara manual, maupun elektronik pada Magang Profesi Program Studi D3 Rekam Medis dan Informasi Kesehatan Sekolah Tinggi Ilmu Kesehatan (STIKES) Yayasan RS. Dr. Soetomo. Penyusunan Buku Modul ini merupakan rangkaian kegiatan dari perkuliah matakuliah Magang Profesi berbasis Daring (On line). Modul ini dikembangkan berbasis kompetensi yang di rancang sesuai Standar Profesi Perekam Medis dan Informasi Kesehatan Organisasi Profesi (PORMIKI) dan Kemenkes. Mohon masukkan dan saran dalam rangka perbaikan yang berkelanjutan, terimakasih masukan dan kontribusinya.

Surabaya, 9 Januari 2021 Penyusun

Amir Ali Bambang Nudji

8

BAB I PENDAHULUAN

A. Mengapa Panduan ini dibutuhkan ? Modul ini dirancang untuk mahasiswa peserta magang profesi, pembimbing akademik dan pembimbing lapangan. Dalam modul ini pembimbingan dilakukan dengan berbasis kompetensi dengan model learner centre. Dalam hal ini pembimbing lapangan berperan sebagai fasilitator yang bertugas untuk mengarahkan, membimbing dan memastikan: 1. Tercapainya capaian pembelajaran kompetensi mengelola pelayanan rekam medis yang bermutu sesuai alur sistem

untuk

memastikan

diperlukan untuk

pasien

secara

pelayanan

rekam

manual,

medis

hybrid

dan

tersedia elektronik

saat di

Rumah Sakit. 2. Mahasiswa mampu merancang standar data kesehatan. 3. Mahasiswa mampu mampu mengelola data dan informasi kesehatan. 4. Mahasiswa mampu mampu memanfaatkan data dan informasi untuk menunjang pelayanan kesehatan. 5. Mahasiswa mampu mampu menggunakan sistem informasi kesehatan dalam pengelolaan data kesehatan.

B. Apakah isi dari Modul ini ? Modul ini berisi panduan untuk mahasiswa, pembimbing akademik dan pembimbing lapangan dalam mempersiapkan dan melaksanakan magang profesi secara daring sehingga dapat tercapai capaian pembelajaran seperti yang tersebut pada bagian A. Untuk mencapai kompetensi tersebut maka pokok bahasan pada modul ini adalah sebagai berikut: 1. Struktur isi dan standar data rekam medis 2. Cakupan pelayanan Kesehatan tingkat lanjut (RL) 3. Pemanfaatan SIMRS, 4. Kinerja fasilitas pelayanan Kesehatan :

9

a. Pemanfaatan tempat tidur (BOR, BTO, ALOS, TOI), b. Grafik Barber Johson, c. Kinerja pelayanan kesehatan (GDR, NDR, MMR, IMR, FDR, CFR). 5. Manajemen sistem informasi: a. Perancangan sistem informasi : 1) Basis data, 2) Pemrograman web, 3) Algoritma dan pemrograman, b. Pengembangan sistem informasi : 1) Analisa sistem, 2) Perancangan sistem, 3) Pengelolaan sistem informasi, 4) Monitoring dan evaluasi sistem informasi.

C. Alur Isi Pembelajaran Modul ini merupakan panduan kepada mahasiswa untuk belajar mandiri di rumah dan belajar dalam grup saat di kelas virtual saat pelaksanaan magang profesi secara daring. Pembimbing lapangan akan membantu mahasiswa untuk mendapatkan kebenaran pemahaman dan memandu mahasiswa dalam memecahkan masalah yang dihadapi pada saat kelas virtual. Untuk mencapai kompetensi keterampilan merancang dan isi data kesehatan, sistem

pembayaran

termasuk pelayanan

elektronik.mampu merancang kesehatan, pembayaran

termasuk pelayanan

memahami

dan

dan

mengelola

sistem klasifikasi,

kesehatan,

secara

struktur,

format,

sistem

klasifikasi,

dan

kesehatan,

secara

manual,

pembimbing lapangan menyiapkan studi kasus dan penugasan.

10

format,

dan perancangan

manual,

mengelola

memahami

struktur,

dan

maupun isi

data

perancangan sistem

maupun elektronik. maka

Mahasiswa membaca dan memahami materi

Pembimbing lapangan memaparkan implementasi di lapangan

Pembimbing lapangan memberikan studi kasus dan penugasan

Diskusi dan umpan balik

Gambar 1. 1 Alur Isi Pembelajaran

D.

Bagaimana Menggunakan Modul Ini ? Dalam rangka mencapai tujuan kegiatan magang profesi secara daring, maka berikut ini

panduan untuk memahami modul ini : 1. Modul ini dilengkapi dengan catatan untuk mahasiswa yang berupa tiga simbol yang bertujuan untuk memberikan petunjuk kepada mahasiswa saat membaca sehingga dapat memahami modul ini secara mandiri.

Instruksi kepada mahasiswa untuk ekstra membaca tentang materi tersebut Instruksi kepada mahasiswa untuk memperhatikan contoh dengan seksama Instruksi kepada mahasiswa untuk mengerjakan latihan dengan teliti, sehingga capaian akhir yang diharapkan tercapai 2. Latihan dalam modul ini dikembangkan dengan pendekatan yang sesuai dengan lapangan

11

E. Untuk Siapakah Modul ini ? Modul ini digunakan sebagai panduan bagi mahasiswa, pembimbing akademik dan pembimbing lapangan. Harapan kami modul 2 magang profesi secara daring ini dapat diterapkan oleh pembimbing lapangan baik rumah sakit tipe A, B dan C.

F. Metodologi Pembelajaran Demi tercapainya capaian pembelajaran pada kompetensi ini, maka metode pembelajaran magang profesi secara daring ini, mencakup dua tahap yaitu : 1. Pra kegiatan magang profesi secara daring (digambarkan dengan kotak oranye), 2. Saat pelaksanaan kegiatan secara daring (digambarkan dengan kotak hijau). Adapun panduan tentang metode pembelajaran yang harus dilakukan oleh mahasiswa, pembimbing akademik dan pembimbing lapangan adalah sebagai berikut : 1. Alur Proses Pembelajaran Magang Profesi untuk Mahasiswa Membaca aktif, dan mereview teori

Mampu mengerjakan penugasan dari PL secara mandiri

Mengikuti instruksi referensi (bacaan)

Mengerjakan latihan secara mandiri

Gambar 1. 2 Alur Proses Pembelajaran Magang Profesi Mahasiswa

12

2. Panduan Menggunakan Modul ini untuk Pembimbing Akademik

Memotivasi mahasiswa untuk membaca aktif dan mereview materi pada modul

Membantu mahasiswa apabila kesulitan dengan materi pada modul

Membimbing draf laporan

Membantu mahasiswa dalam menemukan dan mempersiapkan kajian fokus pembahasan laporan magang

Gambar 1. 3 Alur Proses Pembelajaran Magang Profesi Pembimbing Akademik 3. Panduan Menggunakan Modul ini untuk Pembimbing Lapangan

Berkomunikasi aktif dengan prodi D3 RMIK STIKES yayasan RS dr soetomo untuk persiapan magang profesi secara daring

Memaparkan, membimbing, mengarahkan, membantu mahasiswa dalam memecahkan masalah di kelas virtual

Menyiapkan alat dan bahan yang diperlukan, pretest dan post test (jika diperlukan)

Menyiapkan chek list kelengkapan untuk pertemuan virtual

Gambar 1. 4 Alur Proses Pembelajaran Magang Profesi Pembimbing Lapangan

13

G. Pembimbing Lapangan dan Nara Sumber Kemampuan pembimbing lapangan dalam mengelola proses pembelajaran sangat menentukan keberhasilan program pelatihan secara keseluruhan. Beberapa catatan penting berkaitan dengan kriteria pembimbing lapangan yang disarankan adalah sebagai berikut: 1.

Pembimbing lapangan minimal berlatar belakang pendidikan Diploma 3 Rekam Medis dan Informasi Kesehatan dengan pengalaman kerja minimal 3 tahun.

2.

Mampu bekerjasama dengan pembimbing akademik dalam menyusun rencana proses fasilitasi dan mengevaluasi pelatihan.

3.

Memiliki pengetahuan dan pengalaman yang cukup dalam menyampaikan materi pembelajaran magang profesi secara daring

Di samping pembimbing lapangan, kehadiran narasumber sangat diperlukan dalam beberapa sesi pelatihan. Adanya narasumber berkaitan dengan pembahasan isu-isu khusus (spesifik) pendampingan pembangunan. Narasumber dapat dihadirkan karena keahliannya yaitu memiliki kompetensi sesuai dengan isu yang dibahas. Narasumber dapat berasal dari Intitusi Pendidikan Rekam Medis dan Informasi Kesehatan atau dari Organisasai Profesi (PORMIKI). Perannya memberikan penjelasan mengenai isu secara lebih rinci dengan fakta, data dan kasus spesifik pada bidang rekam medis dan informasi kesehatan.

H. Komitmen Tindak Lanjut Setelah melaksanakan magang profesi secara daring ini, maka berikut komitmen tindak lanjut kegiatan magang profesi secara daring, yaitu : 1. Mahasiswa wajib menyusun laporan magang profesi secara individu. 2. Pembimbing lapangan dan pembimbing akademik bertanggung jawab dalam proses finalisasi laporan magang mahasiswa dan memberikan nilai akhir. 3. Pembimbing lapangan dan pembimbing akademik memberikan evaluasi secara menyeluruh terhadap kegiatan magang profesi daring melalui instrumen online yang akan dibagikan oleh Program Studi D3 Rekam Medis dan Informasi Kesehatan 4. Program Studi D3 Rekam Medis dan Informasi Kesehatan mengirim via email laporan harian versi resmi yang merupakan hasil rekapitulasi dari file dokumen sharing kepada 14

pembimbing lapangan yang berisi nama mahasiswa, tanggal pertemuan, materi pertemuan, nama dosen pembimbing akademik untuk di tanda tangani oleh pembimbing lapangan secara digital atau tanda tangan basah.

15

BAB II PERSIAPAN DAN PELAKSANAAN KELAS VIRTUAL

A. Menyiapkan Peserta Kelas Virtual (15 menit sebelum acara dimulai) 1. Mahasiswa berpakaian bebas rapi dengan menggunakan jas almamater, bagi mahasiswa yang menggunakan yang berkerudung dihimbau untuk memakai kerudung warna putih. 2. Sebelum video konferensi meeting dibuka, pembimbing akademik masing-masing kelompok mengabsen anggota kelompok dibantu oleh ketua kelompok. 3. Pengelola video konferensi Program Studi D3 Rekam Medis dan Informasi Kesehatan menjadikan 3-4 mahasiswa menjadi co-host 4. Pengelola video konferensi prodi D3 Rekam Medis dan Informasi Kesehatan menjadikan dosen pembimbing akademik sebagai co-host. 5. Pembimbing

akademik

yang

bertugas

menjadi

moderator

pada

kelas

virtual

menginstruksikan mahasiswa untuk membuka video konferensi (camera on) B. Pelaksanaan Kelas Virtual (100 menit) 1.

Pembimbing akademik yang bertugas menjadi moderator membuka jalannya kelas virtual

2.

Sebelum memulai presentasi, pembimbing lapangan memastikan suara terdengar dengan jelas, tidak putus-putus.

3.

Koordinator mahasiswa yang bertugas pada kelompok rumah sakit, membantu pembimbing lapangan untuk share screen, kecuali pembimbing lapangan berkendak untuk mengendalikan screen sendiri.

4.

Saat screen sudah ditayangkan, koordinator mahasiswa yang bertugas merekam dengan mode ‘record to this computer’

5.

Selama pembimbing lapangan memaparkan materi, audio peserta dimatikan.

6.

Semua peserta dilarang untuk melakukan annotation selama pembimbing lapangan memaparkan materi.

7.

Mahasiswa diijinkan bertanya saat sesi tanya jawab

8.

Pembimbing akademik yang bertugas menjadi moderator mengatur jalannya tanya jawab. 16

9.

Mahasiswa menggunakan bahasa yang sopan dan efektif selama kelas virtual berlangsung

10. Pembimbing lapangan menjawab pertanyaan dan bertanya kembali kepada mahasiswa (jika diperlukan), dan menggali pendapat mahasiswa untuk membangun suasana belajar di kelas virtual 11. Saat sesi tanya jawab sudah selesai, pembimbing akademik yang bertugas menjadi moderator merangkum proses hasil pembelajaran di kelas virtual, bentuk penugasan yang diberikan pembimbing lapangan dan tengat waktu penugasan yang diberikan kepada mahasiswa. 12. Pembimbing akademik yang bertugas menjadi moderator menutup kelas virtual

C. Paska Pelaksanaan Kelas Virtual 1. Program Studi D3 Rekam Medis dan Informasi Kesehatan memberikan link kepada mahasiswa untuk mengisi laporan harian secara virtual kepada mahasiswa. 2. Mahasiswa mengisi laporan harian secara individu 3. Program Studi D3 Rekam Medis dan Informasi Kesehatan memberikan link kepada pembimbing lapangan untuk mengisi jurnal pengajaran magang profesi pada hari itu. 4. Program Studi D3 Rekam Medis dan Informasi Kesehatan memberikan link kepada pembimbing akademik untuk mengisi absensi kehadiran. 5. Koordinator mahasiswa yang bertugas wajib mengunggah video rekaman ke cloud prodi. 6. Video rekaman kelas virtual yang sudah diunggah pada folder sharing dilarang untuk dihapus pleh mahasiswa tanpa sepengetahuan Program Studi D3 Rekam Medis dan Informasi Kesehatan.

D.

Kriteria Peserta Magang Profesi Mahasiswa yang daapat mengikuti program magang profesi ini wajib memiliki kriteria sebagai berikut: 1. Mahasiswa Program Studi D3 Rekam Medis dan Informasi Kesehatan yang menempuh program magang profesi di semester akhir

17

2. Mahasiswa Program Studi D3 Rekam Medis dan Informasi Kesehatan yang sudah melaksanakan PKL 3 3. Mahasiswa bersedia mematuhi tata tertib selama magang profesi secara daring 4. Mahasiswa memahami hak dan kewajiban magang profesi secara daring 5. Mahasiswa hadir saat pembekalan magang profesi secara daring 6. Mempunyai komitmen untuk menyelesaikan tugas yang telah disiapkan oleh pembimbing lapangan; dan membuat laporan magang profesi. 7. Mempersiapkan diri untuk berada di lingkungan kondusif selama mengikuti kelas virtual.

E. Pembagian Peran Dalam kondisi pemateri atau narasumber di dalam kelas virtual lebih dari satu maka untuk memudahkan pembagian tugas siapa berperan dan sebagai apa, maka diperlukan kejelasan pembagian peran dan diinformasikan di awal pertemuan dengan semua peserta di kelas virtual.

F. Membuat Daftar Periksa (Checklist) Sederhana Untuk memudahkan persiapan untuk pelaksanaan magang profesi Program Studi D3 Rekam Medis dan Informasi Kesehatan, maka masing-masing pihak baik mahasiswa, Program Studi D3 Rekam Medis dan Informasi Kesehatan dan pembimbing lapangan dapat membuat membuat daftar periksa sederhana (check list) untuk dapat membantu persiapan menjadi lebih matang. Adapun daftar periksa sederhana (check list) yang dapat kami sarankan adalah sebagai berikut: 1. Mahasiswa a. Menyiapkan catatan atau notepad di computer masing-masing untuk mencatat dan menyimpulkan hal-hal yang dianggap penting. b. Membuat daftar pertanyaan untuk ditanyakan kepada pembimbing lapangan saat kelas virtual.

18

2. Program Studi D3 Rekam Medis dan Informasi Kesehatan a. Menyiapkan dan mengelola jumlah video konferensi untuk kecukupan pelaksanaan magang profesi secara daring b. Menunjuk mahasiswa sebagai co-host c. Menyiapkan laporan harian yaitu berupa form untuk mahasiswa dan berupa file dokumen sharing untuk dosen pembimbing dan pembimbing lapangan untuk memantau perkembangan pembelajaran magang profesi secara daring. d. Menyiapkan jurnal pengajaran untuk pembimbing lapangan e. Menyiapkan absensi untuk pembimbing akademik f. Menyiapkan form nilai baik untuk pembimbing akademik maupun pembimbing lapangan g. Menyiapkan cloud untuk folder sharing unggahan video rekaman pertemuan magang profesi. 3. Pembimbing lapangan a. Membuat jadwal pertemuan magang profesi secara daring sebelum pelaksanaan magang profesi secara daring dimulai b. Menyiapkan dan membuat bahan presentasi untuk dibagikan maksimal 1 jam sebelum pertemuan dimulai c. Menyiapkan penugasan d. Membuat catatan pribadi untuk mengevaluasi pertemuan magang profesi secara daring.

G.

Alat dan Bahan Pembelajaran 1. Laptop 2. buku catatan 3. Jaringan Internet 4. Sensus Harian Rawat Jalan dan Rawat Inap 5. Rekapitulasi Laporan (RL) 6. Juknis SIRS 7. Aplikasi SIMRS 8. Video pelayanan RM, bahan presentasi

19

BAB III MERANCANG STANDAR DATA KESEHATAN

A. PENDAHULUAN Dalam modul ini pembimbingan dilakukan dengan berbasis kompetensi dengan model learner centre. Dalam hal ini pembimbing lapangan berperan sebagai fasilitator yang bertugas untuk mengarahkan, membimbing dan memastikan: 1. Tercapainya capaian pembelajaran kompetensi mengelola pelayanan rekam medis yang bermutu sesuai alur sistem

untuk

memastikan

rekam

medis

tersedia saat diperlukan untuk pelayanan pasien secara manual, hybrid dan elektronik

di RS.

2. Mahasiswa mampu merancang standar data kesehatan. 3. Mahasiswa mampu mampu mengelola data dan informasi kesehatan. 4. Mahasiswa mampu mampu memanfaatkan data dan informasi untuk menunjang pelayanan kesehatan. 5. Mahasiswa mampu mampu menggunakan sistem informasi kesehatan dalam pengelolaan data kesehatan. Secara garis besar dibagi menjadi beberapa bahasan, merancang standar data kesehatan meliputi : 1. Merancang elemen data, data set dan data base. 2. Merancang struktur. 3. Merancang isi data kesehatan.

20

B. MERANCANG STANDAR DATA KESEHATAN 1. Mengenal Elemen Data, Data Set Dan Data Base Seperti telah diuraikan terdahulu bahwa rekam medis dapat bermanfaat untuk berbagai pihak dan berbagai keperluan. Agar rekam medis dapat mencapai manfaat seperti itu maka perlu ada pengaturan mengenai isi (konten) dan bentuk (struktur/ konteks) dari rekam medis. Secara umum telah ada semacam kesepakatan mengenai isi dan struktur rekam medis : a. Isi Rekam Medis Isi rekam medis dibagi menjadi data administratif dan data klinis. b. Data Administratif Data administratif meliputi data demografi, keuangan (financial) dan data/informasi lain yang berhubungan dengan pasien, misalnya tentang pernyataan pasien untuk menerima atau menolak suatu rencana medis, pernyataan pasien tentang pemberian hak kuasa (autorisasi), dan juga pernyataan tentang kerahasiaan (konfidensialitas) informasi medis pasien. Lembar data administratif ini biasanya ditempatkan sebagai lembar awal dalam berkas rekam medis pasien. Data demografi setidaknya mencakup informasi tentang: 1) nama lengkap (nama sendiri dan nama keluarga yaitu nama ayah/suami/ marga). Aturan penulisan nama lengkap ini disusun tersendiri dan menjadi acuan dalam penulisan nama lengkap pasien dalam lembar- lembar rekam medis 2) nomor rekam medis dan nomor identitas lainnya (misalnya nomor asuransi 3) alamat lengkap (nama jalan/gang/blok, nomor rumah, wilayah, kota, dan kode pos) 4) tanggal lahir (tanggal, bulan, tahun) dan kota tempat kelahiran; 5) jenis kelamin (perempuan atau laki-laki) 6) status pernikahan (belum menikah, menikah, janda, duda) 7) nama dan alamat keluarga terdekat yang sewaktu-waktu dapat dihubungi 21

8) tanggal dan waktu saat terdaftar di tempat penerimaan pasien rawat inap/rawat jalan/gawat darurat 9) nama dan identitas lain dari sarana pelayanan kesehatan, misalnya rumah sakit (umumnya tercantum pada bagian atas formulir). Data demografi ini selain sebagai sumber informasi untuk menghubungi dan mengenali pasien, dapat juga digunakan sebagai basis data untuk kebutuhan statistik, riset dan perencanaan manajemen. Selain data demografi, data administratif lainnya adalah data keuangan (financial). Data keuangan umumnya berisi data nomor asuransi yang digunakan untuk pertanggungan pembiayaan pasien. Mengenai lembar-lembar formulir yang berisi pernyataan pasien tentang pemberian izin terhadap rencana tindakan medis, rencana penempatan dalam suatu kelas ruang perawatan dan izin penggunaan informasi dalam rekam medisnya untuk berbagai keperluan, biasanya formulir ini sudah disediakan oleh sarana pelayanan kesehatan dan tinggal diisi dan ditandatangani oleh pasien atau walinya. Aturan mengenai pengisian dan penandatanganan formulir-formulir pernyataan ini mengikuti peraturan perundang-undangan yang telah ditetapkan oleh pemerintah. Umumnya data administratif adalah data yang dapat dihubungkan dengan pasien dan digunakan bagi kepentingan administratif, regulasi, pelaksanaan pelayanan kesehatan dan pembayaran. Jadi, data administratif tercatat dan terbagi dalam lembar-lembar formulir rekam medis, meliputi : 1) lembaran pengesahan untuk melepaskan informasi 2) lembar sertifikat kelahiran atau kematian 3) lembar korespondensi yang berkaitan dengan permintaan informasi dari rekam medis 4) lembar klaim yang dapat dihubungkan dengan pasien (patientidentifiable) c. Data Klinis Data klinis dapat diartikan sebagai data yang diperoleh dari hasil pemeriksaan, pengobatan, perawatan, dan tindakan yang dilakukan oleh tenaga kesehatan dan penunjang medis terhadap pasien. Dari runtutan 22

"cerita" dalam lembar-lembar yang berisi data klinis inilah akan dapat diambil informasi untuk berbagai kebutuhan, terutama yang berkaitan langsung dengan pelayanan terhadap pasien. Data klinis didapatkan dan segera dicatat sejak dari melihat pasien (inspeksi), mewawancarai pasien (auto anamnesa) atau wakil/ pendampingnya (allo anamnesa), pemeriksaan fisik (secara meraba/palpasi, mengetuk/perkusi, mendengarkan/auskultasi),

dan

berbagai

pemeriksaan

penunjang

(laboratorium, radiologi, gizi, konsultasi spesialis bagian lain, dan sebagainya). Jadi data klinis umumnya terdapat dalam lembar formulir berikut ini. 1) formulir anamnesis, berisi: a) riwayat penyakit/operasi/trauma yang pernah diderita; b) riwayat dan kondisi penyakit yang sedang dikeluhkan saat ini; c) riwayat penyakit serupa atau yang terkait dalam keluarga. d) formulir pemeriksaan fisik, berisi:penyakit/operasi/trauma yang pernah diderita; e) riwayat dan kondisi penyakit yang sedang dikeluhkan saat ini; 2) riwayat penyakit a) keadaan umum; b) tanda vital: tekanan darah, suhu, pernafasan; c) pemeriksaan terhadap organ/sistem yang terkait langsung atau secara tidak langsung dengan kondisi saat ini. Pemeriksaan ini bisa meliputi dari kepala, leher, dada, perut, anggota gerak atas/bawah, sistem rangka dan otot (musculoskeletal), sistem jantung & aliran darah (kardiovaskular), sistem pernafasan (respirasi), sistem pencernaan (digesti), sistem perkemihan (urinaria), sistem kelamin (reproduksi), sistem saraf (nervous), sistem kelenjar (endokrin). 3) formulir konsultasi (terhadap tenaga kesehatan sebidang yang dianggap lebih mampu atau terhadap spesialis bidang lain yang dianggap terkait) 4) formulir pemeriksaan laboratorium 5) formulir pemeriksaan radiologi 23

6) formulir pemeriksaan/tindakan penunjang lainnya (misalnya fisioterapi, terapi wicara, terapi okupasi, kejiwaan/ psikiatri, dan sebagainya) 7) formulir laporan hasil suatu tindakan (misalnya laporan operasi, laporan persalinan, laporan kematian, laporan pemasangan/pelepasan alat bantu, dan sebagainya) 8) formulir perintah atau rencana tindakan dokter 9) formulir catatan perkembangan kondisi pasien (progress notes) 10) formulir ringkasan masuk dan keluar 11) formulir resume medis 2. Mengenal Isi Data Kesehatan Rekam medis harus dibuat secara tertulis, lengkap dan jelas atau secara elektronik. Isi Data Kesehatan di Rumah Sakit terdiri dari : a. Isi rekam medis untuk pasien rawat jalan pada sarana pelayanan kesehatan sekurang-kurangnya memuat : 1) identitas pasien; 2) tanggal dan waktu; 3) hasil anamnesis, mencakup sekurang-kurangnya keluhan dan riwayat penyakit; 4) hasil pemeriksaan fisik dan penunjang medik; 5) diagnosis; 6) rencana penatalaksanaan; 7) pengobatan dan/atau tindakan; 8) pelayanan lain yang telah diberikan kepada pasien; 9) untuk pasien kasus gigi dilengkapi dengan odontogram klinik; dan 10)

persetujuan tindakan bila diperlukan.

b. Isi rekam medis untuk pasien rawat inap dan perawatan satu hari sekurang-kurangnya memuat : 1) identitas pasien; 2) tanggal dan waktu;

24

3) hasil anamnesis, mencakup sekurang-kurangnya keluhan dan riwayat penyakit: 4) hasil pemeriksaan fisik dan penunjang medik; 5) diagnosis; 6) rencana penatalaksanaan; 7) pengobatan dan/atau tindakan; 8) persetujuan tindakan bila diperlukan; 9) catatan observasi klinis dan hassil pengobatan; 10) ringkasan pulang (discharge summary); 11) nama dan tanda tangan dokter, dokter gigi, atau tenaga kesehatan tertentu yang memberikan pelayanan kesehatan; 12) pelayanan lain yang dilakukan oleh tenaga kesehatan tertentu; dan 13) untuk pasien kasus gigi dilengkapi dengan odontogram klinik c. Isi rekam medis untuk pasien gawat darurat, sekurang-kurangnya memuat: 1) identitas pasien; 2) kondisi saat pasien tiba di sarana pelayanan kesehatan; 3) identitas pengantar pasien; 4) tanggal dan waktu; 5) hasil anamnesis, mencakup sekurang-kurangnya keluhan dan riwayat penyakit; 6) hasil pemeriksaan fisik dan penunjang medik; 7) diagnosis; 8) pengobatan dan/atau tindakan; 9) ringkasan kondisi pasien sebelum meninggalkan pelayanan unit gawat darurat dan rencana tindak lanjut: 10) nama dan tanda tangan dokter, dokter gigi, atau tenaga kesehatan tertentu yang membenikan pelayanan kesehatan; 11) sarana transportasi yang digunakan bagi pasien yang akan dipindahkan ke sarana pelayanan kesehatan lain; dan 12) pelayanan lain yang telah diberikan kepada pasien. 25

d. Isi rekam medis pasien dalam keadaan bencana, selain memenuhi ketentuan sebagaimana dimaksud pada 3) ditambah dengan : 1) jenis bencana dan lokasi dimana pasien ditemukan; 2) kategori kegawatan dan nomor pasien bencana masal; dan 3) identitas yang menemukan pasien; Ringkasan pulang harus dibuat oleh dokter atau dokter gigi yang melakukan perawatan pasien. Isi ringkasan pulang sekurang-kurangnya memuat: a. identitas pasien b. diagnosis masuk dan indikasi pasien dirawat c. ringkasan hash pemeriksaan fisik dan penunjang, diagnosis akhir, pengobatan dan tindak lanjut d. nama dan tanda tangan dokter atau dokter gigi yang memberikan pelayanan kesehatan. 3. Merancang Standar Isi dan Struktur Data Rekam Medis

C. MENGELOLA DATA DAN INFORMASI KESEHATAN

1. Merancang dan Penerapan Keamanan Data Kesehatan Pemeliharaan RM 1. Pemeliharaan RM harus memenuhi kaidah dalam dokumentasi : a. Terlindungi. RM harus ditempatkan pada lokasi yang relatif terlindungi dari bahaya kebakaran/kebanjiran/kerusakan karena rayap. b. Keamanan dan kerahasiaan data pribadi. Harus ada keterjaminan rahasia data yang tersimpan (tidak semua orang dapat mengakses data dari RM). c. Memiliki sistem backup/cadangan (perekaman). Sistem untuk menjamin apabila RM awal rusak/hilang dapat diperoleh kembali dari cadangan backup data. Hal ini bisa menggunakan micro film atau alat elektronik yang lain. 26

d. Kesadaran prosedur. Memiliki sistem penyimpanan data (penataan) yang memungkinkan penemuan kembali RM yang dibutuhkan secara cepat. 2. Melindungi RM agar tetap terpelihara baik, diperlukan tahap penggunaan dan pemeliharaan yang meliputi : a. Sistem Penataan RM dan Temu Balik, b. Manajemen RM/File, c. Sistem Analisis, d. Pemeliharaan RM, e. Perawatan RM, f. Pengamanan Fisik dan Informasi RM. 3. Sifat Pemeliharaan RM tediri dari : a. Kegiatan pemeliharaan bersifat preventif (mencegah agar RM tidak rusak), b. Kegiatan perawatan bersifat represif terhadap RM yang mudah rusak, c. Perawatan yang bersifat kuratif (merawat yang sudah rusak). 4. Rekam Medis Elektonik (RME) dalam Perspektif a. Kerahasiaan : a) Password b) User ID (Login) b. Level User 1) Operator 2) Supervisor 3) Management c. Perubahan data 1) Tanggal 2) Jam 3) Nama Dokter 4) IP Adress 2. Mengelola Pelepasan Informasi Kesehatan 3. Menyusun Pelaporan Pelayanan dan Program Kesehatan 27

Petujuk ini diuraikan bagaimana cara mengisi dan mengolah data Rumah Sakit, dengan harapan dapat membantu Rumah Sakit dalam mengisi laporan yang telah ditentukan, yang terdiri dari laporan Data Dasar Rumah Sakit dengan baik dan benar. Laporan meliputi : 1. Data Dasar Rumah Sakit 2. Indikator Pelayanan Rumah Sakit 3. Fasilitas Tempat Tidur 4. Ketenagaan 5. Data Kegiatan Pelayanan Rumah Sakit 6. Kegiatan Pelayanan Rawat Inap 7. Kegiatan Pelayanan Rawat Darurat 8. Kegiatan Kesehatan Gigi dan Mulut 9. Kegiatan Kebidanan 10. Kegiatan Perinatologi 11. Kesehatan Pembedahan 12. Kegiatan Radiologi 13. Pemeriksaan Laboratorium 14. Pelayanan Rehabilitasi Medik 15. Kegiatan Pelayanan Khusus 16. Kegiatan Kesehatan Jiwa 17. Kegiatan Keluarga Berencana 18. Pengadaaan Obat, Penulisan dan Pelayanan 19. Kegiatan Rujukan 20. Cara Bayar 21. Data Keadaan Morbiditas Pasien Rawat Inap 22. Data Keadaan Morbiditas Pasien Rawat Jalan 23. Data Bulanan 24. Pengunjung Rumah Sakit 25. Kunjungan Rawat Jalan 26. Daftar 10 Besar Penyakit Rawat Inap 28

27. Daftar 10 Besar Penyakit Rawat Jalan D. MEMANFAATKAN DATA DAN INFORMASI UNTUK MENUNJANG PELAYANAN KESEHATAN 1. Pemanfaatan Data Untuk Menunjang Pelayanan Kesehatan 2. Pemanfaatan Informasi Untuk Menunjang Pelayanan Kesehatan E. MENGGUNAKAN SISTEM INFORMASI KESEHATAN DALAM PENGELOLAAN DATA KESEHATAN 1. 2. 3. 4.

Memanfaatkan sistem dan aplikasi pengolahan data. Memanfaatkan sistem informasi kesehatan. Memanfaatkan sistem informasi rumah sakit. Memahami perancangan sistem informasi.

F. LATIHAN DAN ASSESMEN MANDIRI 1. Pemanfaatan Data dan Informasi dalam menunjang pelayanan kesehatan 2. Pemanfaatan Struktur data dan isi data kesehatan G. PENUTUP Secara garis besar dibagi menjadi beberapa bahasan, merancang standar data kesehatan meliputi : 1.

Merancang elemen data, data set dan data base.

2.

Merancang struktur.

3.

Merancang isi data kesehatan.

29

BAB IV MENGELOLA DATA DAN INFORMASI KESEHATAN

A. PENDAHULUAN Dalam modul ini pembimbingan dilakukan dengan berbasis kompetensi dengan model learner centre. Dalam hal ini pembimbing lapangan berperan sebagai fasilitator yang bertugas untuk mengarahkan, membimbing dan memastikan: 1. Tercapainya capaian pembelajaran kompetensi mengelola medis yang bermutu sesuai alur sistem

untuk

pelayanan

memastikan

rekam

rekam medis

tersedia saat diperlukan untuk pelayanan pasien secara manual, hybrid dan elektronik di RS. 2. Mahasiswa mampu merancang standar data kesehatan. 3. Mahasiswa mampu mampu mengelola data dan informasi kesehatan. 4. Mahasiswa mampu mampu memanfaatkan data dan informasi untuk menunjang pelayanan kesehatan. 5. Mahasiswa mampu mampu menggunakan sistem informasi kesehatan dalam pengelolaan data kesehatan. Mengelola data dan informasi kesehatan meliputi : 1. Merancang dan penerapan keamanan data kesehatan. 2. Menyusun pelaporan pelayanan dan program kesehatan. Untuk mencapai kompetensi tersebut maka pokok bahasan pada modul ini adalah sebagai berikut : 1. Cakupan pelayanan Kesehatan Tingkat Lanjut (RL) 2. Pemanfaatan SIMRS.

30

B.

MERANCANG DAN PENERAPAN KEAMANAN DATA KESEHATAN 1. Pemeliharaan RM harus memenuhi kaidah dalam dokumentasi : a. Terlindungi. RM harus ditempatkan pada lokasi yang relatif terlindungi dari bahaya kebakaran/kebanjiran/kerusakan karena rayap. b. Keamanan dan kerahasiaan data pribadi. Harus ada keterjaminan rahasia data yang tersimpan (tidak semua orang dapat mengakses data dari RM). c. Memiliki sistem backup/cadangan (perekaman). Sistem untuk menjamin apabila RM awal rusak/hilang dapat diperoleh kembali dari cadangan backup data. Hal ini bisa menggunakan micro film atau alat elektronik yang lain. d. Kesadaran prosedur. Memiliki sistem penyimpanan data (penataan) yang memungkinkan penemuan kembali RM yang dibutuhkan secara cepat. 2. Melindungi RM agar tetap terpelihara baik, diperlukan tahap penggunaan dan pemeliharaan yang meliputi : a. Sistem Penataan RM dan Temu Balik, b. Manajemen RM/File, c. Sistem Analisis, d. Pemeliharaan RM, e. Perawatan RM, f. Pengamanan Fisik dan Informasi RM. 3. Sifat Pemeliharaan RM tediri dari : a. Kegiatan pemeliharaan bersifat preventif (mencegah agar RM tidak rusak), b. Kegiatan perawatan bersifat represif terhadap RM yang mudah rusak, c. Perawatan yang bersifat kuratif (merawat yang sudah rusak). 4. Rekam Medis Elektonik (RME) dalam Perspektif a. Kerahasiaan : 1) Password 31

2) User ID (Login) b. Level User 1) Operator 2) Supervisor 3) Management c. Perubahan data 1) Tanggal 2) Jam 3) Nama Dokter 4) IP Adress

C.

MENYUSUN PELAPORAN PELAYANAN DAN PROGRAM KESEHATAN Petujuk ini diuraikan bagaimana cara mengisi dan mengolah data Rumah Sakit, dengan harapan dapat membantu Rumah Sakit dalam mengisi laporan yang telah ditentukan, yang terdiri dari laporan Data Dasar Rumah Sakit dengan baik dan benar. Laporan meliputi : 1. Data Dasar Rumah Sakit 2. Indikator Pelayanan Rumah Sakit 3. Fasilitas Tempat Tidur 4. Ketenagaan 5. Data Kegiatan Pelayanan Rumah Sakit 6. Kegiatan Pelayanan Rawat Inap 7. Kegiatan Pelayanan Rawat Darurat 8. Kegiatan Kesehatan Gigi dan Mulut 9. Kegiatan Kebidanan 10. Kegiatan Perinatologi 11. Kesehatan Pembedahan 12. Kegiatan Radiologi 32

13. Pemeriksaan Laboratorium 14. Pelayanan Rehabilitasi Medik 15. Kegiatan Pelayanan Khusus 16. Kegiatan Kesehatan Jiwa 17. Kegiatan Keluarga Berencana 18. Pengadaaan Obat, Penulisan dan Pelayanan 19. Kegiatan Rujukan 20. Cara Bayar 21. Data Keadaan Morbiditas Pasien Rawat Inap 22. Data Keadaan Morbiditas Pasien Rawat Jalan 23. Data Bulanan 24. Pengunjung Rumah Sakit 25. Kunjungan Rawat Jalan 26. Daftar 10 Besar Penyakit Rawat Inap 27. Daftar 10 Besar Penyakit Rawat Jalan

D.

PEMANFAATAN SIMRS. Aplikasi SIMRS meliputi banyak modul. Mulai dari modul pendaftaran pasien sampai pada modul billing system. Termasuk modul penunjang yaitu apotik dan laboratorium, juga modul untuk manajemen bagi pimpinan yaitu modul eksekutif. Merujuk dari aplikasi SIMRS (Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit) GOS (Generic Open Source) maka, dapat kami informasikan penggunaannya sebagai berikut : 1. Modul Pendaftaran Kegiatan pada Penerimaan Pasien, secara garis besar yaitu : a. Sistem Identifikasi b. Pencatatan

33

a. Sistem Identifikasi Pengertian identifikasi adalah : - Adalah suatu untuk mendapatkan data - data tentang ciri - ciri khas, sehingga dapat dibedakan antara satu obyek (pasien) dengan obyek (pasien) lainnya. - Adalah prosedur pencatatan identitas pasien termasuk bayi baru lahir a) Cara Identifikasi Sistem identifikasi dapat dilaksanakan secara manual maupun komputer, baik on line atau offline Identifikasi pasien meliputi : 1. Nama lengkap 2. Nomor Rekam Medis 3. Tanggal Lahir (Tanggal, Bulan, Tahun) 4. Jenis Kelamin 5. Status Perkawinan 6. Agama 7. Alamat 8. Pendidikan 9. Pekerjaan 10. Nama Ayah / Ibu b) Identifikasi bayi baru lahir : 1. Membuat cap kaki bayi kanan dan kiri 2. Membuat cap ibu jari tangan dari ibunya bayi 3. Pemberian gelang nama pada bayi baru lahir c) Alat menyimpan data identifikasi pasien 1. KIB 2. KIUP 3. Form. Rekam Medis 4. Buku Register 5. Atau Database (Komputer)

34

Aplikasi yang digunakan merupakan aplikasi pendaftaran pasien yang berbasis web base. Aplikasi ini merupakan aplikasi pendaftaran pasien hasil penelitian di rumah sakit paru. aplikasi ini telah dimodifikasi dari aplikasi SIM RS GOS dari kemenkes. Penggunaan aplikasi ini dijalankan dengan menggunakan web browser seperti mozilla firefox, google chrome. Berikut fitur yang ada pada aplikasi pendaftaran pasien : 1. Login aplikasi 2. Registrasi Pasien baik pasien baru dan pasien lama 3. List data pasien 4. List Kunjungan Pasien 5. Laporan rekap pendaftaran pasien rawat jalan Berikut penggunaan aplikasi pendaftaran pasien : 1. Login dengan username dan pasword yang telah di daftarkan

Gambar 4. 1 Halaman Login Aplikasi SIMRS 2. Isikan data pasien dimana pasien yang dientri dengan status pasien baru dan jika pernah berkunjung maka bisa mengisi data status pasien lama

35

Gambar 4. 2 Form Pengisian Identitas Pasien 3. Jika yang mendaftar pasien lama, tinggal pilih option button sebagai pasien lama. Dan masukkan No.MR dari pasien yang bersangkutan

Gambar 4. 3 Form pencarian data pasien lama 4. Jika ingin melihat data pasien yang telah didaftarkan maka dapat kita lihat di menu list data pasien

36

Gambar 4. 4 Form monitoring List Data Pasien 5. Untuk melihat kunjungan pasien dapat dilihat pada menu list kunjungan pasien

Gambar 4. 5 Form List Kunjungan Pasien 6. Untuk melihat data laporan rekap pendaftaran pasien rawat jalan, maka kita bisa memanfaatkan laporan rekap pendaftaran pasien rawat jalan 37

Gambar 4. 6 Form Laporan Rekap Pendaftaran Pasien Rawat Jalan 2. Modul Rawat Jalan Tempat Penerimaan Pasien Rawat Jalan (TPPRJ) disebut

juga

Loket

Pendaftaran Rawat Jalan atau sebagai pintu awal pasien masuk atau kontak pertama kali pasien datang ke rumah sakit. Sifat pelayanan di TPPRJ adalah administratif (tertib, rapi, teliti dan cepat) serta rahasia (serah terima dokumen dari satu unit ke unit lain tidak boleh oleh pasien atau keluarga tetapi oleh petugas).

Dalam hal pelayanan dokumen rekam medis, TPPRJ merupakan tempat penyediaan dokumen baru sehingga pemberian Nomor Rekam Medis (Nomor RM) bagi kunjungan pertama dan pencarian Nomor RM lama pasien kunjungan ulang.

Aplikasi rawat jalan ini memiliki 2 fungsi, pertama untuk mengetahui apakah pasien sudah pernah berobat apa belum pada rumah sakit dan untuk memproses pasien ke pada tahapan selanjutnya. Berikut Tahapannya

38

1) Dalam mencari pasien petugas dapat memilih kunci pencarian pasien yaitu, nama pasien, No Rm atau berdasarkan kriteria lain.

1

Gambar 4. 7 Menu Pencarian Pasien dengan kriteria nama 2) Setelah menentukan Kunci pencarian maka petugas menuju ke tempat pengisian kunci pencarian dan ketikan yang menjadi kunci pencarian. Pada kasus ini dimisalkan pencarian menggunakan tanggal pemeriksaan. 2

Gambar 4. 8 Menu Pencarian Pasien dengan kriteria tanggal 3) Proses pada tahapan selanjutnya, dapat digunakan tombol proses pada menu daftar pasien rawat jalan

3

Gambar 4. 9 Monitoring daftar Pasien rawat Jalan 39

4) Untuk memproses pada tahapan selanjutnya, isikan data rekam medik. Pada tab pasien masuk/keluar, diagnose dan terapi, anamnesa dengan pola dll berdasarkan kebutuhan. Untuk status pasien keluar masuk bisa dirujuk ke rawat inap, pulang, meninggal, rujuk ke poly lain dll sesuai setting master status pada sistem.

Gambar 4. 10 Form Status Pasien Selanjutnya dari Rawat Jalan 3. Modul Admission

Gambar 4. 11 Modul Admission Monitoring Pasien Rawat Inap Modul ini digunakan untuk memproses data pasien yang dinyatakan harus dirawat inap di rumah sakit. Kegiatannya meliputi pemilihan kamar,

40

pengisian dokter penanggungjawab dan perawat penanggung jawab pasien. Data ini lah yang akan diisi oleh petugas. Dalam modul admission ini terdapat menu lain yaitu : 1. List pasien rawat inap 2. List pasien rawat jalan 3. Data kamar 4. Pembuatan Laporan sensus dan register rawat inap 5. List Billing rawat inap 6. Setting Dokter Jaga

4. Rawat Inap Instalasi Rawat Inap atau sering disebut bangsal perawatan atau ruang perawatan merupakan salah satu fasilitas yang terdapat di Rumah Sakit. Karena sifat perawatan yang lebih dari satu hari, maka Instalasi Rawat Inap merupakan tempat yang paling banyak menghasilkan informasi terutama informasi dari kegiatan pelayanan pasien bangsal rawat inap.

Kegiatan yang dilakukan meliputi pendaftaran pasien rawat inap, pelayanan tindakan, pelayanan mutasi ruang dan pelayanan pasien keluar. Untuk menghasilkan informasi ruangan kosong, informasi pasien rawat inap, informasi jumlah pasien masuk dan keluar, informasi kematian dan informasi BOR/AVLOS/BTO/TOI Modul aplikasi ini terdisi dari : a.

List Pasien Rawat Inap

b.

List Permintaan makan pasien

c.

Data Kamar

d.

Pencarian pasien

e.

Laporan (Laporan harian, laporan harian pasien keluar, sensus harian, buku register)

41

Gambar 4. 12 Menu Tampilan Aplikasi Kunjungan Pasien Rawat Inap

Gambar 4. 13 Menu Proses Pencatatan Pasien Rawat Inap untuk Perjalanan Penyakit

42

Gambar 4. 14 Menu Proses Pencatatan Pasien Rawat Inap untuk Resume Medis

Gambar 4. 15 Menu Proses Pencatatan Pasien Rawat Inap untuk Resume Pulang

43

Gambar 4. 16 Menu untuk Informasi data kamar

Gambar 4. 17 Sensus Harian Pasien Rawat Inap

44

5. Laboratorium Aplikasi ini digunakan untuk mencatat hasil pemeriksaan pasien yang menggunakan fasilitas laboratorium. Tampilan dari aplikasi SIMRS GOS sebagai berikut :

Gambar 4. 18 Modul Laboratorium Informasi terkait pemeriksaan pasien dengan fasilitas laboratorium bisa dientry dengan menu tersebut

45

Gambar 4. 19 Tambah Pemeriksaan Pada Modul Laboratorium

Hasil Pemeriksaannya dapat dilihat sebagai berikut contohnya :

Gambar 4. 20 Hasil Pemeriksaan Pasien di Modul Laboratorium

46

6. Modul Apotik SIM Apotek merupakan sistem informasi pencatatan obat di Apotek. Dengan menggunakan SIM Apotek alur obat mulai dari pengeluaran resep, pelayanan obat racikan dan pelayanan obat non racikan terekam yang terekam dalam database. SIM Apotek sangat tepat diaplikasikan di Rumah Sakit, Klinik Kesehatan, Puskesmas dan Toko Obat (Apotek). Fasilitas yang disedikan di modul Apotek ini diantaranya: •

List obat pasien rawat jalan

Gambar 4. 21 Modul Apotek Untuk List Obat Pasien Rawat Jalan •

List obat pasien rawat inap

Gambar 4. 22 Modul Apotek Untuk List Obat Pasien Rawat Inap

47

•

Laporan pengeluaran obat rawat jalan, pengeluaran obat rawat inap, rekap resep

Gambar 4. 23 Rekapitulasi Resep Bulan

Gambar 4. 24 Laporan Pemantauan Penulisan Resep Obat Generik Rawat Jalan

48

Pengeluaran Resep •

Pelayanan Obat Racikan

Gambar 4. 25 Tampilan Form Obat Racikan •

Pelayanan Obat Non Racikan

Gambar 4. 26 Tampilan Form Obat Non Racikan 49

7. Modul Billing System Beberapa macam Billing sistem RS meliputi : a. Manual / Stand Alone Bill System, yaitu billing system yang tidak terintegrasi dengan sistem-sistem lainnya (aplikasi-aplikasi lain). Pada Billing System jenis ini semua tindakan di poliklinik dan penunjang dicatat secara manual, lalu diinputkan ke aplikasi oleh petugas billing, lalu tagihan / invoice bisa dicetak. b. Semi Integrated Bill System, yaitu billing system yang terintegrasi dengan sistem lainnya tetapi cuman sebagian, misal Pendaftaran –> Billing, atau Pendaftaran – > Penunjang –> Billing, dll. c. Fully Integrated Bill System, yaitu billing system yang terintegrasi dengan seluruh sistem rumah sakit (khususnya yang berkaitan dengan masalah keuangan). Pada billing system jenis ini semua proses yang menghasilkan charging (berbiaya ) akan langsung tercatat di sistem, sehingga ketika pasien akan pulang, petugas billing tidak terlalu sibuk mengentry tindakan-tindakan / item-item yang di charge ke pasien dan dengan demikian waktu tunggu pasien akan semakin sebentar dan pelayanan bisa lebih memuaskan. Semua proses mulai dari pendaftaran, tindakan di poliklinik, penunjan, farmasi, dll akan langsung tercatat, bahkan back office (finance & akunting) akan memperoleh laporan dan data yang bisa dengan mudah dan cepat tersaji

50

a. Tampilan awal modul pembayaran

Gambar 4. 27 Tampilan Awal Modul Pembayaran b. Menu-menu yang ada pada modul pembayaran yaitu : 1. Bill (Tagihan) rawat jalan 2. Bill (Tagihan) rawat inap 3. Gizi rawat jalan 4. Laporan rawat jalan dan rawat inap

51

Gambar 4. 28 Modul Pembayaran

Gambar 4. 29 Menu Tagihan Rawat Jalan

52

Gambar 4. 30 Menu Cara Pembayaran Tagihan Farmasi Rawat Jalan

Gambar 4. 31 Form Tampilan Tagihan Rawat Inap

53

Gambar 4. 32 Form Tampilan Report Tagihan Rawat Inap

Gambar 4. 33 Form Menu Gizi Rawat Jalan

54

8. Modul Eksekutif Modul eksekutif, digunakan untuk pihak manajemen terutama pimpinan rumah sakit untuk melakukan berbagai monitoring. Diantaranya monitoring berbagai kegiatan yang dilakukan oleh berbagai unit : a. Rawat Jalan, IGD b. Rawat Inap c. Laboratorium d. Radiologi e. Kamar Operasi f.

Gizi

g. Apotek h. Total Semua Pendapatan

Gambar 4. 34 Modul Eksekutif Untuk Pimpinan Rumah Sakit

Dalam modul ini, pihak pimpinan dapat melihat juga pendapatan yang diterima oleh unit masing-masing yang ada di rumah sakit

55

E. LATIHAN DAN ASSESMEN MANDIRI 1.

Jelaskan proses pendaftaran pasien di aplikasi SIMRS baik secara data administratif dan data klinis

2.

Jelaskan proses pengolahan data pada pasien rawat jalan dan rawat inap di aplikasi SIMRS secara data administratif dan data klinis

F. PENUTUP Mengelola data dan informasi kesehatan meliputi : 1. Merancang dan penerapan keamanan data kesehatan. 2. Menyusun pelaporan pelayanan dan program kesehatan.

Untuk mencapai kompetensi tersebut maka pokok bahasan pada modul ini adalah sebagai berikut : 1. Cakupan pelayanan Kesehatan Tingkat Lanjut (RL) 2. Pemanfaatan SIMRS.

56

BAB V MEMANFAATKAN DATA DAN INFORMASI UNTUK MENUNJANG PELAYANAN KESEHATAN

A. PENDAHULUAN Dalam modul ini pembimbingan dilakukan dengan berbasis kompetensi dengan model learner centre. Dalam hal ini pembimbing lapangan berperan sebagai fasilitator yang bertugas untuk mengarahkan, membimbing dan memastikan: 1. Tercapainya capaian pembelajaran kompetensi mengelola medis yang bermutu sesuai alur sistem

untuk

pelayanan

memastikan

rekam

rekam medis

tersedia saat diperlukan untuk pelayanan pasien secara manual, hybrid dan elektronik

di RS.

2. Mahasiswa mampu merancang standar data kesehatan. 3. Mahasiswa mampu mampu mengelola data dan informasi kesehatan. 4. Mahasiswa mampu mampu memanfaatkan data dan informasi untuk menunjang pelayanan kesehatan. 5. Mahasiswa mampu mampu menggunakan sistem informasi kesehatan dalam pengelolaan data kesehatan. Memanfaatkan data dan informasi untuk menunjang pelayanan kesehatan meliputi: 1. Menggunakan statistik untuk perencanaan pelayanan dan program kesehatan. 2. Menggunakan statistik untuk pemantauan indikator mutu, efisiensi, dan produktivitas pelayanan dan program kesehatan. 3. Menggunakan statistik sebagai informasi untuk pengambilan keputusan manajemen pelayanan dan program kesehatan. Untuk mencapai kompetensi tersebut maka pokok bahasan pada modul ini adalah Kinerja fasilitas pelayanan Kesehatan meliputi : 1. Pemanfaatan tempat tidur (BOR, BTO, ALOS, TOI), 2. Grafik Barber Johson, 57

3. Kinerja pelayanan kesehatan (GDR, NDR, MMR, IMR, FDR, CFR).

B. PEMANFAATAN INDIKATOR PELAYANAN KESEHATAN Terdapat banyak sekali indikator yang dipakai untuk menilai suatu rumah sakit, yang paling sering dipergunakan diantaranya adalah : 1. Menurut Departeen Keseahatan Republik Indonesia (Depkes RI) : a. Bed Occupancy Rate (BOR) BOR Yaitu prosentase pemakaian tempat tidur pada satu satuan waktu tertentu. Indikator ini memberikan gambaran tinggi rendahnya tingkat pemanfaatan dari tempat tidur rumah sakit. b. Average Length of Stay (ALOS) ALOS yaitu rata-rata lama rawatan seorang pasien. Indikator ini disamping memberikan gambaran tingkat efisiensi juga dapat memberikan gambaran mutu pelayanan, apabila diterapkan pada diagnosis tertentu yang dijadikan tracer (yang perlu pengamatan lebih lanjut). c. Bed Turn Over (BTO) BTO yaitu frekuensi pemakaian tempat tidur, berapa kali dalam satu satuan waktu tertentu (biasanya 1 tahun) tempat tidur rumah sakit dipakai. Indikator ini memberikan gambaran tingkat efisiensi dari pada pemakaian tempat tidur. d. Turn Over Interval (TOI) TOI yaitu rata-rata hari, tempat tidur tidak ditempati dari saat terisi ke saat terisi berikutnya. Indikator ini juga memberikan gambaran tingkat efisiensi dari pada penggunaan tempat tidur. 2. Rumus Indikator Rumah Sakit menurut Depkes RI a.. Bed Occupancy Rate (BOR) Jumlah hari perawatan rumah sakit RUMUS :

_________________________________________________

Jmlh TT x jml hari dalam satu satuan waktu 58

x 100 %

Nilai parameter dari BOR ini idealnya antara 60-85%. b. Average Length of Stay (ALOS) Jumlah lama dirawat pasien keluar __________________________________________________

RUMUS :

Jumlah pasien keluar (hidup + mati) Secara umum ALOS yang ideal antara 6 - 9 hari. c. Bed Turn Over (BTO) Jumlah pasien keluar (hidup + mati) RUMUS

:

_________________________________________________

Jumlah tempat tidur Idealnya selama satu tahun, 1 tempat tidur rata-rata dipakai 40-50 kali. d. Turn Over Interval (TOI) (Jumlah TT x hari) - hari perawatan rumah sakit RUMUS

:

____________________________________________________________

Jumlah pasien keluar (hidup + mati) Idealnya tempat tidur kosong hanya dalam waktu 1 - 3 hari. 3. Menurut Barrber Johnson : a. Pengertian grafik barber johnson Pada tahun 1973, Barry Barber, M.A., PhD., Finst P., AFIMA dan David Johnson, M.Sc berusaha merumuskan dan memadukan empat parameter untuk memantau dan menilai tingkat efisiensi penggunaan TT untuk bangsal perawatan pasien. Keempat parameter yang dipadukan tersebut yaitu BOR, ALOS, TOI dan BTO. Perpaduan keempat parameter tersebut lalu diwujudkan dalam bentuk grafik yang akhirnya dikenal sebagai grafik Barber-Johnson (B). b. Manfaat grafik Barber Johnson Grafik Barber Johnson bisa dimanfaatkan untuk : 1) Membandingkan tingkat efisiensi penggunaan TT dari suatu unit (RS atau bangsal) dari waktu ke waktu dalam periode tertentu, misalnya tingkat efisiensi penggunaan TT bangsal Mawar RS XYZ dari tribulan IV selama tahun 2008. 2) Memonitor perkembangan pencapaian target efisiensi penggunaan TT yang telah ditentukan dalam suatu periode tertentu. 3) Membandingkan tingkat efisiensi penggunaan TT antar unit (misalnya antar bangsal di suatu RS) dalam periode tertentu memantau dampak dari suatu penerapan kebijakan terhadap efisiensi penggunaan TT. 59

4) Mengecek kebenaran laporan hasil perhitungan empat parameter efiisiensi penggunaan TT (BOR, ALOS, TOI, dan BTO). Jika keempat garis bantunya berpotongan di satu titik berarti laporan hasil perhitungan tersebut benar. c. Makna Grafik Barber Johnson 1) Semakin dekat titik/garis percentage bed occupancy dengan sumbu Y, maka percentage bed occupancy semakin tinggi. 2) Semakin dekat garis throughput dengan perpotongan sumbu X dan Y, maka menunjukkan bahwa discharges dan deaths per available bed (throughput/ BTO) semakin tinggi jumlahnya. 3) Jika rata-rata turn over interval tetap, tetapi length of stay berkurang, maka percentage bed occupancy-nya akan menurun (Benjamin dan Perkins, 1961). 4) Apabila turn over interval tinggi, kemungkinan disebabkan karena organisasi yang kurang baik, kurangnya permintaan (demand) akan tempat tidur atau kebutuhan tempat tidur darurat (the level and pattern of emergency bed requirements). Turn over interval yang tinggi dapat diturunkan dengan mengadakan perbaikan organisasi, tanpa mempengaruhi length of stay. 5) Bertambahnya length of stay disebabkan karena kelambanan administrasi (administrative delays) di rumah sakit, kurang baiknya perencanaan dalam memberikan pelayanan kepada pasien (patient scheduling) atau kebijaksanaan di bidang medis (medical policy). 6) Daerah efisien adalah daerah yang dibatasi oleh nilai : 7) Turn Over Interval antara 1 s/d 3 hari 8) Percentage Bed Occupancy minimal 75% d. Indikator yang digunakan untuk membuat Grafik Barber Johnson Pembuatan grafik Barber Johnson yaitu menggunakan data pada sensus harian rawat inap. Pada sensus harian rawat inap selain dihitung jumlah pasien yang masih ada dihitung juga jumlah pasien yang masuk dan keluar pada hari yang sama dengan hari pelaksanaan sensus. Sensus umumnya dilaksanakan sekitar tengah malam (menjelang jam 24.00). sebenarnya sensus boleh dilaksanakan jam berapapun asalkan jam sensus yang dipilih tersebut harus tetap konsisten/tetap dan seragam pada semua unit pelaksanaan sensus. Kebiasaan penetapan jam pelaksanaan sensus harian menjelang tengah malam ini mempunyai beberapa keuntungan, antara lain : 1) Suasana umumnya lebih tenang, tidak banyak pengunjung/keluarga pasien dan petugas lainnya. 2) Suasana umumnya lebih nyaman, tidak panas seperti pada siang hari. 3. Suasana umumnya lebih santai, tidak sedang sibuk seperti pada jam kerja. 4) Sensus akan lebih identik dengan periode waktu 24 jam dalam pengertian hari, tidak memenggal hari. Dalam sensus harian rawat inap, yang dilaporkan bukan hanya pasien yang masih dirawat namun meliputi : 1) Jumlah pasien awal di unit tersebut pada periode sensus. 60

2) Jumlah pasien baru yang masuk. 3) Jumlah pasien transfer (jumlah pasien yang pindah dari unit/bangsal lain ke bangsal tersebut dan jumlah pasien yang dipindahkan dari bangsal tersebut ke bangsal lain). 4) Jumlah pasien yang keluar/pulang dari bangsal tersebut (hidup ataupun mati). 5) Jumlah pasien yang masuk dan keluar pada hari yang sama dengan hari pelaksanaan sensus di bangsal tersebut. 6) Jumlah akhir/sisa pasien yang masih dirawat di unit tersebut. 7) Bayi baru lahir dihitung tersendiri/ terpisah dalam laporan perinatologi. Dari sensus harian rawat inap kita dapat menghitung angka BOR, LOS, TOI dan BTO yang akan digunakan dalam Grafik Barber Johnson dengan perincian sebagai berikut: 1) BOR (Bed Occupancy Rate) BOR merupakan angka yang menunjukan prosentase penggunaan TT unit rawat inap. Dalam perhitungan BOR, umumnya hal-hal yang berkaitan dengan bayi baru lahir (perinatologi) akan dicatat. Dihitung dan dilaporkan secara terpisah jadi, jumlah T tidak termasuk TT bayi baru lahir (bassinet) dan jumlah HP juga tidak termasuk HP bayi baru lahir. BOR dihitung dengan cara membandingkan jumlah TT yang terpakai (O) dari jumlah TT yang tersedia (A). Perbandingan ini ditunjukan dalam bentuk prosentase. Dalam menghitung BOR tentunya diperlukan menghitung HP ( Hari Perawatan) yaitu jumlah hari perawatan dari setiap hari dalam periode tertentu. Angka ini bisa didapatkan dari formulir sensus dengan cara menyelisihkan antara tanggal keluar dengan tanggal masuk lalu dijumlah dalam satu periode. Rerata jumlah TT terpakai dalam suatu periode (O) sama dengan jumlah HP dalam periode tersebut dibagi dengan jumlah hari dalam periode yang bersangkutan (t), atau : jumlah HP = O/t Jadi rumus untuk menghitung BOR yaitu : BOR = O/A x 100 % Cara menghitung BOR kelompok bayi baru lahir (perinatologi) pada prinsipnya sama dengan rumus di atas, hanya saja yang digunakan adalah angka perinatologi. Jadi jumlah TT yang tersedia adalah jumlah TT perinatologi (bassinet) dan jumlah HP adalah HP dari kelompok perinatologi. Nilai BOR ideal secara statistik semakin tinggi nilai BOR berarti semakin tinggi pula penggunaan TT yang ada untuk perawatan pasien. Namun perlu diperhatikan pula bahwa semakin banyak pasien yang dilayani berarti semakin sibuk dan semakin berat pula beban kerja petugas kesehatan di unit tersebut. Akibatnya, pasien bisa kurang perhatian yang dibutuhkan dan kemungkinan infeksi nosokomial juga meningkat. Pada akhrnya BOR yang terlalu tinggi ini justru bisa menurunkan kualitas kerja tim medis dan menurunkan kepuasan serta keselamatan pasien. Dan semakin rendah nilai

61

BOR maka dengan kata lain jumlah pasien yang dirawat hanya sedikit dan menimbulkan kesulitan ekonomi bagi pihak rumah sakit. Dengan memperhatkan hal-hal diatas maka perlu adanya suatu nilai ideal yang menyeimbangkan kualitas medis, kepuasan pasien, keselamatan pasien dan aspek pendapatan ekonomi bagi pihak rumah sakit. Nilai ideal BOR yang disarankan adalah 75 % – 85 %. 2) AVLOS (Average Length Of Stay) Yaitu rata-rata jumlah hari pasien rawat inap yang tinggal di ru—mah sakit, tidak termasuk bayi baru lahir. Standar efisiensi LOS yaitu 3-12 hari dan LOS dianjurkan serendah mungkin tanpa mempengaruhi kualitas pelayanan perawatan. Jumlah pasien keluar (hidup dan mati) disimbolkan dengan D. LOS = (O x t) / D Dari aspek medis, semakin panjang LOS maka menunjukkan kinerja kualitas medis yang kurang baik karena pasien harus dirawat lebih lama(lama sembuhnya). Dari aspek ekonomis, semakin panjang LOS berarti semakin tinggi biaya yang nantinya harus dibayar oleh pasien jadi diperlukan keseimbangan antara sudut pandang medis dan ekonomi untuk menentukan LOS yang ideal. Nilai LOS yang disarankan yaitu antara 3-12 hari. 3) TOI ( Turn Over Interval) Digunakan untuk menentukan lamanya rata-rata tempat tidur kosong antara pasien keluar atau mati dengan pasien masuk. TOI = ( A-O) x t / D Semakin besar angka TOI, berarti semakin lama saat kosongnya TT. Hal ini berarti TT tidak produktif. Kondisi ini tidak menguntungkan dari segi ekonomi rumah sakit. Dan semakin kecil angka TOI berati semakin singkat saat TT menunggu pasien berikutnya. Hal ini berarti TT sangat produktif, apalagi jika TOI = 0 berarti TT tidak sempat kosong satu hari pun ini menguntungkan dari segi ekonomi. Tapi sangat merugikan bagi pasien karena TT tidak sempat disiapkan secara baik. Akibatnya kejadian nosokomial mungkin bisa meningkat. Nilai TOI yang ideal disarankan yaitu antara 1-3 hari. 4) BTO ( Bed Turn Over) Adalah beberapa kali satu tempat tidur dipakai oleh pasien dalam periode tertentu. Standar efisiensi BTO adalah 30 kali satu tahun. BTO =D/A Semakin tinggi BTO maka TT tersebut semakin sering digunakan bergantian. Kondisi ini mudah menimbulkan ketidakpuasan pasien, bisa menurunkan kinerja kualitas medis, bisa meningkatkan kejadian nosokomial karena tempat tidur tidak sempat dibersihkan atau disterilkan. Nilai BTO yang ideal disarankan yaitu 30 pasien pertahun. Hal ini sejalan dengan nilai ideal LOS yang disarankan yaitu 3-12 hari.

62

4. Perbandingan Indikator efisiensi tempat tidur menurut Depkes dan Barber Johnson Tabel 5. 1 Perbandingan Indikator efisiensi tempat tidur menurut Depkes dan Barber Johnson No.

Indikator

Depkes

Barber Johnson

1.

BOR

60-85%

75-85%

2.

ALOS

6-9 hari

3-12 hari

3.

TOI

1-3 hari

1-3 hari

4.

BTO

40-50 kali

>30 kali

Tabel 5. 2 Data Indikator Triwulan I-IV 2019 Rumah Sakit Sehat Surabaya Triwulan IIV 20019

I

Jumlah hari 90

II

91

610

313

7239

7,67

3,73 51,31% 11,87

III

92

610

312

7427

7,56

3,69 51,15% 12,18

IV

92

610

331

6278

8,94

4,09 54,26% 10,29

Triwulan

Jml.TT Jml.TT tersedia terpakai 610 296

63

Jml.Pasien LOS pulang 7178 7,65

TOI

BOR

BTO

3,94 48,52% 11,77

90 80

70

3

50

6

15

Gambar 5. 1

C.

10

Pemanfaatan Grafik BARBER-JOHNSON Rumah Sakit Sehat Surabaya Triwulan I-IV 20019

KINERJA PELAYANAN KESEHATAN (GDR, NDR, MMR, IMR, FDR, CFR)

1. Angka kematian di rumah sakit Hitungan rata-rata untuk kematian didasari pada jumlah pasien yang keluar, hidup atau meninggal, yang merupakan akhir dari periode perawatan. Angka kematian dibedakan kematian secara keseluruhan atau Gross Death Rate. 64

Kematian yang telah disesuaikan dengan lebih dari 48 jam perawatan disebut sebagai Net Death Rate. Kematian bayi baru lahir atau yang disebut dengan Newborn Death Rate, kematian bayi lahir mati atau Fetal Death Rat. Kematian atas ibu melahirkan atau kematiannya yang berhubungan dengan melahirkan atau selama masa kehamilan, disebut Maternal Death Rate.

a. Angka Kematian Secara Keseluruhan (Gross Death Rate) Gross Death Rate Dasar perhitungan dari kematian kasar rumah sakit merupakan gambaran mutu pelayanan di rumah sakit. Perhitungannya didapati dengan cara:  pasien meninggal Gross (bayi baru lahir) satu periode tertentu Death =  pasien keluar (dewasa+anak, x 100 Rate bayi baru lahir meninggal) waktu yang sama ontoh: b. Angka Kematian di atas 48 jam (Net Death Rate) Net Death Rate adalah rata-rata kematian yang telah disesuaikan dengan menghitung kematian yang hanya di atas 48 jam (dihitung apakah dewasa+anak-anak+bayi baru lahir). Alasan mengapa kematian dibawah 48 jam tidak masuk pada perhitungan Net Death Rate, karena waktu tersebut tidak cukup untuk mengukur pelayanan dari Rumah Sakit, walaupun dengan semakin canggih peralatan, kematian dibawah 48 jam dapat ditekan. Karenanya ada beberapa pendapat mengatakan kematian dibawah 48 jam tidak terlalu berarti sebagai indikator dari angka kematian rumah sakit. Angka kematian > 48 jam setelah dirawat inap untuk tiap-tiap 1000 penderita keluar. Indikator ini dapat memberikan gambaran mutu pelayanan di rumah sakit Perhitungannya adalah:  kematian pasien rawat inap termasuk Net bayi baru lahir > 48 jam satu periode waktu tertentu Death = x 100  pasien yang keluar (dewasa+anak, bayi Rate baru lahir yang mati) pada waktu yang sama c. Newborn Death Rate Merupakan kematian yang dihitung terpisah. Bayi baru lahir termasuk bayi yang lahir hidup kemudian meninggal. Kematian bayi baru lahir ini adalah jumlah bayi baru lahir yang mati dibagi dengan jumlah bayi yang keluar (mati dan hidup) pada periode yang sama. Pada Newborn Death Rate bayi harus bayi lahir hidup. Keadaan di mana bayi lahir meninggal atau stillborn, maka bayi ini tidak masuk dalam perhitungan Gross Death Rate, Net Death Rate atau Newborn Death Rate. Keadaan dimana bayi lahir mati, dimasukan kedalam Fetal Death Rate. Kelahiran mati dapat disebabkan gagal bernafas, gangguan jantung, terlilit tali pusar atau otot yang lemah. Fetal Death mempunyai beberapa kategori didasari pada lama kehamilan dan berat, seperti:

65

1) Early fetal death: Kematian karena kurang dari 20 minggu kehamilan atau berat yang kurang dari 500 gram 2) Intermediate fetal death: kematian karena minimal 20 – 28 minggu kehamilan atau berat diantara 501 – 1000 gram 3) Late fetal death: kematian lebih dari 28 minggu atau berat lebih dari 1000 gram d. Maternal Death Rate Dapat diklasifikasi langsung dan tidak langsung. Untuk yang langsung merupakan kematian karena proses melahirkan dan terjadi komplikasi. Pada penyebab kematian langsung masuk dalam perhitungan Maternal death rate. Untuk penyebab tidak langsung dapat karena menderita penyakit yang berkembang selama kehamilan tersebut, efek psikologis dari kehamilan yang dapat bertanggung jawab terhadap kematian. 2. Autopsi Rate Pengujian dari bagian tubuh yang mati untuk mencari tahu sebab kematian yang terjadi. Autopsi sangat berguna dalam pendidikan medis baik untuk mahasiswa dan residen. Autopsi ada dua tipe: a. Hospital inpatient autopsy, yaitu: pengujian pada pasien yang mati ketika ada dalam perawatan rumah sakit tersebut b. Hospital autopsy, yaitu pengujian pada tubuh orang mati yang terjadi bukan sebagai pasien rumah sakit tersebut. 3. Gross Autopsy Rate (GAR) 4. Net Autopsy Rate (NAR) 5. Hospital Autopsy Rate (HOR) 6. Newborn Autopsy Rate 7. Fetal Autopsy Rate 8. Angka infeksi di rumah sakit 9. Angka infeksi nosokomial (nosocomial infection rates) Angka infeksi nosokomial adalah angka kejadian infeksi yang terjadi di rumah sakit. Disajikan dalam bentuk prosentase yang diukur dari angka kejadian infeksi di rumah sakit atau pada unit khusus. Idealnya tidak boleh terjadi infeksi di rumah sakit.

D.

LATIHAN DAN ASSESMEN

1.

Rumah sakit Jatayu, mempunyai jumlah TT yang tersedia 460 tidak termasuk TT bayi. Total hari perawatan pada bulan Januari 2018 adalah 10.240 dan pasien keluar hidup dan mati 1.931 orang. Berapa persentase pemakaian tempat tidur pada bulan Januari 2018?

2.

Sebuah RS Kurnia Husada tahun 2019 mengalami penambahan jumlah TT tersedia dari 40 menjadi 50 pada tanggal 25 Juni 2019. Total Hari Perawatan selama bulan Juni 2019 sebanyak 1.035. Hitunglah BOR pada bulan Juni 2019 ? 66

3.

Data Rumah Sakit Mulia Permana pada semester 1 tahun 2019 mempunyai tempat tidur sebanyak 462 Hari perawatan 30017, jumlah pasien keluar hidup dan mati sebanyak 3611 dengan lama dirawat 25857 , Pasien meninggal keseluruhan 562, Pasien Mati < 48 Jam, Pasien Mati > 48 Jam Hitung BOR, ALOS, TOI , BTO, GDR dan NDR ?

4.

Data Rumah Sakit Adi permana tahun 2019 mempunyai tempat tidur sebanyak 462Hari perawatan 114968, jumlah pasien keluar hidup dan mati sebanyak 14156 dengan lama dirawat 97812, Hitung BOR, ALOS, TOI dan BTO ?

5.

Data RS ADI PERSADA Tahun 2016 - 2019 N O

DATA RS

2016

2017

2018

2019

1

Hari Perawatan

356471

364622

380271

408313

2

Lama Dirawat

364365

361310

379590

395880

3

Pasien Keluar Hidup + Mati

43222

44035

45592

51115

4

Jumlah Tempat Tidur

1285

1301

1328

1519

5

Jumlah Periode

365

365

365

365

I.

Hitung BOR, TOI, ALOS dan BTO Tahun 2016, Tahun 2017, Tahun 2018 dan Tahun 2019 ? Gambar Grafik Barber Johnson dan berilah Kesimpulan dari hasil soal 1 ?

II. E.

PENUTUP

Untuk mencapai kompetensi pemanfaatan data dan informasi penunjang pelayanan kesehatan tersebut maka pokok bahasan pada modul ini adalah Kinerja fasilitas pelayanan Kesehatan meliputi : 1. Pemanfaatan tempat tidur (BOR, BTO, ALOS, TOI), 2. Grafik Barber Johson, 3. Kinerja pelayanan kesehatan (GDR, NDR, MMR, IMR, FDR, CFR).

67

BAB VI MENGGUNAKAN SISTEM INFORMASI KESEHATAN DALAM PENGELOLAAN DATA KESEHATAN

A.

PENDAHULUAN Dalam modul ini pembimbingan dilakukan dengan berbasis kompetensi dengan model learner centre. Dalam hal ini pembimbing lapangan berperan sebagai fasilitator yang bertugas untuk mengarahkan, membimbing dan memastikan: 1. Tercapainya capaian pembelajaran kompetensi mengelola medis yang bermutu sesuai alur sistem

untuk

pelayanan

memastikan

rekam

rekam

medis

tersedia saat diperlukan untuk pelayanan pasien secara manual, hybrid dan elektronik

di RS.

2. Mahasiswa mampu merancang standar data kesehatan. 3. Mahasiswa mampu mampu mengelola data dan informasi kesehatan. 4. Mahasiswa mampu mampu memanfaatkan data dan informasi untuk menunjang pelayanan kesehatan. 5. Mahasiswa mampu mampu menggunakan sistem informasi kesehatan dalam pengelolaan data kesehatan. Menggunakan sistem informasi kesehatan dalam pengelolaan data kesehatan meliputi : 1. Memanfaatkan sistem dan aplikasi pengolahan data. 2. Memanfaatkan sistem informasi kesehatan. 3. Memanfaatkan sistem informasi rumah sakit. 4. Memahami perancangan sistem informasi. Untuk mencapai kompetensi tersebut maka pokok bahasan pada modul ini adalah Manajemen sistem informasi meliputi : 1. Perancangan sistem informasi : a. Basis data, b. Pemrograman web, 68

c. Algoritma dan pemrograman, 2. Pengembangan sistem informasi : a. Analisa sistem, b. Perancangan sistem, c. Pengelolaan sistem informasi, d. Monitoring dan evaluasi sistem informasi. Menggunakan sistem informasi kesehatan dalam pengelolaan data kesehatan 1. Memanfaatkan sistem dan aplikasi pengolahan data. 2. Memanfaatkan sistem informasi kesehatan. 3. Memanfaatkan sistem informasi rumah sakit. 4. Memahami perancangan sistem informasi.

B.

MEMANFAATKAN SISTEM DAN APLIKASI PENGOLAHAN DATA. 1. Pemanfaatan Sistem Pendekatan sistem merupakan serangkaian langkah-langkah pemecahan masalah yang memastikan bahwa masalah dipahami, solusi alternative dipertimbangkan dan solusi yang dipilih bekerja. Kebanyakan pengguna sistem informasi manajemen berbasis komputer dalam pengolahan data kesehatan seperti terlihat pada tabel dibawah ini :

Tabel 6. 1

Pengguna SIM berbasis Computer

PEMAKAI Petugas Administrasi

PENGGUNA Mengerjakan transaksi, mengolah data dan menjawab pertanyaan Mendapatkan data operasi. Membantu perencanaan, penjadualan, mengetahui situasi yang tak terkendali, dan mengambil keputusan Informasi untuk analisis. Membantu dalam analisis, perencanaan dan pelaporan

Manajer Tingkat Bawah

Staf Ahli

69

PEMAKAI Manajemen

PENGGUNA Laporan Tetap Permintaan informasi khusus Analisis Khusus Laporan Khusus Membantu dalam mengenali personal dan peluang Membantu dalam analisis pengambilan keputusan

2. Aplikasi Pengolah Data Banyak sekali aplikasi pengolah data, tetapi yang paling popular adalah excel. Perangkat aplikasi pengolah data adalah program yang difungsikan untuk mengolah data berupa angka. Kemampuan aplikasi ini, antara lain: pembuatan tabel data, pengolahan data dengan melibatkan penggunaan rumus, grafik, database, dan Iain-Iain. Dalam hal ini, angka yang sering muncul di bidang bisnis, ilmiah, perencanaan, pembuatan statistik, pembuatan lembar kerja, pengelolaan angka untuk perhitungan sebuah data (basis data) dan grafik. Dalam Microsoft Excel terdapat beberapa bagian atau komponen diantaranya yaitu 1. Row Heading, penunjuk lokasi baris dalam sebuah lembar kerja (worksheet) Excel 2. Column Heading, penunjuk lokasi kolom dalam sebuah lembar kerja Excel 3. Cel Pointer, penunjuk sel yang aktif 4. Formula Bar, Tempat di mana rumus diketikkan untuk digunakan dalam sebuah lembar kerja Excel

70

Gambar 6. 1 Aplikasi Pengolah Data C.

MEMANFAATKAN SISTEM INFORMASI KESEHATAN 1. Definisi : a. Sistem Informasi Kesehatan adalah SIK adalah seperangkat tatanan yang meliputi data, informasi, indikator, prosedur, perangkat, teknologi, dan sumber daya manusia yang saling berkaitan dan dikelola secara terpadu untuk mengarahkan tindakan atau keputusan yang berguna dalam mendukung pembangunan kesehatan.[1] b. Batasan Sistem Informasi Kesehatan Beberapa batasan sistem informasi Kesehatan [2]:

c. “Sistem informasi kesehatan adalah mekanisme pengumpulan, pengolahan, analisis dan pengiriman informasi yang dibutuhkan untuk mengorganisasikan dan mengoperasikan pelayanan kesehatan dan juga untuk penelitian dan pelatihan”. d. “Sistem informasi kesehatan adalah sejumlah komponen dan prosedur yang terorganisir dengan tujuan untuk menghasilkan informasi untuk meningkatkan keputusan manajemen pelayanan kesehatan pada setiap tingkat sistem kesehatan.” 2. Komponen Sistem Informasi Kesehatan Seperti sistem lainnya, sistem informasi kesehatan terdiri dari komponen yang saling berhubungan yang dapat dikelompokkan dalam dua bagian yaitu a. Proses Informasi terdiri dari 1) Pengumpulan Data 71

2) Pengiriman Data 3) Pengolahan Data 4) Analisis Data 5) Penyajian Informasi b. Manjemen Sistem Informasi 1) Sumber daya sistem informasi kesehatan meliputi orang-orang (perencana, manajer, ahli statistik, ahli epidemiologi, pengumpul data), perangkat keras, (register, telepon, komputer), perangkat lunak (kertas karbon, format laporan, program pengolah data) dan sumber dana. 2) Aturan-aturan organisasi, misalnya penggunaan standar diagnosa dan penanganan, uraian tugas petugas, prosedur manajemen distribusi, prosedur pemeliharaan komputer yang memungkinkan efisiensi penggunaan sumber daya sistem informasi kesehatan. D.

MEMANFAATKAN SISTEM INFORMASI RUMAH SAKIT. Pemanfaatan Sistem informasi rumah sakit dapat menggunakan aplikasi SIMRS GOS (Sistem informasi Managemen Rumah Sakit Generic Open Source) dari kemenkes RI (Kementrian Kesehatan Republik Indonesia). Sesuai dengan permenkes NOMOR 1171/MENKES/PER/VI/2011 tentang Sistem Informasi Rumah Sakit bahwa setiap rumah sakit wajib melaksanakan Sistem Informasi Rumah Sakit (SIRS). SIRS sebagaimana dimaksud adalah suatu proses pengumpulan, pengolahan dan penyajian data rumah sakit. SIRS merupakan aplikasi sistem pelaporan rumah sakit kepada Kementerian Kesehatan yang meliputi : 1. 2. 3. 4. 5.

data identitas rumah sakit; data ketenagaan yang bekerja di rumah sakit; data rekapitulasi kegiatan pelayanan; data kompilasi penyakit/morbiditas pasien rawat inap; dan data kompilasi penyakit/morbiditas pasien rawat jalan.

Sifat pelaporan SIRS sebagaimana dimaksud pada PERMENKES RI NOMOR 1171/MENKES/PER/VI/2011 ditetapkan oleh Direktur Jenderal Bina Upaya Kesehatan. Formulir pelaporan SIRS terdiri dari 5 (lima) Rekapitulasi Laporan (RL), diantaranya : 1. RL 1 berisikan Data Dasar Rumah Sakit yang dilaporkan setiap waktu apabila terdapat perubahan data dasar dari rumah sakit sehingga data ini dapat dikatakan data yang yang bersifat terbarukan setiap saat (updated) 2. RL 2 berisikan Data Ketenagaan yang dilaporkan periodik setiap tahun 3. RL 3 berisikan Data Kegiatan Pelayanan Rumah Sakit yang dilaporkan periodik setiap tahun 4. RL 4 berisikan Data Morbiditas/Mortalitas Pasien yang dilaporkan periodik setiap tahun 72

5. RL 5 yang merupakan Data Bulanan yang dilaporkan secara periodik setiap bulan, berisikan data kunjungan dan data 10 (sepuluh) besar penyakit Berikut penjelasannya menggunakan aplikasi SIMRS GOS kemenkes, pada masing-masing laporannya : 1. Formulir RL 1 Berisikan Data dasar rumah sakit yang dilaporkan setiap waktu. dibedakan menjadi 3 formulir yaitu a. Formulir data dasar rumah sakit ( Formulir RL 1.1) Formulir RL1.1 adalah formulir untuk data dasar rumah sakit yang dilaporkan setiap waktu apabila ada perubahan data rumah sakit. Pengisian dapat dilakukan di aplikasi RS Online. Untuk data yang tidak ada tetap diisi dengan angka 0 (nol).

Gambar 6. 2 Formulir RL 1.1 b. Formulir Indikator Pelayanan Rumah Sakit ( Formulir RL 1.2) Pada formulir RL 1.2, yang harus diisi adalah BOR, LOS, BTO, TOI, NDR, GDR dan Rata-rata kunjungan perhari selama 1 (satu) tahun serta rata-rata tiap indikator.

73

Gambar 6. 3 Formulir RL 1.2 c. Formulir Fasilitas Tempat Tidur Rawat Inap ( Formulir RL 1.3) Informasi terkait formulir jumlah tempat tidur yang tersedia pada ruang rawat inap. Yang dimaksud dengan jumlah tempat tidur adalah jumlah tempat tidur yang tersedia pada ruang rawat inap. Jumlah tempat tidur ini bukanlah kapasitas tempat tidur. Data tempat tidur diisi dengan jumlah TT keseluruhan dan di kelompokkan berdasarkan perincian tempat tidur per-kelas (VVIP, VIP, I,II,III dan Kelas Khusus) sesuai dengan jenis pelayanan.

74

Gambar 6. 4 Formulir RL 1.3 2. Formulir RL 2 Formulir RL 2 merupakan data rekapitulasi semua tenaga yang ditetapkan resmi bekerja di suatu rumah sakit (full time) berdasarkan jenis kelamin sesuai dengan keadaan, kebutuhan dan kekurangan dalam rumah sakit tersebut, dan dilaporkan satu kali dalam setahun paling lambat tanggal 15 bulan Januari tahun setelah tahun periode pelaporan.

Gambar 6. 5 Formulir RL 2

75

3. Formulir RL 3 Formulir RL3 adalah formulir yang berisikan data kegiatan pelayanan rumah sakit, yang dilaporkan satu kali dalam setahun, paling lambat tanggal 15 bulan Januari tahun setelah tahun periode pelaporan. Formulir RL 3 terdiri dari : a. RL 3.1 Rawat Inap Formulir ini menginformasikan jumlah pasien masuk, hidup, jumlah lama dirawat, rincian hari perawatan per kelas untuk masing-masing unit pelayanan

Gambar 6. 6 Formulir RL 3.1

b. RL 3.2 Rawat Darurat formulir ini berisikan total pasien rujukan dan non rujukan, tindak lanjut pelayanan dirujuk, pulang, dirawat, mati di IGD dan death of arrival

76

Gambar 6. 7 Formulir RL 3.2 c. RL 3.3 Gigi Mulut formulir ini berisikan data informasi kegiatan yang dilakukan pada kesehatan gigi dan mulut

Gambar 6. 8 Formulir RL 3.3 77

d. RL 3.4 Kebidanan formulir ini berisikan kegiatan kebidanan, asal pasien dibedakan menjadi rujukan dan non rujukan. untuk rujukan medis dan non medis

Gambar 6. 9 Formulir RL 3.4 e. RL 3.5 Perinatologi formulir ini berisikan data kelahiran bayi di rumah sakit, kematian dirumah sakit

Gambar 6. 10 Formulir RL 3.5

78

f.

RL 3.6 Pembedahan formulir yang menginformasikan kegiatan yang meliputi tindakan operasi menurut golongan operasi dan spesialisasi dimana untuk golongan operasi dibedakan menjadi 4 kategori yaitu operasi khusus, operasi besar, operasi sedang dan operasi kecil.

Gambar 6. 11 Formulir RL 3.6 g. RL 3.7 Radiologi formulir yang mencatat kegiatan radiologi dimana kegiatannya meliputi radiodiagnostik, radiotherapi, kedokteran nuklir dan imaging/ pencitraan yang dilakukan oleh rumah sakit, tidak terbatas pada kegiatan yang dilakukan pada bagian radiologi saja tapi juga termasuk kegiatan seperti tersebut diatas yang dilakukan di bagian lain dilingkungan rumah sakit yang bersangkutan.

79

Gambar 6. 12 Formulir RL 3.7 h. RL 3.8 Laboratorium Formulir yang berisikan data pemeriksaan patologi klinik yang terdiri dari pemeriksaan hematologi, kimia klinik.

Gambar 6. 13 Formulir RL 3.8

80

i.

RL 3.9 Pelayanan Rehabilitasi Medik Pelayanan rehabilitasi medik biasanya dilakukan pada rumah sakit umum, rumah sakit Orthopedi dan Prothese serta rumah sakit jiwa dan rumah sakit kusta

Gambar 6. 14 Formulir RL 3.9 j.

RL 3.10 Pelayanan Khusus Formulir ini digunakan untuk mencatat pelayanan khusus yang dilakukan oleh rumah sakit. Jika satu jenis kegiatan dilakukan dibeberapa unit/ bagian maka angka yang dilaporkan adalah penjumlahan angka-angka dari unit-unit/ bagian yang melakukan kegiatan tersebut

Gambar 6. 15 Formulir RL 3.10 81

k. RL 3.11 Kesehatan Jiwa Kegiatan yang termasuk dilaporan dalam laporan ini adalah kegiatan-kegiatan yang dilakukan di poliklinik Psikiatri rumah sakit Data yang dilaporkan adlah jumlah kunjungan dari penderita-penderita yang datang ke poliklinik psikiatri untuk berbagai jenis terapi misalnya psikotes, konsultasi, terapi medikamentosa

Gambar 6. 16 Formulir RL 3.11 l.

RL 3.12 Keluarga Berencana Kegiatan keluarga berencana terdiri dari konseling, KB Baru dengan cara masuk, KB Baru dengan kondisi, kunjungan ulang dan keluhan efek samping

82

Gambar 6. 17 Formulir RL 3.12 m. RL 3.13 Kegiatan Obat, Penulisan dan Pelayanan Resep Formulir ini digunakan untuk mencatat pengadaan obat dan penulisan serta pelayanan resep

Gambar 6. 18 Formulir RL 3.13 n. RL 3.14 Kegiatan Rujukan Formulir ini digunakan untuk mencatat kegiatan rujukan untuk pengobatan/ perawatan penderita yang akan tercermin dalam pola pengiriman penderita dari suatu unit kepada unit yang lebih mampu dan sebaliknya. Terdapat pengertian penderita rujukan dan penderita dirujuk. 83

Penderita rujukan artinya penderita yang diterima dari unit-unit yang kurang mampu untuk mendapat pelayanan yang lebih baik pada unit terebut Penderita dirujuk artinya penderita yang dikirim dari suatu unit kepada unit yang lebih mamapu untuk mendapatkan pelayanan yang lebih sempurna

Gambar 6. 19 Formulir RL 3.14 o. RL 3.15 Cara Pembayaran Formulir yang mencatat cara pembayaran pasien yang terdiri dari membayar, asuransi atau gratis

Gambar 6. 20 Formulir RL 3.15 84

4. Formulir RL 4 Formulir ini dibedakan menjadi 2 formulir yaitu a. Formulir RL 4a Penyakit rawat inap Formulir untuk data keadaan morbiditas pasien rawat inap yang merupakan formulir rekapitulasi dari jumlah pasien keluar rumah sakait (hidup dan mati) untuk periode tahunan

Gambar 6. 21 Formulir RL 4a b. Formulir RL 4b Penyakit rawat jalan Formulir standar untuk data keadaan morbiditas pasien rawat jalan yang merupakan formulir rekapitulasi dari jumlah kasus baru dan jumlah kunjungan yang terdapat pada unit rawat jalan rumah sakit untuk tahunan

85

Gambar 6. 22 Formulir RL 4b 5. Formulir RL 5 formulir ini dibedakan menjadi 5 formulir yaitu 1. RL 5.1 Pengunjung formulir ini digunakan untuk mencatat pengunjung rumah sakit. pengunjung baru dan pengunjung lama

Gambar 6. 23 Formulir RL 5.1

86

2. RL 5.2 Kunjungan Rawat Jalan formulir ini digunakan untuk mencatat kunjungan pasien rawat jalan

Gambar 6. 24 Formulir RL 5.2 3. RL 5.3 10 penyakit rawat inap formulir untuk data 10 besar penyakit rawat inap rekapitulasi dari jumlah pasien keluar rumah sakit (hidup dan mati) untuk satu tahun.

Gambar 6. 25 Formulir RL 5.3 87

4. RL 5.4 10 penyakit rawat jalan

formulir untuk data 10 besar penyakit rawat jalan rekapitulasi dari jumlah banyaknya kasus baru pada unit rawat jalan untuk satu tahun

Gambar 6. 26 Formulir RL 5.4

E. MEMAHAMI PERANCANGAN SISTEM INFORMASI Di dalam merancang sistem informasi kita mengenal konsep SDLC (System Development Life Cycle) yang memuat langkah-langkah yang semestinya oleh perancang di bidang sistem informasi seperti perancangan basis data dan pemrograman untuk menspesifikasi, mengembangkan serta memelihara sistem informasi. Kita mengenal model waterfall yang merupakan model SDCL yang paling sederhana. Terdapat banyak metode untuk mendeskripsinakn SDLC ini, pada dasarnya setiap metode menggambarkan tahap-tahap sebagai berikut [3]: 1. Identifikasi, seleksi dan perencanaan Tahap ini merupakan tahap premilinary dari pembuatan suatu software. Pada tahap ini, dikembangkan suatu rancang bangun. dari suatu software. Langkahlangkah yang dilakukan dalam tahap ini antara lain: a. Mengindentifikasi kebutuhan user. b. Menyeleksi kebutuhan user dari proses proses identifikasi diatas, dengan menyesuaikan dengan kapasitas teknologi yang tersedia serta efisiensi. c. Merencanakan sistem yang akan digunakan pada software yang dibuat, dengan kebutuhan-kebutuhan sebagai berikut: 1) kebutuhan fungsional dan non-fungsional, kebutuhan user, 2) kebutuhan sistem, kebutuhan dokumen dan perangka lunak. 88

2. Analisis Sistem Tahap ini merupakan tahap penyempurnaan, yang bertujuan memperoleh kebutuhan software dan user secara lebih spesifik dan rinci, Tujuan Dilakukan Tahap ini adalah untuk mengetahui posisi dan peranan teknologi informasi yang paling sesuai dengan kebutuhan perusahaan yang bersangkutan, serta mempelajari fungsi-fungsi manajemen dan aspek-aspek bisnis terkait yang akan berpengaruh atau memiliki dampak tertentu terhadap proses desain, konstruksi dan implementasi software. Analisis system terbagi dua, yaitu a. Permodelan data, yang mencakup entity relationship diagram (ERD), conceptual data model (CDM), dan physical data model (PDM), b. Permodelan proses, dengan unified modeling language. 3. Desain Sistem Setelah melakukan identifikasi serta analisis sistem, tahap selanjutnya adalah menerjemahkan konsep-konsep tersebut ke dalam suatu sistem yang berwujud. Tahap ini meliputi pembuatan dan pengembangan sebagai berikut: a. Desain form dan laporan (reports) b. Desain antarmuka dan dialog (message) c. Desain basis data dan file (framework) d. Desain proses (process structure) Pada tahap ini akan dihasilkan sebuah dokumen berupa software architecture dokumen (SAD). SAD ini adalah sebuah dokumen yang menjelaskan tentang arsitektur proyek perangkat lunak yang berhubungan dengan project 4. Implementasi Sistem Tahap implementasi sistem ini diawali dengan mengetesan software yang telah dikembangkan. Beberapa tahap pengetesan adalah sebagai berikut: a. Developmental, yakni pengetesan eror permodule oleh programer. b. Alphatesting, yakni error testing ketika software digabungkan dengan antarmuka user. c. Beta testing, yakni pengetesan dengan lingkungan dan data yang sebenarnya. 5. Pemeliharaan Sistem Tahap pemeliharaan sistem adalah sebagai berikut: a. Korektif, yaitu memperbaiki desain dan eror pada program (trobleshooting) b. Adaptif, yaitu memodifikasi sistem untuk beradaptasi dengan perubahan lingkungan. c. Perfektif, yaitu melibatkan sistem untuk menyelesaikan masalah baru atau menambah fitur baru yang telah ada. d. Reventif, yaitu menjaga sistem dari kemungkinan masalah di masa yang akan datang F.

LATIHAN DAN ASSESMEN MANDIRI Jelaskan proses penyajian data pada aplikasi SIRS untuk laporan secara data administratif dan data klinis untuk Rekapitulasi Laporan (RL) :

89

a. b. c. d. e. G.

RL 1 RL 2 RL 3 RL 4 RL 5

PENUTUP

Untuk mencapai kompetensi penggunaan sistem informasi kesehatan dalam pengelolaan data kesehatan tersebut maka pokok bahasan pada modul ini adalah Manajemen sistem informasi meliputi :

1. Perancangan sistem informasi : a. Basis data, b. Algoritma dan pemrograman, 2. Pengembangan sistem informasi : a. Analisa sistem, b. Perancangan sistem, c. Pengelolaan sistem informasi, d. Monitoring dan evaluasi sistem informasi 3. Pemanfaatan sistem informasi : e. Memanfaatkan sistem dan aplikasi pengolahan data. f. Memanfaatkan sistem informasi kesehatan. g. Memanfaatkan sistem informasi rumah sakit. h. Memahami perancangan sistem informasi.

90

BAB VII PENUTUP A. KESIMPULAN Pada modul ini terdapat penjelasan mengenai materi : 1. Merancang standar data kesehatan Pada perancangan standar data kesehatan, secara garis besar dibagi menjadi beberapa bahasan, merancang standar data kesehatan meliputi : a. Merancang elemen data, data set dan data base. b. Merancang struktur. c. Merancang isi data kesehatan 2. Mengelola data dan informasi kesehatan Pada pengelolaan data dan informasi kesehatan meliputi pembelajaran sebagai berikut : a. Merancang dan penerapan keamanan data kesehatan. b. Menyusun pelaporan pelayanan dan program kesehatan. Untuk mencapai kompetensi tersebut, maka pokok bahasan pada bab ini adalah sebagai berikut : a. Cakupan pelayanan Kesehatan Tingkat Lanjut (RL) b. Pemanfaatan SIMRS.

3. Memanfaatkan data dan informasi untuk menunjang pelayanan kesahatan Untuk mencapai kompetensi pemanfaatan data dan informasi penunjang pelayanan kesehatan tersebut maka pokok bahasan pada modul ini adalah Kinerja fasilitas pelayanan Kesehatan meliputi : 1. Pemanfaatan tempat tidur (BOR, BTO, ALOS, TOI), 2. Grafik Barber Johson, 3. Kinerja pelayanan kesehatan (GDR, NDR, MMR, IMR, FDR, CFR).

91

4. Menggunakan sistem informasi kesehatan dalam pengelolaan data kesehatan Untuk mencapai kompetensi penggunaan sistem informasi kesehatan dalam pengelolaan data kesehatan tersebut maka pokok bahasan pada modul ini adalah Manajemen sistem informasi meliputi :

a. Perancangan sistem informasi : 1. Basis data, 2. Algoritma dan pemrograman, b. Pengembangan sistem informasi : 1. Analisa sistem, 2. Perancangan sistem, 3. Pengelolaan sistem informasi, 4. Monitoring dan evaluasi sistem informasi c. Pemanfaatan sistem informasi : 1. Memanfaatkan sistem dan aplikasi pengolahan data. 2. Memanfaatkan sistem informasi kesehatan. 3. Memanfaatkan sistem informasi rumah sakit. 4. Memahami perancangan sistem informasi.

B. SARAN Demikian pembahasan dan latihan-latian pada modul magang profesi yang telah dijabarkan atau diuraikan pada bab ini dapat membawa mahasiswa lebih mandiri dan dapat menemukan jati diri sebagai Perekam Medis dan Informasi Kesehatan di Rumah Sakit.

Kedepan semoga modul ini bermanfaat bagi peserta magang, baik penggunaan untuk magang daring dan magang on site. Dan akan selalu diupdate dengan perkembangan

92

ilmu rekam medis dan informasi kesehatan sehingga dapat menambah wawasan bagi mahasiswa Stikes Yayasan Rumah Sakit Dr.Soetomo

Saran dan masukan kami harapkan dalam modul ini tiada ada gading tak retak dan sepandai padainya tupai meloncat pasti akan jatuh juga, saran dan masukan selalu diharapkan sebagai perbaikan, terima kasih.

93

DAFTAR PUSTAKA D. D. Soemitro Sp.BS, “Tantangan e-Kesehatan di Indonesia,” Buletin Jendela SIK Bakti Husada, Jakarta, p. 9, 2016. T. P. FKM-UNSRAT, “Modul Kuliah Sistem Informasi Kesehatan,” Manado. H. Al fatta, “analisis dan perancangan sistem informasi.” Andi, Yogyakarta, 2008. Dirjen Yanmed NO 1160 TH 1995 tentang Petunjuk Teknis Pengadaan Formulir dan Pemusnahan BRM Permenkes No 1171 tahun 2011 tentang SIRS Rev.6 Permenkes No 269 tahun 2008 tentang Rekam Medis Permenkes No 290 tahun 2008 tentang Persetujuan Tindakan Kedokteran Permenkes No 55 tahun 2013 tentang Penyelenggaraan Pekerjaan Perekam Medis Permenkes No 82 tahun 2013 tentang Sistem Informasi Manajemen SIM RS Permenpan RB No 30 tahun 2013 tentang Jabatan Fungsional Perekam Medis Dan Angka Kredit Peraturan Pemerintah RI No 36 tahun 2014 tentang Tenaga Kesehatan Undang-Undang No 29 tahun 2004 tentang Praktik Kedokteran Undang-Undang No 36 tahun 2009 tentang Kesehatan Undang-Undang No 44 TH 2009 tentang Rumah Sakit

94

95

Keterampilan Klasifikasi Klinis, Kodifikasi Penyakit dan Masalah Kesehatan Lainnya, serta Prosedur Klinis

Tim Penyusun : Titin Wahyuni, S.KG., M.Kes. Widi Astuti,drg., M.Kes. Rahma Widajati, dr., M.Imun. Alfina Aisatus Saadah, S.Tr., M Keb Sri Murtiani, dra

STIKES YAYASAN RS Dr. SOETOMO REKAM MEDIS DAN INFORMASI KESEHATAN

SURABAYA

KATA PENGANTAR

Syukur alhamdulillah kami panjatkan ke hadirat Illahi Robbi dengan dapat diselesaikannya modul “Keterampilan Klasifikasi Klinis, Kodifikasi Penyakit dan Masalah Kesehatan Lainnya, serta Prosedur Klinis” Unit rekam medis dan informasi kesehatan merupakan subunit yang mempunyai peranan penting di setiap fasilitas pelayanan kesehatan. Keberhasilan pelayanan yang diberikan dan berkualitas dapat dilihat dari pengelolaan unit rekam medis dan informasi kesehatan oleh tenagatenaga profesional. Untuk mengelola unit rekam medis yang menghasilkan informasi kesehatan bermutu perlu didukung dengan sumber daya yang memadai, baik sumber daya manusia, sarana dan prasarananya. Mahasiswa diharapkan mempelajari modul ini, tidak hanya berdasarkan teks pada modul tetapi juga mempelajari contoh, melakukan observasi di fasilitas pelayanan kesehatan, mengikuti latihan yang ada. Selain itu mencoba mengerjakan tes yang diberikan sehingga dapat mengetahui seberapa jauh telah memahami agar dapat meningkatkan pengetahuan, pengalaman, dan keterampilan yang memadahi. Mahasiswa juga diharapkan tidak hanya berpatokan pada modul semata, tetapi juga dapat mempelajarinya dari sumber-sumber lain. Modul ini berisi panduan untuk belajar melalui praktikum di institusi pelayanan kesehatan. Masih banyak kekurangan yang perlu diperbaiki dalam penyusunan modul ini. Saran dan masukan kami harapkan untuk edisi mendatang.

Tim Penyusun

ii

DAFTAR ISI Hal KATA PENGANTAR DAFTAR ISI BAB I PENDAHULUAN A. Mengapa Panduan ini dibutuhkan? B. Apakah isi dari Modul ini? C. Alur isi Pembelajaran D. Bagaimana Menggunakan Modul ini? E. Untuk siapakah Modul ini? F. Metodologi Pembelajaran G. Pembimbing Lapangan dan Nara Sumber H. Komitmen Tindak Lanjut

1 2 2 3 3 4 5 5 5

BAB II PERSIAPAN A. Identifikasi peserta dan tempat pertemuan secara luring dan daring B. Kriteria peserta C. Rencana Moderasi/ Fasilitasi E. Pembagian peran F. Membuat daftar periksa (checklist) sederhana G. Tata letak, peralatan, dan Ruang Bahan dan Alat Bantu yang Diperlukan

6 7 7 8 8 8 8

BAB III PENGANTAR KLASIFIKASI KLINIS A. Pendahuluan B. Sejarah Penggunaan Klasifikasi Klinis WHO C. Apakah yang dimaksud dengan Klasifikasi klinis ? D. Tujuan dan Penggunaan Klasifikasi Klinis E. Struktur ICD-10 F. BAB dalam ICD-10 G. Konvensi Tanda Baca dan Kode Khusus H. Pedoman dasar pengodean dengan Menggunakan ICD-10 I. Latihan Assesmen Mandiri J. Terminologi Medis K. Penugasan Assesment di Kelas Virtual L. Penutup

9 10 11 11 12 12 14 15 20 22 23 28 28

BAB IV KODE MORBIDITAS DENGAN MENGGUNAKAN ICD-10 A. Pendahuluan B. Penentuan Diagnosis Utama 1. Episode Perawatan 2. Penulisan diagnosis yang lengkap dan spesifik 3. Kode kondisi akut dan kronis 4. Kode diagnosis dagger (†) dan asterisk (*) 5. Gejala, tanda dan temuan abnormal dan situasi yang bukan penyakit 6. Kode kondisi multipel

29 29 29 29 33 34 34 34 35

iii

C. D. E. F.

7. Kode kategori kombinasi 8. Kode penyebab eksternal 9. Kode Sequalae pada kondisi tertentu 10. Kode kondisi akut dan kronis 11. Kode kondisi dan komplikasi post prosedur Reseleksi Kode Morbiditas Kode Prosedur dan Tindakan Berdasarkan ICD-9CM Latihan Assesmen Mandiri Penutup

BAB V PENGODEAN UNTUK APLIKASI INA-CBGs A. Pendahuluan B. Struktur Kode INA-CBGs C. Petunjuk Untuk Bab-Bab Spesifik D. Aturan Kode INA-CBGs Lainnya yang Berlaku E. Masalah Implementasi Kode INA-CBGs F. Penutup

iv

36 36 37 37 37 38 41 43 46 47 48 48 52 58 60 65

BAB 1

PENDAHULUAN Bab Ini Berisi Tentang Mengapa panduan ini dibutuhkan? Apakah isi dari Modul ini? Alur isi Pembelajaran Bagaimana Menggunakan Modul Ini? Untuk Siapakah Modul ini? Pembimbing Lapangan dan Nara Sumber Komitmen Tindak Lanjut

Tujuan Setelah selesai membaca bab ini mahasiswa akan mendapatkan informasi tentang apa, mengapa, bagaimana, dan untuk siapa modul ini disusun

A. Mengapa Panduan ini dibutuhkan? Modul ini dirancang terutama untuk pembimbing lapangan dalam melaksanakan pembimbingan berbasis kompetensi dengan model learner centre dimana para pembimbing Lapangan berperan sebagai fasilitator yang bertugas untuk mengarahkan, membimbing dan memastikan: 1. Tercapainya capaian pembelajaran pada kompetensi keterampilan klasifikasi klinis, kodifikasi penyakit dan masalah Kesehatan lainnya, serta prosedur klinis yaitu Mampu menetapkan klasifikasi klinis, kodifikasi penyakit, dan masalah kesehatan lainnya, serta prosedur klinis dengan tepat sesuai klasifikasi yang diberlakukan di Indonesia, yang digunakan untuk statistik penyakit dan sistem pembiayaan fasilitas pelayanan Kesehatan 2. Peserta mampu melakukan (lihat di kompetensi akhir yg diharapkan di rsps, jika ada 4 poin berarti sebut satu2 tiap poin) koding diagnosis sesuai dengan kaidah ICD- 10 dan ICD-9CM baik untuk keperluan statistik maupun reimbursement. B. Apakah isi dari Modul ini? Modul ini berisi panduan untuk pembimbing lapangan dalam mempersiapkan dan melaksanakan magang profesi daring sehingga mahasiswa mampu : 1. Melakukan klasifikasi klinis, penyakit dan masalah kesehatan lainnya, serta prosedur klinis 2. Memahami dan mengaplikasikan sistem pembiayaan pelayanan kesehatan yang menggunakan dasar klasifikasi klinis, kodifikasi penyakit dan masalah kesehatan lainnya, serta prosedur klinis 3. Memahami, membuat, dan menyajikan statistik dari klasifikasi penyakit dan masalah kesehatan lainnya, serta prosedur klinis Untuk mencapai kompetensi tersebut maka pokok bahasan pada modul ini adalah : 1. Klasifikasi klinis, kodilikasi penyakit dan masalah kesehatan lainnya 2. Prosedur klinis 3. Pemanfaatan klasifikasi klinis dan kodifikasi penyakit dalam paket pembiayaan kesehatan untuk fkrtl (fasilitas kesehatan rujukan tingkat lanjut)

2

C. Alur isi Pembelajaran Modul ini merupakan panduan untuk belajar mandiri di rumah dan belajar dalam grup saat di kelas virtual. Pembimbing lapangan akan membantu pemahaman dan memandu mahasiswa dalam memecahkan masalah yang dihadapi pada saat kelas virtual. Untuk mencapai kompetensi keterampilan klasifikasi klinis, kodifikasi penyakit dan masalah Kesehatan lainnya, serta prosedur klinis yaitu mampu menetapkan klasifikasi klinis, kodifikasi penyakit, dan masalah kesehatan lainnya, serta prosedur klinis dengan tepat sesuai klasifikasi yang diberlakukan di Indonesia, yang digunakan untuk statistik penyakit dan sistem pembiayaan fasilitas pelayanan Kesehatan maka pembimbing lapangan menyiapkan studi kasus dan menyiapkan penugasan.

Pembimbing lapangan memaparkan implementasi di lapangan

Mahasiswa membaca dan memahami materi

Pembimbing lapangan memberikan studi kasus dan penugasan

Diskusi dan umpan balik

Gambar 1.1 Alur Isi pembelajaran D. Bagaimana Menggunakan Modul ini? Modul ini terdiri dari tiga kelompok besar, yaitu Sesi Pendahuluan yang berisi internalisasi prinsip-prinsip, konsep dan teori; sesi melaksanakan langkah-langkah dan tahap sesuai kriteria unjuk kerja dan konteks pendampingan; sesi pengembangan ketrampilan dalam dimensi kompetesi;

sesi

mendemonstrasikan

kompetensi

dan

asesmen

mandiri.

Pada

sesi

melaksanakan/praktik langkah-langkah kegiatan pendampingan, diberikan contoh beserta Batasan variabel sesuai konteks pendampingan. Setiap peserta diberikan Buku Kerja/latihan sebagai rekaman kegiatan dan dapat digunakan sebagai bukti kompetensi bila dilanjutkan dengan sertifikasi kompetensi. Dengan memberikan transfer skills ini, diharapkan modul ini juga dapat diadaptasikan sesuai dengan budaya lokal dan konteks masing-masing daerah. Artinya bisa jadi cara atau metodologi penyampaian materi-materi ini disesuaikan dengan kebiasaan setempat. Urutan setiap topik (sesi) 3

dalam modul mengindikasikan susunan penyajian materi kepada peserta pelatihan. Namun demikian, tidak menutup kemungkinan terjadi perubahan dalam struktur penyajian. Hal ini pun dimungkinkan karena lingkungan dan kemampuan serta pengetahuan yang sudah dimiliki peserta bisa sangat bervariatif. Bagi pembimbing lapangan, keseluruhan materi/paket pembahasan berikut rencana fasilitasi/moderasi telah disajikan secara berurutan. Materi ini mencakup garis besar pembelajaran untuk pertemuan berdurasi 18 hari, bahan, serta alat bantu yang diperlukan pada tiap sesinya, seperti video, materi presentasi, resume medis, SEP, tabel laporan, kertas milimeter, ICD-10 dan ICD-9-CM versi certak dan elektronik. Setiap unit kompetensi dialokasikan waktu rata-rata delapan jam, namun demikian dapat kelola terutama dalam konteks task management skills Catatan untuk pengguna: Latihan dalam modul ini telah dikembangkan untuk digunakan dengan ICD-10 (Internasional Klasifikasi Penyakit - revisi kesepuluh), Tahun 2010 Untuk membantu pengguna, simbol petunjuk berikut dapat digunakan sebagai petunjuk untuk pembaca dalam hal : Instruksi kepada mahasiswa untuk ekstra membaca tentang materi tersebut Instruksi kepada mahasiswa bahwa ini adalah poin penting yang perlu diingat Instruksi kepada mahasiswa untuk membaca seksi atau bagian dari ICD-10 atau ICD-9-CM yang diperlukan untuk membantu pemahaman E. Untuk siapakah Modul ini? Secara khusus modul ini lebih berfungsi sebagai panduan bagi para pembimbing lapangan yang akan membimbing dan mengarahkan mahasiswa untuk mencapai ketrampilan klasifikasi klinis, kodifikasi penyakit dan masalah Kesehatan lainnya, serta prosedur klinis secara daring. Harapan kami modul 3 magang profesi ini dapat diterapkan oleh pembimbing lapangan baik rumah sakit tipe A, B dan C.

4

F. Metodologi Pembelajaran Magang profesi daring ini menggunakan pendekatan pembelajaran gabungan antara pengetahuan, sikap dan ketrampilan. Dalam proses pembelajaran ini juga dilakukan asesmen mandiri yang disesuaikan dengan kebutuhan di tempat kerja. Metode pembelajaran yang digunakan dapat berupa tes (pre test dan post test dari setiap materi yang disampaikan) dan berupa non tes (dalam bentuk penugasan terstruktur) G. Pembimbing Lapangan dan Nara Sumber Kemampuan pembimbing lapangan dalam mengelola proses pembelajaran sangat menentukan keberhasilan program pelatihan secara keseluruhan. Beberapa catatan penting berkaitan dengan kriteria pembimbing lapangan yang disarankan dapat menggunakan modul ini: 1.

Pembimbing lapangan bertanggungjawab untuk mengelola kelas selama sesi pembelajaran daring berlangsung.

2.

Pembimbing lapangan minimal berlatar belakang pendidikan Diploma 3 Rekam Medis dan Informasi Kesehatan dengan pengalaman kerja minimal 3 tahun.

3.

Pelatih idealnya memiliki pengetahuan—pengalaman dan keterampilan dalam metodologi serta lebih diutamakan yang telah mengikuti Training of Trainers sebelumnya

4.

Mampu bekerjasama dengan pembimbing akademik dalam menyusun rencana proses fasilitasi dan mengevaluasi pelatihan.

5.

Memiliki pengalaman yang cukup dalam memfasilitasi pelatihan berbasis kompetensi terutama pembelajaran orang dewasa.

6.

Memiliki pengetahuan dan pengalaman yang cukup dalam menyampaikan pelatihan materi Pendamping pembangunan dalam program penguatan pendampingan.

Di samping pelatih, kehadiran narasumber sangat diperlukan dalam beberapa sesi pelatihan. Adanya narasumber berkaitan dengan pembahasan isu-isu khusus (spesifik) pendampingan pembangunan. Narasumber dapat dihadirkan karena keahliannya yaitu memiliki kompetensi sesuai dengan isu yang dibahas. Narasumber dapat berasal dari Intitusi Pendidikan Rekam Medis dan Informasi Kesehatan atau dari Organisasai Profesi (PORMIKI). Perannya memberikan penjelasan mengenai isu secara lebih rinci dengan fakta, data dan kasus spesifik setempat. H. Komitmen Tindak Lanjut Setelah melaksanakan magang profesi ini, mahasiswa diharapkan dapat menyusun laporan magang profesi secara individu. 5

PERSIAPAN DAN PELAKSANAAN KELAS VIRTUAL Bab Ini Berisi Tentang Menyiapkan peserta Pelaksanaan Paska pelaksanaan Kriterian peserta Pembagian peran Membuat daftar periksa (check list) sederhana Alat dan bahan

BAB 2

A. Identifikasi peserta dan tempat pertemuan secara daring Pembimbing akademik masing-masing kelompok mengidentifikasi peserta yang akan diundang untuk hadir pada kegiatan magang profesi secara daring (dalam jaringan). Jumlah peserta atau mahasiswa yang memadai berkisar maksimum 86 yaitu mahasiswa tingkat akhir atau semester 6 Program Studi D3 Rekam Medis dan Informasi Kesehatan STIKES Yayasan RS.Dr.Soetomo yang telah memenuhi syarat mengikuti magang profesi. Peserta akan diberi pembekalan awal sebelum mengikuti pelatihan secara daring baik berupa sosialisasi dan modul pelatihan untuk digunakan sebagai referensi belajar. Tempat pertemuan di kampus STIKES Yayasan RS.Dr.Soetomo. STIKES Yayasan RS dr. Soetomo menyiapkan link zoom meeting untuk menfasilitasi antara peserta dan pembimbing akademik dan pembimbing lapangan bertemu via daring berdasarkan waktu yang sudah dijadwalkan bersama antara pembimbing akademik dan pembimbing lapangan. untuk tata tertib pertemuan magang profesi daring akan disampaikan lebih lanjut dalam buku panduan. B. Kriteria peserta Mahasiswa yang daapat mengikuti program magang profesi ini wajib memiliki kriteria sebagai berikut: 1. Mahasiswa Program Studi D3 Rekam Medis dan Informasi Kesehatan yang menempuh program magang profesi di semester akhir 2. Bersedia mengikuti magang profesi sampai pembuatan laporan 3. Bersedia mengikuti segala ketentuan yang sudah ditetapkan 4. Mempunyai kemampuan berbicara/komunikasi efektif; 5. Mampu kerjasama dalam tim; 6. Mempunyai komitmen untuk menyelesaikan tugas yang telah disiapkan oleh pembimbing lapangan; 7. Berinisiatif dan gigih; 8. Berpartisipasi dalam perencanaan dan pengorganisasian; 9. Mampu mengelola diri; 10. Mempunyai keinginan terus belajar; dan 11. Menguasai dan mengukuti teknologi (computer dan Teknik Informasi dan komunikasi perangkat handphone). 7

C. Rencana Moderasi/ Fasilitasi Rencana pelaksanaan magang profesi ini dibuat untuk mencakupi: rancangan sesi pembelajaran, mempersiapkan bahan/perlengkapan pembelajaran dan media yang digunakan, dan mengorganisasikan lingkungan pembelajaran sesuai dengan situasi yang pembelajaran. D. Pembagian peran Untuk memudahkan pembagian tugas siapa berperan apa, apalagi bila jumlah pembimbing lapangan atau nara sumber dalam zoom meeting lebih dari satu, maka kejelasan peran masingmasing sangat diperlukan sejak awal. Ini termasuk siapa yang akan melakukan dokumentasi keseluruhan proses, siapa yang akan memberikan umpan balik kepada sesama anggota tim pelatih (siapa yang berperan sebagai pengamat). E. Membuat daftar periksa (checklist) sederhana Untuk memudahkan pengecekan kesiapan pelaksanaan magang profesi Program Studi D3 Rekam Medis dan Informasi Kesehatan, panitia kegiatan magang profesi membuat daftar periksa sederhana untuk dapat membantu persiapan menjadi lebih matang. Panitia kegiatan magang profesi menyusun daftar periksa dengan memperhatikan kebutuhan setiap sesi sesuai dengan rencana pembelajaran yang telah dibuat di atas. F. Tata Letak, Peralatan, dan Ruang, Bahan dan Alat Bantu yang Diperlukan 1. Link zoom akan dibagikan sehari sebelum pelatihan 2. Grup diskusi 3. Laptop 4. buku catatan 5. ICD-10 dan ICD-9-CM 6. Daftar singkatan diagnosa 7. Video pelayanan RM, bahan presentasi 8. Scan Resume medis (nama rs, nama pasien, No RM, nama DPJP ditutup); SEP

8

PENGANTAR KLASIFIKASI KLINIS, KODIFIKASI PENYAKIT DAN MASALAH KESEHATAN LAINNYA

BAB 3

Bab Ini Berisi Tentang Pendahuluan Sejarah Penggunaan Klasifikasi Klinis WHO Apakah yang dimaksud dengan Klasifikasi klinis ? Tujuan dan Penggunaan Klasifikasi Klinis Struktur ICD-10 Konvensi Tanda Baca dan Kode Khusus Pedoman dasar pengodean dengan Menggunakan ICD-10 Terminologi Medis Latihan Asesmen Mandiri Penutup

Tujuan Setelah selesai membaca bab ini mahasiswa diharapkan mampu : 1. Memahami konsep klasifikasi klinis, kodifikasi penyakit dan masalah kesehatan lainnya, serta prosedur klinis. 2. Melakukan klasifikasi klinis, kodifikasi penyakit dan masalah kesehatan lainnya, serta prosedur klinis

A. Pendahuluan Teori klasifikasi penyakit mulai pada abad ke-17 ketika John Graunt menandai kebutuhan untuk mengatur data mortalitas ke dalam beberapa bentuk yang logis, dan untuk pertamakalinya mengembangkan studi penyakit secara statistic yang disebut dengan―London Bills of Mortality. Selama abad 18, Saurages pertama kali mengusahakan klasifikasi seluruh penyakit secara sistematis dalam suatu kerja yang disebut ―Nosologia Methodica. Kerja kedua orang tersebut kemudian dikembangkan oleh William Farr, ahli statistik medis pertama. Farr membentuk dasar rekomendasi untuk menciptakan Daftar Internasional Sebab Kematian yang dipresentasikan untuk Kongres Statistik Internasional pertama di Brussel pada tahun 1853, kemudian dimodifikasi pada tahun 1874, 1180 dan 1186. Namun sangat disayangkan klasifikasi Farr tidak menerima pendapat umum. Jacques Bertillon dari Paris membuat peraturan umum klasifikasi yang mencakup prinsip pengklasifikasian yang berdasarkan letak bagian tubuh. Bertillon mengembangkan suatu klasifikasi yang mempengaruhi seluruh tubuh (penyakit sistemik) dan menlokalisasikan letak bagian tubuh tertentu. Klasifikasi Bertillon tentang sebab kematian menampung pendapat umum dan dibuat untuk dapat dipakai oleh beberapa negara. Ketika Asosiasi Kesehatan Masyarakat Amerika merekomendasikan hal ini untuk Kanada, Meksiko dan USA, juga dikembangkan rencana untuk memperbaiki klasifikasi setiap 10 tahun. Pada saat itu di awal 1900-an hanya ada 179 kelompok sebab kematian. Pada tahun 1920, Organisasi Kesehatan Liga Bangsa-Bangsa, yang mengambil peran aktif dalam pengumpulan dan klasifikasi statistik kematian, yang menandakan bahwa hal tersebut akan mengambil alih pengelolaan klasifikasi sebab kematian. Ketika merevisi klasifikasi untuk ke empat dan ke lima kali pada tahun 1929 dan 1938, organisasi ini memasukkan klasifikasi kondisi non-fatal untuk pertama kalinya. Pada tahun 1946, komisi interim dari WHO bertanggung jawab atas kelanjutan revisi klasifikasi. Konferensi revisi ke enam ditandai dengan kejadian penting dalam pengumpulan statistic vital kesehatan. Publikasi baru berjudul ― International Classification of Diseases, Injuries and Cause of Death” dikeluarkan pada tahun 1948 berdasarkan kerja terdahulu tetapi memasukkan rekomendasi untuk pengumpulan data morbiditas dan juga statistik mortalitas.

10

Pada tahun 1975 ke 46 negara anggota WHO bertempat di Jenewa (Geneva) mulaiModul Pelatihan Pengenalan INA-CBG dan Mekanisme Verifikasinya 7474 mengembangkan buku ICD revisi ke sembilan. Hasil dari pertemuan tersebut maka pada tahun berikutnya ―World Health Assembly‖ menyetujui revisi klasifikasi sebagai pendamping klasifikasi penyakit. Pada tahun 1978, Pusat Nasional Statistik Kesehatan di USA memutuskan untuk memodifikasi ICD-9 untuk dgunakan di Rumah Sakit Amerika. Mengembangkan klasifikasi yang lebih spesifik, terutama dengan penambahan angka kelima disebut ICD-9-CM modifikasi klinis ICD-9. ICD-9-CM sesuai dengan ICD-9 pada level 3 angka. Hal ini penting mengingat statistik internasional dipublikasikan secara umum pada klasifikasi tingkat tiga angka. Revisi ke sepuluh ICD mulai dipersiapkan oleh WHO pada September 1983 di Geneva diikuti sebagai rapat komite para ahli pada tahun 1984 dan 1987 untuk membuat keputusan arah kerja dan proposal akhir. B. Sejarah Penggunaan Klasifikasi Klinis WHO Konferensi di Genewa dilaksanakan berdasarkan atas kejadian yang terus menerus dalam sejarah klasifikasi/statistik yang berlatar belakang peristiwa Abad 18. Pada edisi-edisi awal klasifikasi tersebut hanya menekankan pada sebabsebab kematian, pada revisi ke-6 thun 1948 cakupannya diperluas hingga termasuk penyakit-penyakit yang tidak fatal akibatnya. Perluasan atau pengembangan klasifikasi berlanjut terus hingga pada revisi ke-9, dengan penemuan-penemuan tertentu untuk kebutuhan statistik secara menyuluruh dari organisasiorganisasi yang berbeda. Pada Konferensi Internasional revisi ke-9 (Genewa, 1975) disetujui untuk publikasi ujicoba pemakaian tambahan dari prosedur pengobatan dan kecacatan, ketidak mampuan dan cacat bawaan. Pada Konferensi Internasional revisi ke-10 (Genewa, 1989) disetujui ICD-10. C. Apakah yang dimaksud dengan Klasifikasi klinis ? Dalam lingkungan RS, data tentang penyakit dan operasi digunakan oleh professional Rekam Medis untuk memenuhi kebutuhan penelitian medis. Untuk kepentingan ini dibutuhkan suatu sistem klasifikasi yang sangat rinci, karena bila terlalu banyak penyakit yang dikelompokkan dalam satu nomor kode, maka proses alokasi dokumen yang ingin diteliti menjadi lebih sulit.

11

Di lain pihak, perencana kebijakan kesehatan seperti departemen kesehatan dan World Health Organization (WHO) menggunakan data klasifikasi penyakit untuk studi epidemiologik, demografi dan statistik. Untuk keperluan ini tidak memerlukan penggolongan yang terlalu rinci karena akan menjadi terlalu banyak kasus untuk dianalisis secara statistik. Fungsi dasar dari International Classification of Disease (ICD) adalah sebagai klasifikasi penyakit, cedera, dan sebab kematian untuk tujuan statistik menyatukan dua kepentingan tersebut di atas. WHO mempromosikan klasifikasi tersebut dengan tujuan agar berbagai negara di dunia dapat merekam data kesehatannya dengan cara yang sama dan komparabel. ICD-10 telah banyak berevolusi sejak pertama kali disusun pada tahun 1900an. Penggunaan kode ICD telah makin luas dari sekedar mengelompokkan informasi morbiditas dan mortalitas untuk tujuan statistik hingga diaplikasikan untuk berbagai kepentingan, termasuk reimbursement, administrasi, epidemiologi dan riset di fasilitas kesehatan. Dalam praktiknya, ICD telah menjadi klasifikasi diagnostik standar internasional untuk keperluan epidemiologi umum dan berbagai manajemen kesehatan. Hal ini mencakup pula analisis dari berbagai status kesehatan umum dari kelompok populasi serta untuk monitoring insidensi dan prevalensi penyakit atau masalah kesehatan lain yang berhubungan D. Tujuan dan Penggunaan Klasifikasi Klinis Tujuan penyusunan ICD-10 adalah sebagai berikut: 1) Untuk mempermudah perekaman yang sistematis, untuk keperluan analisis, interpretasi dan komparasi data morbiditas maupun mortalitas yang dikumpulkan dari berbagai daerah pada saat yang berlainan. 2) Untuk menerjemahkan diagnosis penyakit dan masalah kesehatan lainnya dari katakata menjadi kode alfanumerik, yang memudahkan penyimpanan, retrieval dan analisis data. E. Struktur ICD-10 ICD-10 terdiri atas 3 volume: volume 1 berisikan klasifikasi utama; volume 2 merupakan pedoman bagi para pengguna ICD; dan volume 3 adalah indeks alfabetik bagi klasifikasi. 1) Struktur Volume 1 Bagian terbesar volume 1 memuat klasifikasi utama, terdiri dari kategori tiga-karakter dan daftar tabulasi dari “inclusions” dan subkategori empat karakter. Klasifikasi “dasar” – daftar dari kategori tiga-karakter- merupakan tingkat mandatory untuk pelaporan kepada 12

basis data kematian WHO (WHO mortality database) dan untuk komparasi internasional. Volume 1 juga berisikan hal-hal berikut ini: a) Morfologi neoplasma. Klasifikasi dari morfologi neoplasma ini dapat digunakan, bila perlu, sebagai kode tambahan untuk mengklasifikasi tipe morfologis neoplasma. b) Daftar tabulasi khusus (special tabulation lists). c) Definisi . Definisi dari volume 1 telah diadopsi oleh The World Health Assembly dan disertakan untuk memfasilitasi komparabilitas data internasional. d) Regulasi nomenklatur (nomenclature regulations). Regulasi yang diadopsi oleh The World Health Assembly menetapkan tanggung jawab formal dari negara-negara anggota WHO mengenai klasifikasi penyakit dan sebab kematian, serta kompilasi dan publikasi statistik. Volume 1 berisikan klasifikasi yang menunjukkan kategori-kategori di mana suatu diagnosis akan dialokasikan guna mempermudah penyortiran dan penghitungan data untuk tujuan statistik. Volume tersebut juga dilengkapi dengan definisi-definisi dari isi tiap kategori, subkategori dan item dalam daftar tabulasi. Walaupun secara teoritis seorang koder dapat menemukan kode yang tepat dengan hanya menggunakan volume 1 saja, namun hal ini akan menyita waktu dan terkadang menimbulkan kesalahan koding. Sebagai pedoman menentukan klasifikasi disediakan indeks alfabetik dalam Volume 3. Pengenalan indeks akan memberikan memberikan informasi penting tentang keterkaitannya dengan penggunaan Volume 1. 2) Struktur Volume 2 Volume 2 berisikan deskripsi tentang sejarah ICD berikut struktur dan prinsip klasifikasi; aturan-aturan yang berkaitan dengan koding morbiditas dan mortalitas; presentasi statistik serta petunjuk praktis bagi pengguna ICD agar dapat memanfaatkan klasifikasi yang ada sebaik-baiknya. Pengetahuan dan pemahaman tentang tujuan dan struktur ICD sangat penting artinya bagi statistisi dan analis informasi kesehatan, serta petugas koding (koder). 3) Struktur Volume 3 Pendahuluan dalam Volume 3 berisikan instruksi tentang penggunaan volume tersebut yang merupakan indeks alfabetik dari ICD-10. Instruksi ini harus dimengerti dengan baik sebelum mulai meng-kode. Berikut deskripsi tentang struktur dan cara penggunaan Volume 3.

13

1) Susunan Indeks Alfabetik dalam volume 3 Indeks alfabetik terbagi dalam 3 bagian sebagai berikut: a) Bagian I berisikan semua terminologi yang terklasifikasi dalam Bab I-XIX dan Bab XXI, kecuali obat-obatan dan zat kimia lain b) Bagian II merupakan indeks dari sebab luar morbiditas dan mortalitas; berisikan semua terminologi yang terklasifikasi dalam Bab XX, kecuali obat-obatan dan zat kimia lain c) Bagian III, Tabel obat-obatan dan zat kimia lain, berisikan masing-masing substansi yang digunakan dalam koding keracunan dan efek samping obat yang ada dalam Bab XIX dan kode dalam Bab XX yang menunjukkan apakah keracunan tersebut tidak sengaja dilakukan, sengaja (menyakiti diri-sendiri), tak ditentukan atau merupakan efek samping dari substansi yang telah diberikan secara benar. 2) Struktur dalam Indeks Indeks berisikan “lead-term” yang diletakkan di bagian paling kiri dari kolom, disertai katakata lain (“modifiers” atau “qualifiers”) pada berbagai tingkatan indentasi di bawah lead term. Di bagian I, kata-kata yang diindentasi ini biasanya merupakan varietas, letak anatomis, atau kondisi yang mempengaruhi koding; di bagian II menunjukkan berbagai tipe kecelakaan atau kejadian, kendaraan yang terlibat, dll. Modifiers yang tidak mempengaruhi kode muncul dalam kurung parentheses di belakang kondisi. 3) Nomor Kode Nomor kode yang mengikuti terminologi merujuk pada kategori dan subkategori dimana terminologi tersebut seharusnya terklasifikasi. Bila kode tersebut hanya memiliki 3 karakter, dapat diasumsikan bahwa kategori tersebut belum di-subdivisikan. Pada beberapa keadaan dimana kategori sudah di-subdivisikan akan disertai angka keempat dalam indeks. Tanda dash (-) pada posisi karakter ke-4 menunjukkan adanya subdivisi yang masih harus ditemukan dalam volume 1. F. BAB dalam ICD-10 Klasifikasi ini terbagi menjadi 22 bab. Karakter pertama dari kode ICD adalah huruf, dimana tiap huruf terkait dengan bab tertentu. Masing-masing bab berisikan kategori tigakarakter yang cukup, sesuai dengan muatan bab; tidak semua kode digunakan, sebagai persediaan untuk perluasan dan revisi di masa yang akan datang. 1) Blok kategori 14

Masing-masing bab terbagi lagi menjadi subdivisi-subdivisi yang “homogen” yang disebut blok kategori. Range dari blok kategori dimuat dalam kurung parentheses di belakang masing-masing judul blok. 2) Kategori 3-4 karakter Umumnya kategori tiga-karakter terbagi lagi dalam subkategori dengan angka keempat terletak di belakang titik, terkadang hingga mencapai sepuluh subkategori. Subkategori empat-karakter ini digunakan sesuai kebutuhan, untuk identifikasi letak anatomis atau varietas yang berbeda bila kategori tiga-karakternya merupakan penyakit tunggal, dan menunjukkan penyakit individual bila kategori tersebut untuk sekelompok penyakit. Bila mana subdivisi empat-karakter berlaku sama untuk serangkaian kategori tiga karakter dalam satu range, biasanya hanya dibuat dalam satu daftar pada awal range, dan berlaku sama bagi tiap kategori tiga-karakter dalam range tersebut. Sebagai contoh kategori O03O06, untuk masing-masing tipe aborsi, terdapat karakter ke-empat yang sama berkenaan dengan komplikasi yang terkait. G. Konvensi Tanda Baca dan Kode Khusus 1) Inclusion Terms Diantara rubrik tiga- dan empat-karakter biasanya terdapat daftar sejumlah terminologi diagnostik. Ini dikenal sebagai terminologi inklusi, atau inclusion terms. Terminologi ini diberikan, semacam tambahan dari judul, sebagai contoh dari pernyataan pernyataan diagnostik yang terklasifikasi dalam rubrik tersebut. Bisa berupa kondisi yang berbeda, atau sinonimnya, tetapi bukan merupakan subklasifikasi dari rubrik tersebut. Inclusion terms ditulis sebagai pedoman isi rubrik. Sebagian besar isinya berkaitan dengan istilah-istilah penting dan umum digunakan dalam rubrik. Lainnya adalah letak atau kondisi perbatasan (borderline) yang membedakan antara satu subkategori dengan yang lain. Daftar inclusion terms biasanya bersifat exhaustive, dan nama-nama alternatif tentang diagnosis tercantum dalam volume 3 yang harus dirujuk terlebih dahulu. 2) Exclusion Terms Rubrik-rubrik tertentu berisikan daftar kondisi-kondisi yang diawali dengan kata “Excludes” (tidak termasuk/pengecualian). Istilah ini adalah untuk kondisi-kondisi yang, bila menilik judulnya, diperkirakan terklasifikasi di rubrik tersebut, ternyata diklasifikasi di bagian lain. Di belakang istilah-istilah yang excluded tersebut adalah kode-kode dari kategori atau 15

subkategori, dalam tanda kurung ( ). Pengecualian yang umum bagi serangkaian kategori atau untuk semua sub-kategori dari satu kelompok 3-karakter dapat ditemukan pada catatan yang berjudul “Excludes” yang mengikuti Bab, Blok atau judul kategori. 3) Glossary Descriptions Sebagai tambahan dari ‘inclusion’ dan ‘exclusion terms’, Bab V tentang Kelainan Mental dan Perilaku menggunakan ‘glossary descriptions’ (daftar istilah/deskripsi) untuk menerangkan isi rubrik. Hal ini disebabkan karena terminologi untuk kelainan mental sangat bervariasi, khususnya antar negara yang berbeda. Dan nama yang sama dapat digunakan untuk deskripsi kondisi yang berbeda. 4) Parentheses ( ) Tanda baca kurung bentuk ini digunakan pada 4 (empat) situasi sbb: a) Digunakan untuk mengurung kata-kata tambahan yang mungkin mengikuti suatu istilah diagnostik tanpa mempengaruhi nomor kode dari kata-kata yang diluar tanda kurung. Contoh: I10 Hypertension (arterial) (benign) (essential) (malignant) (primary) (systemic) Jadi, I10 adalah nomor kode bagi Hypertension (saja) ataupun dengan tambahan satu/kombinasi kata-kata yang berada dalam kurung parentheses. Dengan kata lain, kata-kata tambahan dalam kurung parentheses tidak akan merubah kode yang dipilih. b) Untuk mengurung kode dari ‘exclusion terms’ Contoh: H01.0 Blepharitis Excludes: Blepharoconjunctivitis (H10.5) Jadi, untuk diagnosis Blepharitis digunakan kode H01.0, sedangkan istilah diagnostic Blepharoconjunctivitis merupakan pengecualian, atau tidak termasuk dalam kode H01.0, melainkan H10.5 sebagaimana tercantum dalam kurung parentheses tersebut di atas. c) Pada judul blok kategori, untuk mengurung kode 3-karakter yang termasuk kategori blok tersebut. Contoh: Certain infectious and parasitic diseases (A00 – B99)

16

Jadi, untuk kelompok kategori (blok kategori) penyakit infeksi dan parasitik tertentu, berada dalam rentang kode A00 sampai dengan B99 sebagaimana tercantum dalam kurung parentheses tersebut. d) Untuk mengurung kode sangkur dalam kategori asterisk atau kode asterisk yang mengikuti istilah dari kode sangkur. Contoh: A18.1 † Tuberculosis of genitourinary system Tuberculosis of: •

Bladder (N33.0*)

•

Cervix (N74.0*)

•

Kidney (N29.1*)

•

Male genital organs (N51.- *)

•

Ureter (N29.1*)

Tuberculous female pelvic inflammatory disease (N74.1*) Jadi apabila kita buka klasifikasi diagnosis Tuberculosis of cervix uteri menurut kode daggernya, maka A18.1 † dicetak biasa, namun dibelakang terminologinya ditambahkan kode asterisknya (N74.0*) dalam tanda kurung parentheses untuk mengingatkan bahwa terminologi tersebut memiliki kode ganda atau klasifikasi rangkap. 5) Square Bracketts [ ] a) Untuk mengurung sinonim, kata-kata alternatif/pengganti, atau frasa-frasa penjelasan. Contoh: A30 Leprosy *Hansen’s Disease+ b) Untuk merujuk pada catatan sebelumnya

Contoh: C00.8 Overlapping lesion of lip Untuk mengacu pada subdivisi 4-karakter kategori yang telah dinyatakan sebelumnya, yang biasa digunakan untuk sejumlah kategori. Misalnya: K27 Peptic ulcer, site unspecified

17

6) Colon: Digunakan dalam daftar inclusion atau exclusion terms bilamana suatu kata yang mendahuluinya belum lengkap pada rubrik tersebut. Kata tersebut memerlukan satu/lebih kata sifat (modifying / qualifying) yang menerangkan sesuatu sebelum ditentukan nomor kode yang sesuai. Contoh: K36 Other appendicitis Appendicitis: chronic Recurrent 7) Brace } Digunakan dalam daftar inclusion dan exclusion terms untuk menunjukkan bahwa baik katakata yang mendahului maupun sesudahnya bukanlah kata yang lengkap. Katakata yang mendahuluinya harus dijelaskan dengan satu/lebih kata-kata sesudahnya. Contoh: O71.6 Obstetric damage to pelvic joints and ligaments Avulsion of inner symphyseal cartilage Damage to coccyx obstetric Traumatic separation of symphysis (pubis) 8) NOS Merupakan singkatan dari “Not Otherwise Specified” yang berarti ‘unspecified’ atau ‘unqualified’. Petugas koding (koder) harus berhati-hati, jangan menetapkan suatu terminologi ke dalam kategori ‘unqualified’ sebelum merasa yakin benar bahwa tidak ada keterangan yang dapat membantu menggolongkan ke dalam kategori yang lebih spesifik. 9) NEC Kata-kata “Not Elsewhere Classified” yang digunakan dalam 3-karakter kategori berfungsi sebagai ‘peringatan’ bahwa varian spesifik tertentu dari kondisi tersebut berada di bagian lain dari klasifikasi. Sehingga, bila perlu, terminologi yang lebih tepat harus dicari dulu dalam indeks.

18

Contoh: J16 Pneumonia due to other infectious organisms, NEC Kategori ini mencakup J16.0 Chlamydial pneumonia dan J16.8 Pneumonia due to other specified infectious organisms. Masih banyak kategori lain yang tersedia dalam Bab X (misalnya J10 – J15) dan bab-bab lain (misalnya P23.- Congenital pneumonia) untuk pneumonia-pneumonia akibat organisme infeksius spesifik lainnya. Sedangkan J18 Pneumonia, organism unspecified menampung kategori pneumonia yang tidak menjelaskan agen infeksinya. Sehingga dalam menentukan kode yang paling spesifik untuk pneumonia, sebaiknya diteliti kembali pengklasifikasian yang paling sesuai. 10) And Bisa berarti “and” atau “or” Misalnya: A18.0 Tuberkulosis of bones and joints Kategori ini dapat diklasifikasikan sebagai Tuberculosis of bones (saja), Tuberkulosis of joints (saja), dan Tuberculosis of bones and joints. Akan tetapi berbeda dengan istilah “with”. Yang bermakna “dengan”. Maka jika terdapat kata with berarti kategori tersebut hanya dapat digunakan jika kedua kondisi tersebut didapatkan secara bersamaan. 11) Point Dash .Pada beberapa kasus, karakter ke-4 digantikan oleh tanda ‘dash’ atau strip (- ). Misalnya: G03 Meningitis due to other and unspecified causes Excludes: Meningoencephalitis (G04.-) Biasanya kode seperti ini muncul dalam Indeks Alfabetik di Volume 3. Kode ini menunjukkan bahwa ada karakter ke-4 yang harus dicari pada kategori yang sesuai. Sehingga koder harus merujuk pada volume 1 untuk menemukan rincian kategori yang sesuai dengan diagnosis yang akan di kode agar kode yang dihasilkan lebih spesifik. 12) Cross-references Tanda baca ini hanya dijumpai pada indeks alfabetik di volume 3. Cross-references digunakan untuk menghindari duplikasi yang tidak perlu dari terminologi dalam indeks. Katakata “see” mengharuskan koder untuk merujuk pada terminologi lain yang ditunjukkan tadi; “see also” 19

mengarahkan koder untuk merujuk ke bagian lain dalam indeks bilamana pernyataan yang dikode juga berisikan informasi yang terdapat dalam kondisi di bagian lain yang harus dirujuk tadi. Contoh: (a) Abduction contracture, hip or other joint – see Contraction, joint Hal ini berarti bahwa untuk menentukan kode bagi terminologi diagnostik Abduction contracture sebaiknya melihat pada lead term Contraction, joint di halaman lain untuk mendapatkan pilihan kode lebih banyak dengan diagnosis yang juga mengandung kondisi yang sama, agar kode terpilih nantinya memang telah diteliti secara seksama dibandingkan dengan kode lainnya. (b) Absces ( )( )( ) - accessory sinus (chronic) (see also Sinusitis) J32.9 Hal ini berarti sebelum koder memutuskan memberikan kode J32.9 untuk accessory sinus absces, sebaiknya juga merujuk pada leadterm Sinusitis yang bermakna hamper sama pada halaman lain untuk meneliti semua keterangan dan kategori yang ada untuk memastikan kode mana yang paling tepat. H. Pedoman dasar pengodean dengan Menggunakan ICD-10 Dalam buku ICD-10 dijelaskan langkah-langkah dalam koding 1) Identifikasi tipe pernyataan yang akan di-kode, kemudian carilah dalam buku Volume 3 pada bagian yang sesuai. (Bilamana pernyataan tersebut merupakan suatu penyakit, cedera atau kondisi lain yang terklasifikasi dalam Bab I-XIX atau XXI, carilah dalam bagian I. Bilamana pernyataan tersebut merupakan sebab luar dari suatu cedera atau peristiwa lain yang terklasifikasi dalam Bab XX, carilah dalam bagian II). 2) Temukan “lead-term”-nya. Untuk penyakit dan cedera biasanya merupakan ‘kata benda’ yang mengacu pada kondisi patologis. Namun demikian beberapa kondisi yang dinyatakan dalam bentuk adjective maupun eponym juga tercantum dalam indeks sebagai “lead-term”. 3) Bacalah semua catatan yang tercantum dibawah “lead-term”. 4) Bacalah semua terminologi yang ada dalam kurung dibelakang “lead-term”. (Modifier ini biasanya tidak akan merubah nomor kode), dan juga semua terminologi yang tercantum di bawah “lead-term” (yang biasanya dapat merubah nomor kodenya) sampai seluruh kata dalam pernyataan diagnostik telah selesai diikuti. 20

5) Ikuti dengan hati - hati semua “cross-references” ( kata “see” dan “see also” ) yang termuat dalam indeks. 6) Rujuk daftar tabulasi dalam Volume I untuk verifikasi kecocokan nomor kode terpilih 7) Perlu diingat bahwa kode 3-karakter dalam indeks yang diikuti tanda “dash” pada posisi karakter ke-4 menunjukkan bahwa masih ada karakter ke-4 yang perlu dicari 8) dalam volume 1. Subdivisi lebih lanjut pada posisi karakter tambahan tidak di-indeks, sehingga bila akan digunakan harus dicari dalam volume 1. 9) Berpedomanlah pada “inclusion” atau “exclusion terms” yang ada di bawah kode terpilih, atau dibawah judul bab, blok atau kategori. 10) Tentukan kode yang sesuai.

Cara menentukan Lead term : Lead term atau kata-kata kunci (key words) biasanya dalam bentuk kata benda, sebagian besar merujuk ke kondisi penyakit dan keluhan. Sesuai tingkat penjelasannya, turunan kata yang menjelaskan kata kunci makin rinci makin ditulis ke kanan. Biasanya penjelasan menunjuk ke berbagai letak dan situasi yang mempengaruhi pemberian kode. Penjelasan (modifier) yang tidak mempengaruhi kode terdapat di dalam kurung parentheses ( ), kecuali “with” yang selalu tercantum pertama. Contoh : Untuk mengkode Hernia inguinal bilateral disertai gangren dan obstruksi, pertama menunjukkan lead term (hernia), kemudian ikuti rentetan identitas dalam indeks sampai semua gambaran diagnosis telah tercakup. Pada ICD-10 Volume III

21

Selalu cek pada ICD-10 Volume 1

Bila tak dapat mengidentifikasi kata kunci dalam indeks, ada beberapa cara standar sehingga kode dapat ditemukan. Gunakan istilah generik berikut ini sebagai kata kunci : Disease

Labour

Injury

Legal intervention (external causes of injury index)

Complication

Delivery

Sequelae

War operations (external causes of injury index)

Syndrome

Puerperal

Suicide

Counselling

Pregnancy

Maternal condition, affecting fetus or newborn

Assault (external causes of injury index)

Observation

Problem

Status

History

screening

vaccination

Examination

I. Latihan Asesmen Mandiri Setelah membaca materi pengantar klasifikasi klinis pada bab ini, kerjakanlah latihan berikut ini secara mandiri. Latihan 1 Bisakah saya menentukan lead term pada diagnosis berikut? 22

Instruksi : berilah highlight atau garis bawahi pada kata yang kalian anggap leadterm 1. Fracture of neck of femur 2. Congestive cardiac failure 3. Bright's disease 4. Prostatic hypertrophy 5. Exfoliative dermatitis 6. Supervision of normal pregnancy 7. Delivery complicated by inversion of the uterus 8. Urethral stricture 9. Abscess of brain J. Terminologi Medis 1) Pendahuluan Terminologi medis adalah bahasa profesi Kesehatan dan merupakan cara berkomunikasi bagi mereka yang secara langsung ataupun tidak langsung. Bayangkan jika di Indonesia saja setiap daerah punya istilah sendiri-sendiri untuk menyebut penyakit diabetes, ada yang menyebutnya kencing manis, ada yang menyebutnya penyakit gula. Jika kita berkomunikasi dengan menggunakan diabetes, semua profesi Kesehatan langsung mengerti dengan penyakit apa yang dimaksud, begitupun jika kita berkomunikasi dengan profesi Kesehatan dari negara lain. Itu hanya satu penyakit saja padahal ada ribuan penyakit di dunia ini. Oleh karena itu penting sekali kita menggunakan terminologi medis dalam pekerjaan, penelitian, seminar dan kegiatan lainnya sehingga semua profesi Kesehatan memiliki satu bahasa universal dalam melakukan pekerjaan di bidang Kesehatan. Meski begitu terminology medis penggunaannya kurang tepat jika kita berkomunikasi misalnya dalam rangka edukasi ke masyarakat umum. Untuk kepentingan edukasi ke masyarakat umum kita harus menggunakan bahasa yang paling dekat dengan budaya, tingkat Pendidikan dan pengetahuan mereka. Susunan struktur istilah medis rata-rata dirasa sangat sulit dan komplek untuk dipahami oleh mahasiswa bidang kesehatan. Namun dengan latihan yang teratur maka akan segera terbiasa dengan istilah-istilah medis tersebut.

2) Langkah- Langkah Menganalisis Istilah Medis

23

Langkah pertama dalam mengartikan istilah medis adalah untuk memecahnya menjadi komponen komponen: a) Akar (Root): setiap istilah medis memiliki satu atau lebih akar yang menentukan subjek istilah. Akar kata adalah pondasi suatu istilah medis dan umumnya terkait istilah bagian badan tubuh, warna dan terkadang menjelaskan suatu kondisi tubuh. Kata Prefix dan Suffix dikombinasi dengan akar kata (root) akan mengkreasi suatu istilah medis yang dimaksud. Akar kata memiliki bentuk kombinasi (Combining form) hasil kreasi dengan akar kata (root) yang dibubuhi kata “vowel” yang seringnya adalah huruf “o” dan terkadang bisa “e” atau “i”. Contoh: arthr/o = persendian (joint) cardi/o = jantung (heart) dermat/o = kulit (skin) gastr/o- = lambung (stomach)

Tabel 3.1 Tabel Akar (root)

b) Akhiran (Suffix): setiap istilah medis memiliki akhiran yang merupakan akhir dari istilah yang menjelaskan aspek dari subjek. Prefix berupa suku kata yang diletakkan pada permulaan sebutan suatu kata (istilah), ditambahkan ke akar kata yang tersedia. Contoh arti berbagai kata prefixes: pre- (sebelum, before); post (setelah, after) dan anti- (menentang; against) Kata prefixes yang umum

24

ditemukan pada istilah medis: bisa dibagi menjadi 4 (ampat) kategori: general, negative, numerical, dan problems atau penyakit. General Prefixes (Prefixes umum). Tabel 3.2 Suffixes

c) Vokal: sebagian istilah medis memiliki vokal yang tujuan utamanya adalah untuk menghubungkan akar dan akhiran. Vokal biasanya merupakan o. d) Awalan (Prefix): banyak istilah medis memiliki awalan pada awal istilah yang mengubah akar.

25

Tabel 3.3 Preffixs

e) Menggabungkan bentuk: menggabungkan bentuk adalah parakitan awalan, akar, f) Vokal, dan akhiran untuk membentuk istilah medis.

3) Membaca Istilah Medis Untuk membaca dan memahami istilah medis. Anda perlu belajar definisi awalan, akar,dan akhiran, yang akan anda pelajari melalui bab ini. Mulai membaca istilah medis oleh definisi akar. Akar biasanya menjelaskan tentang bagian dari tubuh. Berikutnya, membaca akhiran dari istilah medis. Akhiran adalah pada akhir istilah dan biasanya menjelaskan tentang tindakan. Dan kemudian, membaca awalan dari istilah medis. Jika ada satu, awalan biasanya menyempit istilah untuk aspek tertentu dari akar tertentu. Contoh: a) Akar (Root): akar nyeri ulu hati adalah lambung. Memikirkan lambung sebagai “kode kata” untuk perut. Setiapkali anda melihat lambung dalam istilah medis. Anda tahu bahwa istilah ada hubungannya dengan perut. b) Akhiran (Suffix): akhiran dari epigas/’tric adalah ic.memikirkan ic sebagai *kata kode* untuk yang berkaitan dengan sesuatu. Yang biasanya akar. Dalam contoh ini, istilah medi berhubungan dengan perut. c) Awalan (Prefix): awalan di epigastic adalah epi. Memikirkan epi sebagai *kata kode* untuk diatas. Setiap kali anda tahu bahwa merujuk atas tiupan tersebut. Yang dalam contoh ini mengacu atas perut. 26

4) Membaca Istilah Medis Dalam Kalimat Pelayanan kesehatan bekerja menerjemahkan istilah nonmedis dalam istilah medis dengan mencari kombinasi yang tepat dari awalan, akar, dan akhiran. Untuk membuat bentuk penggabungan yang secara khusus menggambarkan situasi medis. Contoh Pasien menceritakan kepada dokter bahwa dia telah terbakar nyeri sedikit dibawah dadanya. Setelah menanyakan beberapa pertanyaan untuk menyingkirkan masalah dengan jantungnya, penyedia perawatan kesehatan mungkin akan menulis dalam catatannya: nyeri epigastrium dijelaskan oleh pasien sebagai pembakaran. Terjemahan : Rasa sakit terbakar diatas perut. 5) Analisis Istilah Adalah penting bagi mahasiswa untuk mengenal cara menganalisis istilah demi memudahkan pengenalan arti istilah terkait. Analisis istilah adalah menguraikan secara sistematik suatu istilah medis menjadi bagian unsur kata pembentuknya sehingga mudah dikenali artinya. Sebagai contoh: (1) a.n’emi.a terdiri dari a- dan –emia = kurang darah a- [prefix, not, tidak ada] emia [haima, darah] (2) ap”pen.dec’to.my terdiri dari appendix dan -ectomy = operasi pengangkatan usus buntu appendix [appendixes (pl), usus buntu] -ectomy [sufix, tindakan operasi] (3) ar.thri’tis terdiri dari arthron dan –it is = peradangan persendian arthron [ arthrites (pl), sendi] -itis [radang]

27

Definisi adalah batas ketentuan arti dari suatu istilah, sedangkan analisis adalah penguraian istilah dalam kaidah linguistik ke dalam unsur kata pembentuknya. Disadari bahwa desain struktur istilah akan membantu mahasiswa untuk mampu menganalisis istilah yang dijumpai dan hal ini menjadi tujuan inti dari modul pembelajaran ini. Dengan demikian penguasaan akan arti suatu istilah yang dijumpai pada bab-bab berikutnya akan menjadi mudah. K. Penugasan Asesmen Mandiri di Kelas Virtual Penugasan pada Bab III ini digabungkan dengan penugasan pada Bab 4 L. Penutup 1. Koding klinis atau koding medis adalah suatu kegiatan yang mentransformasikan diagnosis penyakit, prosedur medis dan masalah kesehatan lainnya dari kata-kata menjadi suatu bentuk kode, baik numerik atau alfanumerik, untuk memudahkan penyimpanan, retrieval dan analisis data 2. ICD-10 adalah singkatan dari The International Statistical Classification of Diseases and Related Health Problems-10th Revision. Tujuannya adalah untuk mempermudah perekaman yang sistematis, untuk keperluan analisis, interpretasi dan komparasi data morbiditas maupun mortalitas dengan cara menerjemahkan diagnosis penyakit dan masalah kesehatan lainnya dari kata-kata menjadi kode alfanumerik, yang memudahkan penyimpanan, retrieval dan analisis data. Penggunaan kode ICD telah makin luas dari sekedar mengelompokkan informasi morbiditas dan mortalitas untuk tujuan statistik hingga diaplikasikan untuk berbagai kepentingan, termasuk reimbursement, administrasi, epidemiologi dan riset di fasilitas kesehatan. 3. Prinsip Utama Dalam Koding Prosedur Medis adalah ; Prosedur utama adalah prosedur yang paling signifikan, yang dilakukan untuk mengobati/mengatasi diagnosis utama. Oleh karena itu harus ada kesesuaian antara kode prosedur dengan kode diagnosis

28

KODE MORBIDITAS DENGAN MENGGUNAKAN ICD-10

BAB 4

Bab Ini Berisi Tentang Penentuan dignosa Utama Reseleksi Kode Morbiditas Latihan Asesment Mandiri

Tujuan Setelah selesai membaca bab ini mahasiswa diharapkan mampu : 1. Mampu untuk menentukan diagnosa utama sebagai keperluan input diagnosa utama pada aplikasi INA-CBG’s 2. Melakukan reseleksi kode morbiditas

BAB IV KODE MORBIDITAS DENGAN MENGGUNAKAN ICD-10

A. Pendahuluan Istilah morbiditas diartikan sebagai cakupankondisi penyakit, cedera dan alasan kontak dengan pelayanan kesehatan, termasuk screening dan upaya pencegahan. Pemberian kode biasanya terkait dengan satu peristiwa pelayanan kesehatan di institusi kesehatan maupun saat mengadakan survey. Lazimnya morbiditas dikaitkan dengan satu periode masa pemberian pelayanan kesehatan (single episode). B. Penentuan Diagnosis Utama Diagnosis utama adalah diagnosis yang ditegakkan oleh dokter pada akhir episode

perawatan

yang

menyebabkan

pasien

mendapatkan

perawatan

atau

pemeriksaan lebih lanjut. Jika terdapat lebih dari satu diagnosis, maka dipilih yang menggunakan sumber daya paling banyak. Jika tidak terdapat diagnosis yang

dapat

ditegakkan

hasil

pemeriksaan

pada

penunjang

akhir yang

episode tidak

perawatan,

normal

atau

maka

gejala

utama,

masalah

lainnya

dipilih

diagnosis

utama

menjadi diagnosis utama. Diagnosis pada

saat

Diagnosis

Sekunder pasien sekunder

adalah

masuk

diagnosis

atau

yang

merupakan

yang terjadi

menyertai selama

komorbiditas

episode

dan/atau

perawatan. komplikasi.

Komorbiditas adalah penyakit yang menyertai diagnosis utama atau kondisi yang sudah ada sebelum pasien masuk rawat dan membutuhkan pelayanan kesehatan setelah masuk maupun selama rawat. Komplikasi adalah penyakit yang timbul dalam masa perawatan dan memerlukan pelayanan tambahan sewaktu episode pelayanan, baik yang disebabkan oleh kondisi yang ada atau muncul akibat dari pelayanan kesehatan yang diberikan kepada pasien.

1. Episode perawatan Klaim JKN mensyaratkan penentuan diagnosa utama akan di hitung pada akhir episode perawatan. Maka untuk itu sebagai PMIK kita wajib memahami apa yang dimaksud dengan 29

episode pelayanan. Episode adalah jangka waktu perawatan pasien mulai dari pasien masuk sampai pasien keluar rumah sakit baik rawat jalan maupun rawat inap, termasuk konsultasi/pemeriksaan dokter dan atau pemeriksaan penunjang maupun pemeriksaan lainnya. Untuk setiap episode hanya dapat dilakukan satu kali klaim. Pada sistem INACBG ada 2 episode yaitu episode rawat jalan dan rawat inap, dengan beberapa kriteria di bawah ini : a) Episode rawat jalan Satu episode rawat jalan adalah satu rangkaian pertemuan konsultasi antara pasien dan dokter dan atau pemeriksaan penunjang sesuai indikasi medis dan atau tatalaksana yang diberikan pada hari pelayanan yang sama. Ketentuan tambahan terkait dengan episode rawat jalan yaitu : 1) Pada pemeriksaan penunjang yang tidak dapat dilakukan pada hari yang sama yaitu pemeriksaan penunjang yang sesuai indikasi medis memerlukan persiapan khusus dan atau kendala kapasitas pelayanan penunjang maka tidak dihitung sebagai episode baru. 2) Pasien yang mendapatkan pemeriksaan penunjang dan hasil pemeriksaan tersebut tidak dapat diselesaikan pada hari yang sama akan mendapatkan pelayanan konsultasi dokter lanjutan dan merupakan episode baru. Contoh 1: Pasien A berkunjung ke dokter pada tanggal 1 Januari 2016 dan dilakukan pemeriksaan penunjang kemudian konsultasi ke dokter kembali pada hari yang sama, maka rangkaian tersebut adalah satu episode.

Gambar 4.x 30

Contoh 1 Episode di Pelayanan Rawat Jalan

Contoh 1: Pasien A berkunjung ke dokter pada tanggal 1 Januari 2016 dan dilakukan pemeriksaan penunjang kemudian konsultasi ke dokter kembali pada hari yang sama, maka rangkaian tersebut adalah satu episode.

Gambar 4.x Contoh 2 Episode di Pelayanan Rawat Jalan Contoh 2 : Pasien B datang ke rumah sakit tanggal 1 Januari 2016 karena pemeriksaan penunjang tidak dapat dilakukan pada hari yang sama, sehingga pemeriksaan penunjang dilakukan pada tanggal 2 januari 2016. Pada tanggal 3 januari 2016 pasien datang kembali untuk konsultasi ke dokter dengan membawa hasil pemeriksaan penunjangnya. Maka episode pelayanan pasien B adalah 2 episode yaitu sebagai berikut : Episode pertama tanggal 1 januari 2016 dan 2 januari 2016 terdiri dari konsultasi dokter dan pemeriksaan penunjang dan Episode kedua tanggal 3 januari 2016 untuk konsultasi dokter

31

Gambar 4.x Contoh 3 Episode di Pelayanan Rawat Jalan Contoh 3 : Pasien C (pasien lama) datang ke rumah sakit pada tanggal 9 Februari 2016 untuk dilakukan pemeriksaan penunjang. Pada tanggal 10 Februari 2016 pasien datang kembali untuk konsultasi ke dokter. Maka episode pelayanan pasien C adalah satu episode yaitu tanggal 10 Februari 2016 yang terdiri dari pemeriksaan penunjang dan konsultasi dokter. 3) Dalam hal pelayanan berupa prosedur atau terapi yang berkelanjutan di pelayanan rawat jalan seperti radioterapi, kemoterapi, rehabilitasi medik, rehabilitasi psikososial, transfuse darah, dan pelayanan gigi, episode yang berlaku adalah per satu kali kunjungan. 4) Pasien yang datang ke rumah sakit mendapatkan pelayanan rawat jalan pada satu atau lebih klinik spesialis pada hari yang sama, terdiri dari satu atau lebih diagnosis, dimana diagnosis satu dengan yang lain saling berhubungan atau tidak berhubungan, dihitung sebagai satu episode. 5) Pelayanan IGD yang kurang dari 6 jam dan/atau belum mendapatkan pelayanan rawat inap, termasuk dalam satu episode rawat jalan. 6) Pasien datang kembali ke rumah sakit dalam keadaan darurat pada hari pelayanan yang sama, maka keadaan darurat tersebut dianggap sebagai episode baru walaupun dengan diagnosis yang sama. 7) Pasien yang datang ke IGD dan pada hari yang sama datang kembali ke rumah sakit untuk mendapatkan pelayanan rawat jalan, maka tidak dihitung sebagai episode baru.

32

8) Untuk pasien mendapatkan pelayanan rawat inap kurang dari 6 jam yang selanjutnya dirujuk, maka ditetapkan sebagai episode rawat jalan. b) Episode rawat inap Satu episode rawat inap adalah satu rangkaian perawatan mulai tanggal masuk sampai keluar rumah sakit termasuk perawatan di ruang rawat inap, ruang intensif, dan ruang operasi. Ketentuan tambahan terkait dengan episode rawat inap yaitu : 1) Pelayanan rawat inap yang menjadi kelanjutan dari proses perawatan di rawat jalan atau gawat darurat, maka pelayanan tersebut sudah termasuk dalam satu episode rawat inap. 2) Pelayanan IGD lebih dari 6 jam, telah mendapatkan pelayanan rawat inap dan secara administrasi telah menjadi pasien rawat inap termasuk satu episode rawat inap. 3) Dalam hal pasien telah mendapatkan pelayanan rawat inap yang lama perawatan kurang dari 6 jam dan pasien meninggal termasuk satu episode rawat inap. 4) Dalam hal pasien dirawat inap dan mendapat rencana operasi : •

Pasien batal operasi atas alasan medis dan harus dilakukan rawat inap atas kondisi tersebut maka ditagihkan sebagai rawat inap dengan diagnosis yang menyebabkan batal operasi.

•

Pasien batal operasi atas alasan medis namun dapat dilakukan terapi rawat jalan atau pulang maka dapat ditagihkan sebagai rawat inap dengan kode diagnosis Z53.0

•

Pasien batal operasi atas alasan kurangnya persiapan operasi oleh FKRTL maka tidak dapat ditagihkan.

2. Penulisan diagnosis yang lengkap dan spesifik Penulisan diagnosis harus lengkap dan spesifik (menunjukkan letak, topografi, dan etiologinya). Diagnosis harus mempunyai nilai informatif sesuai dengan kategori ICD yang spesifik. Contoh : Acute appendicitis with perforation, Diabetic cataract, insulin-dependent Diagnosis bersifat informatif agar bisa diklasifikasikan pada kode ICD yang spesifik. Contoh penulisan diagnosis :

33

- Karsinoma sel transisional pada trigonum kandung kemih - Appendisitis akut dengan perforasi - Katarak Diabetikum, Non Insulin Dependent Diabetes Mellitus - Perikarditis Meningokokus Jika tidak terdapat diagnosis yang dapat ditegakkan pada akhir episode perawatan, maka gejala utama, hasil pemeriksaan penunjang yang tidak normal atau masalah lainnya dipilih menjadi diagnosis utama.

3. Kode kondisi akut dan kronis Bila kondisi utama adalah akut dan kronis dan dalam ICD dijumpai kategori atau sub kategori yang terpisah, tetapi bukan kode kombinasi, kode kondisi akut digunakan sebagai kondisi utama yang harus dipilih. contoh : Kondisi utama : Cholecystitis akut dan kronis kondisi lain : Diberi kode acute cholecystitis (K81.0) sebagai kode utama dan chronic cholecystitis (K81.1) digunakan sebagai kode sekunder 4. Kode diagnosis dagger (†) dan asterisk (*)

Jika memungkinkan, kode dagger dan asterisk harus digunakan sebagai kondisi utama,

karena kode – kode tersebut menandakan dua pathways yang berbeda untuk satu kondisi Contoh : - Measles pneumonia = B05.2† J17.1* - Pericarditis tuberculosis = A18.8† I32.0*

5. Gejala, tanda dan temuan abnormal dan situasi yang bukan penyakit Hati – hati dalam mengkode diagnosis utama untuk BAB XVIII (kode “R”) dan XXI (kode “Z”) untuk Hati – hati dalam mengkode diagnosis utama untuk BAB XVIII (kode “R”) dan XXI (kode “Z”) untuk kasus rawat inap. 34

- Jika diagnosis yang lebih spesifik (penyakit atau cidera) tidak dibuat pada akhir rawat inap maka diizinkan memberi kode “R” atau kode “Z” sebagai kode kondisi utama. - Jika diagnosis utama masih disebut “suspect” dan tidak ada informasi lebih lanjut atau klarifikasi maka harus dikode seolah-olah telah ditegakkan. Kategori Z03.- (Medical observation and evaluation for suspected diseases and conditions) diterapkan pada “Suspected” yang dapat dikesampingkan sesudah pemeriksaan. contoh : Kondisi utama : Suspected acute Cholecystitis Kondisi lain : Diberi kode Acute Cholecystitis (K81.0) sebagai diagnosis utama. - Jika diagnosis yang lebih spesifik (penyakit atau cidera) tidak dibuat pada akhir rawat inap maka diizinkan memberi kode “R” atau kode “Z” sebagai kode kondisi utama. - Jika diagnosis utama masih disebut “suspect” dan tidak ada informasi lebih lanjut atau klarifikasi maka harus dikode seolah-olah telah ditegakkan. Kategori Z03.- (Medical observation and evaluation for suspected diseases and conditions) diterapkan pada “Suspected” yang dapat dikesampingkan sesudah pemeriksaan.

contoh : Kondisi utama : Suspected acute Cholecystitis Kondisi lain : Diberi kode Acute Cholecystitis (K81.0) sebagai diagnosis utama 6. Kode kondisi multiple Diagnosis untuk kondisi multipel seperti cedera multipel, gejala sisa (sekuele) multipel dari penyakit atau cedera sebelumnya, atau kondisi multipel yang terjadi pada penyakit human immunodeficiencyvirus (HIV), jika salah satu kondisi yang jelas lebih berat dan lebih banyak menggunakan sumber daya dibandingkan dengan yang lain dicatat sebagai diagnosis utama dan yang lainnya sebagai diagnosis sekunder. Jika tidak ada satu kondisi yang menonjol, maka digunakan ‘fraktur multipel’ atau ‘penyakit HIV yang 35

menyebabkan infeksi multipel sebagai diagnosis utama dan kondisi lainnya sebagai diagnosis sekunder. Jika suatu episode perawatan ditujukan untuk pengobatan atau pemeriksaan gejala sisa (sekuele) suatu penyakit lama yang sudah tidak diderita lagi, maka diagnosis sekuele harus ditullis dengan asal-usulnya. Contoh : - Septum hidung bengkok karena fraktur hidung di masa kanak-kanak - Kontraktur tendon Achilles karena efek jangka panjang dari cedera tendon Jika terjadi sekuele multipel yang pengobatan atau pemeriksaannya tidak difokuskan pada salah satu dari kondisi sekuele mutipel tersebut, maka bisa ditegakkan diagnosis sekuele multipel. Contoh: “sekuele cerebrovaskuler accident (CVA)” atau “sekuele fraktur multipel”.

7. Kode kategori kombinasi Dalam ICD 10, ada kategori tertentu dimana dua kondisi atau kondisi utama dan sekunder yang berkaitan dapat digambarkan dengan satu kode. Kondisi utama : Renal failure Kondisi lain : Hypertensive renal disease Diberi kode Hypertensive renal disease with renal failure (I12.0) 8. Kode penyebab eksternal Untuk cedera dan kondisi lain karena penyebab eksternal, kedua sifat dasar kondisi dan keadaan penyebab eksternal harus diberi kode. Biasanya sifat dasar diklasifikasi pada BAB XIX (S00-T98). Kode penyebab external pd BAB XX (V01-Y98) digunakan sebagai kode tambahan contoh : Kondisi utama : Fraktur colum femoris karena jatuh tersandung pd trotoar yang tidak rata. Diberi kode Fracture of neck of femur (S72.0) sebagai kode utama. Kode penyebab eksternal pada fall on the same level from slipping, tripping or stumbing on street or hagway (W01.4) sebagai kode 36 sekunder

9. Kode Sequalae pada kondisi tertentu “Sequelae of …”(B90-B94, E64-E68, G09, I69, O97, T90-T98, Y85- Y89) digunakan untuk kondisi yang sudah tidak ada lagi saat ini (telah diobati/diperiksa). Kode utamanya adalah sifat dasar sequelae itu sendiri, kode “sequelae of ..” (old; no longer present) sebagai kode sekunder opsional. Jika terdapat beberapa sequalae yang sangat spesifik, namun tidak ada yang dominan dalam tingkat keparahan dan penggunaan sumber daya terbanyak, “Sequalae of ….” dapat dicatat sebagai kondisi utama. Contoh : Kondisi utama : Dysphasia dari old cerebral infarction Diberi kode Dysphasia (R47.0) sebagai kode utama. Kode untuk sequelae cerebral infarction (I69.3) sebagai kode sekunder. 10. Kode kondisi dan komplikasi post prosedur Bab XIX (T80-T88) digunakan untuk komplikasi yang berhubungan dengan pembedahan dan tindakan lain, misalnya, Infeksi luka operasi, komplikasi mekanis dari implant, shock dan lainnya. Sebagian besar bab sistem tubuh berisi kategori untuk kondisi yang terjadi baik sebagai akibat dari prosedur dan teknik khusus atau sebagai akibat dari pengangkatan organ, misalnya, sindrom lymphoedema postmastectomy, hypothyroidism postirradiation. Beberapa kondisi misalnya pneumonia, pulmonary embolism yang mungkin timbul dalam periode postprocedural tidak dipandang satu kesatuan yang khas dan diberi kode dengan cara yang biasa, tetapi kode tambahan opsional dari Y83-Y84 dapat ditambahkan untuk identifikasi hubungan tersebut dengan suatu prosedur. Bila kondisi dan komplikasi postprocedural dicatat sebagai kondisi utama referensi untuk modifier atau qualifier dalam indeks alfabet adalah penting untuk pemilihan kode yang benar. Contoh : Kondisi utama : Hypothyroidism karena thyroidektomi satu tahun lalu kondisi lain : Diberi kode postsurgical hypothyroidism (E89.0) sebagai kode utama 37

C. Reseleksi Kode Morbiditas Dalam banyak kejadian, masalah keluhan utama ( main condition ) yang dicatat oleh dokter tidak konsisten dengan definisi WHO, dengan kata lain tidak ada keluhan utama yang spesifik. Dalam hal koder tidak berhasil melakukan klarifikasi kepada dokter penanggungjawab pelayanan (DPJP), maka koder kode diagnosis utama (‘re-seleksi’) yaitu sebagai berikut : menggunakan Rule MB1 sampai MB5 untuk memilih Kembali. Rule MB1-MB5 dikembangkan oleh WHO dengan tujuan dapat digunakan dan menjamin bahwa kondisi utama yang dipilih kemudian dikode menggambarkan kondisi yang bertanggung jawab bagi satu episode pelayanan, dimana koder harus terbiasa dan mampu menggunakannya, ketentuan kondisi morbiditas yang dimaksud adalah ketentuan (rules) MB 1 – MB5. 1. Rule MB1 (Kondisi minor tercatat sebagai diagnosis utama, sedangkan kondisi yang lebih berarti dicatat sebagai diagnosis sekunder). Ketika kondisi minor atau yang telah berlangsung lama, atau masalah insidental, tercatat sebagai diagnosis utama, sedangkan kondisi yang lebih berarti, relevan dengan pengobatan yang diberikan dan/atau spesialisasi perawatan, tercatat sebagai diagnosis sekunder, maka reseleksi kondisi yang berarti tersebut sebagai diagnosis utama.

Contoh : Diagnosis Utama : Sinusitis akut. Diagnosis Sekunder : Karsinoma endoserviks, Hipertensi Prosedur : Histerektomi total Spesialisasi : Ginekologi

38

Pasien di rumah sakit selama tiga minggu. Dikode Karsinoma endoserviks (C53.0) sebagai diagnosis utama, sinusitis akut dan Hipertensi sebagai diagnosis sekunder Diagnosis Utama : Arthritis rematoid Diagnosis Sekunder : •

Diabetes mellitus

•

Hernia femoralis terpuntir

•

Arteriosklerosis generalisata

Pasien di rumah sakit selama tiga minggu Prosedur : Herniorrhaphy Spesialisasi : Bedah umum

Dikode Strangulated femoral hernia (K41.3) sebagai diagnosis utama, Arthritis rematoid, Diabetes melitus, dan arteriosklerosis generalisata sebagai diagnosis sekunder. Diagnosis Utama : Epilepsy Diagnosis Sekunder : Otomikosis Spesialisasi : Telinga, hidung dan tenggorok Dikode Otomikosis (B36.9† dan H62.2 *) sebagai diagnosis utama dan epilepsy sebagai diagnosis sekunder. Diagnosis Utama : Kegagalan jantung kongestif Diagnosis Sekunder : Fraktur leher femur karena jatuh dari tempat tidur waktu dirawat Prosedur : Fiksasi fraktur internal Spesialisasi: Penyakit Dalam 1 minggu, transfer ke ortopedi untuk fraktur Pasien di rumah sakit selama empat minggu Dikode Fraktur leher femur (S72.0) sebagai diagnosis utama, kegagalan jantung kongestif sebagai diagnosis sekunder. 2. Rule MB2 (Beberapa kondisi Dicatat sebagai Diagnosis Utama). Jika beberapa kondisi yang tidak bisa dikode bersamaan tercatat sebagai diagnosis utama, dan menunjukkan bahwa satu di antaranya adalah diagnosis utama pada asuhan pasien, pilihlah kondisi tersebut. Jika tidak, pilih kondisi yang sesuai dengan spesialisasi yang menangani. 39

Contoh : Diagnosis Utama : Katarak Meningitis stafilokokus Penyakit jantung iskemik. Diagnosis Sekunder : Spesialisasi : Neurologi Pasien di rumah sakit selama lima minggu Dikode Meningitis stafilokokus (G00.3) sebagai diagnosis utama, Katarak dan Penyakit jantung iskemik sebagai diagnosis sekunder

3. Rule MB3 (Kondisi yang dicatat sebagai diagnosis utama merupakan gejala dari kondisi yang telah didiagnosis dan diobati). Jika suatu gejala atau tanda (pada umumnya diklasifikasikan pada Bab XVIII), atau suatu masalah yang bisa diklasifikasikan pada Bab XXI, dicatat sebagai diagnosis utama, dan merupakan tanda, gejala atau masalah dari kondisi yang telah didiagnosis sebagai diagnosis sekunder dan telah dirawat, maka pilihlah kondisi yang didiagnosis tersebut sebagai diagnosis utama. Contoh : Diagnosis Utama : Hematuria Diagnosis Sekunder : Varises vena tungkai Papilomata dinding belakang kandung kemih Pengobatan : Eksisi diatermi papillomata Spesialisasi : Urologi Dikode Papilomata dinding belakang kandung kemih (D41.4) sebagai diagnosis utama, Hematuria dan Varises vena tungkai sebagai diagnosis sekunder.

4. Rule MB4 (Kespesifikan). Jika diagnosis yang tercatat sebagai diagnosis utama menguraikan suatu kondisi secara umum, sedangkan suatu istilah yang bisa memberikan informasi yang lebih tepat mengenai tempat atau bentuk kondisi tersebut tercatat sebagai diagnosis sekunder, maka pilihlah yang diagnosis 40

sekunder tersebut sebagai diagnosis utama. Contoh : Diagnosis Utama : Cerebrovascular accident Diagnosis Sekunder : Diabetes mellitus Hipertensi Perdarahan otak Dikode Perdarahan otak (I61.9) sebagai diagnosis utama, Diabetes melitus dan Hipertensi sebagai diagnosis sekunder, dan Cerebrovascular accident tidak dikoding.

5. Rule MB5 (Diagnosis alternatif). Jika suatu gejala atau tanda dicatat sebagai diagnosis utama dan disebabkan oleh suatu kondisi atau diagnosis sekunder, maka pilihlah gejala tersebut sebagai diagnosis utama. Jika dua kondisi atau lebih tercatat sebagai pilihan diagnostic untuk diagnosis utama, pilihlah kondisi pertama yang tercatat. Contoh : Diagnosis Utama : Sakit kepala karena stress atau tegangan otot atau sinusitis akut Diagnosis Sekunder : Sakit kepala sebagai diagnosis utama dikode R51.

D. Kode Prosedur dan Tindakan Berdasarkan ICD-9CM

ICD-9-CM terdiri dari 3 volume. Namun yang digunakan untuk mengkode tindakan/prosedur adalah volume 3. Langkah – langkah koding menggunakan ICD-9-CM adalah sebagai berikut: 1. Identifikasi tipe pernyataan prosedur/tindakan yang akan dikode dan lihat di buku ICD-9CM Alphabetical Index. 2. Tentukan Lead Term Untuk prosedur/tindakan. 3. Baca dan ikuti semua catatan atau petunjuk di bawah kata kunci. 41

4. Baca setiap catatan dalam tanda kurung setelah kata kunci (penjelasan ini tidak mempengaruhi kode) dan penjelasan indentasi dibawah lead term (penjelasan ini mempengaruhi kode) sampai semua kata dalam diagnosis tercantum. 5. Ikuti setiap petunjuk rujukan silang (“see” dan “see also”) yang ditemukan dalam index : 6. Cek ketepatan kode yang telah dipilih pada Tabular List. 7. Baca setiap inclusion atau exclusion dibawah kode yang dipilih atau dibawah bab atau dibawah blok atau dibawah judul kategori. 8. Tentukan Kode-5 Aturan dalam koding ICD-9-CM : 1. Kata –See, see also (lihat juga) Jika ada pernyataan (see, see also) di belakang pernyataan tindakan/prosedur, maka harus melihat juga pernyataan tindakan yang dimaksud. Contoh : Atherectomy coronary Atherectomy - Cerebrovasculas –see Angioplasty - Coronary –see Angioplasty coronary 36.09 Dikode Angioplasty coronary 36.09 Contoh : Catheterization –see also Insertion, - Catheter arteriovenous 39.93 - Artery 38.91 Maka harus dilihat juga Insertion. 2. Kata omit code (tidak dikoding) Jika ada pernyataan omit code pada Indeks Alfabet maka prosedur tersebut adalah bagian dari kode prosedur lain yang berhubungan dan tidak dikode. Contoh : Craniotomy 01.24 - as operative approach – omit code fetal 73.8 for decompression of fracture 02.02 42

reopening of site 01.23 Contoh : Laparatomy NEC 54.19 as operative approach --omit code exploratory (pelvic) 54.11-51-

Contoh : Laminectomy (decompression) (for exploration) 03.09 as operative approach --omit code 3. Kata Code also (dikoding juga) Jika ada pernyataan code also dibawah pernyataan tindakan/prosedur maka harus dikoding. Contoh : 42.69 Antesternal anastomosis of esophagus dengan gastrostomy Code also any synchronous : esophagectomy (42.40 – 42.42) gastrostomy (43.1) Dikode antesternal anastomosis of esophagus (42.69) dan other gastrostomy (43.19) 4. Kata Exclude (tidak termasuk) Jika ada pernyataan Exclude dibawah pernyataan tindakan/prosedur maka harus dikoding yang lain sesuai dengan petunjuk exclude Contoh : Simple excision of lymphatic struture (40.2) Exclude : biopsy of lyphatic structure (40.11) 5. Kata Includes (termasuk) Jika ada pernyataan “includes” dibawah pernyataan tindakan/prosedur maka pernyataan tindakan tersebut termasuk bagian atau contah tindakan tersebut : 35.2 Replacement of heart valve Includes : Excision of heart valve with replacement Code also cardiopulmonary bypass (extracorporeal circulation) (heart-lung) (39.61) E. Latihan Assesmen Mandiri (di kelas virtual) A. Alat dan bahan 43

1. 2. 3. 4. 5.

Laptop buku catatan ICD-10 dan ICD-9-CM paper atau elektronik Daftar singkatan diagnosa Scan Resume medis (nama rs, nama pasien, No RM, nama DPJP ditutup)

B. Panduan mengerjakan latihan asesmen mandiri untuk pengodean menggunakan ICD-10 1) Identifikasi tipe pernyataan yang akan di-kode, kemudian carilah dalam buku Volume 3 pada bagian yang sesuai. 2) Temukan “lead-term”-nya. 3) Bacalah semua catatan yang tercantum dibawah “lead-term”. 4) Bacalah semua terminologi yang ada dalam kurung dibelakang “lead-term”. 5) Ikuti dengan hati - hati semua “cross-references” (kata “see” dan “see also” ) yang termuat dalam indeks. 6) Rujuk daftar tabulasi dalam Volume 1 untuk verifikasi kecocokan nomor kode terpilih 7) Perlu diingat bahwa kode 3-karakter dalam indeks yang diikuti tanda “dash” pada posisi karakter ke-4 menunjukkan bahwa masih ada karakter ke-4 yang perlu dicari dalam volume 1. Subdivisi lebih lanjut pada posisi karakter tambahan tidak di-indeks, sehingga bila akan digunakan harus dicari dalam volume 1. 8) Berpedomanlah pada “inclusion” atau “exclusion terms” yang ada di bawah kode terpilih, atau dibawah judul bab, blok atau kategori. 9) Tentukan kode yang sesuai.

44

Berdasarkan scan Resume Medis (15 resume medis) yang dibagikan oleh pembimbing lapangan, maka isilah tabel berikut ini! No. RM/kasus 1

Diagnosa atau Prosedur tertulis pada RM

Terminologi medis

Lead term

ICD-10

ICD-9CM

Diagnosa Utama

Diagnosa Sekunder

2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15

catatan : jika PL memberikan nomer RM, maka sembunyikannlah 4 digit terakhir, sebaliknya jika no RM ditutup maka namailah berdasarkan dengan no kasus

45

F. Penutup 1. Koding adalah kegiatan memberikan kode diagnosis utama dan diagnosis sekunder sesuai dengan ICD-10 (International Statistical Classification of Diseases and Related Health Problems) yang diterbitkan oleh WHO serta memberikan kode tindakan/prosedur sesuai dengan ICD-9-CM (International Classification of Diseases Revision Clinical Modification) (PMK 76, 2016). 2. Koding penyakit menggunakan ICD 10 dan Koding tindakan menggunakan ICD9 CM 3. Beberapa elemen pengkodean yang harus dievaluasi dalam menetapkan kualitas data pengodean (Bowman, 1992): a) Reliability Yaitu hasil yang sama akan diperoleh apabila dilakukan beberapa kali usaha. Contoh: beberapa petugas pengodean dengan rekam medis yang sama akan menghasilkan hasil pengodean yang sama pula. b) Validity Yaitu hasil pengodean yang mencerminkan keadaan pasien dan prosedur yang diterima pasien. c) Completeness Sebuah rekam medis belum bisa dikatakan telah dikode apabila hasil pengodean mencerminkan semua diagnosis dan prosedur yang diterima pasien. d) Timeliness Dokumen rekam medis dapat dikode dengan hasil yang dapat dipercaya, benar, dan lengkap, tetapi jika tidak dengan tepat waktu maka rekam medis tidak dapat digunakan untuk pengambilan kembali dokumen atau penagihan biaya perawatan.

46

BAB 5

PENGODEAN UNTUK APLIKASI INA-CBG’s

Bab Ini Berisi Tentang Struktur Kode INA-CBGs Petunjuk Untuk Bab-Bab Spesifik Aturan Kode INA-CBGs Lainnya yang Berlaku Masalah Implementasi Kode INA-CBGs

Tujuan Setelah selesai membaca bab ini mahasiswa diharapkan mampu : 1. Mampu untuk memahami struktur kode INA- CBG’s dan aturan kode INA-CBGs lain yang berlaku 2. Mampu mehami masalah pada implementasi kode INA-CBG’s 3. Mampu melakukan penginputan reimbursement BPJS melalui aplikasi INACBGs

BAB V PENGODEAN UNTUK APLIKASI INA-CBGs

A. Pendahuluan Koding adalah kegiatan memberikan kode diagnosis utama dan diagnosis sekunder sesuai dengan ICD-10 (International Statistical Classification of Diseases and Related Health Problems) yang diterbitkan oleh WHO serta memberikan kode tindakan/prosedur sesuai dengan ICD-9-CM (International Classification of Diseases Revision Clinical Modification). Koding sangat penting dalam sistem pembiayaan prospektif yang akan menentukan besarnya biaya yang dibayarkan ke FKRTL. Aturan dan pedoman koding yang digunakan dalam INA-CBG adalah aturan koding morbiditas. Koding dalam INA–CBG menggunakan ICD-10 revisi Tahun 2010 untuk mengkode diagnosis utama dan diagnosis sekunder serta menggunakan ICD-9-CM revisi Tahun 2010 untuk mengkode tindakan/prosedur. Sumber data untuk mengkode INA-CBG berasal dari resume medis yaitu data diagnosis dan tindakan/prosedur, apabila diperlukan dapat dilihat dalam berkas rekam medis. Ketepatan koding diagnosis dan tindakan/prosedur sangat berpengaruh terhadap hasil grouper dalam aplikasi INACBG. B. Struktur Kode INA-CBGs

Gambar 5.1 Struktur Kode INA-CBGs

48

Keterangan : 1. Digit ke-1 (alfabetik) : menggambarkan kode CMG (Casemix Main Groups) 2. Digit ke-2 (numerik) : menggambarkan tipe kelompok kasus (Case Groups) 3. Digit ke-3 (numerik) : menggambarkan spesifikasi kelompok kasus 4. Digit ke-4 (romawi): menggambarkan tingkat keparahan kelompok kasus Struktur Kode INA-CBG terdiri atas :

1. Case-Mix Main Groups (CMG) Adalah klasifikasi tahap pertama yang dilabelkan dengan huruf Alphabet (A sampai Z) yang disesuaikan dengan ICD 10 untuk setiap sistem organ tubuh manusia. Terdapat 29 CMG dalam INA-CBG yaitu : Tabel 5.1 Kode CMG INA-CBGs

49

2. Case Group Adalah sub-group kedua yang menunjukkan spesifikasi atau tipe kelompok kasus, yang dilabelkan dengan angka 1 (satu) sampai dengan 9 (sembilan).

50

Tabel 5.2 Tipe Kasus

3. Case Type Adalah sub-group ketiga yang menunjukkan spesifik CBGs yang dilambangkan dengan numerik mulai dari 01 sampai dengan 99. 4. Severity Level Adalah sub-group keempat yang menggambarkan tingkat keparahan kasus yang dipengaruhi adanya komorbiditas ataupun komplikasi dalam masa perawatan. Keparahan kasus dalam INA-CBG terbagi menjadi : a. “0” - untuk rawat jalan b. “I” - Ringan” untuk rawat inap dengan tingkat keparahan 1 (tanpa komplikasi maupun komorbiditi) c. “II” - Sedang” untuk rawat inap dengan tingkat keparahan 2 (dengan mild komplikasi dan komorbiditi) d. “III” - Berat” untuk rawat inap dengan tingkat keparahan 3 (dengan major komplikasi dan komorbiditi)

51

Tabel 5.3 Deskripsi Kode INA-CBGs

Istilah ringan, sedang dan berat dalam deskripsi dari Kode INA-CBG bukan menggambarkan kondisi klinis pasien maupun diagnosis atau prosedur namun menggambarkan tingkat keparahan (severity level) yang dipengaruhi oleh diagnosis sekunder (komplikasi dan komorbiditi).

C. Petunjuk Untuk Bab-Bab Spesifik Berikut ini adalah beberapa petunjuk untuk bab-bab spesifik dimana masalah mungkin timbul pada saat memilih kode diagnosis utama. Pedoman dan Rule umum berlaku untuk semua bab kecuali jika dalam petunjuk untuk bab–bab spesifik dibawah ini menyatakan lain.

1) Bab I Penyakit Infeksi dan Penyakit B20-B24 Penyakit human immunodeficiency virus (HIV) Seorang pasien dengan sistem imun yang rusak akibat penyakit HIV kadang-kadang memerlukan pengobatan untuk lebih dari satu penyakit pada satu periode perawatan, misalnya infeksi mycobacterium dan cytomegalovirus. Kategori dan subkategori terdapat pada blok ini untuk penyakit HIV dengan berbagai penyakit yang ditimbulkannya. Pilihlah Kode subkategori yang sesuai untuk diagnosis utama sebagaimana dipilih oleh dokter penanggung jawab pelayanan (DPJP). Jika diagnosis utama yang dicatat adalah penyakit HIV dengan multiple penyakit penyerta, maka subkategori .7 dari B20-B22 harus dikode. Kondisi-kondisi yang bisa diklasifikasikan pada dua subkategori atau lebih harus dikode pada subkategori .7 pada kategori yang relevan (misalnya B20 atau B21). Subkategori B22.7 harus digunakan apabila terdapat kondisi yang bisa diklasifikasikan pada dua kategori atau lebih pada B20-B22. Kode tambahan dari dalam blok B20-B24 digunakan sebagai diagnosis sekunder. 52

jika kondisi yang berhubungan jelas muncul lebih dahulu daripada infeksi HIV, maka kode kombinasi tidak boleh digunakan dan Selection Rules harus diikuti. Contoh : Diagnosis Utama : Penyakit HIV dan sarkoma Kaposi Diagnosis Sekunder : Penyakit HIV yang menyebabkan Sarkoma Kaposi sebagai diagnosis utama dikode B21.0. Contoh : Diagnosis Utama : Toxoplasmosis dan cryptococcosis pada pasien HIV Diagnosis Sekunder : Dikode Penyakit HIV yang menyebabkan infeksi ganda (B20.7) sebagai diagnosis utama, penyakit HIV yang menyebabkan penyakit infeksi dan parasit lain (B20.8) dan penyakit HIV yang menyebabkan mikosis lain (B20.5) sebagai diagnosis sekunder. Contoh : Diagnosis Utama : Penyakit HIV dan kandidiasis Diagnosis Sekunder : Dikode Penyakit HIV yang menyebabkan kandidiasis (B20.4) sebagai diagnosis utama Contoh : Diagnosis Utama : Penyakit HIV dengan pneumonia Pneumocystis carinii, limfoma Burkitt dan kandidiasis mulut. Diagnosis Sekunder : Dikode Penyakit HIV yang menyebabkan penyakit ganda (B22.7) sebagai diagnosis utama, penyakit HIV yang menyebabkan pneumonia Pneumocystis carinii (B20.6), penyakit HIV yang menyebabkan limfoma Burkitt (B21.1), dan penyakit HIV yang menyebabkan kandidiasis (B20.4) sebagai diagnosis sekunder. Dalam koding INA-CBG menggunakan kode 4 karakter untuk Subkategori pada B20-B23. Penentuan penggunaan subkategori 4-karakter pada B20-B23 atau kode penyebab ganda adalah untuk mengidentifikasi kondisi yang lebih spesifik.

53

2) Bab II Neoplasma Cara mengkode pada kasus neoplasma, harus menggunakan catatan pengantar Bab II di Volume 1 dan Pendahuluan Volume 3 ICD 10 tahun 2010 tentang pemberian kode dan penggunaan deskripsi morfologis sebagai rujukan. Kasus neoplasma baik primer atau sekunder (metastasis) yang merupakan fokus perawatan, harus dicatat dan dikode sebagai diagnosis utama. Dalam hal diagnosis utama yang dicatat oleh dokter adalah neoplasma primer yang sudah tidak terdapat lagi, maka diagnosis utama adalah neoplasma lokasi sekunder, komplikasi saat ini, atau keadaan yang bisa dikode pada Bab XXI yang merupakan fokus pengobatan atau pemeriksaan saat ini. Sedangkan untuk riwayat neoplasma primer yang ada pada Bab XXI digunakan sebagai diagnosis sekunder.

Contoh : Diagnosis Utama : Karsinoma prostat Diagnosis Sekunder : Bronkitis kronis Prosedur : Prostatektomi Neoplasma ganas prostat sebagai diagnosis utama dikode C61. Contoh : Diagnosis Utama : Karsinoma mammae - dibuang dua tahun yang lalu Diagnosis Sekunder : Karsinoma sekunder paru-paru Prosedur : Bronkoskopi dengan biopsi Dikode Neoplasma ganas paru-paru (C78.0) sebagai diagnosis utama, riwayat neoplasma mammae (Z85.3) sebagai diagnosis sekunder

3) Bab IV Penyakit Endokrin, nutrisi, dan metabolism E10-E14 Diabetes Mellitus Pemilihan subkategori yang tepat dari daftar yang berlaku bagi seluruh kategori ini didasarkan pada diagnosis utama yang tercatat. Subkategori “.7” hanya digunakan

sebagai diagnosis jika berbagai komplikasi diabetes dicatat sebagai diagnosis utama 54

tanpa mengutamakan salah satu di antaranya. Untuk masing-masing komplikasi dikode sebagai diagnosis sekunder. Contoh : Diagnosis Utama : Gagal ginjal akibat glomerulonefrosis diabetes Diagnosis Sekunder : Dikode Diabetes Melitus, tidak dijelaskan, dengan komplikasi ginjal (E14.2† dan N08.3 *)

4) Bab VII: Penyakit-penyakit mata dan adnexa H54.- Kebutaan dan pandangan berkurang Kode ini tidak digunakan sebagai diagnosis utama jika penyebabnya teridentifikasi, kecuali jika episode perawatan adalah untuk kebutaan itu sendiri. Ketika penyebab teridentifikasi maka kode H54.- digunakan sebagai diagnosis sekunder. Contoh : Diagnosis Utama : Kebutaan karena Katarak Diagnosis Sekunder : Dikode Katarak (H26.9) sebagai diagnosis utama, dan Kebutaan H54.9 sebagai diagnosis sekunder

5) Bab XV: Kehamilan, melahirkan, dan puerperium a) O08 Komplikasi setelah abortus, kehamilan ektopik dan kehamilan mola. Kode-kode ini tidak digunakan sebagai diagnosis utama, kecuali jika fokus perawatan adalah untuk mengobati komplikasinya, contohnya komplikasi dari abortus sebelumnya. Kode tersebut digunakan sebagai diagnosis sekunder pada kategori O00-O02 untuk mengidentifikasi komplikasi terkait atau pada kategori O03-O07 untuk memberikan rincian yang lebih lengkap tentang komplikasinya. Perhatikan bahwa istilah inklusi yang disediakan pada subkategori O08 harus disebut ketika menetapkan subkategori karakter keempat pada O03O07. 55

Contoh : Diagnosis Utama : Ruptura kehamilan ektopik tuba dengan syok. Diagnosis Sekunder: Spesialisasi : Ginekologi. Dikode Ruptura kehamilan ektopik tuba (O00.1) sebagai diagnosis utama. Syok setelah abortus, kehamilan ektopik dan kehamilan mola (O08.3) sebagai sekunder.

Contoh : Diagnosis Utama : Aborsi incomplete dengan perforasi uterus Diagnosis Sekunder: Spesialisasi : Ginekologi Dikode Aborsi incomplete dengan komplikasi lain dan tidak spesifik (O06.3) sebagai diagnosis utama. Kerusakan organ panggul dan jaringan berikut aborsi dan kehamilan ektopik dan molar (O08.6) sebagai diagnosis sekunder b) O80-O84 Melahirkan Penggunaan kode-kode ini untuk diagnosis utama terbatas pada kasus-kasus ketika informasi yang tercatat dalam rekam medis hanya mengenai kelahiran atau cara kelahiran. Kode-kode O80-O84 digunakan sebagai diagnosis sekunder untuk menunjukkan cara atau jenis kelahiran. Contoh : Diagnosis Utama : Kehamilan. Diagnosis Sekunder : Prosedur : Kelahiran dengan forceps rendah Dikode Kelahiran dengan forseps rendah (O81.0) sebagai dignosis utama, karena tidak ada informasi lain tersedia dan outcome delivery (Z37.-) dikode sebagai diagnosis sekunder.

c) O98-O99 Penyakit ibu yang bisa diklasifikasikan di tempat lain, tapi mempersulit kehamilan, melahirkan, dan puerperium

56

Subkategori yang tersedia disini harus lebih diutamakan untuk Kondisi Utama daripada kategori di luar Bab XV, Jika pada kondisi ini dinyatakan mempersulit kehamilan, diperberat oleh kehamilan, atau merupakan alasan perawatan obstetri. Kode yang relevan dari bab bab lain digunakan sebagai diagnosis sekunder. Contoh : Diagnosis Utama : Toxoplasmosis. Diagnosis Sekunder : Kehamilan Spesialisasi : Klinik perawatan antenatal beresiko tinggi Dikode Penyakit protozoa yang mempersulit kehamilan, kelahiran, dan puerperium (O98.6) sebagai diagnosis utama, B58.9 (toxoplasmosis, tidak dijelaskan) sebagai diagnosis sekunder.

6) Bab XIX Cedera, Keracunan, dan Konsekuensi Lain Tertentu dari Penyebab Eksternal Jika tercatat injuri multipel dan tidak ada di antaranya yang dipilih sebagai diagnosis utama, maka pilihlah kode kategori yang tersedia untuk pernyataan injuri multipel sebagai berikut : a) Sejenis di daerah tubuh yang sama (biasanya karakter keempat ‘.7’ pada S00-S99) b) Tidak sejenis, tapi di daerah tubuh yang sama (biasanya karakter keempat ‘.7’ pada kategori terakhir masingmasing blok, seperti S09, S19, S29, dan seterusnya) c) Sejenis, tapi tidak di daerah tubuh yang sama (T00-T05). Perhatikan pengecualian berikut : a) Untuk cedera internal yang dicatat bersama dengan hanya cedera permukaan dan/atau luka terbuka, maka pilih cedera internal sebagai diagnosis utama. Cedera permukaan diinput sebagai diagnosis sekunder b) Untuk fraktur tulang tengkorak dan muka yang berhubungan dengan cedera intrakranium, maka pilih kode cedera intrakranium sebagai diagnosis utama. c) Untuk perdarahan intrakranium yang tercatat bersama cedera lain yang hanya di kepala, maka pilih kode perdarahan intrakranium sebagai diagnosis utama. d) Untuk fraktur yang tercatat dengan luka terbuka hanya di lokasi yang sama, maka pilih kode fraktur sebagai diagnosis utama. Ketika kategori cedera ganda digunakan, maka kode untuk setiap cedera bisa digunakan sebagai kode tambahan. Pada kasus dengan pengecualian di atas, sebagai tambahan pada kode 57

diagnosis utama, maka cedera yang berhubungan bisa diidentifikasi baik dengan kode tambahan : a) 0 untuk cedera tertutup b) 1 untuk cedera terbuka Contoh : Diagnosis Utama : Cedera kandung kemih dan urethra. Diagnosis Sekunder : Dikode Cedera ganda organ pelvis (S37.7) sebagai diagnosis utama. cedera kandung kencing (S37.2) dan cedera urethra (S37.3) sebagai diagnosis sekunder.

D. Aturan Kode INA-CBGs Lainnya yang Berlaku 1. Dalam hal bayi lahir dengan tindakan persalinan menggunakan kode P03.0 – P03.6 maka dapat diklaimkan terpisah dari klaim ibunya. 2. Kontrol Ulang Dalam hal pasien yang datang untuk kontrol ulang di rawat jalan dengan diagnosis yang sama pada kunjungan sebelumnya, ditetapkan sebagai diagnosis utama menggunakan kode “Z” dan diagnosis sekunder dikode sesuai penyakitnya. Contoh : Pasien datang ke rumah sakit untuk kontrol Hipertensi. Diagnosis Utama : Kontrol Ulang Diagnosis Sekunder : Hipertensi Dikode kontrol ulang (Z09.8) sebagai diagnosis utama dan Hipertensi (I10) sebagai diagnosis sekunder.

3. Terapi Berulang Dalam hal pasien yang datang untuk mendapatkan terapi berulang di rawat jalan seperti rehabilitasi medik, rehabilitasi psikososial, hemodialisa, kemoterapi dan radioterapi ditetapkan sebagai diagnosis utama menggunakan kode “Z” dan diagnosis sekunder dikode sesuai penyakitnya. 58

Contoh : Pasien datang ke RS untuk dilakukan kemoterapi karena Ca. Mammae. Diagnosis Utama : Kemoterapi Diagnosis Sekunder : Ca. Mammae Dikode kemoterapi (Z51.1) sebagai diagnosis utama dan Ca. Mammae (C50.9) sebagai diagnosis sekunder. 4. Pengkodean untuk persalinan : a. Bila terdapat penyulit atau komplikasi maka penyulit atau komplikasi menjadi diagnosis utama b. Metode persalinan (O80.0-O84.9) sebagai diagnosis sekunder c. Outcome persalinan (Z37.0 – Z37.9) sebagai diagnosis sekunder 5. Pengkodean Neoplasma : a. Pasien yang dirawat hanya untuk kemoterapi maka menggunakan kode Z51.1 sebagai diagnosis utama dan neoplasma menjadi diagnosis sekunder-5 b. Pasien yang dirawat hanya untuk radioterapi maka menggunakan kode Z51.0 sebagai diagnosis utama dan neoplasma menjadi diagnosis sekunder c. Pasien yang datang ke rawat jalan dan mendapatkan obat kemoterapi oral, menggunakan kode Z51.1 sebagai diagnosis utama. d. Pasien dengan riwayat neoplasma ganas menggunakan kode Z85.0 – Z85.9 e. Pasien yang menjalani pemeriksaan neoplasma karena Riwayat keluarga dengan neoplasma ganas menggunakan kode Z80.0 – Z80.9 f. Pasien yang dirawat untuk mengatasi anemia yang terkait dengan neoplasma dan perawatan hanya untuk anemia, maka yang menjadi diagnosis utama adalah neoplasma sedangkan anemia pada neoplasma (D63.0) menjadi diagnosis sekunder. 6. Penggunaan kode Z29.0 Isolasi digunakan untuk kasus orang yang datang ke rumah sakit untuk melindungi dirinya dari lingkungannya atau untuk isolasi individual setelah melakukan kontak dengan penyakit menular. 7. Pasien yang telah melahirkan di FKTP, namun dirujuk oleh dokter untuk melakukan tubektomi interval di FKRTL maka dikode Sterilization (Z30.2) sebagai diagnosis utama. 8. Pengkodean Thalasemia : 59

a. Pasien Thalasemia Mayor adalah pasien yang mempunyai diagnosis utama maupun sekunder mempunyai kode ICD-10 yaitu D56.1 b. Jika pasien Thalasemia Mayor pada saat kontrol ulang diberikan obat kelasi besi (Deferipone, Deferoksamin, dan Deferasirox) maka diinputkan sebagai rawat jalan dengan menggunakan kode D56.1 sebagai diagnosis utama 9. Pemasangan infus pump hanya menggunakan kode 99.18 10. Educational therapy menggunakan kode 94.42

E. Masalah Implementasi Kode INA-CBGs Penggantian biaya pada pelayanan kesehatan dari perusahaan asuransi atau penanggung jawab pembiayaan pasien merupakan aliran dana konstan yang dapat diandalkan. Hal ini diibaratkan seperti aliran darah yang membuat praktik medis dan fasilitas kesehatan tetap hidup. Setiap gangguan pada aliran tersebut memiliki efek yang hampir sama seperti pasien yang berdarah. Saat aliran melambat, praktik medis atau fasilitas Kesehatan perlahan dapat mati. Penggantian biaya tidak dibayarkan bila asuransi menolak klaim atau menunda pemrosesannya. Umumnya kesalahan koding dan billing adalah alasan utama mengapa hal ini terjadi. Terkadang beberapa kesalahan yang seharusnya tidak terjadi menyebabkan perusahaan asuransi menahan penggantian sampai penyedia layanan kesehatan mengajukan klaim yang benar. Tanggung jawab spesialis asuransi kesehatan adalah untuk menjaga penggantian biaya berjalan dengan konstan dengan memastikan bahwa semua klaim bebas dari kesalahan sebelum klaim dikirim ke perusahaan asuransi untuk diproses. Kesalahan pada klaim tagihan maupun pengkodean memiliki dampak luas karena kesalahan tersebut dapat mengganggu arus kas yang masuk ke dana operasional. Uang tunai yang didapat dari penggantian biaya tersebut diperlukan untuk membayar biaya operasional fasilitas kesehatan. Sewa gedung, tagihan listrik, pembelian peralatan, dan kompensasi karyawan adalah beberapa biaya yang harus dibayar oleh fasilitas kesehatan. Penggantian biaya adalah sumber pendapatan utama meskipun jumlah yang diterima relatif kecil. Tidak semua kesalahan klaim bisa dieliminasi. Namun, dengan mengenali kesalahan umum, kita dapat mengambil langkah untuk menghindarinya sehingga dapat memastikan bahwa arus 60

kas di fasilitas kesehatan tidak perlu terganggu. kesalahan pada klaim dapat terjadi walaupun mungkin pegawai sudah bekerja bertahun-tahun dan berpengalaman, kesalahan tersebut umumnya yaitu : 1. Assumption coding Hal ini terjadi ketika spesialis asuransi kesehatan mengasumsikan bahwa penyedia layanan kesehatan memberikan perawatan standar kepada pasien yang didiagnosis menderita penyakit rutin padahal sebenarnya petugas kesehatan tidak melakukannya. Kesalahan ini secara otomatis menahan penggantian sampai penyedia layanan kesehatan melengkapi dokumen pendukung. 2. Truncated coding ini terjadi saat klaim mengandung kode diagnosis yang tidak pada tingkat spesifisitas tertinggi. Seperti ada tiga tingkat kode diagnosis: manifestasi, episode perawatan, dan lokasi kejadian. 3. Mismatch coding Hal ini terjadi ketika ada kejanggalan klaim. Contohnya pada kode diagnosis histerektomi tercatat jenis kelaminnya laki-laki. 4. Improper documentation/dokumentasi yang tidak semestinya yaitu dokumentasi yang diajukan dengan klaim yang tidak akurat atau tidak lengkap. klaim ditolak atau penggantian dihentikan sampai dokumentasi yang benar diajukan ke pembayar pihak ketiga 5. Reconstructing documentation Ini terjadi saat dokumentasi pendukung dibuat ulang atau dokumentasi yang ada diubah untuk mendukung klaim yang diajukan ke pembayar pihak ketiga. Mengubah dokumen adalah hal yang tidak dibenarkan dan penyedia layanan kesehatan dapat dihadapkan pada tuntutan penipuan perdata maupun pidana. 6. Ketidakpatuhan (noncompliance) Saat pengajuan klaim, kita harus mematuhi kebijakan pembayar pihak ketiga; Jika tidak, penggantian akan ditolak. Katakanlah bahwa dua dokter dari praktik medis yang sama memeriksa pasien yang sama pada hari yang sama di rumah sakit - pagi dan siang lainnya. Hanya satu di antaranya yang akan diganti untuk pemeriksaan. klaim akan ditolak jika keduanya meminta penggantian. 7. Preapproval 61

Pembayar pihak ketiga memerlukan preapproval sebelum petugas Kesehatan melakukan prosedur medis tertentu. Klaim akan ditolak jika prosedur dilakukan tanpa persetujuan dari pihak ketiga pembayar. Penyedia layanan kesehatan dapat melakukan prosedur sebelum meminta persetujuan, namun hal ini gambling karena tidak pasti pembayar pihak ketiga pada akhirnya akan menyetujui prosedur tersebut atau tidak. 8. Up coding/down coding Up coding terjadi saat klaim berisi kode prosedur diganti dengan tarif lebih tinggi daripada prosedur yang benar-benar dilakukan pada pasien. up coding menghadapkan penyedia layanan kesehatan ke penyelidikan dan risiko dituduh melakukan kecurangan. Sebaliknya down coding adalah saat klaim berisi kode prosedur yang diganti dengan tarif lebih rendah daripada prosedur yang benar-benar dilakukan pada pasien. 9. Unbundling menagihkan beberapa prosedur secara terpisah yang seharusnya dapat ditagihkan bersama dalam bentuk paket pelayanan, untuk mendapatkan nilai klaim lebih besar pada satu episode perawatan pasien

Klaim penagihan sering ditolak karena kesalahan yang bahkan dibuat oleh petugas yang sudah senior saat mereka terburu-buru mengajukan klaim kepada pembayar pihak ketiga. Kesalahan biasanya disebabkan oleh kegagalan untuk mengecek klaim sebelum mengajukannya. Inilah yang paling umum. 1. Kesalahan tipografi (Typographical errors) Kesalahan pengetikan menghasilkan informasi yang salah yang muncul pada klaim. Petugas perlu meluangkan waktu untuk mengoreksi klaim, mengidentifikasi dan kemudian memperbaiki kesalahannya. 2. Kelalaian (Omissions) Gagal memasukkan informasi dasar tentang klaim menyebabkan pembayar pihak ketiga segera menolak klaim tersebut. Pastikan klaim memiliki kode prosedur, kode diagnosis, tanggal layanan, nomor pasien, nomor identifikasi pajak perusahaan, polis dan nama pasien yang dieja dengan benar. 3. Identifikasi dokumen pendukung (Identification on support documents)

62

Setiap dokumen yang diajukan untuk mendukung klaim tersebut harus memiliki nama lengkap dan nomor yang benar dari pemegang polis. 4. Formulir klaim yang utuh (Intact claim form) Informasi yang muncul dalam area klaim harus tercetak dengan benar dan bar code pada formulir klaim tidak boleh terhalang. Stapler yang menghalangi barcode menjadi penghambat mengapa alat pembaca barcode tidak dapat membaca formulir klaim dengan benar. Apa pun yang mencurigakan tentang klaim atau serangkaian klaim yang melibatkan penyedia layanan kesehatan dapat menyebabkan perusahaan asuransi menyerahkan masalahnya kepada penyidik. Setiap perusahaan asuransi memiliki alasan tersendiri yang mendorong pihak pembayar tersebut meminta penyelidikan; Namun, berikut adalah beberapa yang pasti akan menarik perhatian petugas asuransi. 1. Prosedur tidak terdokumentasi. Prosedur yang muncul pada klaim harus memiliki dokumentasi pendukung. Selanjutnya, dokumentasi harus memberikan alasan pemberian perawatan ataupun tindakan. Dokumentasi pendukung yang hilang mungkin menyebabkan perusahaan asuransi mempertanyakan apakah pasien tersebut menerima prosedur atau tidak. 2. Penagihan ganda. Setiap item pada klaim harus sesuai dengan perlakuan yang diterima oleh pasien. Setiap item yang muncul lebih dari satu kali pada klaim perlu dijelaskan; kalau tidak, perusahaan asuransi mungkin menganggapnya sebagai penagihan ganda. 3. Prosedur yang tidak perlu. Setiap prosedur harus dibenarkan oleh diagnosis pasien sesuai dengan praktik medis yang berlaku umum. Bila penyedia layanan kesehatan melakukan prosedur yang biasanya tidak dilakukan berdasarkan diagnosis pasien, maka harus menyertakan alasan dilakukannya prosedur tersebut. Gagal memasukkan alasan atas klaim tersebut dapat menyebabkan perusahaan asuransi mencurigai bahwa prosedur yang dilakukan hanya dilakukan untuk meningkatkan penggantian biaya. Berdasarkan penelitian yang telah dilakukan di salah satu rumah sakit pemerintah, umumnya pengembalian klaim dibagi 4 kategori, yaitu : 1. Perbaikan administrasi : hasil verifikasi menunjukan ada ketidaksesuaian berkas klaim

63

yaitu antara Surat Eligibilitas Peserta (SEP) dengan data kepesertaan yang diinput dalam aplikasi INA CBGs. 2. Pinjam status : peminjaman dokumen yang ada didalam rekam medis untuk keperluan verifikasi. 3. Konfirmasi koding : verifikator melihat ada ketidaksesuaian koding yang dibuat dengan diagnosis dan hasil pemeriksaan yang ada di berkas klaim rawat inap. 4. Kelengkapan resume : pengembalian berkas untuk dilengkapi kembali resume medis dengan pemeriksaan fisik dan pemeriksaan penunjang. Dari 4 kategori tersebut, 36% dari total klaim rawat inap yang dikembalikan oleh verifikator rawat inap adalah pengembalian untuk konfirmasi koding. Penyebab Pengembalian Klaim tersebut diantaranya : •

Ketidaktepatan Penentuan Kode oleh Koder

•

Kurang Pemeriksaan Penunjang Pendukung Diagnosis

•

Ketidaksesuaian dengan Permenkes RI No. 27 tahun 2014 Petunjuk Teknis Sistem

Indonesian Case Base Groups (INA-CBGs) tentang aturan reseleksi diagnosis Rule MB dan Surat Edaran No. HK.03.03/MENKES/63/2016 (Konsensus)

64

F. Penutup 1. Struktur kode dalam INA CBG’s terdiri atas empat digit. Digit ke-1 merupakan CMG (Casemix Main Groups), Digit ke-2 merupakan tipe kasus, Digit ke-3 merupakan spesifik CBG kasus dan Digit ke-4 berupa angka romawi merupakan severity level 2. Aplikasi INA-CBG pertama kali dikembangkan dengan versi 1.5 yang berkembang sampai dengan saat ini menjadi versi 5.2 dengan pengembangan pada beberapa hal di antaranya : Interface, Fitur, Grouper, Penambahan variable, Tarif INA-CBG, Modul Protokol Integrasi dengan SIMRS serta BPJS dan Rancang bangun Pengumpulan data dari rumah sakit Data Center. 3. Penggantian biaya pada pelayanan kesehatan dari perusahaan asuransi atau penanggung jawab pembiayaan pasien merupakan aliran dana konstan yang dapat diandalkan dan menjaga kelangsungan kegiatan operasional fasilitas pelayanan kesehatan. Penggantian biaya hanya terjadi jika klaim diajukan segera dan pihak pembayar menyetujui klaim tersebut. Keterlambatan pembayaran klaim dapat menyebabkan fasilitas kesehatan untuk mencari sumber pendapatan sementara, seperti pinjaman bank yang disebut kredit revolving, sampai klaim diganti. Persyaratan pengajuan klaim yang lengkap menjadi syarat mutlak agar pihak pembayar dapat menyetujui dan membayarkan klaim yang ditagihkan.

65

Daftar Pustaka World Health Organization, ICD-10, Volume 2: Instruction Manual, Geneva, 2010. Bowman, Elizabeth D, Abdelhak, Mervat. Coding Classification, and Reimbursement Systems (Chapt. 6) in Health Information: Management of a Strategic Resource, 2nd Ed., WB Saunders Company, Philadelphia ; 2001 O’Malley, Kimberly J. et.al. Measuring Diagnosis: ICD Code Accuracy. Health Services Research. Oct 2005: 40 (5Pt2)1620-1639. Cassidy, Bonnie. Defining The Core Clinical Documentation Set for Coding Compliance. Editor: Anne Zender. AHIMA Thought Leadership Series: 2012. Peraturan Menteri Kesehatan RI No. 76 Tahun 2016 Tentang Pedoman Indonesia Case BaseGroups (INA CBG) Dalam Pelaksanaan Jaminan Kesehatan Nasional Dirjen YanMed, Depkes RI. Pedoman Pengelolaan Rekam Medis Rumah Sakit di Indonesia. DepKes RI, Jakarta: 1997 Kresnowati, L. Ernawati D. Analisis Faktor-faktor Yang mempengaruhi Akurasi KodingDiagnosis dan Prosedur Medis Pada Dokumen Rekam Medis Rawat Inap di RSUD Kota Semarang Tahun 2013. Penelitian Dosen Pemula. Dikti. Cheng, Ping; Gilchrist, Annette; The Risk and Consequences of Clinical Miscoding Due ToInadequate Medical Documentation: A Case Study of the Impact on Health Services Funding. Health Information Management Journal, Vol. 38 No I , 2009. Kearney-Strouse, Jennifer. Accurate Coding Improves Payments, Quality Ratings. American College of Physicians Hospitalist, July 2009. (www.acphospitalist.org/archives/2009/07/documentation.htm)

66

Keterampilan Klasifikasi Klinis, Kodifikasi Penyakit dan Masalah Kesehatan Lainnya, serta Prosedur Klinis

Tim Penyusun : Titin Wahyuni, S.KG., M.Kes. Widi Astuti,drg., M.Kes. Rahma Widajati, dr., M.Imun. Alfina Aisatus Saadah, S.Tr., M Keb Sri Murtiani, dra

STIKES YAYASAN RS Dr. SOETOMO REKAM MEDIS DAN INFORMASI KESEHATAN

SURABAYA

MODUL 4 APLIKASI STATISTIK KESEHATAN DAN EPIDEMIOLOGI DASAR

Kode Modul 004

Disusun oleh: Lilis Masyfufah A.S. Diah Wijayanti Sutha

PROGRAM STUDI D3 REKAM MEDIS DAN INFORMASI KESEHATAN STIKES YAYASAN RS DR. SOETOMO 2021

ii

DAFTAR ISI DAFTAR ISI ............................................................................................................................ 3 KATA PENGANTAR ............................................................................................................. 5 BAB I ....................................................................................................................................... 6 PENDAHULUAN .................................................................................................................... 6 A. Mengapa Panduan Ini Dibutuhkan ............................................................................... 6 B. Apakah Isi dari Modul ini ............................................................................................. 6 C. Alur Isi Kegiatan .......................................................................................................... 7 D. Bagaimana Menggunakan Modul ini ............................................................................. 8 E. Untuk Siapakah Modul ini ............................................................................................ 8 F. Metodologi Pembelajaran ............................................................................................. 8 G. Pembimbing Lapangan dan Nara Sumber ................................................................... 10 H. Komitmen Tindak Lanjut ........................................................................................... 11

BAB II ..................................................................................................................................... 12 PERSIAPAN DAN PELAKSANAAN KELAS VIRTUAL ............................................... 12 A. Menyiapkan Peserta dan Kelas Virtual (15 Menit sebelum Acara Dimulai) .................. 12 B. Pelaksanaan Kelas Virtual (100 Menit)........................................................................ 12 C. Paska Pelaksanaan Kelas Virtual ................................................................................ 13 D. Kriteria Peserta Magang Profesi ................................................................................. 14 E. Pembagian Peran ....................................................................................................... 14 F. Membuat Daftar Periksa (Checklist) Sederhana ........................................................... 14 G. Membuat Daftar Periksa (Checklist) Sederhana ........................................................... 16

BAB III ................................................................................................................................... 17 MENGUMPULKAN, MENGOLAH, MENYAJIKAN, DAN MENGANALISIS DATA PELAYANAN DAN PROGRAM KESEHATAN ...................................... 17 A. Pendahuluan .............................................................................................................. 17 B. Mengumpulkan Data Pelayanan dan Program Kesehatan di Rumah Sakit ................... 19 C. Mengolah Data Pelayanan dan Program Kesehatan di Rumah Sakit ............................ 24 D. Menyajikan Data Pelayanan dan Program Kesehatan di Rumah Sakit ......................... 30 E. Menganalisis Data Pelayanan dan Program Kesehatan di Rumah Sakit ....................... 30 E. Dimensi Kompetensi ................................................................................................... 34 F. Latihan dan Assesmen Mandiri ................................................................................... 35 G. Penutup ..................................................................................................................... 35

BAB IV ................................................................................................................................... 37 PEMANFAATAN DATA PELAYANAN DAN PROGRAM KESEHATAN ................. 37 A. Pendahuluan .............................................................................................................. 37

3

B. Memanfaatkan Analisis Data Pemanfaatan Pelayanan dan Program Kesehatan di Ruma Sakit ................................................................................................................ 38 C. Dimensi Kompetensi ................................................................................................... 45 D. Latihan dan Assesmen Mandiri ................................................................................... 46 E. Penutup ..................................................................................................................... 47

BAB V ..................................................................................................................................... 48 PENGEMBANGAN PARAMETER MUTU UNTUK PROGRAM KESEHATAN DI RUMAH SAKIT ................................................................................................... 48 A. Pendahuluan .............................................................................................................. 48 B. Jenis Indikator Mutu Pelayanan Rumah Sakit............................................................. 49 C. Memanfaatkan Data untuk Pendidikan dan Penelitian Pelayanan dan Program Kesehatan .................................................................................................................. 60 D. Dimensi Kompetensi ................................................................................................... 63 E. Latihan dan Assesmen Mandiri ................................................................................... 64

GLOSARIUM ....................................................................................................................... 67 DAFTAR RUJUKAN ............................................................................................................ 68

4

KATA PENGANTAR

Puji syukur kepada Tuhan Yang Maha Esa, atas bantuanNya kita dapat menyelesaiakan Buku Modul MAGANG PROFESI – APLIKASI STATISTIK KESEHATAN DAN EPIDEMIOLOGI DASAR dengan baik dan tepat waktu. Buku ini disusun dan didiskusikan oleh para pakar rekam medis, dosen rekam medis, dan praktisi rekam medis. Isi modul ini tentang capaian yang harus dimiliki oleh mahasiswa perekam medis dan informasi kesehatan tingkat akhir untuk mencapai kompetensi tentang statistik yang harus dimiliki ketika bekerja secara langsung. Penyusunan buku ini merupakan awal dari rangkaian kegiatan magang supaya tujuan dari magang dapat dicapai dengan baik. Modul ini dikembangkan berbasis kompetensi untuk melatih peserta hingga kompeten dalam mengaplikasikan statistik kesehatan yang ada di fasilitas kesehatan. Buku ini merupakan dokumen yang bersifat dinamis, sehingga ingin selalu menerima masukan dan saran untuk perbaikan berkelanjutan, sehingga akan di-review minimal satu kali dalam setahun untuk mengikuti perkembangan yang sangat cepat pada era industri 4.0 ini. Terimakasih kepada para penulis dan terus diharapkan untuk memberikan kontribusinya untuk perbaikan.

Surabaya, 9 Januari 2021 Penyusun

Lilis Masyfufah Diah Wijayanti Sutha

5

BAB I PENDAHULUAN

A.

Mengapa Panduan Ini Dibutuhkan Modul ini dirancang untuk mahasiswa peserta magang profesi, pembimbing

akademik dan pembimbing lapangan. Dalam modul ini pembimbingan dilakukan dengan berbasis kompetensi dengan model learner centre. Dalam hal ini pembimbing lapangan berperan sebagai fasilitator yang bertugas untuk mengarahkan, membimbing dan memastikan: 1. Tercapainya capaian pembelajaran Mampu menggunakan statistik kesehatan, epidemiologi dasar, dan biomedik dalam pelayanan RMIK 2. Mahasiswa

mampu

mengumpulkan,

mengolah,

dan

menyajikan

dan

menganalisis data pelayanan dan program kesehatan secara manual dan elektronik 3. Mahasiswa mampu memanfaatkan data pelayanan dan program kesehatan sebagai informasi/ masukan untuk pengambilan keputusan 4. Mahasiswa mampu melaksanakan sistem klasifikasi klinis dan kodefikasi penyakit yang berkaitan dengan kesehatan dan tindakan medis sesuai terminologi medis mengacu pada sistem klasifikasi internasional menggunakan cara manual dan elektronik

B.

Apakah Isi dari Modul ini Modul ini berisi panduan untuk mahasiswa, pembimbing akademik, dan

pembimbing lapangan dalam mempersiapkan dan melaksanakan magang profesi secara daring sehingga dapat tercapai capaian pembelajaran seperti yang tersebut pada bagian A. Untuk mencapai kompetensi tersebut maka pokok bahasan pada modul ini adalah sebagai berikut : 1. Statistik a. Statistik deskriptif dan inferensial b. Statistik di fasyankes 2. Epidemiologi dasar

6

a. Konsep dasar epidemiologi b. Riwayat alamiah penyakit c. Ukuran-ukuran frekuensi penyakit epidemiologi d. Ukuran asosiasi dampak e. Ukuran standarisasi f. Strategi epidemiologi g. Surveilans dan wabah.

C.

Alur Isi Kegiatan Modul ini merupakan panduan kepada mahasiswa untuk belajar mandiri di

rumah dan belajar dalam grup saat di kelas virtual saat pelaksanaan magang profesi secara daring. Pembimbing lapangan akan membantu mahasiswa untuk mendapatkan kebenaran pemahaman dan memandu mahasiswa dalam memecahkan masalah yang dihadapi pada saat kelas virtual. Untuk mencapai kemampuan untuk: 1. Menggunakan, menyajikan dan menganalisis statistik di fayankes, 2. Memanfaatkan analisis data pemanfaatan pelayanan dan program kesehatan, 3. Mengembangkan parameter mutu untuk digunakan dalam organisasi/ institusi pengelola pelayanan dan program kesehatan, 4. Memanfaatkan data bagi pengembangan pelayanan kesehatan, 5. Memanfaatkan data bagi pengembangan program kesehatan, 6. Memanfaatkan data untuk pendidikan dan penelitian pelayanan dan program kesehatan, maka pembimbing lapangan menyiapkan studi kasus dan penugasan.

Mahasiswa membaca dan memahami materi

Pembimbing lapangan memaparkan implementasi di lapangan

Pembimbing lapangan memberikan studi kasus dan penugasan

Gambar 1.1 Alur Isi pembelajaran

7

Diskusi dan umpan balik

D.

Bagaimana Menggunakan Modul ini Dalam rangka mencapai tujuan kegiatan magang profesi secara daring, maka

berikut ini panduan untuk memahami modul ini : 1. Modul ini dilengkapi dengan catatan untuk mahasiswa yang berupa tiga simbol yang bertujuan untuk memberikan petunjuk kepada mahasiswa saat membaca sehingga dapat memahami modul ini secara mandiri.

Instruksi kepada mahasiswa untuk ekstra membaca tentang materi tersebut Instruksi kepada mahasiswa untuk memperhatikan contoh dengan seksama Instruksi kepada mahasiswa untuk mengerjakan latihan dengan teliti, sehingga capaian akhir yang diharapkan tercapai 2. Latihan dalam modul ini dikembangkan dengan pendekatan yang sesuai dengan lapangan

E.

Untuk Siapakah Modul ini Modul ini digunakan sebagai panduan bagi mahasiswa, pembimbing akademik,

dan pembimbing lapangan. Harapan modul 6 magang profesi secara daring ini dapat diterapkan oleh pembimbing lapangan baik rumah sakit tipe A, B, maupun C.

F.

Metodologi Pembelajaran Demi tercapainya capaian pembelajaran pada kompetensi ini, maka metode

pembelajaran magang profesi secara daring ini, mencakup dua tahap yaitu: 1. Pra kegiatan magang profesi secara daring (digambarkan dengan kotak oranye) 2. Saat pelaksanaan kegiatan secara daring (digambarkan dengan kotak hijau) Adapun panduan tentang metode pembelajaran yang harus dilakukan oleh mahasiswa, pembimbing akademik dan pembimbing lapangan adalah sebagai berikut: 1. Alur proses pembelajaran magang profesi untuk mahasiswa

8

Membaca aktif, dan mereview teori

Mampu mengerjakan penugasan dari PL secara mandiri

Mengikuti instruksi simbol di modul saat belajar

Mengerjakan latihan secara mandiri

Gambar 1.2 Alur proses pembelajaran magang profesi untuk mahasiswa 2. Panduan menggunakan modul ini untuk pembimbing akademik Memotivasi mahasiswa untuk membaca aktif dan mereview materi pada modul

Membantu mahasiswa apabila kesulitan dengan materi pada modul

Membimbing draf laporan

Membantu mahasiswa dalam menemukan dan mempersiapkan kajian fokus pembahasan laporan magang

Gambar 1.3 Alur proses pembelajaran magang profesi untuk pembimbing akademik 3. Panduan menggunakan modul ini untuk pembimbing lapangan

9

Berkomunikasi aktif dengan prodi D3 RMIK STIKES Yayasan RS dr soetomo untuk persiapan magang profesi secara daring

Memaparkan, membimbing, mengarahkan, membantu mahasiswa dalam memecahkan masalah di kelas virtual

Menyiapkan alat dan bahan yang diperlukan, pretest dan post test (jika diperlukan)

Menyiapkan chek list kelengkapan untuk pertemuan virtual

Gambar 1.4 Alur proses pembelajaran magang profesi untuk pembimbing lapangan G.

Pembimbing Lapangan dan Nara Sumber Kemampuan pembimbing lapangan dalam mengelola proses pembelajaran sangat

menentukan keberhasilan program pelatihan secara keseluruhan. Beberapa catatan penting berkaitan dengan kriteria pembimbing lapangan yang disarankan adalah sebagai berikut: 1.

Pembimbing lapangan minimal berlatar belakang pendidikan Diploma 3 Rekam Medis dan Informasi Kesehatan dengan pengalaman kerja minimal 3 tahun.

2.

Mampu bekerjasama dengan pembimbing akademik dalam menyusun rencana proses fasilitasi dan mengevaluasi pelatihan.

3.

Memiliki pengetahuan dan pengalaman yang cukup dalam menyampaikan materi pembelajaran magang profesi secara daring Di samping pembimbing lapangan, kehadiran narasumber sangat diperlukan

dalam beberapa sesi pelatihan. Adanya narasumber berkaitan dengan pembahasan isuisu khusus (spesifik) pendampingan pembangunan. Narasumber dapat dihadirkan karena keahliannya yaitu memiliki kompetensi sesuai dengan isu yang dibahas. Narasumber dapat berasal dari Intitusi Pendidikan Rekam Medis dan Informasi Kesehatan atau dari Organisasai Profesi (PORMIKI). Perannya memberikan penjelasan mengenai isu secara lebih rinci dengan fakta, data dan kasus spesifik pada bidang rekam medis dan informasi kesehatan. 10

H.

Komitmen Tindak Lanjut Setelah melaksanakan magang profesi secara daring ini, maka berikut komitmen

tindak lanjut kegiatan magang profesi secara daring, yaitu : 1. Mahasiswa wajib menyusun laporan magang profesi secara individu. 2. Pembimbing lapangan dan pembimbing akademik bertanggung jawab dalam proses finalisasi laporan magang mahasiswa dan memberikan nilai akhir. 3. Pembimbing lapangan dan pembimbing akademik memberikan evaluasi secara menyeluruh terhadap kegiatan magang profesi daring melalui instrumen online yang akan dibagikan oleh Program Studi D3 Rekam Medis dan Informasi Kesehatan Program Studi D3 Rekam Medis dan Informasi Kesehatan mengirim via email laporan harian versi resmi yang merupakan hasil rekapitulasi dari file dokumen sharing kepada pembimbing lapangan yang berisi nama mahasiswa, tanggal pertemuan, materi pertemuan, nama dosen pembimbing akademik untuk di tanda tangani oleh pembimbing lapangan secara digital atau tanda tangan basah.

11

BAB II PERSIAPAN DAN PELAKSANAAN KELAS VIRTUAL

A.

Menyiapkan Peserta dan Kelas Virtual (15 Menit sebelum Acara Dimulai) Persiapan yang harus dilakukan dalam pelaksaan magang secara virtual adalah

sebagai berikut: 1. Mahasiswa berpakaian bebas rapi dengan menggunakan jas almamater, bagi mahasiswa yang menggunakan yang berkerudung dihimbau untuk memakai kerudung warna putih. 2. Sebelum video konferensi meeting dibuka, pembimbing akademik masing-masing kelompok mengabsen anggota kelompok dibantu oleh ketua kelompok. 3. Pengelola video konferensi Program Studi D3 Rekam Medis dan Informasi Kesehatan menjadikan 3-4 mahasiswa menjadi co-host 4. Pengelola video konferensi prodi D3 Rekam Medis dan Informasi Kesehatan menjadikan dosen pembimbing akademik sebagai co-host. 5. Pembimbing akademik yang bertugas menjadi moderator pada kelas virtual menginstruksikan mahasiswa untuk membuka video konferensi (camera on) 6. Pembimbing lapangan memberikan pre test kepada peserta sebagai evaluasi pemberian materi

B.

Pelaksanaan Kelas Virtual (100 Menit) Pelaksanaa pelaksaan magang secara virtual adalah sebagai berikut:

1. Pembimbing akademik yang bertugas menjadi moderator membuka jalannya kelas virtual 2. Sebelum memulai presentasi, pembimbing lapangan memastikan suara terdengar dengan jelas, tidak putus-putus. 3. Koordinator mahasiswa yang bertugas pada kelompok rumah sakit, membantu pembimbing lapangan untuk share screen, kecuali pembimbing lapangan berkendak untuk mengendalikan screen sendiri. 4. Saat screen sudah ditayangkan, koordinator mahasiswa yang bertugas merekam dengan mode ‘record to this computer’

12

5. Selama pembimbing lapangan memaparkan materi, audio peserta dimatikan. 6. Semua peserta dilarang untuk melakukan annotation selama pembimbing lapangan memaparkan materi. 7. Mahasiswa diijinkan bertanya saat sesi tanya jawab 8. Pembimbing akademik yang bertugas menjadi moderator mengatur jalannya tanya jawab. 9. Mahasiswa menggunakan bahasa yang sopan dan efektif selama kelas virtual berlangsung 10. Pembimbing lapangan menjawab pertanyaan dan bertanya kembali kepada mahasiswa (jika diperlukan), dan menggali pendapat mahasiswa untuk membangun suasana belajar di kelas virtual 11. Saat sesi tanya jawab sudah selesai, pembimbing akademik yang bertugas menjadi moderator merangkum proses hasil pembelajaran di kelas virtual, bentuk penugasan yang diberikan pembimbing lapangan dan tengat waktu penugasan yang diberikan kepada mahasiswa. 12. Pembimbing akademik yang bertugas menjadi moderator menutup kelas virtual C.

Paska Pelaksanaan Kelas Virtual Setelah pelaksanaan kelas virtual dilakukan, maka yang harus dilakukan kemudian

adalah: 1. Pembimbing lapangan memberikan post test kepada peserta sebagai evaluasi pemberian materi 2. Program Studi D3 Rekam Medis dan Informasi Kesehatan memberikan link kepada mahasiswa untuk mengisi laporan harian secara virtual kepada mahasiswa. 3. Mahasiswa mengisi laporan harian secara individu 4. Program Studi D3 Rekam Medis dan Informasi Kesehatan memberikan link kepada pembimbing lapangan untuk mengisi jurnal pengajaran magang profesi pada hari itu. 5. Program Studi D3 Rekam Medis dan Informasi Kesehatan memberikan link kepada pembimbing akademik untuk mengisi absensi kehadiran. 6. Koordinator mahasiswa yang bertugas wajib mengunggah video rekaman ke cloud prodi.

13

7. Video rekaman kelas virtual yang sudah diunggah pada folder sharing dilarang untuk dihapus pleh mahasiswa tanpa sepengetahuan Program Studi D3 Rekam Medis dan Informasi Kesehatan.

D.

Kriteria Peserta Magang Profesi Mahasiswa yang daapat mengikuti program magang profesi ini wajib memiliki

kriteria sebagai berikut: 1. Mahasiswa Program Studi D3 Rekam Medis dan Informasi Kesehatan yang menempuh program magang profesi di semester akhir 2. Mahasiswa Program Studi D3 Rekam Medis dan Informasi Kesehatan yang sudah melaksanakan PKL 3 3. Mahasiswa bersedia mematuhi tata tertib selama magang profesi secara daring 4. Mahasiswa memahami hak dan kewajiban magang profesi secara daring 5. Mahasiswa hadir saat pembekalan magang profesi secara daring 6. Mempunyai komitmen untuk menyelesaikan tugas yang telah disiapkan oleh pembimbing lapangan; dan membuat laporan magang profesi. 7. Mempersiapkan diri untuk berada di lingkungan kondusif selama mengikuti kelas virtual.

E.

Pembagian Peran Dalam kondisi pemateri atau narasumber di dalam kelas virtual lebih dari satu

maka untuk memudahkan pembagian tugas siapa berperan dan sebagai apa, maka diperlukan kejelasan pembagian peran dan diinformasikan di awal pertemuan dengan semua peserta di kelas virtual.

F.

Membuat Daftar Periksa (Checklist) Sederhana Untuk memudahkan persiapan untuk pelaksanaan magang profesi Program Studi

D3 Rekam Medis dan Informasi Kesehatan, maka masing-masing pihak baik mahasiswa, Program Studi D3 Rekam Medis dan Informasi Kesehatan dan pembimbing lapangan dapat membuat membuat daftar periksa sederhana (check list) untuk dapat

14

membantu persiapan menjadi lebih matang. Adapun daftar periksa sederhana (check list) yang dapat kami sarankan adalah sebagai berikut: 1. Mahasiswa a) Menyiapkan catatan atau notepad di komputer masing-masing untuk mencatat dan menyimpulkan hal-hal yang dianggap penting. b) Membuat daftar pertanyaan untuk ditanyakan kepada pembimbing lapangan saat kelas virtual. 2. Program Studi D3 Rekam Medis dan Informasi Kesehatan a) Menyiapkan dan mengelola jumlah video konferensi untuk kecukupan pelaksanaan magang profesi secara daring b) Menunjuk mahasiswa sebagai co-host c) Menyiapkan laporan harian yaitu berupa form untuk mahasiswa dan berupa file dokumen sharing untuk dosen pembimbing dan pembimbing lapangan untuk memantau perkembangan pembelajaran magang profesi secara daring. d) Menyiapkan jurnal pengajaran untuk pembimbing lapangan e) Menyiapkan absensi untuk pembimbing akademik f) Menyiapkan form nilai baik untuk pembimbing akademik maupun pembimbing lapangan g) Menyiapkan cloud untuk folder sharing unggahan video rekaman pertemuan magang profesi. 3. Pembimbing lapangan a) Membuat jadwal pertemuan magang profesi secara daring sebelum pelaksanaan magang profesi secara daring dimulai b) Menyiapkan dan membuat bahan presentasi untuk dibagikan maksimal 1 jam sebelum pertemuan dimulai c) Menyiapkan soal evaluasi pemaparan materi yang diberikan sebelum dan sesudah paparan (soal pre test dan post test) d) Menyiapkan penugasan sesuai arahan di dalam modul e) Membuat catatan pribadi untuk mengevaluasi pertemuan magang profesi secara daring.

15

G.

Membuat Daftar Periksa (Checklist) Sederhana

Peralatan yang diperlukan dalam pelaksanaan magang ini adalah sebagai berikut: 1. Laptop atau handphone yang tersedia perangkat suara dan kamera 2. Buku catatan 3. Alat hitung 4. Alat tulis

16

BAB III MENGUMPULKAN, MENGOLAH, MENYAJIKAN, DAN MENGANALISIS DATA PELAYANAN DAN PROGRAM KESEHATAN

A.

Pendahuluan Perekam medis dan informasi kesehatan atau PMIK harus mampu mengumpulkan

data pelayanan dan program kesehatan secara manual dan elektronik untuk menghasilkan informasi dan perkiraan (forecasting) yang bermutu sebagai dasar pengolahan, analisis dan pengambilan keputusan di fasilitas pelayanan kesehatan. Pengumpulan data pelayanan dan program kesehatan ini dapat menggunakan statistik. Sistem informasi didefinisikan secara teknis sebagai satuan komponen yang saling berhubungan yang mengumpulkan (atau mendapat kembali), memroses, menyimpan dan mendistribusikan informasi untuk mendukung pengambilan keputusan dan kendali dalam suatu organisasi. Sebagai tambahan terhadap pendukung pengambilan keputusan, koordinasi, dan kendali, sistem informasi juga dapat membantu petugas kesehatan khususnya perekam medis untuk meneliti permasalahan, memvisualisasikan pokokpokok yang kompleks, dan menciptakan solusi. Tugas dari sistem informasi adalah untuk melakukan siklus pengolahan data. Untuk melakukan siklus ini, maka sebagai suatu sistem diperlukan komponen-komponen tertentu. Telah diketahui bahwa data perlu diolah untuk dijadikan informasi yang berguna lewat suatu siklus. Siklus ini disebut siklus pengolahan data atau disebut juga dengan nama siklus informasi. Adapun proses berjalannya data sehingga menjadi informasi adalah sebagai berikut:

17

Gambar 2.1 Proses Berjalannya Data Pada Gambar 2.1 dapat dilihat alur dari perjalanan data menjadi informasi. Mulai dari pengumpulan data yang bisa diambil dari bebrbagai macam tempat di fasilitas layanan kesehatan, kemudian diolah yang akhirnya menjadi data base. Proses berikutnya data yang sudah diolah disajikan dalam bentuk berbagai macam sesuai kemudahan dalam mengintepreatsikan. Analisis juga perlu dilakukan supaya data yang diperoleh memiliki makna untuk kemudian diberikan kepada pihak ketiga (menjadi informasi). Pengolahan data secara elektronik merupakan suatu rangkaian kegiatan yang dimaksud untuk mengeluarkan informasi dengan menggunakan komputer yang mencakup pengumpulan, pengolahan, dan penyimpanan hasil olahan data. Dari uraian diatas dapat disimpulkan bahwa pengolahan data adalah proses pengumpulan, penyimpanan dan pengawasan sehingga menjadi suatu informasi yang berbentuk data dan fakta. Data yang dihasikan oleh statistik sangat bermanfaat. Beberapa kegunaan statistik di fasilitas pelayanan kesehatan adalah: 1. Finansial 2. Data isian awal (data sosial) 3. Isian tindakan 4. Diagnosis

18

5. Clinical Pathway 6. Klinis 7. Bidang terkait Setelah mempelajari Bab ini, mahasiswa secara umum diharapkan mampu menjelaskan dan mempraktikkan cara pengumpulan data pelayanan dan program kesehatan secara manual dan elektronik. Dalam Bab ini kita akan mempelajari tentang definisi staistika, mengumpulkan, mengolah dan menyajikan data statistika deskriptif dan inferensial dan diharapkan mampu menjelaskan dan menghitung serta menyajikan data laporan deskriptif.

B.

Mengumpulkan Data Pelayanan dan Program Kesehatan di Rumah Sakit Data yang akurat dan handal diperlukan untuk membuat laporan dan keputusan

penting pada setiap fasilitas pelayanan kesehatan. Banyak data yang digunakan dalam proses pengambilan keputusan disajikan sebagai statistika berupa tabel dan grafik atau bentuk laporan lainnya. Pembuatan laporan atau statistika pada fasilitas pelayanan kesehatan sebagian besar berasal dari rekam medis pasien, karenanya Perekam Medis dan Informasi Kesehatan (PMIK) berperan penting pada proses pengumpulan data sampai menjadi informasi berharga yang dibutuhkan oleh para pengambil keputusan. Para PMIK harus mampu memastikan data pasien terisi secara lengkap dan akurat sehingga statistika dan informasi yang digunakan di seluruh fasilitas pelayanan kesehatan data diandalkan. Secara umum statistika dibagi menjadi dua yaitu statistika deskriptif dan statistika inferensial. Statistika kesehatan dapat membantu meningkatkan kualitas dan bisnis pelayanan kesehatan. Data statistik digunakan oleh berbagai profesional kesehatan terdiri dari penyediaan layanan, administrator, departemen penunjang, manajer departemen, peneliti dan lainnya. Dengan beragam penggunaan tersebut, beragam pula penggunaan dan kebutuhan akan statistika kesehatan. Statistika deskriptif adalah statistika yang berfungsi untuk mendeskripsikan atau memberi gambaran terhadap objek yang diteliti melalui data sampel atau populasi sebagaimana adanya, tanpa melakukan analisis dan membuat kesimpulan yang berlaku untuk umum. Statistika deskriptif merupakan bidang ilmu pengetahuan statistika yang mempelajari tata cara penyusunan dan penyajian suatu data yang dikumplkan dalam suatu laporan atau penelitian. Proses pengklasifikasian statistika deskriptif dan statistika

19

inferensial dilakukan berdasarkan aktivitas yang dilakukan. Statsitika deskriptif adalah metode statistika yang digunakan untuk menggambarkan atau mendeskripsikan data yang telah dikumplkan menjadi informasi. Statsitika deskriptif memberikan informasi mengenai data yang dipunyai dan sama sekali tidak menarik kesimpulan apapun tentang gugus induknya yang lebih besar. Statistika deskriptif yang tepat ditentukan oleh jenis data yang dianalisis. Jika ingin menggambarkan seberapa sering suatu peristiwa terjadi, maka tarif dan proporsi sering digunakan. Misalnya, tingkat mortalitas (mortality rate) digunakan untuk mengukur berapa subjek meninggal dibandingkan dengan jumlah keseluruhan subjek. Proporsi adalah statistika yang sesuai untuk digunakan saat menjelaskan kasis MS-DRG tanpa komplikasi atau tanpa penyerta (complication or co-morbidities (CC)), dengan komplikasi atau penyerta (CC), dan dengan komplikasi atau penyerta mayor (MCC). Jika ingin menganalisa sebuah variabel yaitu interval atau rasio, maka statistik deskriptif yang sesuai kemungkinan adalah Mean, Median, atau Modus. Misalnya, lama rawat untuk layanan rawat inap dijelaskan dengan menggunakan Mean (rata-rata) atau Median. Pengumpulan hingga analisis data secara komputerisasi atau elektronik dapat menggunakan Ms. Excel dan SPSS for Windows. SPSS adalah sebuah program komputer yang digunakan untuk membuat analisis statistika. SPSS dipublikasikan oleh SPSS Inc. SPSS dengan operasi windows banyak membantu mempermudah pengoperasian antar program pengolah data maupun membantu mempermudah dalam program pengolah kata (misalnya. Melakukan pengeditan hasil printout komputer ke program microsoft word secara langsung). SPSS for windows memiliki fleksibilitas yang baik karena selain dapat membantu memecahkan persoalan dibidang ilmu-ilmu sosial juga dapat digunakan untuk menganalisis permasalahan di luar bidang ilmu sosial. Selain SPSS, program aplikasi yang banyak digunakan untuk menganalisis data statistik adalah Minitab, SAS, Sytat, Megastat, dan masih banyak lagi. Dalam mengumpulkan data, penting untuk mempertimbangkan sumber data yang digunakan untuk analisa statistika. Rekam Medis Pasien cenderung menjadi sumber informasi statistika yang paling umum digunakan pada organisasi layanan kesehatan. Rekam Medis merupakan sumber data primer, yaitu “catatan yang dibuat oleh

20

professional kesehatan dalam peroses pemberian perawatan”. Berdasaran cara pengambilan data dibedakan menjadi tiga macam; 1. Data Primer Data diambil secara langsung tanpa perantara. Misalnya ketika wawancara untuk mendapatkan data pasien guna pendafataran ke layanan. Di dalam statsitik dikenal dua metode atau cara pengumpulan data, yaitu dengan cara sensus dan cara survey (sampling). 1.

Sensus

Sensus adalah pengumpulan data pada seluruh anggota populasi. Data yang diperoleh sebagai hasil pengolahan sensus disebut data yang sebenarnya (true value), sering disebut parameter. Misalnya sensus penduduk tahun 2020, sensus ekonomi tahun 2021. Pengumpulan data di fasilitas pelayanan kesehatan berupa formulir rekam medis dalam format kertas (paper based medical record) atu elektronik, selain itu dapat berupa sensus harian. Cara pengumpulan data dengan sensus, diantaranya sensus harian pasien rawat inap. Sensus harian pasien rawat inap adalah kegiatan pencacahan/ penghitungan pasien rawat inap yang dilakukan setiap hari pada suatu ruang inap, berisi Mutasi Keluar Masuk Pasien selama 24 jam mulai pukul 00.00 s/d 23.59. Tujuan sensus harian pasien rawat inap adalah untuk memperoleh informasi pasien yang masuk dan keluar Rumah Sakit selama 24 jam. Keguanaan sensus harian pasien rawat inap : a.

Mengetahui jumlah pasien masuk, pasien keluar rumah sakit, meninggal di rumah sakit.

2.

b.

Mengetahui tingkat penggunaan tempat tidur.

c.

Menghitung penyediaan sarana atau fasilitas pelayanan kesehatan.

Survey

Survey adalah pengumpulan data pada sebagian anggota populasi, hal ini sering disebut sampling. Data yang diperoleh dari hasil sampling merupakan data perkiraan (estimated value). Jadi, jika populasi 1.000 Rumah Sakit dan hanya akan diteliti 100 saja, maka hasil penyelidikannya merupakan suatu perkiraan. Misalnya, perkiraan jumlah karyawan, perkiraan jumlah pasien, perkiraan jumlah

21

pendapatan, perkiraan rata-rata LOS, perkiraan rata-rata gaji karyawan perbulan, dan lain sebagainya. Jika nilai-nilai yang dihitung berdasarkan seluruh elemen populasi disebut parameter maka data yang dihitung berdasarkan sampel disebut statistik. Dibandingkan dengan sensus, pengumpulan data dengan cara sampling membutuhkan biaya yang jauh lebih sedikit, memerlukan waktu yang lebih cepat, tenaga yang tidak terlalu banyak, dan dapat menghasilkan cakupan data yang lebih luas dan terperinci. Teknik pengumpulan data terdiri dari interview (wawancara), kuesioner (angket), observasi (pengamatan), gabungan ketiganya, dan pengukuran. 2. Data sekunder Data yang diperoleh dengan cara tidak langsung, yaitu memerlukan adanya perantara dengan pihak lain. Sumber data sekunder berupa indeks, register, dan laporan rumah sakit dibuat dengan menggunakan informasi rekam medis atau sumber data primer. Ini berarti data ditarik dari sumber data primer dan ditempatkan dalam database atau dalam bentuk khusus yang digunakan untuk mengumpulkan data. Data sekunder dibuat untuk membantu mengambil keputusan lebih cepat dan pelayanan yang akurat. 3. Data tersier Data yang diperoleh dari para ahli, penulis, atau hasil penelitian yang dilakukan oleh orang lain. Pengumpulan data di rumah sakit hampir bisa ditemui di sudut rumah sakit. Infromasi yang telah didapatkan setelah dilakukan proses pengolahan, untuk kemudian disebarluaskan kepada pihak-pihak terkait yang membutuhkan. Sumber data di rumah sakit beberapa diantaranya adalah sebagai berikut:

22

Gambar 2.2 Sumber Data di Rumah Sakit Gambar 2.2 jika dijabarkan beserta data yang mungkin bisa diambil di tempat tersebut adalah sebagai berikut: 1. Tempat Pendaftaran Pasien Rawat Jalan (TPPRJ); data registrasi pendaftaran rawat jalan, termasuk data pasien yang berguna untuk melihat segmentasi pasar, dan KIUP 2. Unit Rawat Jalan (URJ); data registrasi pasien rawat jalan, sensus harian rawat jalan, catatan tindakan pelayanan, dan rekapitulasi bulanan rawat jalan 3. Unit Gawat Darurat (UGD); data registrsi pasien gawat darurat, sensus harian gawat darurat, dan registrasi tindakan gawat darurat 4. Tempat Pendaftaran Rawat Inap (TPPRI); data registrasi pendaftaran rawat inap, dan catatan penggunaan tempat tidur 5. Unit Rawat Inap (URI); sensus harian rawat inap, buku registrasi pasien rawat inap, buku registrasi persalinan dan abortus, buku registrasi tindakan medis, rekapitulasi bulanan sensus rawat inap 6. Instalasi Pemeriksaan Penunjang (IPP); registrasi penerimaan spesimen, registrasi pemeriksaan penunjang, sensus harian pemeriksaan penunjang 7. Assembling; catatan penggunaan form rekam medis, kartu kendali (KK), dan kelengkapan formulir rekam medis

23

8. Filling; buku catatan peminjaman dokumen rekam medis, buku ekspedisi, dan tracer 9. Koding; indeks penyakit, kematian, operasi, dokter, bayi, kebidanan, dan tindakan operasi Berdasarkan waktu atau frekuensi yang diperlukan untuk pengumpulan data untuk menjadi suatu informasi yang berguna untuk rumah sakit dibagi menjai dua, rutin dan tidak rutin. Pengumpulan data secara rutin sebagaimana keperluan pelaporan yang diwajibkan, misal data kunjungan yang nantinya akan menjadi laporan kunjungan per bulan, per semester, atau per tahun. Data sensus harian yang dilakukan setiap hari di pelayanan rawat inap guna perhitungan utilisasi tempat tidur di rumah sakit sebagai indikator kinerja rumah sakit. Sedangkan data tidak rutin merupakan data yang sewaktuwaktu dihimpun untuk suatu keperluan tertentu, misalnya untuk penelitian atau laporan insidentil yang sewaktu-waktu dibutuhkan.

C.

Mengolah Data Pelayanan dan Program Kesehatan di Rumah Sakit Pengolahan data dilakukan sesuai dengan uraian tugas dan tanggung jawab bagian

Rekam Medis. Bagian Rekam Medis berkewajiban untuk membuat laporan-laporan rutin mengenai kegiatan rumah sakit, terutama mengenai pelayanan medis yang akan digunakan oleh jajaran manajemen untuk mengambil keputusan. Pada Bab ini menerangkan khusus untuk pengolahan data dalam bentuk data deskriptif. Data Deskriptif diolah menggunakan statistika deskriptif, dimana statistika deskriptif merupakan bidang ilmu statistika yang mempelajari cara-cara pengumpulan, penyusunan dan penyajian data. Tujuan utama dari statistika Deskriptif adalah memudahkan orang untuk membaca dan memahami data sekaligus melihat kondisi data yang ada (misalnya: ada nilai missing, ada data yang salah →Angka Tinggi Badan (TB)= 171 cm terketik menjadi 1177 cm). Pengolahan data deskriptif pada bab ini diantaranya adalah mencari Nilai Tengah atau Nilai Pusat (Mean, Media Modus) dan Ukuran Posisi (Kwartil, desil, dan Persentil) serta beberapa pengukuran yang biasanya aa di rumah sakit. Pusat distribusi variable continue biasanya digambarkan dengan rata-rata (mean) atau (average), median, atau modus (mode). Masing-masing nilai pusat memiliki sifat yang menjadikannya pilihan tepat dalam situasi tertentu. Profesional Manajemen Informasi Kesehatan (Perekam

24

Medis dan Informasi Kesehatan disingkat PMIK) perlu memahami sifat dari setiap nilai pusat dan mampu menghitungnya dengan menggunakan data di fasiltas pelayanan kesehatan. Contoh data kontinyu pada pelayanan kesehatan mencakup lama rawat (Length of Stay atau LOS), biaya perawatan, waktu tunggu, Indeks Massa Tubuh pasien (IMT), dan lama waktu koding diagnosis penyakit dan tindakan lainnya. Pengolahan data statsitik dapat dilakukan secara manual ataupun dengan aplikasi komputer. Terdapat beberapa aplikasi yang dapat digunakan dalam mengolah data Rekam Medis dan Informasi Kesehatan. Diantaranya adalah SPSS dan Ms. Excel. Kedua aplikasi ini yang sering digunakan di administrasi perkantoran, termasuk di instansi pelayanan kesehatan. Aplikasi Ms. Excel dapat digunakan dalam pembuatan laporan, baik berupa angka, tabel rekapitulasi, ataupun grafik. Beberapa macam cara pengolahan data adalah sebagai berikut: 1.

Angkat Mutlak Jenis pengolahan yang sangat sederhana karena hanya membutuhkan besaran angka yang didapatkan dari penjumlaahan dari beberapa angka. Cara mengolahnya bisa ditambahkan secara kumulatif. Misal untuk memperoleh data jumlah kunjungan dalam satu bulan, maka hanya perlu menjumlahkan jumlah kunjungan dari tanggal start dan end point.

2.

Menghitung nilai MEAN Mean adalah statistik yang paling umum digunakan. Mean diperoleh dengan menambahkan semua nilai dan membagi dengan jumlah pengamatan dalam sampel. Mean dari segi aritmetrika adalah jumlah nilai-nilai dibagi dengan jumlah individu. Istilah rata-rata hitung atau arithmetic mean dapat juga disederhanakan menjadi rata-rata atau mean saja. Mean biasanya dipilih seseorang sebagai pengukuran central tendecy, terutama bilamana distribusi mendekati normal. a.

Perhitungan Mean Data Tunggal Data sampel nilai diperhitungkan secara individual baik data yang kurang maupun yang lebih dari 30 data, misal sejumlah data yaitu X1, X2, X3, ...........Xn maka rata-rata dapat dihitung dengan rumus: Mean =

Keterangan: X1

𝑋1+ 𝑋2+ 𝑋3+ 𝑋4+ … … . . 𝑋𝑛 ∑𝑋𝑖 𝑎𝑡𝑎𝑢, 𝑀𝑒𝑎𝑛 = 2𝑛! 𝑛

= nilai data kesatu 25

b.

X2

= nilai data kedua

X3

= nilai data ketiga

X4

= nilai data keempat

Xn

= nilai data ke-n

Xi

= nilai data kesatu

i

= mewakili bilangan 1,2,3,4....n

Perhitungan Mean Data Berkelompok Data yang diukur relatif banyak perlu dikelompokkan ke dalam tabel distribusi frekuensi. Perhitungan mean, data yang dikelompokkan memerlukan frekuensi maka rumusnya:

Keterangan:

Mean =

𝐹1 𝑀1 +𝐹2 𝑀2 + … + 𝐹𝑛 𝑀𝑛 𝑁

F1

= frekuensi kelas interval kesatu

F2

= frekuensi kelas interval kedua

Fn

= frekuensi kelas interval ke-n

M1

= titik tengah interval kesatu

M2

= titik tengah interval kedua

Mn

= titik tengah interval ke-n

N

= banyak data

Rumus di atas dapat disederhanakan menjadi : 𝑀𝑒𝑎𝑛 =

Keterangan:

3.

F1

= frekuensi kelas interval ke-i

M1

= titik tengah interval ke-i

I

= mewakili bilangan 1,2,3.......n

∑𝐹𝑖 𝑀𝑖 𝑁

Menghitung Nilai Media/ Median Median nilai tengah dalam sampel. Untuk menemukan median, data diurutkan dari nilai terkecil sampai terbesar dan nilai tengahnya dipilih sebagai median. Jika sampel memiliki jumlah observasi genap, maka kedua nilai tengahnya dirataratakan untuk menentukan mediannya. a.

Pehitungan Median data Tunggal

26

Dalam menghitung median, jika jumlah data ganjil maka median adalah nilai tengah dari urutan data namun jika jumlah data genap maka untuk menentukan mediannya diambil 2 data tengah dijumlah, kemudian dibagi 2. Perhitungan ukuran nilai media data tunggal dengan langkah-langkah berikut ini: 1) Menyusun data secara urut (array) yaitu data diurutkan dari data terkecil sampai dengan data terbesar. 2) Menentukan letak median dengan formulasi

𝑛+1 2

3) Menentukan nilai media secara langsung data yang paling tengah b.

Perhitungan Median Data Berkelompok Nilai Median untuk data yang dikelompokkan perlu tabel distribusi frekuensi karena data relatif cukup banyak. Rumusnya sebagai berikut :

Keterangan:

Me = 𝑇𝐾𝐵 +

Me

= median

TKB

= tepi kelas bawah

N

= banyak data

𝑁2 − FKKDB 𝐶𝑖 𝐹𝐾𝐾𝐷𝐴 − 𝐹𝐾𝐾𝐷𝐵

FKKDA = frekuensi kumulatif kurang dari atas FKKDB = frekuensi kurang dari bawah Ci

4.

= class interval = panjang kelas = jarak kelas interval

Menghitung Nilai Modus Modus adalah nilai dengan frekuensi kejadian tertinggi. Mungkin tidak ada mode unik untuk beberapa variabel kontinu seperti biaya karena setiap nilai mungkin berbeda dalam sampel. a.

Perhitungan Modus Data Tunggal Nilai Modus untuk data tunggal dengan memilih data yang mempunyai frekuensi kemunculan terbanyak diantara data lainnya dan tidak menggunakan rumus statistik

b.

Perhitungan Modus pada Data Berkelompok

27

Nilai Modus untuk data berkelompok dihitung dengan menggunakan tabel distribusi frekuensi. Rumus modus yaitu: Mo = 𝑇𝐾𝐵 +

Keterangan:

𝑑1 𝑑1 . 𝐶𝑖, 𝑎𝑡𝑎𝑢 Mo = 𝑇𝐾𝐴 − . 𝐶𝑖 𝑑1 + 𝑑2 𝑑1 + 𝑑2

Mo

= modus

TKB

= tepi kelas bawah

TKA

= tepi kelas atas

D1

= selisih frekuensi modus berada dengan modus sebelumnya

D2

= selisih frekuensi modus berada dengan modus sesudahnya

Ci

= class interval atau panjang kelas interval

5. Menghitung nilai Kwartil Kwartil merupakan nilai yang membagi frekuensi distribusi data menjadi empat kelompok yang sama besar. Dengan kata lain kwartil merupakan nilai yang membagi tiap-tiap 25% frekuensi dalam distribusi. Kwartil ada tiga, yaitu kwartil pertama (K1) yaitu suatu nilai yang membatasi 25% frekuensi bagian bawah dengan 75% frekuensi atas. Kwartil kedua (K2) yaitu suatu nilai yang membatasi 50% frekuensi bagian bawah dengan 50% frekuensi bagian atas. K2 akan memiliki nilai yang sama dengan median. Kwartil ketiga (K3) yaitu suatu nilai yang membatasi 75% frekuensi bagian bawah dengan 35% frekuensi atas. Rumus menghitung kwartil : 𝐾𝑛 = Bb + [ Keterangan:

𝑛 −𝑓𝑘𝑏 4𝑁

𝑓𝑑

]𝑖

Kn

= kwartil ke-n

Bb

= batas bawah interval keals yang mengandung kwartil ke-n

Fkb = frekuensi kumulatif interval kelas di bawah interval kelas yang mengandung kwartil ke-n Fd

= frekunesi interval kelas yang mengandung kwartil ke-n

I

= lebar interval kelas

N

= jumlah frekuensi dalam distribusi

28

6.

Menghitung nilai desil Desil merupakan nilai yang membagi frekuensi distribusi data menajdi sepuluh kelompok yang sama besar. Dengan kata lain desil merupakan nilai yang membagi tiap-tiap 10% frekuensi dalam distribusi. Desil ada 9, yaitu D1, D2, D3, D4, D5, D6, D7, D8, dan D9. Desil pertama (D1) adalah suatu nilai yang membatasi 10% frekuensi bagian bawah dengan 90% frekuensi bagian atas. Desil keenam (D6) yaitu suatu nilai yang membatasi 60% frekuensi bagian bawah dengan 40% frekuensi bagian atas. Desil kedelapan (D8) yaitu suatu nilai yang membatasi 80% frekuensi bawah dengan 20% frekuensi bagian atas. Rumus menghitung desil : 𝐷𝑛 = Bb + [

𝑛 −𝑓𝑘𝑏 10𝑁

Keterangan:

𝑓𝑑

]𝑖

Dn

= Desil ke-n

Bb

= Batas bawah interval kelas yang mengandung desil ke-n

Fkb = frekuensi kumulatif interval kelas di bawah interval kelas yang mengandung desil ke-n N

7.

= Jumlah frekuensi dalam distribusi

Persentil Persentil merupakan nilai yang membagi frekuensi distribusi data menjadi seratus kelompok yang sama besar. Dengan kata lain persentil merupakan nilai yang membagi tiap-tiap 1% frekuensi dalam distribusi. Persentil ada 99, yaitu P1-P99. Persentil pertama (P1) adalah suatu nilai yang membatasi 1% frekuensi bagian bawah dengan 99% frekuensi bagian atas. Persentil kedelapanpuluh enam (P86) yaitu suatu nilai yang membatasi 86% frekuensi bagian bawah dengan 14% frekuensi bagian atas. 𝑛

Rumus menghitung Persentil : 𝑃𝑛 = Bb + [100𝑁 Keterangan: Pn

= persentil ke-n

29

−𝑓𝑘𝑏

𝑓𝑑

]𝑖

Bb

= batas bawah interval kelas yang mengandung persentil ke-n

Fkb = frekuensi kumulatif interval kelas di bawah interval kelas yang mengandung persentil ke-n

D.

Fd

= frekuensi interval kelas yang mengandung persentil ke-n

I

= lebal interval kelas

N

= jumlah frekuensi dalam distribusi

Menyajikan Data Pelayanan dan Program Kesehatan di Rumah Sakit Suatu data menjadi informatif jika disajikan dalam bentuk penyajian yang ringkas

dan benar. PMIK berperan dalam pengumpulan, penyimpanan, pengambilan kembali (retrieval), analisis, evaluasi dan desiminasi data kesehatan. PMIK sebagai bagian dari praktisi dan profesional di bidang kedokteran dihadapkan dengan jumlah data yang sangat besar berkaitan dengan gejala klinis, hasil laboratorium, obat-obatan, laporan kualitas, data penggantian biaya (reimbursment), data survey dan lainnya. Data tersebut yang dikelola menajadi informasi untuk dimanfaatkan dalam pengambilan keputusan. Data dapat disajikan dalam beberapa bentuk: 1. Narasi atau tekstular 2. Tabel atau Daftar 3. Gambar, Diagram, atau Grafik Penyajian data dalam bentuk narasi atau tekstular mendeskripsikan data hasil pengolahan atau analisis dalam bentuk kalimat atau kata-kata. Penyajian dalam bentuk tabel atau daftar dilakukan untuk data kategori, dapat dalam bentuk tabel distribusi frekuensi atau tabel kontingensi (tabulasi silang). Penyajian data dalam bentuk gambar pasa aplikasi komputer SPSS atau Ms. Excel dapat dibuat dalam bentuk lingkaran (pie), batang (bar dan histogram), garis (line) dan pencar (scatter). Semua perintah pembuatan diagram tersebut terdapat dalam menu Graphs. E.

Menganalisis Data Pelayanan dan Program Kesehatan di Rumah Sakit Rekam kesehatan adalah sumber utama data yang digunakan dalam menyusun

statistik pelayanan kesehatan, oleh karena itu staf unit kerja RMIK (MIK) bertanggung jawab atas pengumpulan, analisis, interpretasi dan penyajian data. Saat ini, sistem

30

komputerisasi telah dapat secara otomatis mengumpulkan dan menghitung statistik yang sebelumnya dilakukan secara manual. Analisis dari pendokumentasian rekam medis yang telah digunakan baik untuk rawat jalan/ UGD maupun rawat inap terdapat jenis analisis, yaitu : 1.

Analisis Kuantitatif

2.

Analisis kualitatif

3.

Analisis Statistik Untuk melakukan analisis tersebut, perekam medis dipercaya untuk melakukan

analisa baik kuantitatif, kualitatif maupun statistik serta memberitahu kepada petugas yang mengisi rekam medis apabila ada kekurangan atau inkonsistensi yang mengakibatkan rekam medis menjadi tidak lengkap atau tidak akurat, kemudian membuat laporan ketidaklengkapan sehingga dapat ditindaklanjuti untuk diatasi agar rekam medis menjadi lengkap. 1.

Analisa Kuantitatif Analisa kuantitatif adalah analisis yang ditujukan kepada jumlah lembaranlembaran rekam medis sesuai dengan lamanya perawatan meliputi kelengkapan lembaran medis. Paramedis dan penunjang sesuai prosedur yang ditetapkan. Petugas akan menganalisis setiap rekam medis yang diterima apakah lembaran rekam medis yang seharusnya ada pada rekam medis seorang pasien sudah ada apa belum. Komponen analisa kuantitatif adalah sebagai berikut : a.

Review Identifikasi Merupakan identifikasi pasien pulang dan nomor rekam medis pada dokumen rekam medis. Jika suatu halaman tidak memiliki identifikasi harus direview untuk memastikan apakah milik pasien yang dokumen rekam medis sedang dianalisis dan identifikasinya dicatat.

b.

Review pencatatan Dalam pencatatan atau penulisan rekam medis, kesalahan-kesalahan tulisan atau singkatan-singkatan yang tidak sesuai ketentuan juga tata cara membenarkan kesalahan, penyedia pelayanan dianjurkan membuat satu garis tunggal melewati setiap baris yang salah, menambah catatan yang menjelaskan kesalahan tersebut, membuat tanggal dan menandatanganinya

31

kemudian

membuat

entri

yang

benar

secara

kronologis

untuk

menunjukkan entri mana yang diganti. c.

Review Pelaporan Terdapat laporan-laporan tertentu yang umumnya ada pada dokumen rekam medis fasilitas tertentu, misalnya pada suatu rumah sakit umumnya terdapat riwayat penyakit, pemeriksaan fisik, observasi klinis dan kesimpulan pada akhir perawatan inap (resume klinis dan prosedur final). Laporan lain diperlukan tergantung pada perjalanan penyakit pasien di rumah sakit. Kalau pasien mendapat uji diagnosis, konsultasi atau pembedahan maka laporan prosedur ini akan diperlukan.

d.

Review Autentifikasi Autenfikasi bisa tanda tangan, stempel karet yang hanya dipegang oleh pemeliknya, initial (singkatan nama) kalau bisa diidentifikasi atau kode akses komputer dan harus memiliki gelar profesional (dokter, register ners, dsb).

2.

Analisis Kualitatif Merupakan suatu review pengisian rekam medis yang berkaitan tentang kekonsistenan dan isinya merupakan bukti rekam medis tersebut akurat dan lengkap. Komponen analisis kualitatif sebagai berikut: a.

Review kelengkapan dan kekonsistenan diagnosa Pada review ini akan memeriksa kekonsistenan diagnose yang diantaranya

b.

a.

Diagnosa saat masuk/ alas an saat masuk dirawat

b.

Diagnosa tambahan

c.

Preoperative diagnosis

d.

Postoperative diagnosis

e.

Phatological diagnosis

f.

Clinical diagnosis

g.

Diagbosis akhir/ utama

h.

Diagnosa kedua

Review kekonsistenan dan kelengkapan pencatatan diagnose Konsistensi dan kelengkapan merupakan suatu penyesuaian/ kecocokan antara 1 bagian dengan bagian lain dan dengan seluruh bagian, dimana dari

32

awal sampai akhir harus konsisten, tiga hal yang harus konsisten yaitu catatan perkembangan, intruksi dokter, dan catatan obat. c.

Review pencatatan saat perawatan dan pengobatan Rekam medis harus menjelaskan keadaan pasien selama dirawat, dan harus menyimpan seluruh hasil pemeriksaan fisik dan pemeriksaan penunjang serta mencatat tindakan yang telah dilakukan pada pasien.

d.

Review adanya informed concent yang harus ada Pada komponen ini menganalisa suurat persetujuan dari pasien apakah sudah diisi dengan benar dan lengkap sesuai dengan prosedur dan peraturan yang dibuat secara konsisten.

Contoh pengumpulan, pengolahan, penyajian, dan analisis data adalah sebagai berikut: Data Poliklinik di Unit Rawat Jalan RS Permata Indonesia Tahun 2020 No

Poliklinik

Jumlah Pasien Baru

Jumlah Pasien Lama

Jumlah Perawat/ Poliklinik

18874

20733

4

1

Umum

2

Penyakit Dalam

7497

9451

2

3

Anak

8643

10456

2

4

Gigi

3212

4202

2

5

THT

1279

1749

2

6

Mata

1877

2610

2

7

Saraf

654

1086

2

8

Kulit dan Kelamin

1458

2185

2

9

Psikologi

38

36

2

10

Bedah

3440

4286

2

11

Kesehatan Jiwa

113

84

2

12

Obsgyn

3591

3926

2

13

Radiologi

1091

2668

2

14

Fisioterapi

2093

3456

2

53860

66928

30

TOTAL

Tabel contoh di atas disebut data kunjungan rawat jalan yang diambil di RS Permata tahun 2020. Data tersebut merupakan kumulatif dari jumlah kunjungan setiap hari dan disusun dalam data bulanan dan akhirnya menjadi data tahunan. Data kunjungan tersebut diperoleh dari bagian admisi rawat jalan. Data tersebut diolah dengan menggunakan perhitungan angka, sehingga didapatkan angka total kunjungan sebagaimana di atas. Tujuan data di atas adalah menjabarkan masing-masing dari poli, sehingga lebih tepat jika menggunakan penyajian dalam bentuk tabel. Namun jika

33

ingin melihat poli dengan kunjungan tertinggi maka penyajian dalam bentuk diagram batang lebih sesuai. Dari tabel kunjungan di atas analisis yang tepat adalah semua poli klinik di RS Permata memiliki pasien dan perawat. Pengolahan data lebih lanjut bisa bermacam-macam dengan menggunakan teori di atas, sesuai kebutuhan dari rumah sakit. E. Dimensi Kompetensi Dimensi kompetensi yang diharapkan dalam Mengumpulkan, Mengolah, Menyajikan, dan Menganalisis Data Pelayanan dan Program Kesehatan secara Manual dan Elektronik antara lain: 1. Profesionalisme yang luhur yaitu melaksanakan tugas dengan dilandasi niat ibadah dan jujur karena Tuhan Yang Maha Esa 2. Bekerja dengan beretika 3. Bekerja sesuai dengan aturan yang legal 4. Mawas diri yaitu berhati-hati dalam melakukan tugas yang diberikan 5. Selalu berusaha untuk mengembangkan diri 6. Melakukan komuniasi efektif dengan sejawat dan lintas profesi dalam melaksanakan tugas Diuraikan dalam kompetensi antara lain: 1. Pengetahuan, yaitu: a. Definisi mengumpulkan, mengolah, menyajikan, dan menganalisis data b. Tujuan mengumpulkan, mengolah, menyajikan, dan menganalisis data c. Mekanisme mengumpulkan, mengolah, menyajikan, dan menganalisis data d. Ketentuan mengumpulkan, mengolah, menyajikan, dan menganalisis data e. Prosedur mengumpulkan, mengolah, menyajikan, dan menganalisis data 2. Ketrampilan, yaitu: a.

Melakukan pengumpulan data

b.

Melakukan pengolahan data

c.

Melakukan penyajian data

d.

Melakukan analisis data

3. Sikap Kerja, yaitu: a.

Melakukan mengumpulkan, mengolah, menyajikan, dan menganalisis data

34

b.

Melakukan keakuratan hasil mengumpulkan, mengolah, menyajikan, dan menganalisis data

c.

Menerapkan

prosedur

mengumpulkan,

mengolah,

menyajikan,

dan

menganalisis data

F.

Latihan dan Assesmen Mandiri

LATIHAN 1 Berikan contoh penggunaan statistika dalam tugas rutin anda sebagai seorang staff dibagian Rekam Medis dan Informasi kesehatan di rumah sakit!

LATIHAN 2 Buatlah daftar peminjaman dan pengambilan rekam medis oleh Rumah Sakit selama (lima) hari kerja dengan format berikut ini: Hari, tgl

No. urut

No. RM

Nama Pasien

Nama Keluarga

Umur Pasien

Tujuan poliklinik

Pengembalian rekam Medis Tanggal Waktu Petugas

LATIHAN 3 Berikan contoh statistik pelayanan kesehatan dalam kegiatan yang anda lakukan setiap hari di Unit Rekam Medis dan Informasi Kesehatan dalam kurun periode waktu tertentu! Misalnya penghitungan rata-rata kunjungan pasien per hari, proporsi pasien baru dan lama dalam 3 trisemester terakhir.

G.

Penutup Statistika deksriptif adalah statistika yang berfungsi untuk mendeskripsikan atau

memberi gambraan terhadap objek yang diteliti melalui data sampel atau populasi sebagaimana adanya, tanpa melakukan analisis dan membuat kesimpulan yang berlaku untuk umum. Statistika inferensial adalah statistika yang digunakan untuk menguji hipotesis atau membuat keputusan dari data sampel yang telah dianalisis ke dalam data populasi (berlaku umum).

35

Dua hal utama yang memepengaruhi kualitas data yaitu instrumen dan metode pengumpulan data. Pengumpulan data dalam statistik dikenal dengan dua cara yaitu sensus dan survey (sampling), sedangkan dalam penelitian dikenal berbagai cara yaitu wawancara, observasi (pengamatan), kuesioner, dan pengukuran. Pengumpulan data pasien di setiap sarana pelayanan kesehatan diawali dari tempat pendaftaran atau penerimaan (TPP) rawat jalan, rawat inap, atau gawat darurat. Pada umumnya di TPP data yang dicatat adalah data administratif pasien, merupakan bagian dari data dalam rekam medis (kesehatan) selain data klinis yang diperoleh pada saat pasien mendapat pemeriksaan dan pengobatan oleh tenaga kesehatan. Rekaman atas data administratif dan klinis tersebut haruslah lengkap dan berkualitas dan mengikuti standar pendokumentasian.

36

BAB IV PEMANFAATAN DATA PELAYANAN DAN PROGRAM KESEHATAN

A. Pendahuluan Perekam medis dan informasi kesehatan atau PMIK harus bisa memanfaatkan data pelayanan dan program kesehatan yang telah diolah dan menjadi informasi sehingga bisa memutuskan kebijakan yang tepat sesuai dengan kondisi yang sebenarnya. Pengambilan keputusan, koordinasi, dan kendali, sistem informasi juga dapat membantu petugas kesehatan khususnya perekam medis untuk meneliti permasalahan, memvisualisasikan pokok-pokok yang kompleks, dan menciptakan solusi. Tugas dari sistem informasi adalah untuk melakukan siklus pengolahan data. Telah diketahui bahwa data perlu diolah untuk dijadikan informasi yang berguna lewat suatu siklus. Epidemilogi merupakan ilmu tentang distribusi dan determinan masalah kesehatan untuk development (perencanaan) dari penanggulangan masalah kesehatan (Bustan, 2006). Kosep sehat harus diartikan luas yaitu mencakup fisik, metal, dan kesejahteraan serta tidak merasakan keterbatasan dalam diri. Jika ada hal yang tidak sesuai dengan kosep sehat maka disebut kondisi sakit. Sakit yaitu kondisi tubuh yang merasakan gangguan fisiologis, psikologis, maupun beradaptasi secara sosial. Setelah mempelajari Bab ini, mahasiswa secara umum diharapkan mampu menjelaskan dan mempraktikkan cara memanfaatkan data pelayanan dan program kesehatan sebagai informasi/ masukan untuk pengambilan keputusan di rumah sakit. Indikator yang dinilai adalah mahasiswa mampu memanfaatkan analisis data di rumah sakit, mengembangkan parameter mutu untuk digunakan di rumah sakit, dan memanfaatkan data untuk pendidikan dan penelitian di rumah sakit. Dalam Bab ini akan dipelajari tentang konsep dasar epidemiologi, riwayat alamiah penyakit, ukuran frekuensi penyakit, ukuran standarisasi, serta surveilans dan wabah.

37

B. Memanfaatkan Pola Data untuk Pemanfaatan Pelayanan dan Program Kesehatan di Rumah Sakit

Segitiga epidemiologi menyebutkan bahwa penyebab sakit terdiri host, agent, dan environtment. Analisis dan pengendalian suatu penyakit perlu pendokumentasian data yang diperoleh dari pelayanan kesehatan. Data-data tersebut setelah melewati pengolahan, penyajian, dan analisis akan menjadi informasi yang akan dipakai untuk menentukan program rumah sakit atau program kesehatan untuk mengendalikan penyakit tersebut. Beberapa informasi yang dibuat untuk penentuan suatu program adalah menentukan pola karakteristik pasien atau pola suatu penyakit. Tidak hanya untuk masalah klinis, informasi tentang pola karakteristik pasien juga sangat bermanfat untuk melihat segmentaasi dari pasien yang berobat di rumah sakit tersebut. Nantinya bisa dibuat program yang lebih mengena untuk karekter pasien rumah sakit tersebut. Frekuensi dan penyebaran masalah kesehatan (khususnya penyakit) pada umumnya bervariasi menurut karakteristik orang (person), tempat (place), dan waktu (time) yang disebut pola penyakit. Karakteristik Orang (Person) 1. Umur Ada banyak penyakit dengan berbagai variasi frekuensi yang disebabkan perbedaan umur, karena daya tahan tubuh dan gaya hidup. Contoh infeksi Tricius sering terjadi pada anak-anak daripada orang dewasa, dikaitkan dengan kebiasaan tidak mencuci tangan. 2. Jenis kelamin Variasi penyakit menurut jenis kelamin dikarenakan perbedaan dalam hal anatomi dan fisiologi, kebiasaan hidup, kesadaran berobat, dan jenis pekerjaan. Beberapa penyakit lebih sering terjadi pada pria daripada wanita. Contoh lebih tingginya prevalens penyakit Cirrhosis hepatis dan Bronchitis kronis pada pria daripada wanita kaitannya dengan faktor kebiasaan pria lebih suka minum alkohol dan merokok daripada wanita. 3. Golongan etnis Golongan etnis merupakan sekelompok orang yang tinggal bersama dalam waktu yang cukup lama dan mempunyai karakteristik tertentu (secara biologis

38

maupun mekanisme sosial). Hal ini berkaitan dengan kebiasaan makan dan sifat biologis (kulit hitam-putih), ras, kebangsaan (termasuk suku). Contoh penyakit karsinoma dan Cycle cell anemia pada orang kulit putih lebih banyak daripada orang kulit hitam, orang negro lebih sedikit terserang Malaria vivax disbanding. Tentunya dengan diperhatikan juga faktor lain seperti sosial ekonomi, life style, dan lingkungan. 4. Status perkawinan Penyebaran penyakit menurut status perkawinan karena ada perbedaan pola perilaku antar kelompok, sehingga menyebabkan risiko penyakit berbeda. Misalnya bagi seseorang yang pasangannya terkena penyakit tertentu maka mempunyai risiko yang lebih tinggi untuk tertular penyakit tersebut. Penatalaksanaan penyakit berkaitan dengan perawatan keluarga. 5. Pekerjaan Perbedaan penyakit menurut pekerjaan terjadi karena perbedaan risiko pekerjaan, seleksi alamiah dalam memilih pekerjaan, dan perbedaan status sosial ekonomi. Pekerjaan merupakan hal yang membedakan paparan terhadap sumber penyakit dan infeksi. Contoh pekerja tambang rentan terinfeksi cacing tambang. Karakteristik Tempat (Place) Pengetahuan tentang distribusi penyakit menurut tempat sangat berguna untuk mengetahui besar dan jenis masalah penyakit yang digunakan perencanaan program. Penyebaran masalah penyakit menurut tempat dibedakan menjadi penyebaran lokal, nasional, regional, atau internasional. Hal ini karena pengaruh variasi geografis seperti kelembaban dan temperatur yang mempengaruhi perkembangan dan penyebaran vektor penyakit. Contoh penyakit yang ditularkan melalui sistem pernafasan, stres, hipertensi, dan obesitas lebih jarang di daerah rural daripada di daerah urban. C. Memanfaatkan Analisis Data Pemanfaatan Pelayanan dan Program Kesehatan di Rumah Sakit Hasil analisis statistik sangat bermafaat untuk pengembangan program kesehatan baik di rumah sakit maupun fasilitas kesehatan lain. Pengembangan program kesehatan dapat dilakukan dengan melakukan perhitungan sederhana yanag didapatkan dari data sehari-hari yang dikumpulkan di rumah sakit. Berikut penjelasannya:

39

1. Rerata, Rate, atau Proporsi Rerata, rate, atau proporsi merupakan kemungkinan kejadian dalam populasi terhadap beberapa peristiwa tertentu. Dengan kata lain sejumlah kasus (a) pada populasi (b), berapa banyak yang diharapkan pada populasi lain (k). Rumus yang digunakan: Rerata/Rate/Proporsi) = (a/b) x k Keterangan: a = suatu kasus tertentu yang termasuk dalam b b = jumlah populasi k = konstanta (100, 1000, 10.000, dst.) Jika k = 100 diseut sebagai persentase Contoh bentuk yang paling sering dipakai untuk mengukur dan menjelaskan peristiwa adalah: a. Angka kesakitan; Insidens, Attact Rate, Prevalensi b. Kematian; Mortality Rate c. Nilai statistik vital lain

2. Rasio Rasio merupakan pengolahan beberapa angka yang angka numerator tidak termasuk dalam angka denominator (tidak berhubungan). Suatu pernyataan frekuensi nisbi (relative) kejadian suatu peristiwa terhadap peristiwa lainnya. Rumus: (a/c) x k Keterangan: a = banyaknya peristiwa atau orang yang mempunyai satu atau lebih atribut tertentu c = banyaknya peristiwa atau orang yang mempunyai satu atau lebih atribut tertentu yang berbeda dengan a k= 1 3. Pembulatan Pembulatan merupakan teknik sederhana di dalam matematika yang sering digunakan. Pembulatan ini menjadikan angka yang memiliki angka desimal. Misalnya ketika melakukan perhitungan rerata jumlah kunjungan rawat jalan dalam satu hari, terkadang mendapatkan angka desimal, misal 123,4 pasien per

40

hari. Maka aturan dalam pembulatan yang berlaku adalah jika lebih dari atau sama dengan 0,5 maka dibulatkan ke atas. Sedangkan jika kurang dari 0,5 maka dibulatkan ke bawah. Contoh: Rerata kunjungan per hari 123,4 maka dibulatkan menjadi 123 pasien per hari Rerata operasi per bulan 56,7 maka dibulatkan menjadi 57 operasi per bulan Contoh penerapan analisis rate dan rasio di rumah sakit adalah sebagai berikut:

Data Poliklinik di Unit Rawat Jalan RS Permata Indonesia Tahun 2020 No

Poliklinik

Jumlah Pasien Baru

Jumlah Pasien Lama

Jumlah Perawat/ Poliklinik

18874

20733

4

1

Umum

2

Penyakit Dalam

7497

9451

2

3

Anak

8643

10456

2

4

Gigi

3212

4202

2

5

THT

1279

1749

2

6

Mata

1877

2610

2

7

Saraf

654

1086

2

8

Kulit dan Kelamin

1458

2185

2

9

Psikologi

38

36

2

10

Bedah

3440

4286

2

11

Kesehatan Jiwa

113

84

2

12

Obsgyn

3591

3926

2

13

Radiologi

1091

2668

2

14

Fisioterapi

2093

3456

2

53860

66928

30

TOTAL

Libur dalam setahun (termasuk hari Sabtu dan Minggu): 65 hari

Dari tabel tersebut jika diminta untuk menentukan rata-rata jumlah pasien per hari dan perbandingan rasio antara jumlah perawat dengan jumlah pasien di Poli Penyakit Dalam dan Kesehatan Jiwa, maka akan terjadi perhitungan seperti di bawah ini: Rata-rata Jumlah pasien per Hari Rata-rata jumlah pasien per hari yang ditangani = Jumlah pasien lama + jumlah pasien baru (365-65) = (53860+66928) / 300 = 402,62 = 403 Perhitungan tersebut menyebutkan bahwa rata-rata pasien di RS Permata di tahun 2020 adalah 403 pasien dalam sehari. Hal ini bisa dibandingkan dengan jumlah tenaga yang

41

ada di rumah sakit tersebut, sehingga rumah sakit bisa mengukur apakah jumlah layanan tersebut sesuai dengan kemampuan maksimal yang dimiliki. Perhitungan rasio perawat Rasio perawat dengan jumlah pasien Poli Penyakit Dalam`= 7497 / 2 = 3749 / 1 Rasio perawat dengan jumlah pasien Poli Kesehatan Jiwa` = 113 / 2 = 57 / 1 Perbandingan rasio tersebut dapat disimpulkan bahwa terjadi perbedaan beban kerja perawat di Poli Penyakit Dalam dan Kesehatan Jiwa, sehingga rumah sakit bisa mempertimbangkan tentang pemerataan beban kerja perawat.

4. Insidens (jumlah kasus baru) a. Insidens Kumulatif atau Insidens Risk Merupakan parameter yang menunjukkan taksiran probabilitas (risk) seseorang untuk terkena penyakit dalam jangka waktu tertentu. Selalu bernilai 0 – 1, dalam periode waktu jam, bulan, atau tahun. Insiden dalam kasus kejadian luar biasa (KLB) disebut Attack Risk. Jumlah individu yang terkena penyakit selama satu periode tertentu

Insiden kumulatif = Jumlah individu dalam populasi pada awal periode tersebut

b. Laju insidens (Incidence Rate atau Incidence Density) Ukuran yang menunjukkan kecepatan kejadian (baru) penyakit pada populasi

5. Prevalens (jumlah kasus baru dan lama) Proporsi individu yang berpenyakit dari suatu populasi pada suatu titik waktu atau periode waktu (kasus baru + kasus lama). Jenis prevalensi: a. Periode Prevalens Probabilitas individu dari populasi untuk terkena penyakit pada saat dimulainya pengamatan atau selama jangka waktu pengamatan (dalam periode tertentu) b. Prevalens Titik/Point Proporsi dari individu dalam populasi yang terjangkit penyakit pada satu titik waktu tertentu.

42

6. Crude Birth Rate (CBR)

Penggunaan CBR ini membutuhkan jumlah penduduk. CBR digunakan untuk memprediksikan

jumlah

kelahiran

sehingga

bisa

untuk

membuat

intervensi

pengendalian laju penduduk. Banyak dipakai di Badan Pusat Statistik. Misalkan seperti contoh berikut: Jika diketahui jumlah penduduk negara Indonesia pada Juni tahun 2019 adalah 257.500.000 jiwa. Jumlah kelahiran dalam setahun sebanyak 4.880.000 jiwa. Angka kelahiran di Indonesia di tahun tersebut adalah: CBR

= 4.880.000 / 257.500.000 x 10000 = 18,9 = 19 kelahiran dalam 1000 penduduk

7. Perinatal Mortality Rate (PMR) Jumlah kematian janin >28w s/d 7 hari setelah kelahiran bayi PMR =

xk Kelahiran hidup pada tahun yang sama

Tujuan dari perhitungan ini adalah mengetahui: a. Risiko berat bayi lahir rendah (BBLR) b. Status bayi dan ibu c. Infeksi selama di kandungan atau persalinan d. Pertolongan persalinan 8. Neonatal Mortality Rate (NMR)

Manfaat perhitungan NMR ini adalah: a. Mengevaluasi kematian ketika perawatan persalinan b. Menganalisis tingkat inveksi dalam persalinan c. Berkaitan dengan program imunisasi

43

9. Postneonatal Mortality Rate (PNMR)

10. Infant Mortality Rate (IMR)

Perhitungan IMR ini bermanfaat untuk mengendalikan permasalah kesehatan ibu dan anak yang secara khusus harus diperhatikan. Selain manfaat di atas yang sudah disampaikan IMR juga bermanfaat untuk menentukan faktor penyebab kematian bayi. Perhitungan tentang kematian bayi dan ibu hamil atau nifas ini banyak dilakukan di rumah sakit yang memiliki layanan Kesehatan Ibu dan Anak (KIA) dan juga pelayanan obstetri. 11. Maternal Mortality Rate (MMR)

Contoh pemanfaatan perhitungan tentang kematian bayi: RSIA Bahagia melaporkan bahwa kematian bayi kurang dari 28 hari tidak mengalami peningkatan selama tiga tahun terakhir. Pada tahun 2020 dilaporkan bahwa kematian bayi dengan umur sebelum 28 hari adalah 15 bayi. Sedangkan yang lebih dari 28 hari terdapat 135 bayi. Sedangkan jumlah kelahiran total pada 44

rumah sakit tersebut adalah 2200 pada tahun yang sama. Hitunglah angka NMR, PNMR, dan IMR di rumah sakit tersebut! Jika disajikan dalam bentuk tabel maka: No 1 2 3 3 4

Variabel Kematian bayi sebelum 28 hari Kematian bayi lebih dari 28 hari Kematian total Kelahiran Lahir hidup

Jumlah 15 135 150 2200 2050

Sehingga, nilai untuk: NMR = 15/2050 x 1000 = 7 Artinya dari 1000 bayi yang lahir hidup, terdapat 7 bayi yang berumur kurang dari 28 hari yang meninggal PNMR = 135/2050 x 1000 = 66 Artinya dari 1000 bayi yang lahir hidup, terdapat 66 bayi yang berumur 28 hari – 1 tahun yang meninggal IMR = 150/2200 = 73 Artinya dari 1000 bayi yang lahir (hidup atau mati), terdapat 73 bayi yang meninggal

D. Dimensi Kompetensi Dimensi kompetensi yang diharapkan dalam Mengumpulkan, Mengolah, Menyajikan, dan Menganalisis Data Pelayanan dan Program Kesehatan secara Manual dan Elektronik antara lain: 1. Profesionalisme yang luhur yaitu melaksanakan tugas dengan dilandasi niat ibadah dan jujur karena Tuhan Yang Maha Esa 2. Bekerja dengan beretika 3. Bekerja sesuai dengan aturan yang legal 4. Mawas diri yaitu berhati-hati dalam melakukan tugas yang diberikan 5. Selalu berusaha untuk mengembangkan diri 6. Melakukan komuniasi efektif dengan sejawat dan lintas profesi dalam melaksanakan tugas

45

Diuraikan dalam kompetensi antara lain: 1. Pengetahuan, yaitu: a. Jenis pemanfaatan data b. Tujuan pemanfaatan analisis data c. Mekanisme perhitungan pemanfaatan data d. Pemanfaatan analisis data di rumah sakit 2. Ketrampilan, yaitu: a. Melakukan pengolahan data b. Melakukan analisis data c. Memanfaatkan data 3. Sikap Kerja, yaitu: a.

Melakukan identifikasi kebutuhan analisis data

b.

Menerapkan prosedur mengolah data sesuai rumus

E. Latihan dan Assesmen Mandiri Salah satu tugas dari seorang PMIK adalah membuat laporan bulanan rutin jumlah kunjungan di rumah sakit. Bantulah PMIK tersebut untuk membuat laporan bulanan untuk periode tiga bulan terakhir layanan poliklinik di rawat jalan berdasarkan insidens dan prevalens. Kemudian buatlah rasio kasus lama dan kasus baru per masing-masing layanan. Tentukan rekomendasi keputusan apa yang baiknya dilakukan oleh rumah sakit. 1.

Alat dan Bahan a. Alat tulis b. Laptop c. Rincian laporan bulanan dari rumah sakit (mohon nama pasien dianonimkan)

2. Langkah pengerjaaan: a. Identifikasi jumlah layanan poliklinik yang ada di RS tersebut b. Kumpulkan data dari masing-masing layanan tersebut (sesuai dengan informasi dari pembimbing lapangan) c. Buatlah tabulasi dari data yang telah didapat d. Sajikan olahan data tersebut ke dalam bentuk diagram yang sesuai dengan kebutuhan informasi yang akan diberikan

46

e. Lakukan perhitungan sesuai instruksi soal f. Buatlah analisis yang sesuai dengan hasil pengolahan daa tersebut g. Susunlah rekomendasi kebijakan yang perlu dilakukan oleh rumah sakit

F. Penutup Pemanfaatan data pelayanan dan program kesehatan yang telah diolah dan menjadi informasi sehingga bisa memutuskan kebijakan yang tepat sesuai dengan kondisi yang sebenarnya. Pengambilan keputusan, koordinasi, dan kendali, sistem informasi juga dapat membantu petugas kesehatan khususnya perekam medis untuk meneliti permasalahan, memvisualisasikan pokok-pokok yang kompleks, dan menciptakan solusi.

47

BAB V PENGEMBANGAN PARAMETER MUTU UNTUK PROGRAM KESEHATAN DI RUMAH SAKIT

A.

Pendahuluan Mutu merupakan derajat dipenuhinya persyaratan yang ditentukan. Mutu adalah

kesesuaian terhadap kebutuhan, bila mutu rendah merupakan hasil dari ketidaksesuaian. Mutu tidak sama dengan kemewahan. Suatu produk atau pelayanan yang sesuai dengan segala spesifikasinya akan dikatakan bermutu, apapun bentuk produknya. Mutu harus dapat dicapai, diukur, dapat memberi keuntungan dan untuk mencapainya diperlukan kerja keras. Pelayanan kesehatan adalah setiap upaya yang diselenggarakan secara sendiri atau bersama-sama dalam suatu organisasi untuk memelihara dan meningkatkan kesehatan, mencegah dan menyembuhkan penyakit, serta memulihkan kesehatan perorangan, keluarga, kelompok maupun masyarakat Mutu pelayanan kesehatan adalah pelayanan kesehatan yang dapat memuaskan setiap pemakai jasa pelayanan kesehatan yang sesuai dengan tingkat kepuasan rata-rata penduduk serta penyelenggaraannya sesuai dengan standar dan kode etik profesi. Pengembangan parameter mutu di rumah sakit diawali dari ukuran standarisasi yang nantinya akan digunakan sebagai indikator poliklinik. Beberapa indikator yang dipakai di poliklinik adalah: Jumlah kunjungan 1. Rata-rata kunjungan per hari = Hari buka klinik Jumlah kunjungan baru 2. Rata-rata kunjungan baru per hari = Hari buka klinik 3. Pemanfaatan unit kesehatan 4. Beban kerja petugas kesehatan (dokter, perawat, PMIK 5. Kecanggihan pelayanan 6. Peran unit tersebut di masyarakat.

48

B.

Memanfaatkan Data Indikator untuk Mutu Pelayanan Rumah Sakit Macam-macam indikator di rumah sakit ditemukan di setiap layanan. Tentunya

dalam penentuan tersebut sesuai dengan data tersebut dikumpulkan. Indikator disusun berdasarkan standar nasional atau kapasitas dari rumah sakit yang tentunya mengarah ke kondisi yang lebih baik. Oleh karena itu, berikut beberapa indikator yang ada di rumah sakit. 1.

Indikator pelayanan non bedah a. Angka pasien dengan dekubitus b. Angka kejadian infeksi dengan jarum infus c. Angka kejadian penyulit/infeksi karena tranfusi darah d. Angka ketidaklengkapan pengisian catatan medik e. Angka keterlambatan pelayanan pertama gawat darurat

2. Indikator pelayanan bedah a. Angka infeksi luka operasi b. Angka komplikasi pasca bedah c. Waktu tunggu sebelum operasi efektif d. Angka appendix normal 3. Indiator pelayanan ibu bersalin dan bayi a. Angka kematian ibu karena eklampsia b. Angka kematian ibu karena perdarahan c. Angka kematian ibu karena sepsis d. Angka perpanjangan waktu rawat inap ibu melahirkan e. Angka kematian bayi dengan BB lahir Standart x 100% Total ibu sehat yang melahirkan dalam bulan tersebut Keterangan: Bertambahnya masa rawat ibu setelah melahirkan : Bertambahnya hari rawat inap ibu-ibu sehat (tanpa penyakit lain yang menyertai) yang melahirkan baik secara normal maupun dengan penyulit. Perkecualian bila perpanjangan masa tinggal bukan karena indikasi medis atau karena sebab si bayi (sakit/ada kelainan) Target : Untuk partus Normal : ≤ 3 hari Untuk partus dengan penyulit : ≤ 6 hari 8. Angka Kematian Bayi dengan BB ≤ 2000 gr Angka ini menunjukkan tingkat mutu pelayanan unit neonatal. Untuk dapat membedakan secara jelas pengaruh berat badan bayi baru lahir pada angka kematian bayi dipakai patokan Berat Badan Bayi 2000 gr. Angka ini juga dapat menunjukkan presentase banyaknya bayi baru lahir dengan BB ≤2000 gr, yang lahir pada bulan tersebut. Formula : Banyaknya Kematian Bayi Baru Lahir dengan BB ≤2000gr/bulan x 100% Total Bayi dengan BB ≤2000 gr bulan tersebut 9. Angka Sectio Caesarria Sectio Caesarria adalah tindakan bedah obstetric yang dilakukan pada ibu yang akan melahirkan, baik secara elektif maupun akut, tanpa melihat keadaan anak yang di lahirkan. Formula : Jumlah persalinan dengan Seksio Sesarea x 100% Total jumlah persalinan

Contoh Pemanfaatan Data di Rumah Sakit Alfabeta Tahun 2020 No

Variabel

Trisemeter 1

1 2 3

Kasus rujukan persalinan Kematian ibu karena eklamsia Kematian ibu karena pendarahan

2

3

4

500 85

450 75

650 60

700 50

50

65

70

75

52

No

Variabel

Trisemeter 1

4 5 6

Kematian ibu karena sepsis Jumlah ibu bersalin Jumlah kematian ibu bersalin

2 65 1200 200

65 1250 210

3 55 1300 190

4 55 1400 195

Data tersebut dapat dapat menghasilkan banyak informasi, mulai dari per masingmasing variabel ataupun analisis dalam empat periode per trisemester. Misalnya terjadi peningkatan jumlah rujukan dalam tiap trisemester, rata-rata rujukan per bulan, atau persentase kasus rujukan. Begitu pula untuk variabel-variabel lain, misalnya: Angka kematian ibu karena eklamsia, perdarahan, atau sepsis.

C.

Memanfaatkan Data Indikator untuk Program Kesehatan

Pemanfaatan Data untuk Surveilance Epidemiologi Data juga sangat diperlukan dalam kegiatan surveilans suatu penyakit. Surveilans adalah proses pengumpulan, pengolahan, analisis dan interpretasi data secara sistematik dan terus-menerus serta penyebaran informasi kepada unit yang membutuhkan untuk diambil tindakan. Surveilans yang biasa diselengarakan dalam pelayanan kesehatan adalah surveilans epidemiologi. Kegiatan tersebut merupakan kegiatan analisis secara sistematis dan terus-menerus terhadap penyakit atau masalah-malasah kesehatan dan kondisi yang mempengaruhi terjadinya peningkatan dan penularan penyakit atau masalah-masalah kesehatan tersebut, agar dapat melakukan tindakan penanggulangan secara efektif dan efisien melalui proses pengumpulan data, pengolahan, dan penyebaran informasi epidemiologi kepada penyelenggara program kesehatan. Tujuan Surveilans Epidemiologi Tujuan surveilans epidemiologi adalah memprediksi dan mendeteksi dini Epidemi (outbreak), memonitor, mengevaluasi, dan memperbaiki program pencegahan dan pengendalian penyakit, sebagai sumber informasi untuk penentuan prioritas, pengambilan kebijakan, perencanaan, implementasi, dan lokasi sumber daya kesehatan, memonitoring kecenderungan penyakit Endemis dan mengistimasi dampak penyakit di masa mendatang dan mengidentifikasi kebutuhan riset dan investigasi lebih lanjut. Dalam melaksanakan kegiatan surveilance epidemiologi kita bisa mendapatkan

53

informasi epidemiologi tentang masalah kesehatan, meliputi gambaran masalah kesehatan menurut waktu, tempat dan orang, diketahuinya determinan, faktor risiko, dan penyebab langsung terjadinya masalah kesehatan tersebut. Misalnya melakukan survailance epidemiologi terhadap AIDS dan Tubekolosis, dapat dilakukan dengan mengukur incidens kasus AIDS sehingga kecenderungan kedepan dapat diprediksi dan pelayanan kesehatan dapat direncanakan. Untuk penyakit Tuberculosis, dilakukan dengan memonitor kemampuan program TB untuk mendeteksi

kasus, menjamin

selesainya pengobatan dan kesembuhan. Mekanisme dari kegiatan surveilans epidemiologi secara singkat adalah sebagai berikut: 1.

Identifikasi kasus dan masalah kesehatan serta onformasi terkait lainnya

2.

Perekaman, pelaporan dan pengolahan data

3.

Analisis dan interpretasi dara

4.

Studi epidemiologi

5.

Penyebaan informasi kepada unit yang membutuhkan

6.

Membuat rekomendasi dan alternative tindak lanjut

7.

Umpan balik Dalam penyelengaraan berdasarkan aktivitas pengumpulan data. Kegiatan

suvailance dapat dibagi sebagai berikut: 1.

Surveilnace aktif, mengumulkan data dengan cara mendatangi masyarakat, unit pelayanan kesehatan, dan mengambil data langsung ke populasi untuk mempelajari penyakit tertentu dalam waktu yang relativ singkat (seminggu sekali atau 2 minggu sekali) yang dilakukan oleh petugas kesehatan untuk mencatat ada atau tidaknya kasus baru penyakit tertentu. Surveilance aktif dilakukan apabila ditemukan kasus baru, penelitian tentang cara penyebaran yang baru atau penyakit tertentu, risiko tinggi terjadinya penyakit musiman dan penyakit tertentu yang timbul didaerah baru atau akan menimbulkan pengaruh pada kelompok penduduk tertentu atau penyakit dengan insidensi yang rendah mendadak jadi peningkatan.

2.

Surveilance pasif, mengumpulkan data dengan cara menerima data tersebut dari masyarakat. Pengumpulan data yang diperoleh dari laporan bulanan sarana pelayanan kesehatan di daerah. Dari data yang diperoleh, dapat diketahui distribusi

54

geografis tentang berbagai penyakit menular, dan perubahan-perubahan yang terjadi serta kebutuhan tentang penelitian sebagai tindak lanjut. Penyelenggaraan surveilance epidemiologi berdasarkan metode pelaksanaannya adalah sebagai berikut: 1.

Surveilans Epidemiologi Rutin Terpadu, adalah penyelengaraan surveilance epidemiologi terhadap beberapa kejadian, permasalahan dan atau faktor risiko kesehatan.

2.

Surveillance

epidemiologi

khusus,

adalah

penyelenggaraan

surveilance

epidemiologi terhadap suatu kejadian, permasalahan, faktor risiko atau situasi khusus kesehatan. 3.

Surveilance sentinel, adalah penyelanggaraan surveilance epidemiologi pada populasi dan wilayah terbatas untuk mendapatkan signal adanya masalah kesehatan pada suatu populasi atau wilayah yang lebih luas.

4.

Studi epidemiologi, adalah penyelenggaraan surveilace epidemiologi pada periode tertentu serta populasi atau wilayah tertentu untuk mengetahui lebih mendalam gambaran epidemiologi penyakit, permasalahan dan atau faktor risiko kesehatan. Sistem surveilans yang baik dan benar akan memberikan informasi epidemiologi

yang akurat sehingga sistem kewaspadaan dini dapat berjalan dengan baik. Informasi epidemiologi akan efektif dalam pencegahan dan penanggulangan masalah kesehatan bila ditunjang oleh sistem surveilans yang adekuat. Informasi kesehatan masyarakat bermanfaat untuk mengamati status kesehatan masyarakat, menggambarkan prioritas kesehatan masyarakat, evaluasi program, dan petunjuk penelitian. Informasi surveilance mengatakan kepada petugas kesehatan bahwa dimana masalahnya adalah yang mereka pengaruhi dan jika pelaksanaan program dan kegiatan pencegahan yang harus diarahkan.

Informasi

kesehatan

dapat

juga

bermanfaat

untuk

membantu

menggambarkan prioritas kesehatan masyarakat dalam suatu cara kuantitatif dan dalam evaluasi secara efektif dari pelaksanaan suatu program. Analisa data surveilans juga memungkinkan peneliti untuk mengidentifikasi pada suatu wilayah untuk penyelidikan lebih lanjut.

55

Manfaat Surveilance Epidemiologi Manfaat surveilans menurut Thacker (2000) adalah sebagai berikut: 1.

2.

Manfaat Umum a.

Perencanaan,

b.

Implementasi,

c.

Evaluasi kegiatan kesehatan masyarakat

Manfaat Khusus a.

Memperkirakan kuantitas masalah

b.

Menggambarkan riwayat alamiah penyakit

c.

Mendeteksi wabah/ KLB

d.

Menggambarkan distribusi masalah kesehatan

e.

Memfasilitasi penelitian epidemiologis dan laboratoris

f.

Membuktikan hipotesis

g.

Menilai kegiatan pencegahan dan penanggulangan

h.

Memonitor perubahan agen infeksius

i.

Memonitor upaya isolasi

j.

Mendeteksi perubahan kegiatan

k.

Merencanakan kegiatan

Intinya manfaat dari kegiatan surveillance epidemiologi adalah memperkirakan besarnya masalah kesehatan yang penting, sebagai gambaran perjalanan alami suatu penyakit, sebagai deteksi KLB, dokumentasi, distribusi, dan penyebaran peristiwa kesehatan,

bermanfaat untuk epidemiologi dan penelitian laboratorium, untuk

keperluan evaluasi pengendalian dan pencegahan, sebagai tool monitoring kegiatan karantina, dapat memperkiraan perubahan dalam praktek kesehatan, dan sebagai perencanaan. Sumber Data, Pelaporan dan Penyebaran Data Informasi Surveilance 1.

Sumber Data a.

Data kesakitan yang dapat diperoleh dari unit pelayanan kesehatan dan masyarakat

b.

Data kematian yang dap[at diperoleh dari unit pelayanan kesehatan serta laporan dari kantor pemerintah dan masyarakat

56

c.

Data demografi yang dapat diperoleh dari unit statsitik kependudukan masyaraklat

d.

Data geografi yang dapat diperoleh dari unit meteorology dan geofisika

e.

Data laboratorium yang dapat diperoleh dari unit pelayanan kesehatan dan masyarakat

f.

Data kondisi lingkungan

g.

Laporan wabah

h.

Laporan penyelidikan Wabah/ KLB

i.

Laporan hasil penyelidikan kasus perorangan

j.

Studi epidemiologi dan hasil penelitian lainnya

k.

Data hewan dan vector sumber penlularan penyakit yang dapat diperoleh dari unit pelayanan kesehatan dan masyarakat

l.

Laporan kondisi pangan

m. Data dan informasi penting lainnya. 2.

Pelaporan Untuk sumber data menyediuakan yang duperlukan dalam penyelenggaraan surveilance epidemiologi termasuk rumah sakit, puskesmas, laboratorium, unit penelitian, unit program-sektor dan unit statistic lainnya.

3.

Penyebaran Data dan Informasi Data, informasi dan rekomendasi sebagai hasil kegiatan surveilance epidemiologi disampaikan kepada pihak-pihak yang dapat melakukan tindakan penanggulangan penyakit atau upaya peningkatan program kesehatan, pusat-pusat penelitian dan pusat-pusat kajian serta pertukaran data dalam jejaring surveilance epidemiologi.

Contoh Penggunaan Data Surveilens: Surveilens Polio

: Memonitor kemajuan eradikasi polio melalui monitoring incidens

poliomyelitis. Poliovirus yang ganas dapat ditemukan (diisolasi) pada anak-anak usia < 14 tahun Malaria

: Memonitor incidens malaria yang konformatif (melalui pemerksaan laboratorium) termasuk incidens penyakit akibat P. falciparum and resistensi obat antiparasit

AIDS

: Mengukur incidens kasus AIDS sehingga kecenderungan kedepan dapat diprediksi dan pelayanan kesehatan dapat direncanakan

57

Tuberculosis

: Memonitor kemampuan program TB untuk mendeteksi

kasus,

menjamin selesainya pengobatan dan kesembuhan Dari data surveilans yang didapat, dapat dimanfaatkan untuk beberapa perhitungan berikut: 1. Crude Death Rate (CDR)

No 1 2 3

Penyebab Kematian Kecelakaan lalu lintas Kecelakaan bukan lalu lintas Sakit

Jumlah 150 orang 73 orang 252 orang 575 orang

Jika jumlah penduduk pada Juni 2009 adalah 250.000 jiwa, maka CDR-nya adalah 575/250.000 x 1000 = 2,3 2. Case Spesific Death Rate (CSDR)

58

No 1 2 3

Penyebab Kematian Kecelakaan lalu lintas Kecelakaan bukan lalu lintas Sakit

Jumlah 150 orang 73 orang 352 orang 575 orang

Jika jumlah penduduk pada Juni 2009 adalah 250.000 jiwa, maka CSDR-nya adalah 73/250.000 x 1000 = 0,3 3. Case Fatality Rate (CFR)

No 1 2 3

Penyebab Kematian Kecelakaan lalu lintas Kecelakaan bukan lalu lintas Sakit Hipertensi Stroke Pnemoni

Jumlah 150 orang 73 orang 352 orang 132 orang dari 7340 orang 84 orang dari 1520 orang 136 orang dari 534 orang 575 orang

Jika jumlah penduduk pada Juni 2009 adalah 250.000 jiwa, maka CFR-nya adalah 84/1520 x 1000 = 55 4. Proportionate Mortality Rate (PMR)

59

No 1

Umur Pasien Meninggal Hipertensi Usia 25 – 45 tahun Usia 46 – 70 tahun Usia >70 tahun Stroke Usia 25 – 45 tahun Usia 46 – 70 tahun Usia >70 tahun Pnemoni Usia 25 – 45 tahun Usia 46 – 70 tahun Usia >70 tahun

2

3

Jumlah 132 orang dari 7340 orang 7 orang 73 orang 52 orang 84 orang dari 1520 orang 5 orang 27 orang 52 orang 136 orang dari 534 orang 36 orang 74 orang 26 orang

Jika jumlah penduduk pada Juni 2009 adalah 250.000 jiwa, maka PMR untuk usia >70 tahun adalah = (52+52+26)/(132+84+136) x 1000 = 130 / 352 x 1000 = 369 Dalam 1000 kematian terdapat 369 kematian di usia >70 tahun

D.

Memanfaatkan Data untuk Pendidikan dan Penelitian Pelayanan dan Program Kesehatan Penelitian merupakan suatu usaha yang sistematis dalam rangka menyediakan

jawaban pembuaktian atas beberapa pertanyaan ataupun pernyataan (hipotesis). Sesudah hipotesis ataupun pertanyaan penelitian dirumuskan, aktivitas selanjutnya adalah mencari jawaban atau pembuktian atas hipotesis maupun pertanyaan tersebut. Jawaban hipotesisi maupun partanyaan penelitian dilakukan dengan menganalisis data yang sudah dikumpulkan. Pada umumnya, data dapat diartikan sebagai suatu fakta yang bisa digambarkan dengan kode simbol, angka dan lain-lain. Data juga dapat diartikan sebagai hasil pencatatan, baik berupa fakta maupun angka. Pengertian lain tentang data adalah semua hasil pengukuran atau observasi yang sudah dicatat guna suatu pengertian tertentu. Data merupakan suatu bahan yang masih mentah yang membutuhkan pengolahan lebih lanjut sehingga menghasilkan informasi atau keterangan, baik kuantitatif maupun kualitatif yang menunjukkan suatu fakta (Riduwan. 2009:5). Pada konteks penelitian data bisa diartikan sebagai keterangan tentang variabel pada beberapa objek. Data memberikan keterangan tentang objek-objek dalam variabel tertentu. Contohnya: Data panjang rak rekam medis merupakan keterangan mengenai rak rekam medis dalam

60

variabel “panjang”. Kemampuan Koding Perekam Medis merupakan keterangan mengenai perekam medis dalam variabel “kemampuan koding”, dan sebagainya. Keterangan itu diwujudkan dalam bentuk angka maupun simbol. Data mempunyai peran yang sangat penting di dalam suatu penelitian, karena: 1.

Data mempunyai fungsi sevagai alat uji pertanyaan atau hipotesis penelitian

2.

Kualitas data sangat menentukan kualitas dari hasil penelitian. Artinya hasil penelitian sangat bergantung pada kualitas data yang sukses dikumpulkan. Tetapi perlu diingat kualitas data yang baik belum tentu hasil penelitiannya baik pula. Hasil penelitian selain dipengaruhi oleh kualitas data yang berhasil dikumpulkan

juga dipengaruhi oleh ketepatan dan keakuratan analisis yang dilakukan. Kualitas data bergantung pada kualitas data instrument yang digunakan untuk pengumpulan data. Kualitas instrument pengumpulan data berhubungan dengan validitas dan reliabilitas data. Penelitian yang bekualitas hanya dapat dihasilkan dengan penggunaan data yang valid. Validitas dan data ibarat kesatuan dan jangan sampai terpisahkan dalam penelitian. Kesimpulannya Data adalah suatu “objek kajian” yang luas definisinya. Prasyarat data yang valid antara lain: 1.

Objektif, artinya sesua dengan fakta atau kenyataan yang ada dan tidak hanya berasal dari kepentingan subjektif peneliti.

2.

Representatif, artinya dapat mewakili fakta atau kenyataan yang sifatnya lebih luas.

3.

Actual, artinya memiliki sefat kebaruan, setidaknya pada masanya

4.

Bernilai guna, artinya dapat digunakan untuk menjawab atau membantu menjawan pertanyaan penelitian

5.

Unsur kesalahan kecil, artinya bukan berupa kekeliruan yang dominan kesalahannya. Dalam penelitian, pengertian data selalu dibuat spesifik. Misalnya, data primer

atau data sekunder, data internal atau data eksternal, data kualitatif atau data kuntitatif dan sebagainya. Spesifikasi data merupakan produk jenis-jenis data. Jenis-jenis Data Penelitian Berdasarkan cara memperolehnya a. Data Primer, yaitu data utama yang diperoleh dari tangan pertama subjek penelitian

61

b. Data Sekunder, yaitu data yang diperoleh bukan dari sumber pertama. Data ini biasanya untuk pelengkap data primer. Berdasarkan Sumbernya a. Data Internal, yaitu data yang berasal dari dalam suatu organisasi yang diteliti dan menggambarkan kondisi organisasi tersebut b. Data Eksternal, yaitu data yang menganggambarkan kondisi suatu organisasi namun berasal dari luar organisasi tersebut. Berdasarkan waktu pengumpulannya a. Data cross-sectional, yaitu data yang dikumpuljan pada waktu tertentu untuk menggambarkan kondisi pada waktu tertentu. b. Data Time Series, yaitu data yang dikumpulkan dari waktu ke waktu untuk melihat suatu pertumbuhan atau perubahan. Berdasarkan Sifatnya a. Data Kualitatif, yaitu data verbal yang digunakan untuk penelitian kualitatif b. Data Kuantitatif, yaitu data berupa angka atau numeric yang digunakan untuk riset kuantitatif. Keempat jenis data penelitian yang diuraikan di atas, tidak ada yang lebih berkualitas satu sama lain, tidak ada yang lebih baik satu sama lain, yang ada adalah mana yang lebih relevan. Relevansi jenis data penelitian yang digunakan tergantung pada desain penelitian dan pertanyaan penelitian. Pertanyaan penelitian tertentu hanya dapat dijawab menggunakan jenis data tertentu. Sebagai contoh, pertanyaan tentang nilai, makna, budaya kerja suatu kelompok tenaga kesehatan tertentu akan lebih relevan jika dijelaskan dengan data kualitatif daripada kuantitatif. Sebaliknya, tingkat kunjungan dan kepuasan pasien di suatu pelayanan kesehatan lebih relevan dijelaskan dengan data kuantitatif. Peneliti yang masih ragu dalam memilih jenis data yang sesuai, harus banyak berkontemplasi lebih dalam dengan melihat desain dan pertanyaan penelitian yang telah disusun.

Contoh pemanfaatan data untuk penelitian sebagai berikut: Data Kelengakapan Rekam Medis di RS Permata 2020 No

Bulan

Jumlah Lengkap

62

Jumlah Tidak Lengkap

Oktober November Desember

2500 2300 2400

300 400 450

2800 2700 2850

Tabel tersebut menunjukkan bahwa terjadi peningkatan jumlah rekam medis yang tidak lengkap, sehingga diperlukan suatu penelitian. Sala satu tujuan penelitian yang bias dilakukan adalah tentang faktor penyebab dari ketidaklengkapan tersebut. Tentunya dalam menentukan faktor yang dimaksud dibutuhkan suatu data yang nantinya diolah sesuai dengan tujuan penelitian.

E. Dimensi Kompetensi Dimensi kompetensi yang diharapkan dalam mengembangkan parameter mutu di rumah sakit antara lain: 1. Profesionalisme yang luhur yaitu melaksanakan tugas dengan dilandasi niat ibadah dan jujur karena Tuhan Yang Maha Esa 2. Bekerja dengan beretika 3. Bekerja sesuai dengan aturan yang legal 4. Mawas diri yaitu berhati-hati dalam melakukan tugas yang diberikan 5. Selalu berusaha untuk mengembangkan diri 6. Melakukan komuniasi efektif dengan sejawat dan lintas profesi dalam melaksanakan tugas Diuraikan dalam kompetensi antara lain: 1. Pengetahuan, yaitu: a. Definisi macam-macam indikator yang ada di rumah sakit b. Rumus dari indikator di rumah sakit c. Mekanisme penerapan perhitungan indikator di rumah sakit d. Memanfaatkan indikator di rumah sakit 2. Ketrampilan, yaitu: a. Melakukan pengumpulan data b. Melakukan pengolahan data sesuai indikator c. Melakukan penyajian data sesuai indikator d. Melakukan analisis data sesuai indikator 3. Sikap Kerja, yaitu:

63

a. Melakukan mengumpulkan, mengolah, menyajikan, dan menganalisis data yang digunakan dalam perhitungan suatu indikator b. Melakukan keakuratan hasil perhitungan indikator c. Menerapkan hasil indikator dalam suatu keputusan

F.

Latihan dan Assesmen Mandiri

LATIHAN 1

Data Kematian Suatu Rumah Sakit Tahun 2020 No Jenis Kematian A Sakit menular 1 Pneumonia

2 Sarcov-19

3 HIV

Sakit tidak menular 1 Diabetes (26000 penderita) 2 Stroke (34000 penderita) 3 Jantung (50000 penderita) C Bayi, Kehamilan, dan nifas

Spesifikasi >1-11 tahun >11-25 tahun >25-35 tahun >35-45 tahun >46-65 tahun >65 tahun >1-11 tahun >11-25 tahun >25-35 tahun >35-45 tahun >46-65 tahun >65 tahun >1-11 tahun >11-25 tahun >25-35 tahun >35-45 tahun >46-65 tahun >65 tahun

Jumlah 800 500 450 500 850 400 250 150 300 350 550 700 50 150 200 300 400 100

B

D

Kecelakaan lalin

E

Lain-lain (bunuh diri, keracunan, kecelakaan bukan lalin, dll)

Total 3500

2300

1200

5000 Umur 0 – 28 hari Umur 28 – 1 tahun Pendarahan uk 32w Infeksi kehamilan Pedarahan post partum Infeksi post partum Balita Anak-anak Remaja Dewasa Ibu hamil Lansia

1300 1700 2000 200 300 350 450 500 700 250 100 350 450 150 200

2500

1500

1000

64

No

Jenis Kematian

Spesifikasi

Jumlah

TOTAL Keterangan: Klasifikasi umur menurut Kemenkes (2019) Masa balita: 0-5 tahun Masa kanak- kanak: 5-11 tahun Masa remaja awal: 12-16 tahun Masa remaja akhir: 17-25 tahun Masa dewasa awal: 26-35 tahun Masa dewasa akhur: 36-45 tahun Masa Lansia Awal: 46-55 tahun Masa lansia akhir: 56-65 tahun Masa manula: >65 tahun

Total 17000

Informasi tambahan: Jumlah penduduk dalam satu tahun 7.500.000 jiwa Jumlah seluruh kelahiran per tahun adalah 50.000 bayi

Dari soal di atas, tentukan: 1. Berapa CBR tahun tersebut? 2. Berapa IMR tahun tersebut? 3. Berapa MMR tahun tersebut? 4. Pada penyakit tidak menular, penyakit manakah yang CFR-nya terendah? 5. Pada penyakit menular, penyakit manakah yang CSDR-nya tertinggi?

LATIHAN 2 Anda adalah salah seorang PMIK yang memiliki tugas utama membuat laporan surveilense. Buatlah analisis dari beberapa data surveilense secara periodik, untuk kemudian manfaatkan informasi tersebut ke dalam suatu program tertentu. Pembimbing lapangan mohon menyiapkan data (anaonim) beberapa contoh data sureveilense 1. Alat dan Bahan a. Alat tulis b. Laptop c. Data surveilence dari rumah sakit 2. Langkah pengerjaaan: a. Buatlah rekapitulasi data surveilence tersebut b. Kelompokkan karakteristik pasien yang mungkin di dapat c. Sajikan olahan data tersebut ke dalam bentuk yang sesuai dengan kebutuhan informasi yang akan diberikan d. Lakukan perhitungan pemanfaatan data e. Buatlah analisis yang sesuai dengan hasil pengolahan daa tersebut f. Susunlah rekomendasi kebijakan yang perlu dilakukan oleh rumah sakit

65

G. Penutup Data yang diperoleh dari proses statisik yang ada di rumah sakit memiliki tingkat pemanfaatan yang luas, baik untuk medis maupun untuk bidang non medis. Pemanfaatan data tersebut tidak hanya dilakukan di rumah sakit tetapi juga dimanfaatkan untuk luas sehingga bermanfaat untuk menentukan kebijakan secara regional ataupun nasional. Apapun jenis pemanfaatan yang dilakukan, data diambil dari pelayanan, misalnya klinik, Puskesmas, terutama rumah sakit. Mengingat pentingnya keakurasian data maka dalam proses statistik harus dilakukan dengan baik dan bertanggung jawab.

66

GLOSARIUM

RM

: Rekam Medis

PMIK

: Perekam Medis dan Informasi Kesehatan

Complication

or : Penyakit Penyulit atau Penyerta kasus yang diderita

Cormodities (CC) Confidence intervals (CI)

pasien : Interval kepercayaan adalah kisaran nilai, sehingga probabilitas kisaran yang mencakup nilai sebenarnya dari parameter adalah probabilitas atau kepercayaan yang ditetapkan

LOS

: Length of Stay atau lama rawat pasien

Major Complication or : Penyakit Penyulit atau Penyerta Mayor dari kasus yang Cormobidities Mortality Rate

didertita pasien : Tingkat mortalitas, digunakan untuk mengukur berapa banyak subjek meninggal dibandingkan dengan jumlah keseluruhan subjek

Rasio

: Perbandingan dua angka dari jenis data yang sama. Rasio biasanya ditulis sebagai “a per b”

Rate

: Jenis rasion dimana kedua angka mewakili hal yang berbeda

67

DAFTAR RUJUKAN Daniel W. 2016. Biostatistic, Healthcare Statistic. In Oachs OK, Watters AL. Health Information Manafement: Concepts, Principles, and Practice, Fifth Edition. America: America Health Information Management Association (AHIMA) Prss. 481-507. Kementerian Kesehatan RI (Komisi Akreditasi RS), 2018. Instrument Survei Standar Akreditasi Rumah Sakit Edisi 1. Kepmenkes Nomor 129 Tahun 2008. Standar Pelayanan Minimal Rumah Sakit. Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI) Luwinarsih, 2017. Komisi Akreditasi Rumah Sakit KARS Masyfufah, L; Prasetyorini, A.; Nawangwulang, S. 2017. Epidemiologi untuk Perekam Medis. Sidoarjo: Indomedia Pustaka Rizki, R. dan Nawangwulan, S, 2018. Metodologi Penelitian Kesehatan. Sidoarjo: Indomedia Pustaka Sutha, D.W., 2019. Biostatistika. 2019. Malang: Media Nusa Creative Sutha, D.W., 2019. Cara mudah pengolahan data dan analisis data pada bidang kesehatan dengan : SPSS for Windows. Sidoarjo: Indomedia Pustaka Zainuddin, M., 2014. Metodologi Penelitian Kefarmasian dan Kesehatan. Surabaya: Airlangga University Press

68

KATA PENGANTAR

Syukur alhamdulillah kami panjatkan ke hadirat Illahi Robbi dengan dapat diselesaikannya modul Keterampilan Manajemen Pelayanan Rekam Medis dan Informasi Kesehatan (RMIK). Unit kerja rekam medis dan informasi kesehatan merupakan subunit yang mempunyai peranan penting di setiap fasilitas pelayanan kesehatan. Keberhasilan pelayanan yang diberikan dan berkualitas dapat dilihat dari pengelolaan unit rekam medis dan informasi kesehatan oleh tenaga-tenaga profesional. Untuk mengelola unit rekam medis yang menghasilkan informasi kesehatan bermutu perlu didukung dengan sumber daya yang memadai, baik sumber daya manusia, sarana dan prasarananya. Mahasiswa diharapkan mempelajari modul ini, tidak hanya berdasarkan teks pada modul tetapi juga mempelajari contoh, melakukan observasi di fasilitas pelayanan kesehatan, mengikuti latihan yang ada. Selain itu mencoba mengerjakan tes yang diberikan sehingga dapat mengetahui seberapa jauh telah memahami agar dapat meningkatkan pengetahuan, pengalaman, dan keterampilan yang memadahi. Mahasiswa juga diharapkan tidak hanya berpatokan pada modul semata, tetapi juga dapat mempelajarinya dari sumber-sumber lain. Modul ini berisi panduan untuk belajar melalui praktikum di institusi pelayanan kesehatan. Masih banyak kekurangan yang perlu diperbaiki dalam penyusunan modul ini. Saran dan masukan kami harapkan untuk edisi mendatang. TIM PENYUSUN

DAFTAR ISI Halaman KATA PENGANTAR DAFTAR ISI BAB I PENDAHULUAN A. Manfaat Modul B. Isi Modul C. Alur isi pembelajaran D. Penggunaan Modul E. Pengguna Modul F. Metodologi pembelajaran G. Instruktur dan nara sumber H. Komitmen Tindak Lanjut BAB II PERSIAPAN A. Identifikasi peserta dan tempat pertemuan secara luring dan daring B. Kriteria peserta C. Pendampingan Pembangunan D. Rencana Moderasi/ Fasilitasi E. Pembagian peran F. Membuat daftar periksa (checklist) sederhana G. Tata letak, peralatan, dan ruang pembelajaran H. Bahan dan alat bantu yang diperlukan BAB III PENGELOLAAN PELAYANAN RMIK MANUAL DAN HYBRID A. Pendahuluan B. Konsep dasar RMIK C. Manajemen rekam medis manual D. Indeks data pelayanan Kesehatan manual E. Sistem pengarsipan rekam medis manual F. Perancangan dan pengendalian formulir rekam medis manual G. Sistem penyusutan rekam medis in aktif manual H. Mengelola pelayanan RMIK hybrid I. Latihan Assesmen Mandiri J. Penutup BAB IV PENGELOLAAN PELAYANAN RMIK ELEKTRONIK A. Pendahuluan B. Komponen dan Standar RKE C. Rekam Medis Elektronik D. Pertimbangan RMIK Elektronik E. Evaluasi Sistem RMIK Elektronik F. Latihan Assesmen Mandiri G. Penutup BAB V PENGELOLAAN PELAYANAN RMIK DI RUMAH SAKIT A. Pendahuluan B. Manajemen Sumber Daya Manusia

ii iii 1 1 1 3 4 4 4 6 7 8 8 8 8 8 10 10 11 11 12 12 13 15 20 23 24 27 28 29 29 30 30 31 32 35 35 36 36 37 37 37

C. Perencanaan Fasilitas Unit Kerja RMIK D. Produktifitas Kinerja PMIK E. Latihan Assesmen Mandiri F. Penutup BAB VI PENGELOLAAN MUTU PELAYANAN RMIK A. Pendahuluan B. Memahami konsep mutu pelayanan RMIK C. Menggunakan indikator mutu pelayanan RMIK D. Memanfaatkan indikator mutu pelayanan RMIK untuk meningkatkan kualitas E. Standar Pelayanan Minimal F. Manajemen Risiko di Unit RM G. Latihan Assesmen Mandiri H. Penutup BAB VII MENJAGA PRIVASI, KEAMANAN DAN KERAHASIAAN DATA

49 52 55 56 57 57 58 60 62 83 93 105 106 107

DAN INFORMASI

A. Pendahuluan B. Privasi Data Pasien Dan Informasi Kesehatan C. Pelepasan Data D. Pelepasan Informasi Kesehatan E. Pengamanan Data dan Kerahasiaan Informasi Kesehatan F. Penutup DAFTAR PUSTAKA

107 107 108 109 112 113 114

BAB 1

PENDAHULUAN Bab Ini Berisi Tentang Mengapa panduan ini dibutuhkan? Apakah isi dari Modul ini? Alur isi Pembelajaran Bagaimana Menggunakan Modul Ini? Untuk Siapakah Modul ini? Pembimbing Lapangan dan Nara Sumber Komitmen Tindak Lanjut

Tujuan Setelah selesai membaca bab ini mahasiswa akan mendapatkan informasi tentang apa, mengapa, bagaimana, dan untuk siapa modul ini disusun

BAB I PENDAHULUAN

A. Menfaat Modul Modul ini dirancang untuk mahasiswa peserta magang profesi, pembimbing akademik dan pembimbing lapangan. Dalam modul ini pembimbingan dilakukan dengan berbasis kompetensi dengan model learner centre. Dalam hal ini pembimbing lapangan berperan sebagai fasilitator yang bertugas untuk mengarahkan, membimbing dan memastikan: 1. Tercapainya capaian pembelajaran kompetensi mengelola yang bermutu sesuai alur sistem saat

diperlukan untuk

elektronik

untuk

pelayanan

memastikan

pasien

secara

pelayanan rekam manual,

rekam medis

medis tersedia

hybrid

dan

di Rumah Sakit.

2. Mahasiswa mampu merancang standar data kesehatan. 3. Mahasiswa mampu mampu mengelola data dan informasi kesehatan. 4. Mahasiswa mampu mampu memanfaatkan data dan informasi untuk menunjang pelayanan kesehatan. 5. Mahasiswa mampu mampu menggunakan sistem informasi kesehatan dalam pengelolaan data kesehatan. B. Isi Modul Modul ini berisi panduan untuk mahasiswa, pembimbing akademik dan pembimbing lapangan 1. Mampu mengelola pelayanan RMIK dengan berbagai media a. Mampu untuk : a) Mengelola pelayanan RMIK manual dan hybrid. b) Mengelola pelayanan RMIK elektronik. Meliputi : a) Konsep dasarRMIK b) Manajemen rekam medis manual, hybrid, dan elektronik a) Sistem identifikasi dan registrasi b) Sistem identifikasi c) Sistem penamaan 1

d) Sistem penomoran e) Sistem registrasi pendaftaran dan pelayanan f) Alur dan prosedur pelayanan RMIK c) Indeks data pelayanan kesehatan a) Indeks pasien b) Indeks penyakit c) Indeks tindakan/ operasi d) Indeks kematiaN e) Indeks dokter d) Sistem pengarsipan rekam medis a) Sistem penyimpanan b) Sistem penjajaran c) Sistem penelusuran dan pengendalian d) Sistem peminjaman e) Sistem pendistribusian f) Sistem pengambilan kembali (retrieuat) g) Sistem pengembalian rekam medis e) Perancangan dan pengendalian formulir rekam medis f) Sistem penyusutan rekam medis in aktif a) Pemilahan b) Pemindaha c) Penilaia d) Alih media e) pemusnahan 2. Mampu mengelola pelayanan RMIK di seluruh fasilitas Kesehatan 3. Mampu mengelola mutu pelayanan RMIK 4. Mampu menjaga privasi, keamanan dan kerahasiaan data dan informasi Mampu untuk: a. Mengatur hak akses membuka RMIK sesuai dengan kewenangan individu. b. Memperoleh surat kuasa dari pasien sebelum melepaskan informasinya ke pihak yang berkepentingan 2

Meliputi : Privasi data pasien dan informasi kesehatan: 1) Pelepasan data : a. audit medis/klinis b. Penelitian. c. Pembuktian di pengadilan. 2) Pelepasan informasi kesehatan a. Resume medis/ringkasan pulang. b. Resume medis untuk keperluan asuransi atau pembayar lainnya. c. Visum et Repertum. 3) Pengamanan data dan kerahasiaan informasi Kesehatan a. Standar formulir permintaan informasi kesehatan dan pakta integritas. b. Autentifikasi penerima informasi kesehatan. c. Penggunaan media pelepasan informasi kesehatan C. Alur Isi Pembelajaran Modul ini merupakan panduan kepada mahasiswa untuk belajar mandiri di rumah dan belajar dalam grup saat di kelas virtual saat pelaksanaan magang profesi secara daring. Pembimbing lapangan akan membantu mahasiswa untuk mendapatkan kebenaran pemahaman dan memandu mahasiswa dalam memecahkan masalah yang dihadapi pada saat kelas virtual. Untuk mencapai kompetensi keterampilan merancang dan mengelola struktur, format, dan isi data kesehatan, termasuk memahami sistem klasifikasi, dan perancangan sistem pembayaran pelayanan kesehatan, secara manual, maupun elektronik.mampu merancang dan mengelola struktur, format, dan isi data kesehatan, termasuk memahami sistem klasifikasi, dan perancangan sistem pembayaran pelayanan kesehatan,secara manual, maupun elektronik. maka pembimbing lapangan menyiapkan studi kasus dan penugasan.

3

Gambar 1.1 Alur Isi Pembelajaran D. Penggunaan Modul Untuk mempermudah pemahaman materi, maka modul ini dilengkapi dengan elemen sebagai berikut : 1. Modul ini dilengkapi dengan catatan untuk mahasiswa yang berupa referensi (bacaan) terkait materi. yang bertujuan untuk memberikan petunjuk kepada mahasiswa saat membaca sehingga dapat memahami modul ini secara mandiri : a. Instruksi kepada mahasiswa untuk ekstra membaca tentang materi tsb. b. Instruksi kepada mahasiswa bahwa ini adalah poin penting yang perlu baca (SIMRS) 2. Pada tiap bab disertai penjelasan tujuan pembelajaran. 3. Pada tiap bab disertai dengan latihan soal secara mandiri dan memuat tentang penugasan yang akan diberikan pada kelas virtual. 4. Pada tiap bab disertai dengan ilustrasi bergambar sehingga memudahkan pemahaman mahasiswa. E. Pengguna Modul Modul ini digunakan sebagai panduan bagi mahasiswa, pembimbing akademik dan pembimbing lapangan. Harapan kami modul 2 magang profesi secara daring ini dapat diterapkan oleh pembimbing lapangan baik rumah sakit tipe A, B dan C. F. Metode Pembelajaran Demi tercapainya capaian pembelajaran pada kompetensi ini, maka metode pembelajaran magang profesi secara daring ini, mencakup dua tahap yaitu : 1. Pra kegiatan magang profesi secara daring (digambarkan dengan kotak oranye), 2. Saat pelaksanaan kegiatan secara daring (digambarkan dengan kotak hijau). 4

Adapun panduan tentang metode pembelajaran yang harus dilakukan oleh mahasiswa, pembimbing akademik dan pembimbing lapangan adalah sebagai berikut : 1. Alur Proses Pembelajaran Magang Profesi untuk Mahasiswa

Gambar 1.2 Alur Proses Pembelajaran Magang Profesi Mahasiswa 2. Panduan Menggunakan Modul ini untuk Pembimbing Akademik

Gambar 1.3 Alur Proses Pembelajaran Magang Profesi Pembimbing Akademik

5

3. Panduan Menggunakan Modul ini untuk Pembimbing Lapangan

Gambar 1.4 Alur Proses Pembelajaran Magang Profesi Pembimbing Lapangan G. Pembimbing Lapangan dan Nara Sumber Kemampuan pembimbing lapangan dalam mengelola proses pembelajaran sangat menentukan keberhasilan program pelatihan secara keseluruhan. Beberapa catatan penting berkaitan dengan kriteria pembimbing lapangan yang disarankan adalah sebagai berikut: 1.

Pembimbing lapangan minimal berlatar belakang pendidikan Diploma 3 Rekam Medis dan Informasi Kesehatan dengan pengalaman kerja minimal 3 tahun.

2.

Mampu bekerjasama dengan pembimbing akademik dalam menyusun rencana proses fasilitasi dan mengevaluasi pelatihan.

3.

Memiliki pengetahuan dan pengalaman yang cukup dalam menyampaikan materi pembelajaran magang profesi secara daring

Di samping pembimbing lapangan, kehadiran narasumber sangat diperlukan dalam beberapa sesi pelatihan. Adanya narasumber berkaitan dengan pembahasan isu-isu khusus (spesifik) pendampingan pembangunan. Narasumber dapat dihadirkan karena keahliannya yaitu memiliki kompetensi sesuai dengan isu yang dibahas. Narasumber dapat berasal dari Intitusi Pendidikan Rekam Medis dan Informasi Kesehatan atau dari Organisasai Profesi (PORMIKI). 6

Perannya memberikan penjelasan mengenai isu secara lebih rinci dengan fakta, data dan kasus spesifik pada bidang rekam medis dan informasi kesehatan. H. Komitmen Tindak Lanjut Setelah melaksanakan magang profesi secara daring ini, maka berikut komitmen tindak lanjut kegiatan magang profesi secara daring, yaitu : 1. Mahasiswa wajib menyusun laporan magang profesi secara individu. 2. Pembimbing lapangan dan pembimbing akademik bertanggung jawab dalam proses finalisasi laporan magang mahasiswa dan memberikan nilai akhir. 3. Pembimbing lapangan dan pembimbing akademik memberikan evaluasi secara menyeluruh terhadap kegiatan magang profesi daring melalui instrumen online yang akan dibagikan oleh Program Studi D3 Rekam Medis dan Informasi Kesehatan 4. Program Studi D3 Rekam Medis dan Informasi Kesehatan mengirim via email laporan harian versi resmi yang merupakan hasil rekapitulasi dari file dokumen sharing kepada pembimbing lapangan yang berisi nama mahasiswa, tanggal pertemuan, materi pertemuan, nama dosen pembimbing akademik untuk di tanda tangani oleh pembimbing lapangan secara digital atau tanda tangan basah.

7

PERSIAPAN DAN PELAKSANAAN KELAS VIRTUAL Bab Ini Berisi Tentang Menyiapkan peserta Pelaksanaan Paska pelaksanaan Kriterian peserta Pembagian peran Membuat daftar periksa (check list) sederhana Alat dan bahan

BAB 2

BAB II PERSIAPAN DAN PELAKSANAAN KELAS VIRTUAL

A. Menyiapkan Peserta Kelas Virtual (15 menit sebelum acara dimulai) 1. Mahasiswa berpakaian bebas rapi dengan menggunakan jas almamater, bagi mahasiswa yang menggunakan yang berkerudung dihimbau untuk memakai kerudung warna putih. 2. Sebelum video konferensi meeting dibuka, pembimbing akademik masing-masing kelompok mengabsen anggota kelompok dibantu oleh ketua kelompok. 3. Pengelola video konferensi Program Studi D3 Rekam Medis dan Informasi Kesehatan menjadikan 3-4 mahasiswa menjadi co-host 4. Pengelola video konferensi prodi D3 Rekam Medis dan Informasi Kesehatan menjadikan dosen pembimbing akademik sebagai co-host. 5. Pembimbing

akademik

yang

bertugas

menjadi

moderator

pada

kelas

virtual

menginstruksikan mahasiswa untuk membuka video konferensi (camera on) B. Pelaksanaan Kelas Virtual (100 menit) 1.

Pembimbing akademik yang bertugas menjadi moderator membuka jalannya kelas virtual

2.

Sebelum memulai presentasi, pembimbing lapangan memastikan suara terdengar dengan jelas, tidak putus-putus.

3.

Koordinator mahasiswa yang bertugas pada kelompok rumah sakit, membantu pembimbing lapangan untuk share screen, kecuali pembimbing lapangan berkendak untuk mengendalikan screen sendiri.

4.

Saat screen sudah ditayangkan, koordinator mahasiswa yang bertugas merekam dengan mode ‘record to this computer’

5.

Selama pembimbing lapangan memaparkan materi, audio peserta dimatikan.

6.

Semua peserta dilarang untuk melakukan annotation selama pembimbing lapangan memaparkan materi.

7.

Mahasiswa diijinkan bertanya saat sesi tanya jawab

8.

Pembimbing akademik yang bertugas menjadi moderator mengatur jalannya tanya jawab.

9.

Mahasiswa menggunakan bahasa yang sopan dan efektif selama kelas virtual berlangsung

8

10. Pembimbing lapangan menjawab pertanyaan dan bertanya kembali kepada mahasiswa (jika diperlukan), dan menggali pendapat mahasiswa untuk membangun suasana belajar di kelas virtual 11. Saat sesi tanya jawab sudah selesai, pembimbing akademik yang bertugas menjadi moderator merangkum proses hasil pembelajaran di kelas virtual, bentuk penugasan yang diberikan pembimbing lapangan dan tengat waktu penugasan yang diberikan kepada mahasiswa. 12. Pembimbing akademik yang bertugas menjadi moderator menutup kelas virtual C. Paska Pelaksanaan Kelas Virtual 1. Program Studi D3 Rekam Medis dan Informasi Kesehatan memberikan link kepada mahasiswa untuk mengisi laporan harian secara virtual kepada mahasiswa. 2. Mahasiswa mengisi laporan harian secara individu 3. Program Studi D3 Rekam Medis dan Informasi Kesehatan memberikan link kepada pembimbing lapangan untuk mengisi jurnal pengajaran magang profesi pada hari itu. 4. Program Studi D3 Rekam Medis dan Informasi Kesehatan memberikan link kepada pembimbing akademik untuk mengisi absensi kehadiran. 5. Koordinator mahasiswa yang bertugas wajib mengunggah video rekaman ke cloud prodi. 6. Video rekaman kelas virtual yang sudah diunggah pada folder sharing dilarang untuk dihapus pleh mahasiswa tanpa sepengetahuan Program Studi D3 Rekam Medis dan Informasi Kesehatan. D. Kriteria Peserta Magang Profesi Mahasiswa yang daapat mengikuti program magang profesi ini wajib memiliki kriteria sebagai berikut: 1. Mahasiswa Program Studi D3 Rekam Medis dan Informasi Kesehatan yang menempuh program magang profesi di semester akhir 2. Mahasiswa Program Studi D3 Rekam Medis dan Informasi Kesehatan yang sudah melaksanakan PKL 3 3. Mahasiswa bersedia mematuhi tata tertib selama magang profesi secara daring 4. Mahasiswa memahami hak dan kewajiban magang profesi secara daring 5. Mahasiswa hadir saat pembekalan magang profesi secara daring

9

6. Mempunyai komitmen untuk menyelesaikan tugas yang telah disiapkan oleh pembimbing lapangan; dan membuat laporan magang profesi. 7. Mempersiapkan diri untuk berada di lingkungan kondusif selama mengikuti kelas virtual. E. Pembagian Peran Dalam kondisi pemateri atau narasumber di dalam kelas virtual lebih dari satu maka untuk memudahkan pembagian tugas siapa berperan dan sebagai apa, maka diperlukan kejelasan pembagian peran dan diinformasikan di awal pertemuan dengan semua peserta di kelas virtual. F. Membuat Daftar Periksa (Checklist) Sederhana Untuk memudahkan persiapan untuk pelaksanaan magang profesi Program Studi D3 Rekam Medis dan Informasi Kesehatan, maka masing-masing pihak baik mahasiswa, Program Studi D3 Rekam Medis dan Informasi Kesehatan dan pembimbing lapangan dapat membuat membuat daftar periksa sederhana (check list) untuk dapat membantu persiapan menjadi lebih matang. Adapun daftar periksa sederhana (check list) yang dapat kami sarankan adalah sebagai berikut: 1) Mahasiswa a. Menyiapkan catatan atau notepad di computer masing-masing untuk mencatat dan menyimpulkan hal-hal yang dianggap penting. b. Membuat daftar pertanyaan untuk ditanyakan kepada pembimbing lapangan saat kelas virtual. 2) Program Studi D3 Rekam Medis dan Informasi Kesehatan a. Menyiapkan dan mengelola jumlah video konferensi untuk kecukupan pelaksanaan magang profesi secara daring b. Menunjuk mahasiswa sebagai co-host c. Menyiapkan laporan harian yaitu berupa form untuk mahasiswa dan berupa file dokumen sharing untuk dosen pembimbing dan pembimbing lapangan untuk memantau perkembangan pembelajaran magang profesi secara daring. d. Menyiapkan jurnal pengajaran untuk pembimbing lapangan e. Menyiapkan absensi untuk pembimbing akademik f. Menyiapkan form nilai baik untuk pembimbing akademik maupun pembimbing lapangan 10

g. Menyiapkan cloud untuk folder sharing unggahan video rekaman pertemuan magang profesi. 3) Pembimbing lapangan a. Membuat jadwal pertemuan magang profesi secara daring sebelum pelaksanaan magang profesi secara daring dimulai b. Menyiapkan dan membuat bahan presentasi untuk dibagikan maksimal 1 jam sebelum pertemuan dimulai c. Menyiapkan penugasan d. Membuat catatan pribadi untuk mengevaluasi pertemuan magang profesi secara daring. G. Alat dan Bahan Pembelajaran 1. Laptop, 2. Buku Catatan, 3. Buku Indek, 4. Buku Register, 5. Dokumen Formulir RS, 6. Map (folder) pasien, 7. Aplikasi Micrososft Office, Publisher, Corel dst. 8. Instrumen Kuesioner 9. Video pelayanan RM bahan presentasi

11

PENGELOLAAN PELAYANAN RMIK MANUAL DAN HYBRID

Bab Ini Berisi Tentang A. B. C. D. E. F. G. H. I. J.

Pendahuluan Konsep dasar RMIK Manajemen rekam medis manual Indeks data pelayanan Kesehatan manual Sistem pengarsipan rekam medis manual Perancangan dan pengendalian formulir rekam medis manual Sistem penyusutan rekam medis in aktif manual Mengelola pelayanan RMIK hybrid Latihan Assesmen Mandiri Penutup

BAB 3

BAB III MENGELOLA PELAYANAN RMIK MANUAL DAN HYBRID A. PENDAHULUAN Tercapainya capaian pembelajaran kompetensi mengelola

pelayanan

rekam

medis

yang bermutu sesuai alur sistem untuk memastikan rekam medis tersedia saat diperlukan untuk pelayanan pasien secara manual, hybrid dan elektronik di Rumah Sakit. 1. Mahasiswa mampu merancang standar data kesehatan. 2. Mahasiswa mampu mampu mengelola data dan informasi kesehatan. 3. Mahasiswa mampu mampu memanfaatkan data dan informasi untuk menunjang pelayanan kesehatan. 4. Mahasiswa mampu mampu menggunakan sistem informasi kesehatan dalam pengelolaan data kesehatan. Isi dari bab ini Modul ini berisi panduan untuk mahasiswa, pembimbing akademik dan pembimbing lapangan 1. Mampu mengelola pelayanan RMIK dengan berbagai media b. Mampu untuk : 1) Mengelola pelayanan RMIK manual dan hybrid. 2) Mengelola pelayanan RMIK elektronik. Meliputi : 1) Konsep dasarRMIK 2) Manajemen rekam medis manual, hybrid, dan elektronik a) Sistem identifikasi dan registrasi b) Sistem identifikasi c) Sistem penamaan d) Sistem penomoran e) Sistem registrasi pendaftaran dan pelayanan f) Alur dan prosedur pelayanan RMIK 3) Indeks data pelayanan kesehatan a) Indeks pasien 12

b) Indeks penyakit c) Indeks tindakan/ operasi d) Indeks kematiaN e) Indeks dokter 4) Sistem pengarsipan rekam medis a) Sistem penyimpanan b) Sistem penjajaran c) Sistem penelusuran dan pengendalian d) Sistem peminjaman e) Sistem pendistribusian f) Sistem pengambilan kembali (retrieuat) g) Sistem pengembalian rekam medis 5) Perancangan dan pengendalian formulir rekam medis 6) Sistem penyusutan rekam medis in aktif a) Pemilahan b) Pemindaha c) Penilaia d) Alih media e) pemusnahan B. KONSEP DASAR RMIK MANUAL Penyelenggaraan rekam medis (RM) merupakan proses kegiatan yang dimulai saat pasien diterima di rumah sakit, sampai dengan pencatatan data medik (entry data) selama pasien itu mendapat pelayanan medik. Kegiatan dilanjutkan dengan penanganan rekam medis yang meliputi penyimpanan dan pengeluaran untuk kepentingan pasien atau keperluan lainnya. Munculnya transformasi paradigma rekam medis dari tradisional menjadi manajemen informasi kesehatan pada pertengahan tahun 1990-an merupakan reformasi baru di bidang informasi kesehatan yang dipicu oleh modernisasi perkembangan teknologi informasi dan komunikasi. Pengelolaan RM dengan format rekaman pada kertas (paper-based record) menjadi rekam kesehatan yang berazaskan pada butiran informasi berbasis komputer (computer-based information) yaitu rekam medis yang berbasis pada informasi dengan menerapkan teknologi informasi kesehatan. Perekam Medis dan Informasi Kesehatan yang 13

profesional wajib memberikan pelayanan yang berkualitas sesuai dengan standar kompetensi dan kode etik profesi. Berdasarkan sejarah tersebut konsep dasar dokumen

rekam medis mengacu pada

perkembangan paradigma rekam medis. Permenkes 269 tahun 2008 tentang Rekam Medis pada pasal 2 yaitu: 1. Rekam medis harus dibuat secara lengkap tertulis dan jelas atau secara elektronik. 2. Penyelengaraan rekam medis dengan menggunakan teknologi informasi elektronik diatur lebih lanjut dengan peraturan sendiri 3. Dengan permenkes tersebut yang menyatakan bahwa rekam medis dapat berupa rekam medis konvensional (manual) maupun sacara elektronik Kegunaan rekam medis dapat dilihat dari beberapa aspek, antara lain : 1. Aspek Administrasi Karena isi rekam medis menyangkut tindakan berdasarkan wewenang dan tanggung jawab sebagai tenaga medis, para medis dan tenaga kesehatan lainnya dalam mencapai tujuan pelayanan kesehatan. 2. Aspek Medis Karena catatan/rekaman tersebut dipergunakan sebagai dasar untuk merencanakan pengobatan/perawatan yang harus diberikan kepada seorang pasien. 3. Aspek Hukum Karena menyangkut masalah adanya jaminan kepastian hukum atas dasar keadilan, dalam rangka usaha menegakkan hukum serta penyediaan bahan tanda bukti untuk menegakkan keadilan. 4. Aspek Keuangan Karena mengandung data/informasi yang dapat dipergunakan sebagai dasar pembiayaan. 5. Aspek Penelitian Karena menyangkut data/ informasi yang dapat dipergunakan sebagai dasar penelitian dan pengembangan ilmu pengetahuan di bidang kesehatan . 6. Aspek Pendidikan Karena menyangkut data/ informasi tentang perkembangan kronologis dan kegiatan pelayanan medik yang diberikan kepada pasien. Informasi tersebut dapat dipergunakan sebagai bahan referensi pengajaran dibidang kesehatan. 14

7. Aspek Dokumentasi Karena menyangkut sumber ingatan yang harus didokumentasikan dan dipakai sebagai bahan pertanggungjawaban dan laporan rumah sakit. C.

MANAJEMEN REKAM MEDIS MANUAL 1. Sistem Identifikasi dan Registrasi a. Identitas Identifikasi merupakan kegiatan untuk membedakan identitas pasien yang satu dengan yang lainnya secara unik. Identitas minimal terdiri dari: nomor rekam medis, nama pasien, tanggal lahir dan nama ayah/ibu. 1) Identitas Pasien Umum Pasien yang datang di tempat pendaftaran adalah pasien yang karena penyakitnya harus mendapat pelayanan. Petugas rekam medis di TPP menerima pasien dari semua jenis umur, jenis kelamin dan jenis penyakit. Identitas pasien umum minimal terdiri dari : nama lengkap pasien, nama orang tua, nomor rekam medis, alamat, agama, jenis kelamin, tempat tanggal lahir, pekerjaan, status perkawinan, tanggal kunjungan pertama. 2) Identitas Bayi Baru Lahir a) Pemberian identitas bayi di TPP rawat inap terdiri dari: a) Nama ibu b) Nama ayah c) Nomor rekam medis d) Nama dokter atau bidan yang menolong anak keberapa, bayi lahir: gestasi, partus dan abortus. e) Nama bayi f) Nomor peneng g) Nama pemberi nomor peneng h) Tanggal lahir bayi i) Jam lahir j) Jenis kelamin k) Warna kulit bayi l) Berat badan m) Panjang badan 15

n) Cap ibu jari tangan kanan ibu o) Cap telapak kaki bayi kanan kiri 3) Identitas Pasien Tidak Dikenal Pasien yang datang di tempat pendaftaran adalah pasien yang karena penyakitnya harus mendapat pelayanan. Petugas rekam medis di TPP menerima pasien dari semua jenis umur, jenis kelamin dan jenis penyakit. Identitas pasien tidak dikenal hanya dapat dilakukan oleh petugas dengan melihat, antara lain: jenis kelamin, perkiraan umur, nomor rekam medis. Apabila pasien diantar oleh aparat, alamat diisi dengan lokasi penemuan pasien atau tempat kejadian. Data identitas ini sifatnya sementara. Apabila

sudah

mendapat

kejelasan

dengan

data

pendukung

yang

dapat

dipertanggungjawabkan, petugas melakukan up date data identitas. 2. Sistem Register a. Registrasi (Registration) Pengumpulan data pasien pertama kali adalah saat melakukan registrasi, di rawat jalan dan rawat inap, dan tanggung jawab ini hanya pada satu unit kerja. Apabila pasien datang di ruang gawat darurat untuk dilakukan pemeriksaan atau tindakan, registrasi pasien terjadi di bagian yang sama. Proses registrasi adalah kegiatan melakukan pencatatan sebagai dasar informasi pasien yang dibutuhkan, yaitu untuk identifikasi, pengobatan dan pembayaran pelayanan kesehatan. Misalnya data demografi: nama, alamat, nomor telepon dan orang yang dapat dihubungi saat gawat darurat, sistim pembayaran (perusahaan, asuransi). 4) Sistem Penamaan Secara umum sistim penamaan bertujuan : a. Memberikan identitas kpd seorang pasien b. Membedakan antara pasien satu dengan pasien yang lainnya, c. Mempermudah/memperlancar memberikan yankes (rm) kpd pasien berobat ke rumah sakit, d. Mempermudah penggunaan Indek Pasien, e. Menjaga kerahasian pasien dari orang yang tak bertanggung jawab. Pedoman penamaan di Rumah Sakit : a. Pelajari dulu sistem penamaan di Rumah Sakit tersebut misal : untung dan rugi 16

b. Gunakan kartu yang resmi : KTP, KSK, SIM, Kredit Card, ID Card, Paspor (Visa), Akte kelahiran c. Buat juga kata kunci : nama Ayah kandung atau Ibu kandung d. Semua gelar bangsawan atau akademik diletakkan dibelakang nama e. Tentukan bila ada kiriman dari Puskesmas, Rumah Sakit, Polisi, Kejaksaan, Pengadilan, Asuransi atau pihak ketiga (instansi pemerintah atau swasta) diselaraskan (dirujuk silang) f. Uji coba prosedur sistem Penamaan Pasien g. Buat Standard Operating Prosedure (SOP) Sistem Penamaan Pasien (di-standar-kan pimpinan RS) h. Tentukan tanggal, bulan dan tahun saat diberlakukan i. Sosialisasikan kesemua tenaga kesehatan di Rumah Sakit j. Sebaiknya gunakan nama dengan 2 kata atau lebih (terkecuali nama 1 kata) 5) Sistem Penomoran Pemberian nomor rekam medis adalah memberi ciri khas kepada pasien yang berkunjung ke rumah sakit, baik pasien rawat jalan maupun rawat inap. Tujuan pemberian nomor rekam medis adalah: a. Memberi ciri yang unik kepada setiap rekam medis untuk membedakan secara tegas antara rekam medis seorang pasien dengan rekam medis pasien lainnya. b. Menunjukkan kemana dan dimana rekam medis seorang pasien disimpan, karena nomor rekam medis dijadikan pedoman dalam penyimpanan c. Mengetahui/mengadakan pengawasan atas jumlah rekam medis seluruh pasien. d. Memudahkan komunikasi dengan bagian-bagian terkait. Sistim pemberian nomor rekam medis ada 3 (tiga) jenis: a.

Sistim nomor seri (Serial Numbering System) Sistim nomor seri adalah pemberian nomor baru setiap kunjungan ke setiap unit pelayanan di rumah sakit.

b.

Sistim nomor unit (Unit Numbering System). 1)

Sistim ini memberikan satu unit nomor rekam medis kepada pasien rawat jalan, gawat darurat maupun rawat inap. Pada kunjungan pertama kali, pasien akan diberi satu nomor rekam medis yang akan dipakai selamanya untuk kunjungan seterusnya dan rekam medisnya tersimpan dalam satu folder dengan nomor yang sama. 17

2)

Apabila seorang pasien memperoleh nomor ganda, maka yang menjadi patokan adalah nomor yang memuat informasi terbanyak.

3)

Melaksanakan penggabungan rekam medis (integrated records) yakni rekam medis yang digabungkan menjadi satu dengan satu nomor rekam medis. Misalnya rekam medis yang tebal akan dibuat beberapa volume. Misal volume 1, 2, 3 dan seterusnya. Bila pasien akan berobat, maka yang dikeluarkan adalah volume terakhir kecuali atas permintaan dokter, maka volume sebelumnya akan dikeluarkan.

6) Sistem Registrasi Pendaftaran dan Pelayanan Register (registers) merupakan daftar data secara kronologis. Registrasi manual mencakup register masuk rawat dan keluar, register kamar operasi dan register kelahiran dan kematian. Saat ini, informasi dikumpulkan secara otomatis. Sebagai dasar pembuatan laporan di setiap unit kerja dibuat buku register yang berisi catatan tentang kegiatan pelayanan yang telah dilakukan oleh unit kerja tersebut. Buku register yang ada di sarana pelayanan kesehatan antara lain: a. Pendaftaran pasien rawat jalan b. Pendaftaran pasien rawat inap c. Pelayanan pasien rawat jalan (poliklinik) d. Pelayanan pasien rawat inap (bangsal) e. Pelayanan gawat darurat f. Pelayanan radiologi g. Pelayanan Laboratorium h. Pelayanan kamar bedah i. Pelayanan kamar bersalin j. Pelayanan bayi baru lahir Berapa buku register yang terdapat di rumah sakit : Reg 1 : Buku Register Pendaftaran Pasien Rawat Jalan Reg 2 : Buku Register Pelayanan Pasien Rawat Jalan Reg 3 : Buku Register Pendaftaran Pasien Rawat Nginap Reg 4 : Buku Register Pelayanan Pasien Rawat Nginap Reg 5 : Buku Register Pembedahan Reg 6 : Buku Register Persalinan dan Abortus 18

Reg 7 : Buku Register Tindakan / Pelayanan Diagnostik / Terapi Reg 8 : Buku Register Penerimaan Specimen Pasien Reg 9 : Buku Register Kegiatan Pemeriksaan Laboratorium Reg 10 : Buku Register Rujukan Dokter Ahli Reg 11 : Buku Register Kunjungan Rumah 7) Prosedur pelayanan RMIK dan Alur Manajemen rekam medis dan informasi kesehatan mempunyai beberapa kebijakan dan prosedur yang dapat dikembangkan antara lain: a.

Daftar istilah dan definisi yang terdiri dari: istilah medis dan istilah yang digunakan dalam rekam medis

b.

Daftar simbol dari pelaksanaan komputerisasi dan manual yang terdiri dari: simbol dan sistem data, simbol yang digunakan dalam rekam medis

c.

Indeks utama pasien

d.

Akses otomatisasi komputerisasi data yang terdiri dari: untuk pegawai rekam medis, pegawai rumah sakit, praktisi kesehatan

e.

Akses rekam medis dan pelepasan yang terdiri dari: kerahasiaan, penetapan dan pernyataan, jenis pelepasan informasi kesehatan

f.

Registrasi pasien masuk dan keluar

g.

Prosedur pasien keluar yang terdiri dari: perakitan rekam medis, daftar pasien keluar, melengkapi data indeks utama pasien, audit dalam daftar pasien keluar, catatan formulir, daftar ketidaklengkapan formulir

h.

Prosedur pendaftaran yang terdiri dari: fasilitas, persiapan rekam medis, persiapan indeks utama pasien

i.

Sistem monitoring, pengendalian dan audit yang terdiri dari: jadwal audit, ketidaklengkapan formulir, kelengkapan entri data, audit dan koreksi data klinis, proses menjaga mutu, audit formulir pasien keluar

j.

Prosedur sertifikasi terdiri dari: bayi baru lahir, visum et repertum

k.

Prosedur perubahan lokasi terdiri dari: penggunaan melalui papan di tempat pendaftaran pasien, perubahan posisi tempat tidur dalam komputer

l.

Prosedur koding dan indeks penyakit terdiri dari: formulir indeks penyakit, indeks operasi, indeks obat, indeks penyakit khusus 19

m.

Prosedur dan kebijakan keamanan data terdiri dari: prosedur umum, back-up data, password/kata kunci, keamanan lokasi penyimpanan data

n.

Kebijakan pembuatan formulir dan database terdiri dari : rancangan formulir manajemen informasi kesehatan, rancangan formulir untuk pelepasan informasi, rancangan formulir untuk kebutuhan pengadilan, rancangan aplikasi database, rancangan sistem

o.

Kebijakan pemusnahan data terdiri dari: jadwal pemusnahan, tata cara pemilahan data, tata cara pemusnahan, berita acara pemusnahan

p.

Prosedur pasien untuk rumah sakit dalam bencana terdiri dari: perencanaan rekam medis dalam bencana, persiapan formulir rumah sakit dalam bencana

q.

Prosedur sistem penyimpanan, pengumpulan dan pengolahan terdiri dari: sistem penomoran, penyimpanan, pengambilan, perakitan

r.

Kebijakan mendapat informasi terdiri dari: menggandakan/copy, melalui faksimili, melalui akses internet

s.

Program pendidikan dan pelatihan terdiri dari: peningkatan keterampilan, peningkatan jenjang karir

t.

Program riset analisis untuk: staf MIK, praktisi kesehatan, residen/siswa, kepentingan institusi sendiri/institusi lain.

D. INDEKS DATA PELAYANAN KESEHATAN MANUAL Pengindekan adalah kegiatan membuat tabulasi sesuai dengan kode yang sudah dibuat kedalam indek-indek (dapat menggunakan kartu indek ataupun komputerisasi) Pembuatan indek adalah kewajiban setiap sarana pelayanan Kesehatan Macam-macam indek : 1. Indeks Pasien Kartu Indek Utama Pasien adalah merupakan kartu-kartu katalog yang berisikan data pokok pasien, yang dibuat untuk setiap pasien yang pernah berhubungan dengan RS dalam masalah kesehatannya. a. Sistem ini, menjadi persyaratan bagi program yang digunakan bersama-sama bahwa sistem akses melalui beberapa pengguna komputer terminal dan atau printer terminal. Program akan dirancang untuk memudahkan akses informasi ke dalam data IUP, dan

20

dibangun modifikasi data untuk arsip informasi pasien sebagai persyaratan dari rumah sakit. b. Unduk didiskusikan bahwa data IUP akan menjadi informasi pada semua pasien yang akan berobat ataupun masuk rawat ke rumah sakit. Data medis tidak pada arsip ini, hanya informasi dasar identifikasi ( data sosial) pasien. c. Seperti rekam medis manual, data yang ada di komputer akan terkumpul. Bahwa pasien baru secara kontinyu dapat ditambahkan datanya, namun data sebelumnya tidak terhapus. Data rinci sebelumnya tetap tersedia bila pasien akan berkunjung berikutnya atau masuk rawat atau bila sewaktu-waktu

dibutuhkan data tersebut dapat

dikeluarkan/dipanggil. Semua nama ( Search name) seharusnya menggunakan nama paling tidak keunikan dari karakteristik pasien seperti misalnya; a. Nomor rumah sakit b. Tanggal lahir c. Nomor registrasi d. Nama kecil ibu e. Nama depan Ibu f. Nama depan Bapak g. Nama Suami h. Nama Marga/fam 2. Indeks penyakit Pengkodeaan Diagnosis utama dan tindakan adalah kode yang dibuat oleh petugas RM/MIK atau petugas yang diberi tanggung jawab untuk memberikan kode nomer untuk penyakit dan tindakan kemudian dientry dalam rekam medis pasien melalui terminal komputer. Laporan dari Sistem indeks penyakit dan tindakan dapat berisi : a. daftar semua pasien keluar yang tidak terkode b. daftar semua pasien dengan kode khusus atau menampilkan kode sesuai dengan tingkatan terbanyak ( misal menampilkan 10 besar penyakit). c. daftar semua pasien keluar bulan lalu melalui panggilan Kode ICD d. daftar pasien keluar melalui panggilan kode penyakit yang diiinginkan 21

3. Indeks Tindakan/ Operasi Kartu Indek Operasi/Pembedahan adalah kartu tabulasi sesuai dengan kode operasi atau pembedahan yang dilakukan di RS Dalam pengelolaan Kartu Indek Operasi : a. Untuk Kodifikasi digunakan ICOPIM / ICD 9 CM b. Setiap tindakan operasi dimasukkan dalam kartu yang benar c. Setelah penderita yang menjalani Operasi selesai men-jalani perawatan (keluar Rumah Sakit) segera jenis operasi dikode dan dimasukkan kedalam Kartu Indek-nya, sebelum berkas rekam medis disimpan dalam tempat penyimpanan. 4. Indeks Kematian Indek kematian adalah tabulasi yang berisikan informasi kematian pasien. Informasi yang tetap indek kematian : a. Nama pasien, b. Nomor RM, c. Jenis kelamin, d. Umur, e. Diagnosa akhir dan penyebab kematian f. Dokter yang merawat, g. Lama diarawat h. Wilayah 5. Indeks Dokter Indek dokter adalah satu tabulasi data yang berisi nama dokter yang memberikan pelayanan medis kepada pasien Pengelolaan Kartu Indek Dokter : a. Setiap dokter memiliki kode/nomor yang hanya diketahui oleh petugas rekam medis dan dokter yang bersangkutan b. Setiap penderita yang ditangani oleh dokter yang bersangkutan dimasukkan kedalam kartu indek sesuai dengan dokter yang menanganinya c. Disimpan di Unit Rekam Medis dan hanya boleh diketahui oleh Pimpinan RS/petugas RM dan dokter yang bersangkutan

22

E. SISTEM PENGARSIPAN REKAM MEDIS MANUAL Penggeloaan Sistem Pengarsipan Unit Kerja Rekam Medis : 1. Sistem Penyimpanan Sistim penyimpanan rekam medis ada 2 (dua) yaitu sentralisasi dan desentralisasi. a. Sistim sentralisasi adalah suatu sistim dimana rekam medis pasien rawat jalan disimpan menjadi satu dengan rekam medis rawat inap. b. Sistim desentralisasi adalah suatu sistim dimana rekam medis pasien rawat jalan disimpan secara terpisah dengan rekam medis rawat inap. Sistim sentralisasi banyak digunakan di sarana pelayanan kesehatan, terutama rumah sakit besar. 2. Sistem penjajaran Cara penjajaran mempunyai banyak pilihan yang akan ditentukan untuk penyimpanan rekam medis di rumah sakit, tergantung pada kebutuhan dan fasilitas yang tersedia sesuai kemampuan masing-masing. 3. Sistem Penelusuran dan Pengendalian Petunjuk dalam sistem penelusuran yang digunakan untuk rekam medis biasanya dibuat berwarna dengan bahan vinil/plastik dengan ukuran ½ folder dan ditempatkan di mana rekam medis diambil atau dipindahkan dari lokasi arsip. Dengan sistem komputerisasi otomatis sangat memudahkan mencari lokasi rekam medis berada/keluar dan tertera tanggal, waktu, lokasi berkas. 4. Sistem Peminjaman Dalam peminjaman dokumen rekam medis tidak diperkenalkan dengan alas an apapun kecuali untuk pengobatan pasien, peminjaman harus seijin kepala unit kerja rekam medis dengan persetujuan pimpinan. Boleh hanya baca tapi tidak diperkenalkan dibawa keluar ruang unit rekam medis, biasanya ada ruang baca (seoerti perpustakaan) dengan tidak boleh membawa hp atau kamera, boleh dicatatan. 5. Sistem Pendistribusian Distribusi adalah pengiriman rekam medis untuk memenuhi permintaan rekam medis dalam pelayanan rawat jalan dan inap dengan berbagai alat transportasi seperti: a. Trolly barang b. Lift barang 23

c. Sepeda berkeranjang d. Pneumatic tube system (pts) e. Lift dokumen (telelift) 6. Sistem Pengambilan Kembali (Retrieval) Pengambilan rekam medis adalah pengeluaran/pencarian rekam medis dari rak penyimpanan atau rekam medis dalam proses penyelesaian. Prosedur pengambilan rekam medis : a.

Diketahui nomor rekam medis

b.

Tidak diketahui nomor rekam medis

7. Sistem Pengembalian Rekam Medis Unit kerja rekam medis merupakan unit pelayanan yang mempunyai wewenang untuk mengelola rekam medis. Peminjaman dan pemanfaatan rekam medis oleh pihak ketiga wajib dikembalikan sesuai prosedur pengembalian sebagai berikut: a. Selesai kunjungan poliklinik semua rekam medis harus dikembalikan ke unit kerja rekam medis tanpa kecuali, setelah pelayanan tutup b. Rekam medis rawat inap segera dikembalikan ke unit kerja rekam medis paling lambat 2 x 24 jam (2 hari) terhitung sejak pasien dinyatakan keluar rumah sakit c. Ketidaktepatan pengembalian rekam medis menjadi tanggung jawab ruang rawat terkait F. PERANCANGAN DAN PENGENDALIAN FORMULIR REKAM MEDIS MANUAL Formulir adalah selembar kertas dengan cetakan berisi kalimat pertanyaan yang harus dijawab, ditulis pada kertas itu, pernyataan dalam kalimat tidak sempurna yang harus disempurnakan atau perintah untuk mengisi ruang kosong pada kertas itu. Aturan Perancanagan Aturan Perancanagan Formulir : 1. Pelajari dulu pemakaian formulir dan buatlah rancangan dengan memikirkan pengguna; 2. Rancanglah formulir sesederhana mungkin; 3. Gunakan terminologi standar untuk semua elemen data, atau gunakan definisi-definisi, beri label semua informasi; 4. Masukan pedoman untuk menjamin agar pengumpulan dan interpretasi data konsisten;

24

5. Pengaturan isian data secara logis, sehubungan dengan dokumen sumbernya atau dengan urutan perolehannya, sajikan informasi dengan cara yang dapat menangkap perhatian pembaca Monitoring dan Pengendalian : 1. Formulir dari Panitia Rekam Medis; 2. Panitia ini melaksanakan pengembangan, meninjau ulang dan mengendalikan informasi termasuk formulir dan rancangan pada layar komputer. 3. Pengelolaan formulir Kendali dan Pelacakan; 4. Program Pengendalian formulir bertujuan sebagai berikut: a. Membangun standar; b. Membangun sistem pelacakan penomoran; c. Membangun test dan rencana evaluasi; d. Memeriksa mutu formulir baru; e. Sistematika penyimpanan dan pendistribusian.

Desain Formulir Kertas Pada desain formulir kertas, terdapat lima komponen utama pertimbangan khusus biasanya ada pada formulir kertas, yaitu : 1. Heading, 2. Introductions, 25

3. Instructions, 4. Body dan 5. Close. Tipografi adalah suatu ilmu dalam memilih dan menata huruf dengan pengaturan penyebarannya tersedia, untuk menciptakan kesan tertentu, sehingga dapat menolong pembaca untuk mendapatkan kenyamanan membaca semaksimal mungkin. Pada desain formulir kertas, terdapat pertimbangan konstruksi, khusus biasanya ada pada formulir kertas, yaitu : 1. Pembuatan master 2. Bentuk fisik formulir, 3. Tinta, 4. Kertas, 5. Karbonisasi dan 6. Cara Duplikasi. Hampir semua ciri-ciri konstruksi formulir lebih berbentuk teknis, sesuai keinginan yang

kemudian dikonsultasikan dengan percetakan profesional, oleh karena itu praktisi

informasi kesehatan perlu memahami pertimbangan dasar supaya bisa menjelaskan kebutuhan fasilitas/sarana pelayanan kesehatan kepada percetakan. Desain Formulir 1. Desain Dokumen Formulir Rekam Medis : Harus menganalisa item-item (isian) pada formulir rekam medis 2. Desain Map (Folder) Rekam Medis : a. Map (Folder) Rekam Medis Semua formulir rekam medis hendaknya ditata dalam folder. Folder hendaknya dibuat dari bahan karton manila atau bahan yang lebih kuat, misalnya cardboard. b. Isi Disain folder Folder rekam medis minimal memuat informasi sebagai berikut. 1) Identitas sarana pelayanan kesehatan. 2) Tulisan "CONFIDENTIAL" atau "RAHASIA" atau keduanya. 3) Nama pasien. 26

4) Nomor rekam medis. 5) Tahun kunjungan terakhir. G. SISTEM PENYUSUTAN REKAM MEDIS IN AKTIF MANUAL 1. Pemilahan a. Pemindahan dokumen aktif ke dokumen tidak aktif 1) Dokumen RM aktif disimpan dirak yang aktif sewaktu-waktu diperlikan 2) Dokumen RM tidak aktif disimpan di ruang Dokumen RM in-aktif. b. Dokumen in aktif dipilah Dokumen RM rusak tidak terbaca dimusnahkan c. Dokumen in aktif yang masih dibutuhkan dipilah untuk discanner (sesuai kebijakan rs masing-2). 2. Pemindahan Pemindahan atau retensi atau penyusutan adalah suatu kegiatan pengurang DRM dari rak penyimpanan aktif ke in-aktif dengan cara : a. Memindahkan DRM dari rak aktif ke rak in-aktif, b. Memikrofilmisasi (Scanner) DRM in-aktif sesuai ketentuan yang berlaku Tujuan retensi (penyusutan) a. Mengurangi jumlah dokmen rekam medis, b. Menyiapkan fasilitas yang cukup untuk tersedianya tempat penyimpanan baru, c. Menjaga kualitas pelayanan dengan mempercepat penyimpanan dokemen rekam medis, jika diperlukan sewaktu-waktu, d. Menyelematkan dokumen rekam medis yang bernilai guna tinggi dan mengurangi yang tidak bernilai guna. 3. Penilaian Menilai dokumen berupa lembaran : a.

Lembar RM yang dipilah: 1)

Ringk Masuk dan keluar

2)

Resume

3)

Lemb. Operasi

4)

Lemb. Inform Consent

5)

Identifikasi bayi lhr hidup

6)

Lembar Kematian 27

b.

Dokumen RM tertentu

c.

Dari lembar a. dan. dilestarikan

d.

Lembar RM sisa setelah diambil di point yang atas

e.

Dokumen RM rusak dan tidak terbaca

f.

Dari lembar d. dan e dimusnahkan

4. Alih media Pemindahan dari manual (dokumen menngunakan scanner, atau micro film), selanjutnya bisa langsung dalam file dalam database 5. Pemusnahan a.

Pembentukan Tim Pemusnah DRM terdiri dari : 1)

Rekam Medis

2)

Tata Usaha Rumah Sakit / Unit Kesehatan

3)

Tim Pemusnah ini dibentuk berdasar SK Direktur RS.

b.

Tim membuat Daftar Pertelaan.

c.

Pelaksanaan pemusnah dapat dilakukan : 1)

Dibakar : Menggunakan incinerator, Dibakar biasa.

2)

Dicacah, dibuat bubur kertas

3)

Dimusnahkan oleh pihak III disaksikan tim pemusnah

H. MENGELOLA PELAYANAN RMIK HIYBRID Proses kertas ke Hybrid to Elektronik Proses transformasi ada 3 tahapan: 1.

Rekam medis kertas

2.

Masa transisi : hybrid system antara kertas dan RKE

3.

Tahapan selanjutnya RKE

Transformasi rke Penyelenggaraan rekam medis di rumah sakit di Indonesia sangat bervariasi, berdasarkan tingkatannya dapat dibagi sebagai berikut : 1.

Rekam Medis diselenggarakan secara tradisional/Manual

2.

Rekam Medis diselenggarakan manual dan sistem registrasi komputerisasi

3.

Penyelenggaraan Rekam Medis yang sudah Terkomputerisasi terbatas pada Unit kerja rekam medis dan pelayanan lain dan belum tersambung (HYBRID) 28

4.

Rekam Medis Elektronik Dengan LAN (SIM-RS)

5.

Rekam Kesehatan Elektronik (WAN)

I. LATIHAN DAN ASSESMEN MANDIRI Langkah-langkah dalam latihan dan assesmen mandiri tersebut adalah : 1. Desain Formulir sebagai berikut : a. Indentifikasi 2 (dua) masalah formulir yang ada menurut saudara perlu di revisi atau edit dan tulis masalah tersebut, b. Identifikasi formulir tersebut siapa use (pengguna), c. Konsultasi ke Pembimbing Lapangan, d. Kaji menggunakan pertimbangan khusus (aspek anatomi) dan pertimbangan kuntruksi (aspek fisik), e. Kaji tipografi dari isian (item-item) 2 (dua) formulir tersebut, f. Tentukan aplikasi yang dipakai (microsoft wort, publisher, corel dll), g. Mulailah dengan draf (konsep) ukuran dan marginya, h. Draf konsultasikan dan konsultasin pembimbing lapangan, 2. Desain map (forder) sebagai berikut : a. Sama dengan Langkah pertama hanya perhatikan lebar map harus lebih lebar dari formulir, b. Cek ada ukuran perforator (pelubang kertas), c. Perhatian kantong formulir untuk NCR (karbon) d. Cetak sementara untuk melihat kuran sesuai atau tidak (ukuran yang dilayar monitor beda sama hasil cetakan) 3. Selamat Berkarya J. PENUTUP Semoga dalam magang profesi pada bab ini dapat membawa mahasiswa lebih mandiri dan dapat menemukan jati diri sebagai Perekam Medis dan Informasi Kesehatan di Fasilitas pelayan Kesehatan nantinya. Tiada ada gading tak retak karena sepandai padainya tupai meloncat pasti jatuh juga, saran dan masukan selalu diharapkan sebagai perbaikan, terima kasih.

29

PENGELOLAAN PELAYANAN RMIK ELEKTRONIK

Bab Ini Berisi Tentang A. B. C. D. E. F. G.

Pendahuluan Komponen dan Standar RKE Rekam Medis Elektronik Pertimbangan RMIK Elektronik Evaluasi Sistem RMIK Elektronik Latihan Assesmen Mandiri Penutup

BAB 4

BAB IV MENGELOLA PELAYANAN RMIK ELEKTRONIK

A. PENDAHULUAN Tercapainya capaian pembelajaran kompetensi mengelola pelayanan rekam medis bermutu sesuai alur sistem

untuk

memastikan

diperlukan untuk

pasien

secara

pelayanan

rekam

manual,

medis

hybrid

dan

tersedia elektronik

yang saat di

Rumah Sakit. 1. Mahasiswa mampu merancang standar data kesehatan. 2. Mahasiswa mampu mampu mengelola data dan informasi kesehatan. 3. Mahasiswa mampu mampu memanfaatkan data dan informasi untuk menunjang pelayanan kesehatan. 4. Mahasiswa mampu mampu menggunakan sistem informasi kesehatan dalam pengelolaan data kesehatan. Isi dari bab ini Modul ini berisi panduan untuk mahasiswa, pembimbing akademik dan pembimbing lapangan 1. Mampu mengelola pelayanan RMIK dengan berbagai media c. Mampu untuk : 1) Mengelola pelayanan RMIK manual dan hybrid. 2) Mengelola pelayanan RMIK elektronik. Meliputi : 1) Konsep dasarRMIK 2) Manajemen rekam medis manual, hybrid, dan elektronik a) Sistem identifikasi dan registrasi b) Sistem identifikasi c) Sistem penamaan d) Sistem penomoran e) Sistem registrasi pendaftaran dan pelayanan f) Alur dan prosedur pelayanan RMIK 3) Indeks data pelayanan kesehatan 30

a) Indeks pasien b) Indeks penyakit c) Indeks tindakan/ operasi d) Indeks kematiaN e) Indeks dokter 4) Sistem pengarsipan rekam medis a) Sistem penyimpanan b) Sistem penjajaran c) Sistem penelusuran dan pengendalian d) Sistem peminjaman e) Sistem pendistribusian f) Sistem pengambilan kembali (retrieuat) g) Sistem pengembalian rekam medis 5) Perancangan dan pengendalian formulir rekam medis 6) Sistem penyusutan rekam medis in aktif a) Pemilahan b) Pemindaha c) Penilaia d) Alih media e) pemusnahan B. KOMPONEN DAN STANDAR RMIK ELEKTRONIK Komponen RMIK Elektronik 1. Data pasien terintegrasi 2. Dukungan keputusan klinik 3. Entry perintah klinisi 4. Akses terhadap sumber pengetahuan 5. Dukungan komunikasi terpadu Standar fungsional : 1. Mengurangi biaya pengembangan 2. Meningkatkan keterpaduan data 3. Memfasilitasi pengumpulan data agregasi yang bermakna 31

4. Meningkatkan kualitas dan pengembangan kebijakan kesehatan 5. Memfasilitasi komunikasi antar bagian dan organisasi pelayanan kesehatan C. REKAM MEDIS ELEKTRONIK Rekam Medis Elektronik adalah pendokumentasian atau rekam medis pasien yang dikerjakan secara elektronis dan bernaung dalam sistem yang dirancang secara khusus guna mendukung pengguna dalam mengakses data secara lengkap dan akurat, yakni dengan memberikan tanda peringatan, waspada dan sistem pendukung pengambilan keputusan klinis yang merujuk data kepada sumber pengetahuan medis dan sarana bantuan lainnya. 1. Dasar Penyelenggaraan Rekam Medis Elektronik a. Harus mempunyai kemampuan mengidentifikasi Seluruh informasi pasien yang dibentuk dan dikelola oleh Sarana Pelayanan Kesehatan (Saryankes). Informasi yang lazim yang dapat dibuat dalam template kedalam system rekam medis elektronik dengan isi dan struktur data (structure and data content) sebagai berikut : b. Riwayat medis yang lengkap: keluhan utama, penyakit sekarang, penyakit terdahulu, data sosial dan riwayat pribadi, riwayat sakit keluarga, telaahan sistem tubuh. c. Pemeriksaan fisik: Kondisi umum, tanda kehidupan (vital), kulit, kepala, mata, telinga, hidung dan sinus, mulut, kerongkongan, leher, toraks (anterior, posterior), buah dada, paru-paru, jantung, perut, organ alat kelamin pria, organ reproduksi perempuan, rektum, sistem musculoskeletal, limpatik, pembuluh darah, sistem syaraf, diagnostik. d. Obeservasi klinis Menggunakan berbagai format termasuk Catatan Perkembangan (CP), laporan konsultasi dan catatan penunjang. CP dapat disi dengan menggunakan satu jenis formulir yang ditulis secara kronologis oleh berbagai tenaga kesehatan/lainnya yang terlibat pelayanan (integrated record) atau dengan menggunakan beragam jenis formulir yang berbeda sesuai dengan cabang keilmuan tenaga kesehatan/lainnya yang ada (source oriented record). CP yang ditulis oleh dokter utama yang merawat pasien mencatat perkembangan sehari-hari sebagai hasil kunjungannya ke ruang perawatan atau bila terjadi reaksi intervensi terpeutik. Dokter utama wajib memeriksa laporan dan 32

hasil tes diagnostik yang diterima dari konsultan. Dokter utama bertanggung jawab untuk membuat interpretasi dan mencatat hasil pembicaraannya dengan pasien atau wali/keluarganya. e. Perintah Dokter tentang Diagnostik dan Terpeutik. Perintah dokter adalah instruksi doker kepada tenaga professional lain di fasyankes yang sama-sama terlibat dalam penyembuhan pasien untuk melaksanakan perintah dokter tentang prosedur diagnostik, terapeutik, pelayanan perawatan, memformulasikan dan memberikan medikasi serta memberikan pelayanan nutrisi kepada pasien. Perintah dokter sering berubah dan dibuat mutakhir sesuai dengan respons pasien terhadap pengobatan sebelumnya. f. Laporan dan Hasil Prosedur Diagnostik dan Terapeutik, produk yang dihasilkan menjadi bagian yang kekal (permanen) dari rekaman yang terbagi dalam 2 (dua) jenis yaitu: 1) Laporan diangostik seperti hasi tes laboratorium (darah, urine dan sampel lain), pemeriksaan patologis, scan radiologi dan pencitraan (imaging) X-ray. 2) Laporan operasi, merupakan prosedur pembedahan terhadap pasien, isinya merupakan informasi mengenai: a) Diagnosis pre dan pascaoperasi, b) Deskripsi tentang prosedur pembedahan, c) Deskripsi tentang selruh temuan normal dan tidak normal, d) Deskripsi tentang kejadian yang unik dan tidak lazim dalam pembedahan, e) Jumlah ikatan, tekukan, jahitan (ligature dan suture) dan jumlah pak, drain, spons yang digunakan, f) Deskripsi tentang specimen yang diambil, g) Nama ahli bedah (operator) dan asisten yang membantu, h) Tanggal dan lama proses pembedahan. b. Laporan konsultasi Hasil semua konsultasi yang berasal dari berbagai

pandangan klinis tenaga kesehatan

memuat 1) Nama dokter yang menghendaki dilakukannya konsultasi dan alasannya, 2) Tanggal dan waktu konsultasi pemeriksaan pasien, 33

3) Temuan terkait hasil pemeriksaan, 4) Pendapat konsulen, diagnosis dan kesannya, 5) Rekomendasi untuk tes diagnostic dan atau perawatan, 6) Tanda tangan, profesinya dan spesialisasi konsulen. 7) Ringkasan Riwayat Pulang (Resume) 8) Instruksi untuk pasien berisi keterangan c. Harus Mempunyai Kemampuan Untuk menyiapkan seluruh informasi pasien agar siap digunakan oleh seluruh pemberi layanan yang bekerja di Saryankes. Adapun langkah-langkah menyiapkan informasi adalah: 1) Membuat standarisasi perangkat dan elemen yang dikumpul oleh seluruh perencana kesehatan dan pemberi pelayanan (provider); 2) Menghubungkan semua sistem; 3) Membuat standarisasi cara informasi medis didefinisi dan dikodekan; 4) Menyaring dan monitor semua data secara teratur; 5) Membuat protocol yang menjamin kerahasiaan dan sekuritas rekaman pasien; 6) Menyimpan rekam medis purna otomatisasi; 7) Membagi data antara perencana kesehatan, provider, pemerintah/masyarakat dalam mendukung ukuran kinerja dan peningkatan. d. Proses ini memerlukan teknologi yang dapat mendukung sistem rekam medis elektronik meliputi : 1) Pangkalan data dan sistem pengelolaan data 2) Pemrosesan pencitraan dan penyimpanannya 3) Pemrosesan teks 4) Masukan data 5) Pengambilan data 6) Pertukaran data 7) Sistem komunikasi dan jaringan 8) Sambungan (linkages)

34

D. PERTIMBANGAN RMIK ELEKTRONIK Hal penting yang harus dipertimbangkan adalah pemberian komputerisasi pasien berhubungan dengan data rekam medis, ini menjadi tanggung jawab administrasi untuk menilai : 1. Penunjang perangkat keras dan lunak siap tersedia 2. Melatih petugas pengentry data, dan juga dilatih dalam menggunakan perangkat lunak yang relevan 3. Terminal komputer tersedia untuk staf dan seharusnya tidak di terkunci (Log system) bagi manajer 4. Kecukupan sarana seperti ( power, adaptor, stabilizer, kabel, kursi dan meja) yang dirancang khusus di bagian rekam medis yang selalu dapat dikontrol oleh manajer dan tidak memerlukan izin akses. 5. Prosedur keamanan seharusnya diatur tidak membenarkan untuk penggunaan komputer permainan dan yang bukan untuk fungsi rekam medis serta sistem komputerisasi harus di lindungi dari bahaya virus 6. Otorisasi penggunaan komputer dengan menggunakan pasword untuk masing-masing petugas dan dapat dirubah sewaktu-waktu untuk akses yang tak berwenang. E. EVALUASI SISTEM RMIK ELEKTRONIK 1. Internal audit Digunakan sebagai bahan evaluasi kinerja

kepentingan kualitas koding dari sistim

informasi kesehata dan juga bagi pihak ketiga seperti asuransi dan provider. 2. Audit Koding Dilakukan untuk penilaian kualitas koding dan dilakukan melalui dalam proses reviev atau tinjauan ulang dari kegiatan internal manajemen informasi kesehatan seperti koding pasien rawat jalan dan koding rawat inap melalui Buku Petunjuk ICD-10 dan Buku petunjuk Koding Tindakan ICD-9-CM 3. Audit Controls Audit ini adalah suatu persyaratan yang dibangun dari suatu sistem kegiatan pengelolaan informasi kesehatan

untuk pengawasan dan perlindungan data. Rumah Sakit harus

mempunyai beberapa dokumen seperti Buku catatan ( Logs book/document) untuk sistem akses dan akses percobaan lainnya Beberapa prosedur yang berkaitan dengan ini adalah : a. Prosedur Akses 35

b. Pengawasan otorasi c. Keabsahan data d. Keabsahan kesatuan data

F. LATIHAN DAN ASSESMEN MANDIRI Langkah-langkah dalam latihan dan assesmen mandiri tersebut adalah : 1. Sistim penyusutan dokemen rekam medis manual sebagai berikut : a. Indentifikasi dokumen pada rak dokumen medis yang ada menurut saudara perlu di pembenahan dan tulis masalah tersebut, b. Identifikasi dokumen dulu yang didalam rak arsip, c. Konsultasi ke Pembimbing Lapangan, d. Kaji menggunakan prosedur penilaian yang sesua aturan yang ada menurut SE dirjen depkes. RI, e. Tentukan rak aktif dan in aktif dulu, bila tidak ada usulkan, f. Mulailah dengan dokumen yang lebih dari 5 (lima) tahun minta contoh dokumen rekam medis tersebut, 2. Sistim rekam medis elektronik sebagai berikut : a. Dari penggunaan apa sudah sesuai dengan standar yang ada (peraturan), b. Mulailah dengan menyisir informasi rekam medis tanpa kertas bila ada usulkan, c. Bila hanya rekam medis rawat jalan disarankan untuk mengevaluasi hasil informasi, d. Selamat Berkarya G. PENUTUP Semoga dalam magang profesi pada bab ini dapat membawa mahasiswa lebih mandiri dan dapat menemukan jati diri sebagai Perekam Medis dan Informasi Kesehatan di Fasilitas pelayan Kesehatan nantinya. Tidak ada gading tak retak karena sepandai padainya tupai meloncat pasti jatuh juga, saran dan masukan selalu diharapkan sebagai perbaikan, terima kasih.

36

PENGELOLAAN PELAYANAN RMIK DI RUMAH SAKIT

Bab Ini Berisi Tentang A. Pendahuluan B. Manajemen Sumber Daya Manusia C. Perencanaan Fasilitas Unit Kerja RMIK D. Produktifitas Kinerja PMIK E. Latihan Assesmen Mandiri F. Penutup

BAB 5

BAB V PENGELOLAAN PELAYANAN RMIK DI RUMAH SAKIT

A. PENDAHULUAN Tercapainya capaian pembelajaran kompetensi mengelola pelayanan rekam medis

yang

bermutu sesuai alur sistem untuk memastikan rekam medis tersedia saat diperlukan untuk pelayanan pasien secara manual, hybrid dan elektronik di Rumah Sakit. 1. Mahasiswa mampu merancang standar data kesehatan. 2. Mahasiswa mampu mampu mengelola data dan informasi kesehatan. 3. Mahasiswa mampu mampu memanfaatkan data dan informasi untuk menunjang pelayanan kesehatan. 4. Mahasiswa mampu mampu menggunakan sistem informasi kesehatan dalam pengelolaan data kesehatan. Isi dari bab ini Modul ini berisi panduan untuk mahasiswa, pembimbing akademik dan pembimbing lapangan 1) Organisasi dan manajemen 2) Manajemen SDM a) Prediksi kebutuhan SDM b) Pemetaan produktivitas tenaga Kesehatan 3) Pengelolaan RMIK a) Prediksi kunjungan b) Prediksi kebutuhan ruangan c) Prediksi kebutuhan rak d) Pemetaan produktivitas pelayanan Kesehatan

B. MANAJEMEN SUMBER DAYA MANUSIA 1. Standar Kompetensi PMIK Perekam Medis dan Informasi Kesehatan adalah seorang yang telah menyelesaikan pendidikan formal rekam medis dan informasi kesehatan. Peraturan Menteri Kesehatan RI Nomor 55 Tahuan 2013 dikatakan bahwa Perekam Medis adalah seorang yang telah lulus pendidikan Rekam Medis dan Informasi Kesehatan sesuai ketentuan peraturan perundang 37

undangan. Namun pada tahun 2014 dengan terbitnya Undang-Undang RI Nomor 36 Tahun 2014 tentang tenaga kesehatan, ditetapkan Perekam Medis adalah Pegawai Negeri Sipil yang diberi tugas, tanggung jawab, wewenang dan hak secara penuh oleh pejabat yang berwenang untuk melakukan kegiatan pelayanan rekam medis informasi kesehatan pada sarana kesehatan Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi RI Nomor 30 Tahun 2013, jabatan fungsional Perekam Medis dan Informasi Kesehatan terdiri dari: a. Perekam Medis Terampil 1) Perekam Medis Pelaksana 2) Perekam Medis Pelaksana Lanjutan 3) Perekam Medis Penyelia b. Perekam Medis Ahli 1) Perekam Medis Pertama 2) Perekam Medis Muda 3) Perekam Medis Madya. Pendidikan tenaga PMIK No 1 2 3 4 5

Jenjang Pendidikan Diploma 3 Diploma 4 Sarjana Profesi Magister

Lama Pendidikan 3 tahun 4 tahun 5 tahun 1 tahun 7 tahun

Gelar D3 RMIK D4 RMIK S. RMIK HIMs Dr. RMIK

Penempatan tenaga lulusan program D3, D4 atau S1 rekam medis dan informasi kesehatan memiliki kompetensi Perekam Medis dan Informasi Kesehatan, antara lain: Kompetensi dibangun dengan akar yang terdiri atas profesionalisme yang luhur, kewaspadaan dalam bentuk mawas diri dan pengembangan diri, serta komunikasi efektif, yang akan menunjang manajemen data dan informasi kesehatan, keterampilan klasifikasi klinis, kodifikasi penyakit dan masalah kesehatan lainnya, dan prosedur klinis, aplikasi statistik kesehatan, epidemiologi dasar, biomedik, serta manajemen pelayanan RMIK. Berdasarkan Keputusan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor HK.01.07/MENKES/312/2020 TENTANG STANDAR Profesi Perekam Medis dan Informasi Kesehatan area kompetensi disusun dengan urutan sebagai berikut: 1. Profesionalisme yang Luhur, Etika dan Legal. 2. Mawas 38

Diri dan Pengembangan Diri. 3. Komunikasi Efektif. 4. Manajemen Data dan Informasi Kesehatan. 5. Keterampilan Klasifikasi Klinis, Kodifikasi Penyakit dan Masalah Kesehatan Lainnya, serta Prosedur Klinis. 6. Aplikasi Statistik Kesehatan, Epidemiologi Dasar, dan Biomedik. 7. Manajemen Pelayanan RMIK.

Gambar 1: Kompetensi Perekam Medis dan Informasi Kesehatan Rincian kompetensi yang harus dimiliki oleh Perekam Medis dan Informasi Kesehatan, yaitu: 1. Profesionalisme yang Luhur, Etika, dan Legal. Kompetensi inti: Mampu melaksanakan sistem RMIK secara profesional sesuai dengan nilai dan prinsip ketuhanan, moral, luhur, etika, disiplin, hukum, dan sosial budaya. 2. Mawas Diri dan Pengembangan Diri Kompetensi inti: Mampu menyelenggarakan pelayanan RMIK dengan menyadari keterbatasan, mengatasi masalah personal, mengembangkan diri, mengikuti penyegaran dan meningkatkan pengetahuan dan keterampilan secara berkesinambungan untuk penyelenggaraan pelayanan yang optimal. 3. Komunikasi Efektif. Kompetensi inti: Mampu menggali dan mengumpulkan informasi dari pemangku kepentingan, untuk digunakan sebagai bahan pengambilan keputusan dalam pelayanan RMIK.

39

4. Manajemen Data dan Informasi Kesehatan. Kompetensi inti: Mampu merancang dan mengelola struktur, format, dan isi data kesehatan, termasuk memahami sistem klasifikasi, dan perancangan sistem pembayaran pelayanan kesehatan, secara manual, maupun elektronik. 5. Keterampilan Klasifikasi Klinis, Kodifikasi Penyakit, dan Masalah Kesehatan Lainnya, serta Prosedur Klinis. Kompetensi inti: Mampu menetapkan klasifikasi klinis, kodifikasi penyakit, dan masalah kesehatan lainnya, serta prosedur klinis dengan tepat sesuai klasifikasi yang diberlakukan di Indonesia, yang digunakan untuk statistik penyakit dan sistem pembiayaan fasilitas pelayanan kesehatan. 6. Aplikasi Statistik Kesehatan, Epidemiologi Dasar, dan Biomedik. Kompetensi Inti: Mampu menggunakan statistik kesehatan, epidemiologi dasar, dan biomedik dalam pelayanan RMIK. 7. Manajemen Pelayanan RMIK Kompetensi inti: Mampu mengelola pelayanan rekam medis yang bermutu sesuai alur sistem untuk memastikan rekam medis tersedia saat diperlukan untuk pelayanan pasien secara manual, hybrid dan elektronik di fasilitas pelayanan Kesehatan. 2. Prediksi kebutuhan tenaga PMIK a. Pengertian perencanaan SDM a) Sumber Daya Manusia adalah kemampuan terpadu dari daya pikir dan daya fisik yang dimiliki individu, perilaku dan sifatnya ditentukan oleh keturunan dan lingkungannya, sedangkan prestasi kerjanya dimotivasi oleh keinginan untuk memenuhi kepuasannya. b) Andrew E. Sikula (1981;145) mengemukakan bahwa: “Perencanaan sumber daya manusia atau perencanaan tenaga kerja yaitu proses menentukan kebutuhan tenaga kerja dan mempertemukan kebutuhan tersebut agar pelaksanaannya berinteraksi dengan rencana organisasi”. c) George Milkovich dan Paul C. Nystrom (Dale Yoder, 1981:173) mendefinisikan bahwa: “Perencanaan

tenaga

kerja

adalah

proses

peramalan,

pengembangan,

pengimplementasian dan pengontrolan yang menjamin perusahaan mempunyai

40

kesesuaian jumlah pegawai, penempatan pegawai secara benar, waktu yang tepat, yang secara otomatis lebih bermanfaat”. d) Mangkunegara (2003) “Perencanaan tenaga kerja adalah proses menentukan kebutuhan akan tenaga kerja berdasarkan peramalan pengembangan, pengimplementasian, dan pengendalian kebutuhan tersebut yang berintegrasi dengan perencanaan organisasi agar tercipta jumlah pegawai, penempatan pegawai yang tepat dan bermanfaat secara ekonomis”. b. Tujuan perencanaan SDM Tujuan Umum Perencanaan Sumber Daya Manusia adalah untuk mengidentifikasi kebutuhan dan ketersediaan sumber daya manusia dan mengembangkan programprogram kepegawaian dalam rangka mengeliminir penyimpangan-penyimpangan, atas dasar kepentingan individu dan organisasi. Tujuan Khusus Perencanaan Sumber Daya Manusia adalah sebagai berikut: 1) Mengurangi beban biaya dalam bidang ketenagaan dengan cara mengantisipasi kekurangan maupun kelebihan jumlah tenaga yang diperlukan. 2) Menjadi dasar yang baik untuk merencanakan pengembangan staf dalam rangka mengoptimalkan pendayagunaan sumber daya manusia. 3) Meningkatkan proses perencanaan organisasi secara menyeluruh. 4) Memberikan kesempatan anggota organisasi untuk meningkatkan karier, dan mengidentifikasi keahlian-keahlian khusus yang tersedia. 5) Meningkatkan kesadaran akan pentingnya manajemen sumber daya manusia yang baik. 6) Menyediakan alat untuk menilai pengaruh segenap alternatif tindakan dan kebijakan personalia. c. Kegunaan perencanaan SDM Siagian (2005), mengemukakan 6 (enam) kegunaan perencanaan SDM, yaitu; 1) Organisasi dapat memanfaatkan SDM yang sudah ada dalam organisasi secara lebih baik. 2) Produktivitas kerja dari tenaga yang sudah ada dapat ditingkatkan.

41

3) Sebagai dasar informasi dalam penentuan kebutuhan akan tenaga kerja di masa depan, baik dalam arti jumlah dan kualifikasinya untuk mengisi berbagai jabatan dan menyelenggarakan berbagai aktivitas baru kelak. 4) Menjadi informasi yang komprehensif dalam penanganan ketenagakerjaan. 5) Sebagai penelitian pendahuluan untuk kepentingan perencanaan sumber daya manusia. 6) Menjadi dasar bagi penyusunan program kerja bagi satuan kerja yang menangani SDM dalam organisasi. d. Metode Perencanaan Kebutuhan SDM 1) Analisis Kebutuhan Beban Kerja Nyata Setiap Kategori SDM dengan WISN (Work Load Indicator Staff Needed) 2) ABK-Kes (Analisis Beban Kerja Kesehatan) 3. Prediksi Kebutuhan PMIK Dengan Metode WISN Metode WISN adalah perhitungan kebutuhan tenaga kesehatan berdasarkan beban kerja nyata yang dilaksanakan oleh setiap kategori sumber daya manusia kesehatan pada tiap unit kerja di fasilitas pelayanan kesehatan termasuk rumah sakit. Metode perhitungan WISN pada saat ini telah diadaptasi dan digunakan oleh Departemen Kesehatan RI dalam menghitung jumlah kebutuhan masing- masing kategori tenaga kesehatan yang dibutuhkan di Kantor Dinas Kesehatan dan Rumah Sakit Propinsi, Kabupaten/Kota,

serta

disahkan

melalui

Keputusan

Menteri

Kesehatan

RI

no.81/Menkes/SK/2004. Langkah penyusunan kebutuhan SDM dengan WISN a. Menghitung waktu kerja tersedia b. Menetapkan unit kerja & kategori SDM c. Menyusun standar beban kerja d. Menyusun kelonggaran e. Menghitung kebutuhan tenaga per unit kerja Berikut penjelasan langkah penyusuanan kebutuhan SDM dengan metode WISN secara detail: a. Langkah 1 (Hitung Waktu Kerja Tersedia) Waktu Kerja Tersedia = {A – (B+C+D+E)} x F 42

Keterangan: A = Hari Kerja B = Cuti Tahunan C = Pendidikan dan Pelatihan D = Hari Libur Nasional E = Ketidak Hadiran Kerja F = Waktu kerja Dengan rincian : A. Hari kerja ( A ). Suatu contoh, di unit rekam medis pelayanan dilaksanakan selama 24 jam yang dibagi dalam 3 shift sehingga dalam seminggu terdapat 7 hari kerja. B. Cuti tahunan ( B ). Jumlah cuti tahunan adalah 12 hari dalam satu tahun. C. Pendidikan dan pelatihan ( C ). Sesuai dengan ketentuan yang berlaku di Rumah Sakit, Petugas rekam medic mempunyai hak untuk mengikuti pendidikan dan pelatihan selama 5 hari kerja per tahun. D. Hari libur nasional ( D ). Dalam waktu satu tahun terdapat 15 hari libur nasional. E. Ketidakhadiran kerja ( E ). Dengan adanya sistem shift, sesudah bertugas pada sore dan malam hari biasanya mendapatkan ekstra libur selama 1 hari. Sehinggarata ketidakhadiran kerja dalam satu bulan adalah selama 7 hari. F. Waktu kerja ( F ) Pada umumnya waktu kerja selama sehari adalah 8 jam.

Tabel 1 Jumlah Waktu Kerja Tersedia Dalam 1 Tahun Kode Faktor Waktu Kerja

Keterangan

A

Hari Kerja

365

Hari per tahun

B

Cuti Tahunan

12

Hari per tahun

C

Pendidikan dan Latihan

5

Hari per tahun

D

Hari Libur Nasional

15

Hari per tahun

E

Ketidakhadiran Kerja

7

Hari per tahun

F

Waktu Kerja

8

Jam per hari

Waktu Kerja

326

Hari per tahun

2.608

Jam per tahun

156.480

Menit per tahun

Jam Kerja Waktu Kerja

43

Adapun uraian penghitungannya adalah sebagai berikut : Waktu kerja tersedia = 365 – ( 12 + 5 + 15 + 7 ) = 326 hari/tahun = 2.608 jam/tahun =156.480 menit/tahun b. Langkah 2 (Menetapkan Unit Kerja & Kategori SDM) Tujuan ditetapkannya unit kerja dan kategori SDM dalah untuk memperoleh unit kerja dan kategori SDM yang bertanggung jawab menyelenggarakan kegiatan pelayanan kesehatan perorangan pada pasien, keluarga, dan masyarakat di dalam dan di luar institusi. c. Langkah 3 (Menyusun Standar Beban Kerja) Standar beban kerja adalah volume atau kuantitas beban kerja selama satu tahun per kategori SDM. Standar beban kerja untuk suatu kegiatan produktif disusun berdasarkan waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikannya (waktu rata-rata) dan waktu kerja tersedia yang dimiliki oleh masing-masing kategori SDM. Data dan informasi yang dibutuhkan untuk menetapkan beban kerja masing-masing kategori SDM utamanya adalah sebagai berikut: 1) Kategori SDM yang bekerja pada tiap unit institusi sebagaimana yang telah ditetapkan pada langkah kedua 2) Standar profesi, standar pelayanan yang berlaku di RS 3) Rata-rata waktu yang dibutuhkan oleh tiap kategori SDM untuk melaksanakan atau menyelesaikan berbagai pelayanan 4) Data dan informasi kegiatan pelayanan pada tiap unit kerja Beban kerja masing-masing kategori SDM di tiap unit kerja RS adalah meliputi: 1) Kegiatan pokok yang dilaksanakan oleh masing-masing kategori SDM. Untuk kegiatan pokok perlu dibedakan kegiatan langsung dan kegiatan tidak langsung. 2) Rata-rata waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan tiap kegiatan pokok. Ratarata waktu ditetapkan berdasarkan pengamatan dan pengalaman selama bekerja dan kesepakatan bersama.

44

3) Standar beban kerja per 1 tahun masing-masing kategori SDM. Standar beban kerja adalah volume/ kuantitas beban kerja selama 1 tahun per kategori SDM. Standar beban kerja untuk suatu kegiatan pokok disusun berdasarkan waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikannya ( waktu rata-rata) dan waktu kerja tersedia yang dimiliki masing-masing kategori SDM. Adapun rumus perhitungan standar beban kerja adalah: Standar beban kerja =

d. Langkah 4 (Menyusun Kelonggaran) Tujuan penyusunan standar kelonggaran adalah untuk memperolah faktor kelonggaran SDM adalah meliputi jenis kegiatan dan kebutuhan waktu untuk menyelesaikan suatu kegiatan yang tidak terkait langsung denagn pelayanan pada pasien, misalnya rapat atau penyusunan faktor kelonggaran dapat dilaksanakan melalui pengamatan dan wawancara kepada tiap kategori tentang: 1) Kegiatan-kegiatan yang tidak terkait langsung pada pelayanan pada pasien. 2) Frekuensi kegiatan pada suatu hari, minggu dan bulan. 3) Waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan kegiatan. Selama pengumpulan data kegiatan penyusunan standar beban kerja, sebaiknya mulai dilakukan pencatatan

sendiri

apabila

ditemukan kegiatan

yang

tidak dapat

dikelompokkan atau sulit dihitung beban kerjanya karena tidak/ kurang berkaitan dengan pelayanan pada pasien untuk selanjutnya digunakan sebagai sumber data penyusunan faktor kelonggaran tiap kategori SDM. Tabel 2 Standar Kelonggaran Faktor Kelonggaran

Rata-rata Waktu

Standar Kelonggaran

Rapat

2 jam per bulan

0.012

Istirahat, sholat, makan

30 menit per hari

0.092

Jumlah

0.104

Berdasarkan tabel diatas, sehingga dapat diambil rumus :

Standar kelonggaran =

45

e. Langkah 5 (Menghitung Kebutuhan Tenaga Per Unit Kerja) Sumber data yang dibutuhkan untuk perhitungan kebutuhan tenaga per unit kerja meliputi: 1) Data yang diperoleh dari langkah-langkah sebelumnya yaitu: a) Waktu kerja tersedia b) Standar beban kerja c) Standar beban kerja masing-masing kategori SDM yang diteliti 2) Kuantitas kegiatan pokok atau kegiatan produktif tiap unit kerja selama satu tahun. Rumus perhitungan kebutuhan tenaga: Kebutuhan tenaga = Kuantitas Kegiatan Pokok + Standar Kelonggaran Standar Beban Kerja

4. Prediksi Kebutuhan PMIK Dengan Metode ABK-KES Terdapat 6 langkah perhitungan metode Analisis Beban Kerja Kesehatan menurut Permenkes RI No. 33 Tahun 2015. Langkah perhitungannya adalah sebagai berikut: Langkah 1 (WKT adalah Waktu yang dipergunakan oleh SDMK untuk melaksanakan tugas dan kegiatannya dalam kurun waktu 1 (satu) tahun) Tabel 3 Menetapkan Waktu Kerja Tersedia dalam 1 tahun Kode

Komponen

Keterangan

Rumus

Jumlah

Satuan

No A

B

C

1

A

Hari Kerja

6 hr kerja/mg

2

B

Cuti Pegawai

3

C

Libur Nasional

4

D

Mengikuti Pelatihan

5

E

6

F

Ketidakhadiran Kerja Waktu Kerja (dalam 1 minggu)

Peraturan Kepegawaian Dalam 1 th (Kalender) Rata-rata dalam 1 th Rata-rata dalam 1 th Kepres No. 68/1995

7

G

8

WK

9

WKT

Jam Kerja Efektif Waktu Kerja (dalam 1 hari) Waktu Kerja

D

E

F

52 (mg)

312

hr/th

12

hr/th

19

hr/th

6

hr/th

12

hr/th

40

jam/mg

Permen PANRB 26/2011 6 hr kerja/mg

70% x E6

28

jam/mg

E7/6

4.667

jam/hr

6 hr kerja/mg

E1 - (E2 + E3

264

hr/th

46

Kode

Komponen

Keterangan

Rumus

Jumlah

Satuan

A

B

C

D

E

F

1232

jam/th

1200 72000

jam/th mnt/th

No Tersedia (hari) Waktu Kerja Tersedia (jam)

6 hr kerja/mg

+ E4 + E5) E1 - (E2 + E3 + E4 + E5) x E8

Waktu Kerja Tersedia (WKT) …. Dalam jam Waktu Kerja Tersedia (WKT)…… Dalam menit

Langkah 2 (Menetapkan Komponen Beban Kerja dan Norma Waktu) Komponen beban kerja adalah jenis tugas dan uraian tugas yang secara nyata dilaksanakan oleh jenis SDMK tertentu sesuai dengan tugas pokok dan fungsi yang telah ditetapkan. Norma waktu adalah rata-rata waktu yang dibutuhkan oleh seorang SDMK yang terdidik, terampil, terlatih dan berdedikasi untuk melaksanakan suatu kegiatan secara normal sesuai dengan standar pelayanan yang berlaku di fasyankes bersangkutan. Kebutuhan waktu untuk menyelesaikan kegiatan sangat bervariasi dan dipengaruhi standar pelayanan, Standar Prosedur Operasional (SPO), sarana dan prasarana medik yang tersedia serta kompetensi SDMK itu sendiri. Rata-rata waktu ditetapkan berdasarkan pengamatan dan pengalaman selama bekerja dan kesepakatan bersama. Agar diperoleh data rata-rata waktu yang cukup akurat dan dapat dijadikan acuan, sebaiknya ditetapkan berdasarkan waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan tiap kegiatan pokok oleh SDMK yang memiliki kompetensi, kegiatan pelaksanaan standar pelayanan, Standar Prosedur Operasional (SPO), dan memiliki etos kerja yang baik. Data dan informasi dapat diperoleh dari: a) Komponen Beban Kerja dapat diperoleh dari Standar Pelayanan dan Standar Prosedur Operasional (SPO) yang telah ditetapkan oleh Institusi yang berwenang. b) Norma Waktu atau Rata-rata Waktu tiap kegiatan pokok dapat diperoleh dari data Analisis Jabatan tiap jabatan dari Faskes yang bersangkutan. c) Bilamana Norma Waktu atau Rata-rata Waktu per kegiatan tidak ada dalam analisis jabatan institusi, dapat diperoleh dengan pengamatan atau observasi langsung pada SDMK yang sedang melaksanakan tugas dan kegiatan.

47

Langkah 3 (Menghitung Standar Beban Kerja) Standar Beban Kerja (SBK) adalah volume/kuantitas pekerjaan selama 1 tahun untuk tiap jenis SDMK. SBK untuk suatu kegiatan pokok disusun berdasarkan waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan setiap kegiatan (Rata-rata Waktu atau Norma Waktu) dan Waktu Kerja Tersedia (WKT) yang sudah ditetapkan.

Langkah-langkah perhitungan Standar Beban Kerja (SBK) sebagai berikut: a) Pengisian data Jenis tugas, Kegiatan, Norma Waktu, dan Waktu Kerja Tersedia / WKT. b) Selanjutnya menghitung Standar Beban Kerja (SBK) Standar Beban Kerja = WKT / Norma Waktu (7) = (6) / (4)

Langkah 4: Menghitung Standar Tugas Penunjang (STP) dan Faktor Tugas Penunjang (FTP) Tugas Penunjang adalah tugas untuk menyelesaikan kegiatan baik terkait langsung dan yang tidak terkait langsung dengan tugas pokok dan fungsinya yang dilakukan oleh seluruh jenis SDMK. Faktor Tugas Penunjang (FTP) adalah proporsi waktu yang digunakan untuk menyelesaikan setiap kegiatan per satuan waktu (per hari atau per minggu atau per bulan atau per semester). Standar Tugas Penunjang (STP) adalah suatu nilai yang merupakan pengali terhadap SDMK tugas pokok. Langkah-langkah perhitungan, sebagai berikut: a) Waktu Kegiatan = Rata-rata waktu x 264 hr, bila satuan waktu per hari = Rata-rata waktu x 52 mg, bila satuan waktu per mg = Rata-rata waktu x 12 bln, bila satuan waktu per bulan = Rata-rata waktu x 2 semester, satuan waktu per semester (6) = (4) x 264, bila satuan waktu per hari = (4) x 52, bila satuan waktu per minggu 48

= (4) x 12, bila satuan waktu per bulan = (4) x 2, bila satuan waktu per semester b) Faktor Tugas Penunjang (FTP) = (Waktu Kegiatan) : (WKT) x 100 (8) = (6) / (7) x 100 c) Standar Tugas Penunjang (STP) = (1 / (1- FTP/100)), sebagai faktor pengali Langkah 5 (Menghitung Kebutuhan SDMK Per Institusi / Fasyankes) Data dan informasi yang dibutuhkan per Faskes, sebagai berikut: A. Data yang diperoleh dari langkah-langkah sebelumnya yaitu : 1) Waktu kerja tersedia (WKT) … dari langkah-02 2) Standar Beban Kerja (SBK) … langkah-04, dan 3) Standar Tugas Penunjang (STP) … langkah-05 B. Data Capaian (Cakupan) tugas pokok dan kegiatan tiap satuan pekerjaan selama kurun waktu satu tahun.

Rumus Kebutuhan SDMK sebagai berikut:

C. PERENCANAAN FASILITAS UNIT KERJA REKAM MEDIS Tujuan perencanaan fasilitas unit RMIK untuk meningkatkan produktifitas kerja dan kenyamanan, serta untuk menghasilkan RM yang baik dan berkualitas diperlukan pengaturan tata ruang yang baik, aman, nyaman dan terpelihara. Latarbelakang perlunya perencanaan unit RMIK adalah Kondisi ruang URM yang tidak teratur dan tidak terpelihara, seperti RM tergeletak berhamburan, ruang penyimpanan penuh debu dan rayap, ruang kerja yang sempit dan berantakan → akan menghilangkan keakuratan dan nilai guna RM tersebut serta menurunkan kualitas pelayanan. Pertimbangan dalam mendesain ruang kerja diantaranya adalah: Work flow, Traffic Pattern, Functions Performed in the Work Space, Need for Confidentiality of Work Performed, Shift Workers – Sharing Work Space, Flexibility for Future Needs, Employees’ Personal Needs. Kebutuhan ruang perlu mempertimbangkan loket Pendaftaran, ruang kerja, jumlah petugas terbanyak berdasarkan shift (pagi)+peralatan, ruang

49

Penyimpanan RM → Undang-Undang atau ketentuan yang berlaku (5 tahun), dan ruang pendukung lain gudang, dapur, toilet. Perencanaan Fasilitas UK RMIK Manual Melalui Perhitungan Rak Tabel 4 Pertambahan DRM pasien baru tahun 2016-2020 DRM Baru TAHUN X X² (Y)

XY

2016

7862

-2

4

-15724

2017

7885

-1

1

-7885

2018

9135

0

0

0

2019

9016

1

1

9016

2020

8431

2

4

16862

10

2269

Jumlah 42329 0 Sumber: Siti Muniasih, Artikel Ilmiah, Semarang

Y = a+ bX a=∑Y n = 42329 = 8465.8 5 b = ∑ XY ∑ X² = 2269 = 226.9 10 a = Koefisien arah b = Koefisien arah kecenderungan Y = Variabel berfluktuasi yang merupakan nilai pengamatan selama periode waktu tertentu X = Periode waktu yang dihitung melalui deviasi waktu/ Standar deviasi/ simpangan baku (menentukan seberapa dekat titik data sampel mendekati mean)

50

Tabel 5 Prediksi jumlah DRM 5 tahun kedepan TAHUN PERTAMBAHAN Y = a + bx

HASIL

2021

Y=8465,8+226.9 (3)

= 9147

2022

Y=8465,8+226.9 (4)

=9374

2023

Y=8465,8+226.9 (5)

=9601

2024

Y=8465,8+226.9 (6)

=9828

2025

Y=8465,8+226.9 (7)

=10055

JUMLAH Sumber: Analisis trend time series, Santosa 2007

=48005

Diketahui : 1. Jumlah rak file 8, sub rak file 20 2. Panjang berukuran 110 cm 3. Tinggi rak file 200 cm 4. Tinggi sub rak 40 cm 5. Lebar rak 30 cm 6. Jarak antar rak 60 cm 7. Panjang rak 230 cm Panjang Pengarsipan (PP) PP = Panjang sub rak x ∑ sub rak = 110 x 20 = 2200 cm Kapasitas/isi dokumen rekam medis dalam 1 rak = Jumlah sub rak x (panjang sub rak/rata-rata tebal DRM) = 20 x (110/0,29) = 20 x 379 = 7.580 DRM File expansion = Rata-rata tebal DRM x 25% = 0,29 x 25% = 0,07 cm + 0,29 = 0,36

51

Tabel 6 Kebutuhan Rak Berdasarkan Prediksi Tahun 2021-2025 TAHUN

FILE EXPANSION

PP DIBUTUHKAN

PP TERSEDIA

KEBUTUHAN RAK

2016

0.29x25%=0.07

7862 x 0.36 =2830

20 x 110 = 2200

2830 : 2200 = 2

2017

0.29x25%=0.07

15747 x 0.36 =5669

20 x 110 = 2200

5669 : 2200 = 3

2018

0.29x25%=0.07

24882 x 0.36 = 8958

20 x 110 = 2200

8958 : 2200 = 4

2019

0.29x25%=0.07

33898 x 0.36 = 12203

20 x 110 = 2200

12203 : 2200 = 6

2020

0.29x25%=0.07

42329 x 0.36 = 15238

20 x 110 = 2200

15238 : 2200 =7

2021

0.29x25%=0.07

51476 x 0.36 = 18531

20 x 110 = 2200

18531 : 2200 =9

2022

0.29x25%=0.07

60850 x 0.36 = 21906

20 x 110 = 2200

21906 : 2200 = 10

2023

0.29x25%=0.07

70451 x 0.36 = 25362

20 x 110 = 2200

25362 : 2200 = 12

2024

0.29x25%=0.07

80279 x 0.36 = 28900

20 x 110 = 2200

28900 : 2200 = 14

2025

0.29x25%=0.07

90334 x 0.36 = 32520

10 x 205 = 2050

32520 : 2200 = 15

Sumber: Analisis trend time series, Santosa 2007 D. PRODUKTIVITAS PMIK Menurut A.A Anwar Prabu Mangkunegara dalam buku “Evaluasi Kinerja SDM”, 2000 Penilaian prestasi kerja (Performance Appraisal) adalah proses yang digunakan pimpinan untuk menentukan apakah seorang karyawan melakukan pekerjaannya sesuai dengan tugas dan tanggung jawabnya. Penilaian pegawai merupakan evaluasi

yang sistematis dari

pekerjaan. Adapun manfaat penilaian kinerja adalah: 1) Sebagai dasar dalam pemberhentian karyawan dan sistem pengupahan; 2)

Mengukur

sejauh

mana

karyawan

mampu

melaksanakan pekerjaannya; 3) Untuk menilai metode kerja, kondisi kerja dan pengawasannya; 4) Untuk menentukan kebutuhan latihan karyawan; 5) Untuk menentukan cara pemberian motivasi karyawan; 6) Untuk melihat kekurangan, kelemahan, dan kelebihan; 7) Untuk menentukan seleksi dan penempatan; 8) Sebagai alat memperbaiki dan mengembangkan keahlian, keterampilan dan kecakapan. Terdapat beberapa metode dalam mengukur prestasi kerja, sebagaimana diungkapkan oleh Gomes (2003), yaitu : 1. Metode Tradisional Metode ini merupakan metode tertua dan paling sederhana untuk menilai prestasi kerja dan diterapkan secara tidak sistematis maupun sistematis yang terdiri dari : 52

a. Rating scale metode penilaian yang paling tua dan banyak digunakan, dimana penilaian yang dilakukan oleh atasan atau super5isor untuk mengukur karakteristik, misalnya mengenai inisitaif, ketergantungan, kematangan, dan kontribusinya terhadap tujuan kerjanya. b. Employee comparation metode penilaian yang dilakukan dengan cara membandingkan antara seorang pegawai dengan pegawai lainnya. Metode ini meliputi : (1) Alternation ranking : mengurutkan peringkat (ranking) pegawai dimulai dari yang terendah sampai yang tertinggi berdasarkan kemampuan yang dimilikinya. 2. Paired comparation : membandingkan pegawai dengan seluruh pegawai lainnya, sehingga terdapat berbagai alternatif keputusan yang akan diambil. Metode ini dapat digunakan untuk jumlah pegawai yang relatif sedikit. 3. Porced comparation (grading) : metode ini sama dengan paired comparation, tetapi digunakan untuk jumlah pegawai yang relatif banyak. c) Check list metode ini hanya memberikan masukan/informasi bagi penilaian yang dilakukan oleh bagian personalia. d) Freeform essay

metode ini seorang penilai diharuskan membuat karangan yang

berkenaan dengan orang/karyawan/pegawai yang sedang dinilainya. e) Critical incident metode ini penilai harus mencatat semua kejadian mengenai tingkah laku bawahannya sehari-hari yang kemudian dimasukan kedalam buku catatan khusus yang terdiri dari berbagai macam kategori tingkah laku bawahannya. Misalnya mengenai inisiatif, kerjasama, dan keselamatan. 4. Metode Modern Metode ini merupakan perkembangan dari metode tradisional dalam menilai prestasi kerja yang terdiri dari : a. Assessment centre metode ini dilakukan dengan pembentukan tim penilai khusus dari luar, dalam, maupun kombinasi dari luar dan dalam. b. Management by obyektive (MBO = MBS) pegawai langsung diikutsertakan dalam perumusan dan pemutusan persoalan dengan memperhatikan kemampuan bawahan dalam menentukan sasarannya masing-masing yang ditekankan pada pencapaian sasaran perusahaan.

53

c. Human asset accounting faktor pekerja dinilai sebagai individu modal jangka panjang sehingga sumber tenaga kerja dinilai dengan cara membandingkan terhadap variabelvariabel yang dapat mempengaruhi keberhasilan perusahaan

Tabel Penilaian Kinerja Berdasarkan Rujukan A.A. Anwar Prabu Mangkunegara 2005 Nama Karyawan:

Jabatan:

Periode Penilaian:

Departemen

Tanggal Masuk Kerja:

Dari: …../……/……..

Sp/Manajer:

Gaji Sekarang:

Sampai:…../……/……..

Tanggal Rating:

Usulan Kenaikan Gaji:

Sumber: Evaluasi Kinerja SDM, A.A. Anwar Prabu Mangkunegara 2005

10-14

Tidak dapat diterima

15-24

Perlu perbaikan

25-34

Memenuhi harapan

35-44

Melebihi harapan

45 lebih

Superior

1. 2. 3. 4. 5.

Selalu Gagal Prestasi kerja dibawah standar Perlu perbaikan segera untuk mempertahankan posisi Kadang-kadang gagal Prestasi kerja diperbaiki untuk memenuhi standar/target

6. Mampu menyelesaikan pekerjaan 100% 7. Memuaskan 8. Perlu bimbingan & pengawasan 9. Sering menyelesaikan pekerjaan melebihi standar 10. Semua tujuan tercapai 11. Selalu menyelesaikan pekerjaan melebihi standar 12. Hasil kerja tertinggi

Tabel Atribut Yang Dinilai Dalam Penilaian Kinerja No 1

2

3

4

Atribut yang dinilai Pengetahuan tentang pekerjaan 1) Memahami tugas & tanggung jawab 2) Memahami prosedur & keahlian tehnis Kualitas kerja 3) Mampu melakukan tugas secara cermat, akurat, teliti 4) Mampu menyelesaikan masalah Produktifitas 5) Menggunakan waktu dengan efisien 6) Mengatur prioritas kerja secara efektif Adaptasi & fleksibilitas 54

5

4

3

2

1

No

5

6

7

8

9

10

Atribut yang dinilai

5

4

3

2

1

7) Menyesuaikan diri terhadap perubahan 8) Hasil kerja baik meski dibawah tekanan Inisiatif & pemecahan masalah 9) Menghasilkan ide, tindakan, ino5atif, kreatif 10) Memahami & memecahkan masalah dengan baik Kooperatif & kerjasama 10) Mampu bekerjasama & berhubungan kerja efektif 11) Memberi bantuan kepada orang lain Tanggung jawab 12) Hadir rutin dan tepat waktu 13) Mandiri dan mengikuti instruksi Kemampuan berkomunikasi & berinteraksi 14) Komunikatif 15) Bersikap baik & profesional Manajemen/kepemimpinan 16) Berusaha mencapai hasil & tujuan 17) Menerapkan segala kebijakan Pengembangan diri 18) Mendayagunakan kemampuan 19) Motivasi Total Rating

5= Sangat Memuaskan; 4=Memuaskan; 3=Cukup; 2=Perlu Perbaikan; 1=Tidak dapat diterima

E. LATIHAN DAN ASSESMEN MANDIRI Langkah-langkah dalam latihan dan assesmen mandiri Perencanaan Kebutuhan SDM: 1) Langkah awal lakukan wawancara awal dengan petugas/pembimbing lapangan pada: a. Dalam 1 minggu berapa hari kerja efektif anda? b. Berapakah cuti kerja yang diberikan Rumah Sakit dalam 1 tahun? c. Berapakah jumlah hari libur nasional yang diberikan Rumah Sakit? d. Berapakali rata-rata anda mengikuti pelatihan dalam 1 tahun? e. Berapakah jumlah Ketidak hadiran kerja yang diperbolehkan dalam 1 tahun? f. Berapa jam kerja efektif dalam 1 hari kerja? 2) Langkah kedua tentukan pilihan menggunakan metode yang paling sesuai dengan kondisi institusi pelayanan kesehatan/ ruamh sakit dengan metode WISN/ABK-Kes

55

No WISN 1 Tentukan waktu kerja tersedia dalam 1 tahun berdasarkan hasil wawancara dengan pembimbing dan masukkan kedalam rumus 2 Tetapkan unit kerja dan kategori SDM 3

4

5

Susunlah standar beban kerja berdasarkan rumus waktu kerja tersedia dibandingkan dengan rata-rata waktu kerja produktif Tentukan standar kelonggaran berdasarkan rumus rata-rata waktu per faktor kelonggaran dibandingkan dengan waktu kerja tersedia per tahun Tentukan kebutuhan tenaga berdasarkan rumus kuantitas kegiatan pokok dijumlahkan dengan standar kelonggaran dibandingkan dengan standar beban kerja.

ABK-Kes Tentukan waktu kerja tersedia dalam 1 tahun berdasarkan hasil wawancara dengan pembimbing dan masukkan kedalam rumus. Tetapkan komponen beban kerja dan norma waktu Susunlah standar beban kerja berdasarkan rumus waktu kerja tersedia dibandingkan dengan norma waktu per kegiatan pokok Tentukan Standar Tugas Penunjang (STP) dan Faktor Tugas Penunjang (FTP) berdasarkan rumus melalui perhitungan FPT terlebih dahulu Tentukan kebutuhan tenaga berdasarkan rumus capaian 1 tahun dibandingkan dengan standar beban kerja kali standar tugas penunjang .

3) Langkah ketiga pastikan data hasil wawancara dan angka yang dimasukkan kedalam rumus adalah akurat sehingga usulan kebutuhan tenaga PMIK di rumah sakit dapat dipertanggungjawabkan.

Langkah-langkah dalam latihan dan assesmen mandiri Perencanaan Kebutuhan rak dokumen rekam medis: 1) Kumpulkan data-data yang dibutuhkan terkait perhitungan rak, pastikan data adalah akurat bersumber dari hasil data primer atau sekunder 2) Data yang telah didapatkan, masukkan ke dalam tabel sesuai contoh pada sub bab modul ini 3) Lakukan perhitungan berdasarkan rumus 4) Berikan usulan kebutuhan rak pada periode yang diharapkan rumah sakit

F. PENUTUP Semoga dalam magang profesi pada bab ini dapat membawa mahasiswa lebih mandiri dan dapat menemukan jati diri sebagai Perekam Medis dan Informasi Kesehatan di Fasilitas pelayan Kesehatan nantinya. Tidak ada gading tak retak karena sepandai padainya tupai meloncat pasti jatuh juga, saran dan masukan selalu diharapkan sebagai perbaikan, terima kasih.

56

PENGELOLAAN MUTU PELAYANAN RMIK

Bab Ini Berisi Tentang A. Pendahuluan B. Memahami konsep mutu pelayanan RMIK C. Menggunakan indikator mutu pelayanan RMIK D. Memanfaatkan indikator mutu pelayanan RMIK untuk meningkatkan kualitas E. Standar Pelayanan Minimal F. Manajemen Risiko di Unit RM G. Latihan Assesmen Mandiri H. Penutup

BAB 6

BAB VI PENGELOLAAN MUTU PELAYANAN RMIK

A. PENDAHULUAN Mutu Pelayanan Kesehatan atau pemeliharaan Kesehatan diterima dan didefinisikan dalam banyak pengertian. Mutu pelayanan Kesehatan dapat semata mata dimaksudkan adalah dari aspek teknis medis yang hanya berhubungan langsung antara pelayanan medis dan pasien, atau mutu Kesehatan dari sudut pandang social dan system pelayanan Kesehatan secara keseluruhan, termasuk akibat-akibat manajemen administrasi, keuangan, peralatan dan tenaga Kesehatan lainnya. Kesehatan maupun pemilik institusi Kesehatan. Tujuan yang paling utama dalam pelayanan kesehatan adalah menghasilkan outcome yang menguntungkan bagi pasien, provider dan masyarakat. Pencapaian outcome yang diinginkan sangat tergantung dari mutu pelayanan kesehatan. Mutu pelayanan kesehatan adalah suatu langkah ke arah peningkatan pelayanan kesehatan baik untuk individu maupun untuk populasi sesuai denga keluaran yang diharapkan dan sesuai dengan pengetahuan profesional terkini. Tiga sumber data utama dii rumah sakit dan sarana pelayanan kesehatan yaitu: berkas administrasi, hasil pendataan pasien dan rekam medis pasien. Dengan manajemen informasi kesehata, ketiga sumber data utama tersebut dapat diintgrasikan dalam suatu sistem yang mudah diakses untuk dievaluasi dan dianalisis bagi kepentingan perencanaan dan perbaikan mutu informasi kesehatan serta pelayanan kesehatan pada umumnya Modul ini akan menjelaskan tentang konsep-konsep mutu secara umum, konsep mutu pelayanan kesehatan, ruang lingkup mutu pelayanan kesehatan, serta dimensi mutu pelayanan kesehatan. Pada modul ini juga akan dibahas mengenai Konsep Akreditasi Nasional dan Internasional, Standar Pelayanan Minimal, Quality Assurance, Manjemen Resiko, PDCA, Metode Sebab Akibat/Tulang Ikan ( Fishbone), Kualitas Rekam Medis. Setelah mempelajari modul ini, diharapkan mahasiswa dapat: Mampu mengimplementasikan konsep dasar Manajemen Mutu RMIK di berbagai fasilitas pelayanan kesehatan. Akreditasi fasilitas Kesehatan

57

C. MEMAHAMI KONSEP MUTU PELAYANAN RMIK 1. Pemahaman mutu Beberapa definisi mengenai mutu : a. Mutu adalah gambaran total sifat dari suatu produk atau jasa pelayanan yang berhubungan dengan kemampuannya untuk memberikankebutuhan kepuasan (American Sosiety for Quality control ) b. Mutu adalah “ Fitness for use” atau kemampuan kecocokan penggunaan (J.M.Juran) c. Mutu adalah suatu proses pemenuhan kebutuhan dan harapan konsumen baik internal maupun eksternal. Mutu juga dapat diatrikan sebagai suatu proses perbaikan yang bertahap dan terus menerus.(Al Assaf.1998) Mutu pelayanan kesehatan, menurut pengguna pelayanan kesehatan akan tergantung dari sudut pandang pelakunya (Elizabeth, 2015) dilihat dari sisi: a. Pasien/ masyarakat mutu adalah rasa empati, menghargai dan anggap sesuai dengan kebutuhan dan ramah b. Petugas kesehatan mutu adalah bebas melakukan sesuatu secara profesional sesuai dengan ilmu pengetahuan, keterampilan dan peralatan yang memenuhi standar c. manajer/administrator adalah mendorong manager untuk mengatur staf dan pasien / masyarakat yang baik d. Yayasan atau pemilik adalah menuntut pemilik agar memiliki tenaga profesional yang bermutu dan cukup. 2. Konsep kepuasan pelanggan Mutu akan sangat tergantung kepada sudut pandang konsumen atau pelanggan, salah satu penentu apakah suatu produk itu bermutu adalah pelanggan. Suatu produk dapat dikatakan bermutu apabila produk tersebut dapat memuaskan pelanggannya. Kepuasan pelanggan merupakan: a. Respon atau tanggapan konsumen mengenai pemenuhan kebutuhan b. Perasaan pelanggan terhadap satu jenis pelayanan yang didapatkannya c. Sejauh mana anggapan kinerja prduk memenuhi harapan pembeli, sejauh mana anggapan kinerja produk memenuhi harapan pembeli d. Tingkat perasaan konsumen setelah membandingkan anatara apa yang dia terima dan harapannya 58

e. Perasaan senang atau kecewa seorang yang muncul setelah membandingkan kinerja(hasil) produk yang dipikirkan terhadap kinerja yang diharapkan. 3. Mutu pelayanan kesehatan Menurut pendapat beberapa ahli mutu pelayanan kesehatan memiliki pengertian sebagai berikut : a. Mutu pelayanan kesehatan adalah pelayanan kesehatan yang dapat memuaskan setiap jasa pemakai pelayanan kesehatan yang sesuai dengan tingkat kepuasan rata - rata penduduk serta penyelenggaraanya sesuai dengan standar dan kode etik profesi (Azwar dalam Purwoastuti, 2015) b. Mutu pelayanan kesehatan adalah memenuhi dan melebihi kebutuhan serta harapan pelanggan melalui peningatan yang berkelanjutan atas seluruh proses. Pelanggan meliputi pasien, keluarga dan lainnya yang datang untuk mendapatkan pelayanan dokter (Mary R. Zimmerman dalam Purwoastuti, 2015)(Arief Tarmansyah,7,2017)

4. Dimensi Mutu Pelayanan Kesehatan Dimensi mutu pelayanan Kesehatan yang dapat dirasakan oleh pelanggan: a. Bukti Langsung (tangibles) b. Kehandalan (reliability c. Daya Tanggap (responsiveness) yaitu keinginan para staf untuk membantu para pelanggan dan memberikan pel d. Jaminan (Assurance e. Empati Syarat pokok pelayanan kesehatan 1. Tersedia dan Berkesinambungan. 2. Dapat Diterima dengan Wajar 3. Mudah Dicapai 4. Mudah di Jangkau 5. Bermutu

59

D. MENGGUNAKAN INDIKATOR MUTU PELAYANAN KESEHATAN 1. Indikator Pelayanan Kesehatan

Gambar Indikator Pelayanan Kesehatan 2. Indikator Status Kesehatan : a. Prosentase bayi-bayi yang dilahirkan dengan berat badan pada waktu lahir paling sedikit 2500 g b. Prosentase anak berat badannya menurut umur dengan norma-norma tertentu c. Indikator-indikator perkembangan psikososial anak-anak d. Angka kematian bayi e. Angka kematian anak f. Angka kematian anak dibawah lima tahun g. Harapan hidup pada umur tertentu h. Angka kematian ibu i. Angka kematian menurut jenis penyakit tertentu j. Angka cacat tubuh k. Indikator-indikator patologi sosial dan mental, seperti angka-angka bunuh dirikecanduan obat, kejahatn, kenakalan remaja, minum minuman keras, merokok, kegemukan, penggunaan obat-obat terlarang. 60

3. Macam-macam standar Berdasarkan unsur-unsur yang terdapat pada pelayanan kesehatan serta peranan yang dimiliki oleh masing-masing unsur, maka standar dalam program menjaga mutu secara umum terbagi menjadi dua, yaitu: a. Smtandar Persyaratan Minimal Standar persyaratan Minimial adalah standar yang menunjuk pada keadaan minimal yang harus dipenuhi untuk dapat menjamin terselenggranya pelayanan kesehatan yang bermutu. Standar ini dibedakan atas 3 macam, yakni : b. Standar Masukan : Standar ini menetapkan persyaratan minimal unsur masukan yang diperlukan untuk dapat menyelenggarakan kesehatan yang bermutu, yaitu jenis, jumlah dan kualifikasi tenaga pelaksana (standar of personel), jenis dan jumlah, spesifikasi sarana (standar of facilities) serta jumlah dana / modal. pelaksana (standar of personel), jenis dan jumlah, spesifikasi sarana (standar of facilities) serta jumlah dana / modal. c. Standar lingkungan Standar ini menetapkan persyaratan minimal unsur lingkungan yang diperlukan untuk dapat menyelenggarakan kesehatan yang bermutu, yaitu ; garis -garis besar kebijakan, struktur organisasi serta sistem manajemen yang harus dipenuhioleh setiap pelakasana pelayanan kesehatan. Standar ini disebut juga dengan standar organisasi dan manajemen. d. Standar proses Standar ini menetapkan standar proses yang diperlukan untuk dapat menyelenggarakan kesehatan yang bermutu, yatiu tindakan medis, non medis pelayanan kesehatan. Standar ini dinamakan juga standar tindakan (standard of Conduct). Karena baik tidaknya mutu pelayanan sangat ditentukan oleh kesesuaian tindakan dengan standar proses, maka haruslah dapat dipuyakan semua tindakan yang dilakukan sesuai dengan standar proses yang telah ditetapkan. Standar Penampilan Minimal Standar Penampilan Minimal adalah standar yang menunjuk pada penampilan pelayanan kesehatan yang dapat diterima. Standar ini menunjuk pada unsur keluaran / standar luaran (output) atau juga populer dengan nama standard of performance. Untuk mengetahui apakah mutu pelayanan kesehatan yang diselenggarakan masih dalam

61

batas - batas yang wajar atau tidak, perlu ditetapkan standar keluaran)...(Arief Tarmansyah,11,2017) E. MEMANFAATKAN

INDIKATOR

MUTU

PELAYANAN

RMIK

UNTUK

MENINGKATKAN KUALITAS 1. Standar Akreditasi a. Standar Akreditasi Nasional Rumah Sakit Instrumen akreditasi snars edisi 1 Akreditasi Rumah Sakit merupakan proses kegiatan peningkatan mutu pelayanan yang dilakukan terus menerus oleh rumah sakit. Akreditasi merupakan pengakuan terhadap mutu pelayanan Rumah Sakit, setelah dilakukan penilaian bahwa Rumah Sakit telah memenuhi Standar Akreditasi. Pada bulan Agustus 2017, KARS telah memperkenalkan Standar Nasional Akreditasi Rumah Sakit edisi 1 (SNARS 1), yang diberlakukan mulai tahun 2018 →dengan diberlakukan SNARS 1 →Instrumen Akreditasi SNARS 1. Komisi Akreditasi Rumah Sakit (KARS) Standar akreditasi harus dilakukan improvement terus menerus dan untuk itu diperlukan suatu revisi dari standar yang sudah ada (lihat juga: SNARS Edisi 1 atau Instrumen Survei SNARS Edisi 1). Komisi Akreditasi Rumah Sakit (KARS) membentuk tim untuk melakukan improvement terus menerus dan menyusun standar survei terfokus dengan melibatkan para stake holder. Uji coba standar survei terfokus pada rumah sakit yang memiliki pelayanan tersebut. Maka diterbitkan Standar Nasional Akreditasi Rumah Sakit (SNARS) Edisi 1.1. Tujuan akreditasi 1) Untuk Surveior a) Sebagai acuan dalam melakukan telaah regulasi pada waktu survei b) Sebagai acuan dalam melakukan telaah dokumen bukti pelaksanaan kegiatan pada waktu survei c) Sebagai acuan dalam melakukan wawancara, observasi dan meminta staf rumah sakit melakukan simulasi. d) Sebagai panduan dalam memberikan skor dan nilai 62

2. Untuk Rumah Sakit. a)

Sebagai acuan dalam menyusun regulasi yang diwajibkan oleh akreditasi

b)

Sebagai acuan dalam melaksanakan kegiatan dan dokumentasinya

c)

Sebagai acuan dalam melatih staf terkait dengan standar dan elemen penilaian dalam SNARS 1

Instrumen Akreditasi SNARS I dapat digunakan sebagai: a) Pedoman bagi surveior untuk memberikan skor pada setiap elemen penilaian b) Pedoman bagi surveior untuk melakukan telaah regulasi dan dokumen pelaksanaan serta telusur (wawancara, observasi dan simulasi) c) Pedoman bagi rumah sakit dalam menerapkan standar akreditasi (SNARS 1) d) Pedoman bagi rumah sakit dalam menyusun regulasi dan menyiapkan dokumentasi Maksud dan tujuan Maksud dan tujuan dari suatu standar akan membantu menjelaskan makna sepenuhnya dari standar tersebut. Maksud dan tujuan akan mendeskripsikan tujuan dan rasionalisasi dari standar, memberikan penjelasan bagaimana standar tersebut selaras dengan program secara keseluruhan, menentukan parameter untuk Ketentuan-Ketentuannya, atau memberikan “gambaran tentang Ketentuan dan tujuan-tujuannya. Maksud dan tujuan juga berguna bagi RS untuk menyusun point-point yang harus ada di dalam regulasi rumah sakit Elemen Penilaian(EP) Setiap elemen penilaian dilengkapi dengan (R) atau (D), atau atau (O) atau (S), atau kombinasinya yang berarti sebagai berikut : R) = Regulasi, Regulasi adalah Dokumen pengaturan yang disusun oleh rumah sakit yang dapat berupa kebijakan, prosedur (SPO), pedoman, panduan, peraturan Direktur Rumah Sakit, keputusan Direktur rumah sakit dan atau program (D) = Dokumen, Dokumen adalah bukti proses kegiatan atau pelayanan yang dapat berbentuk berkas rekam medis, laporan dan atau notulen rapat dan atau hasil audit dan atau ijazah dan bukti dokumen pelaksanaan kegiatan lainnya. (O) = Observasi, 63

Observasi adalah bukti kegiatan yang didapatkan berdasarkan hasil penglihatan / observasi yang dilakukan oleh surveior. (S) = Simulasi, Simulasi adalah peragaaan kegiatan yang dilakukan oleh staf rumah sakit yang diminta oleh surveior. W = Wawancara, Wawancara adalah kegiatan tanya jawab yang dilakukan oleh surveior yang ditujukan kepada pemilik/representasi pemilik, direktur rumah sakit, pimpinan rumah sakit, Profesional Pemberi Asuhan (PPA), staf klinis, staf non klinis, pasien, keluarga, tenaga kontrak dan lain-lain. SKOR Pada kolom skor tertulis sebagai berikut : 10 : TL (Terpenuhi Lengkap) 5 : TS (Terpenuhi Sebagian) 0 : TT (Tidak Terpenuhi)

Pengelompokan snars edisi 1 I. Sasaran keselamatan pasien 1. Sasaran 1 : Mengidentifikasi pasien dengan benar 2. Sasaran 2 : Meningkatkan komunikasi yang efektif 3. Sasaran 3 : Meningkatkan keamanan obat-obatan yang harus diwaspadai (High Alert Medications) 4. Sasaran 4 : Memastikan lokasi pembedahan yang benar,prosedur yang benar, pembedahan pada pasien yang benar. 5. Sasaran 5 : Mengurangi risiko infeksi terkait pelayanan kesehatan 6. Sasaran 6

: Mengurangi risiko cedera pasien akibatTerjatuh

II. Standar pelayanan berfokus pasien 1. Akses ke Rumah Sakit dan Kontinuitas Pelayanan(ARK) 2. Hak Pasien dan Keluarga (HPK) 3. Asesmen Pasien (AP) 4. Pelayanan dan Asuhan Pasien (PAP) 64

5. PelayananAnestesidan Bedah(PAB) 6. Pelayanan Kefarmasian dan Penggunaan Obat (PKPO) 7. Manajemen Komunikasi dan Edukasi (MKE) III. Standar manajemen rumah sakit 1. Peningkatan Mutu dan Keselamatan Pasien (PMKP) 2. Pencegahan dan Pengendalian Infeksi (PPI) 3. Tata Kelola Rumah Sakit (TKRS) 4. Manajemen Fasilitas dan Keselamatan (MFK) 5. Kompetensi dan Kewenangan Staf (KKS) 6. Manajemen Informasi dan Rekam Medis (MIRM) IV. Program nasional 1. Menurunkan Angka Kematian Ibu dan Bayi 2. Menurukan Angka Kesakitan HIV/AIDS. 3. Menurukan Angka Kesakitan TB 4. Pengendalian Resistensi Anti Mikroba (PPRA) 5. Pelayanan Geriatri V. Integrasi Pendidikan Kesehatan Dalam Pelayanan Di Rumah Sakit (IPKP) Manajemen Informasi dan Rekam Medis ( MIRM ) Standar MIRM 1 Penyelenggaraan sistem informasi manajemen rumah sakit (SIM RS) harus mengacu peraturan perundang-undangan Dalam rangka keterbukaan kepada publik tersedia sistem pendaftaran rawat inap dan rawat jalan secara online Elemen Penilaian MIRM 1 1. Ada unit kerja yang mengelola SIM-RS.(R) 2. RS memiliki proses pendaftaran rawat jalan berbasis SIM-RS. (O,W) (lihat juga ARK.2) 3. RS memiliki proses pendaftaran rawat inap berbasis SIM-RS sehingga publik dapat mengetahui tempat / fasilitas yang masih tersedia.(O,W)(lihatjugaARK.2) 4. Sumber daya manusia dalam unit kerja SIM-RS memiliki terlatih.(D,W) 65

kompetensi dan sudah

Standar MIRM 1.1 Rumah sakit mengelola data dan informasi klinik serta manajerial. Elemen Penilaian MIRM1.1 1. Terdapat regulasi tentang pengelolaan data dan informasi.(R) 2. Data serta informasi klinik dan manajerial diintegrasikan sesuai dengan kebutuhan untuk mendukung pengambilan keputusan.(D,W) Standar MIRM 2 Rumah sakit merencanakan dan merancang proses manajemen informasi untuk memenuhi kebutuhan informasi internal maupun eksternal Elemen Penilaian MIRM 2 1. Proses perencanaan kebutuhan informasi melibatkan a) sampai dengan c) sesuai dengan maksud dan tujuan. (D,W) 2. Proses perencanaan kebutuhan informasi mengacu pada peraturan perundangundangan.(D,W) 3. Perencanaan disesuaikan dengan besar dan kompleksitas rumah sakit.(D,W) Standar MIRM 3 Para Profesional Pemberi Asuhan (PPA) dan para Kepala Bidang/divisi serta Kepala unit pelayanan berpartisipasi dalam memilih, mengintegrasikan, dan menggunakan teknologi manajemen informasi. Elemen Penilaian MIRM 3 1. Dalam membangun sistem informasi rumah sakit melibatkan Profesional Pemberi Asuhan (PPA).(D,W) 2. Dalam membangun sistem informasi rumah sakit melibatkan kepala bidang/divisi dan kepala unit pelayanan.(D,W) Standar MIRM 4 Sistem manajemen data dan informasi rumah sakit menyiapkan kumpulan serta menentukan data dan informasi yang secara rutin (reguler) dikumpulkan sesuai dengan kebutuhan profesional pemberi

asuhan (PPA), kepala bidang/divisi,kepala unit

pelayanan,serta badan/pihak lain di luar rumah sakit. ElemenPenilaian MIRM 4

66

1. Rumah sakit menyediakan kumpulan data a) s.d. c) sesuai dengan maksud dan tujuan yang harus tersedia untuk memenuhi kebutuhan pengguna, yaitu PPA, kepala bidang/divisi, dan kepala unit pelayanan.(D,W) 2. Rumah sakit memberikan data yang dibutuhkan oleh badan/pihak lain di luar rumah sakit sesuai dengan peraturan perundang-undangan (D,W) Standar MIRM 5 Data dianalisis diubah menjadi informasi untuk mendukung asuhan pasien, manajemen rumah sakit dan program manajemen mutu, serta pendidikan dan penelitian. Elemen Penilaian MIRM 5 1. Terdapat bukti bahwa data dianalisis diubah menjadi informasi mendukung asuhan pasien.(D,W) 2. Terdapat bukti bahwa data dianalisis diubah menjadi informasi mendukung manajemen rumah sakit.(D,W) 3. Terdapat bukti bahwa data dianalisis diubah menjadi informasin mendukung program manajemen mutu.(D,W) 4. Terdapat bukti bahwa data dianalisis diubah menjadi informasi mendukung pendidikan dan penelitian.(D,W) Standar MIRM 6 Penyampaian data dan informasi secara tepat waktu dalam format yang memenuhi harapan pengguna dan dengan frekuensi yang dikehendaki Elemen Penilaian MIRM 6 1. Data dan informasi disampaikan sesuai kebutuhan pengguna.(D,W) 2. Pengguna menerima data dan informasi dalam format yang sesuai dengan yang dibutuhkan. (D,W) 3. Pengguna menerima data dan informasi tepat waktu. (D,W) 4.

Staf pengolah data memiliki hak akses kedata dan informasi yang dibutuhkan sesuai dengan tanggungjawabnya.(W,S)

Standar MIRM 7 Rumah sakit mendukung asuhan pasien, pendidikan, serta riset dan manajemen melalui penyediaan informasi yang tepatwaktudarisumberdataterkini. ElemenPenilaian MIRM 7 67

1. Rumah sakit menyediakan fasilitas untuk mendapatkan informasi ilmiah terkini dan informasi lain secara tepat waktu untuk mendukung asuhan pasien.(D,O,W) 2. Rumah sakit menyediakan fasilitas untuk mendapatkan Informasi ilmiah terkini dan informasi lain secara tepat waktu untuk mendukung pendidikan klinik.(D,O,W) 3 3. Rumah sakit menyediakan fasilitas untuk mendapatkan informasi ilmiah terkini dan informasi lain secara tepat waktu untuk mendukung penelitian (D,O,W) 4. Rumah sakit menyediakan fasilitas internet untuk mendapatkan informasi ilmiah terkini dan informasi lain secara tepat waktu untuk mendukung manajemen (D,O,W) Standar MIRM 8 Rumah sakit menyelenggarakan pengelolaan rekam medis terkait asuhan pasien sesuai dengan peraturan perundangundangan. ElemenPenilaian MIRM 8 1. Terdapat unit kerja yang mengelola rekam medis yang memiliki regulasi dan program untuk mengelola rekam medis sesuai dengan peraturan perundangan-undangan. (R) 2. Organisasi pengelola rekam medis dipimpin tenaga rekam medis yang memiliki kompetensi dan kewenangan mengelola rekam medis sesuai dengan peraturan perundangan undangan.(D,W) 3. Tersedia tempat penyimpanan rekam medis yang menjamin keamanan dan kerahasiaan rekam medis. (D,O,W) Standar MIRM 9 Setiap pasien memiliki rekam medis yang formatnya selalu diperbaharui (terkini). Elemen Penilaian MIRM 9 1. Terdapat regulasi yang menetapkan tenaga kesehatan yang mempunyai hak akses pada berkas rekam medis.(R) 2. Berkas rekam medis tersedia bagi semua profesional pemberi asuhan (PPA) sesuai dengan regulasi rumah sakit. (D,O) 3. Terdapat bukti bahwa form rekam medis dievaluasi dan diperbaharui (terkini) sesuai dengan kebutuhan dan secara periodik.(D,O,W) 4. Rekam medis pasien terisi dengan lengkap dan dengan tulisan yang dapat dibaca.(D,O) Standar MIRM 10 Rumah sakit mempunyai regulasi tentang retensi rekam medis 68

Elemen Penilaian MIRM 10 1. Terdapat regulasi tentang jangka waktu penyimpanan berkas rekam medis pasien, serta data dan informasi lainnya terkait dengan pasien.(R) 2. Dalam rentang waktu penyimpanan berkas rekam medis, rumah sakit menjamin keamanan dan kerahasiaan rekam medis.(O,W) 3. Dokumen, serta data dan informasi dalam bentuk berkas dimusnahkan setelah melampaui periode waktu penyimpanan sesuai dengan peraturan perundangundangan.(D,W) Standar MIRM 11 Berkas rekam medis dilindungi dari kehilangan, kerusakan, gangguan,serta akses dan penggunaan yang tidak berhak. Elemen Penilaian MIRM 11 1. Terdapat regulasi yang ditetapkan untuk mencegah akses penggunaan rekam medis bentuk kertas dan atau elektronik tanpa izin.(R) 2. Rekam medis dalam bentuk kertas dan atau elektronik dilindungi dari kehilangan dan kerusakan.(O,W) 3. Rekam medis dalam bentuk kertas dan atau elektronik dilindungi dari gangguan dan akses serta penggunaan yang tidak sah. (D,S,W) 4. Ruang dan tempat penyimpanan berkas rekam medis menjamin perlindungan terhadap akses dari yang tidak berhak.(O,W) Standar MIRM 12 Rumah

sakit

menetapkan

standar

kode

diagnosis,

kode

prosedur/

tindakan,

simbol,singkatan,dan artinya. Elemen Penilaian MIRM12 1. Terdapat regulasi standardisasi kode diagnosis, kode prosedur/tindakan, definisi, simbol yang digunakan dan yang tidak boleh digunakan, singkatan yang digunakan dan yang tidak boleh digunakan, serta dimonitor pelaksanaannya.(R) 2. Ketentuan tersebut dilaksanakan dan dievaluasi.(D,W) Standar MIRM 13 Rumah sakit menyediakan rekam medis untuk setiap pasien Elemen Penilaian MIRM 13 69

1. Terdapat regulasi bahwa setiap pasien memiliki rekam medis dengan satu nomor rekam medis sesuai dengan sistem penomoran unit, pengaturan urutan berkasrekam medis, baik untuk rawat jalan, rawat inap, gawat darurat, dan pemeriksaan penunjang.(R) 2. Rekam medis pasien digunakan untuk mencatat hasil asesmen, rencana asuhan, dan perkembangan kondisi pasien.(D,O) 3. Ada bukti rekam medis pasien menggunakan satu unit penomoran rekam medis untuk setiap pasien.(D,W,O) 4. Rekam medis pasien tersedia untuk rawat jalan, rawap inap, gawat darurat,dan pemeriksaan penunjang.(D,O) 5. Berkas rekam medis pasien tersusun sesuai regulasi. (D,O) Standar MIRM 13.1 Rekam medis pasien memuat informasi yang memadai untuk mengidentifikasi pasien, mendukung diagnosis, justifikasi pengobatan, dokumen pemeriksaan dan hasil pengobatan, serta meningkatkan kesinambungan asuhan di antara profesional pemberi asuhan (PPA) termasuk manajer pelayanan pasien (MPP). Elemen Penilaian MIRM 13.1 1. Ada regulasi tentang isi spesifik dari berkas rekam medis pasien yang ditentukan oleh rumah sakit untuk kesinambungan asuhan oleh PPA.(R) 2. Rekam medis berisi informasi yang memadai untuk mengidentifikasi pasien.(D,O) 3. Rekam medis berisi informasi yang memadai untuk mendukung diagnosis.(D,O) 4. Rekam medis berisi informasi yang memadai untuk memberi justifikasi asuhan dan pengobatan.(D,O) 5. Rekam medis berisi informasi yang memadai untuk mendokumentasikan pemberian dan hasil pengobatan.(D,O) 6. Aktivitas manajer pelayanan pasien (MPP) dicatat dalam rekam medis.(D,O,W) Standar MIRM 13.1.1 Rekam medis setiap pasien gawat darurat memuat jam kedatangan, ringkasan kondisi pasien saat keluar dari gawat darurat, dan instruksi tindak lanjut asuhan. Elemen Penilaian MIRM 13.1.2 Regulasi rumah sakit mengidentifikasi mereka yang berhak untuk mengisi rekam medis pasien serta menentukan isi rekam medis dan format rekam medis. 70

Elemen Penilaian MIRM13.2 1. Terdapat regulasi yang menetapkan individu yang berwenang mengisi rekam medis dan memahami cara melakukankoreksi.(R) 2. Terdapat bukti yang mengisi RM hanya individu yang mendapat otoritas untuk mengisi rekam medis.(D.W) 3. Terdapat bukti individu yang berwenang mengisi rekam medis dan memahami cara melakukan koreksi.(W,O) Elemen Penilaian MIRM 13.3 Setiap profesional pemberi asuhan (PPA) yang mengisi rekam medis menulis identitas setelah pencatatan dibuat. ElemenPenilaianMIRM13.3 1. Pada setiap pengisian rekam medis dapat diidentifikasi dengan jelas PPA yang mengisi.(D,O) 2. Tanggal dan jam pengisian rekam medis dapat diidentifikasi. (D,O) Elemen Penilaian MIRM 13.4 Dalam upaya perbaikan kinerja, rumah sakit secara teratur melakukan evaluasi atau review rekam medis. ElemenPenilaianMIRM13.4 1. Rumah sakit menetapkan individu atau tim yang melakukan review rekam medis secara berkala.(R) 2. Rekam medis pasien di-review secara berkala.(D,W) 3. Review menggunakan sampel yang mewakili.(D,W) 4. Fokus review adalah pada ketepatan waktu, keterbacaan, dan kelengkapan rekam medis.(D,W) 5. Proses review termasuk isi rekam medis harus sesuai dengan peraturan dan perundangundangan.(D,W) 6. Proses review termasuk rekam medis pasien yang masih dirawat dan pasien yang sudah pulang.(D,W) 7. hasil review dilaporkan secara berkala kepada direktur rumah sakit.(d,w) Standar MIRM 14 Kerahasiaan dan privasi informasi dijaga. 71

Elemen Penilaian MIRM14 1. Terdapat regulasi mengenai privasi dan kerahasiaan informasi terkait data pasien dan hak akses terhadap isi rekam medis berdasar atas peraturan perundang undangan.(R) 2. Terdapat bukti regulasi dilaksanakan.(D,W) 3. Kepatuhan pelaksanaan regulasi dimonitor.(D,W) Standar MIRM 15 Ringkasan pasien pulang (discharge summary)dibuat untuk semua pasien rawat inap. Elemen Penilaian MIRM 15 1. Ringkasan pulang memuat riwayat kesehatan, pemeriksaan fisis, dan pemeriksaan diagnostik.(D,W) 2. Ringkasan pulang memuat indikasi pasien dirawat inap, diagnosis, dan komorbiditas lain.(D,W) 3. Ringkasan pulang memuat prosedur terapi dan tindakan yang telah dikerjakan.(D,W) 4. Ringkasan pulang memuat obat yang diberikan, termasuk obat setelah pasien keluar rumah sakit.(D,W) 5. Ringkasan pulang memuat kondisi kesehatan pasien (status present) saat akan pulang rumah sakit. (D,W) 6. Ringkasan pulang memuat instruksi tindak lanjut, serta dijelaskan dan ditandatangani oleh pasien dan keluarga.(D,W) Akreditasi Snars 1 adalah wajib dilakukan oleh semua rumah sakit di Indonesia untuk mendapat pengakuan sebagai rumah sakit yang terakreditasi yang dapat memberikan pelayanan yang bermutu. b. Akreditasi Joint Commission International (JCI) Pengakuan mutu pelayanan rs Joint Commission International (JCI) Akreditasi Rumah Sakit • Persyaratan untuk disurvei • Mempunyai ijin operasional • Bersedia dan siap

bertanggung jawab meningkatkan kualitas rawatan

layanannya. Maksud dan Tujuan survei akreditasi

72

dan

• Menilai sejauh mana rumah sakit memenuhi standar dan pernyataan tujuan standar JCI • Survei evaluasi rumah sakit berdasarkan : 1. Wawancara dengan staf dan pasien dan informasi lesan lainnya. 2. Pengamatan setempat oleh pelaku survei mengenai proses perawatan pasien. 3. Kebijakan, prosedur, pedoman praktik klinik dan dokumen lain yang disediakan rumah sakit. 4. Hasil penilaian diri sebagai bagian dari proses akreditasi Ruang lingkup survei akreditasi • Seluruh

fungsi

rumah

sakit

yang

terkait

dengan

standar

dan seluruh

penatalaksanaan perawatan pasien. • Standar yang berlaku dipilih JCI dari buku pedoman ini didasarkan pada lingkup layanan yang tersedia dirumah sakit yang mendaftar untuk disurvei.

Bagian 1 Standar-standar yang berfokus pada pasien. Sasaran Internasional Keselamatan Pasien (SIKP) 1. Tujuan SIKP adalah : menggiatkan perbaikan-perbaikan tertentu dalam soal keselamatan pasien. 2. Sasaran Sasaran 1 mengidentifikasi pasien dengan benar. • Rumah sakit menyusun pendekatan untuk memperbaiki ketepatan identifikasi pasien. • Maksud dan tujuan 1. Keliru mengidentifikasi di semua aspek diagnosis dan pengobatan. 2. Dalam keadaan pasien masih dibius, mengalami disorientasi atau belum sepenuhnya sadar, mungkin pindah tempat tidur, pindah kamar, pindah lokasi dalam rumah sakit, Elemen Penilaian SIKP-1 1. Pasien diidentifikasi dengan menggunakan dua pengidentifikasian pasien, tidak termasuk penggunaan nomor kamar pasien atau lokasi 2. Pasien diidentifikasi sebelum pemberian obat, darah atau produk darah. 73

3. Pasien diidentifikasi sebelum mengambil darah dan spesimen lainnya untuk uji klinis. 4. Pasien diidentifikasi sebelum diberikan perawatan dan prosedur 5. Kebijakan dan prosedur mengupayakan tercapainya konsistensi dalan segala situasi dan lokasi. Sasaran 2 : Meningkatkan komunikasi yang efektif • Standar SIKP-2 Rumah sakit menyusun pendekatan agar komunikasi diantara petugas pemberi perawatan semakin efektif Elemen Penilaian SIKP-2 1. Perintah lengkap, lisan dan via telepon, atau hasil tes dicatat si penerima 2. Perintah lengkap, lisan dan via telepon, atau hasil tes dibaca ulang si penerima 3. Perintah dan hasil tes dikonfirmasikan oleh individu si pemberi perintah atau hasil tes 4. Kebijakan dan prosedur disusun agar verifikasi tepat tidaknya komunikasi lesan dan via telepon dijalankan secara konsisten. Sasaran 3, Meningkatkan keamanan obat-obatan yang harus diwaspadai Rumah sakit mengembangkan pendekatan untuk memperbaiki keamanan obat-obatan yang harus diwaspadai.. Elemen Penilaian SIKP-3 a. Kebijakan dan/atau prosedur disusun untuk mengatasi masalah identifikasi, lokasi, pemberian label, dan penyimpanan obat yang patut diwaspadai. b. Kebijakan dan/atau prosedur ini diterapkan Elektrolit konsentrat tidak boleh ada di unit perawatan pasien kecuali jika secara klinis diperlukan dan tindakan diambil untuk mencegah pemberian tidak sengaja di wilayah yang diijinkan oleh aturan kebijakannya. Elektrolit konsentrat yang disimpan di unit perawatan pasien diberi label jelas dan disimpan sedemikian rupa hingga tidak mudah diakses. Sasaran 4 : Memastikan lokasi Pembedahan yang benar, prosedur yang benar, pembedaan pada pasien yang benar

74

Rumah sakit menyusun pendekatan untuk memastikan lokasi pembedahan yang benar, prosedur yang benar, pembedahan pada pasien yang benar. Elemen yang diperlukan 1. Rumah sakit menggunakan tanda yang langsung dikenali untuk mengidentifikasi lokasi pembedahan dan melibatkan pasien dalam proses pemberian tanda. 2. Rumah sakit menggunakan daftar atau proses lain sebelum operasi untuk mengverifikasi apakah lokasinya, prosedur dan pasien sudah benar dan bahwa seluruh

dokumen dan peralatan

yang

dibutuhkan

sudah

ada, tepat

dan

fungsional. 3. Tim bedah lengkap melakukan dan mendokumentasi prosedur jeda sesaat sebelum memulai prosedur pembedahan. 4. Kebijakan dan prosedur disusun

sedemikian sehingga semua proses seragam

sehingga dapat dipastikan lokasi benar, prosedur benar, dan pasien juga benar, termasuk prosedur medis dan gigi yang dilakukan tidak di ruang operasi . Sasaran 5 , Mengurangi Risiko infeksi Akibat Perawatan Kesehatan Rumah

sakit

menyusun pendekatan untuk

mengurangi

risiko

infeksi

akibat

perawatan kesehatan Elemen Penilaian 1. Rumah sakit telah mengadopsi atau mengadaptasi panduan kebersihan tangan yang baru diterbitkan dan umumnya diterima. 2. Rumah sakit mengimplementasikan program kebersihan tangan yang efektif 3. Kebijakan dan/atau prosedur yang dikembangkan yang mendukung secara terus menerus pengurangan infeksi terkait dengan perawatan kesehatan. Sasaran 6 , mengurangi Risiko cedera pada pasien akibat terjatuh Rumah Sakit menyusun cara pendekatan untuk mengurangi risiko cedera yang menimpa pasien akibat jatuh.. Elemen Penilaian 1. Rumah sakit menerapkan proses dilakukan penilaian awal pasien akan risikonya terjatuh dan dilakukannya penilaian ulang pada pasien bila, antara lain , terlihat adanya perubahan kondisi atau obat – obatan

75

2. Dilakukan upaya-upaya untuk mengurangi risiko jatuh bagi mereka yang dinilai berisiko. 3. Usaha-usaha

itu

dipantau

untuk

dilihat keberhasilannya

dalam

upaya

mengurangi cedera akibat jatuh dan konsekuensi lain yang tidak diperhitungkan sebelumnya. 4. Kebijakan dan/atau prosedur mengarah pada pengurangan secara kontinyu risiko pasien cedera akibat jatuh di rumah sakit. Manajemen Informasi (MOI) Standar MOI.1 Rumah sakit merencanakan dan merancang proses-proses manajemen informasi untuk memenuhi kebutuhan informasi internal dan eksternal. Elemen Penilaian MOI.1 1. Kebutuhan informasi bagi mereka yang menyediakan layanan klinis dipertimbangkan dalam proses perencanaan. 2. Kebutuhan informasi bagi mereka yang mengelola rumah sakit dipertimbangkan dalam proses perencanaan. 3. Kebutuhan dan persyaratan informasi bagi individu dan badan-badan di luar rumah sakit dipertimbangkan dalam proses perencanaan. Perencanaan didasarkan pada ukuran dan kompleksitas rumah sakit. Standar MOI.2 Privasi, kerahasiaan, dan keamanan informasi – termasuk integritas data – harus dijaga Elemen Penilaian MOI.2 1. Rumah sakit memiliki proses tertulis yang melindungi kerahasiaan, keamanan, serta integritas data dan informasi 2. Proses ini didasarkan pada dan sesuai dengan peraturan dan undang-undang. 3. Proses ini mengidentifikasi tingkat kerahasiaan yang dijaga untuk kategori-kategori data dan informasi yang berbeda. 4. Pihak yang membutuhkan atau memiliki jabatan yang memiliki akses terhadap masing-masing kategori data diidentifikasi. 5. Kepatuhan terhadap proses ini dipantau, dan diambil tindakan ketika terjadi pelanggaran kerahasiaan, keamanan atau integritas data. 76

Standar MOI.3 Rumah sakit menentukan lama penyimpanan rekam medis, data, dan informasi Elemen Penilaian MOI.3 1. Rumah sakit menentukan lama penyimpanan rekam medis pasien serta data dan informasi lainnya. 2. Proses penyimpanan memberikan kerahasiaan dan keamanan yang diharapkan 3. Rekam medis, data, dan informasi dimusnahkan dengan cara yang tidak mengganggu kerahasiaan dan keamanan. Standar MOI.4 Rumah sakit menggunakan kode diagnosis dan kode prosedur yang terstandardisasi serta memastikan standardisasi penggunaan simbol dan singkatan baku yang ditetapkan di seluruh rumah sakit. Elemen Penilaian MOI.4 1. Rumah sakit menggunakan kode diagnosis dan kode prosedur terstandardisasi. 2. Rumah sakit menerapkan penggunaan simbol baku yang seragam; dan simbol yang tidak boleh digunakan harus diidentifikasi. 3. Jika rumah sakit mengizinkan penggunaan singkatan, rumah sakit menerapkan penggunaan singkatan baku yang seragam dan setiap singkatan hanya boleh memiliki 1 makna/arti. 4. Jika rumah sakit mengizinkan penggunaan singkatan, rumah sakit menyusun dan/atau memberlakukan suatu Daftar Singkatan Yang Tidak Boleh Digunakan. 5. Singkatan tidak digunakan dalam dokumen persetujuan tindakan, dokumen hak-hak pasien, instruksi pemulangan, resume pasien pulang, dan dokumen lain terkait perawatan pasien yang mungkin diterima oleh pasien dan keluarganya dari rumah sakit. 6. Penggunaan kode, simbol, dan singkatan yang seragam di dalam rumah sakit dipantau dan diambil tindakan untuk memperbaiki proses ini ketika diperlukan. Standar MOI.5 Kebutuhan data dan informasi dari pihak dalam dan luar rumah sakit dipenuhi secara tepat waktu dalam format yang memenuhi harapan pengguna dan dengan frekuensi yang diinginkan. 77

Elemen Penilaian MOI.5 1. Penyebarluasan data dan informasi memenuhi kebutuhan pengguna. 2. Para pengguna menerima data dan informasi tepat pada waktunya. 3. Para pengguna menerima data dan informasi dalam format yang membantu penggunaannya. 4. Staf memiliki akses ke data dan informasi yang dibutuhkan untuk menjalankan tanggung jawab pekerjaan mereka. Standar MOI.6 Rekam medis dan informasi lain terlindung dari risiko hilang, rusak, manipulasi, serta akses dan penggunaan oleh pihak yang tidak berwenang Elemen Penilaian MOI.6 1. Rekam medis dan informasi terlindung dari kehilangan. 2. Rekam medis dan informasi terlindung dari kerusakan dan perusakan. 3. Rekam medis dan informasi terlindung dari manipulasi serta akses dan penggunaan oleh pihak yang tidak berwenang. Standar MOI.7 Para pengambil keputusan dan anggota staf lainnya diberikan edukasi dan dilatih mengenai prinsip manajemen dan penggunaan informasi. Elemen Penilaian MOI.7 1. Para pengambil keputusan dan lainnya diberikan edukasi mengenai prinsip manajemen dan penggunaan informasi. 2. Edukasi tersebut disesuaikan dengan kebutuhan data dan informasi individu serta tanggung jawab pekerjaan. 3. Data dan informasi klinis dan manajerial diintegrasikan sesuai kebutuhan untuk mendukung pengambilan keputusan. Standar MOI.8 Dokumen tertulis, termasuk kebijakan, prosedur, dan program dikelola secara konsisten dan seragam Elemen Penilaian MOI.8

78

1. Terdapat dokumen pedoman tertulis yang menjelaskan persyaratan untuk menyusun dan memelihara kebijakan, prosedur, dan program yang mencakup setidaknya butir a) sampai dengan h) dalam maksud dan tujuan. 2. Terdapat format yang terstandarisasi untuk semua dokumen sejenis; sebagai contoh, semua kebijakan. 3. Semua kebijakan, prosedur, dan dokumen tertulis lainnya yang beredar diidentifikasi dan ditelusuri. 4. Persyaratan dokumen pedoman diterapkan dan terlihat dalam kebijakan, prosedur, dan program yang ada di seluruh bagian rumah sakit. Standar MOI.8.1 Kebijakan, prosedur, perencanaan, dan dokumen lain yang memandu proses dan praktik klinis dan nonklinis diterapkan sepenuhnya secara konsisten dan seragam Elemen Penilaian MOI.8.1 1. Kebijakan, prosedur, dan perencanaan yang disyaratkan tersedia; dan staf mengerti cara mengakses dokumen-dokumen yang relevan dengan tanggung jawabnya. 2. Staf telah dilatih dan memahami dokumen yang relevan dengan tanggung jawabnya. 3. Persyaratan dalam kebijakan, prosedur, dan perencanaan diterapkan sepenuhnya dan terlihat dalam tindakan masing-masing staf. 4. Penerapan kebijakan, prosedur, dan perencanaan dipantau, dan informasi yang ada mendukung penerapan secara penuh. Standar MOI.9 Rumah sakit memprakarsai dan mempertahankan rekam medis yang terstandarisasi untuk setiap pasien yang dikaji atau ditangani, serta menetapkan isi, format, dan lokasi penulisan dalam rekam medis. Elemen Penilaian MOI.9 1. Rekam medis disusun untuk tiap pasien yang dikaji atau ditata laksana oleh rumah sakit. 2. Rekam medis pasien dijaga dengan menggunakan cara identifikasi yang unik bagi pasien atau dengan metode efektif lainnya. 3. Isi, format, dan lokasi penulisan yang spesifik dalam rekam medis pasien terstandarisasi dan telah ditentukan oleh rumah sakit 79

Standar MOI.9.1 Rekam medis berisi informasi yang memadai untuk mengidentifikasi pasien (lihat juga IPSG.1), menunjang diagnosis, memberikan justifikasi untuk tata laksana yang diberikan, serta untuk mendokumentasikan rangkaian dan hasil tata laksana Elemen Penilaian MOI.9.1 1. Rekam medis pasien mengandung informasi yang memadai untuk mengidentifikasi pasien. 2. Rekam medis pasien mengandung informasi yang memadai untuk menunjang diagnosis 3. Rekam medis pasien mengandung informasi yang memadai untuk memberikan justifikasi perawatan dan tata laksana. Rekam medis pasien mengandung informasi yang memadai untuk mendokumentasikan rangkaian dan hasil tata laksana. Standar MOI.10 Rekam medis pasien yang menerima perawatan kegawatdaruratan mencakup waktu datang dan keluar, kesimpulan saat penghentian tata laksana, kondisi pasien saat pulang, dan instruksi perawatan tindak lanjut. Elemen Penilaian MOI.10.1.1 1. Rekam medis pasien gawat darurat mencantumkan waktu datang dan waktu keluar. 2. Rekam medis pasien gawat darurat yang dipulangkan mencantumkan kesimpulan pada saat penghentian tata laksana. 3. Rekam medis pasien gawat darurat yang dipulangkan mencantumkan kondisi pasien saat pulang. Standar MOI.11 Rumah sakit mengidentifikasi pihak-pihak yang berwenang menulis di dalam rekam medis pasien Elemen Penilaian MOI.11 1. Pihak yang berwenang menulis catatan dalam rekam medis pasien diidentifikasi dalam kebijakan rumah sakit. 2. Terdapat proses untuk memastikan hanya individu yang berwenang yang menulis catatan dalam rekam medis pasien.

80

3. Terdapat proses yang mengatur bagaimana tulisan dalam rekam medis pasien dikoreksi atau ditimpa. 4. Pihak yang berwenang mengakses rekam medis pasien diidentifikasi dalam kebijakan rumah sakit. 5. Terdapat proses untuk memastikan hanya individu berwenang yang memiliki akses ke rekam medis pasien. Standar MOI.11.1 Setiap catatan (entry) pada rekam medis pasien mencantumkan identitas penulis dan kapan catatan tersebut ditulis di dalam rekam medis. Elemen Penilaian MOI.11.1 1. Orang yang menulis dapat diidentifikasi untuk setiap catatan dalam rekam medis pasien. 2. Tanggal penulisan setiap catatan dalam rekam medis pasien dapat diidentifikasi 3. Waktu penulisan setiap catatan dalam rekam medis pasien dapat diidentifikasi Standar MOI.12 Sebagai bagian dari kegiatan pemantauan dan peningkatan kinerja, rumah sakit secara rutin mengkaji isi dan kelengkapan rekam medis pasien. Elemen Penilaian MOI.12 1. Sampel representatif rekam medis aktif dan rekam medis pasien yang telah pulang dari pasien rawat inap maupun rawat jalan ditinjau setidaknya setiap tiga bulan atau lebih sering sebagaimana ditetapkan dalam peraturan dan undang-undang. 2. Peninjauan dilakukan oleh dokter, perawat, dan petugas lain yang berwenang untuk menulis di dalam rekam medis pasien ataupun mengelola rekam medis pasien. 3. Peninjauan difokuskan pada ketepatan waktu, keterbacaan, dan kelengkapan rekam medis 4. Isi rekam medis yang disyaratkan dalam peraturan dan undang-undang tercakup dalam proses peninjauan. 5. Hasil proses peninjauan dimasukkan ke dalam mekanisme pengawasan mutu organisasi Standar MOI.13

81

Sistem teknologi informasi kesehatan dikaji dan diuji sebelum diterapkan di dalam rumah sakit dan dievaluasi dalam hal mutu dan keselamatan pasien setelah diterapkan Elemen Penilaian MOI.13 1. Pemangku kepentingan (stakeholder) teknologi informasiberpartisipasi

dalam

pemilihan, implementasi, dan evaluasi dari teknologi informasi. 2. Sistem teknologi informasi kesehatan dinilai dan diuji sebelum penerapan 3. Sistem teknologi informasi kesehatan dievaluasi setelah implementasi, dalam hal penggunaan, efektivitas, dan keselamatan pasien Standar MOI.14 Rumah sakit mengembangkan, memelihara, dan menguji program untuk mengatasi masa henti (downtime) dari sistem data, baik yang terencana maupun yang tidak terencana Elemen Penilaian MOI.14 1. Rumah sakit mengembangkan, memelihara, dan menguji suatu program untuk mengatasi waktu henti sistem data, baik yang terencana ataupun tidak terencana, setidaknya setiap setahun sekali. 2. Rumah sakit mengidentifikasi kemungkinan dampak dari waktu henti sistem data, yang terencana maupun tidak terencana, terhadap seluruh aspek dari perawatan dan pelayanan. (Lihat juga FMS.6, EP 2) 3. Program ini meliputi strategi berkesinambungan untuk pemberian dari perawatan pasien dan pelayanan yang aman dan bermutu tinggi, selama waktu henti sistem data baik yang terencana ataupun yang tidak terencana. (Lihat juga FMS.6, EP 2). 4. Rumah sakit mengidentifikasi dan menerapkan taktik pemulihan dan pencadangan data berkelanjutan selama waktu henti, untuk memulihkan dan menjaga data serta memastikan integritas data. 5. Staf dilatih mengenai strategi dan taktik yang digunakan ketika terjadi waktu henti sistem data, baik yang terencana maupun yang tidak terencana. Akreditasi JCI standart internasional tidak lah wajib bagi seluruh rumah sakit, hanya rumah sakit yang menginginkan pengakuan mutu pelayanan secara internasional saja seperti rumah sakit type C.

82

F. STANDAR PELAYANAN MINIMAL Keputusan Menteri Kesehatan Ri Nomor: 129/MenKes/SK/II/2008 1. Pengertian dan Manfaat Pengertian a. Standar Pelayanan Minimal (SPM) adalah ketentuan tentang jenis dan mutu pelayanan dasar yang berhak diperoleh setiap warga negara secara minimal (PP No. 65 / 2008) b. SPM adalah spesifikasi teknis tentang tolok ukur layanan minimum yang diberikan oleh BLU kepada masyarakat (PP No. 23 / 2005) c. Penerapan SPM oleh Pemerintah Daerah merupakan bagian dari penyelenggaraan Pelayanan Dasar Nasional (PP No. 65 / 2005) d. SPM bersifat sederhana, konkrit, mudah diukur, terbuka, terjangkau dan dapat dipertanggung jawabkan serta mempunyai batas waktu pencapaian (PP No.65 / 2005) Tujuan SPM Menyamakan pemahanan tentang definisi operasional, indikator kinerja, ukuran atau satuan, rujukan, target nasional untuk tahun 2007 sd 2012, cara perhitungan/rumus/ pembilang dan penyebut/standar/satuan pencapaian kinerja dan sumber data Manfaat SPM-RS a. Upaya menjamin kualitas pelayanan Kesehatan di RS. b. Menjamin keamanan pasien c. Pengendalian biaya berobat d. Menjamin kemudahan mendapatkan pelayanan. e. Persyaratan administratif suatu RS untuk menjadi BLUD. f. Sebagai tolak ukur kinerja pelayanan kesehatan yang diselenggarakan daerah. 2. Jenis Pelayanan SPM-RS a. Pelayanan Gawat Darurat b. Pelayanan Rawat Jalan c. Pelayanan Rawat Inap d. Pelayanan Bedah e. Pelayanan Persalinan dan Perinatologi f. Pelayanan Intensif g. Pelayanan Radiologi h. Pelayanan Lab. Patologi Klinik 83

i. Pelayanan Rehab Medik j. Pelayanan Farmasi k. Pelayanan Pengendalian Infeksi l. Pelayanan Gizi m. Pelayanan Transfusi Darah n. Pelayanan Keluarga Miskin o. Pelayanan Rekam Medis p. Pengelolaan Limbah q. Pelayanan Administrasi Manajemen r. Pelayanan Ambulans / Kereta Jenazah s. Pelayanan Pemulasaraan Jenazah t. Pelayanan Laundry u. Pelayanan Pemeliharaan Sarana RS 3. SPM Setiap Jenis Pelayanan, Indikator dan Standar No 1

Jenis Pelayanan Gawat Darurat

Indikator 1. Kemampuan mengenai life saving anak dan dewasa 2. Jam Buka Pelayana Gawat Darurat 1. Dokter Pemberi Pelayanan di Poliklinik Spesialis 2. JamBuka Pelayanan

2

Rawat Jalan

3

Rawat Inap

1. Pemberi Pelayanan di Rawat Inap 2. Dokter penanggung jawab pasien rawat inap 3. Ketersediaan Pelayanan Rawat Inap

4

Rekam medik

1. Kelengkapan pengisian rekam medik 24 jam setelah selesai pelayanan 2. Kelengkapan Informed Concent setelah mendapatkan informasi yang jelas 3. Waktu menyediakan dokumen rekam medik pelayanan rawat jalan 84

Standar 1. 100 % 2. 24 Jam 1. 100 % Dokter Spesialis 2. 08.00-13.00 setiap hari kecuali Jum’at 08.0011.00 1.a. Dr. Spesialis b. Perawat minimal D3 2. 100 % 3. a. Anak b. Peny. Dalam c. Kebidanan d. Bedah 1. 100 % 2. 100 % 3. ≤ 10 menit 4. ≤ 15 Menit

4. Waktu penyediaan dokumen rekam medik pelayanan rawat inap

4. Quality Assurance / Jaga Mutu a. Pengertian quality assurance Beberapa definisi Quality Assurance (Wijono D, 1999), disampaikan sebagai berikut: Dr. Avedis Donabedian sebagai seorang ahli Quality Assurance (QA) dalam pelayanan kesehatan, memberikan beberapa definisi QA dari aspek proses pelayanan kesehatan, yaitu: a. Menjaga mutu termasuk kegiatan-kegiatan yang secara periodik atau kontinue menggambarkan keadaan dimana pelayanan disediakan. Pelayanannya sendiri dimonitor dan hasil pelayanannya diikuti (jejaknya). Dengan demikian kekurangankekurangan dapat dicatat, sebab-sebab dari kekurangan-kekurangan itu ditemukan, dan dibuatkan koreksi yang diperlukan. Menghasilkan perbaikan kesehatan dan kesejahteraan. QA dalam hal ini adalah proses siklus. b. QA diartikan sebagai semua penataan-penataan dan kegiatan-kegiatan yang dimaksudkan untuk menjaga keselamatan, memelihara, dan meningkatakan mutu pelayanan”. c. “ Suatu program berlanjut yang disusun secara objektif dan sistematik memantau dan menilai mutu dan kewajaran asuhan terhadap pasien , menggunakan peluang untuk meningkatkan

asuhan pasien dan memecahkan masalah-masalah

yang

terungkap “…(Dewi Lena S,44,2017) b. Proses quality assurance 4 (empat) langkah dalam Quality Assurance, Penyusunan standard cost yaitu: 1) Penyusunan standar: penetapan standaar-standar biaya yang diperlukan (cost quality), performance quality, safety quality dan rehabilitasi quality dari pada produk. 2) Penilaian kesesuaian: membandingkan kesesuaian dari produk yang dihasilkan atau pelayanan yangditawarkan terhadap standar-standar tersebut. 3) Koreksi bila perlu: koreksi penyebab dan faktor-faktor maintenance yang mempengaruhi kepuasan. 85

4) Perencanaan peningkatan mutu: membangun usaha yang berkelanjutan untuk memperbaiki standard-standard cost, performance, safety dan realibility. 10 Langkah Proses QA dalam pelayanan Kesehatan a. Perencanaan QA ( Planning for Quality Assurance ) b. Membuat pedoman dan menyusun standar-standar (Developing standards and specification) c. Mengkomunikasikan standar dan spesifikasi (Communicating standards and specification) d. Monitoring mutu (Monitoring Quality) e. Identifikasi masalah-masalah dan seleksi peluang-peluang untuk peningkatan (Identifying problems and selecting oppurtunities for improvement) f. Mendefinisikan secara operasional permasalahan (Defining the problem operationally) g. Memilih suatu tim (Choosing team) h. Menganalisis dan mempelajari masalah untuk identifikasi akan penyebab masalahnya (Analyzing and studying the problem to identify its roots causes) i. Membuat solusi-solusi dan kegiatan-kegiatan untuk peningkatan (Developing solutions and actions for improvement) j. Melaksanakan dan mengevaluasi upaya peningkatan mutu (Implementing and evaluations quality improvement efforts) Program menjaga mutu dengan 3 langkah utama 1. Mendesain mutu : • Merencanakan program QA • Menyusun standard-standard • Mengkomunikasikan / menyebarluaskan standard 2. Monitoring mutu pelayanan 3. Memecahkan adanya masalah mutu pelayanan • Identifikasi masalah-masalah tentang mutu • Menetapkan masalah tentang mutu yang utama • Mencari penyebab-penyebab utama adanya masalah utama tersebut (analisis penyebab masalah) • Memilih cara pemecahan (solusi) masalah (penyebab utama masalah) 86

• Melaksanakan solusi • Mengukur dan menilai (mengevaluasi) lagi pelaksanaan solusi, apakah telah sesuai c. Metode Sebab Akibat/Tulang Ikan (Fi shbone) Pengertian Fishbone Diagram Diagram fishbone merupakan suatu alat visual untuk mengidentifikasi, mengeksplorasi, dan secara grafik menggambarkan secara detail semua penyebab yang berhubungan dengan suatu permasalahan. Menurut Scarvada (2004), konsep dasar dari diagram fishbone adalah permasalahan mendasar diletakkan pada bagian kanan dari diagram atau pada bagian kepala dari kerangka tulang ikannya. Metode Tulang Ikan Diagram tulang ikan (fishbone) adalah alat untuk menggambarkan penyebab-penyebab suatu masalah secara rinci. Diagram tersebut merupakan panduan untuk identifikasi masalah sebagai langkah awal menentukan fokus perbaikan, mengembangkan ide pengumpulan data, mengenali penyebab terjadinya masalah dan menganalisa masalah tersebut. Struktur dan fungsi diagram Ishikawa 1) Bagian Kepala Ikan Kepala ikan biasanya selalu terletak di sebelah kanan. Di bagian ini, ditulis even yang dipengaruhi oleh penyebab-penyebab yang nantinya di tulis di bagian tulang ikan. Even ini sering berupa masalah atau topik yang akan di cari tahu penyebabnya. 2) Bagian Tulang Ikan Pada bagian tulang ikan, ditulis kategori-kategori yang bisa berpengaruh terhadap even tersebut. Kategori yang paling umum digunakan: 1) Orang

: Semua orang yang terlibat dari sebuah proses.

2) Metode

:

Bagaimana proses itu dilakukan, kebutuhan yang spesifik dari proses itu, seperti prosedur, peraturan dll.

3) Material

: Semua material yang diperlukan untuk menjalankan proses seperti bahan dasar, pena, kertas dll.

4) Mesin

: Semua mesin, peralatan, komputer dll yang diperlukan untuk melakukan pekerjaan. 87

5) Pengukuran : Cara pengambilan data dari proses yang dipakai untuk menentukan kualitas proses. 6) Lingkungan : Kondisi di sekitar tempat kerja, seperti suhu udara, tingkat kebisingan, kelembaban udara, dll. Langkah-langkah dalam Penyusunan Diagram Fishbone 1) Membuat kerangka Diagram Fishbone. a) Kerangka Diagram Fishbone meliputi kepala ikan yang diletakkan pada bagian kanan diagram. Kepala ikan ini digunakan untuk menyatakan masalah utama. b) Bagian kedua merupakan sirip, yang digunakan untuk menuliskan kelompok penyebab permasalahan. c) Bagian ketiga merupakan duri yang akan digunakan untuk menyatakan penyebab masalah. d) Bentuk kerangka Diagram Fishbone tersebut dapat

digambarkan sebagai

berikut: 2) Merumuskan masalah utama. Masalah utama ini akan ditempatkan pada bagian kanan dari Diagram Fishbone atau ditempatkan pada kepal ikan. 3) Langkah berikutnya adalah mencari faktor-faktor utama yang berpengaruh atau berakibat pada permasalahan. Menurut Scarvada (2004), penyebab permasalahan dapat dikelompokkan dalam enam kelompok yaitu : 1) materials (bahan baku) 2) machines and equipment (mesin dan peralatan) 3) manpower (sumber daya manusia) 4) methods (metode) 5) Mother Nature/environment (lingkungan) 6) measurement (pengukuran). d. Konsep PDCA 1) Pengertian PDCA, singkatan dari bahasa Inggris "Plan, Do, Check, Act" (Rencanakan, Kerjakan, Cek, Tindak lanjuti), yang pengertian nya adalah suatu proses pemecahan masalah 88

empat langkah iteratif yang umum digunakan dalam pengendalian kualitas. Dalam perkembangannya, metodologi analisis PDCA sering disebut “siklus Deming”. Hal ini karena Deming adalah orang yang mempopulerkan penggunaannya dan memperluas penerapannya. Belakangan, Deming memodifikasi PDCA menjadi PDSA

("Plan,

Do,

Study,

Act")

untuk

lebih

menggambarkan

rekomendasinya.Dengan nama apa pun itu disebut, PDCA adalah alat yang bermanfaat untuk melakukan perbaikan secara terus menerus tanpa berhenti…(Arief Tamansyah,144,2017). 2) Manfaat Untuk memudahkan pemetaan wewenang dan tanggung jawab dari sebuah unit organisasi; Sebagai pola kerja dalam perbaikan suatu proses atau sistem di sebuah organisasi;Untuk menyelesaikan serta mengendalikan suatu permasalahan dengan pola yang runtun dan sistematis;Untuk kegiatan continuous improvement dalam rangka memperpendek alur kerja; Menghapuskan pemborosan di tempat kerja dan meningkatkan produktivitas. 3) Tahapan PDCA Konsep problem solving yang dapat diterapkan di Unit kerja RMIK adalah dengan menggunakan pendekatan P-D-C-A sebagai proses penyelesaian masalah. Secara ringkas, Proses PDCA dapat dijelaskan sebagai berikut: P (Plan = Rencanakan) Plan adalah merencanakan SASARAN (GOAL=TUJUAN) dan PROSES apa yang dibutuhkan untuk menentukan hasil yang sesuai dengan SPESIFIKASI tujuan yang ditetapkan. PLAN ini harus diterjemahkan secara detil dan per sub-sistem. Perencanaan mengidentifikasi sasaran dan proses dengan mencari tahu hal-hal apa saja yang bermasalah untuk kemudian mencari solusi atau ide-ide untuk memecahkan masalah ini. Tahapan yang perlu diperhatikan, antara lain: mengidentifikasi pelayanan jasa, harapan, dan kepuasan pelanggan untuk memberikan hasil yang sesuai dengan spesifikasi. Kemudian mendeskripsikan proses dari awal hingga akhir yang akan dilakukan. Memfokuskan pada peluang peningkatan mutu (pilih salah satu permasalahan yang akan diselesaikan terlebih dahulu). Identifikasikanlah akar penyebab masalah. Mengacu pada aktivitas 89

identifikasi peluang perbaikan dan/ atau identifikasi terhadap cara -cara mencapai peningkatan dan perbaikan dan terakhir mencari dan memilih penyelesaian masalah. Perencanaan adalah suatu upaya menjabarkan cara penyelesaian masalah yang ditetapkan ke dalam unsur-unsur rencana yang lengkap serta saling terkait dan terpadu sehingga dapat dipakaisebagai pedoman dalam melaksanaan cara penyelesaian masalah. Hasil akhir yang dicapai dari perencanaan adalah tersusunnya rencana kerja penyelesaian masalah mutu yang akan diselenggarakan. Rencana kerja penyelesaian masalah mutu yang baik mengandung setidak-tidaknya tujuh unsur rencana yaitu: Judul rencana kerja (topic), Pernyataan tentang macam dan besarnya masalah mutu yang dihadapi (problem statement), Rumusan tujuan umum dan tujuan khusus, lengkap dengan target yang ingin dicapai (goal, objective, and target), Kegiatan yang akan dilakukan (activities), Organisasi dan susunan personalia pelaksana (organization and personnels) Biaya yang diperlukan (budget),Tolak ukur keberhasilan yang dipergunakan (milestone). D (Do = Kerjakan) Pada tahap ini adalah mengerjakan perencanaan sebagai sebuah PROSES yang telah ditetapkan sebelumnya. Ukuran-ukuran proses ini juga telah ditetapkan dalam tahap PLAN. Dalam konsep DO ini kita harus benar-benar menghindari penundaan, semakin kita menunda pekerjaan maka waktu kita semakin terbuang dan yang pasti pekerjaan akan bertambah banyak. Pada langkah lakukan implementasi proses. Dalam langkah ini, yaitu melaksanakan rencana yang telah disusun sebelumnya dan memantau proses pelaksanaan dalam skala kecil (proyek uji coba). Implementasi harus Mengacu pada penerapan dan pelaksanaan aktivitas yang direncanakan. Apabila pelaksanaan rencana tersebut membutuhkan keterlibatan staf lain di luar anggota tim, perlu terlebih dahulu diselenggarakan orientasi, sehingga staf pelaksana tersebut dapat memahami dengan lengkap rencana yang akan dilaksanakan.Pada tahap ini diperlukan suatu kerjasama dari para anggota dan pimpinan manajerial.

90

Untuk dapat mencapai kerjasama yang baik, diperlukan keterampilan pokok manajerial, : a) Keterampilan komunikasi (communication) untuk menimbulkan pengertian staf terhadap cara penyelesaian mutu yang akan dilaksanakan b) Keterampilan

motivasi

(motivation)

untuk

mendorong

staf

bersedia

menyelesaikan cara penyelesaian masalah mutu yang telah direncanakan c) Keterampilan kepemimpinan (leadershif) untuk mengkordinasikan kegiatan cara penyelesaian masalah mutu yang dilaksanakan d) Keterampilan pengarahan (directing) untuk mengarahkan kegiatan yang dilaksanakan. C (Check = Evaluasi) Artinya melakukan evaluasi terhadap SASARAN dan PROSES serta melaporkan apa saja hasilnya. Kita mengecek kembali apa yang sudah kita kerjakan, sudahkah sesuai dengan standar yang ada atau masih ada kekurangan Memantau dan mengevaluasi proses dan hasil lterhadap sasaran dan spesifikasi dan melaporkan hasilnya. Dalam pengecekan ada dua hal yang perlu diperhatikan, yaitu memantau dan mengevaluasi proses dan hasil terhadap sasaran dan spesifikasi. Teknik yang digunakan adalah observasi dan survei. Apabila masih menemukan kelemahan-kelemahan, maka disusunlah rencana perbaikan untuk dilaksanakan selanjutnya. Jika gagal, maka cari pelaksanaan lain, namun jika berhasil, dilakukan rutinitas. Mengacu ada verifikasi apakah penerapan tersebut sesuai dengan rencana peningkatan dan perbaikan yang diinginkan. Pada tahapan ketiga ini yang dilakukan ialah secara berkala memeriksa kemajuan dan hasil yang dicapai dan pelaksanaan rencana yang telah ditetapkan. Tujuan dari pemeriksaan untuk mengetahui : a) Sampai seberapa jauh pelaksanaan cara penyelesaian masalahnya telah sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan. b) Bagian mana kegiatan yang berjalan baik dan bagaian mana yang belum berjalan dengan baik. 91

c) Apakah sumberdaya yang dibutuhkan masih cukup tersedia. d) Apakah cara penyelesaian masalah yang sedang dilakukan memerlukan perbaikan atau intuk dapat memeriksa pelaksanaan cara penyelesaian masalah, ada dua alat bantu yang sering dipergunakan yakniLembaran pemeriksaan (check list) Lembar pemeriksaan adalah suatu formulir yang digunakan untuk mencatat secara periodik setiap penyimpangan yang terjadi. Langkah pembuatan lembar pemeriksan adalah: a)

Tetapkan jenis penyimpangan yang diamati

b)

Tetapkan jangka waktu pengamatan

c)

Lakukan perhitungan penyimpangan

Peta kontrol (control diagram) Peta kontrol adalahsuatu peta / grafik yang mengambarkan besarnya penyimpangan yang terjadi dalam kurun waktu tertentu. Peta kontrol dibuat bedasarkan lembar pemeriksaan. Langkah-langkah yang dilakukan dalam pembuatan peta kontrol : a) Tetapkan garis penyimpangan minimum dan maksimum b) Tentukan prosentase penyimpangan c) Buat grafik penyimpangan Nilai grafik d) A (Act = Bertindak) Artinya melakukan evaluasi total terhadap hasil SASARAN dan PROSES dan menindaklanjuti dengan perbaikan-perbaikan. Jika ternyata apa yang telah kita kerjakan masih ada yang kurang atau belum sempurna, segera melakukan action untuk memperbaikinya. Proses ACT ini sangat penting artinya sebelum kita melangkah lebih jauh ke proses perbaikan selanjutnya. e) Menindaklanjuti hasil untuk membuat perbaikan yang diperlukan. Ini berarti juga meninjau seluruh langkah dan memodifikasi proses untuk memperbaikinya sebelum implementasi berikutnya. f) Menindaklanjuti hasil berarti melakukan standarisasi perubahan, seperti mempertimbangkan area mana saja yang mungkin diterapkan, merevisi proses yang sudah diperbaiki, melakukan modifikasi standar, prosedur dan kebijakan yang ada, mengkomunikasikan kepada seluruh staf, pelanggan dan suplier atas perubahan yangdilakukan apabila diperlukan, mengembangkan rencana yang 92

jelas, dan mendokumentasikan proyek. Selain itu, juga perlu memonitor perubahan dengan melakukan pengukuran dan pengendalian proses secara teratur. G. MANAJEMEN RISIKO DI UNIT RM 1. Pengertian; Risiko sering diartikan sebagai ketidakpastian (uncertainty). Dalam kehidupan sehari-hari, risiko dapat menyebabkan masalah tetapi dapat juga mendatangkan peluang yang menguntungkan bagi rumah sakit. Risiko juga berkaitan dengan kemungkinan (probability) kerugian terutama yang menimbulkan masalah. Risiko menjadi masalah penting jika kerugian yang ditimbulkan nya tidak diketahui secara pasti Pengertian manajemen risiko a. Menurut Smith (1990 dikutip dalam Anonim 2009) : Manajemen Resiko didefinisikan sebagai proses identifikasi, pengukuran,dan kontrol keuangan dari sebuah resiko yang mengancam aset dan penghasilan dari sebuah perusahaan atau proyek yang dapat menimbulkan kerusakan atau kerugian pada perusahaan tersebut. b. Menurut Clough and Sears (1994 dikutip dalam Anonim 2009) : Manajemen risiko didefinisikan sebagai suatu pendekatan yang komprehensif untuk menangani semua kejadian yang menimbulkan kerugian. …( Yati Maryati,117,2017) 2. Asesmen Risiko Asesmen risiko atau risk assessment adalah: Proses evaluasi hazard (segala sesuatu yang dapat berpotensi menjadi bahaya bahkan accident atau incident) untuk dapat menentukan tingkatan tindakan yang dibutuhkan mengurangi risiko sehingga pada tingkat yang dapat diterima Ketika evaluasi risiko harus dilakukan terhadap hazard seseorang harus empertimbangkan dua hal sekaligus, likelihood (kemungkinan) dan consequences kejadian yang terjadi Menimbang seberapa besar kemungkinan kejadian benar-benar terjadi dan berapa besar potensi -potensi akibat 3. Identifikasi dan Analisis risiko Menurut Darmawi (2008) Tahap pertama dalam proses manajemen risiko adalah identifikasi risiko. 93

Identifikasi risiko merupakan suatu proses yang secara sistematis dan terus menerus dilakukan untuk mengidentifikasi kemungkinan timbulnya risiko atau kerugian terhadap kekayaan, hutang, dan personil perusahaan. Proses identifikasi harus dilakukan secara cermat dan komprehensif, sehingga tidak ada risiko yang terlewatkan atau tidak teridentifikasi. Teknik Pelaksanaan Identifikasi Risiko a. Brainstorming b. Questionnaire c. Industry benchmarking d. Scenario analysis e. Risk assessment workshop f. Incident investigation g. Auditing h. Inspection i. Checklist j. HAZOP (Hazard and Operability Studies) 4. Fungsi Manajemen Risiko a. Menetapkan kebijaksanaan dan strategi manajemen risiko, b. Primary champion of risk management pada level strategis dan operasional, c. Membangun budaya sadar risiko di dalam organisasi melalui pendidikan yang memadai, d. Menetapkan kebijaksanaan risiko internal dan struktur pada unit usaha, e. Mendesain dan mengkaji ulang proses manajemen risiko, f. Pengkoordinasian berbagai macam kegiatan fungsional yang memberikan nasihat tentang masalah-masalah manajemen risiko dalam organisasi, g. Membangun proses cepat tanggap risiko, meliputi penyusunan program kontingensi dan kesinambungan bisnis, h. Menyiapkan laporan tentang risiko kepada dewan direksi dan kepada stakeholders Hinsa Siahaan: Manajemen Risiko Konsep, Kasus dan Implementasi: 2007:45) 5. Menentukan Prioritas Risiko Analisis risiko dilakukan dengan menghitung asumsi probabilitas kejadian (peluang), besaran dampak (akibat) dan asumsi frekuensi terjadi (frekuensi).

94

Score/tingkat risiko adalah hasil perkalian RISIKO = P x F x A a. Peluang Risiko (P) Nilai

Keterangan

10

Almost certain / Hampir pasti; sangat mungkin akan terjadi/hampir dipastikan akan terjadi pada semua kesempatan

6

Quite possible/mungkin terjadi; mungkin akan terjadi atau bukan sesuatu hal yang aneh untuk terjadi (50:50 kesempatan) Unusual but possible/tidak bisa namun dapat terjadi; biasanya tidak terjadi namun masih ada kemungkinan untuk dapat terjadi tiap saat. Remotely possible/kecil kemungkinannya; kecil kemungkinannya untuk terjadi /sesuatu yang kebetulan terjadi Conceivable / sangat kecil kemungkinannya; belum pernah terjadi sebelumnya setelah bertahun-tahun terpapar bahaya / kecil sekali kemungkinannya untuk terjadi.

3 1 0,5

0

Pratically Impossible/secara praktek tidak mungkin terjadi; belum pernah terjadi sebelumnya dimanapun / merupakan sesuatu yang tidak mungkin untuk terjadi

b. Kriteria Frekuensi Pajanan (F) Nilai

Keterangan

10

Continue / terus-menerus; terjadi beberapa kali dalam sehari

6

Frequent / sering; terjadi harian/minimal sekali dalam sehari

3

Occasional / kadang-kadang; terjadi seminggu sekali

2

Infrequent / tidak sering; terjadi sekali antara seminggu sampai sebulan

1

Rare/Jarang; beberapa kali dalam setahun

0,5 0

Very rarelsangat jarang; terjadi sekali dalam setahun No exposure/tidak terpapar; tidak pernah terjadi

c. Kriteria Akibat (A) Nilai 100

40

Keterangan Catastrophe / malapetaka / keuangan ekstrim • Banyak kematian • Kerugian sangat besar / berhenti total • Kerugian keuangan lebih dari 10 milyar Disaster / bencana / keuangan sangat berat • Beberapa kematian 95

•

15

7

3

1

Kerugian besar / sebagian proses berhenti Menyebabkan penyakit yang bersifat komunitas /endemik pada karyawan atau pasien • Menyebabkan terhambatnya pelayanan hingga lebih dari 1 (satu) hari • Kerugian keuangan lebih dari 5 M - 10 M Very serious / Sangat serius / Keuangan berat • Menyebabkan satu kematian, kerugian cukup besar • Memperberat atau menambah penyakit pada beberapa pasien atau karyawan • Menyebabkan penyakit yang bersifat permanen/ kronis (HIV, Hepatitis, keganasan, tuli, gangguan fungsi organ menetap). • Menyebabkan terhambatnya pelayanan lebih dari 30 menit hingga 1 hari • Kerugian keuangan 1 – 5 Milyar Serious / serius / keuangan sedang • Menyebabkan cidera serius seperti cacat atau kehilangan anggota tubuh permanen • Menyebabkan penyakit yang memerlukan perawatan medis lebih dari 7 hari dan dapat disembuhkan Menyebabkan terhambatnya pelayanan kurang dari 30 menit. • Kerugian keuangan 500 jt – 1 Milyar Casualty treatment / Perawatan medis / Keuangan ringan • Menyebabkan cidera/penyakit yang memerlukan perawatan medis atau tidak dapat masuk bekerja hingga 7 hari. • Kerugian keuangan 50 juta – 500 juta First aid treatment / P3K / Keuangan sangat ringan • Cidera tidak serius / minor seperti lecet, luka kecil dan hanya perlu penanganan P3K • Kerugian keuangan s/d 50 juta

d. Kriteria Skor Risiko (R) Nilai

Kriteria

> 400 200-400

Sangat Tinggi Tinggi

70-199

Substantial

< 20

Keterangan Sangat Tinggi Perlu mendapat perhatian dari manajemen puncak dan tindakan perbaikan segera dilakukan Lakukan perbaikan secepatnya dan tidak diperlukan keterlibatan pihak manajemen puncak Risiko dapat diterima

Rendah

e. Opsi Perlakuan Risiko 96

Klasifikasi

Jenis Pengendalian

Menghindari Risiko Mengurangi Risiko

Menghentikan kegiatan, tidak melakukan kegiata Membuat kebijakan Membuat SPO Mengganti atau membeli alat Mengembangkan sistem informasi Melaksanakan prosedur Pengadaan, perbaikan dan pemeliharaan bangunan dan instrumen yang sesuai dengan persyaratan; pengadaan bahan habis pakai sesuaidengan prosedur dan persyaratan; pembuatan dan pembaruan prosedur, standar dan checklist; pelatihan penyegaran bagi personil, seminar, pembahasan kasus, poster, stiker Mentransfer Risiko Asuransi Mengeksplo tasi Mengambil kesempatan dengan kondisi yang ada dengan Risiko mempertimbangkan keuntungan lebih besar daripada kerugian Menerima Risiko H. ANALISIS REKAM MEDIS 1. Analisis / Audit Kuantitatif Pengertian : Analisa Kuantitatif adalah :“Review catatan RM untuk mengetahui bagian tertentu dari RM dengan maksud menemukan kekurangan khusus yang berkaitan dengan pencatatan RM” (Savitri Citra Budi, 2011:76)… ”…(Lily Widjaya,71,2018) Tujuan Analisa / Audit Kuantitatif adalah : Menentukan sekiranya ada kekurangan agar dapat dikoreksi dengan segera saat pasien masih berada di sarana pelayanan kesehatn RS (concurrent review) atau sesudah pasien pulang (retrospective review), sehingga dapat menjamin efektifitas kegunaan RM dikemudian hari mengidentifikasi bagian yang tidak lengkap dan dengan mudah dapat dikoreksi dengan dibuat prosedur sehingga menjadi lebih lengkap (Hatta, 2013:350). Waktu Menganalisis: a. Retrospective Analysis: Sesudah pasien pulang. Hal ini telah lazim dilakukan karena dapat dianalisis secara keseluruhan walaupun hal ini memperlambat proses melengkapi yang kurang. b. Concurrent Analysis : Saat pasien masih dirawat Praktisi Rekam Medis Maka dituntut untuk dan mengetahui : a. Dapat mengidentifikasi bagian yang tidak lengkap 97

b. Dapat mengidentifikasi yang belum tepat pengisiannya Praktisi Rekam Medis Maka dituntut untuk mengetahui : a. Jenis formulir yang digunakan b. Jenis formulir yang harus ada c. Petugas Kesehatan yang berhak mengisi RM d. Petugas Kesehatan yang harus melegalisir penulisan Perlu daftar dari seluruh catatan yang harus ada: a. Dengan adanya tujuan dari analisis kuantitatif diharapkan dapat dengan segera melengkapi berkas rekam medis yang lengkap sehingga dapat memenuhi peraturan

(

akreditasi, ) b. Menurut

peraturan

dan

kebijakan,

rekam

medis

diatur

dalamPermenkes

269/MENKES/PER/III/2008–RM, Surat Edaran No.HK.00.06.1.5.01160 tahun 1995 (dijelaskan tentang Pengadaan Formulir Rekam Medis dan Pemusnahan berkas rekam medis) serta Peraturan RS tentang analisis RekamMedi Menurut (Hatta, 2013:352) dalam metode analisis kuantitatif dititik beratkan pada 4 (empat) kriteria yaitu: a. Menelaah kelengkapan data sosial pasien (demografi) meliputi : informasi tentang identitas pasien, nama lengkap yang terdiri dari nama sendiri dan nama ayah/suami/marga/she, nomor pasien, alamat lengkap, usia, orang yang dapat dihubungi, dan tanda tangan persetujuan. b. Menelaah kelengkapan bukti rekaman yang ada. c. Menelaah tanda bukti keabsahan rekaman dari tenaga kesehatan maupun tenaga lain yang

terlibat

dalam

pelayanan

kepada

pasien

sehingga

informasi

dapat

dipertanggungjawabkan secara hukum. d. Menelaah tata cara mencatat (administratif) yang meliputi adanya tanggal, keterangan waktu, menulis pada baris yang tetap serta menerapkan cara koreksi yang benar. Analisa / Audit kuantitatif yang melakukan Praktisi RM, yang dipercaya, diberi wewenang dan tanggung jawab terhadap : a. Analisa pencatatan RM b. Memberitahukan kepada mereka bila ada kekurangan / Ketidaklengkapan c. Mengkoreksi ( memperbaiki pada identifikasi saja ) 98

Komponen dasar review RM : a. Memeriksa identifikasi pasien pada setiap lembar RM b. Adanya semua laporan penting c. Adanya autentikasi penulis d. Terciptanya pelaksanaan rekaman yang baik Identifikasi pasien a. Minimal setiap lembar berkas RM mempunyai Nama dan Nomor RM pasien b. Bila ada lembar tanpa identitas, harus ditetapkan milik siapalembar tsb Analisis Pendokumentasian Rekam Medis a. Pelaksanaan saat Asembling Minimal setiap lembar berkas mempunyai Nama dan No. Rekam Medis pasien.Bila ada lembaran yang tanpa identitas harus di review untuk menentukan milik siapa lembaran tersebut. Dalam hal ini secara Concurrent Analysis lebih baik oleh karena lebih cepat mengetahui identitasnya dari pada Retrospective Analysis. b. Cara Pelaksanaan saat Asembling 1) Identitas pasien: Nama, No. Rekam Medis, tempat tanggal lahir, jenis kelamin, alamat lengkap 2) Kelengkapan Formulir ( Review of Necessary Report) Adanya semua lembaran penting : sesuai aturan yang ada Informed consent. Contoh:

Lembar Riwayat pasien,

Pemeriksaan Fisik, Catatan Perkembangan, Observasi klinik, Ringkasan Penyakit. Lembaran tertentu kadang kala ada tergantung kasus pasien. Laporan operasi, anestesi, Hasil PA. Penting ada tanggal dan jam pencatatan , sebab ada kaitannya dengan peraturan pengisian. c. Autentikasi Penulis: 1) Tanda tangan, Cap/ stempel ,dan inisial yang dapat diidentifikasi dalam Rekam Medis, atau kode seseorang untuk komputerisasi. 99

2) Harus ada titel / gelar profesional (Dokter, Perawat ) Bila ditulis oleh dokter jaga maka ada tanda tangan sipenulis di tambah countersign oleh supervisor (“telah direview dan dilaksanakan atas instruksi dari …atau telah diperiksa oleh .....), d. Review Pencatatan dan Cara pengisian: 1) Catatan yang tidak lengkap dan yang tidak dapat dibaca 2) Memeriksa baris perbaris dan bila ada barisan yang kosong digaris agar tidak diisi belakangan. 3) Singkatan tidak dibolehkan 4) Bila ada salah pencatatan maka bagian yang salah digaris dan catatan tersebut masih terbaca, kemudian diberi keterangan disampingnya bahwa catatan tersebut salah / salah menulis Rekam Medis pasien lain 5) Tidak diperbolehkan ada coretan, baris yang kosong serta tipp-ex Hasil Analisa/Audit Kuantitatif a. Identifikasi kekurangan-kekurangan pencatatan yang harus dilengkapi o/ pemberi pelayanan kesehatan dengan segera. b. Kelengkapan Rekam Medis sesuai dengan Peraturan yang ditetapkan jangka waktunya, perizinan, akreditasi, keperluan sertifikat lainnya. c. Mengetahui hal-hal yang berpotensi untuk membayar ganti rugi Koreksi Rekam Medis Yang Tidak Lengkap a. Hasil dari Analisa Kuantitaif b. Identifikasi Kekurangan yang spesifik c. Pola / Gambaran dari Pencatatan yang jelek d. Kejadian yang dapat mengakibatkan ganti rugi Incomplete MR Cara menghitung IMR rate :

X100

Inc . MR = JmlPx. Pulang selama periode melengkapi Rekam Medis tsb.

100

Contoh: Jumlah pasien pulang =75 orang , sesudah batas waktu untuk melengkapi ternyata masih ada 25 berkas pasien pulang tersebut yang masih belum dilengkapi oleh pemberi pelayanan kesehatan ? maka :

Inc.MR= 25/75 x100%= 33%

Delinquent Medical Record Rate Cara menghitung DMR rate :

X100

DMR.Rate =

Rata2 Jml.Px Pulang selama periode melengkapi rekam medis tsb Contoh : ada 50 RM yg masih tdk lengkap sesudah batas waktu pengisian, rata2 Px pulang selama jangka waktu pengisian = 75 Maka : D.MR rate = 50 / 75 x100% = 67 % . Bila D.MR › 50% ini merupakan masalah yang serius . Bila Inc.MR sangat tinggi maka D.MR akan › tinggi Table Formulir Analisis / Audit Kuantitatif Rekam Medis No.

KRITERIA ANALISIS

KELENGKAPAN JUMLAH

PROSENTASE

IDENTITAS PASIEN 1. Nama 2. No.Rekam Medis 3. Tanggal Lahir Average A. KELENGKAPAN LAPORAN CAT. PENTING SEBAGAI BUKTI REKAMAN 1. Pengkajian Awal 2. Catatan Pengobatan dan perawatan 3. Informed Consent 4. Bukti Pengobatan & Perawatan 5. Catatan Saat pulang Average B. AUTENTIKASI PENULIS/ KEABSAHAN REKAMAN 1.

Nama Dokter

101

2. Tanda tangan Dokter 3. Nama Perawat 4

Tanda tangan Perawat Average

C. CATATAN YANG BAIK 1.

Tidak ada Coretan

2. Tidak ada Tipp-ex 3. Tidak ada Bagian yang kosong D

Average Average Ke Empat Komponen

2. Analisa / audit kualitatif : Pengertian : “Review pengisian RM yang berkaitan tentang ke tidak konsistensian dan tidak ada isinya yang merupakan bukti bahwa RM tsb tidak akurat dan tidak lengkap”…(Lily Widjaya,71,2018) Perlu pengetahuan tentang : a. Terminologi medis b. Anatomi dan fisiologi c. Dasar dasar proses penyakit d. Isi RM Pelaksana Praktisi RM & Infokes yang telah terpercaya, karena a. Analisa kualitatif lebih mendalam dari analisa kuantitatif b. Anatomi dan fisiologi c. Dasar dasar proses penyakit d. Isi RM Harapan : a. Mendukung kualitas informasi RM b. Aktifitas dari resiko manajemen c. Membantu dalam memberikan kode penyakit → Lit, studi adm, dan penagihan d. Jika koreksi tidak dapat dilakukan, pemberi pelayanan harus sadar bahwa cat yang salah menjadi peringatan dalam peningkatan pencatatan pada masa yad 102

e. Tidak menyarankan untuk membuat ulang / ubah karena dapat

diketahui dengan

pengamatan yang cermat f. Untuk meningkatan pencatatan pemberi pelayanan, maka sekiranya dapat dilakukan pendekatan yang baik g. Memberikan feed back dengan menunjukkan laporan pencatatan yang baik dan yang kurang --→ peningkatan pencatatan Review for entry consistency Konsistensi merupakan suatu penyesuaian / kecocokan antara satu bagian dengan bagian lain dan dengan seluruh bagian Diagnosa dari awal sampai akhir harus konsisten, pencatatan harus mencerminkan perkembangan informasi mengenai kondisi pasien Fas R jln : Pada kunjungan awal dokter hanya menuliskan symtom dan hasil pemeriksaan diagnostik, maka pada kunjungan berikutnya diagnosa harus muncul Fas R inap : Hasil op, hasil pem PA, hasil pem diagnostik lainnya dan inf. consent harus konsisten, perbedaan yang ada memperlihatkan RM yang buruk 3 hal yang hrs konsisten : cat p’kembangan, instr dr, cat obat Review for description & justification of course of treatment Rekam medis menjelaskan keadaan pasien selama dirawat dan harus menyimpan seluruh hasil pemeriksaan dan mencatat tindakan yang telah dilakukan kpd pasien Contoh : Hasil test normal, KU pasien baik, pasien telah diberi penjelasan dan petunjuk, semua ini harus tergambarkan di RM. Juga alasan untuk menentukan keputusan baik melakukan tindakan maupun tidak melakukan tindakan Review for recording informed consent Suatu pernyataan dari pasien untuk suatu tindakan harus digambarkan secara hati hati, dokter juga harus teliti dalam mencatat keterangan yang diberikan kepada pasien, yang memungkinkan pasienmenulis surat pernyataan untuk persetujuan atau tidak a. Setiap pelayanan kes harus mempunyai peraturan yang konsisten ttg surat pernyataan ini b. Praktisi RM harus mengetahui peraturan tsb dan menerapkannya pada analisa kualitatif 103

Dokter hrs didorong tidak hanya sekedar memenuhi peraturan seperti menjelaskan efek samping obat yang mungkin timbul Review for documentation practices a. Waktu pencatatan harus ada b. Mudah dibaca c. Menggunakan singkatan yang umum d. Tidak menulis komentar / hal yang tidak ada kaitannya dengan pengobatan pasien Koreksi rekam medis yang tidak lengkap : a. Identifikasi kekurangan spesifik b. Gambaran dari pencatatan yang buruk c. Kejadian yang dapat mengakibatkan ganti rugi Incomplete RM : Kekurangan yang spesifik yang masih dapat dilengkapi dikatagorikan sbg complete MR ( dlm kurun waktu 24 jam setelah pasien keluar RM harus dikembalikan ke bagian RM dengan lengkap dan benar ), RM yang tidak lengkap sesudah melewati waktu yang ditentukan dikatagorikan dengan incomplete MR Tabel Formulir analisis/audit kualitatif

NO

NO.RM

1

2

CAT. PENY. YANG LENGKAP & KONSISTEN DOKTER PRWT Catatan Work Diagnosa Ada diagnosi Anamnesa asuhan dan diagnosis/catatan keluar pd Awal di UGD/klinik diagnose keperawatan Perkembangan ringkasan masuk pasien rawat inap penyakit 3 4 5 6 7

1 2 3 4 5 dst. TOTAL

104

A. LATIHAN ASSESMEN MANDIRI 1. Sebagai PMIK kalian sudah mendapatkan materi Akreditasi Snars dan JCI, apa saja yang kalian harus siapkan pada saat penilaian akreditasi ? Langkah dalam pengerjaan: a. Siapkan Kebijakan apa saja yang harus ada b. Siapkan Program kerja apa c. Siapkan SPO yang ada d. Siapkan data untuk elemen penilaian MIRM jika akreditasi Snars 2. Siapkan data untuk elemen penilaian MOI jika akreditasi JCI Standar Pelayanan Minimal adalah standar yang harus dipenuhi oleh rumah sakit agar mutu pelayanan yang diberikan kepada pasien lebih baik, dalam pelaksanaan di RS kalian dapat ditugaskan mengumpulkan data SPM untuk dilaporan secara rutin, sebutkan 5 SPM dari pelayanan rawat jalan, 5 SPM dari pelayanan rawat inap, 5 SPM dari Bidang pelayanan Rekam Medis ? Langkah Langkah Pengerjaan: a. Lihat semua SPM pelayanan rawat jalan tentukan 5 SPM yg paling utama b. Lihat semua SPM pelayanan rawat inap tentukan 5 SPM yg paling utama c. Lihat semua SPM pelayanan rekam medik 3. Dalam setiap masalah yang ada di unit rekam medik dapat diselesaikan dengan langkah langkah PDCA, sebutkan Langkah-langkah PDCA tersebut ? 4. Permasalahan di unit rekam medis salah satunya adalah ketidak lengkapan pengisian berkas rekam medis, cari akar penyebab ketidak lengkapan pengisian berkas rekam medis dengan fishbone analisis ? 5. Manajemen Risiko merupakan suatu cara organisasi dalam mengetahui risiko dalam pengelolaan organisasi khususnya pengendalian risiko apa saja risiko yang terjadi di unit rekam medis dan bagaimanakah menentukan prioritas risiko / kriteria tinggi rendah nya risiko di unit rekam medis ? 6. Perbaikan mutu rekam medis dapat dilakukan dengan cara menganalisis kuantitatif dan analisis kualitatif baik secara retrospektif maupun concurrent bagaimanakan komponen komponen dari analisi kuantitatif dan kualitatif dan bagaimanakah caranya saudara untuk mengadakan perbaikan mutu rekam medis tersebut ? 105

G.

PENUTUP

Semoga dalam magang profesi pada bab ini dapat membawa mahasiswa lebih mandiri dan dapat menemukan jati diri sebagai Perekam Medis dan Informasi Kesehatan di Fasilitas pelayan Kesehatan nantinya. Tiada ada gading tak retak karena sepandai padainya tupai meloncat pasti jatuh juga, saran dan masukan selalu diharapkan sebagai perbaikan, terima kasih

106

MENJAGA PRIVASI, KEAMANAN DAN KERAHASIAAN DATA DAN INFORMASI Bab Ini Berisi Tentang A. Pendahuluan B. Privasi Data Pasien Dan Informasi Kesehatan C. Pelepasan Data D. Pelepasan Informasi Kesehatan E. Pengamanan Data dan Kerahasiaan Informasi Kesehatan F. Penutup

BAB 7

BAB VII MENJAGA PRIVASI, KEAMANAN, KERAHASIAAN DATA DAN INFORMASI A. PENDAHULUAN. Unit rekam medis dan informasi kesehatan merupakan subunit yang mempunyai peranan sangat penting di setiap fasilitas pelayanan kesehatan. Keberhasilan pelayanan yang diberikan dapat dikatakan berkualitas dilihat dari pengelolaan unit rekam medis dan informasi kesehatan oleh tenaga-tenaga profesional. Untuk mengelola unit rekam medis yang menghasilkan informasi kesehatan bermutu perlu didukung dengan sumber daya yang memadai, baik sumber daya manusia, sarana dan prasarananya. Sebagaimana diketahui, bahwa manajemen pelayanan rekam medis dan informasi kesehatan adalah kegiatan menjaga, memelihara dan melayani rekam medis baik secara manual maupun elektronik sampai menyajikan informasi kesehatan di rumah sakit, praktik dokter klinik, asuransi kesehatan, fasilitas pelayanan kesehatan dan lainnya yang menyelenggarakan pelayanan kesehatan dan menjaga rekaman. Untuk mengetahui lebih dalam terhadap pemahaman mengenai bagaimana menjaga privasi, keamanan dan kerahasiaan data serta informasi dalam pelayanan kesehatan yang berkaitan dengan kerahasiaan Rekam Medis dan Informatika Kesehatan. Penjelasan lebih lanjut tentang bagaimana menjaga privasi, keamanan dan kerahasiaan data dan informasi guna melatih kemampuan para masiswa dalam kegiatan magang profesi untuk menjadikan masiswa yang memiliki kompetensi mengenai rekam madis dan informasi kesehatan secara menyeluruh. B. PRIVASI DATA PASIEN DAN INFORMASI KESEHATAN Pengertian yang diberikan pada kalimat privasi adalah sebagai kebebasan atau keleluasaan pribadi dan pengertian ini sangat tegas sudah tertuang pada Pasal 28G Ayat (1) UUD 1945 berbunyinya: "Setiap orang berhak atas perlindungan diri pribadi, keluarga, kehormatan, martabat, dan harta benda yang di bawah kekuasaannya, serta berhak atas rasa aman dan perlindungan dari ancaman ketakutan untuk berbuat atau tidak berbuat sesuatu yang merupakan hak asasi." Jadi sangat jelas bahwa begitu tingginya hak asasi seseorang dalam keberlangsungan kehidupannya yang memiliki nilai sangat universal. Privasi data pasien dan informasi kesehatan seseorang yang disebut dengan rekam medis yang telah didokumentasikan merupakan rahasia pasien yang harus disimpan dengan baik dan

107

dijaga kerahasiaannya. Tidak boleh dibaca dan diketahuai oleh orang lain tanpa seizin pemilikinya yaitu pasien. Dengan demikian, maka makna kerahasiaan data informasi dan kerahasiaan pasien harus disimpan dan dijaga kerahasiannya, sebagaimana yang diatur dalam Undang-undang RI Nomor : 36 Tahun 2014 tentang tenaga kesehatan, pasal 70 ayat (4) yang dinyatakan “Rekam medis penerima pelayanan kesehatan sebagaimana dimaksud dalam ayat (3) harus disimpan dan dijaga kerahasiannya oleh Tenaga Kesehatan dan pimpinan Fasilitas Pelayanan Kesehatan” . Sedangkan bunyi ayat (3) : “Setiap rekam medis Penerima Pelayanan Kesehatan harus dibubuhi nama, waktu dan tanda tangan atau paraf Tenaga Kesehatan yang memberikan pelayanan atau tindakan”. Dalam rangka menjaga privasi data pasien dan informasi kesehatan, maka terdapat hal-hal yang harus diperhatikan kaitannya dengan Pelepasan data, Pelepasan informasi kesehatan (resume medis) serta Pengamanan data dan kerahasiaan informasi kesehatan. C. PELEPASAN DATA. Pelepasan data pasien dan informasi kesehatan yang dimaksudkan adalah pelepasan informasi kesehatan (rekam medis). Berdasarkan Peraturan Menteri Kesehatan Repubik Indonesia Nomor 269/Menkes/Per/III/2008 tentang Rekam Medis pada pasal 1, Rekam medis adalah berkas yang berisikan catatan dan dokumen tentang identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan, dan pelayanan lain yang telah di berikan kepada pasien. Secara umum telah disadari bahwa informasi yang didapat dari Rekam Medis sifatnya rahasia. Informasi di dalam rekam medis bersifat rahasia karena hal ini menjelaskan hubungan khusus antara pasien dan dokter yang wajib dilindungi dari pembocoran sesuai dengan kode etik kedokteran dan peraturan perundang-undangan yang berlaku. Oleh karena itu hal-hal yang berkaitan dengan pelepasan data pasien dan informasi kesehatan, untuk : 1. Audit Medis / Klinis Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai medis, karena catatan tersebut dipergunakan sebagai dasar untuk merencanakan pengobatan atau perawatan yang diberikan kepada seorang pasien dan dalam rangka mempertahankan serta meningkatkan mutu pelayanan melalui kegiatan audit medis, manajemen risiko klinis serta keamanan dan keselamatan pasien dan kendali biaya.

108

2. Penelitian. Permintaan informasi rekam medis oleh Institusi pendidikan/penelitian adalah upaya yang dilakukan oleh institusi pendidikan ataupun penelitian untuk mendapatkan informasi tentang rekam medis dengan tujuan digunakan sebagai referensi pembelajaran. Disamping itu pula, bahwa berkas rekam medis mempunyai nilai penelitian itu, karena isinya menyangkut data atau informasi yang dapat di pergunakan sebagai aspek penelitian dan pengembangan ilmu pengetahuan di bidang kesehatan. 3. Pembuktian di Pengadilan. Data pasien dan informasi kesehatan untuk keperluan pengadilan, yaitu suatu berkas rekam medis mempunyai nilai hukum, karena isinya menyangkut masalah adanya jaminan kepastian hukum atas keadilan, dalam rangka usaha menegakkan hukum serta penyediaan bahan tanda bukti untuk menegakkan keadilan. D. PELEPASAN INFORMASI KESEHATAN Pelepasan informasi kesehatan adalah data rekam medis yang diminta oleh baik pasien, dokter dan tenaga kesehatan lainnya, untuk menentukan dan memastikan pengobatan/tindakan selanjutnya. Disamping itu pelepasan informasi kesehatan dapat digunakan oleh pihak BPJS kesehatan untuk keperluan asuransi guna mengajukan klaim asuransi biaya perawatan dan pengobatan pasien agar dapat dipastikan asuransi yang diajukan sudah sesuai dengan kesepakatan yang telah disetujui. Dalam kegiatan magang profesi ini, setiap mahasiswa diharapkan memiliki kemampuan secara profesional dalam melepaskan informasi kesehatan, yang terkait dengan : 1. Resume medis/ringkasan pulang. Rekam Medis adalah berkas yang berisi catatan dan dokumen antara lain identitas pasien, hasil pemeriksaan, pengobatan yang telah diberikan, serta tindakan dan pelayanan lain yang telah diberikan kepada pasien. (Kemenkes, 2008) Ringkasan Riwayat Pulang (Resume medis) adalah informasi yang terdapat dalam ringkasan riwayat pulang yang merupakan ringkasan dari seluruh masa perawatan dan pengobatan pasien sebagaimana yang telah diupayakan oleh para tenaga kesehatan dan pihak terkait. Lembar ini harus ditandatangani oleh dokter yang merawat pasien. Lazimnya informasi yang terdapat di dalamnya adalah mengenai jenis perawatan yang diterima pasien, reaksi tubuh terhadap pengobatan, kondisi saat pulang serta tindak lanjut 109

pengobatan setelah pulang perawatan. (Gemala R. Hatta, 2013-106). Adapun kegunaan dari ringkasan riwayat pulang adalah untuk menjaga kelangsungan perawatan di kemudian hari dengan memberikan tembusannya kepada dokter utama pasien, dokter yang merujuk dan konsultan yang membutuhkan, memberikan informasi untuk menunjang kegiatan komite telaahan staf medis, memberikan informasi kepada pihak ketiga yang berwenang, memberikan informasi kepada pihak pengirim pasien ke rumah sakit. 2. Resume medis untuk keperluan asuransi atau pembayar lainnya. Menurut Peraturan Menteri Kesehatan Repubik Indonesia Nomor 269/Menkes/Per/III/2008 tentang Rekam Medis pada pasal 1, Rekam medis adalah berkas yang berisikan catatan dan dokumen tentang identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan, dan pelayanan lain yang telah di berikan kepada pasien. Resume dipergunakan sebagai Permintaan informasi rekam medis oleh pihak asuransi adalah upaya yang dilakukan oleh pihak asuransi untuk mendapatkan informasi rekam medis dengan tujuan pengklaiman biaya perawatan pasien. Sedangkan resume medis yang dimaksudkan untuk pembayaran lainnya, adalah bahwa setiap jasa yang diterima pasien bila dicatat dengan lengkap dan benar maka dapat digunakan untuk menghitung biaya yang harus dibayar pasien, selain itu, jenis dan jumlah kegiatan pelayanan yang tercatat dalam formulir dapat digunakan untuk memprediksikan pendapat dan biaya sarana pelayanan kesehatan. Adapun gambaran mengenai resume medis yang dibutuhkan untuk keperluan asururansi, adalah sebagaimana dijeslakan tentang Kepemilikan Rekam Medis yang menurut Permenkes RI No. 269/MENKES/PER/III/2008 pada pasal 12, dinyatakan : a. Berkas rekam medis milik sarana pelayanan kesehatan; b. Isi rekam medis merupakan milik pasien; c. Isi rekam medis sebagaimana dimaksut pada ayat 2 dalam bentuk ringkasan rekam medis; d. Ringkasan rekam medis sebagaimana dimaksudkan pada ayat 3 dapat diberikan, dicatat, atau dicopy oleh pasien atau orang yang diberi kuasa atau atas persetujuan tertulis pasien atau keluarga pasien yang berhak untuk itu. Kesimpulannya bahwa kepemilikan

berkas rekam medis adalah milik rumah sakit,

sedangkan isi rekam medis milik pasien serta resume medis sebagai milik umum disini 110

dimaksud adalah pihak ketiga boleh memiliki (asuransi, pengadilan, dsb) Semua informasi yang terkandung dalam rekam medis adalah rahasia oleh karena itu, pemaparan isi dari rekam medis harus seijin pasien sebaimana point 3 dan 4 diatas. 3. Visum et Repertum Dalam pelepasan data dan informasi kesehatan yang dijelaskan mengenai resume medis/ringkasan pulang dan resume medis untuk keperluan asuransi atau pembayar lainnya Adalah Visum et Repertum a. Pengertian Visum Et Repertum Pengertian arti Visum et Repertum yakni berasal dari kata “visual” yang berarti melihat dan “repertum” yaitu melaporkan. Sehingga arti secara harafiahnya adalah apa yang dilihat dan diketemukan sehingga Visum et Repertum merupakan suatu laporan tertulis dari dokter (ahli) yang dibuat berdasarkan sumpah, mengenai apa yang dilihat dan diketemukan atas bukti hidup, mayat atau fisik ataupun barang bukti lain,kemudian dilakukan pemeriksaan menurut pengetahuan yang sebaik-baiknya. b. Manfaat Visum Et Repertum Adapun manfaat dari visum et repertum ini adalah untuk menjernihkan suatu perkara pidana, bagi suatu proses penyidikan untuk dapat mengungkapan kasus kejahatan yang terhambat dan belum mungkin diselesaikan secara tuntas. Visum et repertum juga berguna untuk membantu pihak tersangka atau terdakwa berhak untuk mengusahakan dan mengajukan saksi ahli dan atau seseorang yang memiliki keahlian khusus untuk memberikan keterangn yang meringankan atau menguatkan bagi dirinya yaitu saksi ahli. Visum et repertum ini juga dapat bermanfaat sebagai petunjuk, dimana petunjuk itu adalah suatu perbuatan, peristiwa/kejadian atau keadaan, yang karena persesuaianya, baik antara yang satu dengan yang lain, maupun dengan tindak pidana itu sendiri, menandakan bahwa telah terjadi suatu tindak pidana dan siapa pelakunya. c. Fungsi dan Tujuan Visum Et Repertum Maksud pembuatan dari Visum et Repertum adalah sebagai salah satu barang bukti yang sah di pengadilan,

karena barang buktinya sendiri telah berubah pada saat

persidangan berlangsung. Jadi Visum et Repertum merupakan barang bukti yang sah karena termasuk surat sesuai dengan Undang Undang RI Nomor : 8 Tahun 1981 tentang Hukum Acara pidana, pada pasal 184 disebutkan secara tegas, yaitu : 111

1) Alat bukti yang sah, ialah : a) Keterangan saksi; b) Keterangan ahli; c) Surat; d) Petunjuk; e) Keterangan terdakwa. 2) Hal yang secara umum sudah diketahui, tidak perlu dibuktikan. Ada 3 tujuan pembuatan visum et repertum, yaitu: a) Memberikan kenyataan (barang bukti) pada hakim b) Menyimpulkan berdasarkan hubungan sebab akibat c) Memungkinkan hakim memanggil dokter ahli lainnya untuk membuat kesimpulan visum et repertum yang lebih baru. Bila visum et repertum belum dapat menjernihkan persoalan di sidang pengadilan, hakim dapat meminta keterangan ahli atau diajukannya bahan baru, seperti yang tercantum dalam Kitab Undang-undang Hukum Acara Pidana (KUHAP), yang memberi kemungkinan dilakukannya pemeriksaan atau penelitian ulang atas barang bukti, apabila timbul keberatan yang beralasan dari terdakwa atau penasehat hukumnya terhadap suatu hasil pemeriksaan. E. PENGAMANAN DATA DAN KERAHASIAAN INFORMASI KESEHATAN Pengamanan data dan kerahasiaan informasi kesehatan yang secara umum dapat dikatagorikan dalam upaya-upaya tata kelola baik secara administratif, teknis, maupun strategis yang dilaksanakan oleh Institusi Rumah sakit sebagaimana yang diamanatkan dalam UU RI Nomor : 44 Tahun 2009 tentang rumah sakit. Dalam panduan magang profesi bagi mahasiswa Rekam Medis dan informatika kesehatan akan memahami tentang bagaimana menjaga privasi, keamanan dan kerahasiaan data dan informasi yang secara khusus kaitannya berkas rekam medis. Secara implisit bahwa dalam Pasal 32 yang berkaitan dengan Hak Pasien dinyatakan, bahwa setiap pasien berhak untuk mendapatkan privasi dan kerahasiaan penyakit yang diderita termasuk data-data medisnya. Hal ini dapat dimaknai mengenai pengertian mendapatkan privasi dan kerahasiaan adalah bagaimana upaya-upaya yang dilakukan oleh pihak rumah

112

sakit dalam menjaga kerahasiaan dan keamanan, terkecuali resume medis sebagaimana dijelaskan diatas. Pengamanan data dan kerahasiaan informasi kesehatan dalam kegiatan magang profesi ini, akan diurakan tentang keamanan informasi yang baik dapat dicapai melalui penerapan sejumlah upaya-upaya teknis (operasional) yang didukung oleh berbagai kebijakan dan prosedur manajemen yang sesuai Sistem manajemen keamanan informasi kesehatan. Sistem manajemen keamanan informasi menjadi penting diterapkan agar informasi dapat dikelola dengan benar sehingga dapat serta memberikan layanan terbaik kepada pelanggan, mitra kerja atau pihak terkait yang bekerjasama. Keamanan informasi terdiri dari perlindungan terhadap aspek-aspek antara lain : 1. Kerahasiaan Kerahasiaan merupakan aspek yang menjamin kerahasiaan data atau informasi, memastikan bahwa informasi hanya dapat diakses oleh orang yang berwenang dan menjamin kerahasiaan data yang dikirim, diterima dan disimpan. 2. Integritas Integitas merupakan aspek yang menjamin bahwa data tidak diubah tanpa ada ijin dari pihak yang memiliki kewenangan untuk itu, serta menjaga keakuratan dan keutuhan informasi. 3. Ketersediaan Ketersediaan adalah aspek yang menjamin bahwa data akan tersedia saat dibutuhkan, memastikan pengguna yang berhak dapat menggunakan informasi sesuai dengan yang dibutuhkan. H.

PENUTUP

Semoga dalam magang profesi pada bab ini dapat membawa mahasiswa lebih mandiri dan dapat menemukan jati diri sebagai Perekam Medis dan Informasi Kesehatan di Fasilitas pelayan Kesehatan nantinya. Tidak ada gading tak retak karena sepandai padainya tupai meloncat pasti !!!!!, saran dan masukan selalu diharapkan sebagai perbaikan, terima kasih.

113

DAFTAR PUSTAKA A.A.Gede Muninjaya.2012. Manajemen Kesehatan. Universitas Udayana. Bali: Penerbit Buku Kedokteran. Abdelhak M, Mervat (2001) Health Information: Management of a Strategic Resource; W.B. Aji Laksono. http://belajarmachining.blogspot.co.id/2012/06/8-tools-pdca.html Al-Assaf, A.F, MD.QA. Mutu Pelayanan Kesehatan: Perspektif Internasional, Penerbit Buku Kedokteran EGC, Jakarta, 2003 Arief

Tarmansyah(2017), Manajemen ASSURANCE,PPSDM

Mutu

Informasi

Kesehatan

I:

QUALITY

Azwar, Azrul. Menjaga Mutu Pelayanan Kesehatan. Pustaka Sinar Harapan, Jakarta 1996 Azwar, Azrul. Pengantar Administrasi Kesehatan. Edisi kedua Jakarta: PT. Binariya Aksara, 1996 Boy Sabarguna.2009. Manajemen Rumah Sakit.Jakarta: Sagung Seto. Buletin Sistem Informasi Kesehatan, Kementerian Kesehatan, 2016, halaman 11 Departemen Kesehatan, 1997, Petunjuk Teknis Penyelenggaraan Rekam Medis, Jakarta: Departemen Kesehatan, 2008, Permenkes 269.MENKES/ PER/ III/ 2008 Tentang Rekam Medis, Jakarta: Dirjen. Pelayanan Medik Djoko Wiyono. 2007. Organisasi Kesehatan. Surabaya. Duta Prima Airlangga. Edy Susanto, Sugiharto, 2007, Manajemen Informasi Kesehatan IV ; Etika Profesi dan Hukum Kesehatan, PPSDM Elisabeth, Siwi Wakyani, Th. Endang Purwoastuti., Mutu Pelayanan Kesehatan dan Kebidanan, Pustaka Baru Press. Yogyakarta. 2015 Ery Rustiyanto.2010.Statistik Rumah Sakit Untuk Pengambilan Keputusan. Graha Ilmu, Yogjakarta Gemala Rabi’ah Hatta, 2002. Determinan dan Pengembangan Model Rekam Kesehatan Antenatal Informatif, disertasi doktor (Jakarta : Fakultas Kesehatan Masyarakat UI,2002) Hasibuan, Malayu S.P. 2000. Manajemen Sumber Daya Manusia. Jakarta: Bumi Aksara. Hatta G, 2010, Pedoman Manajemen Informasi Kesehatan di Sarana Pelayanan Kesehatan, UI Press, Jakarta. http://blogarrasha.blogspot.com/2013/07/perencanaan-sumber-daya manusia. html (1-Juli-2013) Huffman, Edna K., 1994, Health Information Management 10th edition, Berwyn, Illinois: Jhons,Merida L (Ed.), Health Information Management Technology.An Applied Approach, Chicago : AHIMA, 2002

114

Joint Cummission International (JCI), Standar Akreditasi Rumah Sakit: Enam Sasaran Keselamatan Pasien . Edisi ke-4, Jakarta Kementerian Kesehatan . Tahun 2013: Pedoman Penyusunan Standar Pelayanan Minimum di Rumah Sakit, Jakarta Kementerian Kesehatan Republik Indonesia. Keputusan Menteri Kesehatan Republik Indonesia No.81/MenKes/SK/I/2004 Tentang Tenaga Kesehatan.Jakarta :Pemerintah. 2004 Komisi Akreditasi Rumah Sakit, Standar Nasional Akreditasi Rumah Sakit, 2017. Komisi Akreditasi Rumah Akreditasi,Jakarta.

Sakit.

Tahun

2012:

Panduan

Penyusunan

Dokumen

Lily Widjaya,(2018), Manajemen Mutu Informasi Kesehatan III Pendokumentasian Rekam Medis, PPSDM Lily Widjaya,(2018), Manajemen Mutu Informasi Kesehatan III Pendokumentasian Rekam Medis, PPSDM M Kathleen LaTour, Eichenwald Shirley Maki (2010) Health Information Management, Concepts, Principles, and Practice; Third Edition, American Health Information Management Association; Chicago, Illinois. Miftah Thoha. 1983. Perilaku Organisasi Konsep Dasar Dan Aplikasinya. Yogyakarta: Rajagrafindo Persada. Muninjaya, A.A Gde. Manajemen Mutu Pelayanan Kesehatan.EGC. Jakarta. 2011 Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 75 Tahun 2014 tentang Program Indonesia Sehat Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia No 33 Tahun 2015 Tentang Perencanaan Kebutuhan Sumber Daya Manusia Kesehatan. 13 April 2015. Berita Negara Republik Indonesia Tahun 2015 No 705. Jakarta Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia No. 34 tahun 2017, tentang Akreditasi Rumah sakit, Jakarta : Kemenkes RI Poerwanto, Hendra G. Plan-Do-Check-Act (PDCA), kelolakualitas/PDCA diakses 15 Agustus 2017

https://sites.google.com/

site/

Sabarguna, Boy S. Quality Assurance elayanan Rumah Sakit, Konsosrsium RS islam jateng DIY. Yogyakarta. 2004 Saunder Company; United States of America, A Harcourt Health Sciences Company. Savitri Citra Budi. 2012. Manajemen Unit Kerja Rekam Medis.Yogyakarta: Quantum Sinergis Media. Siswati,Yati Maryati (2017), Manajemen Mutu Informasi Kesehatan II: Akreditasi dan Manajemen Resiko, PPSDM Skurka, Margaret A (2003) Health Information Management Principles and Organization for Health Services, 5th ed. Chicago: AHA Press Company.

115

Spath, Patrice. Introduction to healthcare quality management / Patrice Spath. Health Administration Press, Chicago, Illinois AUPHA Press, Washington, DC. 2009 Susatyo Herlambang, Anita Murwani.2012. Manajemen Kesehatan dan Rumah Sakit. Yogyakarta: Gosyen Publishing. Tjandra Yoga Aditama.2010. Manajemen Administrasi Rumah Sakit. Jakarta: Penerbit Universitas Indonesia. Wijono D (2000), Manajemen Mutu Pelayanan kesehatan, Teori, Strategi dan Aplikasi, Airlangga University Press, Surabaya. Wiyono, Djoko. Manajemen Mutu Pelayanan Kesehatan, Teori, Strategi, dan Aplikasi vol.2. 2000 Yakub, 2012. Pengantar Sistem Informasi, Edisi Pertama, Yogyakart: Graha Ilmu Yoga, Tjandra Aditama. 2004. Manajemen Administrasi Rumah Sakit, Jakarta: UI Press

116